SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

“SENA”

Ap1-Aa1-Ev3-Instrumentos De Recolección De Datos Caso De Estudio

APRENDIZ

JOSE ANTONIO CASTRO OSORIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
TECNOLOGÍA EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
(1565034)

MAGANGUE-2017
 AP1-AA1-EV3-INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
CASO DE ESTUDIO

Proyecto De Formación Diseño Y Construcción De Software A La Medida Para El Sector

Empresarial

Fase I – Identificación

CASO DE ESTUDIO ARTICULACIÓN DE LA MEDIA TÉCNICA

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN

Con relación al proceso “Articulación con la Media Técnica”, en el centro de “Gestión de

Mercados Logística y Tecnologías de la Información CGMLTI” del SENA, se presenta la
siguiente situación:

Actualmente, la inscripción de los colegios que quieren participar en el programa de

Articulación debe hacerse directamente en el SENA, esto por cuanto no se cuenta con un

sistema específico para esto, lo que lo hace que el proceso sea demorado por la verificación de

la información entregada por el Colegio, aplazando por un tiempo indefinido su vinculación al

programa y la inscripción de los estudiantes a los diferentes titulaciones que puedan ofrecer

de acuerdo con sus capacidades.

Se requiere tener un medio más eficiente para tener mayor control de los instructores que
        

están asignados a los diferentes colegios adscritos al Centro, en cuanto a su desempeño,

puntualidad y seguimiento al contenido programático establecido para cada programa.

   Aunque existe un supervisor asignado por el Colegio, no siempre se tiene comunicación

directa con la Coordinación de articulación y por tanto no se pueden realizar las respectivas

correcciones o registrar novedades dentro de los procesos de formación con prontitud.

CASO DE ESTUDIO ARTICULACIÓN DE LA MEDIA
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN

OBJETIVO GENERAL

 Recopilar información con el fin de analizarla y así diseñar una aplicación o software que

permita agilizar los procesos, entre el SENA y las instituciones educativas, utilizadas a través

de la internet, con el fin de minimizar procesos al momento de inscripción, y de esta forma

se podrá controlar los instructores y los programas educativos de una manera eficaz y

eficiente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar las diferentes entidades involucradas en el programa “Articulación con la

Media Técnica” del SENA.

Reconocer los procesos necesarios para procesar la información referente a los

diferentes entes que proporcionaron los  datos al sistema.

Analizar los datos utilizados por las diferentes entidades  que interactúan con el

programa “Articulación con la Media Técnica” del SENA. 

Corroborar cuáles son los requisitos primordiales para que una institución educativa

se pueda inscribir en el programa “Articulación con la Media Técnica” del SENA.

Conocer los procesos que se realizaran al efectúar una inscripción de un colegio al

programa de “Articulación con la Media Técnica” del SENA.

Observar e Inspeccionar, cada uno de los documentos tramitados y almacenados

que han  intervenido en el procesamiento de la información de el

programa “Articulación con la Media Técnica” del SENA.

 Analizar cada proceso mediante el cual se hace seguimiento y control a los

instructores y programas adscritos en los colegios pertenecientes a “Articulación con

la Media Técnica” del SENA.  

Identificar las entradas o recursos que necesita el sistema para realizar las diferentes

actividades para su funcionamiento normal.

Verificar los requisitos y procedimiento mediante el cual un docente supervisor

presenta un informe a la Coordinación de Articulación SENA.

IDENTIFICAR LOS STAKEHOLDERS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO.

En el presente caso de estudio, los Stakeholders son todas las entidades  que se ven

involucradas en el programa “Articulación con la Media Técnica” del SENA; tales como:

SENA, Específicamente el Centro de “Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la

Información CGMLTI”.

Centro de Formación SENA.

Coordinación de Articulación.

Instructores Asignados por el SENA.

Equipo de desarrollo del Sistema de Información.

Supervisor asignado por el colegio.

Entidades Educativas interesadas en vincularse al programa.

Docentes de las instituciones educativas.

Aprendices (Estudiante de grado 10 y 11 del plantel educativo)

IDENTIFICAR LA TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS, QUE CREA

CONVENIENTE, DE ACUERDO CON EL OBJETIVO PROPUESTO.
A fin de cumplir los objetivos propuestos, se efectuara:

Entrevista a un grupo de personas del área de Coordinación de articulación.

Inspección de documentos físicos y magnéticos empleados.

La observación del funcionamiento en tiempo real de sistema.

ELABORAR LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN NECESARIOS PARA EL

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN.

CUESTIONARIO PARA ENTREVISTA

1. Detalle las actividades diarias que usted realiza en esta entidad, ¿Qué

inconvenientes presenta usted al realizarlas?

2. ¿Cuáles son las personas que usted considera involucradas en el manejo de la

información referente al proceso de “Articulación con la Media Técnica”?

3. Enumere y describa el proceso de inscripción, mediante el cual es inscrito la

Institución educativa al programa de “Articulación con la Media Técnica” del

SENA.

4. ¿Qué datos son necesarios a la hora de hacer una inscripción de un colegio?

5. ¿Qué datos necesita cada estudiante al momento de inscribirlo en Media Técnica”

del SENA?

6. ¿Qué documentos o tablas o software manejan internamente en el proceso de

inscripción?

7. En el proceso de inscripción que herramientas utilizan internamente, tablas,

documentos o software?
8. Describa cuales son las funciones que desempeñan las siguientes entidades,

respecto a las actividades realizadas en el proceso de articulación:

1. Coordinación de articulación

2. Colegios

3. Profesores (de los colegios)

4. Administrativos del colegio

5. Instructores SENA

9. ¿Cuál es el medio de comunicación más utilizado para la comunicación entre las

instituciones y la articulación de la media?

10. Mencione un programa de articulación que se encuentran vigente para ser optado en

las instituciones educativas. Describa las características de dicho programa.

11. ¿Qué requisitos debe tener el equipo docente asignado por el Colegio para ser

aceptado para el programa de articulación?

12. ¿Cuáles son los datos referentes a las instituciones educativas del programa

Articulación con la Media Técnica  es almacenado por el SENA?

13. ¿Qué información es recopilada respecto a la infraestructura del

Colegio? ¿Existe una ficha para captura de esta información?

14. Respecto a la ficha del equipo docente de las instituciones:

a.    ¿Qué datos recopila y almacena el SENA?

b.    ¿Existe algún documento de captura de esta información?

c.    ¿La hoja de vida es almacenada en medio magnético o físico?

15. ¿Quién es el encargado de realizar el análisis de la oferta curricular de los Colegios

respecto a la oferta curricular  del programa SENA para determinar los Contenidos a

homologar?  ¿Qué criterios se tienen en cuenta para este proceso?

 16. ¿Qué documentos son empleados en la visita de verificación de las condiciones

humanas y de infraestructura de los Colegios?

 

17. ¿Mencione los datos de los instructores SENA vinculados al programa de

Articulación que son almacenados por el SENA?

18. Que controles se ejercen a los instructores del SENA respecto a:

Desempeño

Puntualidad

Seguimiento al contenido del programa

19. ¿Cuál es proceso que sigue un docente supervisor al momento de presentar un

informe o queja ante la coordinación de articulación? ¿Diligencian algún

documento o formato? ¿Describa el Proceso?

20. ¿Cuáles es la información reflejada y almacenada en la queja presentada?

21. Refiera y describa una corrección que haya sido realiza por Coordinación de

articulación.

22. ¿Se diligencia alguna ficha de seguimiento cuando se presenta una corrección por

parte de la coordinación de articulación?

23. ¿Qué informes o reportes son generados? Describa cada uno de ellos.

24. Referente a la siguiente información, mencione quienes pueden acceder a ella

especificando si tiene derechos a: consultar, actualizar, eliminar.

Instructores SENA

Programas de Articulación con la Media Técnica.

Oferta de programa de Articulación con la Media Técnica.

Instituciones educativas.

Docentes de las instituciones educativas.

Estudiantes.
 Informes.

25. Si usted tiene conocimiento, mencione cuales son documentos diligenciados y

almacenados por el SENA durante el proceso de Articulación con la Media Técnica.

Basado en este caso de estudio y teniendo en cuenta que, el Servicio Nacional de Aprendizaje
“SENA”, dentro del proceso Misional “Gestión de Formación Profesional Integral”
(SENA,http://comunica.sena.edu.co/red/_img/map01.jpg, 2014) posee la “Articulación entre
la Educación Media y la Educación Superior” como un proceso de mejoramiento académico,
realice:
 1. La construcción del mapa de procesos del área de Articulación (para esto identifique los
procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo involucrados siguiendo el ejemplo de los
materiales de estudio),

Etapa 1

Identificación de los procesos de la articulación con media técnica

 Coordinación de articulación
 Inscripción de colegios
 Verificación
 Formación
 Elaboración de informes

Etapa 2 inventario de procesos de la articulación con la media técnica

 Inscripción de colegios
 Verificación de documentos
 Formación
 Gestión de control
 Coordinación de articulación
 Elaboración de informes

Etapa 3 clasificación de procesos de la articulación con la media técnica

1. PROCESO ESTRATÉGICOS

 Gestión de control

2. PROCESO MISIONALES
 Inscripción de los colegios
 Formación
 Elaboración de informes

3. PROCESO DE APOYO

 Verificación de documento
 Coordinación de articulación

4. MAPA DE PROCESOS DE LA ARTICULACION CON LA MEDIA TECNICA

 SS EGEGININMAA UIUISSJOLLGRMIMICRCRAZAZU ENENPCPCRCORO TOTOIÓIÓMPRPRDEYYNENEOCOCUNAPCOCOININESES NTNTCOCOADEDEY ROROPPCIÓ,DOCLLORORINSINS APRAPRYCRCREN OOCIÓCIÓPPTE CECENNCECIÓIÓS, SOSODEDENNA SSYYR
DESADEPARROLDEPARTAMELRARTAMENTNSI STTOEMASDEO DE
EMESTJ UDORDEIN IANRSFO TEJRMI S,LPRCUA INOCÓ STICEÓNPATUSODERE CIODEAREDU NESPRCA SEGOPTI EDUIMCÓRAV UCINMASALATEND IVATO S
INFORMACINCORFINANCIIPÓNORACESOFIROTWARE
ÓN
ININ FOFO RMRMARPCOCO EEOGORRT SASADIDICRE TITINANAULMAO EMEMCIÓCIÓADES POPONNIÓS SOSOARARDET BRBRTITICU EECUCULAULTO ELELACACMER PROPROIÓIÓDS GRGRNNIA AA MAMA

Caso de estudio “Articulación con la Media”, en el

centro de “Gestión de Mercados
Logística y Tecnologías de la Información CGMLTI”
AGILICE LOS PROCESOS DE INSCRIPCIÓN DE LAS
SE REQUIERE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE

PROGRAMA
ARTICULACIÓN CON LA MEDIA Y CONTROLAR LOS

PROCESOS DE MANERA EFICAZ Y EFICIENTE .

ARTICULACIÓN CON LA MEDIA Y CONTROLAR LOS
INSTITUCIONES
AGILICE LOS PROCESOS DE INSCRIPCIÓN DE LAS
SE REQUIERE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE
PROCESOS ESTRATEGICOS
PROCESOS DE MANERA EFICAZ Y EFICIENTE .

NECESIDADES DEL CLIENTE

NECESIDADES DEL CLIENTE

PROCESOS MISIONALES
AL

EDUCATIVA
EDUCATIVA

PROCESOS DE

AL
APOYO
INSTITUCIONES

PROGRAMA

2. El diagrama de flujo o de proceso cruzado (únicamente del proceso seleccionado en el caso

de estudio) y
INSTIUCION
GESTION TECNOLOGICA COOR
EDUCATIVA DINACI
Y DE COMUNICACIÓN
Registr Solicit
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. La caracterización del proceso del caso de estudio.

MACROPROCESO DE APOYO
OBJETIVO Desarrollar un software que permita agilizar y controlar las inscripciones de la articulación media técnica
ALCANCE Poder inscribir a los estudiantes asignados de manera online y que permita administrar la información de estos ( calificaciones puntualidad )
RESPONSABLE  
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Centro de formación Información a cerca de la recolectar y analizar información
SENA Articulación suministrada Diseño de Software Requerido SENA -Coordinación de Articulación
información académica a cerca
de los estudiantes e instructores recolectar y analizar información
seleccionados suministrada Diseño de Software Requerido Estudiantes, Docentes Seleccionados SENA
         
         
         
         
RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS SEGUIMIENTO
Sistema de suministro de la Institución Recepción de solicitud Normatividad del SENA, ISO 25042  Toda solicitud debe contar con la
información, Educativa el centro de gestión información física suministrada por el
Hardware, software y de mercadeos, PEI, logística y colegio
plataforma tecnología de la información del
SENA
MEDICION
INDICADOR FORMULA FRECUENCIA MEDICION METAS