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INVENTARIO FISICO GENERAL Y SELECTIVO EN EL Febrero 2013
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1. Objetivo

Determinar la existencia física de los medicamentos, insumos hospitalarios y

dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX Con el fin de verificar,
cotejar y controlar las existencias reales con lo registrado en el sistema.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para el almacenamiento de medicamentos, insumos

hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX.

3. Responsables

Jefe de Almacén
Gerente Administrativo
Director Técnico

4. Referencias

NA

5. Definiciones

 Inventario general: inventario masivo, incluye a todos los productos

almacenados en la bodega de la empresa y sirve de sustento a los Estados
Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y
se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general
normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios
días, pudiendo realizarse también en movimiento

 Inventario selectivo: Comprende a un grupo de productos previamente

seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario
comprobar que los registros se mantienen al día así como para verificar que las
existencias físicas concuerden con estos. Se realiza sin paralizar las actividades
de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la documentación y el
despacho, por el plazo que dure el mismo.

6. Políticas
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 La Gerencia Administrativa y Financiera es la encarga de programar y organizar

el inventario general; pero también puede disponer que se efectúe un inventario
selectivo en caso que sea necesario.

 El Jefe de almacén será el responsable de realizar de manera periódica los

inventarios selectivos en el almacén y reportar los resultados.

 La Gerencia Administrativa y Financiera será la autorizada para realizar ajustes

al inventario y en su defecto por la Gerencia General.

 Durante el inventario general no se realizaran ni recibos ni entrega de

mercancías de la bodega.

 En los inventarios selectivos no es necesario frenar la actividad e recibo y

entrega de mercancía, esto solo si se hace muy necesario y se hará un
comunicado por parte de la Gerencia Administrativa al respecto.

7. Desarrollo

Inventario General

7.1. La Gerencia Administrativa y Financiera programara los inventarios generales

que serán ejecutados para cierre de cada año.

7.2. La Gerencia Administrativa y Financiera hará la asignación y nombramiento de

de las personas involucradas, cada una con sus responsabilidades y se
encargara de la logística del inventario.

7.3. Se pasara comunicado al personal involucrado en el inventario informando la

fecha y duración del mismo; así como las demás instrucciones que se
consideren necesarias.

7.4. El jefe de Almacén Dispondrá y prepara el almacén para la realización del

inventario, poniendo mayor énfasis en el orden y la limpieza, y genera el listado
actual de inventario y lo pasa a la Gerencia Administrativa y Financiera.

7.5. Una vez en el inventario se entregaran las instrucciones para la toma del
inventario y se entregara lo necesario para la ejecución de las tareas asignadas.
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7.6. Durante el inventario se harán copias de seguridad, con el fin de guardar la

información ante posibles fallas que se puedan generar.

7.7. El inventario se hará en parejas y se realizaran dos conteos uno inicial y otro de
confirmación para luego cruzar la información y hacer los ajustes que se
generen como resultado de la actividad.

7.8. Cada una de las personas asignadas debe realizar la entrega de la información
al líder del inventario firmando el documento de entrega para constancia de la
misma.

7.9. Una vez generados los resultados del inventario la Gerencia Administrativa y
Financiera hará la verificación de las cantidades inventariadas contra el saldo del
sistema, en caso de diferencias se realizara un reconteo y si se confirma la
diferencia se realizaran los ajustes de ingreso y salida de acuerdo al caso, para
esto se utilizara el formato de ajustes de inventario y se entregara una copia a
almacén y otra a contabilidad.

7.10. Una vez finalizado el proceso de ajustes se generara el nuevo listado de

inventarios y se entrega a almacén y contabilidad.

Inventario Selectivo

7.11. El jefe de almacén realizara los inventarios selectivos mensualmente.

7.12. Seleccionara un área y realizara el inventario utilizando el formato de inventarios

selectivos.

7.13. Entregara el reporte del mismo a la Gerencia Administrativa y en caso de haber

diferencias se harán los ajustes y se entregar copia de este al almacén y a
contabilidad.

7.14. En caso que se genere un despacho de la referencia a la cual se hace necesaria

hacer un ajuste, se deberá esperar al despacho cuando se finalice el proceso de
ajuste.

8. Registros

F-O-022 Inventario general

F-O-023 Inventario selectivo
F-O-024 Ajustes de inventario
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9. Flujograma

Inventario General

INICIO

PROGRAMACION
INVENTARIO
GENERAL

ASIGNACION Y
NOMBRAMIENTO
PERSONAL DEL
INVENTARIO

COMUNICADO
FECHA, HORA Y
OTROS

PREPARACIÓN
AREA DE
ALMACEN

ENTREGA DE
INSTRUCCIONES

PRIMER
CONTEO

ENTREGA
INFORMACION

COPIA DE
SEGURIDAD

1
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SEGUNDO
CONTEO

ENTREGA
INFORMACION

COPIA DE
SEGURIDAD

GENERACIÓN DE
RESULTADOS

SI
DIFERENCIAS RECONTEO AJUSTES
VERIFICACIÓN

NO
GENERACIÓN REPORTE AJUSTES A
NUEVO INVETARIO ALMACEN Y
CONTABILIDAD

SUBIR INVENTARIO
AL SISTEMA

FIN
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Inventario Selectivo

INICIO

SELECCIÓN DE AREA
A INVENTARIAR

INVENTARIO
FORMATO
INVENTARIO
SELECTIVO

GENERACION DE
REPORTE

SI
DIFERENCIAS RECONTEO AJUSTES
VERIFICACIÓN

NO
REPORTE AJUSTES A
FIN
ALMACEN Y
CONTABILIDAD

10. Control de Cambios

Versión Fecha Descripción modificación

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Elaboró: Aprobó: Revisó:

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Asesor Calidad Cargo: Asesor Calidad Cargo: Gerente General

Fecha: Febrero 2013 Fecha: Febrero 2013 Fecha: Febrero 2013