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GESTIÓN DE COMPRAS E
INVENTARIOS

Ing. Fernán Cañas Coto, M.I.I.

¿ENTONCES, HACIA DÓNDE VAMOS?

1
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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

„ “El proceso por el cual los miembros de una

organización prevén su futuro y desarrollan los
procedimientos y operaciones necesarias para
alcanzarlo.”
Goodstein, Nolan y Pfeiffer (1998)

DECISIONES A CORTO PLAZO

„ Control de inventario y de la producción.

„ Mantenimiento y confiabilidad del sistema.

„ Control de Calidad.

„ Control de la fuerza de trabajo.

„ Control y mejoramiento de los costos.

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DECISIONES A LARGO PLAZO

„ Selección y diseño de productos. PUSH VS PULL.

„ Selección de equipos y procesos.

„ Diseño de tareas.

„ Diseño de producción de los artículos procesados.

„ Localización del sistema.

„ Distribución interna de las instalaciones.

CICLO DEL PRODUCTO

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COMPETITIVIDAD DE LA EMPRESA

Calidad

Confiabilidad
y Flexibilidad

Tiempo Costo

ESQUEMÁTICAMENTE

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Estrategia de
Suplencia y Análisis
de Valor

PREGUNTAS CLAVE PARA LA

ESTRATEGIA DE SUMINISTRO
1. ¿Cómo pueden la suplencia y la cadena de suplencia
contribuir efectivamente con los objetivos organizacionales y la
estrategia?

2. ¿Cómo pueden los objetivos organizacionales y la estrategia

reflejar adecuadamente la contribución y oportunidades
brindadas por la cadena de suplencia?

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ESTRATEGIA DE ABASTECIMIENTO TRADUCIDA

A LA ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL

Objetivos del Objetivos

suministro Organizacionales

Estrategia de Estrategia
suministro Organizacional

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LA ESTRATEGIA DE SUMINISTRO VINCULA

MERCADOS ACTUALES Y FUTUROS CON
NECESIDADES ACTUALES Y FUTURAS

Necesidades Necesidades
actuales futuras

Mercados Mercados
actuales futuros

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6
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OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Y DE LA
CADENA DE ABASTECIMIENTO

Objetivos Organizacionales Objetivos de Suministro

1. Supervivencia 1. Calidad
2. Crecimiento
2. Cantidad
3. Financiero

4. Ambiental 3. Entrega

4. Precio

5. Servicio

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TRES RETOS AL ESTABLECER OBJETIVOS

Y ESTRATEGIAS DE SUPLENCIA

1. Interpretación efectiva de objetivos corporativos y de suplencia

2. La escogencia de un plan de acción apropiado o estrategia

para alcanzar los objetivos deseados

3. La identificación y retroalimentación de oportunidades de

mejora de suplencia para integrar en objetivos y estrategias

organizacionales

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6 ÁREAS PRINCIPALES DE ESTRATEGIA

DE SUMINISTRO

1. Aseguramiento del abastecimiento

2. Reducción de costos

3. Soporte a la cadena de suplencia

4. Cambio climático

5. Ventaja competitiva

6. Administración del riesgo

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TRES CATEGORÍAS DE RIESGO DE

ABASTECIMIENTO

1. Operacional: interrupción del suministro

2. Financiero: aumento del precio o variación de condiciones

3. Reputacional

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PROCESO DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA DEL SUMINISTRO

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PREGUNTAS ESTRATÉGICAS DE
ABASTECIMIENTO
„ Qué
„ Fabricar o comprar
„ Estándar o especial

„ Calidad
„ Calidad o costo
„ Participación del proveedor

„ Cuánto
„ Grandes o pequeñas cantidades (inventario)

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9
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PREGUNTAS ESTRATÉGICAS DE
ABASTECIMIENTO
„ Quién
„ Centralizar o descentralizar
„ Calidad del personal
„ Participación de la alta administración

„ Cuándo
„ Ahora o después
„ Sistema de cheque en blanco (forward buy)

„ A qué precio
„ Alto, normal o bajo
„ Basado en costos
„ Basado en el mercado
„ Arrendar/fabricar/comprar

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PREGUNTAS ESTRATÉGICAS DE
ABASTECIMIENTO
„ Dónde ¡Cómo
„ Local, regional ¡ Sistemas y procedimientos
„ Nacional, internacional ¡ Negociaciones
„ Grande o pequeño ¡ Ofertas competitivas
„ Abastecimiento único o múltiple ¡ Ofertas fijas
„ Rotación de proveedores alta o baja
¡ Órdenes abiertas (en blanco)
„ Relaciones con el proveedor
¡ Ética
„ Certificación del proveedor
¡ Investigaciones de compras
„ Propiedad del proveedor
¡ Análisis de valor

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10
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PREGUNTAS ESTRATÉGICAS DE
ABASTECIMIENTO
„ Por qué
„ Congruencia de objetivos

„ Razones de mercado

„ Razones internas

„ Suministro interno

„ Suministro externo

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Procesos de la
cadena de suministo

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11
 3/11/20

PASOS ESENCIALES EN EL PROCESO DE

COMPRAS
1. Reconocimiento de la necesidad

2. Descripción de la necesidad

3. Identificación y análisis de las posibles fuentes de suministro

4. Selección del proveedor y determinación de los términos

5. Preparación y colocación de la orden de compra

6. Seguimiento y/o despacho de la orden de compra

7. Recepción e inspección

8. Autorización y pago de la factura

9. Mantenimiento de registro y relaciones

23

EJEMPLO DE UN
PROCESO
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MÉTODOS PARA REDUCIR EL COSTO

DE ÓRDENES PEQUEÑAS
¡ VMI
¡ Tarjeta de adquisiciones
¡ EDI
¡ Órdenes abiertas

¡ Adquisiciones electrónicas
¡ Conjunto de proveedores integrados que proporcionan variedad de
suministros
¡ Contratación de terceros para órdenes de bajo valor
¡ Persuasión para aumento de artículos estandarizados
¡ Acumulación de órdenes pequeñas

¡ Calendario de requisiciones

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INFORMACIÓN REQUERIDA PARA

REQUISICIONES
¡ Fecha
¡ Número (identificación)
¡ Departamento solicitante
¡ Centro de costo o cuenta contable
¡ Descripción completa del material o servicio
¡ Cantidad
¡ Fecha en que se requiere el material o servicio
¡ Instrucciones especiales del envío o servicio
¡ Firma de autorización

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INFORMACIÓN INTERNA FLUYE

HACIA COMPRAS
Pronósticos
Ingeniería

Control de producción Planeación

Nuevo productos Producción

Control de inventarios Presupuesto

Compras
Control de calidad Control financiero

Recepción Legal Contabilidad

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INFORMACIÓN EXTERNA FLUYE

HACIA COMPRAS
Condiciones
Generales de Información
Fuentes de mercado
abastecimiento Del producto
Info de nuevos
productos
Capacidad del
suplidor Disponibilidad
Compras De transportes
Tasas de producción
Del suplidor Tarifas de transporte

Impuestos y Precios y
Condiciones
aranceles descuentos
laborales

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14
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INFORMACIÓN QUE FLUYE DESDE

COMPRAS
Administración
Desarrollo de
Ingeniería
Productos
Fuente, producto, Condiciones Producto e información
precios económicas De precios

Producción
Condiciones Mercadeo
Disponibilidad de productos, De competencia
Tiempo de aprovisionamiento,
Precio y calidad
Compras
Compromisos
financierso
Contratos
Costos, precios
Legal Órdenes Y ajustes Finanzas
colocadas

Tiendas Contabilidad

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SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

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15
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“Lo más importante de la comunicación es escuchar lo

que no se dice.“

Peter Drucker

“El mejor hombre de negocios dirige sus esfuerzos

hacia la victoria pero no a expensas de sus colegas,
clientes o rivales. Considera que el mejor resultado es
el que hace ganadores a todas las partes de un
acuerdo.“

Peter Economy

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Objetivos del Abastecimiento

Los productos correctos

En la calidad correcta

En las cantidades correctas

En el momento correcto

Con mínimo costo y precio correcto

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 3/11/20

PROVEEDORES, SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN
„ Establecer un método de selección, evaluación y mantención de
proveedores basado en su capacidad de atender los requerimientos de
compra,

„ Entendiéndose como tal, el conjunto de acciones, procesos y

procedimientos sistemáticos que apunten a elaborar y poner en marcha
un programa de fortalecimiento y transparencia de la relación con
proveedores

33

SELECCIÓN DE PROVEEDORES
„ Etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la
validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las
competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de la
empresa y sus clientes finales y pueden pertenecer al Registro de
Proveedores.

„ Por lo tanto el proveedor que desee trabajar e ingresar la Registro de

proveedores debe proporcionar la información necesaria para su
evaluación.

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 3/11/20

ASPECTOS DESEADOS DE CONOCER

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EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
„ Seguimiento del comportamiento en el tiempo de los proveedores
críticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo
proveedor en el periodo de evaluación.

„ La evaluación se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de

productos o servicios, y en ambos casos el proceso se realizara con una
frecuencia determinada

36

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 3/11/20

OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN
„ Retroalimentar al proceso de abastecimiento, respecto al desempeño de
los proveedores.
„ Permitir la identificación de brechas en la gestión de los proveedores y
de gestión de la empresa respecto del proveedor, impulsando la
retroalimentación para el mejoramiento continuo.
„ Contar con un sistema de evaluación, estableciendo criterios de
desempeño.
„ Permitir la aplicación acciones relacionadas al desempeño del proveedor.
„ Cumplir con las exigencias de normativas como ISO 9001 en lo que
respecta a la evaluación de proveedores.

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CRITERIOS DE EVALUACIÓN

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 3/11/20

CONDICIONES
„ El precio de compra
„ El plazo de pago
„ El plazo de entrega
„ El servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador
„ Condiciones económicas
„ La calidad obtenida en lo que se compra

„ La calidad obtenida del servicio

„ La estabilidad de ese proveedor como tal

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EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Determinar los
Establecer los Aplicar estas
medios para Establecer y aplicar
métodos para medidas para prevenir no
medir la eficacia y determinar la un proceso para la
conformidades y mejora continua.
eficiencia; eficacia y eficiencia; eliminar sus causas;

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 3/11/20

POLÍTICA DE ABASTECIMIENTO

„ Los criterios generados desde la dirección de una empresa con respecto a

las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, evaluación de
proveedores, montos a comprar, etc. que se aplican para realizar todas las
adquisiciones de esa compañía.

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PROVEEDOR IDONEO
„ EJERCICIO

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 3/11/20

PLANEAMIENTO DEL INVENTARIO

Pronóstic
o
demanda

Niveles de Política de Cantidade

servicio al control de s
eficientes
Cliente inventario

Periodos de revisión,
Re orden.
Cantidades a
ordenas

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NEGOCIACIÓN CON
PROVEEDORES

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 3/11/20

PRINCIPIOS DE LA NEGOCIACIÓN
„ Interés
„ Opciones
„ Alternativas
„ Legitimidad
„ Comunicación
„ Relación
„ Compromiso

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NEGOCIACIÓN

„ La negociación se puede definir como la relación que

establecen dos o más personas en relación con un asunto
determinado con vista a acercar posiciones y poder llegar a un
acuerdo que sea beneficioso para todos ellos.

„ La negociación busca acercar las posiciones gradualmente

hasta llegar a un punto aceptable para todos.

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23
 3/11/20

NEGOCIACIÓN EFECTIVA

„ Negociación Integrativa, busca cuidar relaciones a largo plazo, busca

mantener estándares éticos altos y lograr un sentimiento en las partes
involucradas de que hay una ganancia, de que no hay perdedores de que
no hay una parte que se haya quedado dañada en sus intereses.

„ Objetivo, promover una cultura de negociación Integrativa, una

negociación ética que al mismo tiempo sea eficiente

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PROCESO DE NEGOCIACIÓN

Inici Fin
o Seg
Pre Negociación Post

48

24
 3/11/20

PRE NEGOCIACIÓN

Primera • Función Fática o de

fase contacto

Segunda • Definición de
fase requerimientos

Tercera • Formulación de Objetivos

fase

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ETAPA DE NEGOCIACIÓN

Actos Negociación de
Aceptación
informativos detalles
Definición de
Aclaración de
problemática Consultas
puntos
s Diferenciació Uniformidad
Propuesta n de de
inicial conceptos y interpretació
Opiniones y términos n
Llegar a un
argumentacio
acuerdo
nes

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 3/11/20

ETAPA DE POST NEGOCIACIÓN

Elaboración
Ratificación Conclusión
del acuerdo
Documento
por escrito Visto bueno
Cierre
de ambas
explícito de
Redacción partes
la
precisa
Negociación
Firma del
Revisión acuerdo
minuciosa

51

ESTILOS DE NEGOCIACIÓN

52

26
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ESTILOS DE NEGOCIACIÓN
Habilidades de todo negociador: Son la empatía, paciencia, flexibilidad y
honestidad.

„ Negociación con confrontación, los actores lo perciben como ganar-

perder.
„ Negociación subordinada, subordinar los intereses propios a los de la
contraparte
„ Negociación con inacción, decide posponer la negociación.
„ Negociación colaborativa. Es negociación tipo win- win cuando las partes
están dispuestas a intercambiar la información.
„ Negociación razonada: consiste en el intercambio de argumentos basados
en criterios objetivos, legales, científicos, etc.

53

ESTILOS DE NEGOCIACIÓN
Los 5 estilos se definen básicamente en función de los intereses prioritarios
de quien lo aplica:

"Dominante" (o "Duro) - Le preocupa casi exclusivamente el objeto

negociado, con poco o ningún interés por la relación con la otra parte

"Evasivo" - No le interesa demasiado ni el objeto negociado ni la relación

con la otra parte, complicando el avance de las negociaciones con sus
evasivas

54

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ESTILOS DE NEGOCIACIÓN
"Condescendiente" (o "Suave") - Le preocupa casi exclusivamente la
relación con la otra persona, y poco o nada el objeto negociado

"Transaccional" - Juega entre los estilos dominante y condescendiente,

según la conveniencia momentánea

"Integrador" - Le interesa el objeto negociado, pero también mantener la

relación con la otra persona en el largo plazo

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ESTILOS DE NEGOCIACIÓN
Interés por el objeto
negociado

D I
T
E C
Interés por la relación

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ESTILOS DE COMUNICACIÓN
Existen tres estilos básicos de comunicación diferenciados por la actitud
que revelan hacia el interlocutor:
„ Pasivo
„ Asertivo
„ Agresivo.

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PASIVIDAD O NO-ASERTIVIDAD
„ Es aquel estilo de comunicación propio de personas que evitan mostrar
sus sentimientos o pensamientos por temor a ser rechazados o
incomprendidos o a ofender a otras personas. Infravaloran sus propias
opiniones y necesidades dando un valor superior a las de los demás.

AGRESIVIDAD
„ Este estilo de comunicación se sitúa en un plano opuesto a la
pasividad, caracterizándose por la sobrevaloración de las
opiniones y sentimientos personales, obviando o incluso
despreciando los de los demás.

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ASERTIVIDAD.
„ Es aquel estilo de comunicación abierto a las opiniones ajenas, dándoles
la misma importancia que a las propias. Parte del respeto hacia los demás
y hacia uno mismo, planteando con seguridad y confianza lo que se
quiere, aceptando que la postura de los demás no tiene por qué coincidir
con la propia y evitando los conflictos de forma directa, abierta y
honesta.
„ La asertividad permite decir lo que uno piensa y actuar en consecuencia,
haciendo lo que se considera más apropiado para uno mismo,
defendiendo los propios derechos, intereses o necesidades sin agredir u
ofender a nadie, ni permitir ser agredido u ofendido y evitando
situaciones que causen ansiedad.

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HABILIDADES DEL
NEGOCIADOR

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 3/11/20

CARACTERÍSTICAS DEL NEGOCIADOR

„ Le gusta negociar: la negociación no le asusta, todo lo contrario, la
contempla como un desafío, se siente cómodo. Tampoco le asustan las
negociaciones complicadas, pueden incluso hasta motivarle más.
„ Entusiasta: aborda la negociación con ganas, con ilusión. Aplica todo su
entusiasmo y energía en tratar de alcanzar un buen acuerdo.
„ Gran comunicador: sabe presentar con claridad su oferta, consigue captar
el interés de la otra parte. Se expresa con convicción
„ Persuasivo: sabe convencer, utiliza con cada interlocutor aquellos
argumentos que sean más apropiados, los que más le puedan interesar.
„ Muy observador: capta el estado de ánimo de la otra parte, cuáles son
realmente sus necesidades, qué es lo que espera alcanzar. Detecta su estilo de
negociación, sabe "leer“ el lenguaje no verbal.

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CARACTERÍSTICAS DEL NEGOCIADOR

„ Psicólogo: capta los rasgos principales de la personalidad del
interlocutor así como sus intenciones (si es honesto, riguroso,
cumplidor, si es de fiar, si tiene intención real de cerrar un
acuerdo, etc.).
„ Sociable: una cualidad fundamental de un buen negociador es su
facilidad para entablar relaciones personales, su habilidad para
romper el hielo, para crear una atmósfera de confianza. Tiene una
conversación interesante, animada, variada, oportuna,
„ Respetuoso: muestra deferencia hacia su interlocutor,
comprende su posición y considera lógico que luche por sus
intereses. Su meta es llegar a un acuerdo justo, beneficioso para
todos.

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 3/11/20

CARACTERÍSTICAS DEL NEGOCIADOR

„ Honesto: negocia de buena fe, no busca engañar a la otra parte,
cumple lo acordado.
„ Profesional: es una persona capacitada, con gran formación.
Prepara con esmero cualquier nueva negociación, no deja nada al
azar.
„ Detesta la improvisación, la falta de rigor y de seriedad.
Conoce con precisión las características de su oferta, cómo
compara con la de los competidores, cómo puede satisfacer las
necesidades de la otra parte.
„ Es meticuloso: recaba toda la información disponible, ensaya con
minuciosidad sus presentaciones, define con precisión su estrategia,
sus objetivos. Le da mucha importancia a los pequeños detalles

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CARACTERÍSTICAS DEL NEGOCIADOR

„ Firme, sólido: tiene las ideas muy claras (sabe lo que

busca, hasta donde puede ceder, cuáles son los aspectos
irrenunciables, etc.). El buen negociador es suave en las
formas pero firme en sus ideas (aunque sin llegar a ser
inflexible).

„ En la negociación no se puede ser blando (se podría

pagar muy caro). Esto no implica que haya que ser duro,
agresivo o arrogante; lo que sí es fundamental es tener las
ideas muy claras y el coraje de luchar por ellas.

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 3/11/20

SEIS PARADIGMAS DE INTERACCIÓN

HUMANA

„ Ganar / ganar
„ Gano / pierdes
„ Pierdo / ganas
„ Pierdo / pierdes
„ Gano
„ Gano / ganas no hay trato

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MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

LOGÍSTICOS

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MEDICIÓN EFECTIVA

„ Lo que no se mide, no se controla.Y lo que no se controla, no se

mejora.

„ La gente reacciona según como es medida. Apenas se comienza a medir

un proceso, el proceso comienza a mejorar.

„ Uno de los retos más grandes en las empresas es identificar qué se debe
medir para obtener el mayor beneficio al menor costo.

„ ¿Qué estoy haciendo en comparación con mi competencia?

„ La información disponible no es oportuna, veraz y sistemática.

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¿QUÉ ESTÁN MIDIENDO LAS

EMPRESAS?
„ Según el Consejo de Investigación y Educación (WERC) de California, las 10
métricas más utilizadas son:

1 Arribo a tiempo al cliente 86%

2 Exactitud del alisto 73%
3 Utilización del espacio de almacén 70%
4 Rotación del personal 60%
5 Preparación del pedido a tiempo 59%
6 Capacidad pico utilizada del almacén 58%
7 Fill rate (por línea) 57%
8 Tiempo de ciclo dock to stock 56%
9 Exactitud del inventario por ubicación 53%
10 Exactitud de la orden 50%

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EL CICLO DE LA MEDICIÓN

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ACTIVIDADES POR MEDIR

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35
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ASPECTOS CLAVE DE UN INDICADOR

„ Validez „ Medible

„ Exactitud „ Repetible

„ Precisión „ Comprensible

„ Continuidad „ Descriptivo

„ Pertinencia „ Relacionable

„ Disponibilidad „ Estandarizable

„ Simplicidad „ Relevante

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TABLA POSITROL PARA INDICADORES

Parámetro
Meta Quién Cómo Dónde Cuándo
(Qué)
Utilización del
75% Jefe bodega Planillas Bodega Principal Semanal
personal

Utilización de
90% Jefe bodega Reporte de bodega Bodega Principal Mensual
bodega

Índice de Jefe de Servicio al

2% Bitácora de servicio Call Center Mensual
reclamos Cliente

Costo de MOD Gerente

$250/servicio Reporte de ventas Bodega Principal Semanal
por servicio Operaciones

Contribución por
$3/ud Gerente Ventas Reporte de ventas Call Center Mensual
unidad

% de Jefe de Servicio al Reporte de servicio

3% Call Center Diario
devoluciones Cliente al cliente

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 3/11/20

CONCLUSIONES
„ La gestión de compras es un proceso paulatino que requiere mucho
orden y sistematización.
„ La estandarización de procesos y productos en la cadena de
abastecimiento es fundamental para lograr buenos resultados.
„ La éxito en la negociación es un arte que requiere de práctica, disciplina
y asertividad.
„ Para ser buen negociador debe practicarse la escucha activa.
„ Las métricas son fundamentales para alcanzar buenos resultados en la
cadena de abastecimiento.
„ No debe haber parálisis por análisis. La información debe fluir en tiempo,
en exactitud y en repetibilidad.
„ Debe existir un proceso de mejora continua donde se evalúen los
resultados y se tracen las metas futuras.

73

MÁS INFORMACIÓN:

fernan.canas@icloud.com

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