Fecha:

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Versión:

DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para el control de los documentos internos y

externos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad,
garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización,
legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que
aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente
con la prestación del servicio

3. PROCEDIMIENTO
3.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

El Manual de Calidad está a disposición de todos los empleados de la

organización con acceso solo a lectura a través de una carpeta pública
titulada “SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD”, creada en la red del sistema
de información.

Los cambios son autorizados y aprobados por el representante de dirección

y/o el gerente; el Representante de la Dirección es responsable de control de
los mismos.

El Manual esta estructurado por secciones, cada una de las cuales se puede
actualizar y aprobar de manera independiente. Cada vez que se autorice
cambios de una o mas secciones, se actualiza la versión de la tabla de
contenido, definida en el contenido de este manual, y esta tabla se controla en
el listado maestro de documentos como la versión del Manual.
Para las copias impresas de algunas secciones o de todo el manual o
secciones, se controla su distribución en el listado maestro de documentos.

No se conservan copias de las versiones obsoletas, y los cambios se registran

en la tabla de control de cambios definida en el final de este manual.

La Política y los objetivos de Calidad son controlados a través del Listado

Maestro de Documentos.

Fecha:
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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 2 de 5

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

Desarrollar el contenido del

documento siguiendo el
esquema de este procedimiento
o el que se adapte al tipo de
documento Jefe de Área o
1 Elaboración Proceso

Establecer si el documento es o
no confidencial al momento de
enviarlo

Cada vez que se genere o

Estado de la modifique el documento se debe Representante de Listado maestro de
2
revisión actualizar en el listado general la Dirección documentos.
de documentos

Se debe asegurar que el

contenido del documento sea
Representante de Documento en la red
coherente y consistente con la
3 Aprobación la Dirección y/o interna de la
realidad y sea adecuado a las
Gerente. empresa.
necesidades de la empresa
antes de su emisión

Los documentos aprobados son Archivos de SGC en

colocados en la red pública con red interna en
Asegurar
acceso a lectura para consulta carpeta “Sistema de
Disponibilida de los beneficiario Representante de Gestión de Calidad”
4
d en los la Dirección
El control de distribución se
puntos de uso listado maestro de
realiza a través del listado
documentos
maestro de documentos
 ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

Los jefes de investigación y

desarrollo comunican por vía Representante de
telefónica, mail o acta a los la Dirección y/o El
5 Divulgación responsables de los procesos a responsable del Actas mensuales
los cuales aplica el documento proceso o su
sobre la inclusión en la red del delegado
documento aprobado

Evaluar si el contenido del

documento continua siendo
adecuado y consistente con la
realidad y las necesidades de la
organización cuando:

 Solicitud de personal
involucrado Jefe de Área o
6 Revisión
Proceso
 Se planeen cambios en
las actividades que están
en el procedimiento

 Resultados de auditorias

Adicionar una tabla al final de

cada procedimiento con una
tabla de este formato: Tabla de control de
cambios
Identificación -No. De versión
Jefe de Área o
7 de los
Proceso
cambios -fecha
Tabla de control de
-descripción de los cambios cambios en formatos

Se ajusta el contenido del

documento dependiendo los
resultados de la revisión, cuando Jefe de Área o
8 Actualización
esta se determine la necesidad Proceso
de actualización, y repetir los
pasos 2,3,4,6,7

9 Asegurarse Se mantiene el listado general o Representante de

que los maestro, donde se van a la Dirección
documentos relacionar todos los documentos
permanezcan del sistema de calidad y tal como
legibles y se identifican
fácilmente
 ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

identificables

Asegurarse
que se
identifiquen Los documentos de origen
los externo de cada uno de los listado maestro de
Jefe de Área o
10 documentos procesos, son controlados por documentos
Proceso
de origen medio de un listado general o Externos
externo y se maestro e documentos externo
controla la
distribución

Se identifica con sello de

obsoleto cuando el documento
Control de es externo y el responsable del Representante de
11
obsoletos proceso donde aplica el la Dirección
documento desea conservar la
versión anterior

3.2. CONTROL DE REGISTROS

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

Se debe mantener actualizada

la matriz de control de registros
coordinando con los Representante de Listado Maestro de
1 Identificación responsables de los procesos la Dirección Registros
como se controla cada registro
cuando se introducen al sgc

Cuando el registro se genera

por la aplicación de un
software, se hace referencia a
El asignado en El
este, sin embargo si dicho Listado Maestro de
2 Almacenamiento Listado Maestro
elemento permite Registros
de Registros
modificaciones a los registros
se conserva una copia impresa
del registro original
 ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

La protección de los registros

asociados a un software se
garantizan con actividades de
mantenimiento del sistema y
los que están impresos se Listado Maestro de
3 Protección
almacenan en lugares secos y Registros
protegido del polvo o
condiciones no adecuadas que
lo deterioren en el tiempo de
retención

Lo realiza el responsable
asignado en la matriz de
control de registros teniendo en
cuenta las siguientes
restricciones de la columna El Responsable
Recuperación y “acceso” asignado en El Listado Maestro de
4
Acceso Listado Maestro Registros
-confidencial: personal directivo de Registros.
-restringido: quien autorice el
jefe del proceso

-general: todo el personal

En la matriz de control de
registros se define el tiempo en
El asignado en El
Tiempo de que el registro debe Listado Maestro de
5 Listado Maestro
retención permanecer disponible en las Registros
de Registros
diferentes formas de
almacenamiento

En la matriz de control de
registros se establece lo que El asignado en El
Listado Maestro de
6 Disposición se debe hacer con los registros Listado Maestro
Registros
cuando ya no es necesaria su de Registros
conservación