SISTEMA DE GESTION DE INTEGRADOS Copia:

Tipo de
Documento:
PROCEDIMIENTO

Título: Control de Documentos

Area: Sistema de Gestión Código: PR0002

A.- Autorizaciones Elaborado por Aprobado por

Firma
Cargo Jefe de Sistema de Gestión Representante(s) del SGC y SGA

B.- Objetivo.

Establecer los controles necesarios para la elaboración, aprobación, revisión, actualización,

identificación, distribución, legibilidad y manejo de los documentos de los Sistema de Gestión de LA
EMPRESA.

C.- Alcance.

Aplica para toda la documentación (incluyendo documentos de procedencia externa) en todas las áreas
y funciones de la empresa donde se realizan actividades asociadas con los Sistema de Gestión.

D.- Definiciones.
Archivo Activo: Tipo de archivo en el que los documentos se mantienen disponibles en el área de
trabajo para cualquier requerimiento, para lo cual se define un tiempo de retención.

Archivo Inactivo: Tipo de archivo en el que se disponen los documentos que ya no son requeridos de
manera inmediata (archivo muerto).

Desincorporación de Documentos o Registros: Se refiere a la exclusión del Sistema de Gestión de

los documentos identificados como obsoletos.

Disposición: Se refiere al tipo de desincorporación a efectuarse cuando un documento cumple el

tiempo de retención establecido en el archivo activo y/o inactivo.

Documento Controlado: Documento sobre el cual existe la necesidad de reemplazo y distribución

hacia los puntos donde se tiene previsto su uso, cada vez que existe una nueva versión.

Documento No Controlado: Documento emitido que no genera la necesidad de reemplazo una vez
que existe una nueva versión del mismo.

Documento Interno: Es aquel que se genera dentro de la organización por requerimiento de las
Normas o por necesidad de los Sistemas de Gestión que apliquen dentro de la organización.

Documento Externo: Es aquel que, aunque no se genera dentro de la organización, contiene

información importante para el logro de las actividades asociadas a los Sistemas de Gestión (Ej.:
Normas ISO, Planos y/o Especificaciones del Cliente, regulaciones, entre otras).

Documento Obsoleto: Documento que se reemplaza por una nueva versión, luego de su revisión.
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PROCEDIMIENTO

Título: Control de Documentos

Area: Sistema de Gestión Código: PR0002

Lista Maestra de Documentos o Registros: Formulario que contiene todos los documentos que
forman parte del Sistema de Gestión.

Legibilidad: Se refiere a la cualidad que tiene un documento o registro de ser legible, sin ninguna
condición que impida su lectura.

Personal Autorizado SISISO: Personas Autorizadas para registrar nuevos documentos o revisiones a
estos en el SISISO.

Registro: Documento que proporciona resultados conseguidos o evidencias de actividades efectuadas.

SISISO: Sistema mecanizado utilizado para el control de documentos sujetos a revisión.

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización
respecto a la calidad.

Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Sistema de gestión de una organización, empleado para
desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales.

Coordinador de Requisitos Legales del SGC: Persona de la organización que maneja los
documentos asociados a los Requisitos Legales y Reglamentarios de la organización y es designado
por el Representante del SGC.

E.- Responsabilidades.

Cada área es responsable de generar los documentos del SGC y el SGA, de acuerdo a sus funciones y
objetivos dentro del proceso, conforme a lo estipulado en el presente procedimiento, a los requisitos de
la Norma ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004, a los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

El personal de Sistema de Gestión junto con el Líder ISO de cada una de las áreas son los
responsables del control y distribución de la documentación del SGC y SGA.

El personal de Sistema de Gestión es responsable de asegurar que los documentos a publicar en

Intranet y distribuir en copias de papel, cumplan con lo estipulado en el presente procedimiento.

El Líder ISO es responsable de identificar las áreas de distribución de los documentos que emite. Así
mismo, es responsable de distribuir la última versión en las áreas que no tienen acceso a la Intranet, y
de entregar al personal de Sistema de Gestión las copias obsoletas para su destrucción, a fin de evitar
su uso inadvertido.

El Archivista es responsable de la custodia de los documentos obsoletos que se requieran conservar

por cualquier propósito.

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PROCEDIMIENTO

Título: Control de Documentos

Area: Sistema de Gestión Código: PR0002

El Departamento de Sistemas y Tecnología es responsable de controlar el acceso y respaldo de los

documentos y datos disponibles en medios electrónicos.

F.- Normas.

Todos los documentos del SGC y SGA, antes de su liberación, deben estar firmados (copia impresa) en
señal de revisión y aprobación por el Jefe del Área que elabora dicho documento.

Los documentos controlados (en papel) deben ser identificados con un rótulo con el sello húmedo azul
“Copia Controlada”. Vale resaltar que un documento controlado que sea fotocopiado para cualquier
propósito, es considerado como una copia no controlada, por lo cual queda exento de los lineamientos
establecidos en este procedimiento.

Ningún documento original y copia controlada debe contener enmiendas.

Los cambios en los documentos deben ser revisados y aprobados por la misma función u organización
que los generó y aprobó originalmente, a menos que se especifique lo contrario mediante comunicación
escrita.

El Líder ISO debe entregar el Control de Distribución a mas tardar dos semanas después de liberado el
documento por el personal de Sistema de Gestión.

Si la creación, modificación y/o desincorporación corresponde con un documento de Sistema de

Gestión, se ejecutarán los pasos descritos en este procedimiento, considerando que las todas
actividades serán realizadas por la misma persona (personal de Sistema de Gestión), a excepción de la
aprobación del documento, la cual será responsabilidad de la máxima autoridad del área.

El acceso a algunos documentos externos (Ej.: leyes, decretos, normas ASTM) se realiza a través de
suscripciones con una empresa especializada o directamente con el ente emisor. Otras fuentes de
información consultadas para este proceso incluyen: Internet y prensa, entre otras.

G.- Contenido.

1.- Creación de un Nuevo Documento.

Cualquier persona dentro de la Organización

a) Detecta la necesidad de elaborar un documento nuevo.

b) Elabora el documento según lo establecido en el procedimiento PR0001.

c) Entrega el nuevo documento al Líder ISO de su área, para su revisión e incorporación en el SISISO.

El Lideres ISO
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Título: Control de Documentos

Area: Sistema de Gestión Código: PR0002

d) Revisa que el documento cumpla con lo establecido en el procedimiento PR0001 y de no ser así
realiza las modificaciones necesarias en conjunto con la persona que elaboró el documento.

e) Incorpora los datos requeridos por el SISISO, donde se genera el código y el número de revisión del
nuevo documento.

f) Somete a revisión el documento por parte de la Máxima Autoridad del Área.

g) Envía el documento al personal de Sistema de Gestión por correo electrónico interno, para su
revisión.

Personal de Sistema de Gestión.

h) Asegura que el documento cumple con lo establecido en el procedimiento PR0001.

i) Emite observaciones en caso de encontrarlas y envía (electrónicamente) el documento al Líder ISO

del área.

Líder ISO
j) Corrige las observaciones (si las hubiere) y lo hace firmar por la persona que elaboró el documento.

k) Entrega a la Máxima Autoridad del Área para su revisión y firma.

Nota: las actividades g y h no se cumplen para los documentos tipo formato, estos documentos son
aprobados y revisados a través del SISISO.

l) Remite el documento al personal de Sistema de Gestión (versión electrónica, documento firmado,

copias en papel que sean necesarias).

Personal de Sistema de Gestión

m) Coloca el documento en la dirección ISO 9000_ “Compaq”(I:), carpeta ISO 9000 Definitivo.

n) Asegura correspondencia de la fecha de emisión (SISISO vs. Físico), libera el documento en el

SISISO y lo publica en Intranet.

o) Imprime el Control de Distribución del documento y entrega al Líder ISO del área respectiva. Esta
actividad no se cumple con los documentos tipo formatos, para ello informa por correo electrónico a
todo el personal de la empresa.

Nota: La versión electrónica no contiene las firmas de elaboración y aprobación del documento.

Nota: Cuando es un documento modificado la nueva versión electrónica liberada reemplaza a la

anterior eliminando así el documento obsoleto.

p) Mantiene en el SISISO una lista actualizada en la que figuran todos los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental (Lista Maestra de Documentos). Esta lista,
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Título: Control de Documentos

Area: Sistema de Gestión Código: PR0002

que incluye la documentación de origen externo, refleja el último nivel de revisión de cada uno de los
documentos del SGC y SGA.

q) Asegura la legibilidad de las copias y las sella como documentos controlados (con tinta húmeda
azul) y lo entrega al Personal Autorizado SISISO del área. El sello posee la siguiente información:

Copia Controlada
Coordinación SG

Líder ISO
r) Distribuye los documentos y solicita firma de la lista de Control de Distribución.

s) Entrega la lista de Control de Distribución, previamente firmada por los receptores de los
documentos, al personal de Sistema de Gestión para su archivo.

2.- Modificación de un Documento.

Líder ISO
a) Solicita al personal de Sistema de Gestión el envío del documento por correo electrónico interno.

b) Incorpora los datos requeridos por el SISISO que ameriten un cambio (incluyendo la identificación y
registro del cambio). Este genera el nuevo número de revisión al documento.

c) Cumple los pasos descritos en el punto 1 “Creación de un Nuevo Documento”, desde el inciso “b” en
adelante.

Personal de Sistema de Gestión

d) Sella los documentos obsoletos originales (con tinta húmeda roja) y destruye las copias controladas
recogidas. El sello posee la siguiente información:

Documento Obsoleto
Coordinación SG

e) Envía los documentos obsoletos al Archivo Activo, donde son conservados hasta que la versión
original de los documentos vigentes pase a ser obsoleta.

Nota: Estos documentos obsoletos no poseen tiempo de retención en Archivo Inactivo.

Archivista
f) Asegura que los documentos originales obsoletos, permanezcan en el archivo activo hasta que
entre en vigencia una nueva versión, quedando en el archivo la versión anterior.

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Título: Control de Documentos

Area: Sistema de Gestión Código: PR0002

Líder ISO
g) Distribuye los documentos y solicita firma de la lista de Control de Distribución.

h) Entrega la lista de Control de Distribución, previamente firmada por los receptores de los
documentos, al personal de Sistema de Gestión para su archivo.

Nota: En el caso que se distribuya una nueva versión de un documento y se deje de distribuir a un
área que contenga la versión anterior, el responsable de distribuir el documento debe retirar
físicamente el documento obsoleto del área al cual se dejó de distribuir.

3.- Desincorporación de Documentos.

Líder ISO
a) Envía al personal de Sistema de Gestión la comunicación electrónica indicando la información del
documento que va a ser desincorporado.

Personal de la Coordinación SG
b) Desincorpora el documento de la carpeta ISO 9000 Definitivo.

c) Repite junto con el Archivista los pasos necesarios para la disposición del documento obsoleto.

4.- Documentos de Procedencia Externa.

Designado por Área ó Cualquier persona dentro de la organización

a) Solicita documento al Archivista.

Archivista
b) Gestiona la compra y obtiene el documento solicitado.

c) Incorpora los datos requeridos por el SISISO. Este genera el código y número de revisión en caso
de nuevo documento o número de revisión en caso de una actualización.

Nota: Los documentos externos no llevan código impreso, el código generado es para efectos de
control en el SISISO.

e) Reproduce las copias necesarias.

Nota: Cuando no sea práctico fotocopiar un documento externo, el Archivista gestiona la compra de
los ejemplares que sean necesarios.

f) Envía copias al personal de Sistema de Gestión.

Personal de Sistema de Gestión.

g) Coloca sello de copia controlada (con tinta húmeda azul) en la primera página del documento y
entrega al archivista.
Fecha de Emisión: Nº Revisión Fecha de Ult. Revisión: Página:
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Documento:
PROCEDIMIENTO

Título: Control de Documentos

Area: Sistema de Gestión Código: PR0002

h) Actualiza el listado de Normas Externas y Requisitos Legales y Reglamentarios del área que
corresponda.

i) Libera el documento en el SISISO. Automáticamente se actualiza lista maestra de documentos de

procedencia externa en intranet.

j) Entrega al Archivista el Control de Distribución

Archivista
k) Distribuye los documentos y solicita firma de la lista de Control de Distribución.

l) Entrega la lista de Control de Distribución, previamente firmada por los receptores de los
documentos, al personal de Sistema de Gestión para su archivo.

Nota: Si una nueva versión de un documento se deja de distribuir a un área que contenga la versión
anterior, se le debe retirar físicamente dicho documento.

k) Sella el documento original obsoleto (con tinta húmeda roja) y asegura que éste permanezca en el
archivo activo, hasta una nueva sustitución.

H. Registros Generados en los Documentos.

Control de Distribución.
Lista Maestra de Documentos.

I. Referencias.

PR0001 Elaboración, Codificación y Emisión de Documentos.

PR0011 Control de los Documentos del Archivo Activo e Inactivo.

Fecha de Emisión: Nº Revisión Fecha de Ult. Revisión: Página:

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