Código: GDC-FR-13

Versión 10

CIRCULAR

Medellín,

PARA: Lideres de procesos

ASUNTO: Uso Plataforma SECOP II para Supervisores

A partir del 1 de abril de 2021 la Institución viene realizando todos los procesos de
contratación en línea con la plataforma del SECOP II que es obligatoria y transaccional
para las Entidades Estatales y los proveedores. Por lo que a través de ella se realizan
todas las gestiones contractuales de la Institución Universitaria Pascual Bravo.

Por consiguiente, los supervisores e interventores tienen un rol activo en la plataforma

SECOP II para llevar el avance, ejecución y cumplimiento de los contratos a su cargo, a
través del módulo de gestión contractual de SECOP II donde se permite registrar el
avance del cumplimiento de las obligaciones del contrato, publicar los informes de
supervisión y en general los documentos relacionados con la ejecución del contrato.

En SECOP II los supervisores de los contratos deben ingresar el avance de la ejecución,

esto se realiza en la sección 7 del contrato titulada Ejecución del contrato, donde se
encuentra lo siguiente:

 Plan de pagos
 Documentos de supervisión del contrato

A continuación, relacionamos una guía para las acciones que realizaría el supervisor; la
próxima semana los estaremos citando para realizar una capacitación en el manejo de la
plataforma desde el Rol supervisor a través de Google Meet.

Cordialmente,

JUAN PABLO MARTÍNEZ RENGIFO

Secretario General
Anexos: Guía para supervisor Secop II

Proyectó: Luisa Fernanda Rodríguez Amaya- Apoyo jurídico

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GUÍA PARA SUPERVISORES SECOP II

Seguimiento a la ejecución contractual.

En los siguientes Link pueden visualizar el paso a paso.

https://www.youtube.com/watch?v=UjWtnF5FbtE

https://www.youtube.com/watch?v=VqzSDygIUA0

A. BÚSQUEDA DEL CONTRATO

1. Ingresa a su usuario como Entidad Estatal

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2. Búsqueda del contrato. Ingrese a contratos, dando CLICK.

3. Búsqueda de contratos. Al dar click en contratos, encontrarán una

tabla con todos los contratos adjudicados por la Entidad Estatal a
través de SECOP2, LA TABLA muestra información básica de cada
contrato como el número, la unidad, el proveedor, el valor… Al
encontrar el contrato de CLICK en detalle.
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4. Busque la sección ejecución del contrato:

La sección 7 “Ejecución del contrato”, sirve para que los supervisores registren el
avance del contrato. La sección es editable solo con posterioridad a la aceptación
y publicación del contrato.

B. CREACIÓN DEL PLAN DE ENTREGAS

1. Plan de ejecución del contrato: En el SECOP II los supervisores de los

contratos deben ingresar el avance de la ejecución y el área financiera debe
aprobar las facturas ingresadas a la plataforma por el Proveedor. Los
supervisores pueden registrar el avance de la ejecución diligenciando el
avance el plan de ejecución del contrato (ya sea por porcentaje o recepción
de artículos) y colgando documentos de ejecución del contrato.

El plan de ejecución del contrato puede haber sido previamente definido por
el estructurador del contrato. En ese caso, la labor del supervisor consiste en
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registrar el cumplimiento de las entregas ya previstas. Si el plan de ejecución

no fue diligenciado por el estructurador del contrato, el supervisor puede
ingresarlo así:

La Entidad Estatal puede registrar el avance de la ejecución del contrato por

porcentaje o por recepción de artículos (los bienes y servicios contratados).
Primero, decida si va a registrar el avance del contrato por porcentaje de avance o
por recepción de artículos (esto es por entrega de los bienes y servicios
contratados).
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CREACIÓN DEL PLAN DE ENTREGAS

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Tenga en cuenta que los planes de ejecución son acumulativos. Por ejemplo, si
para un contrato tiene cuatro entregas, cada una del 25%, en el plan de ejecución
del SECOP II el supervisor debe registrar una entrega por una primera entrega
por el 25%, la segunda por el 50%, una siguiente por el 75% y la última por el
100%.

Haga clic en “Crear plan”, indique el nombre de la entrega, la fecha y el porcentaje

ejecución. Puede incluir observaciones si lo considera necesario. Luego haga clic
en guardar. Repita el procedimiento para cada entrega.

En caso de que el plan de ejecución sea por “Recepción de artículos” ingrese a

“Crear plan” y siga el mismo procedimiento, pero en vez de indicar un porcentaje
de entrega, haga clic en “Agregar artículo” y escoja un bien o servicio de los que
aparecen en la sección 3 “Bienes y servicios” del contrato e indique la cantidad
del artículo que va a recibir. Repita el procedimiento para cada entrega.
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Una vez que crea el plan, queda en estado “Pendiente”

En la Sección “Plan de pagos”, si la Entidad Estatal desde la configuración del

pliego electrónico definió un plan de pagos, SECOP II trasladara esa información
a esta sección. Usted puede, de ser necesario, editar dicho plan de pagos desde
la sección 2 de condiciones. Además, es por esta sección por donde el Proveedor
debe cargar las facturas. Es importante aclarar que previamente debe radicarlas
en la Entidad Estatal, pues el SECOP II le pedirá que indique el número y fecha
de radicación. A través de esta sección la Entidad Estatal debe aceptar o rechazar
las facturas, y marcarlas como pagadas. Labor que realizará financiera.
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SECOP II, trae precargado un balance de pagos y entregas y si es el caso, el plan

de amortización del anticipo definido desde el pliego de condiciones. El SECOP II
actualiza automáticamente el balance de pagos y entregas una vez queda
publicado el contrato y con la aprobación de las facturas en la sección de plan de
pagos.

C. MODIFICACIONES AL PLAN DE ENTREGAS

1. Dado el caso de que haya cometido algún error con respecto a cualquiera de
los campos que diligenció en el formulario con el que agregó alguna de las
entregas planificadas, podrá realizar los cambios pertinentes siguiendo los
pasos a continuación. Tenga en cuenta que las modificaciones solo podrá
realizarlas antes de que se cumpla la fecha prevista para dicha entrega.
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D. CONFIRMACIÓN DEL PLAN DE ENTREGAS

Una vez este el plan de pagos listo, el supervisor confirmará las entregas o
registrará las no planeadas así:

a. Confirmar Entregas Para registrar el cumplimiento del plan de ejecución del

contrato, el supervisor debe ingresar a la entrega que cumplió el Proveedor, y
hacer click en “Confirmar plan”. Luego debe ingresar la fecha real de entrega
y las observaciones que considere necesarias.
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Una vez se encuentre confirmada la entrega podrá visualizar tanto

la información de lo planificado como la información de lo ocurrido.
Adicionalmente el Estado de la entrega cambia de Pendiente a
Confirmado.

b. Registro de entregas no planeadas

Si durante la ejecución del contrato el Proveedor hace entregas que no estaban

registradas en el plan, el SECOP II brinda la opción para ingresarlas. Haga clic en
recepción no planeada e ingrese la fecha real de entrega y el bien o servicio
entregado. En caso de que el plan de ejecución sea en porcentaje, una entrega
no planeada se refiere a completar un porcentaje de entrega que no fue
entregado de manera completa en el tiempo estipulado.
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E. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA EJECUCIÓN

1. Para ingresar al SECOP II los documentos de supervisión del contrato, usted

debe ingresar a la sección “Documentos de ejecución del contrato” y hacer
clic en “cargar nuevo”. Busque el documento en su computador y haga clic en
“Anexar”. Los documentos son públicos inmediatamente se cargan al SECOP
II.

Tenga en cuenta que los Proveedores también pueden cargar documentos de

ejecución contractual desde su cuenta, como por ejemplo los informes de
avance y otros entregables. Como supervisor usted puede pedirles que
carguen la información que requiera para que sea pública. Los Proveedores
pueden consultar los documentos que cargue el supervisor, pero no pueden
borrar ningún documento que haya ingresado el supervisor u otro funcionario
la Entidad Estatal en esta sección.
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