DOCUMENTOS

RELACIONADOS CON EL
COBRO Y EL PAGO
Escrito por convocatoriadeoposiciones el 21-10-2010 en General.Comentarios (1)

1.3 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL COBRO Y EL PAGO

 
 
EL RECIBO
 
Es el documento que emite la persona que cobra una cantidad y que entrega al que paga,
(o en su caso lo redacta el que paga para que se lo firme como “recibí” el que cobra, si
este no lo realiza), como justificante de que se ha entregado una determinada cantidad
de dinero.
Los recibos deben extenderse en unos impresos destinados a este fin, que constan del
recibo propiamente dicho y de una matriz, o en su caso copia, (véase el ejemplo que
sigue para recibo informático con copia, o el de la figura 2.4 para recibo manual con
matriz). El recibo se entrega firmado a la persona que paga y la matriz o copia queda en
poder de quien realiza el cobro, como justificante del mismo.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
EL CHEQUE
 
El cheque es un documento regulado por la Ley 19/1985, denominada Ley Cambiaria y
del Cheque; esta ley no contiene una definición del cheque, pero especifica cuáles son
los requisitos que ha de tener, a saber:
 
      La denominación de “páguese por este cheque”, inserta en el texto.
      El mandato de pagar una determinada cantidad
      El nombre de quien ha de pagar, denominado el librado, que necesariamente ha
de ser un banco o caja de ahorro.
      Lugar de pago
      Fecha y lugar de emisión del cheque.
      Firma del que expide el cheque, denominado librador.
 
Los cheques son facilitados, unidos en talonarios o en papel continuo para ordenador,
por los bancos y cajas de ahorros, a las personas que hayan suscrito una cuenta corriente
para que puedan disponer de los fondos depositados en ella.
 
Las entidades bancarias registran las firmas de las personas que abren una cuenta
corriente, para poderla comprobar cuando alguna persona desee cobrar un cheque.
Un modelo de impreso de cheque es el de la figura 2.5
 
 
Personas que intervienen en el cheque
 
Las personas que intervienen en el cheque son : librado, librador, tomador o tenedor,
avalista, endosante y endosatario.
 
   Librado. Es la persona (banco o caja de ahorro) que ha de pagar el cheque a su
presentación con cargo a los fondos del librador que tiene en su poder, y de los
cuales éste puede disponer mediante cheques.
   Librador. Es la persona que dispone de los fondos de la cuenta expidiendo
cheques. La firma del librador ha de aparecer en el cheque de puño y letra, no
admitiéndose la firma impresa o estampada.
   Tomador o tenedor. Es la persona que tiene derecho a percibir el importe del
cheque.
   Avalista. La Ley Cambiaria establece que el pago de un cheque puede ser
garantizado mediante aval, ya sea en su totalidad o parcialmente. El aval se efectúa
en el reverso del cheque y se indica con la expresión “por aval”,
 
 
debiendo firmar el avalista. La simple firma de una persona en el reverso del cheque
sirve como aval, excepto la del librado, que no puede ser avalista. El aval deberá
 indicar a quién se ha avalado; el avalista se obliga de igual manera que aquel a quien
se ha avalado.
   Endosante. El tenedor de un cheque transmisible por endoso puede cederlo a
terceras personas, las cuales pueden endosar de nuevo el cheque. Mediante una
firma detrás del cheque autorizando que se pague a la otra persona.
 
Clases de cheques :
 
Atendiendo a la persona a quien va dirigido, el cheque se puede clasificar en:
 
1.    Al portador. Son aquellos cheques que llevan esta indicación, así como en los que no
figura la persona o entidad a quien debe abonarse, puesto que deberán pagarse a la
persona que lo presente al cobro. El cheque a favor de una persona determinada con
la mención “o al portador” o un término equivalente, o bien que carezca de
indicación de tenedor, se puede considerar como cheque al portador.
2.    A persona determinada, con o sin la cláusula “a la orden”. La persona puede ser
tanto física como jurídica; esta modalidad de cheque es transferible por endoso. El
endoso se ha de cumplimentar en el reverso del cheque, mediante la fórmula
“páguese por este cheque a”, debiendo constar la firma del endosante y la fecha en
que se realiza.
3.    A persona determinada y con la cláusula “no a la orden”, u otra equivalente. Se
caracteriza porque a continuación de la expresión “páguese por este cheque a” debe
figurar el nombre de una persona física o jurídica. Se diferencia del cheque al
portador en que no se puede pagar a cualquier persona que lo presente al cobro, sino
solamente a la persona cuyo nombre aparezca anotado en él. Se distingue del cheque
a la orden en que nos es transmisible por endoso.
 
 
4.    Cheque barrado. El cheque se puede cruzar con dos líneas, y se denomina barrado.
La característica de esta acción es que el cheque solo puede ser cobrado mediante
ingreso en cuenta, o sea que el tomador deberá ingresarlo en una cuenta bancaria
donde disponga firma, con objeto de que esta se lo cobre y le ingrese en su cuenta la
cantidad del cheque. El cheque barrado constituye una medida de seguridad muy
interesante, pues siempre será posible identificar perfectamente a quien a cobrado el
cheque. El cheque barrado puede ser al portador o a persona determinada
(nominativo)
 
El pago del cheque:
 
El cheque debe ser pagado en el lugar que figure junto al nombre del librado; si falta
esta indicación, se considera como lugar de pago el de la emisión.
El tenedor de un cheque debe presentarlo al cobro, para no perder ninguno de sus
derechos, en el plazo de 15 días contados a partir de la fecha de emisión.
El cheque es pagadero a la vista. El cheque presentado al pago antes del día indicado
como fecha de emisión (cheque postdatado) es pagadero el día de la presentación.
La orden de no pagar un cheque no tiene efecto dentro del plazo de presentación, salvo
por robo o extravío del mismo.
Cuando el librador carezca de fondos para atender a la totalidad de pago, el librado
estará obligado a pagar el saldo que figure en la cuenta en el momento, y el tenedor
estará obligado a aceptarlo.
 
El impago del cheque
 
Cuando el cheque no sea pagado, el tenedor deberá acudir al protesto del mismo para
obligar al librador al pago forzoso del cheque.
La acción que sirve para acreditar la negativa por parte del librado de hacer efectivo el
pago del cheque, se denomina protesto.
 
 
El protesto debe ser autorizado por un notario. De esta forma, el tenedor podrá ejercitar
la acción de regreso contra el librador, los endosantes y demás obligados.
El protesto deberá hacerse en uno de los cinco días siguientes al del vencimiento.
El tenedor también podrá ejercitar la acción de regreso con una declaración equivalente
al protesto por parte del librado; esta declaración se consignará en el reverso del
documento mediante la siguiente fórmula:
“El banco librado declara, a los efectos del artículo 146 de la Ley 19/1985, que
presentado este cheque el día _____________, no ha sido pagado por
pesetas______________.
 
              _______________ de ______________ de ________”
 
 
 
LA LETRA DE CAMBIO
 
La letra de cambio está regulada por la Ley 19/1985. Se puede definir de la siguiente
forma : “Es un documento expedido por una persona, llamada librador, mandando a otra
persona, llamada librado, que en la fecha que se indica, pague una cierta cantidad de
dinero a la persona indicada que ésta designe, llamada tomador”
 
Personas que intervienen en la letra de cambio
 
En la letra de cambio intervienen al menos dos personas: quien la emite, denominado
librador (por ejemplo un vendedor que emite la letra para cobrar mercancía que ha
vendido), y aquél a quien se dirige la orden de pago, llamado librado (un comprador que
pagara por la letra la mercancía que compró).
 
1.    El librado o aceptante. Es el que ha de hacerse cargo del pago de la letra. El librado
se transforma en aceptante cuando firma la letra y la palabra acepto o aceptamos, y
deberá pagar la letra a su vencimiento.
 
 
2.    El librador. Es la persona que crea la letra dando la orden de pago al librado.
3.    El tomador. Es la persona a quien el librador transmite la letra para que quien éste
ordene la pague. El tomador puede endosar la letra a terceras personas, o
presentarla a la aceptación y al cobro.
4.    El avalista. Es la persona que garantiza que el importe de la letra se va a hacer
efectivo en el día de su vencimiento por el librado, ya que, en caso contrario, se
hace responsable del pago.
5.    El endosante y el endosatario. El endosante es la persona que, siendo poseedora de
la letra, la transmite a otra (endosatario) por medio del endoso, quien a su vez,
puede transmitirla mediante un endoso posterior
 
Partes de la letra de cambio
 
 
 
1.    Lugar (ciudad, pueblo) donde se libra la letra
2.    Importe de la letra, en cifras e indicando la moneda, si no no es valida la letra (por
ejemplo : 89.500 pesetas)
3.    Espacio destinado a consignar la fecha en que se libra la letra. Es necesario
consignar día, mes y año para que la letra tenga efectos jurídicos.
 
 
4.    Vencimiento de la letra : fecha de cuando debe pagarse la letra.
5.    espacio destinado a consignar el nombre del tomador. Se puede poner “la orden del
abajo indicado”, que quiere decir que será el que posteriormente ponga el librador.
6.    espacio designado a consignar, en letras el importe. Si existe discordancia con la
cantidad en cifra, será valida la cantidad en letra.
7.    Espacio destinado a consignar el lugar en el que se ha de efectuar el pago. Es un
requisito esencial, pero en su ausencia se suple por el lugar que obra junto al
domicilio del librado. Si la letra está domiciliada en una entidad bancaria, la
presentación al pago podrá hacerse en el domicilio del banco.
8.    Espacio destinado a los datos de identificación bancaria del librado : Código de
Cuenta de Cliente (CCC, 18 números) y DC : Dígito Control (2 números)
9.    Espacio destinado a las cláusulas potestativas de la letra; la más frecuente de ellas es
la cláusula “sin gastos” o su equivalente “sin protesto”, cuya finalidad es autorizar o
indicar al tomador para que no proteste la letra. En caso contrario si ponemos “con
gastos” SIGNIFICA QUE SI LA LETRA NO ES PAGADA EN SU
VENCIMIENTO, EL TOMADOR TIENE LA ORDEN DE PROTESTARLA
(llevarla a la notaría para que den fe de que no está pagada)
10.Espacio destinado a consignar el nombre y domicilio del librado.
11.Espacio destinado a consignar la firma, nombre y domicilio del librador. La firma es
un requisito esencial.
12.espacio destinado a la aceptación de la letra se suele poner “Acepto Cant. Vto. y
Domicilio”, o sea que el librado acepta los extremos importantes de la letra, la
cantidad, el vencimiento y el domicilio de pago. No es preciso que se acepte la letra
(que se rellene esta casilla).
 
El reverso de la letra de cambio
 
 
13 Espacio destinado al aval. El aval se crea con la expresión “por aval” o cualquier otra
equivalente. Sin embargo, la simple firma, en el anverso o en el lugar del reverso que es
objeto de comentario, de una persona que no sea el librador o el librado, sirve como
aval. El avalista pagará la letra si no lo hace el librado.
14 Espacio destinado a consignar el primer endoso
15 espacio en blanco que puede ser destinado a nuevos endosos, o avales.
 
 
Recuerda siempre que al rellenar una letra lo primero es comprarla en el estanco según
el importe que se vaya a poner en la letra, según esto se paga una cantidad que vale el
impreso de la letra y que puede ir de 25 pts a 4.800 pts o más. Si la letra hay que ponerle
un vencimiento superior a seis meses, hay que decir en el estanco que es para un
importe del doble (por ejemplo si el importe de la letra es de  35.000 pts y con
vencimiento a 7 meses, en el estanco debes pedir una letra “para 70.000 pts.”
Los datos imprescindibles de la letra son el importe con número y la palabra pesetas a
continuación, la fecha de emisión y de vencimiento y los datos del librador (quien hace
la letra) y del librado (quien la pagará), comprueba que estos datos están correctos, si te
equivocas no pasa nada, el
 
 
 estanco te cambia la letra por otra nueva sin cobrarte nada (a ellos se la cambian en
Tabacalera)
 
 
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LA TARJETA DE CRÉDITO
 
Es un medio de pago y para muchas empresas (sobre todo hoteles, restaurantes etc.), un
medio de cobro.
Para poder cobrar a los clientes por tarjeta de crédito, la empresa debe de disponer de un
pequeño terminal, que nos facilita el banco con el que trabajemos, donde se pasan las
tarjetas de crédito de los clientes, vía telefónica se aprueba o deniega la operación y el
cliente solo nos tiene que firmar el impreso de cobro, del que nos quedamos copia y
entregamos otra al cliente.
El banco nos cobrará entre un 1,5% y un 6% del importe de cada cobro por tarjeta, y nos
ingresará el dinero en nuestra cuenta; por ello no es un medio de cobro muy
recomendado para las empresas.
 
EL RECIBO DOMICILIADO
 
Es uno de los medios más usados de pago y de cobro, por su sencillez, rapidez,
comodidad y pocos gastos.
Si deseamos cobrar a un cliente por medio de recibo domiciliado necesitamos en primer
lugar sus datos bancarios, puesto que el recibo domiciliado consiste en un recibo que le
enviamos a través de nuestro banco a su banco para que nos pague un importe que nos
debe.
Los datos bancarios son la CCC o código de cuenta de cliente, que siempre tiene 20
cifras : las cuatro primeras el código del banco del cliente, las 4 que siguen, el código de
la sucursal de ese banco. Las 2 siguientes son las llamadas dígitos de control y que son
números que comprueban si no hay errores con los números del CCC, el primer número
del dígito de control corresponde al número de la sucursal, el segundo al número de
cuento. Y por último los 10 números de la cuenta.
Con estos datos, el importe de la cantidad a cobrar, el nombre del cliente y el concepto
de cobro, se los llevamos a
 
nuestro banco y este pasará el recibo al banco del cliente que se lo abonará y nuestro
banco nos lo ingresará en nuestra cuenta.
Podemos llevar los datos del recibo en papel (como el recibo que veíamos antes),
aunque lo más normal es que el banco nos entregue un disquete donde podemos
confeccionar los recibos informaticamente, también podemos conectar con nuestro
banco electrónicamente y pasar los recibos “en línea”, esto quiere decir que conectamos
con el banco, por medio del ordenador y a través del teléfono y rellenamos los datos de
los recibos directamente, en su ordenador.
Los recibos se pueden devolver, si te envían un recibo a tu cuenta del banco y no estás
conforme en ese pago, tienes un plazo de 15 días para decirle a tu banco que lo
devuelva, y por lo tanto el dinero vuelve inmediatamente a tu cuenta.
 
LA TRANSFERENCIA
 
Consiste en enviar dinero desde nuestro banco al banco de nuestro proveedor para
pagarle una cantidad que le adeudamos.
Muchos proveedores piden esta forma de pago puesto que es rápida y fiable, a ellos les
llega el dinero en uno o dos días.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TÉCNICAS BÁSICAS DE COMUNICACIÓN Y ARCHIVO
 
 
Podemos definir el archivo como una colección ordenada de la documentación de una o
más entidades o individuos que se conservan con fines determinados : políticos,
jurídicos, científicos, económicos, religiosos, etc.
Como consecuencia de lo anterior, archivar es poner y guardar documentos en un
archivo.
Uno de los problemas con los que se tiene que enfrentar la labor administrativa es el
archivo, y archivar es, para la empresa, aplicar un sistema que permita guardar
ordenadamente documentos útiles, de un modo claro y eficaz que nos permita
localizarlos, cuando se precisen, lo más rápidamente posible.
 
2.1 FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
 
La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos :
 
Proporcionar del modo más eficaz los mejores servicios con el menor coste posible.
Constituir un centro activo de información.
Ser un instrumento de control funcional en relación con la actuación de los restantes
departamentos.
Asignar un perfecta conservación de los documentos confiados a él.
 
Un archivo se justifica por su rentabilidad, y ésta viene determinada por la relación
entre su coste y su eficacia.
En cuanto al coste, un archivo sólo es justificable económicamente cuando su precio es
inferior a los gastos que se producirían si no existiese.
Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca y se
consulta con frecuencia.
 
 
 
2.2 FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE OFICINA
 
Para que un archivo de oficina pueda cumplir los fines citados en el apartado anterior,
debe considerarse unos criterios generales de organización que justifiquen su creación,
tales como :
 
Necesidad de crear un archivo idóneo.
Disponibilidad de personal adecuado
Disponibilidad de instalaciones
Aplicación de normas precisas y generales
Empleo de sistemas de ordenación y clasificación adecuados al tipo de documento de
que se trate
Selección y eliminación adecuada de documentos
Tendencia a la máxima normalización posible
Requerir la colaboración de la oficina para conseguir una gestión eficaz de los
servicios de archivo.
Verificar la eficacia de los sistemas, métodos y técnicas empleados en un archivo ya
creado.
 
 
2.3  CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
 
Los archivos de oficina presentan formas principales de organización que responden a
los conceptos de centralización y descentralización, entendiéndose, en el primer caso,
que los documentos están concentrados en un lugar - archivo - desde el que se sirven los
documentos solicitados por los distintos departamentos; y, en el segundo, que los
documentos se conservan en distintas secciones de la oficina y sólo después de un
periodo de tiempo - cuando se pierde su vigencia de gestión - pasan al archivo deposito.
 
Ventajas del archivo centralizado
 
Posibilidad de disponer de personas profesionales que lleven a cabo la tarea de
archivo (esta posibilidad se
 
 
justifica económicamente por el volumen de servicios que en lógica deben existir)
Posibilidad de establecer un único criterio de ordenación y clasificación
Ahorro de espacio, material e instalaciones al estar la documentación concentrada en
un lugar.
Economía de tiempo en la búsqueda y servicios de documentos al reducir los posibles
errores de clasificación, localización y colocación de los documentos.
 
Ventajas de los archivos descentralizados
 
Mayor proximidad de los servicios a los documentos que se han de utilizar.
Supresión de la necesidad de formular peticiones de documentos a través de
impresos, con lo cual se evita la creación de más documentos.
 
En algunas grandes oficinas existe la tendencia a realizar formas de archivación
descentralizada para determinados tipos de documentos, con un control centralizado.
 
 
DIVISIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE SU UTILIZACIÓN.
 
Una forma muy generalizada de organización del archivo en las grandes empresas es la
división del mismo según la frecuencia de su utilización y vigencia de gestión de
documentos. Esta clasificación origina tres tipos de archivos:
 
a)  Archivo activo. Son aquellos en los que se conservan los documentos de consulta
frecuente. La permanencia de los documentos en el archivo depende del tipo de
documento que se trate.
b)  Archivo semiactivo. Este tipo de archivos conserva documentos que presentan una
mayor vigencia y una consulta menos frecuente, y periódicamente habrá que
determinar los documentos que han de pasar a los archivos inactivos, así como los
documentos que deban ser destruidos porque no se consideren de ninguna utilidad.
c)  Archivo inactivo. En el archivo inactivo se conservan de forma definitiva los
documentos que, aunque han perdido su valor operativo, conservan su valor histórico
o documental.
 
2.4 NORMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
 
La documentación de todo orden que las empresas deben manejar experimenta un
aumento creciente, por lo que es necesario descongestionar y conservar sólo lo
estrictamente necesario, bien desde el punto de vista de su utilidad práctica para la
empresa o desde aquel otro que exige la legislación.
En relación con la documentación de la empresa, a efectos de estudiar sus plazos de
conservación, lo hará en tres apartados:
 
Libros oficiales exigidos por el Código de Comercio y legislación tributaria.
Documentación relativa a cualquier aspecto mercantil.
Documentación de aspecto social-laboral.
 
Libros oficiales
 
De acuerdo con lo establecido en el art. 30 del Código de Comercio, “los empresarios
conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a
su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento
realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o
especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se
refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaerá sobre sus herederos. En caso de
disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en
dicho párrafo”.
 
Documentación mercantil
 
No todos los archivos de la empresa deben ser conservados durante el periodo de tiempo
citado en el apartado anterior,
 
pues la legislación mercantil se refiere a aquella documentación que origina derechos y
obligaciones de la empresa con relación a terceros.
Sin embargo, existe documentación archivada de carácter interno que no afecta a
terceros; en este caso resultaría inútil conservarla por el mismo plazo, y tan pronto los
datos pierdan utilidad la documentación puede ser eliminada.
Existe otro tipo de documentación que debe conservarse permanentemente, como , por
ejemplo, los documentos que acrediten la propiedad por parte de la empresa de
cualquier bien, ya sea muebles o inmuebles.
 
Documentos de aspecto social-laboral
 
En cuanto se refiere a la documentación de tipo social - laboral, los libros de visita y de
matricula, tendrán que conservarse al menos cinco años a partir del último asiento
efectuado.
Los expedientes de personal deben ser conservados íntegramente al menos durante todo
el plazo en que pertenezcan a la empresa afectada por el expediente.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.5 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
 
Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico. Un archivo
desorganizado, es decir, sin clasificar ni ordenar, no favorece la perduración de los
documentos. El orden, por el contrario, disminuye los problemas de conservación y
hace más fácil el control.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de
archivos, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción.
 
La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a
diferentes sistemas :
 
   Alfabético, cuando la clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su
destinatario.
   Geográfico, cuando se toma el lugar donde transcurre la acción
   De materias, cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata
   Numérico, si se sigue el número asignado a los documentos.
   Cronológico, si el criterio empleado es la fecha en que se ha redactado, enviado o
recibido el documento.
 
Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros
sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de
que se trate.
Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son particularmente
aconsejables en determinados casos.
En general, debe pretenderse:
 
Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos ambiguos.
Que simplifique al máximo la entrada de documentos.
Que sea susceptible de futuras ampliaciones.
 
 
 
 
 
Clasificación alfabética
 
La clasificación alfabética tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la
que se refiere el documento y es uno de los sistemas más sencillos.
 
Ejemplo :
 
Arganda, María
Azpún, Gabino
Calle, Carmen
Fernández, Juan José
 
Es un sistema sencillo y de aplicación extendida en los archivos. Esta preferencia puede
explicarse por el hecho de que no excluye el empleo de otros sistemas de clasificación, e
incluso muchas veces les sirve de complemento.
 
Ventajas:
    
Simplicidad. Sólo se utiliza un elemento; no existen clases, subclases ni
otras divisiones.
Elasticidad. Siempre se pueden añadir nuevos nombres en su lugar con gran
facilidad.
Fácil localización sin necesidad de índices.
Se puede utilizar todo tipo de documentos que se refieran a personas o
empresas.
 
Inconvenientes:
 
Los criterios de ordenación no son unívocos, por lo que es posible que
surjan dudas y errores.
Si la documentación es voluminosa, se puede producir duplicidad, por lo
que es necesario establecer normas muy precisas para eliminar errores
y pérdida de tiempo.
Si se extrae un documento y no se anota su falta, pasa inadvertido. Esto no
ocurre con clasificaciones numéricas correlativas.
 
Se deberán establecer reglas precisas, tanto para la asignación correcta de los nombres
de personas como de las entidades, nombres geográficos, palabras extranjeras, etc.,
teniendo presente que cualquier persona que consulte las normas fijadas pueda localizar
cualquier documento.
 
Normas de clasificación nominativa
 
Aunque no existen unas normas oficiales, a continuación se indican las más usuales.
 
Nombres de personas. Se seguirán las siguientes reglas:
 
   Se ordenarán por el primer apellido, y cuando coincidan dos personas o más
por el mismo apellido, por el segundo apellido, y si coincidiesen, por el
nombre
 
Ejemplo :
 
                                               Bars Roda, Alberto
                                               Becario López, Julián
                                               Cáceres, María
                                               Pérez López, Juan
                                               Pérez Martínez, Santiago
                                               Ramírez Marques, Antonia
                                               Ramírez Marques, Salvador
 
Nombres de personas jurídicas:
 
   Como las personas jurídicas solo tienen “nombre” y no tienen apellidos,
se ordenarán por la primera letra de su nombre.
 
 
 
 
 
Ejemplo:
 
                                               El Corte Inglés S.A.
                                   Hijos de López S.L.
                                               Martínez & Schmidt Pvba.
                                               Protecsa C.B.
                                               Valencia C.F.
 
 
 
Clasificación geográfica
 
En la clasificación geográfica el criterio de ordenación a seguir es el de las localidades
geográficas según un orden decreciente, de acuerdo con loas divisiones territoriales, y
dentro de ellas por el nombre de la calle, número y nombre. En cada división y
subdivisión se suele emplear el orden alfabético.
 
Ventajas :
 
Una ventaja de estas clasificaciones reside en la división en grupos fácilmente
identificables - los núcleos de población -, con lo cual se facilita el trabajo de
clasificación y búsqueda.
No es necesario consultar índices auxiliares en el momento de recuperación de
documentos y se pueden intercalar nuevas subdivisiones fácilmente.
Los documentos dentro de cada posición pueden ordenarse siguiendo el orden
cronológico, de materias o mixto, según convenga.
 
Inconvenientes:
 
        Sólo es aconsejable en archivos pequeños, este sistema tiene los mismos problemas
que el alfabético.
 
Reglas a tener en cuenta:
 
Los puntos cardinales no se consideran como directriz si van seguidos del nombre
geográfico.
Las partículas que forman un nombre geográfico deben considerarse como
integrantes de él.
 
   Ejemplo :
 
                 Nombre                        Orden de Clasificación
 
         La Coruña                             Lacoruña
         San Sebastián                       Sansebastián
 
Se debe prescindir del concepto plaza, calle y añadir el nombre de éstas.
En el caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico, se clasificarán
alfabéticamente
 
        Ejemplo:
 
             Quinta Avenida                  Quintaavenida
 
 
Clasificación por materias y asuntos
 
En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos
determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas
características fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
 
Orden alfabético general de materias
Agrupando las materias según categorías lógicas, en las que una materia engloba a
la inmediata inferior y a su vez ésta queda englobada en otra superior; es decir,
se forman clases y subclases. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los
criterios numérico o alfanumérico.
 
 
 
 
 
 
Ejemplo:
 
                       REMUNERACIONES
Anticipos y créditos
Gratificaciones
Horas extra
Trienios
 
Ventajas:
 
La clasificación alfabética de materias es muy utilizada debido a la sencillez de su
manejo y a que permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades.
 
 
 
 
Inconvenientes:
 
Su mayor inconveniente radica en la elección correcta de las materias que van a definir
los documentos.
 
Se dice que las clasificaciones de materias siguen una ordenación numérica o
alfanumérica cuando las materias vienen ordenadas por números o por números y letras,
respectivamente.
 
 
Clasificación numérica
 
Mediante este sistema, la documentación se agrupa y ordena asignando a cada
documento un número correlativo y progresivo en la serie de números. Es decir,
clasifica los documentos según el orden natural de los números que se les atribuye a
medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.
Se trata de un método indirecto de clasificación, ya que, como no conocemos el
contenido del documento, cada vez que se abre un expediente hay que abrir una ficha
con el número respectivo y el nombre del tema, y se colocarán por orden alfabético.
Se utiliza combinándolo con otros sistemas para algunas clases de documentos, como
órdenes, facturas, notas de envíos y entregas.
En el momento de asignación de los números es necesario cuidar mucho los posibles
errores que puedan surgir de las transcripciones mentales de cifras.
Como sistema de ayuda se pueden utilizar colores distintos, descomponer las cifras en
grupos, etc.
Se tendrán que utilizar índices auxiliares que permitan la identificación del contenido
que se esconde detrás de cada número.
 
Ventajas:
 
Su carácter ilimitado. Siempre es posible asignar a los documentos un número de
identificación
 Lectura rápida
Su exactitud. Es imposible no reconocer un documento o confundirlo con otro,
salvo error de transcripción.
Carencia de dudas o errores en la colocación de los documentos, salvo
transcripción o interpretación errónea de los números.
La falta de un documento se pode de manifiesto inmediatamente.
 
Inconvenientes:
 
La localización de los documentos clasificados resulta imposible si no se conoce
el número asignado o si el orden numérico no coincide con el alfabético.
Es necesaria la confección de una guía de localización, lo que muchas veces
anula parte de sus ventajas.
Es necesario prever las nuevas intercalaciones, lo que a veces lleva a la necesidad
de subclasificaciones que pueden hacer complejo el esquema general.
Es más fácil consultar errores de transcripción y lectura de números que de
nombres
 
 
Clasificación cronológica
 
Por medio de este sistema, la documentación se ordena de forma progresiva basándose
en la fecha significativa de los documentos, a partir de la fecha de emisión, fabricación,
vencimiento, etc. siguiendo el criterio de poner primero el documento más reciente y el
documento más antiguo el último.
Es una clasificación muy simple, elemental y rápida que ocupa poco espacio pero que
obliga en el momento de la recuperación de un documento a conocer su fecha o a
revisar uno por uno los documentos archivados. Por esta razón, su uso se limita a
documentación muy poco voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, o aquella de
la que es posible conocer la fecha aproximada. Normalmente, suelen agruparse los
documentos por determinados periodos de tiempo.