EL LEGAJO
PERSONAL DEL
¿A QUÉ DENOMINAMOS
LEGAJO PERSONAL DEL
TRABAJADOR?
El legajo de personal es una carpeta o file
que se abre cuando la persona ingresa al
centro de labores y, que se va completando
progresivamente con la información y
hechos que acontecen a medida que
transcurre la relación laboral.
Si bien el tener un legajo del trabajador no
es una obligación legal con la que cumplir, si
constituye una herramienta de vital
importancia a la hora de defendernos ante
un posible proceso laboral. Como bien es
sabido, todas las presunciones ante la duda
son a favor del trabajador, con lo cual, la
documentación firmada de su puño y letra
son una herramienta probatoria que puede
ser de gran utilidad en un proceso laboral.
TRABAJADOR:
¿QUÉ DEBE CONTENER
COMO MÍNIMO UN
LEGAJO PERSONAL DEL
TRABAJADOR?
De nueva cuenta, si bien no
existe una norma legal que
establezca y defina cómo
debe hacerse un legajo de
personal, consideramos que
es necesario que cuente con
la siguiente
documentación:
 DOCUMENTACIÓN PERSONAL: Es la documentación
personal del trabajador (DNI, Declaración de Domicilio,
teléfonos de contacto, etc.), que incluye además sus
antecedentes laborales (Curriculum Vitae), los exámenes de
aptitud física que se le hayan practicado, en cuanto
corresponda.
 DOCUMENTACIÓN LEGAL LABORAL: Con el objetivo de
brindar reglas claras en la relación de trabajo, el Legajo debe
contar con el Contrato de trabajo (que delimita modalidad de
contratación, jornada de trabajo a realizar, tareas, etc.), el alta
que se le da al trabajador en SUNAT, las boletas de pago del
trabajador debidamente firmadas por el mismo, boletas de
vacaciones, permisos o licencias que se le hayan otorgado.
 DOCUMENTACIÓN PARA LA GESTIÓN INTERNA: A la
información inicial es recomendable ir agregando documentos
que acrediten las capacitaciones brindadas al trabajador,
evaluaciones de desempeño, y otros datos relevantes durante la
permanencia del empleado en la empresa como pueden ser: el
cargo de recepción del Reglamento Interno de trabajo
debidamente firmado, el Registro de conducta (registrar si el
empleado ha sido sancionado, que sanciones se le aplicado, el
motivo de las mismas), y, en general, toda entrega de
documentación e implementos de trabajo deben constar con un
cargo de recepción debidamente firmado por el trabajador (de
preferencia y para mayor contundencia, firma y huella) y debe
archivarse en este legajo.
 IMPORTANCIA
El hecho de llevar un “Legajo de
Personal” completo y que contengan
la mayor información posible, es una
herramienta eficaz de planificación y
organización, pero sobre todo es una
herramienta de prevención ante
cualquier conflicto de intereses con el
trabajador, además de ello, facilita la
conducción efectiva del personal y
contribuye al buen clima laboral.
RECOMEN
DACIÓN:
IMPACTO EN
FUTURAS
SANCIONES
Al contar con un legajo personal para cada
trabajador, se podrá tener un mayor control de las
medidas disciplinarias que se quieran impartir
dentro de la empresa, sin transgredir el principio de
proporcionalidad y razonabilidad que exige la ley.
Esta file o legajo contribuirá como medio de prueba
ante cualquier reclamo u objeción del trabajador
(que mayormente alega tener un récord laboral
limpio y sin sanciones), con este legajo se podrá
demostrar de manera eficiente la conducta del
trabajador en su récord laboral y, comprobar, la
reincidencia o acumulación de faltas del trabajador,
que han ameritado sanciones mas severas o incluso el
despido
Como parte de nuestra política preventiva, recomendamos a las empresas y empleadores,
implementar y tener bien organizada y actualizada la información de cada uno de los
trabajadores en este instrumento denominado file o legajo personal, pues, debido a la
información que contiene, va a significar un medio de prueba feaciente ante cualquier
instancia de conflicto laboral, va a ser un as bajo la manga ante cualquier contingencia o
evenualidad.