POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO EN EL

ÁREA DE CAJA
Los principios operativos observados y
utilizados como directrices para el
establecimiento de políticas y procedimientos
de gestión en el área de caja y su movimiento.
Estos son los siguientes:
(1) Registro y documentación de las
transacciones
(2) La segregación de funciones y
responsabilidades
(3) Autorización de operaciones
(4) La puntualidad de pago
(5) Revisión y verificación de documentos
(6) Seguridad de las condiciones físicas
(7) Supervisión, control y trazabilidad de los
movimientos de fondos
(8) Planificación y control del presupuesto
(9) Establecimiento de la rendición de cuentas
(10) Las limitaciones sobre la accesibilidad y
disponibilidad
(11) Registro y reportes
 (12) del elemento de sorpresa en relación con
auditorías periódicas e iniciativas relacionadas.
Políticas y procedimientos formulados por la
integración de estos principios incorporados en
las medidas preventivas y correctivas en el
manejo de los siguientes aspectos de las
operaciones comerciales:
 Recibo o cobro de los pagos
 Para sufragar los gastos y compras
 Para pagar las obligaciones
 El mantenimiento de los fondos no
utilizados o disponibles.
 Asegurar el dinero recaudado de las
operaciones comerciales y otras fuentes

Los recibos y las colecciones son las

transacciones más vulnerables y sensibles
relacionadas con el fraude de manejo de
efectivo. Control interno requiere que los
procedimientos de compensación y conciliación
se realizan a diario para asegurarse de que
todo el dinero recibido se manejan y registran
con exactitud. De esta manera, los orígenes de
excedentes y la escasez se pueden establecer
fácilmente, mientras que las correspondientes
cuentas afectadas son llevados a los saldos
correctos al final del día. A partir de una hoja
en blanco al comienzo de cada nueva ronda
hace que el trabajo de llevar los libros
equilibrado mucho más fácil.
Tenga en cuenta que los ingresos en efectivo
incluyen cheques de los clientes y los pagos de
tarjetas de crédito, así como las transferencias
electrónicas de fondos, puesto que también se
traducen en incrementos en los depósitos de
fondos. La aceptación de otros modos de pago
que no sea por medio de un exceso de las
transacciones de venta libre proporciona un
método más seguro de recibir el pago.
Por otro lado, ciertas transacciones en efectivo
se clasifican como " equivalentes de efectivo ",
que representan los fondos excedentes
invertidos en cuentas de alto rendimiento con el
fin de optimizar la capacidad de generar
ingresos a la espera de mejores estrategias de
inversión. Sus medidas de control relacionadas
con las prácticas de inversión, ya que sus
balances de cuenta es probable que se
mantengan fijas por un período específico de
tiempo.
 Los procedimientos de control se examinan a
continuación en relación con la recepción de
dinero en efectivo en el punto de venta (POS) y
las transferencias de las colecciones de pago
de crédito.
Uso y Control de Automatización
Para las empresas que tienen que ver mucho
con los recibos de caja, una caja registradora
informatizada incorpora otras funciones de
control de la transmisión simultánea de la
transacción en efectivo a los módulos del
programa. Este sistema garantiza la
consistencia de los importes utilizados para
registrar las transacciones relacionadas. Los
saldos reales de efectivo al final del día son en
comparación con el saldo al final del día
generada por la máquina.
Las transferencias de los cobros al banco
depositario están bien señaló un funcionario de
control en la cinta de registro antes de obtener
el dinero en efectivo y otros artículos en una
bolsa cerrada con llave. Por otra parte, la
exactitud de saldo de caja de la máquina debe
ser comprobada antes de transferencias.
 Las transferencias pueden incluir asunción de
turnos horarios entre los cajeros, pero no debe
obstaculizar las operaciones del negocio. El
objetivo es determinar en qué punto de
excedentes de caja o la escasez se produjo y
bajo su responsabilidad. En cuyo caso, las
discrepancias observadas son registra
temporalmente como por exceso o escasez de
dinero en efectivo, sino con la intención de la
hora de desarrollar la discrepancia al final del
día.
Todos los traslados están documentadas a
través de un formulario de envío, en el que se
indica el desglose de dinero en efectivo
transferidos.
El dinero recibido por la compañía de crédito
colección unidad se transfieren a un cajero
antes de las máquinas se cerraron durante el
día. Las transferencias se apoyan en un
informe de recopilación de crédito junto con la
carta de envío. Los informes también son
máquinas validado o apoyado por una cinta de
registro.
Un informe de caja diario es elaborado por
cada operador de la caja registradora, y
resumida por el supervisor a cargo. Copias de
los informes y las cartas de transmisión se
envían al departamento de contabilidad para
facilitar o validar todas las entradas de
contabilidad de back-office.
La caja registradora se utiliza únicamente para
transacciones de venta y no se debe utilizar
para verificar el cobro de la casa.
Devoluciones de ventas, reembolsos o
descuentos son las únicas operaciones que
crearía una reducción de la recaudación de
efectivo total para el día.

El manejo físico de las colecciones

Todo el dinero recibido de venta libre son
contados y verificados en la vista del cliente
antes de procesar el pago del recibo oficial que
reconoce el recibo de pago.
(A) los recibos oficiales están pre-numerados
sin importar si es manual o electrónicamente
preparados o generados.
(B) La persona que recibe el pago en efectivo
no debe realizar dos funciones relacionadas
con la contabilidad o registro de las
transacciones de negocios.
(C) Los pagos recibidos en forma de cheques
son a nombre de la entidad comercial.
(D) cheques de pago diferido no se tratan
como pagos, pero sólo como "objetos-
mantenidos para la custodia," para que un
registro se mantiene para efectos de control las
fechas en que serán tratados como pagos.
(E) Todos los documentos se presentan en
orden cronológico para facilitar las futuras
revisiones de auditoría.
(F) Tanto los equipos de auditoría interna y
externa deberá realizar conteos sorpresa en
efectivo en el inicio de los compromisos de su
auditoría. El oficial de control de residentes
realiza periódicamente cuenta sin previo aviso
en efectivo, aparte de la rutina diaria de
equilibrio. Los saldos de las cuentas por cobrar
son verificadas directamente con los clientes
mediante el envío de cartas de confirmación.
El control de los fondos utilizados para
sufragar los gastos de negocios y compras
 Como regla general, todos los gastos en
efectivo relacionados con la adquisición de
bienes, bienes y servicios se controlan a través
del desarrollo de un presupuesto debidamente
planificado. Un sistema de presupuestación
organiza el uso de dinero como pago por los
gastos y compras y se asegura de que los usos
de fondos tienen fines justificables en relación
con las proyecciones financieras anuales de la
compañía.
1. Sólo los gastos incluidos en el plan
presupuestario serán objeto de tratamiento
para el pago. En línea con esto, todas las
solicitudes de pago para las compras
importantes y los gastos, incluidos los sueldos
y salarios, se hará cargo la aprobación del
presupuesto oficial para referirse a la polémica
y la disponibilidad de fondos.
2. La organización establecerá un sistema de
compras y un departamento que se encarga de
la tramitación de las solicitudes de compra,
recepción efectiva de las compras y las
solicitudes posteriores de pagos.
a-El sistema de compra de las direcciones de
los métodos utilizados y los procedimientos
realizados en relación con la adquisición de
bienes y servicios , licitaciones, es decir, la
presentación de cotizaciones, órdenes de
compra, recepción y verificación de las
mercancías entregadas, depósito o
almacenamiento, así como el mantenimiento
del inventario de existencias.
b - Los gastos considerados como leves,
mínimos, comunes y recurrentes con
frecuencia dentro de un período de cuatro
semanas se pagan del fondo de caja chica que
mantiene cada departamento o unidad
organizativa. Estos gastos no requieren de una
solicitud de aprobación de pagos y
presupuestario, pero todos deben ser
desembolsados de acuerdo con los
procedimientos del sistema de anticipos para el
manejo de efectivo. Políticas de control interno
y los procedimientos para este fin son distintos,
pero son parte de procesos de la empresa en
materia de adquisiciones de negocios.
3. Procesamiento de solicitudes de pago que
cubra los gastos considerables de negocios
que se repiten una vez al mes, es decir,
empresas de servicios públicos, nómina,
beneficios, caen bajo la responsabilidad de la
unidad administrativa del departamento de
contabilidad.
4. Todas las solicitudes de los pagos sean
aprobados por dos funcionarios autorizados.
Un oficial es responsable de la revisión de
documentos de apoyo para determinar la
validez, precisión y oportunidad de cada
solicitud. El otro oficial que se aprueba asume
la responsabilidad de propiedad total de la
transacción.
5. En las grandes estructuras organizativas,
las autoridades se asignan para la aprobación
de rangos de valores diferentes o entre
paréntesis ya que este sistema determina el
alcance de la autoridad y la responsabilidad .
a - En casos extraordinarios, para lo cual
documentación de apoyo aún no están
disponibles o no sea posible, "una sobre-un-
aprobación" de la solicitud de pago será
requerido. Esto significa, un mayor o la más
alta autoridad de firma (la junta directiva)
decide sobre la razonabilidad de la transacción.
Por otra parte, la responsabilidad del mando
general de la operación serán asumidos por el
oficial de más alto rango que se aprueba / s.
b - En otros casos, ciertos gastos con el
apoyo de las justificaciones, la documentación
y la aprobación del presupuesto, pero la
negociación en curso o los últimos
acontecimientos requieren revisión por parte de
un especialista (por ejemplo, abogado,
contador, analista, etc.) Este tipo de
operaciones requiere "la aprobación de la
materia" antes de que un "uno-en-una
aprobación" se puede asegurar.
6. El departamento de contabilidad se encarga
de la tramitación de todas las solicitudes de
pago aprobado por la emisión de cheques que
se pagan a la persona o entidad mencionada
en los documentos de apoyo.
7. Es importante que el beneficiario del
cheque expedir recibos oficiales que reconocer
que ha recibido el pago. De lo contrario, el
pago con cheque no está físicamente conferido
hasta el momento en que un oficial y validez o
la recepción provisional se pueden emitir.
8. El departamento de compras prepara un
resumen de todas las compras realizadas
durante el mes y lo remite a los departamentos
de contabilidad y presupuesto. Estos
departamentos, por el contrario, va a reconciliar
el informe con su propio conjunto de registros
para asegurar que las necesidades de
financiación se han observado y que las
transacciones se registren adecuadamente, ya
sea manual o electrónicamente.
9. El auditor de control interno (s) lleva a cabo
una auditoría anual mediante la revisión de los
registros contables y la documentación de
apoyo. Un inventario físico de los activos sin
previo aviso de la compañía y el inventario de
acciones se llevarán a cabo periódicamente.
10. Revisión anual y el examen de los
auditores externos para evaluar el
cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley
también se realiza.