GERENCIA REFINERÍA

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CIERRE DE VIAS EN LA GRB 2020-01-14

INSTRUCTIVO PARA LA GESTION DE PERMISOS DE

CIERRE DE VIAS EN LA GRB

Elaboró Jorge Ramírez E0224688 Revisó: Alvaro Alexander Ochoa Aprobó: Jesús Ramírez Alvarez
Fecha 09/01/2020 Fecha 15/01/2020 Fecha 15/02/2020
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TABLA DE CONTENIDO

Pág
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1. OBJETo........................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE...................................................................................................................................... 3
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS.............................................................................................................. 3
4. DOCUMENTOS DEROGADOS.......................................................................................................... 5
5. DOCUMENTOS APLICABLES............................................................................................................ 5
6. cONDICIONES GENERALES............................................................................................................. 5
7. DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO............................................................................................................ 6
8. DESARROLLO.................................................................................................................................. 6
8.1 PERMISO DE CIERRE DE VÍA........................................................................................................ 6
8.2 DILIGENCIAMIENTO..................................................................................................................... 6
8.3 AUTORIZACION............................................................................................................................ 7
8.4 REVALIDACION............................................................................................................................. 7
8.5 CAUSALES DE CIERRE DE VÍA...................................................................................................... 7
8.6 CAUSALES DE CIERRE DE VÍA SIN permiso de cierre AUTORIZAdo.............................................8
8.7 PLANO ANEXO.............................................................................................................................. 8
8.9 SEÑALIZACIÓN............................................................................................................................. 8
9. SEGUIMIENTO AL ESTADO DE CIERRE DE VÍAS............................................................................9
10. ANEXO.......................................................................................................................................... 9

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1. OBJETO

Establecer directrices para:

 Solicitud y autorización de cierres de vía en la GRB.

 Controlar y asegurar los accesos vehiculares a las instalaciones para atención de emergencias.

2. ALCANCE

 Aplica para la Gerencia Refinería Barrancabermeja (GRB) de la Vicepresidencia de Refinación y

Procesos Industriales (VPR) de ECOPETROL S.A.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

 CIERRE DE VÍA PARCIAL: Se refiere a la obstrucción de un tramo de la calzada vehicular

siendo posible el tránsito de vehículos en el tramo restante.

 CIERRE DE VÍA TOTAL: Se refiere a la obstrucción de la totalidad de la calzada vehicular

impidiendo el transito de vehículos en ambos sentidos.

 CON RESTRICCIÓN: Sucede cuando el cierre de vía genera imposibilidad física del transito de
vehículos aún en caso de emergencia (Ejemplo: excavación, contenedores, izaje de carga
pesada, etc.)

 CONTRATO: Se refiere al número de identificación otorgado por ECOPETROL S.A. al proceso

contractual vigente que va a realizar las actividades que requieren el permiso de cierre de vía.

 DEPARTAMENTO SOLICITANTE: Es el departamento que requiere el cierre de vía.

 DEPARTAMENTO INTERVENIDO: Es el departamento donde se ejecutará efectivamente el

cierre de vía.

 DURACIÓN: Es el tiempo en horas/día efectivas que va a permanecer el cierre de vía.

 EJECUTOR: Es la persona responsable de la firma contratista o de ECOPETROL S.A. encargada

de efectuar el cierre de vía.

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 INTERVENTOR: Es el servidor público o la persona contratada por ECOPETROL S.A.,

encargada de verificar y controlar las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que
éste cumpla su finalidad, dentro del plazo previsto y del presupuesto asignado.
1
 JUSTIFICACIÓN: Es el motivo por el cual se hace el requerimiento del cierre de vía.

 OBJETO: Es el nombre del proceso contractual vigente o de la Orden de Trabajo que ocasiona
la necesidad del cierre de vía.

 ORDEN DE MANTENIMIENTO (OM): Es el número otorgado por el programador de

mantenimiento a la actividad a realizar que ocasiona la necesidad del cierre de vía.

 PERMISO DE CIERRE DE VÍA: Documento que debe diligenciarse para poder proceder a
cerrar una vía con autorización.

 PLANO ANEXO: Se refiere al gráfico o croquis donde se identifica la vía a cerrar, vías alternas,
plantas y cierres de vías aledaños.

 RADIO: Es el número identificador del equipo de comunicación punto a punto compatible con
el usado en la GRB y que es portado por el interventor y/o ejecutor.

 RADIO SUPERVISOR OPERACIONES: Se refiere al radio del supervisor encargado del área
donde se llevará a cabo el cierre de vía.

 RADICACIÓN: Se refiere al consecutivo de radicación de documentos internos de la GRB.

 REVALIDACIÓN: Extensión del tiempo de VIGENCIA del permiso de cierre de vía previamente
definido.

 SEÑALIZACIÓN: Es el sistema usado por el ejecutor para identificar el cierre de vía en campo.

 SIN RESTRICCIÓN: Sucede cuando es posible retirar inmediatamente la obstrucción que

cierra la vía, para facilitar el acceso de vehículos de emergencia (Ejemplo: toma radiográfica y
cierres preventivos por tránsito de peatones en paradas de planta, etc.)

 TRANSITO VEHICULAR: Desplazamiento de vehículos automotores de un punto a otro.

 VÍA VEHICULAR: Camino por donde pueden transitar vehículos automotores.

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 VÍA INTERNA: Son aquellas vías ubicadas en el interior de las plantas y que poseen restricción
con postes y cadenas para el transito vehicular.

 VÍAS ALTERNAS: Son aquellas vías que pueden ser usadas para el transito vehicular en
reemplazo de la que está cerrada.

 VIGENCIA: Es la fecha comprendida entre el inicio y la finalización de la autorización del cierre

de vía.

 VISTO BUENO (VºBº): Se refiere a la firma del jefe del departamento aledaño al cierre de vía
y quien no participa como SOLICITANTE o INTERVENIDO, pero a quien el cierre afecta sus vías
de acceso a plantas o dependencias.

4. DOCUMENTOS DEROGADOS

 Reglamentación sobre el cierre de vías internas, del Manual de Normas de Salud

Ocupacional y Medio Ambiente, del 8 de mayo de 1985, página 240.

5. DOCUMENTOS APLICABLES

 Formato GRB- GPB1- F- 001 “Permiso para cierre de vías”.

6. CONDICIONES GENERALES

Las vías vehiculares en la GRB aparte de permitir el transito de trabajadores y materiales

son requeridas para la respuesta y atención oportuna de emergencias de incendio,
explosión, derrames, escapes, fugas de productos y evacuación; por ello es indispensable
contar siempre con la disponibilidad de las mismas, ya que una mala planeación o falta de
información a este respecto puede ocasionar grandes perdidas, humanas, ambientales,
económicas y/o de imagen a la compañía.

Los cierres de vía son requeridos cuando por causa del trabajo a ejecutar es necesario usar
parte o la totalidad de la vía vehicular o porque las condiciones de la vía o área aledaña sea
de alto riesgo para las personas y el transito de vehículos.

7. DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO

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 No aplica.

8. DESARROLLO

8.1 PERMISO DE CIERRE DE VÍA

Cada quince (15) días se lleva a cabo el comité de cierre de vías en la coordinación de
Prevención y Control de Emergencias donde se revisan las solicitudes de cierres de vías y
por medio de un acta se autorizan los mismos, en caso de no poder asistir a dicho comité
es necesario realizar las solicitudes a través del formato GRB-GPB1-F-001 “Permiso para
cierre de vías”.
El formato para permiso de cierre de vía deberá diligenciarse cuando después del análisis
de riesgos y de requerimiento de la tarea se necesite efectivamente cerrar una vía vehicular
así sea interna, también deberá diligenciarse cuando dentro de un cierre de vía autorizado
se requiera usar esta misma vía en uno de los siguientes casos:
 Ejecutor diferente al cierre autorizado.
 Contrato (OM) diferente al cierre autorizado.
 Objeto diferente al cierre autorizado.

8.2 DILIGENCIAMIENTO

Se debe gestionar cada uno de las casillas aplicables del formato de cierre de vía así:
 Fecha: la de gestión del documento.
 De: Departamento solicitante
 Total o Parcial: solamente se seleccionará una opción con una equis (X)
 Revalidación: Seleccionar con una equis (X) cuando se cumpla la condición.
 Contrato (OT): se escribirá el número correspondiente a la Orden de Trabajo (Si el
ejecutor es personal de ECOPETROL S.A.) o Contrato (si el ejecutor del cierre de vía se
trata de un contratista)
 Objeto: es el mismo del contrato u Orden de Trabajo.
 Ejecutor: Nombre de la persona responsable del cierre de vía.
 Radio: Número de radio del ejecutor
 Interventor: Nombre de la persona en caso de que el ejecutor se trate de un
contratista. Si es trabajador de ECOPETROL S.A: No Aplica.
 Radio: Número de radio del interventor. Si es trabajador de ECOPETROL S.A: No Aplica.

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 Radio Supervisor Operaciones: el número de radio del supervisor de la planta o área

donde se efectuará el cierre de vía.
 Vigencia: Fecha de inicio y finalización.
 Duración: la del cierre de vía en horas/día.
 Sin/Con Restricción: solamente se seleccionará una opción con una equis (X)
 Justificación: Se escribirá el texto correspondiente a las causales y explicaciones que
dieron lugar a esta solicitud.

8.3 AUTORIZACIÓN

El permiso una vez diligenciado y firmado (con registro) por el jefe del Departamento
Solicitante deberá ser revisado para su aprobación y firma (con registro) por el Coordinador
Prevención y Control de Emergencias-GRB, posteriormente será aprobado por el jefe del
Departamento Intervenido y el VºBº de los jefes de departamento a quienes el cierre de vía
afecte directamente el acceso a sus dependencias o plantas.
Finalmente será firmado por Gerente de Producción GRB, cuando se considerará
AUTORIZADO.
En casos especiales donde se requiera cierre de vía por el fin de semana o en horarios
diferentes a los de oficina, podrá ser autorizado por el Jefe de Turno o el funcionario que
esté de llamada por la Gerencia de Producción, previo el cumplimiento de los demás
requisitos contemplados en este documento.

8.4 REVALIDACIÓN

Un permiso de cierre de vía podrá ser revalidado cuando por causa de fuerza mayor, caso
fortuito, modificación de los ítem: SIN RESTRICCIÓN, CON RESTRICCIÓN y DURACIÓN o
por ampliación del alcance de los trabajos a realizar en el permiso inicialmente solicitado se
necesite mas tiempo mantener el cierre de vía (VIGENCIA), en este caso deberá
gestionarse el permiso de cierre de vía nuevamente justificándolo y anexando el cierre de
vía anterior.

8.5 CAUSALES DE CIERRE DE VÍA

Se consideran entre otras causales suficientes para solicitar un cierre de vía las siguientes:
 Tomas radiográficas.
 Excavación en la vía.

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 Trabajos de reparcheo o pavimentación de la vía.

 Ubicación de equipos automotores (trabajos con grúas, camiones güinche,
montacargas, camiones del área eléctrica, camiones-tanques de vacío, etc.), siempre y
cuando no haya otra posibilidad.
 Trabajos de reparación de plantas donde por la afluencia de personal y equipos debe
restringirse el transito vehicular.

8.6 CAUSALES DE CIERRE DE VÍA SIN PERMISO DE CIERRE AUTORIZADO

Una vía puede ser cerrada sin permiso autorizado sólo:

 Cuando por condiciones de la vía u operacionales y/o ambientales de las plantas
aledañas sean de alto riesgo o inmediatamente peligrosas para la vida y la salud el
transito de vehículos y/o personas por la vía, en este caso debe ser realizado por la
persona que identificó el riesgo e inmediatamente informar del hecho a Prevención y
Control de Emergencias, quienes atenderán la situación.
 Cuando la Coordinación de prevención y Control de Emergencias, se encuentre
realizando actividades de atención de emergencias.

8.7 PLANO ANEXO

Este gráfico debe contener de manera clara y expresa la vía a cerrar y demarcándola con
un cuadro que rellene toda la sección o parte de ella, dependiendo si se trata de un cierre
total o parcial.
 Se dibujarán los bloques de plantas u oficinas anexos a la vía a cerrar identificándolos.
 Si hay vías aledañas cerradas por otros permisos deberán identificarse en el plano con
su respectiva fecha de terminación.
 Se trazarán flechas sobre las vías alternas indicando por donde pueden transitar los
vehículos.
 Este plano formará parte fundamental del permiso para cierre de vías y deberá estar
adjunto al formato diligenciado y autorizado.

8.8 COPIAS

El formato de permiso de cierre de vía autorizado y el plano anexo deberán mantenerse en

el sitio del cierre de vía mientras esté vigente, una copia deberá ser entregada a Prevención

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y Control de Emergencias para su archivo y seguimiento, otra deberá permanecer en el

cuarto de control de la planta o dependencia intervenida, finalmente se publicará el archivo
en copia digital por el medio de información masivo de la GRB “COMUNICACIONES
BARRANCABERMEJA”.

8.9 SEÑALIZACIÓN

El ejecutor deberá:
 Colocar en el sitio involucrado mínimo dos (2) vallas de advertencia en material
reflectivo (Ver Figura 1).
 Señalización nocturna con luces tipo licuadora apropiadas (si es el caso).
 Si el área representa riesgo a las personas deberá restringirse el acceso mediante
cintas para acordonar y avisos suficientes.
 Es responsabilidad del supervisor de operaciones del área intervenida, del interventor y
del ejecutor que se conserven estas medidas de señalización en buen estado.
 Si el cierre de vía parcial representa riesgo para el transito de vehículos por el carril
libre deberá disponerse de una persona que cumpla la función de señalero a fin de
dirigir el tráfico.

VIA CERRADA Lámina

Metálica

1 m.

Tubo de
PVC de 2”

La base se debe rellenar

con arena para evitar su caída

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FIGURA 1. Valla de advertencia para cierre de vías

9. SEGUIMIENTO AL ESTADO DE CIERRE DE VÍAS

La Coordinación de Prevención y Control de Emergencias verificará diariamente el estado

de los diferentes cierre de vía autorizados, en el ejercicio de la ronda estructurada
ambiental y reportará a la jefatura de turno las no conformidades observadas en turno “C”
(10:00pm – 6:00am).

10. ANEXO

 Formato GRB-GPB1-F-001 “Permiso para cierre de vías”.

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Fecha: RADICACION:

Para: TODOS LOS INTERESADOS

De:
Asunto: CIERRE DE VIA TOTAL: ___ PARCIAL: ___ REVALIDACIÓN: __
CONTRATO (OM):
OBJETO:
EJECUTOR:
RADIO:
INTERVENTOR:
RADIO:
RADIO SUPERVISOR OPERACIONES:
VIGENCIA: desde el XX del mes de XXXXX de 200X hasta el XX del mes de XXXXX de 200X
DURACIÓN: ___XX___ HORAS/DIA SIN RESTRICCIÓN: ___ CON RESTRICCIÓN: ____
JUSTIFICACIÓN:

 Así esté autorizado el cierre de vía y antes de hacerlo efectivo, es responsabilidad de la

empresa que lo va a realizar, verificar que las vías aledañas de acceso no estén obstruidas y
puedan ser transitadas por vehículos de emergencia, en caso de encontrar esta situación
debe reportarse al supervisor de Prevención y Control de Emergencias al radio 8*319.
 No se puede hacer efectivo un cierre de vía autorizado si hay condiciones existentes que
puedan generar un aislamiento de un área o planta para la atención de una emergencia en la
misma.
 Se recuerda que está prohibido obstruir con materiales y/o equipos los hidrantes y monitores
del sistema de la red de contraincendio. En caso de no cumplirse esta directriz se reportará
una falla de control a la firma aliada y se suspenderá el permiso de cierre de vías.

Atentamente,

DEPARTAMENTO SOLICITANTE COORDINACION CONTROL DE EMERGENCIAS

DEPARTAMENTO INTERVENIDO GERENCIA DE PRODUCCIÓN

Vº Bº ______________________________________________________________________________

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RELACIÓN DE NOVEDADES Y CAMBIOS

Fecha Novedad Página/Capitulo Motivo

24/7/2019 Actualización Todo el documento Revisión por cambio en algunos conceptos

09/1/2020 Revisión Todo el documento Revisión por inclusión de conceptos y mejora del formato

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