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PROCEDIMIENTO CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES Y

CADENA DE FRIO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS,


REACTIVOS DE DIAGNOSTICO IN VITRO E INSUMOS
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Estándar: Medicamentos DM e
Fecha de emisión: Enero 2021
Insumos

1. OBJETIVO

Garantizar las condiciones de almacenamiento y estabilidad de los medicamentos,


dispositivos médicos y reactivos de diagnóstico in vitro, asegurando las condiciones de
temperatura y humedad relativa y la cadena de frio.

2. ALCANCE

Incluye todos los medicamentos, dispositivos médicos, reactivos de diagnóstico in vitro e


insumos de salud que se encuentran bajo la responsabilidad del servicio farmacéutico y de
los servicios asistenciales de la IPS SAN ESTEBAN.

3. RESPONSABLES

 Director Técnico del Servicio Farmacéutico.


 Responsables del procedimiento.
 Personal de enfermería.

4. DEFINICIONES.
 Cadena de frio: Es un sistema organizado de conservación, transporte,
almacenamiento y distribución de medicamentos y reactivos de diagnóstico in vitro
en las condiciones térmicas recomendadas por el fabricante, desde su fabricación
hasta su administración o utilización.
 Calidad: Conjunto de características de un producto que determina su aptitud para el
uso. En un medicamento la calidad está determinada por sus características de
identidad, pureza, contenido, potencia, estabilidad, seguridad y presentación.
 Cavas: Son cajas con estructura aislante de poliuretano inyectado, recubierta con
plástico u otro material afín con cierre hermético y capacidad para acomodar los
paquetes fríos alrededor de los medicamentos.
 Cuarentena: Estado de las materias primas o de envasado o materiales intermedios
o productos a granel o productos terminados, aislados por medios físicos o por
medios eficaces, mientras se espera una decisión a cerca de su aprobación, rechazo
o reprocesamiento.
 Disposición final: Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos
peligrosos, en especial los no aprovechables, en lugares especialmente
seleccionados, diseñados y debidamente autorizados para evitar la contaminación y
los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente.
 Eficacia: Aptitud de un medicamento para producir los efectos propuestos,
determinada por métodos científicos.
 Especificación: Descripción documentada de los requisitos que deben cumplir los
productos o materiales utilizados u obtenidos durante la fabricación. Sirven de base
para la evaluación de la calidad.
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 Estabilidad: Aptitud de un principio activo o de un medicamento, de mantener en el


tiempo sus propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas, en
relación a su identidad, concentración o potencia, calidad, pureza y apariencia física.
 Evento adverso: Incidente desfavorable, percance terapéutico, lesión iatrogénica u
otro suceso infortunado que ocurre en asociación directa con la prestación de la
atención.
 Fármaco: Principio activo de un producto farmacéutico.
 Humedad Relativa: Mide la cantidad de agua en el aire en forma de vapor
comparándolo con la cantidad máxima de agua que puede ser mantenida a una
temperatura dada.
 Lote: Cantidad de un producto que se elabora en un mismo ciclo controlado de
fabricación y posee un código de identificación específico. Combinación de
caracteres (letras, números, etc) que identifican las unidades de un mismo grupo de
fabricación.
 Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios
activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se
utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de
la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del
medicamento, por cuanto estos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.
 Pilas Refrigerantes: Son paquetes de polietileno de alta densidad rellenos de
producto viscoso obtenido a partir de la mezcla de polímeros, congelantes,
anticongelantes y agua potable, no toxico y biodegradable utilizado para la
conservación de medicamentos a temperatura de refrigeración y/o congelación.
 Principio Activo: Compuesto o mezcla de compuestos que tiene una acción
farmacológica.
 Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM): se define como problemas
de salud, entendidos como resultados clínicos negativos, derivados de la
farmacoterapia que, producidos por diversas causas, conducen a la no consecución
del objetivo terapéutico o a la aparición de efectos no deseados.
 Problemas Relacionados con el Uso de Medicamentos (PRUM): Corresponden a
causas prevenibles de Problemas Relacionados con Medicamentos, asociados a
errores de medicación (prescripción, dispensación, administración o uso por parte del
paciente o cuidador), incluyendo los fallos en el Sistema de Suministro de
Medicamentos, relacionados principalmente con la ausencia en los servicios de
procesos administrativos y técnicos que garanticen la existencia de medicamentos
que realmente se necesiten, acompañados de las características de efectividad,
seguridad, calidad de la información y educación necesaria para su uso correcto.
 Producto de degradación: Sustancia que provienen de la descomposición de
cualquiera de los componentes del producto.
 Producto defectuoso: Aquel que presenta uno o más defectos.

 Producto farmacéutico alterado: El que se encuentra en una de las siguientes


situaciones
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 Cuando hubiere sufrido transformaciones en sus características fisicoquímicas,


biológicas, organolépticas, o en su valor terapéutico por causa de agentes
químicos, físicos o biológicos.
 Cuando se encuentre vencida la fecha de expiración correspondiente a la vida
útil del producto.
 Cuando el contenido no corresponde al autorizado o se hubiere sustraído del
original, total o parcialmente.
 Cuando por su naturaleza no se encuentre almacenado o conservado con las
debidas precauciones.
 Cuando se le hubiere sustituido, sustraído total o parcialmente o reemplazado
los elementos constitutivos que forman parte de la composición oficialmente
aprobada o cuando se le hubieren adicionado sustancias que puedan modificar
sus efectos o sus características farmacológicas, fisicoquímicas u
organolépticas.
 Producto farmacéutico fraudulento: el que se encuentra en una de las siguientes
situaciones
 El elaborado por laboratorio farmacéutico que no tenga Licencia Sanitaria de
Funcionamiento.
 El elaborado por laboratorio farmacéutico que no tenga autorización para su
fabricación.
 El que no proviene del titular del Registro Sanitario, del Laboratorio farmacéutico
fabricante o del distribuidor o vendedor autorizado, de acuerdo con la
reglamentación que al efecto expida el Ministerio de Salud.
 El que utiliza envase, empaque o rótulo diferente al autorizado.
 El introducido al país sin cumplir con los requisitos técnicos y legales
establecidos en el Decreto 677/95.
 Con la marca, apariencia o características generales de un producto legítimo y
oficialmente aprobado, sin serlo.
 Cuando no esté amparado con Registro Sanitario.
 Reactivo de diagnóstico in vitro: Es un producto reactivo, calibrador, elaborado en
material de control, utilizado sólo o en asociación con otros, destinado por el
fabricante a ser utilizado in vitro para el estudio de muestras procedentes del cuerpo
humano, incluidas las donaciones de sangre, órganos y tejidos, principalmente con el
fin de proporcionar información relacionada con:
 Un estado fisiológico o patológico.
 Una anomalía congénita.
 La determinación de la seguridad y compatibilidad con receptores potenciales.
La Supervisión de medidas terapéuticas. (Decreto 3770 de 2004, Título I
Disposiciones Generales).
 Recomendaciones del fabricante: Dato específico escrito en las instrucciones de
cada producto, diferentes a las expresadas en las condiciones ambientes de la ficha
técnica, que sean importantes para el almacenamiento y distribución del producto.
 Refrigeración: proceso que permite mantener un producto a un rango de
temperatura comprendido entre 2 °C y 8 °C.
 Registro sanitario: Es el Documento público expedido por el INVIMA o la autoridad
delegada, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los
requisitos técnicos-legales establecidos en el Decreto 677/95, el cual faculta a una
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persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar,


procesar y/o expender los medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas
a base de recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros
productos de uso doméstico.
 Residuo o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto
que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en
recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus
propiedades no permiten usarlo nuevamente.
 Riesgo: es la probabilidad que un incidente o evento adverso ocurra.
 Rotulación: Es un sistema escrito utilizado para identificar y dar información sobre
un producto.
 Seguridad: Característica de un medicamento según la cual puede usarse sin
mayores posibilidades de causar efectos tóxicos injustificables.
 Temperatura: Se indica el máximo grado de temperatura al que puede estar
expuesto el producto en el sitio de almacenamiento. La temperatura es la
cuantificación de la actividad molecular del producto, se escribe en base a la escala
Celsius.
 Toxicidad: Capacidad del producto de generar directamente una lesión o daño a un
órgano o sistema.
 Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo
aquello que está en consideración en un medicamento, especialmente lo relacionado
con el origen de los materiales, el proceso de elaboración y la localización del
producto después de salir del sitio de elaboración.

5. REQUISITOS GENERALES:

Productos o
Requisitos Recursos necesarios resultados
esperados
Decreto 677 de 1995: Por lo cual se  Personal Calificado  Medicamento,
reglamenta parcialmente el Régimen de para seguimiento a las dispositivos
Registros y Licencias, el Control de temperaturas y la médicos y
Calidad, así como el Régimen de humedad relativa de reactivos de
Vigilancias Sanitarias de Medicamentos, almacenamiento de diagnóstico in
Cosméticos, Preparaciones los medicamentos, vitro que
Farmacéuticas a base de Recursos dispositivos médicos y cumplen las
Naturales, Productos de Aseo, Higiene y reactivos de especificacione
Limpieza y otros productos de uso diagnóstico in vitro e s técnicas para
doméstico y se dictan otras insumos de salud. garantizar la
disposiciones sobre la materia.  Procedimiento atención
Decreto 3770 de 2004: Por el cual se documentado y segura de los
reglamentan el régimen de registros formatos actualizados. usuarios. Y
sanitarios y la vigilancia sanitaria de los  Neveras, evitar pérdidas
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reactivos de diagnóstico in vitro para refrigeradores o económicas.


exámenes de especímenes de origen cavas.
humano.  Termómetros
Decreto 2200 de 2005: Por el cual se calibrados.
reglamenta el servicio farmacéutico y se  Termohigrómetros
dictan otras disposiciones. calibrados.
Decreto 2330 de 2006: Por el cual se  Instrumentos para dar
modifica el Decreto 2200 de 2005 y se cumplimiento a los
dictan otras disposiciones. planes de
Decreto 4725 de 2005: Por el cual se contingencia.
reglamenta el régimen de registros
sanitarios, permiso de comercialización y
vigilancia sanitaria de los dispositivos
médicos para uso humano.
Resolución 1478 de 2006: Por la cual
se expiden normas para el control,
seguimiento y vigilancia de la
importación, exportación, procesamiento,
síntesis, fabricación, distribución,
dispensación, compra, venta,
destrucción y uso de sustancias
sometidas a fiscalización, medicamentos
o cualquier otro producto que las
contengan y sobre aquellas que son
monopolio del Estado.
Resolución 315 de 2020: Por la cual se
actualizan los listados de
estupefacientes, psicotrópicos,
precursores y demás sustancias
sometidas a fiscalización, de aquellas
clasificadas como monopolio del Estado
y de los medicamentos de control
especial de uso humano y veterinario.
Resolución 1403 de 2007: Por la cual
se determina el Modelo de Gestión del
Servicio Farmacéutico, se adopta el
Manual de Condiciones Esenciales y
Procedimientos y se dictan otras
disposiciones.
Resolución 3100 de 2019: Por la cual
se definen los procedimientos y
condiciones de inscripción de los
prestadores de servicios de salud y de
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habilitación de los servicios de salud y se


adopta el Manual de Inscripción de
Prestadores y Habilitación de Servicios
de Salud.
Resolución 4410 de 2009: Reglamento
técnico que contiene el Manual de BPM
para gases medicinales.
Resolución 1164 de 2002: Adopta el
Manual de procesos para la gestión
integral de los residuos hospitalarios y
similares.
Decreto 780 de 2016: Por medio del
cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Salud y
Protección Social.

6. CONDICIONES GENERALES:

Con el fin de garantizar la calidad en la prestación de los servicios, siempre se debe realizar
seguimiento al cumplimiento de los requisitos recomendados por el fabricante; los cambios
de temperatura, la humedad relativa y la interrupción de la cadena de frio puede generar
degradación o disminución de la potencia del producto convirtiéndose en un riesgo para el
usuario y en una pérdida económica para la institución.
En todo momento, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
En el procedimiento de recepción, se debe verificar las condiciones del transporte de los
productos entregados y el mantenimiento de la cadena de frio.
Los productos que requieran cadena de frio, serán los primeros en ser recibidos y se
solicitarán los registros y el seguimiento durante el transporte.

Con Relación a las Neveras


La nevera debe contar con un termómetro en buen estado y calibrado que regule la
temperatura deseada; La temperatura debe obligatoriamente estar entre 2 y 8 °C, debe
contar con un sistema de alarma sonora y visual que alerte temperaturas por fuera de las
especificaciones.
Las puertas de la nevera deben abrirse por el tiempo más corto posible para introducir o
extraer los medicamentos, de tal forma que la temperatura interna se mantenga con la
menor variación posible.

Políticas para el manejo de las condiciones ambientales


 No se recibirán productos que no demuestren adecuadas condiciones de
temperatura y humedad durante el transporte y conservación de la cadena de frio.
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 Se elaborará listado con los medicamentos, dispositivos médicos y reactivos de


diagnóstico in vitro que requieran condiciones especiales de almacenamiento,
especialmente cadena de frio.
 Auditar en cada uno de los servicios de la IPS SAN ESTEBAN, la adecuada
conservación y almacenamiento de los productos entregados en stock o para ser
administrados, garantizando el registro diario de la variable de temperatura y
humedad relativa en el formato establecido por parte del personal de enfermería.
 Se dotarán los servicios donde se almacene medicamentos, dispositivos médicos,
reactivos de Diagnostico in vitro de los instrumentos requeridos para el registro y los
planes de contingencia de este procedimiento.
 El Director Técnico del servicio farmacéutico participará en el control y análisis de los
cambios de temperatura y humedad relativa de los productos almacenados en los
servicios asistenciales de la IPS SAN ESTEBAN.
 La nevera, refrigerador y cava debe estar incluida dentro de los planes de
mantenimiento preventivo y correctivo.
 Por ningún motivo puede distribuirse, administrarse o utilizarse en los pacientes
medicamentos o reactivos de diagnóstico in vitro cuya cadena de frio se haya roto.
 Para establecer los horarios para la medición de variables se tendrá en cuenta las
horas críticas con respecto a las temperaturas máximas del día, cantidad de personal
circulante, si el área permanece sin aire acondicionado, etc.
 El personal de enfermería debe registrar en el formato correspondiente las lecturas
de temperatura ambiente, cadena de frio y la humedad relativa ambiental en los
horarios establecidos: (8:00am, 1:00pm, 6:00pm)
 Verificar para la cadena de frio que la nevera permanezca cerrada al menos 10
minutos, antes de observar el valor que indica el termómetro.
 Informar al Director Técnico cuando se detecte en las mediciones diarias valores por
fuera de los límites permitidos, con el fin de definir conjuntamente la acción a tomar
para mantener la integridad de los medicamentos e insumos sensibles a estos
cambios.
 En caso de identificar PRM por inadecuadas condiciones de almacenamiento se
reportará en el programa de fármacovigilancia y se gestionará el incidente o evento
adverso.
 Mensualmente en comité de Farmacia y Terapéutica serán analizadas las
desviaciones de temperatura, humedad relativa y cadena de frio, reportadas por
cada servicio asistencial, además se evaluará las causas de dicha desviación, las
medidas preventivas y correctivas realizadas.

PLANES DE CONTINGENCIA
SUSPENSIÓN DEL FLUIDO ELÉCTRICO/DAÑO DE NEVERA/AIRE ACONDICIONADO
SIN FUNCIONAR

Plan A: Suministro de energía por medio de la planta eléctrica.


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Ésta entrará en funcionamiento de manera automática permitiendo que las neveras operen
correctamente.
Como medida preventiva se deben realizar pruebas de encendido de la planta, mínimo una
vez al mes para verificar que la planta funcione normalmente ya sea por activación manual o
automática y verificar la disponibilidad del combustible.

Plan B: En caso de que la planta no entre en funcionamiento, se procede a dar aviso a


mantenimiento: mantener la nevera cerrada con el fin de garantizar que permanezca el
mayor tiempo posible la temperatura de refrigeración.

Si ha ocurrido un daño en el funcionamiento de la nevera, o en el aire acondicionado, se


procederá a acondicionar las cavas con geles congelados antes que la temperatura del
refrigerador se encuentre fuera de especificación.

Almacenamiento en cavas o neveras con geles o pilas previamente congelados.

Como medida preventiva se debe disponer de un congelador con capacidad suficiente para
almacenar el número de geles necesarios.

Mantener almacenados geles congelados y cavas de transporte, de acuerdo a la cantidad


de producto que se almacene en el servicio farmacéutico.

En el momento del acondicionamiento del producto en las cavas tenga en cuenta los
siguientes pasos:

1. Dejar airear los geles durante 15 minutos y verificar que la temperatura no sea
inferior a 0ºC para evitar congelamiento del producto, al momento del empaque en la
nevera.
2. Aislar el producto de los geles con material impermeable como cartón, plástico u
otro.
3. Hacer control de temperatura de la nevera empacada, garantizando que esta se
encuentre entre el rango de 2 a 8°C, todo el tiempo.
4. Se realiza cambio de geles si el registro de temperatura supera los 7°C, para de esta
forma garantizar la estabilidad de los medicamentos.
5. Sellar la unión de la tapa y la cava con cinta y el termómetro dentro de la nevera con
el fin de evitar intercambio de calor.
6. Si definitivamente no fue posible sostener la cadena de frio, o por error el producto
estuvo expuesto a temperaturas inferiores a 2ºC o superiores a 8ºC, marque la
nevera que se encuentra fuera de especificación, igualmente continúe monitoreando
la temperatura y la hora desde la cual se presentó el incidente. En caso de detectar
novedades en algún producto márquelo sin alterar su presentación. Ya que puede
que el producto presente una vida útil inferior, pero siga siendo seguro para el
consumo, esto de acuerdo a literatura científica.

Acomodar los geles de acuerdo a la distribución recomendada (los geles sobre las paredes
internas de la cava y los productos en el centro de la cava), en cada una de las cavas a
acondicionar, proteger el medicamento o producto con una bolsa plástica o cartón con el fin
de aislar los geles del empaque original o envolverlos en material especial.
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Se debe disponer de un termómetro al menos en una de las cavas de cada tamaño, (en lo
posible digital con sensor o de punzón), con el fin de monitorear las variaciones de
temperatura sin destapar las cavas. La temperatura a mantener es de 2 a 8ºC, sin embargo,
deben tomarse correctivos en 3º y 7º para evitar la salida de especificación.

Plan C: Trasladar el medicamento a otro servicio asistencial que tenga la capacidad de


almacenamiento (lo más cercana posible), realizando el traslado del producto de manera
que se garanticen las condiciones descritas en el Plan B.
Una vez retorne el fluido eléctrico, verificar las condiciones de refrigeración de la nevera
haciendo control de temperatura, de forma que se garantice que el equipo esté en
condiciones apropiadas de funcionamiento y se pueda ingresar el producto nuevamente a la
nevera.

En caso de daño del equipo informar inmediatamente a mantenimiento para su reparación o


Remplazo.

VARIACIÓN DE LA HUMEDAD RELATIVA

Cuando se presenten datos de humedad relativa por fuera de los rangos entre 40% y 70%,
se debe ajustar el funcionamiento del aire acondicionado.

Responsabilidad del Área de Mantenimiento


 Proveer soporte técnico oportunamente ante el aviso de la suspensión del fluido
eléctrico, y el no arranque de funcionamiento de la planta eléctrica
 Mantener cronograma de mantenimiento preventivo de neveras, cavas y plantas
eléctricas semestral al día.
 Mantener cronograma de calibración de termómetros y termohigrómetros al día
 Tomar las acciones correctivas que correspondan ante fallas en el fluido eléctrico,
sistema de aire acondicionado o daño de las neveras.

7. PROCEDIMIENTO

Actividad Descripción Responsable


Responsable del
1. Teniendo en cuenta los listados básicos
procedimiento en
elaborar un listado de productos que
los servicios
requieren condiciones especiales de
asistenciales y
1. Establecer el listado almacenamiento y señalar cadena de frio.
servicio
de productos que Detectar durante la recepción que
Farmacéutico
requieren cadena de medicamentos, dispositivos médicos,
Director Técnico
frio. reactivos de diagnóstico in vitro e insumos de
del servicio
salud diferentes a los descritos en los
farmacéutico.
listados básicos requiere cadena de frio y
Personal de
completar listado.
Enfermería
2. Adecuar las áreas 2. Dotar de neveras, refrigeradores o cavas, Personal de
para el termómetros calibrados, cavas, pilas para Mantenimiento.
almacenamiento y congelar, de acuerdo a las cantidades
dotarlas de equipos y planeadas para el almacenamiento.
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Actividad Descripción Responsable


de termómetro para el
seguimiento de la
temperatura.
3. Almacenar los 3. Durante la recepción dé prioridad a estos
productos de acuerdo productos y almacene inmediatamente
a las recomendaciones teniendo en cuenta las Buenas Prácticas de
del fabricante. almacenamiento.
4. Establecer una
herramienta (formato o
4. Registrar en los horarios establecidos y en
programa
el formato definido, las temperaturas
sistematizado), para el
detectadas controlando que no se salgan de
registro de la
los límites establecidos o que estén muy
temperatura y
próximas a dicho valor.
diligenciarlo en las
horas previstas.
5. En caso de que los datos se salgan de los
5. Establecer planes de límites o se presente una interrupción del
contingencia. fluido eléctrico aplique los planes de
contingencia.
6. Garantizar la gestión
ejecutando los planes
de contingencia y
desarrollando control y
análisis de cada 6. Realice revisiones periódicas de las
situación que se condiciones de almacenamiento. Controle y
presente determinando analice las causas que generaron los
la causa que generó el problemas. Socialice los resultados con el
problema, planes de personal de la institución.
acción y barreras o
estrategias que ayuden
a prevenir posibles
inconvenientes.
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8. CONTROL DEL PROCEDIMIENTO:

Actividad que Quien lo Responsa


Como se controla Frecuencia
se controla controla ble
1. Registro y Con la adherencia al
seguimiento a procedimiento y mediante
la temperatura, el diligenciamiento del
humedad formato de controles
relativa y ambientales.
cadena de frio. Cada vez que
En el comité de Farmacia y se presente
terapéutica se realizará el variación en
2. Análisis de análisis y seguimiento a las
las
las lecturas. variaciones de condiciones
temperaturas y humedad de
relativa, tomando los Director
temperatura
correctivos del caso. Para técnico de Auxiliar de
ambiental y de
el control de temperatura Servicios servicios
nevera y
en las neveras, se cuenta Farmacéuti farmacéuti
humedad
con el aplicativo con cos cos
relativa en el
sensor y sistema de Coordinaci responsabl
almacenamien
alarma. ón de e del
to de
3. Contar con Calidad y procedimie
Dentro de las políticas mantenimie medicamentos
las nto.
institucionales, se nto , dispositivos
herramientas a encuentra descrito el médicos,
utilizar en los compromiso de la Gerencia reactivos de
planes de de dotar los servicios diagnóstico in
contingencia. asistenciales de las vitro e
herramientas requeridas insumos de
para el adecuado salud,
almacenamiento de
medicamentos, dispositivos
médicos, reactivos de
diagnóstico in vitro e
insumos de salud.

9. ANEXOS:
 Acta de recepción.
 Listado de productos con condiciones especiales de almacenamiento
 Formato para registro de temperatura y humedad relativa

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