DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

INDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Concepto de Diagnostico Empresarial. Fines y Objetivos del Diagnstico Empresarial Fases del Diagnostico El mtodo cientfico. Tcnicas de Investigacin social. Variables e indicadores empresariales utilizados en el diagnostico. 7. Metodologa y Procedimiento para elaborar el diagnostico. 8. El Perfil de la empresa diagnostico situacional 9. Caracterizacin de la problemtica empresarial. 10.Contenido del informe de Diagnostico.

Diagnostico Empresarial
Concepto
Su concepto es de origen griego, significa el acto de conocer. Consiste en el anlisis de la situacin anterior y actual, mediante la aplicacin de la investigacin tecnolgica u operativa, para proyectar el pronostico que comprende problemas, causas y soluciones. Permitir conocer los puntos fuertes y dbiles, que influirn en la determinacin de los objetivos, estrategias, polticas etc...debe ser claro y preciso en indicar las conclusiones y recomendaciones del diagnostico, sus fuentes de informacin, y de fecha de elaboracin. El diagnostico debe ser desarrollado por un equipo de profesionales de carcter multidisciplinario por el carcter integral que tiene la empresa moderna.

FINES Y OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

Fines y Objetivos del Diagnostico Empresarial.

Es conocer en forma cualitativa y empresa, para tomar conocimiento problemas, plantear alternativas de perfeccionar los aspectos positivos metodologa validada tcnicamente. mensurable la de las causas solucin a las de la gestin, realidad de la que ocasionan restricciones y dentro de una

El desarrollo de un diagnostico empresarial requiere del diseo de un esquema bsico, donde se identifiquen las principales lneas de accin de la gestin empresarial incidiendo sustantivamente en las reas de produccin-operacin-servicios-investigacin de mercados-comercializacin-ventas-tecnologa-control de calidadfinanzas-sistemas administrativos-entorno empresarial, etc..constituyndose en un sistema de informacin gerencial que ser clasificada, analizada y cuyos resultados reflejaran el estado situacional de la empresa.

El diagnostico no es un instrumento fiscalizador, por el contrario alerta al empresario de la necesidad de hacer ajustes para fortalecer el desarrollo empresarial, en trminos de competitividad, productividad, rentabilidad y excelencia empresarial.

Fases del Diagnostico

El diagnostico empresarial se desarrolla a travs de las siguientes :

a) Anlisis de la situacin anterior: se aplica de la investigacin u

operativa, para contar con una informacin histrica con cinco aos de antigedad aproximadamente, tanto del entorno como del intorno de la empresa, materializada en indicadores cualitativos y cuantitativos, que reflejan su impacto en la gestin empresarial sustantivamente en sus reas estratgicas de produccin, operacin, finanzas, administracin, etc.

b) Anlisis de la situacin actual: se desarrolla en funcin a situaciones estructurales y coyunturales por la que atraviesa la empresa, mediante un sistema de informacin gerencial mas actualizado c) Pronostico: consiste en proyectarse al futuro mediante el anlisis de las situaciones anteriores y actuales precisadas, para disear una imagen objetivo a un plazo fijado, determinado causas, problemas y soluciones.

EL METODO CIENTFICO
4.1 Concepto

Los proyectos de investigacin se sustentan en una metodologa validada del mtodo cientfico, porque parten del anlisis de variables e indicadores que forman parte de soporte de la Gestin Empresarial para el diseo del modelo y la aplicacin de estrategias que garanticen la implementacin del estudio con xito.

4.2 Esquema bsico del Mtodo Cientfico

EL METODO CIENTIFICO

Se desagrega de la siguiente forma:

TITULO DE INVESTIGACIN A. El Problema: A.1 A.2 A.3 La formulacin y definicin de problema Qu buscamos y que vamos a investigar? Cul es el problema a estudiar? Formulacin del problema Objetivos de la investigacin Para qu?

A.4
A.5 B.

Justificacin del estudio Por qu hemos seleccionado el tema y no otro?

Limitaciones de la investigacin

Marco Terico:

B.1
B.2 B.3

Antecedentes del problema.

Bases tericas. Definicin de trminos.

C. Hiptesis: C.1 Hiptesis (general y especfico). C.2 Variables (dependiente e independiente). D. Contratacin de las Hiptesis: (Metodologa) D.1 Poblacin muestra. D.2 Tcnicas de recoleccin de datos. D.3 Procesamiento de datos. D.4 Tratamiento estadstico de los datos. E. Propuesta de la Investigacin: E.1 Contenido temtico de informe. E.2 Cronograma de ejecucin del plan F. Anexos del Plan: F.1 Bibliografa revisada. F.2 Otras Fuentes de informacin. F.3 Instrumentos para la recoleccin de datos.

4. Diseo general de investigacin

El producto final de la aplicacin del mtodo cientfico se resume en el diseo general de la investigacin que se detalla en la siguiente figura:

Probl emas

Objetivo del Estudio: *General *Especifico

Hiptesis Interroga ntes de estudio

Variables: *Dependie ntes *independi entes

Indi ca dore s

Tcnicas de recoleccin

Observa c. directa

Anl is. Doc um. X X

Encue sta cuestio nario

entre vista s

es cal as

tes t

otr os

Es resumir planteamientos tericos y plantear o preparar medidas

a) b) c) etc

X X

X X X X

TECNICAS DE LA INVESTIGACION

5. Tcnicas de investigacin social

El investigador empresarial aplica las tcnicas de la investigacin social para ejecutar el relevamiento de informacin, el cual le dar la rigurosidad, para asegurar su objetividad.

5.1 Recopilacin y registro de datos: Fundamentalmente los instrumentos tcnicos potencialmente utilizables para el trabajo de una investigacin son el cuestionario, entrevista, la observacin directa y la investigacin documental. La eleccin de la tcnica a ser utilizada en un momento especifico depender tericamente de las variables o elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener, la informacin ser de naturaleza cuantitativa y cualitativa.

A. El Cuestionario: este instrumento de recoleccin de datos resulta

aconsejables por los siguientes criterios: Cuando por cuestiones de tiempo no es factible entrevistar o establecer contacto personal de quienes se requiere informacin . Si los datos requeridos no pueden ser suministrados inmediatamente por el informante y por el contrario se requiere de un tiempo prudencial para reunirlo. Cuando el informante se encuentra ubicado fsicamente en un lugar distinto. Los informantes sern los ejecutivos y trabajadores, que constituyan una muestra representativa importante para los fines del Proyecto de Investigacin

Sus instrumentos son las preguntas que se formulan por escrito, siendo indispensable la presencia del investigador.

Estas preguntas debern ser claras, concisas, concretas y correctas, se orientan a la construccin de una gua diseada de tal forma que permita evaluar con rapidez; para tal fin, marcando con un aspa dentro del parntesis dela respuesta mas apropiada, para cada concepto se deber marcar solamente una respuesta. La estructuracin de la gua describe los principales conceptos clasificados por reas bsicas de insumos, procesos, productos y retroalimentacin

B. La Entrevista: Esta tcnica es la mas profusamente utilizada; para su

realizacin se recomienda tomar en cuenta las siguientes acciones: Planear tan minuciosamente la entrevista como sea posible precisando los datos a obtener, la fuente de informacin para cada caso y el momento de realizacin. Escuchar atentamente al informante sin entablar polmica respecto a los hechos que manifiestan o las opiniones que exprese. Tomar nota de los datos suministrados y revisarlo conjuntamente con el entrevistado.

Evaluar duplicacin de la entrevista, por el contrario procurar agotar el tema en una sola oportunidad. Los entrevistados sern las autoridades y ejecutivos, quienes tienen el mando y supervisin sobre Unidades Orgnicas de tipo administrativo y operativo, efecto relevante para tomar conocimiento en forma directa de acciones positivas y restrictivas de la gestin.
Estructurada o Dirigida: consiste en un interrogatorio, las preguntas se realizan sobre la base de un formulario previamente preparado y dirigida a las autoridades y ejecutivos, quienes tienen la responsabilidad de la conduccin de la empresa. No estructurada: existe amplia libertad tanto como del entrevistador como del entrevistado, no existe restriccin en la formulacin de preguntas, ni se parametra las respuestas. Este instrumento se utilizara en los casos de entrevista con los estamentos: ejecutivos, personal administrativo y obrero.

Sus instrumentos son los siguientes:

C. La Observacin Directa: La observacin directa permite observar personalmente como se ejecuta realmente cada procedimiento estudiado, quien es el encargado de ejecutar cada una de las operaciones de cada procedimiento y apreciar la veracidad de datos obtenidos por otros medios Bsicamente los efectos observados se orientan a contemplar el comportamiento del potencial humano en el contexto organizacional de la empresa, verificando su grado de participacin e identificacin institucional.

Tcnicas de Observacin : ( Participante y no participante) Sus instrumentos son los siguientes: 1. Documental : referida al estudio de impresos como : estatutos, reglamentos, manuales, leyes, etc. 2. Conducta: indaga sobre el comportamiento de una persona o grupo en situaciones determinadas. 3. Laboratorio: es aquella en la que se sita a los grupos humanos en situaciones posibles de manipular y en estas circunstancias estudiarlos.

D. Investigacin Documental: Se refiere principalmente al conocimiento que se toma de archivos y registros con el animo de constatar la veracidad de datos obtenidos por otras fuentes sobre acciones ejecutadas en el pasado. Secundariamente tiene el propsito de extraer informacin complementaria y adicional relacionada con la ejecucin de los procedimientos y, que en algunos casos, no es posible obtener en forma precisa a travs de entrevistas u observacin directa. Concretamente la investigacin documental permite disponer de datos de los procedimientos con relacin a antecedentes legales y administrativos, informes de estudios y trabajos sobre la materia ejecutados con anterioridad, estadsticas administrativas y operativas de diversa ndole, problemas de procedimientos resueltos de periodos precedentes, etc .

5.2 Procedimiento del Anlisis de Datos.

Concluida la fase de recopilacin y registro de datos, estos debern someterse a un proceso de anlisis o examen critico que permita descubrir las causas, problemas, proyecciones, evolucin de la tecnologa, desarrollo empresarial, etc. teniendo en cuenta: A. La naturaleza y propsito del anlisis:

El anlisis proveer una descripcin ordenada de los datos a fin de someterlos a un examen critico que a su vez, permita conocer en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el estudio y conduzca este esfuerzo de racionalizacin a diagnosticar los problemas vigentes con respecto a los sistemas administrativos y operativos que afectan a la empresa.

Dentro de este proceso podra distinguirse las siguientes secuencias de pasos: Conocer los hechos de cada lnea de accin del Plan Empresarial Describir la situacin de la Organizacin empresarial. Analizar cada sistema administrativo y operativo de la organizacin, con el objeto de conocer sus fortalezas y debilidades. Estudiar cada elemento del Sistema Productivo de acuerdo a los criterios tcnicos y metodolgicos, haciendo comparaciones y buscando analogas o discrepancias con hechos o situaciones. Analizar las relaciones que operan entre cada elemento del Sistema de Comercializacin, considerando individualmente y en conjunto, tomando en consideracin que los fenmenos comerciales no se comportan en forma aislada , sino son producto de las circunstancias del ambiente que los rodea. Identificar y explicar las deficiencias y sus causas con el fin de suprimir, combinar y reordenar la racionalizacin del sistema empresarial, para incrementar su productividad, rentabilidad y competitividad.

B. Procedimiento de Anlisis
Un

enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos, consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica una serie de preguntas que resuman los aspectos de una situacin determinada
El

procedimiento del anlisis de los datos permitir el empleo de instrumentos de trabajo como la estadstica, a fin de precisar la informacin que se genere como consecuencia de la investigacin

III. Tratamiento Estadstico de los Datos Se utilizaran las tcnicas de razonamiento lgico, que se sustentan en los principios, doctrinas y tcnicas que fundamentan todo Trabajo de Investigacin. Se emplearn los mtodos cuantitativos reflejndose en los cuadros estadsticos con sus respectivas interpretaciones cualitativas.

La informacin estadstica se procesara teniendo en cuenta su magnitud, complejidad y consistencia a travs de sistemas mecanizados. Debiendo ser clasificada por:
- Sus tareas y estrategias, y

- Su naturaleza cuantitativa y/o cualitativa.

VARIABLES E INDICADORES EMPRESARIALES UTILIZADOS EN EL DIAGNOSTICO

Variables e Indicadores Empresariales utilizados en el Diagnostico.

El Sistema empresarial se analiza en funcin del: a) Entorno Empresarial.- Variables mas importantes (con indicadores propios): - Econmicas - Educativas - Polticas - Culturales - Sociales - Mercado, etc. b) Intorno Empresarial.- Variables mas importantes (con indicadores propios): - Produccin/operatividad -Infraestructura - Comercializacin/ventas -Seguridad, etc. - Recursos (Humanos, materiales, financieros, tecnolgicos)

Se plantea el siguiente esquema, donde se precisan las lneas de accin del Proceso de Planeacin y los factores de evaluacin que comprende el Diagnostico Empresarial.

METODOLOGIA Y PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL DIAGNOSTICO

Metodologa elaborar el Diagnstico.

Es necesario conocer las necesidades empresariales, que se reflejan en recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos, as como en sus procesos, aplicando el enfoque inetgral que nos ayudara a analizar a la empresa. La empresa debe ser concebida como un ente integrado, conformado por partes que se interrelacionan entre s desenvolvindose en un entorno globalizado, para proyectarse a la excelencia empresarial en trminos de crecimiento y desarrollo sostenible y viable.

Diagnostico

Necesidades Empresariales

Evaluacin

Excelencia Empresarial

Recursos disponibles

comparacin

Eficiencia Eficacia en uso

Insumos (causas)

Proceso (operacin)

Producto o Resultado (efecto)

Procedimiento para elaborar el Diagnstico

A. B. Elaboracin del Cuestionario ( en caso de seleccionar esta tcnica de investigacin social) Contenido del cuestionario - rea General - rea Insumos - rea Proceso - rea Resultados

C.

Confeccin de la Tabla de Calificacin Guarda correspondencia con las preguntas del cuestionario. Solo se puede marcar una sola opcin entre las cuatro alternativas: Excelente ( ), Bueno ( ), Regular ( ), Deficiente ( ). Cada opcin tiene un puntaje asignado que puede ser: 12, 6, 3, 0

MODELO : TABLA CALIFICACION DEL CUESTIONARIO DE PREGUNTAS

PUNTAJES CONCEPTOS
REA GENERAL I. SIST. INF. GERENCIAL II. TOMA DE DECISIONES III. POLTICA EMPRESARIAL REA INSUMOS I. RECURSOS HUMANOS II. RECURSOS MATERIALES III. RECURSOS FINANCIEROS IV. RECURSOS TECNOLGICOS V. PRODUCCIN REA PROCESOS I. RECURSOS HUMANOS II. RECURSOS MATERIALES III. RECURSOS FINANCIEROS IV. RECURSOS TECNOLGICOS V. PRODUCCION

PARCIAL

TOTAL

AREA RESULTADOS I. RECURSOS HUMANOS II. RECURSOS MATERIALES III. RECURSOS FINANCIEROS IV. RECURSOS TECNOLGICOS V. PRODUCCIN
CLASIFICACION OBTENIDA

El Perfil de la Empresa Diagnostico Situacional

Los puntajes parciales obtenidos en la tabla de calificacin por cada segmento de las reas: general insumos, proceso y resultados son materia de la aplicacin de la media aritmtica siguiente:

rea General I.1 0 I.2 3_________3 Puntaje mximo Puntaje mnimo 12 3 100% X

X = 3 x 100 = 25% (MALO) 12

El Perfil de la Empresa Diagnostico Situacional

Este esquema refleja la situacin del problema

REA GENERAL REA INSUMOS REA PROCESOS REA RESULTADOS

CALIFICACION I I I III I II III IV V I II III IV V I II III IV V

OBSERVACIO N

EXCELENTE (76 a 100)

BUENO (51 a 75)

REGULAR (26 a 50)

x DEFICIENTE (0 a 25)

(X)

Esta informacin refleja el problema que ser trabajado en la caracterizacin de la problemtica

CARACTERIZACION DE LA PROBLEMATICA EMPRESARIAL

Caracterizacin de la Problemtica Empresarial

Es el producto final del diagnostico, donde se identifican los factores que corresponden a los criterios restrictivos consignados como deficientes y regulares, de acuerdo con la metodologa desarrollada, identificando los problemas, sus causas y planteando alternativas de solucin de acuerdo con la prioridad establecida. Culminada la etapa de Diagnostico Empresarial, la siguiente fase es la determinacin de Objetivos Empresariales, como parte del proceso del Planeamiento.

Caracterizacin de la Problemtica Empresarial

ESQUEMA DE LA PRESENTACION DE LA CARACTERIZACION DE LA PROBLEMTICA (Interpretacin)
(*1)

Factor

Problema

Causas

Soluciones

Prioridad(*)

(1)

Criterios

(*)

De Acuerdo

-Decisin Poltica -Recursos

CONTENIDO DEL INFORME DE DIAGNSTICO

Contenido del informe de Diagnostico

Responde al siguiente esquema A. Introduccin: Comprende aspectos generales que motivaron el trabajo B. Presentacin de hechos: Se desarrolla la metodologa tcnica empleada C. Caracterizacin de la problemtica: Producto final del diagnostico D. Conclusiones: Aspectos relevantes de carcter restrictivo de la gestin empresarial. E. Recomendaciones: Alternativas viables de solucin sealando el tiempo para su ejecucin. F. Firma del planificador y Fecha del informe.

MATRIZ FODA

MATRIZ FODA

El anlisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito de la empresa. Esta compuesto por las : Fortalezas, Debelidades, Oportunidades y Amenazas. Esta herramienta se utiliza con fines estratgicos, tiene mltiples aplicaciones y puede ser utilizada por todos los niveles de la empresa y en diferentes categoras.

ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO

El

entorno se analiza: oportunidades y amenazas. Macro entorno: mbito nacional e internacional. Factores del macro entorno: polticos, sociales, econmicos, culturales, educativos, legales, gobierno, medio ambiente etc.

ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO

Factores del Micro Entorno: CLIENTES, PTOVEEDORES, COMPETENCIA. Independientemente de la empresa en la que operen, todos los administradores deben tomar en cuenta en diversos grados los elementos y fuerzas de su entorno.

Condiciones Econmicas
Las condiciones econmicas en las empresas se orientan a la produccin y distribucin de bienes y servicios, que el cliente necesita y puede pagar, y que forma parte de los ingresos.

Condiciones Econmicas
Capital : Maquinaria, edificios, equipos de oficina, herramientas y dinero en efectivo entre otras cosas. Fuerza de Trabajo : Otro de los insumos ms importantes de las condiciones econmicas es la disponibilidad, calidad y costo de la fuerza laboral.

Condiciones Econmicas
Poltica Tributaria : La Poltica Tributaria del Gobierno afecta a todos los segmentos de la sociedad . Clientes : Ninguna empresa podra existir sin ellos, una compaa debe saber qu necesita la gente y qu comprar?

Condiciones Tecnolgicas
Las

organizaciones deben estar pendientes de los cambios tecnolgicos, que puedan afectarlas para resistir la obsolescencia tecnolgica y poder realizar innovaciones.

Condiciones Socio Culturales

Comprenden las creencias, valores, normas, actitudes, opiniones, estilos de vida y experiencias colectivas de las personas que viven en una determinada sociedad o regin geogrfica. Tambin son dinmicos y estn en constante cambio.

Condiciones Polticas y Legales

La actividad poltica y legal del gobierno influye en todas las empresas, desempeando dos funciones principales: La promocin empresarial Restriccin de la actividad empresarial

Condiciones Ecolgicas
Los

administradores debemos estar consientes de la gran variedad de leyes y reglamentos para incorporar las preocupaciones ecolgicas del medio ambiente en la toma de decisiones

Oportunidades

Oportunidades

Son situaciones favorables en el medio ambiente externo, que permite a una organizacin fortalecer o mejorar su posicin. Ejemplo : Necesidades de los consumidores an no satisfechas, posibilidades de exportacin de productos nuevos.

AMENAZAS
Es todo aquello a lo que la organizacin se enfrenta

AMENAZAS
Es aquello que pone en peligro la capacidad de la organizacin para alcanzar sus objetivos. Son situaciones o condiciones desfavorables en el medio ambiente externo, que pueden desmejorar o atacar la posicin que la organizacin tiene. Ejm. Factores ambientales externos negativos.

ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO Recursos materiales : Son bienes tangibles : edificios, terrenos, instalaciones que sirven para adaptarlas a la labor productiva. Materia primas : insumos Recursos Tcnicos : Son el equipamiento y maquinarias.

ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO Recursos Humanos : Son trascendentales para la existencia del grupo social, de ellos depende el funcionamiento de los dems recursos. Recursos Financieros : Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta la empresa, indispensables para la ejecucin de sus decisiones.

FORTALEZAS
Habilidades, capacidades y recursos que permiten a la empresa generar valor y constituyen sus armas competitivas

FORTALEZAS

Son las actividades que la empresa realiza bien en las diferentes areas funcionales: marketing, produccin, investigacin y desarrollo, finanzas y contabilidad, sistemas de informacin, administracin de recursos humanos etc., o recursos que controla.

Son aquellas actividades que la organizacin no realiza bien o los recursos que necesita y no los posee

DEBILIDADES

DEBILIDADES
Es

un aspecto dbil de la organizacin. Implica que algo anda mal. Son actividades que limitan o inhiben el xito general de una organizacin.

DIAGNSTICO FODA

Matriz FODA
I
E
OPORTUNIDADES O

FORTALEZAS F FO

DEBILIDADES D DO

AMENAZAS A

FA

DA

Estrategia FO

Usan las fuerzas internas de la empresa para aprovechar la ventaja de las oportunidades externas. Es la situacin mas deseable que un gerente deseara para su compaa

Estrategia DO

Pretenden reducir las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas claves, pero una empresa tiene debilidades internas que le impiden explotar dichas oportunidades.

Estrategia FA

Se basan en las fortalezas de las organizaciones para enfrentar amenazas en su entorno. El propsito es optimizar las primeras y reducir al mnimo las segundas.

Estrategia DA

Son tcticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno.

FIM