AP11-EV03- PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN
La empresa JG LOCKer´s ha decidido participar en la feria empresarial Prospera,
organizada por la cámara de Comercio de Cali, en donde hará el lanzamiento oficial de la
línea de locker en material metalmecánicos, para el asegurar los implementos moto
ciclísticos de los residentes en las propiedades horizontales de la ciudad de Cali. En el
evento se podrá disfrutar de actividades comerciales y muestras artísticas.
JG LOCKer´s es una empresa recién constituida y pretendemos introducirnos en el mercado
bajo la premisa inicial de participar en eventos comerciales a bajo costo, pero de gran
impacto en la ciudad por eso se decidimos incursionar en el mercado con la invitación de la
Cámara de Comercio de Cali. Esta permite colocar un pequeño stand en una especie de
flea- market, no por pequeño el espacio le resta importancia al evento y se espera gran
participación de público de diferentes perfiles, incluido constructoras que promocionan
propiedades horizontales (clientes potenciales para nuestra unidad de negocio. De la misma
manera, se aprovechará el público en general para realizar sondeos de opinión e
incursionar en el mercado.
 OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector empresarial.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Dar a conocer la marca y nuestro producto, así como el servicio de mantenimiento
de implementos metalmecánico.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr número de contacto de clientes potenciales y reales.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores.
 Transmitir información clara y dinámica del producto y servicios.
Nombre del evento:
FERIA EMPRESARIAL PROSPERA.

Lugar donde se realizará el evento:

Edificio Cámara de Comercio de Cali.
Valle- Colombia- Calle 8 No. 3- 14.

Fecha de la Feria
 PLANEACIÓN

En este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la empresa,
conformaremos un equipo de trabajo de 3 personas, las cuales se le asignara tareas
específicas.

Tipo de evento que vamos a realizar

Comercial y Promocional.

TIEMPO
MES DE
NOVIEMBRE OBSERVACIONE
SEM SEM SEM SEM
ACTIVIDADES 1 2 3 4 S
Elaboración de un plan de actuación,
tiempos de ejecución, designación de
responsabilidades y montaje X       8 HORAS
Elaboración de campañas de promoción
y comunicación X       8 HORAS
´selección de productos y servicio a
comercializar en la feria   X     8 HORAS
Definir el número de i0nvitados,
delegados, ponentes y acompañantes     X   8 HORAS

Selección de tipo de montaje y tamaño     X   4 HORAS

Impresión de papelería, invitaciones,
folletos, pendones.       X 3 HORAS

Diseño gráfico de publicidad y difusión     X X 10 HORAS

presupuesto       X 6 HORAS
 REQUERIMIENTO.

 Especificar a los coordinadores del evento y el tipo y tamaño del stand, la

ubicación.
 Imagen corporativa (marca, imagen, logotipo, banner)
 Producto a exhibir
 Elemento decorativo y mobiliario.
 Realizar promociones de información del evento / invitaciones, correos,
anuncios en periódico local)
 Promoción durante el evento: volante, folletos, obsequios, tarjeta de
presentación, etc.
 Venta directa con oferta.
 Música.

IMAGEN DEL STAND

 PRESUPUESTO

RUBROS ESTIMADO TOTAL

Alquiler de stand 200000 600000

Equipo 250000 250000

Adecuaciones 200000 200000

Publicidad 300000 300000

Piezas publicitaria (periódico, flayer
electrónico) 400000 400000

Única Muestra 3000000 3000000

Iluminación 50000 50000

TOTAL   4800000

INSUMOS, MATERIALES Y EQUIPO

CANTIDAD PRODUCTO NUMERO DE UNIDADES

2 PENDON 2
2 CAJAS VOLANTES 1000
1 CAJA TARJETA DE PRESENTACIÓN 200
2 CAJAS MUGS 36
1 LOCKERS 1
 PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolos antes del evento

 Establecer el lugar y el horario en el que se llevara a cabo el evento.
 Conocer el público que asistirá y los diferentes empresarios.
 Diseñar un programa de presentación del evento.
 Conocer el lugar donde se colocará el stand y producto.
Protocolos durante el evento
 Revisar que todo esté en orden conforme a la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento
 Tener una adecuada presentación personal
 Tener una buena atención con los invitados que se acerquen al stand.
 Expresarse de manera clara y correcta.
 Ubicarse de manera estratégica en el stand para recibir y ubicar a los
visitantes.
 Tener en orden e impecable el producto en la exhibición.

Protocolo al finalizar el evento

 Realizar un acta con las conclusiones del evento.
 Enviar notas de agradecimiento por participación.
 Revisar las encuestas para contextualizar y medir los objetivos del evento.
 DISEÑAR CAMPAÑA DE DIFUSIÓN.
 Campaña de difusión en redes sociales, tales como: Facebook, Instagram,
google+.
 Invitaciones vía email.
 Voz a voz.
 Anuncio en el periódico local.
 Banner.