FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

TRABAJO COLABORATIVO – PASO 2 – PROCESO ADMINISTRATIVO

GRUPO
100500

INTEGRANTES:
JHON EDINSON HOYOS NARVAEZ
ALEXANDER ERAZO GUERRERO

TUTORA:
MARTA LUCIA ROJAS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

CEAD – POPAYÁN
MARZO-2019
 INTRODUCCION

Por medio de este trabajo colaborativo trabajaremos con todo lo referente a la temática
propuesta en la unidad uno paso 2 del curso fundamentos de administración.
El desarrollo de este trabajo nos ha permitido poner en práctica la implementación de las
funciones gerenciales y sus principales componentes, como son la administración por
objetivos, desarrollar un estudio de caso para un proceso administrativo, ya que al
implementar estos métodos podemos ver la utilidad que estos nos brindan, además las
soluciones que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y
servicios, y mejorar la calidad.
La administración es un proceso orientado a la integración y operación de los recursos; que
se compone por tareas, estas tareas pueden expresarse en forma generalizada como
funciones directivas que se ejercen a diversos niveles: planeación, organización, dirección y
control que se llevan a cabo para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier
organización y transformarlos en una acción organizada y todo aquello que se plantee en
este proceso se pueda lograr con calidad y compromiso
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:
Reconocer e identificar las herramientas administrativas, a través de un problema
planteado, implementado la utilización de métodos para mejorar y comprender la
información presentada, con el fin de comprender a buen término el desarrollo de este
trabajo y lograr alcanzar los objetivos planteados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
- Desarrollar las funciones gerenciales en un marco teórico comprendiendo su uso y
utilidad

- Consolidar grupalmente la estructura de una organización el uso de los diagramas

de gantt y los organigramas

- Conocer la importancia de la administración por objetivos y el impacto que puede

producir en una organización

- Lograr comprender y resolver el problema planteado en la guía de actividades del

curso fundamentos de administración
DESCRIPCIÓN DEL CASO

Nombre de la empresa: El hilo dorado

Tipo de empresa: Producción, Venta y Comercialización de telas
Número de empleados: 118 Personas.
Antecedentes
En la empresa El hilo dorado, se ha evidenciado una actitud inadecuada ante el trabajo y el
equipo. El coordinador comercial plantea la existencia de graves problemas dentro de la
sección de ventas, adicionalmente no se han cubierto los objetivos económicos de este
trimestre, coincidiendo todo con la llegada de un nuevo director general de la empresa. Se
le ha pedio varias veces al coordinador del área de ventas realizara un cambio en las
estrategias, cosa que él se niega a hacer, mostrando rebeldía ante el jefe y el nuevo director.
Ante todo, esta crisis el director decide tener una reunión con el jefe comercial y el
coordinador de ventas, con el propósito de arreglar la situación y tomar una decisión.
Después de casi 3 horas de reunión con ellos, deciden que el coordinador de ventas sea
trasladado a otra ciudad. Como queda la vacante en la sesión de ventas, reúnen a sus
trabajadores y realizan una prueba para escoger el que más tenga méritos por su
comportamiento empresarial, en la parte administrativa, operativa, financiera y comercial.
¿Con relación a la prueba que se les ha solicitado a los aspirantes al cargo de coordinador
de ventas usted que respondería?
HILO EL DORADO

1. PLANEACIÓN

1.1 Misión

En hilo el dorado somos una empresa dedicada a la producción, venta y

comercialización de telas, esta empresa se creó con el fin de satisfacer las necesidades
de todos aquellos dedicados a la producción y fabricación de textiles, se brindan telas
de primera calidad para unos resultados positivos somos distribuidores al detal y al por
mayor para aquellas empresas que quieran iniciar su emprendimientos en esta área, hilo
el dorado se enfoca principalmente en satisfacer todos nuestros clientes, con buena
calidad a un buen precio, nuestra filosofía es hacer sentir a nuestros empleados más que
cómodos y de esta manera tener un buen ambiente laboral, en nuestra compañía le
apuntamos a las máquinas de última tecnología con el fin de facilitar la producción y
comercialización de las telas de igual manera con esta metodología se emplea la buena
calidad de los productos, también contribuir al cuidado del medio ambiente ya que las
maquinas son nuevas y no tienen impacto negativo dentro de nuestro ecosistema.

1.2 Visión

En hilo el dorado siempre estamos trabajando para innovar y crear una de las mejores
empresas de producción y creación de telas, se buscará encontrar nuevos clientes y
aliados para posicionarse en el mercado siempre con productos de calidad a precios
razonables, se iniciará una campaña con propuestas para beneficiar a los más
necesitados en alianza con algunas empresas creadoras de textiles se brindará ayuda,
también se centrarán profesionales en asesoría de imagen para brindar atención y
orientación a nuestros clientes si así lo desean, somos conscientes de la competencia en
el mercado y por tanto se está sujeto a cambios drásticos que pueden afectar la
evolución de la empresa, pero estamos capacitados para superar los percances que se
pueda presentar capacitando en lo posible a nuestros empleadores para poder tener una
buena toma de decisiones en momentos críticos
 1.3 Objetivos

- Sobresalir frente a las demás empresas del área en calidad e innovación

- Implementar metodologías de negocio que ayuden día a día al desarrollo y
crecimiento de la empresa
- Brindar materiales de buena calidad e ir mejorando productivamente para obtener
nuevos beneficios
- Ascender en el nivel tecnológico con buenas practicas que beneficien la empresa
- Capacitar periódicamente todos nuestros empleadores para un mejor desarrollo
profesional
- Sostener el modelo de negocio productivo para darle equilibrio y sostenibilidad a la
empresa

1.4 metas

- En hilo el dorado deseamos primero que nada darnos a conocer mucho más a las
pequeñas y medianas empresas, destacándonos por ofrecer un excelente producto
- Ampliar nuestro número tanto de empleadores como de clientes
- Ampliar nuestra infraestructura principal y extender sucursales por muchas más
ciudades
- Lograr grandes alianzas que nos permitan brindar ayuda a personas de bajos
recursos

1.5 Actividades

1.5.1 Actividades para la consecución de recursos financieros

2. Conseguir inversores
3. Realizar crédito bancario

1.5.2 Actividades para la capacitación de los recursos humanos

1. Capacitación dirigida al personal de ventas y distribución.
2. Escoger un coordinador de ventas por sus méritos.
3. Inducción en la empresa nuevos empleados.

1.5.3 Actividades para la implementación de recursos técnicos

1. Implementación de nuevas tecnologías.
2. Renovar recursos tecnológicos antiguos.
3. Mantenimiento de equipos de producción.

1.5.4 Actividades de proceso productivo

1. Recepción de materia prima
2. Análisis Técnico
3. Tejido
4. Inspección e inventario de tejido
5. Preparado
6. Prueba de teñido
7. Teñido
8. Inspección
9. Secado y compactado
10. Inspección
11. Corte
12. Empaquetado
13. Distribución

Diagrama de Gantt

Presupuesto capacitación recurso humano

 N° Actividad Costo

Capacitación personal de ventas y distribución. 2 000 000

Escoger un coordinador de ventas. 500 000
Inducción nuevos empleados. 500 000
Costo total 3 000 000

Presupuesto implementación de recursos técnicos

N° Actividad Costo

Implementación nuevas tecnologías. 200 000 000

Renovar recursos tecnológicos antiguos. 80 000 000
 Mantenimiento de equipos de producción. 40 000 000
Costo total 320 000 000

Presupuesto proceso productivo

N° Actividad Costo

Recepción de materia prima 50 000 000

Análisis Técnico 2 000 000
Tejido 5 000 000
Inspección e inventario de tejido 1 000 000
Preparado 1 000 000
  Prueba de teñido 1 000 000
Teñido 2 000 000
Inspección 1 000 000
Secado y compactado 2 000 000
Inspección 1 000 000
Corte 2 000 000
Empaquetado 3 000 000
Distribución 3 000 000
Suma total 74 000 000

2. ORGANIZACIÓN
 2.1 Organigrama
Consideramos la organización lineo-funcional adecuada para hilo el dorado porque tiene
una línea de mando que pasa a ser la superior, cada área conserva autoridad y se evitaran

ESTRATÉGICA GERENTE

ADMINIS FINANCIERA MARKETING

TRATIVA OPEREATIVA

TÀCTICA
Revisor
recursos contador fiscal publicidad venta
humanos Administraci Producci mantenimien
ón s on to

OPERATIVA Aux. Aux. Publisist Operario de mecani

Aux. administrat vended maquina
contable a or co
R.H ivo

conflictos entre jefes.

2.2 Deberes y responsabilidades de cada empleado

Aux. Recursos Humanos

- Aplicar instrucciones de registro de información
- Verificar las referencias de los aspirantes a los cargos
- Actualizar archivos de personal que ha recibido inducción, capacitación o quien lo
necesite
- Realizar cálculos básicos para reporte correspondientes a el área
Aux Administrativo:
- Recibir la correspondiente, radicarla y entregarla, tanto interna como externa
- Atender todas aquellas personas que necesiten información
- Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal
que lo requiera
- Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social
- Revisión de la contabilización de los documentos
- Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes los
documentos contables
 - Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación
de acciones de mejora para su prevención
- Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando registros en las
planillas indicadas.

Aux Contable:
- Copia de seguridad diaria y mensual
- Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios
- Envío de reportes.
- Elaboración de ingresos por recaudos de Nómina
- Orientación y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados
- Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera
- Cuadre de módulos de cartera con contabilidad
- Colaboración con la información para Revisoría
- Recibir visita de Revisoría con proveedores
- Colaboración con la Gerencia para la presentación de los informes
- Orientación al cliente sobre los servicios que presta la empresa.
- Elaboración de pago a proveedores de servicios y bienes
- Pago y reembolsos de caja menor
- Informes preliminares de Balances

Publicista:
- Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.
- Asignar recursos tanto humanos como materiales.
- Negociar la imagen de la organización.
- Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser útiles para su
empresa.
- Son planificadores, organizadores, líderes y contralores de la organización.
- Crear planes formales y controlar la ejecución.

Vendedor
- Establecer cuotas semanales, quincenales, mensuales para el respectivo control de
ventas
- Preparar los informes de la competencia aparte de las actividades de la empresa las
actividades que lleva a cabo la competencia
- Preparar el reporte diario de trabajo que presenta el vendedor
 - Investigar las ventas perdidas y sus causas
- Elaborar fichas de los aspirantes, instrumento valioso en el que se resumen las
entrevistas anotando datos personales del prospecto, incidencias, condiciones de
venta, forma de pago u envíos
- Cooperar en los cobros de clientes morosos e invitar a los clientes a cumplir para no
perder el crédito y su buena imagen.
- Elaborar pronósticos de ventas

Operario de máquinas:

- Operar maquinaria pesada.

- Mantener maquinaria en condiciones óptimas para su funcionamiento, realizando
para ello las actividades de mantenimiento menores pertinentes, que aseguren
funcionamiento, limpieza y su utilización.
- Llevar a cabo instrucciones diarias de jefe directo y/o jefe de taller, o plan de trabajo
por períodos mayores de tiempo.
- Mantención de bitácora diaria a ser entregada a jefe directo: registra tipo de trabajo
realizado, desperfectos, panas, estado general de la máquina e insumos utilizados,
horas de trabajo efectivas, horas en reparación y/o mantenimiento, etc.
- Efectuar mantenciones y reparaciones básicas a la maquinaria a su cargo.
- Dar cuenta inmediata de cualquier desperfecto o falla que presente la máquina a su
cargo al Jefe de Talleres de la Oficina Provincial.

Mecánico:
- Ejecuta el mantenimiento preventivo y correctivo básico
- Desmonta total o parcialmente máquinas o equipos, interpretando planos y
catálogos para su mantenimiento/reparación.
- Repara o sustituye elementos o partes defectuosas de máquinas y equipos.
- Efectúa ajustes y verifica el resultado de trabajos realizados.
- Realiza inspecciones de máquinas y equipos, así como mediciones y registro de
resultados.
- Interpreta planos y esquemas técnicos e informaciones especializados, según
normas y especificaciones.
- Aplica normas técnicas de calidad y seguridad.
- Hace reporte al jefe inmediato de su trabajo o desempeño.
2.3 Recursos para el desempeño del trabajo
Aux R.H
- Computador o cuadrilla para registro de información, referencias de aspirantes a un
cargo, archivos del personal, etc.
- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería
Aux Administrativo:
- Computador o cualquier tipo de almacenamiento y control para los documentos de
la compañía, la nómina y liquidación, almacenamiento de documentos contables
- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería
Aux Contable:
- Computador o soporte para manejo de copias de todas las actividades diligenciadas
- Documentos y recibos de pago de seguros
- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería
Publicista:
- el publicista más que tener recursos organiza las actividades publicitarias,
dependiendo de ellas pide tanto material como personal, esto depende a la estrategia
que esté llevando a cabo.
Vendedor:
- debe vestir ropa adecuada para estar bien presentado
- Computador para registrar las ventas realizadas
- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería

Operario de Maquinas:
- Maquinaria necesaria para elaboración y procesamiento de la tela.
- Herramientas básicas para el mantenimiento de la maquinaria
- Recursos de papelería para la elaboración de bitácoras de usos o daños de la
maquinaria.
Mecánico:
- Espacio adecuado y suficiente para traslado de maquinaria y herramienta.
- Herramienta completa para mantenimiento de maquinas
- Papelería referente a el trabajo que desempeña ya sea preventivo o de reparación.

3. DIRECCIÓN
3.1 Coordinar las actividades de la empresa.

Para coordinar las actividades de la empresa primero se asignará a cada empleado su tarea y
función que debe realizar dentro de la empresa y luego se hará un cronograma con el fin de
organizar mejor dichas actividades

3.2 Tipo de liderazgo.

Para la empresa hilo el dorado en la parte estratégica y táctica necesitamos líderes con
autoconfianza, honradez, inteligencia, creatividad, firmeza, entre otras. Que guíen la
empresa hacia la prosperidad y más específicamente queremos en nuestra empresa líderes
democráticos o participativos, pues en nuestra empresa creemos que todos tienen derecho
a participar en las decisiones que nos puedan favorecer y de esta manera crear un trabajo
armónico.

3.4 Identificar la comunicación a utilizar

Se utilizará comunicación formal para todo tipo de instrucciones ya sea de maquinaria,

información y órdenes a los empleados. En cuanto a la toma de decisiones se utilizará una
comunicación vertical.

3.5 Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal

Para fomentar el ánimo y el interés del personal se realizarán actividades didácticas, viajes,
charlas motivacionales, gamificación y además se valorará el esfuerzo individual de cada
empleado, compensándolo en un aumento en su nómina.

3.6 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo

Para mantener la disciplina en el personal se implementarán diferentes sanciones, multas o

castigos al personal cuando el caso lo amerite.
 4. CONTROL

4.1 Realizar control en el momento oportuno (como)

Realizamos el control adecuado antes de cada proceso para obtener óptimos resultados de calidad Y
de esta manera poder comercializar productos que nos permitan crecer.

Control de calidad proceso productivo

Proceso Inspección Resultado

Recepción de materia
prima Realizada 15 cajas de hilo sucio
En óptimas
condiciones para el
Análisis técnico Realizada tejido
Inspección e Últimos metros de
inventario de tejido Realizada tela mal tejidos
Preparación para el En óptimas
teñido Realizada condiciones
Buena condición para
Prueba de teñido Realizada teñido
Inspección para
secado y compactado Realizada Óptimas condiciones
Inspección del
producto final Realizada Excelente

4.2 Tomar medidas correctivas (cuando)

En este caso podemos ver que tenemos que tomar una decisión respecto a cambiar de
proveedor de materia prima o llegar a un acuerdo de devolución de las 50 cajas de hilo
sucio y realizar un mantenimiento de maquinaria para poder solucionar el mal tejido en los
últimos metros de tela. Estas decisiones se toman después de obtener los resultados del
control de calidad.
 CONCLUCIONES

- El trabajo se realizó para adquirir conocimientos fundamentales de la

administración
- Se adquiere conocimientos sobre las funciones principales de la administración
- Se conoce el manejo de los diagramas de gantt el cual es fundamental para planear
las actividades que se van a desarrollar en determinado tiempo
- Se ve la planeación como principal método para una buena administración
- El trabajo en equipo y la buena organización es fundamental para alcanzar objetivos
de la empresa
- El proceso administrativo como estudio de caso es la principal herramienta de una
compañía para implementar todas sus ideas y plasmarlas en la realidad.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

- Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas 58-72. Editorial Larousse

Grupo Patria. México, D.F.

- Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas 72- 91. Editorial Larousse

Grupo Patria. México, D.F.

- Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas: 105 – 116. Editorial Larousse

Grupo Patria México, D.F.
- Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas: 117 -121. Editorial Larousse
Grupo Patria. México, D.F.

- Chávez, J. (2014). La Importancia de la Ética en la Vida Empresarial.

(Spanish). Revista Daena (International Journal Of Good Conscience), 9(3), 111-
118.