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INSTRUCTIVO PARA LA

ELABORACION
I6-D-2
DE DOCUMENTOS
Cámara de Comercio de Palmira
Fecha Emisión: 02 –01-01 Página 1 de 5
Fecha Revisión: 10- 04-06 VERSION 09

1. OBJETIVO

Orientar la forma de elaborar algunos documentos del sistema de gestión de la calidad de


la Cámara de Comercio de Palmira.

2. ALCANCE

La guía dada en este instructivo es para la elaboración de fichas técnicas de procesos,


procedimientos, instructivos, formatos y planes de seguimiento y medición.

3. DEFINICIONES

 Procedimiento: Documento que describe con un flujograma la forma general y la


secuencia para realizar un conjunto de actividades de un proceso. Ejemplo:
Procedimiento para el control de documentos.

 Instructivo: Documento que describe una actividad con un alto nivel de detalle.
Ejemplo: Descripción detallada de las actividades relacionadas con las compras.

 Formato: Documento diseñado para facilitar la obtención de información especifica.

 Fichas técnicas: Documento originado como resultado de haber caracterizado un


proceso.

 Planes de Seguimiento y medición: Documento que indica las variables dentro del
proceso sujetas a ser controladas y el cómo, cuando y quien hace el control de las
mismas
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4. DESARROLLO

4.1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

4.1. 1. Encabezado:
Los documentos sujetos del alcance de este documento deben conservar la siguiente
presentación:

1. LOGO 2. TITULO 3. Codigo

4. Fecha Emisión: ----------


Fecha Revisión: ---------- 5. VERSION 00 6. Página -------

1. Logo : logotipo de la Cámara de Comercio de Palmira


2. Título: Nombre que relaciona el contenido del documento
3. Código para los documentos del sistema de calidad: La asignación de código se
determina según los tipos de documentos y de procesos y el consecutivo del proceso como
se muestra en el siguiente ejemplo:
I A 6
Tipo de documento Tipo de # del proceso
proceso

Cada carácter es separado por un guión

Los tipos de documentos se muestran en la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO SIGLA


Manual de Calidad MC
Manual del Servicio MS
Reglamento Conciliación RC
Procedimiento P
Instructivo I
Plan de Calidad PC
Ficha Técnica FT
Plan de Seguimiento y Medición PS
Especificaciones ES
Formato F
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Para los Procedimientos, Instructivos y Formatos la sigla va acompañada de un subíndice


numérico iniciando desde 0 que denota el consecutivo de los documentos que hacen parte
del proceso.

Los tipos de procesos se relacionan en la siguiente tabla:

TIPO DE PROCESO SIGLA


Proceso de Dirección D
Proceso de Apoyo A
Proceso de Valor V

El número del proceso se refiere al que identifica el proceso según codificación asignada
en la estructura de procesos de la Cámara de Comercio de Palmira

4.1.2 Fecha de emisión: Es la fecha en que por primera vez se elaboró el documento y
debe quedar siempre registrada cuando se realice la revisión en el documento.

4.1.3 Fecha de revisión: Cuando se elabora por primera vez un documento se deja el
espacio llenando con XX-XX-XX.

 A partir de la primera revisión se escribe la fecha de esta, así como también se cambia
el código de la versión.

4.1.4 Versión:

Indica el número de veces que el documento ha tenido modificaciones. Cuando el


documento es emitido por primera vez se inicia con los dígitos 00.

4.1.5. Página:

Se escribe el número de páginas que lleva el documento y el total de páginas del mismo.
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4.2. Pie de página:

Se coloca al final del documento. En aquellos documentos donde no haya espacio para
colocar el pié de página este podrá ir al reverso de la última hoja del mismo.

NOMBRE CARGO FIRMA


1. REVISO

2. APROBO

Contiene los siguientes ítems:

1. REVISO: Presenta el nombre, cargo y firma de los autorizados los cuales son:
Propietarios de Procesos, Representante por la gerencia y/o Coordinador de
Productividad y Calidad.

2. APROBÓ: Presenta el nombre, cargo y firma del Presidente Ejecutivo o Directivo de


área según aplique.
5. OBSERVACIONES

El manual de calidad y reglamento del centro de conciliación solo requieren tener logo
de la entidad, código, versión, fecha de emisión, revisión y las firmas de reviso y aprobó.

El manual se denota con la sigla MC y esta suscrito al proceso de Planeación de la


organización.

El manual del servicio se denota con la sigla MS y esta suscrito al proceso de


comunicación y seguimiento al cliente.

El reglamento del centro de conciliación se denota con la sigla RC y esta suscrito al


proceso de Métodos alternativos de solución de conflictos.

Para los planes de calidad son aplicables en cuanto a la estructura documental el


encabezado y pie de pagina.

Los formatos tienen una presentación especial la cual varia de acuerdo a su contenido y
en ellos se debe especificar la versión, logo, el nombre y el código del formato.
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Cuando los formatos van dirigidos al cliente pueden llevar únicamente el nombre y el
código del formato.

A las especificaciones aplica la estructura de documentos en cuanto al encabezado y las


firmas de reviso y aprobó los demás ítems no.

NOMBRE CARGO FIRMA


REVISO Patricia Tasamá Coordinadora
Productividad y Calidad
APROBO John Hardy García Director Planeación y
Desarrollo