Metodología para El Desarrollo de Estudio Organizacionales

UNIDAD No.
III
Metodología para el Desarrollo de Estudios

Organizacionales
Rosa Camila Rivera Acosta
Santo Domingo, D.N.

29 de octubre de 2019
Unidad 3: Metodologia para el Desarrollo de Estudios Organizacionales.
INDICE DEL CONTENIDO

TEMA III. METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS
ORGANIZACIONALES.
3.1 Definición de la problemática

3.2 Autorización para realizar el estudio
3.3 Planeación del estudio.
3.4 Programación del estudio.
3.5 Levantamiento de la información.
3.6 Análisis y diagnóstico administrativo
3.7 Recomendaciones y propuestas de solución
3.8 Implantación
3.9 Mantenimiento organizacional
3.10 Evaluación
3.11 Estudio de caso
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Autor/a: Nombre del Autor
Objetivo General:
Conocer el desarrollo del estudio metodológico para el levantamiento de las informaciones y poder
realizar una correcta preparación de un proyecto.
Objetivos Específicos:
1- Identificar el punto de partida del estudio organizacional para lograr la creación de algo, la
transformación o el cambio necesario dentro de la organización.
2- Identificar la naturaleza, alcance del estudio organizacional y establecer los términos para su
ejecución.
3- Recopilar los datos que lleven a identificar y analizar lo que está sucediendo den la
organización.
4- Analizar los datos que obliga a ver las causas que llevan a realizar el estudio organizacional.
5- Analizar los datos que llevara a la elaboración del estudio para transformar la organización
a través de acciones por medio de propuestas.
6- Identificar los planteamientos de las medidas administrativas que producirán el cambio
administrativo.
7- Identificar las cuantificaciones de los cambios ordenando los datos para evaluar las mejoras
introducidas.
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Introducción:
En este capítulo se explicará de manera detallada la metodología de estudio que se debe desarrollar
para el levantamiento de informaciones dentro de una organización, así como el planteamiento para
dar soluciones adecuada según la problemática presentadas, para ello debemos tener una visión de lo
que vamos a realizar, luego planear como lo vamos a hacer, luego realizar la recopilación de datos,
analizarlos, por ultimo debemos trabajar en la formulación de las recomendaciones para su futura
implementación, para poder realizar el trabajo debemos trabajar la metodología de una forma
racional, ordenada y sistemática descomponiendo cada uno de los pasos citados anteriormente.
Debemos tener presente que, el ámbito de una organización es complejo, no es difícil, sino que es
muy amplio y podemos verla de diferentes perspectivas, teniendo siempre en cuenta que la función
principal de la unidad de o y m es optimizar y eficientizar el funcionamiento de la organización.
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Existen cinco fases que sirven como herramientas para realizar los estudios de O & M y se desarrollan
de manera secuencial:
1ero Planeación del estudio
2do Recopilación de información
3ero Análisis de la información
4to Elaboración y presentación del informe final
5to Implantación y seguimiento.
1ero Planificación del Estudio:

En ninguna organización debe iniciarse una actividad o acción sin haber hecho una planificación, y
lo primero que debe realizarse es la definición o naturaleza del problema detectando cuales son las
debilidades de lo que se quiere fortalecer y mejorar y determinar el objetivo, el tener objetivo claro
ayuda a evitar los obstáculos y que el trabajo se disperse.
Debemos proceder a llevar una investigación para identificar cual sería la situación, visualizar cuales
serían las técnicas más apropiadas a realizar y llevar a cabo, así como la propuesta de las posibles
soluciones.
El primer pasó arrojará cual sería la magnitud del problema, así como detectar aquellos
inconvenientes que surjan en el desarrollo del estudio y en consecuencia provocará un
replanteamiento del estudio.
Los objetivos de la investigación serian:
✓ Detectar necesidades puntuales que existen en el campo de aplicación e identificar el problema

a priorizar.
✓ Describir la naturaleza, ubicación y extensión del problema
✓ Establecer cuales conocimientos y/o habilidades específicas se va a requerir para la solución
del problema.
✓ Estimar tiempo, recursos que serán necesarios para atender el problema.
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Luego de que tengamos claro estos puntos como lo son la naturaleza, magnitud del problema y
tener bien definido el objetivo y de haber realizado la investigación preliminar debemos trabajar la
elaboración del plan de trabajo a realizar, así como, fijar las normativas y las condiciones para su
desarrollo. Cabe destacar que debemos tener de forma específica lo que realizaremos, el ¿por qué?
¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Para qué? Y sobre todo quienes harán el estudio, se debe tener bien
claro las acciones, recursos, tiempo, costo de elaboración e implementación.
El contenido del documento debe tener una explicación clara , precisa de las áreas de investigación
como el sistema, los procesos, las funciones , los puestos y todos los datos e informaciones necesarias
para llevarse a cabo, para esto debe tener los siguientes contenidos:
• Antecedentes y justificación del estudio

• Propósito, objetivo del estudio y los resultados que se esperan obtener.
• El alcance y limitaciones del estudio
• Las acciones necesarias a realizar para lograr los objetivos trazados
• Los recursos requeridos en cada acción
• Cronograma de actividades que indiquen fechas de inicio y termino de cada acción.
• Estrategias y tácticas administrativas que deben adoptarse para la realización de la
investigación.
• La delimitación de responsabilidades de cada uno de las fases del estudio.
• Programas auxiliares de información y orientación de la naturaleza y propósito del plan.
Para llevar a cabo este plan de trabajo se debe someter a la consideración de los gerentes y de la
aprobación de las autoridades que son los que determinaran si el estudio se realizará o no.
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2do Recopilación de la Información

Para recopilar la información se debe recopilar información documental acerca de los manuales, las
leyes, estatutos , reglamentos, informes, estadísticas, estudios previos del área, así como información
específica del campo de trabajo como los organigramas, la descripción de los puestos, los expedientes
del personal, datos sobre el volumen de trabajo, la descripción de los procesos, la relación existente
con otras dependencias, condiciones y características de la ubicación , espacios físicos, mobiliarios y
equipos, etc.
Reunir, registrar aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en el área
a estudiar para evitar interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de
mejoramiento que al aplicarlas resultan inoperantes.
La recopilación de los datos debe evitarse recoger información innecesaria e insuficientes que lleven
a confundir, alargar o a entorpecer la investigación.
El registro de datos recopilados debe quedar como evidencias por escrito para dejar la historia
completa del caso.
Respaldar las acciones de las propuestas formuladas y el cambio que debe implementarse
Comparar resultados parciales con los planes y programas en cualquier fase de la investigación.
Facilitar la información necesaria al personal para que conozcan el objetivo del estudio por si existen
sugerencias, y / o recomendaciones.
Archivar los informes de los trabajos realizados para evitar la duplicidad de esfuerzos además que
servirán de elementos de apoyo por si hay cambio de personal para la realización del estudio.
Generalmente las técnicas utilizadas para recopilar datos son: Investigación documental, la entrevista,
el cuestionario, la observación directa. La elección de la técnica dependerá de la naturaleza del
problema, de la visión y criterio del analista.
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El analista no debe tener prejuicios, ni hacerse de opiniones, debe adoptar una actitud amable, ser
discreto, ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio, estimular la participación
activa de los trabajos.
La recopilación de los datos deberá comprender los antecedentes y datos relativos a la situación actual
del área evaluada entre estos deben estar los aspectos legales que se verán involucrados dentro del
problema, así como aquellos problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las
soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el
problema.
Es importante levantar información que permita:
▪ Definir objetivos del área afectada

▪ Conocer la estructura orgánica
▪ Revisar las políticas y las normas administrativas establecidas
▪ Determinar funciones asignadas a cada área, y / o puestos de trabaos que tengan relaciones
con el problema.
▪ Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del
personal y los canales de comunicación.
3ero Análisis de la Información

El análisis de la información consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos
del estudio de o & m para proceder a un análisis crítico que se permita describir los problema y
establecer cuáles son las causas que impiden la operación normal del sistema, procedimiento o método
de trabajo generando deficiencias, errores , retrasos, duplicaciones dentro de su desarrollo. Sirve
de base para el desarrollo de las alternativas para solucionar problemas detectados que originaron o
generaron la necesidad de realizar el estudio.
El análisis consiste en dividir o separar los componentes hasta llegar a conocer las causas, la
naturaleza, la característica que originaron los problemas , sin perder de vista las relaciones de
interdependencias e interrelaciones existentes, el propósito es establecer las bases para proponer
opciones de soluciones al problema que se estudia con la finalidad de evaluar y establecer acciones
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correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del área
objeto de estudio.
Al analizar la información es para adquirir una descripción ordenada de los datos para someterlo a un
examen crítico que le permita conocer todos los aspectos y los detalles para lograr una racionalización
a diagnosticar los problemas.
Las secuencias que debe desarrollar el análisis de la información:
Conocer el hecho que se analiza
Describir el problema principal
Descomponer cada uno de los problemas y conocer los detalles y particularidades.
Examinar de forma crítica cada uno de los elementos que lo componen.
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido realizando comparaciones y

buscando analogías o discrepancias con otros hechos similares.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento conservándolos individualmente y en conjunto
tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan de forma aislada, sino, que
son también causa y efecto de las circunstancias y el ambiente que le rodea.
Formular un diagnóstico de la situación identificando y explicando las diferencias y sus causas con
el fin de resolverlos.
Para desarrollar el análisis se debe adoptar un enfoque integral relacionado con el problema con
toda la organización, así como, con cada unidad administrativa y sus componentes para obtener un
enfoque muy eficaz se debe adoptar una actitud interrogativa formando una serie de preguntas con
mucha objetividad y claridad para obtener respuestas adecuadas. Las preguntas que deben realizar
dentro del interrogatorio deben ser adecuadas y al criterio del analista y no pensar en preguntas
sofisticada.
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Las siete (7) preguntas mágicas:
¿Qué se hace?
¿Para qué se hace?
¿Dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto cuenta hacerlo?
A partir de estas preguntas se inicia el examen de los datos y los resultados darán las pautas para la
formulación de acciones de mejoramiento. Este procedimiento tiene la finalidad de sugerir las bases
para el examen crítico que debe aplicarse en el estudio de O & M.
“La elección de las técnicas de los instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su

aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y a los recursos que sean accesible
pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparación del personal que realice las funciones de
analista de O & M.
4to Elaboración y presentación del informe final

Es la elaboración de un documento que contiene los hallazgos y las alternativas de soluciones a lo
detectado incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirá un
mejor desarrollo administrativo dentro del área evaluada.” Las opciones para el mejoramiento
administrativos inicia en la fase de la planeación del estudio de O & M.
Como resultados de las conclusiones después del análisis de los datos y de la formulación del
diagnóstico de la situación que origino el estudio y utilizando los conocimientos técnicos, la
imaginación y creatividad, el analista estará en la disposición de formular varias alternativas de
solucione al problema detectado para presentarlo como sugerencias o recomendaciones.
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Al realizar las recomendaciones conviene señalar solamente aquellas que sean más visibles y las que
puedan generar mayor impacto. Cada recomendación debe tener los costos, los recursos, las ventajas
y las limitaciones. En el desarrollo de las alternativas u opciones para el diseño de un nuevo sistema,
es necesario, combinar los insumos (inputs) con los productos (outputs) procesamiento requerimiento
y flujo de información, así como considerar la estructura de la organización, los objetivos, las
políticas, los planes de operación, las funciones, los procesos, los recursos, la distribución del espacio
y los controles que cada uno de las alternativas requieren para la implantación del cambio.
Antes de las recomendaciones se deben considerar lo siguiente:
No perder de vista el objetivo inicial que motivo a la realización de la intervención de O & M.
Las experiencias que se tengan de trabajos anteriores apegados a patrones establecidos dentro de la
organización.
Es importante que se le dé la oportunidad de participar aquellos que serán afectados, antes de que se
tome cualquier decisión.
Se le debe dar preferencias a las recomendaciones viables, entiéndase, las más factibles y que se
aproximen a la realidad.
Se deben considerar las limitaciones que puedan surgir jurídicamente y administrativamente cuando
presenten dificultades para modificarlas.
Descartar las soluciones complicadas que requieran de cooperación por otras unidades cuando esta
sea difícil de lograr.
Se deben aprovechar todas las ayudas posibles con la finalidad de mejorar los resultados, atendiendo
a las inquietudes, comentarios y opiniones de las personas que colaboran dentro del área y de las
ajenas a ellas, así como la asesoría de especialistas de campos específicos.
La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo que requiera de un tiempo requerido
mínimo y con el aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles para obtener resultados a
corto plazo.
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El informe debe requerir además de las informaciones el programa que se va a implementar, las
actividades que deben desarrollarse , la secuencia que debe seguir, el cronograma que especifiquen
inicio y termino, dejando establecido quien es el responsable del control total del proyecto y de cada
uno de las actividades.
Debe redactarse por escrito, exponiendo las razones fundamentales por la cual se requiere realizar
esos cambios con la finalidad de exponer las razones que fundamentan dichos cambios y faciliten las
toma de decisiones.
Para los funcionarios de alto nivel los informes de ben ser condensados, específicos que les permita
tomar con cierta seguridad decisiones correctas y oportunas por eso deben ser redactados sin mucho
tecnicismo. Los informes técnicos detallados son para aquellas personas que se verán involucradas
en la implementación de los cambios.
Los resultados deben ser diseñados y preparados por los analistas encargados del proceso para que
las recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean despejadas al mismo tiempo. El objetivo
de ese estudio es dar a conocer los resultados a la gerencia y a las autoridades para obtener las
aprobaciones y el apoyo para su implementación.
5to. Implementación y Seguimiento:

Es la puesta en práctica del nuevo sistema y comprende la integración de los recursos y la ejecución
del programa previsto bajo la supervisión y asesora del analista.
La implementación sugeridas pueden ser consideradas más importante que cualquiera de las fases
desarrolladas con anterioridad porque es e momento en lo que la teoría se vuelve practica y debe
ponerse en marcha para darle soluciones a los problemas, estas partes se subdividen en:
1- Formulación de un programa para implementar el sistema propuesto.

2- Integración de los recursos necesarios para la implementación.
3- Describir el nuevo diseño de capacitación del programa a implementarse los responsables de
la ejecución.
4- Ejecución del programa.
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En la formulación del programa deben determinarse las actividades que deben desarrollarse y la
secuencia de la realización la cual deberá presentarse a través de un diagrama o cronograma de
actividades.
Para la integración de los recursos se debe considerar todos los requerimientos necesarios para
cumplir adecuadamente con la implantación del nuevo diseño como lo es las características del
personal, instalaciones de mobiliarios, equipos, formularios y papelería en general, así como los
documentos administrativos de soporte al cambio como lo son los manuales administrativos,
reglamentos, etc.
En base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementación que se decida
utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar involucrados con los nuevos
procedimientos y métodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos que se
desarrollen para que puedan ejecutarle correctamente y adquieran el conocimiento mínimo necesario
que le corresponderá desarrollar dentro del proceso.
Hacemos la observación que la implementación del nuevo sistema no es la responsabilidad del

analista que estuvo a cargo del proceso de evaluación quermes son los responsables de la
implementación del nuevo sistemas deben ser los que integraran el área de desarrollo por lo que es
de suma importancia la adecuada capacitación y convencimiento de cada uno de ellos para establecer
quiénes serán los responsables directos de la ejecución del programa y el desarrollo de cada uno de
las etapas.
La participación del analista es esencial porque su misión no concluye con la formulación de las
propuestas para el mejoramiento y ejecución, debe estar presente en el lugar cuando se realicen los
cambios todo el tiempo que se requiera y que sea necesario y darle seguimiento a la implementación
del nuevo sistema.
La función del analista de O & M es únicamente de asesoría y de asistencia al personal involucrado,

quien deberá participar como orientador de la persona encargada del desarrollo y del personal que se
encargara de su ejecución desde su inicio de la recomendaciones hasta que las mismas funciones de
forma adecuada y se retroalimente con las situaciones y dificultades que se presenten en cada fase.
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Para prevenir obstáculos y la resistencia al cambio de los afectados, es necesario realizar un programa
de inducción donde se les explique, se les oriente sobre la naturaleza, propósito y beneficios del nuevo
sistema.
Después de haber realizado las actividades se debe ejecutar el programa poner a ejecución aplicando
el método de implementación que se ha seleccionado realizando debidamente las actividades
sugeridas y siguiendo las líneas trazadas en los manuales e instructivos.
La ejecución del programa debe responder de forma adecuada al sistema, por lo que no existe una
metodología para su realización y dependiendo de los cambios se deberá elegir entre algunos de los
métodos:
• Método instantáneo
• Proyecto piloto
• Implementación en paralelo
• Método parcial o por aproximaciones
El método instantáneo es efectivo cuando el sistema es sencillo y no lleva complicaciones, es el más

aconsejable y el más aceptado en la práctica, es fácil de implementar al menos que implique la
utilización de equipos diferentes y desconocidos o exista resistencia al cambio.
Proyecto piloto consiste en realizar un ensayo antes con la finalidad de medir la eficacia y cuando
exista una semejanza con lo que se está realizando en la actualidad.
La principal utilidad del proyecto piloto es introducir los cambios en forma paulatina, realizando las
pruebas que sean necesarias para determinar la validez y efectividad del sistema propuesto antes de
ponerlo a operar de forma general, además que se destinen los recursos fuera de lo normal y requiere
de atención especial que no puede ampliarse en su totalidad a la organización.
Cuando se trata de la implementación de proyectos complicados y riesgosos, es recomendable utilizar

el método de implementación en paralelo, el cual consiste en la operación simultánea por un periodo
determinado de tiempo conjuntamente con el sistema tradicional como el que se va a implementar
permitiendo realizar ajustes sin crear problemas hasta que el nuevo sistema esté funcionando
normalmente antes de que se suspenda la operación anterior, este método garantiza mayor seguridad
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, cualquier contingencia puede afrontarse sin complicaciones permite la familiarización del personal
con el nuevo sistema sin la presión de trabajo con la posibilidad de cometer errores permite hacer
comparaciones entre los dos sistemas y medir el impacto.
El método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas es el más adecuad para

implementar sistemas a gran escala y riesgo para estos casos el método que permite realizarse con
éxito consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o pequeñas porciones del mismo e
implementarlas sin causar graves alternaciones, y avanzar al siguiente paso. Es más lento y cómodo
que los anteriores, requerirá más tiempo del previsto pero es compensado por que asegura el cambio
grande perfectamente controlado. Debe observarse su funcionamiento, con el propósito de determinar
que los objetivos del sistemas se están logrando confirmar que todos los elementos y componentes
están operando debidamente ante de realizar las modificaciones necesarias y confirmar que todas las
rutinas reemplazadas estén efectivamente descontinuadas.
Los mecanismos para obtener informaciones para comprobar la eficacia de las mejoras
implementadas son variables de acuerdo las características particulares del área objeto de estudio por
lo que su recopilación y análisis debe quedar al criterio del analista y de los responsables de dar
seguimiento y control a os cambios implementados.
A partir de las observaciones que se realcen y del análisis de la información que se pueda obtener
durante un lapso del tiempo indefinido se podrán analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas
o para el sistema en general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de
introducir medidas correctivas de forma precipitada en el momento y lugar que se presenten a menos
de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a considerarse
estrictamente necearías.
Es recomendable tomar en cuenta que la adopción de medidas correctivas es un evento que surge
constantemente ya que en muchos casos la solución a un problema particular resulta parcial si no se
modifican las causas que lo generan y estas pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecución
del estudio inicial.
Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, deben ser adaptados de forma constante
de acuerdo a las necesidades cambiantes de la empresa. La experiencia ha demostrado la necesidad
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de poner atención a la revisión periódica de los sistemas y permitirá evitar la obsolescencia de los
mismos que afectan en forma directa a la organización en general.
Por último tenemos lo que es la evaluación de los pasos que hemos logrado, porque lo que no se
puede medir no puede mejorarse y una de los puntos importantes de esta metodología es la evaluación,
medir tanto lo cualitativo como lo cuantitativo porque así podemos identificar los logros obtenidos
luego de las recomendaciones para la implementación. Con las evaluaciones podemos lograr que las
propuestas puedan implementarse, percatarse que se hayan llegado de una forma clara y a los niveles
que la necesiten.
Atreves de las evaluaciones podemos dar el seguimiento adecuado de que lo recomendado se esté
desarrollando. Además podemos comprobar que efecto traen los nuevos cambios tanto positivos
como negativos.
Aquello que no se puede medir, no se puede mejorar, por eso luego de haber implementado el estudio
es necesario hacer la comprobación de los cambios realizados a través de la identificación,
calificación y cuantificación de las realizaciones, así como realizar los ajustes operativos necesarios.
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Bibliografía
FRANKLING F., EB, ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, 3era Edición, Mc-graw Hill, 2009
18

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Santo Domingo, D.N.

INDICE DEL CONTENIDO

3.1 Definición de la problemática

1ero Planeación del estudio

2do Recopilación de información

3ero Análisis de la información

4to Elaboración y presentación del informe final

5to Implantación y seguimiento.

1ero Planificación del Estudio:

Los objetivos de la investigación serian:

✓ Detectar necesidades puntuales que existen en el campo de aplicación e identificar el problema

• Antecedentes y justificación del estudio

2do Recopilación de la Información

Es importante levantar información que permita:

▪ Definir objetivos del área afectada

3ero Análisis de la Información

Las secuencias que debe desarrollar el análisis de la información:

Conocer el hecho que se analiza

Describir el problema principal

Descomponer cada uno de los problemas y conocer los detalles y particularidades.

Examinar de forma crítica cada uno de los elementos que lo componen.

Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido realizando comparaciones y

Las siete (7) preguntas mágicas:

¿Para qué se hace?

¿Cuánto cuenta hacerlo?

“La elección de las técnicas de los instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su

4to Elaboración y presentación del informe final

Antes de las recomendaciones se deben considerar lo siguiente:

No perder de vista el objetivo inicial que motivo a la realización de la intervención de O & M.

5to. Implementación y Seguimiento:

1- Formulación de un programa para implementar el sistema propuesto.

Hacemos la observación que la implementación del nuevo sistema no es la responsabilidad del

La función del analista de O & M es únicamente de asesoría y de asistencia al personal involucrado,

El método instantáneo es efectivo cuando el sistema es sencillo y no lleva complicaciones, es el más

Cuando se trata de la implementación de proyectos complicados y riesgosos, es recomendable utilizar

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