BIBLIOTECA DE RIESGOS

PROCESO GENERAL DE VENTAS

Esta herramienta le permitirá identificar los riesgos inherentes de un proceso general de Ventas, el cual
considera las actividades de Planeación, evaluación de clientes, asignación de cupo y plazos de crédito,
formalización contractual y garantías, administración de clientes, precios y descuentos, solicitud de
pedidos, facturación, anulación de ventas y devoluciones.

No se debe descartar la buena práctica de entender el proceso de ventas de la organización a evaluar,

identificando las actividades particulares y los riesgos que se encuentren presentes.

De acuerdo con el objeto social de la organización, su cadena de valor y la criticidad del proceso, es
importante valorizar los riesgos definiendo su probabilidad, impacto y velocidad.

SUBPROCESO RIESGO TIPO DE RIESGO

Planeación y ejecución de
ventas
Evaluación de clientes y
asignación de cupo y plazo
de crédito
Creación y administración
de clientes
Formalización contractual y
garantías
Administración de precios y
descuentos
Planeación de ventas no alcanzable e incumplible por
error en la información base tomada para las
proyecciones anuales (evaluación del histórico de
ventas, proyección de precios, descuentos,
promociones, mercado, entre otros). Financiero
Planeación de ventas anual no alineada/ajustada a los
resultados de la compañía, industria y país.
Incumplimientos de la planeación de ventas por falta
de seguimiento y definición de acciones oportunas.
Planeación sin una adecuada definición de segmentos
Estratégico
de mercados incluidos servicios y/o productos.
Incumplimiento a los clientes y/o demanda por errores
en la planeación de ventas afectando toda la cadena de Reputacional
producción y abastecimiento.
Vinculación de clientes con antecedentes que pueden
Reputacional
afectar la reputación de la compañía
Otorgar créditos a clientes sin capacidad de pago y/o
Financiera
sin análisis de su situación financiera.
Asignación de cupo y plazo a clientes sin un
lineamiento corporativo de acuerdo al apetito y/o
Operativo
tolerancia de riesgo de la compañía y sin definición de
niveles de autorización.
Evaluación de clientes, aprobación de cupos y plazos
Fraude
por funcionarios con conflicto de interés.
Creación, modificación y eliminación de clientes y
condiciones financieras, por funcionarios no Tecnológico
autorizados.
Creación de clientes con condiciones financieras no
autorizadas
Creación de clientes ficticios por inadecuada Fraude.
segregación de funciones y/o actividades de creación
de clientes por personal no autorizado.
Sanciones por inadecuado manejo de protección de
Legal
datos de terceros.
Ventas incobrables por créditos sin formalización
Financiero
contractual y/o sin garantías de cubrimiento
Definición y ajustes de precios de venta, descuentos y
promociones no autorizadas por el nivel requerido y Financiero
sin alineación con la estrategia.
 SUBPROCESO RIESGO TIPO DE RIESGO
Creación, modificación y ajustes del maestro de
precios, descuentos y promociones por funcionarios Tecnológico
con accesos no autorizados
Creación de pedidos en el sistema de información con
cup0s y plazos no autorizados, por falta de control
manual y/o automático. Operativo
Liberación de pedidos bloqueados sin evaluación y
autorización.
Ventas ficticias y/o temporales anuladas
Solicitud de pedidos Fraude
posteriormente para cumplir metas comerciales
Creación, modificación y ajustes de pedidos por
Tecnológico
funcionarios con accesos no autorizados
Descuentos comerciales a clientes no autorizados.
Cartera incobrable por autorización y creación de Financiero
pedidos a clientes con estado en mora, sin garantías.
La facturación de clientes difiere de las características
Operativo
comerciales autorizadas en la solicitud de pedido.
Facturación manual/litográfica utilizada por personal
no autorizado y sin control de consecutivos, causación
contable y autorización.
Facturación emitida por personal con conflicto de
interés y/o responsables de realizar actividades criticas Fraude
incompatibles (contabilidad, facturación, ventas y
cartera)
Emisión de facturas y/o facturas duplicadas por
personal no autorizado y/o a clientes no autorizados.
Errores en la causación contable de las facturas de
Emisión de factura de venta por inadecuada parametrización, errores en
Financiero
cobro cálculos, facturas no registradas en el periodo generado
y/o duplicadas.
Creación, modificación y ajustes de las condiciones de
la factura (precio, producto, descuentos, promociones,
tercero, entre otras), por funcionarios no autorizados.
Tecnológico
La información de la factura no es integra dado al que
el sistema de información no tiene controles de
edición para la información crítica.
Incobrabilidad de cartera, por facturas de venta no
recibidas por el cliente y/o aprobadas, no custodiadas y Operativo
administradas por la compañía.
Sanciones por incumplimientos legales y tributarios en
Legal
las características y/o criterios de la factura de cobro.
Notas de ajuste a la cartera de clientes sin validación de
soportes, autorizaciones y/o no procedentes.
Notas de ajuste a la cartera de clientes realizados en el
sistema de información por personal no autorizado y/o Fraude
con una inadecuada segregación de funciones.
Anulación y devoluciones Pérdida de inventario y/o ajustes sin validación física
de ventas de las devoluciones y/o autorizaciones requeridas.
Información financiera no confiable por inadecuada
asociación de notas de ajuste a facturas de cobro y/o Financiero
inoportunas.
Reclamaciones de clientes no registradas y
Reputacional
gestionadas.
SUBPROCESO RIESGO TIPO DE RIESGO
Devoluciones y reclamaciones sin trazabilidad y sin
conceptos no identificados que permitan su registro y Operativo
análisis.
Creación, modificación y ajustes notas de ajuste, por
funcionarios con accesos no autorizados de acuerdo a Tecnológico
su rol y/o cargo.