Caracterización Del Proceso De: Atención en Ayudas Diagnosticas

CODIGO: AD-MP-001
CARACTERIZACIÓN DEL
PROCESO DE: VERSIÓN: 2
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ATENCIÓN EN AYUDAS FECHA DE APROBACIÓN: 14/01/2009
HOSPITAL SAN PEDRO Y SAN PABLO
LA VIRGINIA RISARALDA DIAGNOSTICAS PAGINA: 1 de 18
1. RESPONSABLE DEL PROCESO: Bacterióloga(o) y 2. AREA: Servicios Asistenciales
Técnico(a) en Rayos X.
2. OBJETO: Brindar una atención oportuna, con amabilidad, 3. ALCANCE: Inicia desde que se asigna la cita o factura el procedimiento y finaliza con la
garantizando procedimientos de buena calidad, con el fin de entrega de resultados a los usuarios.
entregar unos resultados confiables que faciliten la
planeación del cuidado y tratamiento de los usuarios.
4. PUNTOS DE CONTROL:
4.1 Oportunidad en la atención.
4.2 Satisfacción de los usuarios
4.3 Eventos adversos.
4.4 Auditorias de calidad.
4.5 Controles de calidad.
4.6 Modelo AMEF.
5. ENTRADAS 6. EXPECTATIVAS 7. PROVEEDOR PHVA 8. PROCESO / 9. SALIDAS 10. EXPECTATIVAS 11. CLIENTES
CON RESPECTO PROCEDIMIENTO / CON RESPECTO A
A LAS ENTRADAS ACTIVIDADES LAS SALIDAS
* Análisis Que el plan de
acertado de desarrollo contenga
acuerdo con el los programas en
sector salud y los cuales va
que conlleve a la trabajar la
toma de institución, los
decisiones. Procedimiento objetivos
para la Plan de corporativos *Cliente interno
Análisis de realización del DIRECCIONAMIENTO
* Que se realice desarrollo alineados con cada
contextos plan de ESTRATÉGICO
PLANEAR
teniendo en desarrollo institucional programa, las *Cliente Externo

cuenta la institucional. metas
información correspondientes a
actualizada. cada objetivo
corporativo y los
proyectos que
permitan el logro de
las metas.
* Que en el análisis Procedimiento *Que la misión
se contemplen las para la represente el *Cliente interno
Análisis interno / Plataforma
debilidades, realización del máximo objetivo
externo estratégica
oportunidades, plan de corporativo, que *Cliente Externo
fortalezas y desarrollo
D:/ORGANIZACIÓNDOCUMENTOSCALIDAD/PROCESOS/AYUDASDIAGNOSTICAS/CARACTERIZACIONDELPROCESOATENCIONENAYUDASDIAGNOSTICAS.DOC
CODIGO: AD-MP-001
amenazas del institucional establezca la razón
entorno. de ser y
características que
*Que en éste la diferencian de
análisis se tengan
en cuenta los
las empresa que
resultados de las prestan servicios
evaluaciones similares.
internas
* Que la visión
represente un
horizonte
alcanzable,
fundamentada en
las posibilidades
corporativas,
orientada a ser
competitiva en la
prestación de
servicios de su
competencia y
teniendo en cuenta
que de ella surge la
direccionalidad de
proyectos
específicos.
* Que los principios

y valores
corporativos sean
la base o el
fundamento del
quehacer diario de
los funcionarios de
la institución
A
P
L
Necesidades y Que las Cliente Portafolio de Que contenga Cliente interno y
CODIGO: AD-MP-001
expectativas de necesidades y interno y servicios servicios que
los clientes expectativas sean necesite la Cliente Externo
claras y Cliente externo comunidad
alcanzables.
Planes Que estén Cliente interno y
Que se expresen operativos alineados con la
las necesidades y anuales visión institucional Cliente Externo
expectativas tanto
del cliente interno Que tengan
como externo objetivos y metas
alcanzables
Que los proyectos

faciliten el
cumplimiento de los
objetivos y metas
del programa al
que aportan
Que la institución
cuente con los
recursos
necesarios para la
ejecución de los
planes.
Identificación de Que estén definidas Proceso de PLANEACIÓN DEL Disponibilidad Que los insumos Procedimientos de
necesidades de las especificaciones gestión de de insumos para requeridos cumplan atención en ayudas
PLANEAR
insumos técnicas de los bienes, insumos SERVICIO

las diferentes con las diagnósticas
insumos requeridos y servicios actividades de especificaciones
para las diferentes
actividades de
ayudas técnicas requeridas
consulta médica diagnósticas
CODIGO: AD-MP-001
Identificación de Que sean claras las Proceso de Disponibilidad Disponibilidad del Procedimientos de
necesidades de necesidades del gestión del de recurso recurso humano atención en ayudas
recurso humano recurso humano recurso humano humano para la requerido para la diagnósticas
(cantidad, cargo, prestación de prestación de los
perfil, funciones y
competencias)
servicios en servicios en el
ayudas proceso de
diagnósticas atención en ayudas
diagnósticas
(dependiendo el
cargo que cumpla
con el perfil y las
competencias)
CODIGO: AD-MP-001
Identificación de Que sean claras las Proceso de Procesos y Que los procesos y Procedimientos de
necesidades de necesidades de gestión de la procedimientos procedimientos atención en ayudas
estandarización estandarización de información sean diagnósticas
de procesos y procesos y Instrumentos de estandarizados,
procedimientos, procedimientos
instrumentos de (servicio , objetivos,
control claros para la
control y alcance, evaluación ejecución de las
definición de requerida, objetivos Políticas actividades y
políticas de las políticas institucionales permitan cumplir
institucionales) con el objetivo de
los mismos.
Que sean claros y

funcionales los
instrumentos para
controlar el
cumplimiento de los
objetivos de los
procesos y
procedimientos
Que las políticas

institucionales
definidas faciliten
las gestión en cada
uno de los servicios
CODIGO: AD-MP-001
Documentos Legibles, carné Usuario Cita Asignada Información clara Usuario y su familia
(carné de actualizado y sobre la cita
seguridad documento de asignada
social y identificación
documento de legible y original. ASIGNACIÓN DE Que la fecha y hora
Identificación.) CITA PARA en la cual fue
Orden clara y Personal ATENCIÓN EN asignada, responda
específica en asistencial IMAGENOLOGÍA Y a las necesidades
Orden de cuanto al del usuario y/o
asignación de procedimiento
LABORATORIO familia
cita requerido CLÍNICO
Cita oportuna
Atención rápida
Usuario satisfecho
HACER
Atención de los
pacientes según la
priorización
definida
Software de actualizado y de Sistemas Usuario Información clara Usuario y su familia
facturación fácil manejo informado
Usuario informado Procedimiento de
sobre las realización y
condiciones de entrega de estudios
preparación para la de imagenología
realización del
procedimiento.
Que el usuario
conozca las
publicaciones sobre
los horarios de
atención, entrega
CODIGO: AD-MP-001
de resultados y
priorización de
pacientes
Contratos Socializados, Facturación

vigentes disponibles
Documentos Legibles, carné Usuario y/o Factura de Que se facturen los -Procedimiento de
(carné de actualizado y familia venta de servicios toma y recepción
seguridad documento de contado efectivamente de muestras en el
social y identificación ordenados Laboratorio
documento de legible y original. -Procedimiento de
Identificación.) ADMISIÓN Y Que se facture de realización y
FACTURACIÓN DEL acuerdo al tipo de entrega de estudios
Que el usuario USUARIO EN afiliación del de imagenología
conozca sobre Procedimiento usuario -Usuario y/o familia
Cita asignada las condiciones de asignación
AYUDAS
para de preparación de cita para DIAGNÓSTICAS Contabilidad
procedimiento para la atención en Que se recaude la
de realización del imagenología totalidad del dinero
imagenología procedimiento de acuerdo a lo
facturado
Base de datos Actualizadas Sistemas Usuario Usuario registrado Facturación

admisionado en el software de
facturación
Software de actualizado y de
facturación fácil manejo
Contratos Socializados, Facturación

vigentes disponibles
CODIGO: AD-MP-001
Manual tarifario Actualizado,
disponible
Ordenes Claras y acorde a Personal Usuario Usuario informado Usuario y/o
medicas las guías asistencial informado sobre las posibles familia
complicaciones del
procedimiento
Usuario Adecuadamente Personal

preparado para informado sobre asistencial
la toma de la la preparación,
muestra desde que se le
ordenan los
procedimientos
Muestras Bien recolectadas Usuarios
de acuerdo a las TOMA Y RECEPCIÓN Atención Que la atención Usuarios y/o
guías de atención DE MUESTRAS EN EL oportuna y sea rápida familia
muestra bien
LABORATORIO
tomada Que el personal
sea amable
Usuario
debidamente Que la muestra se
informado sobre haya tomado según
las posibles las
complicaciones especificaciones de
o las guías
inconvenientes
que se pueden Que el usuario
presentar en la comprenda la
toma de información
muestra suministrada
Factura de Facturación Facturación
venta de acorde a lo orden
HACER
contado médica y a la
afiliación del
usuario
CODIGO: AD-MP-001
Muestras Bien identificadas y Procedimiento
Guías de Actualizadas, Bacterióloga(o) recolectadas tomadas de análisis de
manejo de acorde con las adecuadamente. muestras de
laboratorio actividades que laboratorio
clínico se realizan y de clínico
fácil acceso
Procedimiento
de remisión y
transporte de
muestras
Manual de Actualizado y de Bacterióloga(o)

toma, fácil acceso.
transporte y
manejo de
muestras de
laboratorio.
Anexo. Toma y
transporte de
muestras al
laboratorio de
salud publica.
Materiales e Insumos Farmacia

insumos. disponibles con
las
especificaciones
técnicas.
CODIGO: AD-MP-001
5. 6. EXPECTATIVAS 7. PROVEEDOR PHVA 8. PROCEDIMIENTOS 9. SALIDAS 10. 11. CLIENTES
ENTRADAS CON RESPECTO A EXPECTATIVAS
LAS ENTRADAS CON RESPECTO
A LAS SALIDAS
Muestras Debidamente Bacterióloga, Muestras Que se Laboratorio

tomadas, marcadas, auxiliar de remitidas encuentren clínico de la
almacenadas y laboratorio marcadas en ESE,
transportadas forma clara y laboratorio de
completa salud pública y
Materiales e En buenas Farmacia otras
insumos condiciones Que se laboratorios
garanticen las externos
condiciones de
almacenamiento
durante el
transporte, para
la obtención de
resultados
REMISIÓN Y confiables
TRANSPORTE DE
MUESTRAS DE Que lleven los
anexos
LABORATORIO necesarios para
la realización de
los exámenes
Ordenes de Claras y completas
laboratorio
Manual de Disponible y Bacterióloga(o), Resultados Que se trascriban Procedimiento
toma y actualizado. laboratorios de externos los resultados de de entrega de
transporte salud pública y registrados acuerdo a los resultados
de muestras laboratorios enviados por las
de externos entidades
laboratorio. externas
Anexo.
HACER
Remisión de Que se garantice

muestras al el adecuado
laboratorio almacenamiento
CODIGO: AD-MP-001
de salud y custodia de los
pública. resultados
externos
Que sean
verificados los
datos de los
resultados de
acuerdo a la lista
de chequeo
Manual de Disponible y Bacterióloga(o) Resultados de Que se garantice Bacterióloga(o)
Control de actualizado. control de la aplicación de Laboratorios
calidad de calidad los controles de externos
laboratorio calidad en forma Entes de
clínico. sistemática y control
continua Aseguradoras
Que se tomen
acciones
correctivas
pertinentes
cuando no
HACER ANÁLISIS DE cumplen los
MUESTRAS DE resultados
LABORATORIO esperados
CLÍNICO
Materiales e En cantidades Farmacia Resultados de Que sean Equipo de
insumos suficiente y de los exámenes oportunos y salud
acuerdo a las realizados confiables. Usuario y/o
especificaciones familia
descritas por la casa
comercial.
Guías de Disponibles y Bacterióloga(o)
manejo de actualizadas
laboratorio
clínico
CODIGO: AD-MP-001
Muestras En óptimas Hospitalización,

condiciones. urgencias,
cirugía, partos,
consulta externa,
vigilancia
epidemiológica,
promoción y ANÁLISIS DE
prevención,
Proveedores
MUESTRAS DE
externos. LABORATORIO
HACER
CLÍNICO
Hojas de Que se encuentren Bacterióloga(o),
registro completas auxiliar de
diario por laboratorio
área
Equipos En buen estado, Mantenimiento
calibrados y con hoja
de vida actualizada
Orden de Claras y de acuerdo Personal

solicitud de a las guías asistencial
exámenes
Procedimiento Que las personas Usuario y/o

Resultados Claros, confiables, y de análisis de Resultados que entregan los familia
oportunos. muestras de entregados resultados sean
laboratorio ENTREGA DE amables
clínico RESULTADOS DE
HACER
LABORATORIO Que se
Laboratorios de CLÍNICO suministre
referencia. . información clara
sobre lo que se
debe realizar
para la
interpretación de
los resultados
CODIGO: AD-MP-001
Que se
entreguen en los
días y horas
informados
durante la toma y
recepción de las
muestras
Que se asegure
la correcta
información de
los resultados
entregados
Claros, Equipo de
confiables, salud
oportunos, de
manera que
faciliten la
planeación del
cuidado y
tratamiento de los
usuarios
Ordenes Claras y bien Equipo de salud Usuario Usuario atendido Usuario y/o
medicas diligenciadas atendido en forma amable familia
y oportuna
HACER
Usuario Muy bien informado Equipo de salud Procedimiento Usuario Usuario y/o
preparado cuando los Secretaria diagnóstico informado sobre familia
para la toma procedimientos digitadora realizado las posibles
de la solicitados requieren
REALIZACIÓN Y complicaciones
muestra. preparación ENTREGA DE del procedimiento
ESTUDIOS DE
IMAGENOLOGÍA
CODIGO: AD-MP-001
Cita Que el usuario tenga Procedimiento Resultados Claros, Usuario y/o

asignada claridad sobre la de asignación de entregados confiables, familia Equipo
fecha y hora de la cita para oportunos. de salud
cita atención en
imagenología
Que haya sido
asignada
oportunamente
Protocolos Actualizados y Técnico(a) en

de Rayos X disponibles Rayos X
Guías Actualizadas y Radiólogo(a)

clínicas disponibles
Materiales e Insumos disponibles Farmacia
insumos con las
especificaciones
técnicas
Factura de Factura acorde a la Procedimiento

venta de orden medica. de admisión y
contado facturación del
usuario en
ayudas
diagnósticas
Listas de Que las guías y los Guías de AUDITORIAS DE Verificar la Que haya Equipo de
chequeo, instrumentos estén laboratorio CAMPO SOBRE adherencia a adherencia a las salud, Calidad y
guías de adecuadamente clínico las guías de guías y Auditoría,
ADHERENCIA A
VERIFICAR
atención, planificados atención y procedimientos Gerencia

registros de GUÍAS procedimientos del laboratorio
laboratorio del laboratorio clínico
clínico clínico
CODIGO: AD-MP-001
Plan anual Que los procesos se PAMEC AUDITORIAS Informes de Que se Gerencia
de auditorias encuentren INTERNAS auditoria entreguen en Equipo directivo
priorizados para forma oportuna Responsable
hacer revisiones a del proceso
los más críticos Que reflejen Proceso de
claramente las gestión de la
Que el plan sea oportunidades de calidad
conocido tanto por mejora del
los auditores como proceso
por los responsables
de los procesos Que contenga las
fortalezas del
proceso
Que realicen
seguimiento a los
VERIFICAR
planes de mejora
definidos para el
proceso
CODIGO: AD-MP-001
Fichas Que describa todos Proceso de MEDICIÓN DE LOS Informes de Que los datos Gerencia
técnicas de los parámetros gestión de la INDICADORES indicadores obtenidos sean Equipo directivo
los exigidos en la calidad confiables y Responsable
indicadores misma, tales como: INSTITUCIONALES hayan sido del proceso
Nombre del validados Proceso de
indicador, Objetivo gestión de la
del indicador, Que se garantice calidad
atributo de calidad a la continuidad en
evaluar, fórmula del la medición
indicador, Fuente de
datos, Responsable Que se
de realizar la entreguen los
medición y resultados de
responsable de la manera oportuna
toma de decisiones
en caso que el
indicador se salga
de los límites
establecidos,
periodicidad de la
medición, Categoría
de discriminación del
indicador y
estándares.
CODIGO: AD-MP-001
Informes de Que se entreguen en Auditores REALIZACIÓN DE Planes de Que tengan Planeación del
auditorías forma oportuna internos y PLANES DE mejoramiento objetivos servicio
internas y externos medibles
externas Que reflejen MEJORAMIENTO Estandarización
claramente las Que se definan de procesos y
oportunidades de acciones procedimientos
mejora del proceso preventivas para
evitar que se
Que contenga las vuelva a
fortalezas del presentar la
proceso oportunidad de
mejora
Que realicen
seguimiento a los Que defina
ACTUAR
planes de mejora responsables y
definidos para el fechas de
Informes de proceso Responsables ejecución
indicadores de la medición
Que los planes
Que los datos sean validados y
obtenidos sean aprobados por la
confiables y hayan Gerencia.
sido validados
Que permita el
Que se garantice la mejoramiento del
continuidad en la proceso en un
medición corto plazo
Que se entreguen
los resultados de
manera oportuna
CODIGO: AD-MP-001
12. NORMAS LEGALES: 13. DEFINICIONES:
12.1 Decreto 1011 de 2006. 13.1 BASE DE DATOS: listado de los usuarios afiliados al sistema
12.2 Resolución 1445 de 2006. general de seguridad social en salud.
12.3 Resolución 5261 de 1994. 13.2 EVENTO ADVERSO: problemas que se presentan durante el
12.4 Decreto 2423 de 1996. desarrollo de una actividad, que puedan afectar en la prestación del
12.5 Ley 100 de 1993. servicio al usuario.
12.6 Guías para transporte seguro de sustancia infecciosas y especimenes 13.3 CALIDAD DE LA MUESTRA: condiciones óptimas de
diagnósticos de la organización mundial de la salud OMS. recolección y toma de muestra para su análisis y dar resultados
confiables oportunos.
13.4 GUÍAS DE LABORATORIO: guías que nos permiten llevar a
cabo con calidad, todos los procedimientos realizados en el
laboratorio.
13.5 INFORMACIÓN AL USUARIO: listado de exámenes que se
realizan en el hospital y listado de exámenes que son remitidos,
horario de atención fecha y hora de entrega de resultado
13.6 ECOGRAFIA: procedimiento de radiología que emplea los
ecos de una emisión de ultrasonidos dirigida sobre un cuerpo u
objeto como fuente de datos para formar una imagen de los órganos
o masa internas con fines diagnósticos.
13.7 RAYOS X: Forma de radiación que puede ser usada a bajos
niveles para producir una imagen del cuerpo obre una película o a
altos niveles para destruir las células cancerosas.

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teniendo en desarrollo institucional programa, las *Cliente Externo

* Que los principios

Necesidades y Que las Cliente Portafolio de Que contenga Cliente interno y

Que los proyectos

insumos técnicas de los bienes, insumos SERVICIO

Que sean claros y

Que las políticas

Contratos Socializados, Facturación

Base de datos Actualizadas Sistemas Usuario Usuario registrado Facturación

Contratos Socializados, Facturación

Usuario Adecuadamente Personal

Manual de Actualizado y de Bacterióloga(o)

Materiales e Insumos Farmacia

Muestras Debidamente Bacterióloga, Muestras Que se Laboratorio

Remisión de Que se garantice

Muestras En óptimas Hospitalización,

Orden de Claras y de acuerdo Personal

Procedimiento Que las personas Usuario y/o

Cita Que el usuario tenga Procedimiento Resultados Claros, Usuario y/o

Protocolos Actualizados y Técnico(a) en

Guías Actualizadas y Radiólogo(a)

Factura de Factura acorde a la Procedimiento

atención, planificados atención y procedimientos Gerencia

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