INDICE DE INFORMACIÓN RESERVADA Y CLASIFICADA
PROCESO : GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA TECNOLOGÍA
Nombre o título categoría Nombre o título de la
de la información información
Hojas de vida de los servidores
Gestión del talento humano
públicos
Proceso contractual Hojas de vida de los contratistas
Resultado de las pruebas
Gestión del talento humano Psicotécnicas a los servidores
públicos
Base de datos biométricos de los
Gestión del talento humano
funcionarios
Procesos disciplinarios Procesos disciplinarios verbal
Procesos disciplinarios Procesos disciplinarios ordinario
Sistema Distrital de Información
Procesos disciplinarios
Disciplinaria
Proceso contractual Documentos contractuales
Soportes documentales de la hoja
Gestión del talento humano
de vida de los funcionarios
Soportes documentales de la hoja
Proceso contractual
de vida de los contratistas
Expedientes controversias jurídicas,
Representación judicial
litigios , procesos judiciales
Soportes documentales financieros
Gestión del talento humano
empleados
Soportes documentales financieros
Proceso contractual
contratistas
Actas Actas deliberativas
Carnetización Base de datos fotográfica
Datos personales en las Peticiones,
Defensa del Ciudadano
quejas o solicitudes
Comunicaciones enviadas y
Comunicaciones Oficiales
recibidas de la Entidad
DOCUMENTO: INSTRUCTIVO ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
Medio de
Fecha de generación de la Nombre del responsable del Fundamento Constitucional y/o
Idioma soporte del Tipo de Activo Objetivo legitimo
información Activo (DEPENDENCIA) Legal
activo
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
En el mometo que se vincula a la Subdirección Administrativa y bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco y digital Documento
entidad Financiera (Gestión Humana) condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
Etapa precontractual de aporte de Subdirección Administrativa y bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco y digital Documento
los documentos Financiera (Gestión Humana) condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
Subdirección Administrativa y bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco Etapa previnculación Documento
Financiera (Gestión Humana) condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
En el momento de inciar la relación Subdirección Administrativa y bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Digital Datos
laboral o contractual Financiera (Gestión Humana) condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
Subdirección Administrativa y
El debido proceso y la igualdad de las partes Artículo 95 Ley 734 de 2002; Artículo 29
Español Fisíco Momento en que se incia el proceso Documento Financiera (Control interno
en los procesos judiciales Constitución Política
disciplinario)
Subdirección Administrativa y
El debido proceso y la igualdad de las partes Artículo 95 Ley 734 de 2002; Artículo 29
Español Fisíco Momento en que se incia el proceso Documento Financiera (Control interno
en los procesos judiciales Constitución Política
disciplinario)
Subdirección Administrativa y
El debido proceso y la igualdad de las partes Artículo 95 Ley 734 de 2002; Artículo 29
Español Digital Creación del aplicativo Datos Financiera (Control interno
en los procesos judiciales Constitución Política
disciplinario)
Aplica para eventos en que en una
El derecho de toda persona a la intimidad,
propuesta en proceso de selección de
Instancia precontractual en que bajo las limitaciones propias que impone la
Español Fisíco Documento Oficina Asesora Jurídica contratistas, el proponente presente
aportan la documentación condición de servidor público, en
información protegida por reserva legal,
concordancia con lo estipulado.
Código de Comercio
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
Subdirección Administrativa y bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco y digital Instanacia anterior a la vinculación Documento
Financiera (Gestión Humana) condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
Instancia precontractual en que bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco y digital Documento Oficina Asesora Jurídica
aportan la documentación condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
Presentación de la respectiva
El debido proceso y la igualdad de las partes artículo 29 Constitución Política, artículo
Español Fisíco demanda o notificación de las Documento Oficina Asesora Jurídica
en los procesos judiciales 123 de la ley 1564 de 2012
mismas.
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
Instancia precontractual en que Subdirección Administrativa y bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco y digital Documento
aportan la documentación Financiera (Gestión Humana) condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
Instancia precontractual en que bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco y digital Documento Oficina Asesora Jurídica
aportan la documentación condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
concordancia con lo estipulado. 2013
Ley 1712 Artículo 19 Parágrafo. Se
documentos que contengan las opiniones o
exceptúan también los documentos que
puntos de vista que formen parte del
Español Fisíco En el momento de levantar el acta Documento Dependencia que la levante contengan las opiniones o puntos de
proceso deliberativo de los servidores
vista que formen parte del proceso
públicos
deliberativo de los servidores públicos.
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
En el momento de tomar la
bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Digital fotografia para el respectivo Datos Comunicaciones
condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
documento
concordancia con lo estipulado. 2013
El derecho de toda persona a la intimidad, Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
Subdirección Administrativa y
En el momento de presentar la bajo las limitaciones propias que impone la personales de carácter privado conforme
Español Fisíco Datos Financiera (Defensa del
petición condición de servidor público, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
ciudadano)
concordancia con lo estipulado. 2013
Acorde con lo establecido en la Ley
1712/2014, será publicada la
Subdirección Administrativa, información que cumpla los parámetros
Puede afectar todos los estipulados en los
Español Fisíco y digital diaria Documento Financiera y de Control para la misma.
dos articulos 18 y 19 de la ley 1712
Disciplinario.
Artículo 18, Artículo 19 y Artículo 20-
Ley 1712/2014
FICADA Código 127-FORGI-22

Versión: 02
Vigencia 9/26/2019

DOCUMENTO: INSTRUCTIVO ARCHIVO DE DOCUMENTOS:N/A

Excepción
Fecha de la
Fundamento jurídico de la excepción total o Clasificación Plazo Clasificación o Reserva
calificación
parcial

Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos 80 años después del cierre del
Clasificada y Fecha en que se
personales de carácter privado conforme la Total expediente, tiempo establecido
Reservada vincula a la entidad
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en la TRD

Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos

Fecha de aporte de
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada Ilimitada
los documentos
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013

Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos Fecha de

personales de carácter privado conforme la Total Clasificada repesentación de las Ilimitada
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 pruebas

Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos 15 años despues del cierre del
Fecha en que se
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada expediente, según establecido
vincula a la entidad
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en articulo 22 ley 1712

30 años después del cierre del

Artículo 95 Ley 734 de 2002; Artículo 29 Fecha en que se incia
Parcial Reservada expediente, según establecido
Constitución Política el proceso
Ley 594 de 2000 arti. 28

30 años después del cierre del

Artículo 95 Ley 734 de 2002; Artículo 29 Fecha en que se incia
Parcial Reservada expediente, según establecido
Constitución Política el proceso
Ley 594 de 2000 arti. 28

30 años después del cierre del

Artículo 95 Ley 734 de 2002; Artículo 29 Fecha en que se incia
Parcial Reservada expediente, según establecido
Constitución Política el proceso
Ley 594 de 2000 arti. 28

Fecha en la que
Código de Comercio Total Clasificada aportan la Ilimitada
documentación

Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos 80 años después del cierre del
Fecha en que aportan
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada expediente, tiempo establecido
la documentación
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en la TRD

Fecha en la instancia
Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos
precontractual en que
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada Ilimitada
se aporta la
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013
doumentación

Fecha de presentación
artículo 29 Constitución Política, artículo de la demanda o 30 años, según establecido Ley
Parcial Reservada
123 de la ley 1564 de 2012 notificación de la 594 de 2000 arti. 28
misma

Fecha en la instancia
Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos 15 años despues del cierre del
precontractual en que
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada expediente, según establecido
se aporta la
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en articulo 22 ley 1712
doumentación

Fecha en la instancia
Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos 15 años despues del cierre del
precontractual en que
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada expediente, según establecido
se aporta la
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en articulo 22 ley 1712
doumentación

Ley 1712 Artículo 19 Parágrafo. Se

exceptúan también los documentos que Fecha en el momento 15 años despues del cierre del
contengan las opiniones o puntos de vista Total Reservada en que se levanta el expediente, según establecido
que formen parte del proceso deliberativo acta en articulo 22 ley 1712
de los servidores públicos.

Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos

Fecha en la cual se
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada Ilimitada
toma la fotografía
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013

Artículo 24 ley 1755 de 2015; datos

Fecha en que se
personales de carácter privado conforme la Total Clasificada Ilimitada
presenta la petición
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013

Acorde con lo establecido en la Ley

1712/2014, será publicada la información Lo estipulado en la tabla de
que cumpla los parámetros para la misma. Clasificada y Desde la producción retención para el tiempo de
Total
reservada de la información conservación en el archivo
Artículo 18, Artículo 19 y Artículo 20- Ley central 5 años
1712/2014