JORGE ROMERO

INFORME: LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE ARCHIVOS

LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE ARCHIVOS

Los documentos conservan un patrimonio y evidencia irreemplazable, estos son

gestionados en los archivos desde que se originan para preservarlo, por su valor y
significado. Se aplica la conservación de documentos que tiene técnicas específicas para
su custodia, sea en entidades públicas o privadas, cual sea su forma o soporte esta debe
ser preservada para un fin útil.

La administración documental permite que toda documentación sea vista de manera ágil y
oportuna, todo esto para que brinde un servicio a los usuarios o entes de control que los
requieran y así acceder a la información que se está buscando; la gestión del archivo se
hizo fundamental a partir de la Ley 594 del 2000, esta rige todo sobre la documentación
que se genera, especificando sus fines, ciclo vital y estados de conservación.

Partiendo de esta premisa se deduce que el archivo es la memoria colectiva de toda

empresa y que esta debe ser conservada según su clasificación, para esto se cuenta con
una tabla de retención documental y encontraremos series y subserie, clasificación así la
oficina productora y sus secretarias, si por ejemplo una gran empresa tiene una mala
administración del archivo, esto puede generar pérdida de tiempo, recursos y hasta
económicas, ya que al momento de tomar una decisión o responder algún llamado fiscal,
la perdida de documentos o no respuesta genera sanciones para las empresas.

A partir de esta ley todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de
ilustración y mejoramiento en algunos procesos de las empresas, así como ha sido
fundamental para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad, siendo
esta un centro de consulta disponible en cualquier momento; Para esto el archivo debe
ser funcional, técnico y de fácil manejo o consulta.