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PROCEDIMIENTOS DE CAJA
CHICA
Versión 1.4
Caracas, Febrero 2017
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Caja Chica
Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Código: GFC-M-001
Contenido Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
CONTENIDO
1. OBJETIVO GENERAL 5
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5
3. ALCANCE DEL MANUAL 6
4. UNIDAD RESPONSABLE 6
5. UNIDADES INVOLUCRADAS 6
6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS
PROCEDIMIENTOS. 7
7. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS 7
8. GLOSARIO 8
9. BASE LEGAL Y NORMATIVA 12
10. NORMAS GENERALES 15
11. DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA 19
1. NORMAS ESPECÍFICAS 19
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA
CHICA. 21
12. DEL MANEJO DE LOS FONDOS/ COMPRAS 27
1. NORMAS ESPECÍFICAS 27
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO DE CAJA
CHICA/ COMPRAS 33
13. DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS 39
1. NORMAS ESPECÍFICAS 39
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA
CHICA 42
14. CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA 50
1. NORMAS ESPECÍFICAS 50
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA
52
15. ARQUEO DE CAJA 55
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Proceso de Gestión de Caja Chica
Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica Código: GFC-M-001
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1. NORMAS ESPECÍFICAS 55
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA 57
16. CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA 62
1. NORMAS ESPECÍFICAS 63
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LIBRO Y
CONCILIACIÓN BANCARIA. 64
17. CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS 68
1. NORMAS ESPECÍFICAS 68
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL INTERNO DE REGISTRO
DE PAGOS EFECTUADOS 69
18. FORMULARIOS DEL PROCESO DE CAJA CHICA 71
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1. OBJETIVO GENERAL
Establecer las normas y estandarizar las actividades de los procesos de gestión (apertura,
manejo, reposición y cierre) y control (arqueo, control de libros, registro y conciliación
bancaria) de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Instituto
Nacional de Estadística (INE), bajo los parámetros establecidos en las presentes normas.
Sirviendo a los interesados como guía en la realización de los trámites administrativos al
hacer explícito el procedimiento para su gestión estableciendo los procedimientos internos
para la ejecución del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad, transparencia y
rendición de cuenta en el uso de los mismos.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.1 Establecer los mecanismos necesarios para la correcta administración,
seguimiento y control de los procesos relativos la gestión y control de la caja chica.
2.2. Servir como instrumento normativo de apoyo y consulta, a todas las unidades
administrativas del Instituto Nacional de Estadística, que requieran hacer uso de
este procedimiento; así como en la toma de decisiones.
2.3. Establecer las responsabilidades operativas en los procedimientos de apertura,
manejo, reposición, arqueo, control interno de la caja chica, así como brindar las
orientaciones requeridas para una correcta aplicación del mismo.
2.4. Ofrecer los lineamientos necesarios como instrumento de control, a los fines de
optimizar los procesos de revisión objetiva, metódica y completa a ser realizadas
por las unidades correspondientes.
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El Manual de Fondos de Caja Chica, es de observancia general y obligatoria para todas las
Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Estadística (INE), siendo sus titulares los
responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que
regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en el presente documento.
La no aplicación del mismo podrá generar las sanciones correspondientes a las y los
funcionarios responsables, según lo establecido en los distintos instrumentos legales que
regulan la materia.
4. UNIDAD RESPONSABLE
5. UNIDADES INVOLUCRADAS
Internas:
- Unidades solicitantes
Externas:
- Oficina Nacional del Tesoro
- Oficina Nacional de Contabilidad Pública e
- Instituciones Bancarias.
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8. GLOSARIO
CAJA CHICA
Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores,
exclusivamente para fines institucionales; que por su naturaleza no ameritan la elaboración
de una Orden de Compra u Orden de Servicio.
RESPONSABLE Y/O CUSTODIO DEL FONDO DE CAJA CHICA:
El (la) Gerente(a), Gerentes Generales y/o Gerentes de Línea de la unidad administrativa
a nivel Central y nivel Estadal; con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan
responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de erogaciones en
efectivo.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS:
En el presente manual de normas y procedimientos, se refiere a la Coordinación Ejecutiva
del Despacho, Gerencias Generales, Gerencias Estadales y Oficinas que conforman al
Instituto Nacional de Estadística
UNIDAD TRIBUTARIA:
Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al
1º de enero del respectivo ejercicio económico financiero.
ALÍCUOTA IMPOSITIVA:
Porcentaje (%) que se aplica a la base imponible (monto facturado) para obtener la
cuantificación de la deuda tributaria por cada operación gravada.
APERTURA FONDO DE CAJA CHICA:
Acto por el cual una unidad administrativa recibe por primera vez fondos de caja chica,
dentro de las normativas establecidas en el presente manual.
ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA:
Conteo que se realiza en un momento determinado tanto del efectivo como de las facturas
y/o recibos originales existentes en el fondo objeto del arqueo, debiendo ser la sumatoria de
los mismos coincidente con el monto asignado al fondo de caja chica.
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BANCO:
Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de
crédito; recibe y concentra en forma de depósitos los capitales captados para ponerlos a
disposición de quienes puedan hacerlos fructificar.
CIERRE FONDO DE CAJA CHICA:
Es la acción mediante la cual se da por terminada la asignación del fondo de caja chica y se
efectúa:
en caso de renuncia o cambio del titular de la caja chica.
al término de cada Ejercicio Fiscal.
EVENTOS ESPECIALES:
Comprende una actividad eventual o especial que se ejecuta en una fecha determinada.
FACTURA:
Documento que cumple con las normativas establecidas por el SENIAT y el cual es
expedido por el proveedor a la contraparte, cuando se realiza la transacción de compra. En
la misma se detalla con la debida especificación, la clase y cantidad de mercancía vendida,
así como su precio unitario y valor total.
FONDO DE CAJA CHICA:
Representa el monto fijo en bolívares asignado a las diferentes unidades organizativas del
INE, para adquirir bienes, materiales y/o servicios en forma ágil y expedita, los cuales
reúnen como características especiales lo siguiente:
FRACCIONAMIENTO:
Dividir en varios contratos la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el
objeto de disminuir la cuantía del mismo.
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OFERTA:
Es aquella propuesta para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra, que
ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los requisitos
exigidos por el Contratante.
ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO: documento que emite la organización para adquirir
un bien y/o servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a
las prácticas de negocio establecidas.
PAGO:
Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación contraída para con terceras
personas, tanto naturales como jurídicas, mediante el abono en cuenta o la entrega de un
cheque o efectivo.
PASAJE:
Valor o precio que se paga por el servicio de traslado de un lugar a otro, por intermedio de
algún tipo de transporte.
PRESUPUESTO:
Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras.
PROCESO:
Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas
en salida.
PROCEDIMIENTO:
Es una serie de pasos o tareas sistemáticas ejecutadas en una sucesión cronológica para
consolidar algún proceso.
PROVEEDOR:
Persona natural o jurídica que tenga por objeto la venta de bienes muebles o que presten
servicios ya sean en carácter de mayorista o minorista.
REGISTRO CONTABLE:
Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con
el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera.
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RENDICIÓN DE CUENTA:
Constituye la presentación de las relaciones y soportes correspondientes de los gastos
pagados a través de los fondos de caja chica en el desarrollo o ejecución de un evento y/o
proyecto especial, específicamente asignado a una unidad.
REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA:
Es la solicitud de efectivo para reponer los fondos utilizados, durante un período
determinado, con el objeto de mantener un flujo permanente de efectivo en la misma.
RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:
Es el funcionario titular y responsable de los fondos de la caja chica, ante las autoridades
administrativas del Instituto Nacional de Estadística. Está representado por un funcionario
de la unidad a la cual está asignado el fondo.
SENIAT:
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.
SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO:
Es un documento de erogación realizado por la unidad de ordenación de pago.
UNIDAD ADMINISTRADORA:
La Oficina de Administración y Finanzas, es la responsable de conformar la documentación
del fondo de caja chica, previa aprobación por parte del Presidente del Instituto.
Corresponde a esta Oficina velar por el cumplimiento de la correcta aplicación del proceso
de administración de fondos de caja chica.
UNIDAD EJECUTORA:
Son las unidades cuyos titulares tienen asignados fondos de caja chica, responsables de
aplicar las normas y procedimientos para la administración de los mismos, así como
también las unidades que intervienen en algunos de los procesos inherentes a los fondos
de caja chica.
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Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
6.154 Extraordinaria del 19-11-14.
Reglamento N.° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
sobre el Sistema Presupuestario publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N.° 5.781 Extraordinaria del 12-08-05.
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Decreto Nº 1.399, mediante el cual se dicta el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial Nº 6.154 Extraordinaria, del 19-
11-14.
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19. Los conceptos de gasto relacionados en la apertura como en la reposición del Fondo
de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el
Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE) vigente en cada ejercicio económico financiero.
20. A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica, debe llevar un expediente que contenga copia de todo el
movimiento del Fondo, desde su constitución y manejo hasta su cierre.
21. El Responsable del Fondo de Caja Chica podrá a su vez designar, por escrito, a un
funcionario en calidad de Custodio del Fondo, quien tendrá a su cargo el manejo
operativo del proceso de control y custodia de la documentación (facturas, relaciones)
pagado a través del Fondo de Caja Chica. El nombramiento del Custodio del Fondo,
en ninguna circunstancia, exime o libera al Responsable del Fondo de Caja Chica de
su responsabilidad exclusiva ante el INE por la integridad y manejo del fondo
financiero asignado.
22. Todo funcionario responsable del Fondo de Caja Chica debe contar con la respectiva
caución, de conformidad con lo que establece el Manual de Caución del INE.
23. Los Titulares o Responsables de los Fondos de Caja Chica deben cumplir con los
siguientes deberes:
o Manejar los Fondos de Caja Chica en forma ordenada y adecuadamente
respaldada.
o Gestionar y obtener el estado de cuenta de la cuenta corriente bancaria,
correspondiente al mes y realizar mensualmente la conciliación bancaria,
efectuando el seguimiento y solución de las partidas de conciliación bancaria
que puedan surgir.
o Utilizar de manera correcta los Fondos asignados y puestos bajo su
responsabilidad y cumplir con todas las normas y procedimientos
establecidos en el presente Manual.
o Mantener la correspondencia exacta (cuadre) del monto asignado, con el
efectivo en custodia y/o disponibilidad bancaria y los justificantes originales
de los egresos (pagos) efectuados.
o Custodiar los Fondos de Caja Chica bajo adecuadas medidas de seguridad.
o Entregar dinero en adelanto únicamente previa aprobación del egreso o
compra a realizar y previamente elaborado, aprobado y firmado el formulario
de “Efectivo en Tránsito”.
o No entregar dinero en adelanto a funcionarios que tengan pendientes por
rendir cuenta de otro adelanto de dinero (formulario de “Efectivo en
Tránsito”).
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1.1. El funcionario facultado para formalizar la apertura de los Fondos de Caja Chica,
para las unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Gerente(a) de la
Oficina de Administración y Finanzas, por solicitud del responsable de la unidad
administrativa.
1.2. Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deberá constituirse
caución, de acuerdo a lo establecido en Manual de Caución que rige dicho
procedimiento en el Instituto.
1.3. Las unidades administrativas del INE que requieran la apertura de un Fondo de
Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y
Finanzas, utilizando el Formulario “ Apertura de Fondo de Caja Chica”, en el cual
se debe indicar:
Justificación
Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica
1.4. La Oficina de Administración y Finanzas, procederá al análisis de la solicitud para
su autorización y remitirá a la Presidencia del Instituto para la aprobación del
Fondo, mediante punto de cuenta, cuadro de determinación de Fondos de Caja
Chica y los documentos señalados en la norma 1.1.3.
1.5. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Tesorería
y Finanzas, será la responsable de efectuar ante la Oficina Nacional del Tesoro,
los trámites pertinentes para solicitar la autorización de apertura de las
respectivas cuentas corrientes bancarias cuando las circunstancias del caso lo
ameriten.
1.6. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de
Tesorería y Finanzas, tramitará en forma centralizada ante la o las Instituciones
bancarias, la apertura de las cuentas corrientes en las respectivas agencias
ubicadas en las localidades sedes de las Gerencias Estadales, indicando la
instrucción de que los estados de cuenta correspondientes sean remitidos a la
dirección de la respectiva Gerencia Estadal.
1.7. La Coordinación de Contabilidad Fiscal, dentro del lapso de 5 días hábiles del
ejercicio que se inicia, elaborará un cuadro demostrativo del movimiento
registrado en el ejercicio que finaliza, correspondiente a la utilización
(reposiciones y cierre) de cada uno de los Fondos de Caja Chica asignados, a los
efectos de determinar el monto promedio de su utilización mensual.
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1.8. Las Gerencias Generales y/o unidades administrativas del nivel central del
Instituto, que requieran de la asignación de Fondos de Caja Chica, para atender
las necesidades de las diferentes unidades centrales, justificarán mediante
Informe de exposición de motivos, dirigido a la Oficina de Administración y
Finanzas, la creación del mismo. En la exposición de motivos, deben indicar en
forma general los conceptos a ser atendidos a través del fondo.
1.9. Las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica deberán contar con copia de
la consignación de la Certificación de Caución del funcionario responsable del
fondo.
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Apertura de Fondos.
13 Envía registro contables de expedientes en físico y
electrónicamente a la Coordinación de Tesorería y
Finanzas.
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1.1. El monto máximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de Caja Chica
no podrá ser superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T).
1.2. Los Fondos de Caja Chica no podrán ser utilizados para:
• Abrir algún tipo de cuenta bancaria a nombre personal.
• Efectuar compras fraccionadas.
• Cambiar cheques.
Otorgar préstamos.
Comprar regalos y obsequios.
Cancelar compromisos contraídos en ejercicios anteriores al cual
corresponde el Fondo asignado.
Pago de Servicios básicos
1.3. En el caso que la atención de un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica
requiera de adelanto de fondos a funcionarios (as), deberá utilizarse el Formulario
“ Efectivo en tránsito”, el cual no podrá ser usado para efectuar la reposición del
Fondo de Caja Chica; a tal efecto, el gasto deberá justificarse con las facturas y
comprobantes respectivos, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la
entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a quien se le hizo el
efectivo en tránsito, ante el Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de
Caja Chica. Se exceptúa los casos en los que las compras deban realizarse fuera
de la localidad de la sede de la respectiva Unidad, por ejemplo las compras
relacionadas con la realización de encuestas, en cuyo caso el lapso se establece
en un máximo de seis (6) días hábiles.
1.4. La rendición de cuenta del efectivo en tránsito consistirá en la entrega de la o las
facturas correspondientes a la compra efectuada, y el reintegro del remanente del
efectivo, si se diese el caso, lo cual se hará constar llenando el segundo cuerpo
del formulario “Efectivo en Tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del
efectivo. Si se diese el caso de reintegro del efectivo recibido, por no haberse
efectuado la compra, se debe dejar constancia de los motivos por las cuales no
se efectuó la compra, mediante explicación en el segundo cuerpo del Formulario
“Efectivo en tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo.
1.5. Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar amparados
por los documentos originales que soportan los correspondientes gastos.
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1.6. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilización del
Fondo de Caja Chica deben estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra
legible y en tinta de un solo color, sin tachaduras o enmiendas que puedan poner
en duda su contenido o legitimidad; emitidos a nombre del INE y su respectivo
Rif, debiendo tener especificado en forma clara el concepto que lo origina, la
cantidad y precio total.
Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soporten un gasto con cargo al
Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la
Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se establecen las
Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.795 del 09-08-13 , a saber:
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1.1 La reposición del Fondo de Caja Chica será tramitada por el funcionario
responsable de su manejo, una vez que se haya utilizado, al menos, el 75% del monto
total autorizado.
1.2 Para proceder a la reposición de los Fondos de Caja Chica la unidad
administrativa autorizada para el manejo del Fondo deberá solicitar ante la Oficina de
Administración y Finanzas la reposición del mismo a nombre del funcionario (a)
responsable del manejo del Fondo de Caja Chica; y a la misma se anexará expediente
con diferentes formularios que emite el Sistema Integrado de Caja Chica.
1.3 La organización del expediente, correspondiente a la solicitud de reposición, debe
guardar el siguiente orden ascendente:
1.3.1 En primer orden: Los respectivos lotes de facturas originales (insertadas,
en el formulario OAF-CFP-F207 Codificación factura pagada), debidamente
codificadas desde un punto de vista presupuestario, numeradas comenzando en
cada período de reposición, desde el número 1. Cada lote de facturas y/o relaciones
de servicio será archivado como anexo del respectivo Formulario OAF-RGXPCCH-
F203, Relación de Gastos por Proyecto Caja Chica.
1.3.2 En segundo orden: El grupo de formularios cuya información resumen la
reposición, así como también el Memorando de remisión de la solicitud de
reposición, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, detallados en
siguiente orden:
Formulario OAF-RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyecto y Sub-
Partida.
Formulario OAF-ESF-F205 Estado de Situación del Fondo de Caja
Chica.
Formulario OAF-LB-F209 Estado del Movimiento Bancario (Libro de
Banco).
Formulario OAF-CB-F210 Conciliación bancaria del o los meses
comprendidos dentro del período o lapso de la reposición.
Formulario OAF-DDB-F211 Demostración disponibilidad bancaria.
Formulario OAF-SRFCCH-F206 Solicitud Reposición Fondos de Caja
Chica.
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1.4 Las Facturas, recibos y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, con
las cuales se solicite la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar
debidamente ordenadas; colocada la justificación respectiva en los casos que lo
requieran; firmadas por el funcionario responsable del Fondo; y colocada la
imputación presupuestaria a la cual se cargó el gasto.
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Funcionario custodio del 1. Extrae del archivo temporal los respectivos lotes de
Fondo. formulario OAF-CFP-F207 “Codificación Factura
Pagada”.
2. Agrupa las Facturas y Recibos según el
Clasificador Presupuestario.
3. Accede al archivo “Fondos de Caja Chica”, e
imprime los Formularios: OAF-RGXPCCH-F203
Relación de gastos por Proyectos, Caja Chica; OAF-
RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyectos y
Partida y OAF-ESF-F205 Estado de Situación del
Fondo de Caja Chica.
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RESPONSABLE PASOS
que lo complementa.
9. Organiza Expediente físico, en original y copia, en el
orden establecido en la Norma específica que así lo
indica en el presente Manual.
10. Presenta el expediente al responsable del Fondo
para su revisión y autorización.
Administración y Finanzas.
13 Mantiene en archivo la copia del expediente de
la solicitud de Reposición de Fondos, para su
control interno.
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la información.
16 Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal
el expediente original en físico y la información
del Sistema de la Solicitud de reposición del
fondo de Caja Chica.
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transferencia en línea:
i. Accede a la conexión con el respectivo
Banco y efectúa el proceso del pago en
línea e imprime el reporte correspondiente a
la operación, el cual sella y firma.
ii. Anexa al expediente el reporte de la
transferencia efectuada y lo envía a la
Coordinación de Contabilidad Fiscal.
iii. Notifica, por la vía más expedita (Fax,
Internet, teléfono), al titular del Fondo la
cancelación efectuada por transferencia
bancaria de la respectiva solicitud de
reposición del Fondo de Caja Chica.
b) Si el pago se va a efectuar mediante
cheque:
i. El funcionario autorizado efectúa el
proceso de emisión del cheque y sigue
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el procedimiento administrativo
establecido al respecto
BORRAD OR
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Pasos
Unidad Responsable
copia original de la planilla bancaria, o copia del cheque
emitido, según sea el caso, correspondiente al reintegro
de fondos realizada.
13 Envía el expediente a la Oficina de Administración y
Finanzas.
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15 ARQUEO DE CAJA
1. NORMAS ESPECÍFICAS
1.1. El Responsable del Fondo de Caja Chica, en forma periódica y contando con la
participación del custodio del Fondo, está en la obligación de realizar arqueos
físicos del Fondo, que le permita comprobar la integridad del mismo, mediante el
conteo y/o verificación de las disponibilidades del efectivo o saldo de la cuenta
bancaria y los documentos pagados que soportan los movimientos de egresos.
1.2. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de
Tesorería y Finanzas y/o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, podrá realizar
arqueos a los Fondos de Caja Chica, cuando lo determine pertinente,
independientemente de los que realice la Unidad de Auditoría Interna en el
ejercicio de sus funciones de control posterior. Para ello designará dos
funcionarios comisionados quienes serán responsables del arqueo.
1.3. Los resultados obtenidos en los arqueos realizados se harán constar en Acta que
se levantará al efecto y la cual debe ser firmada por los funcionarios participantes
en la realización del arqueo.
1.4. Los Comisionados, para la realización del arqueo, deberá verificar el
cumplimiento de las normas y procedimientos que para cada proceso establece el
presente Manual.
1.5. De los arqueos realizados por la Oficina de Administración y Finanzas, a través
de su Coordinación de Tesorería y Finanzas, o la Coordinación de Contabilidad
Fiscal, así como también los realizados por la Unidad de Auditoría Interna, dichas
unidades deberán emitir un Informe exponiendo los resultados, observaciones y
recomendaciones a que haya lugar.
1.6. Es conveniente a los efectos del adecuado funcionamiento del control interno, que
a los Fondos de Caja Chica, les sean practicado, durante el año fiscal, por lo
menos un arqueo físico, por parte de la Oficina de Administración y Finanzas.
1.7. En caso de observaciones determinadas en el cumplimiento del Manual de
Fondos de Caja Chica. Documenta las observaciones y anexa copias de los
documentos que evidencien los casos, indicando en el Informe las
recomendaciones que considera necesarias.
1.8. Efectúa revisión de la documentación correspondiente tanto a reposiciones
anteriores, como la que está en su período de ejecución, verificando el
cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente
Manual.
1.9. Revisa que la documentación de pago que se mantiene en archivo temporal
pendiente de tramitar la respectiva Solicitud de Reposición para comprobar, en
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presencia del Responsable del Fondo, la integridad o cuadre del Fondo asignado,
representado por los valores (efectivo, disponibilidad bancaria) y los documentos
de los pagos realizados.
1.10. Si determina observaciones, toma nota de las observaciones identificadas,
formula verbalmente las recomendaciones que considere necesarias al
Responsable del Fondo de Caja Chica y le notifica que las observaciones serán
expuestas detalladamente en el Informe que emitirá al respecto.
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Responsable Paso
de pago realizados.
11. Levanta Acta.
12. Firma el Acta para dejar constancia de la
conformidad de su contenido y tramita la firma del
Responsable del Fondo.
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Entrega el
Obtiene el
documento que
documento para Obtiene del Banco
respalda
Inicio conocer el Estado de
movimiento del
movimiento de cuenta del mes
Banco y Estado
cuenta del Fondo
de Cuenta
Efectúa
Recibe
Imprime Procesa el conciliación
documento de Llena formulario
formulario GTF-F- registro de bancaria y
respaldo y estado GTF-F-205 Pág.2
204 movimiento en determina las
de cuenta
formulario partidas de
bancaria
conciliación
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1.1. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben mantener el control permanente sobre el oportuno registro de la
utilización de los Fondos, para ello supervisarán el proceso continuo, por parte del Custodio del Fondo de Caja Chica, de
los siguientes aspectos:
Actualización, a la fecha del día, del Libro de Banco.
Registro de inmediato a su ocurrencia de los documentos (facturas y/o servicios) correspondientes a los pagos
efectuados a través del Fondo.
Adecuada organización a nivel de Proyecto, en archivo temporal y custodia de la documentación (facturas y
recibos) correspondiente a los pagos efectuados.
Realización mensual y/o por lapsos, si fuese necesario, de las conciliaciones bancarias, correspondientes a la
cuenta bancaria del Fondo de Caja chica.
1.2. Los responsables de los Fondos de Caja chica deben ejercer el adecuado control sobre la oportuna elaboración de las
respectivas solicitudes de reposición de los Fondos de Caja Chica, en los plazos establecidos en el presente Manual.
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Para los cierres de Caja Chica los Formularios desde el F202 hasta el F207 inclusive,
deben llevar la leyenda “Rendición de Cierre de Caja Chica”.
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1.1 PROPÓSITO
Servir de instrumento para recoger información relativa a la “Apertura de Fondos de Caja
Chica”, solicitada por las respectivas Oficinas, Gerencias y/o Unidades del Instituto
Nacional de Estadística.
1.2 MODELO
Anexos
Documentos: Si No
Observaciones:
Fondo Asignado
Fecha: U.T. Monto Bs.:
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10. Solicitado por 10.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la firma de
la Solicitud de Apertura del fondo de Caja Chica.
10.2 Firma y Sello: Firme y estampe sello de la
Unidad solicitante.
11. Autorizado por 11.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la
aprobación de la Solicitud.
11.2 Firma y Sello: Firma y sello de la Oficina de
Administración y Finanzas.
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2.1 PROPÓSITOS
2.2 MODELO
1. Fecha: 2. N° Control:
C.I. C.I.
14. Observación
Firma y Sello
FORMA: OAF-AFC-F202 Fecha de Emisión:
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3.1 PROPÓSITO
Servir de instrumento para relacionar detalladamente las facturas desagregadas por
cada proyecto, pagados a través de los Fondos de Caja Chica.
3.2 MODELO
Gerencia/Unidad:
Período: Proyecto
RELACIÓN DE PAGOS
Nombre: Nombre:
Firma Firma
FORMA : OAF -CFA-F203 Fecha de Emisión:
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RELACIÓN DE PAGOS
11. N° Indique el número consecutivo, el cual
internamente fue asignado al documento,
comenzando para cada período de reposición
desde el Nº 1.
12. Nro. Indique el número de la factura y/o Viático.
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4.1. PROPÓSITO
Servir de instrumento para relacionar detalladamente las facturas referidas a un proyecto
desagregados por partida, pagados a través de los Fondos de Caja Chica.
4.2 MODELO
Código
Fecha: Proyecto: Nro. Control:
Gerencia/Unidad: Período:
DESDE:__________HASTA:__________
Codificación
N Denominación Monto Bs.
Presupuestaria
Nombre: Nombre:
Firma Firma
FORMA: OAF-CFA-F204 Fecha de Emisión:
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5.1 PROPÓSITO
Servir de instrumento básico para presentar el total de gastos pagados a través del
fondo de caja chica a nivel de cada proyecto, durante el período al cual corresponde la
solicitud de reposición de la cual forma parte.
5.2 MODELO
DESDE: HASTA:
Firma Firma
Forma: OAF-CFA-F205 Fecha de Emisión:
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6. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS
6.1 PROPÓSITO
6.2 MODELO
PARA:
DE:
ASUNTO:
FECHA:
Firma Firma
FORMA: OAF-CFA-F206 Fecha de Emisión:
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7.1 PROPÓSITO
Servir de instrumento básico para presentar en forma resumida los importes de los
movimientos de egresos e ingresos ocurridos en el Fondo de Caja Chica a la fecha de
cada Reposición de Fondos.
7.2 MODELO
1. Fecha: 2. N° Control:
3. Gerencia /
Unidad: 4. Saldo Inicial Bs.
Gasto Reposición
9. Descripción
5. Fecha 6. N° 7. N° Cheque 8. Fecha 10. Créditos 11. Débitos 12. Saldo
Relación
Nombre:
Fecha:
Forma: OAF-CFA-F207
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8.1 PROPÓSITO
8.2 MODELO
Datos Factura
Nº: Fecha: Beneficiario: Monto Bs:
Código Presupuestario
Cod: Proyecto:
Aprobado por:
Firma y Sello:
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4. Código Presupuestario
Cod Indique el Código del respectivo Proyecto, al cual
corresponde el gasto pagado.
Proyecto Indique el Nombre del Proyecto, al cual
corresponde el gasto pagado.
Partida Indique el código de la respectiva partida
presupuestaria
Genérica Indique el código de la respectiva partida, genérica,
específica y subespecífica presupuestaria.
Específica Indique el código de la respectiva partida, genérica,
específica y subespecífica presupuestaria.
Sub-Específica Indique el código de la respectiva partida, genérica,
específica y subespecífica presupuestaria.
5. Aprobado por Nombre: Indique el nombre del Responsable del
Fondo de Caja Chica.
Firma: Estampar firma y Sello del Responsable del
Fondo de Caja Chica.
6. Fecha Indique la fecha, día, mes y año de elaboración del
formulario.
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9. LIBRO DE BANCO
9.1 PROPÓSITO
Servir de instrumento básico para registrar cada uno de los movimientos ocurridos en la
Cuenta Corriente bancaria, a través de la cual se maneja los Fondos de Caja Chica.
9.2 MODELO
LIBRO DE BANCOS
5. Fecha 6. ºCH/NC/ND/DP 7. BENEFICIARIO 8. DEBE Bs. 9. HABER Bs. 10. SALDO Bs.
FORMA: OAF-CFA-F209
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10.1 PROPÓSITO
10.2 MODELO
CONCILIACION BANCARIA
1. Gerencia / Unidad 2. Banco
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11.1 PROPÓSITO
Servir de instrumento básico para reflejar el efectivo que se entrega a los funcionarios
solicitantes para efectuar las compras requeridas para el funcionamiento de la Unidad,
las cuales deben ser autorizadas por el Jefe de la Gerencia y/o Unidad.
11.2 MODELO
1. Nº :
I - ASIGNACION DEL EFECTIVO:
2. Fecha: / /
3. Gerencia / Unidad: 4. Solicitante:
5. Monto en Bolívares:
11. Fecha: / /
12. Relación de documentos entregados:
R Factura Nº Fecha Proveedor Concepto Monto Total compras
FORMA: OAF-CFA-F211
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13. Efectivo entregado Indique en números el monto del efectivo que fue
entregado para efectuar la compra.
14. Total Compras Indique en números el monto en bolívares de las
compras efectuadas.
15. Efectivo Entregado Indique en números el monto en bolívares, que
resulta de la operación de los campos 13 menos 14.
16. Solicitante Estampar firma del respectivo Solicitante que
efectúa la rendición de cuenta, en señal de
constancia de los documentos entregados y efectivo
reintegrado, si fuese el caso.
17. Responsable del Firma y sello del Responsable del Fondo en señal
Fondo de conformidad en la recepción de los documentos
entregados y efectivo reintegrado, si fuese el caso.
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