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DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES PARA LA EMPRESA

ESPACIO Y MERCADEO S.A.S

Modalidad virtual, 12 de abril de 2021

ELABORADO POR: Angie Carrascal Cañizares

Brillitll Gabriela Calderon

Jaime Schneider Hernandez

Liliana Fernandez

Yudy Fernanda Tellez Cruz

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo comprende el estudio de un proceso innovador dentro de la empresa Espacio y

Mercadeo S.A.S, la cual ha sido elegida por mutuo acuerdo dentro del equipo de trabajo para el
desarrollo de la actividad del presente eje, en donde se busca emplear los conceptos, metodologías y
herramientas aprendidas a lo largo de la formación en el curso de diseño de procesos para la empresa
objeto de estudio, de esta manera agregar valor a los procedimientos ya existentes, encaminados a la
mejora continua y con ello, aumentar la competitividad y productividad de la empresa.

Se desarrollará el análisis de los resultados obtenidos en la encuesta realizada a la empresa en el eje 2,

a partir de dicha información, se realizarán las acciones correctivas, recomendaciones y acciones de
mejora frente a los procesos ya establecidos, buscando con ello aumentar la productividad y la
competitividad en su nicho de mercado.

OBJETIVO GENERAL

Realizar una propuesta de diseño de procesos innovadores para la empresa Espacio y Mercadeo S.A.S,
en donde se estructurarán actividades de mejora para agregar valor a los procesos de producción y
competitividad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Disminuir tiempos, costos y procesos dentro de la empresa, ajustando un nuevo diseño de

procesos innovadores a los ya establecidos.

 Presentar el nuevo diseño de procesos a la empresa Espacio y Mercadeo S.A.S, para su revisión
y punto de vista frente a lo expuesto por el equipo de trabajo.
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PROBLEMA IDENTIFICADO

Los procesos se consideran en la actualidad como la base operativa de gran parte de las organizaciones
y gradualmente se van convirtiendo en la base estructural de un número creciente de empresas
(ZARATIEGUI, 1999).

Por medio de la encuesta realizada a la empresa Espacio y Mercadeo S.A.S identificamos que aunque
esta, cuenta con procesos establecidos para la realización de sus actividades, los empleados solo los
ejecutan en un 50% o 70% y en ocasiones ni siquiera los utilizan, generando pérdidas de tiempo y
recursos para la organización.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

Al analizar el resultado de la encuesta se puede evidenciar que la empresa elegida, presenta la necesidad
de crear un proceso innovador que incluya en toda su estructura las actividades necesarias que puedan
ejecutarse de manera efectiva, para ello, se tendrá como referente el proceso de recepción y distribución
de mercancía, ya que se evidencia que el personal trabajador lleva a cabo un proceso muy extenso y que
en ocasiones no se ejecutan las actividades en su totalidad, por ende se genera un reproceso en tiempos
y costos adicionales, con ello se pretende definir las actividades necesarias para la ejecución, las cuales
sean llevadas a cabo en un 100% de esta manera se eliminen los procedimientos obsoletos e
innecesarios y se adecuen unos nuevos procesos con actividades puntuales y prácticas que puedan
implementarse en su totalidad.

De acuerdo con Sturn (2020), nos indica que la optimización de procesos es la disciplina de ajustar un
proceso para optimizar un conjunto específico de parámetros sin transgredir algunas restricciones. Los
objetivos más comunes están relacionados con minimizar el costo, maximizar el rendimiento y / o la
eficiencia. Esta es una de las principales herramientas cuantitativas en la toma de decisiones. (Sturm,
2020)

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

El diseño de la propuesta que se plantea para el mejoramiento del proceso de recepción y distribución
de mercancía dentro de la empresa Espacio y Mercadeo S.A.S, se basa en la reestructuración de la
actividades requeridas para la implementación del mismo, en donde se eliminen las actividades
redundantes y obsoletas que no son necesarias dentro de la ejecución, de esta manera se pretende
mejorar el canal de distribución dentro de la empresa, disminuyendo el flujo de operaciones y
aumentando la eficacia de los resultados, es importante incluir dentro de este nuevo diseño actividades
que prevean los cambios que se puedan presentar, poniendo un ejemplo como punto de partida tenemos
la actual pandemia que se está viviendo a nivel mundial, ya que al contar con estas actividades
preventivas la empresa puede mitigar el impacto de los riesgos que puedan presentarse por agentes
externos a la empresa como falta de insumos o materia prima para elaborar los productos.
Básicamente lo que se pretende es diseñar un proceso de logística de aprovisionamiento y con ello
garantizar un abastecimiento de mercancía lo más económico posible y que adicionalmente se ponga a
disposición de la empresa un sistema de almacenamiento que permita su adecuado funcionamiento, y
cumplimiento de metas, es importante detectar los procedimientos obsoletos, propiciando buenas
relaciones con proveedores, realizar una proyección de stock de la mercancía, controlando inventarios
y costos asociados a los mismos.
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ACCIÓN O FASES A EMPRENDER PARA EL DESARROLLO DE LA PROPUESTA

En el siguiente diagrama de flujo se dará a conocer el diseño de proceso de logística en la recepción y

distribución de la mercancía en la empresa Espacio y Mercadeo S.A.S, con el cual se pretende
estructurar las actividades necesarias para el adecuado manejo de stock e inventarios, de esta manera se
optimicen los tiempos de ejecución y se garantice un abastecimiento según las necesidades de la
empresa.

Figura 1. Diagrama de flujo.

Fuente propia.
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El proceso de logística en la recepción y distribución inicia con la necesidad de mercancías y materias

primas, estas son establecidas por el área de gestión de producción, donde se identifica cuáles son estas
necesidades. Una vez identificadas las necesidades, pasamos a la búsqueda y selección de proveedores,
el área encargada es la comercial, esto garantiza que se consigan los suministros a tiempo con un buen
precio y la calidad adecuada, además que las materias primas sean estándar y mantener buenas
relaciones con proveedores. El siguiente paso es la gestión de compras y adquisición de mercancías, al
recibirlas es muy importante verificar cantidades y realizar un control de calidad a las mercancías y
materias primas, cuando estas no cumplen con los criterios establecidos se realiza la devolución y pasa
nuevamente al proceso de gestión de compra. Cuando las mercancías cumplen con lo requerido,
pasamos al almacenamiento, allí se debe realizar un control de inventario de mercancías y materias
primas, posteriormente se pasa a la distribución. El último paso del proceso de aprovisionamiento con
el control de stock.

INSUMOS Y COSTOS

A continuación, se relacionan los insumos y costos propuestos para el desarrollo del nuevo diseño de
procesos en la empresa.

Tabla 1. Insumos y costos.

Insumo Costo

Equipo de computo $5´000.000

Gato estibador $1´900.000
Estudio de mercado para el nuevo proceso $2´000.000
Capacitaciones / Reuniones $900.000
Recurso humano $1´000.000
Socialización interna del proceso $1´500.000
Actualizar de página web de la empresa enfocada a los trabajadores $1'000.000

Total 13´300.000

Fuente propia.
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TIEMPOS DE EJECUCIÓN

Los tiempos para la ejecución de procesos pueden variar según sea el caso de la empresa y/o el tipo de
actividad económica que realice, equilibrando los recursos y esfuerzos con los objetivos propuestos,
manejamos las etapas del concepto Lean Manufacturing para la realización de nuestro diagrama de
Gantt. (DÍAZ, 2015).

Figura 2. Diagrama de Gantt

Fuente propia

RECOMENDACIONES

Se sugiere a la empresa las siguientes recomendaciones para el desarrollo de la propuesta:

 Tener documentados únicamente los procesos que si se ejecutan al 100% en la empresa.

 Programar reuniones en las cuales se lleve a cabo un seguimiento al cumplimiento de los
procesos.
 Realizar capacitaciones periódicas que permitan comprender los procesos y la importancia de
los mismos en cada una de las áreas involucradas.
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 Crear un sistema de control de calidad que determine el cumplimiento de los procesos y general
conductas de mejora continua cuando se detecten procedimientos que no cumplen con los
procesos establecidos.

LECCIONES APRENDIDAS

Una de las principales lecciones aprendidas en este curso, es comprender que el mercado se mueve día
a día, debido a ello, los administradores deben estar en la capacidad de generar ideas innovadoras, que
le permitan arreglar, modificar o cambiar los procesos establecidos, con el fundamento del valor
agregado, que posibilite tener ventaja competitiva en el mercado. Es indispensable en toda empresa
hacer un análisis general para implementar un diseño de procesos, a partir de allí podemos mejorar
diferentes aspectos organizacionales y a su vez mejorar nuestro desempeño competitivo y productivo.
Esta asignatura nos ha permitido obtener conocimientos para ejecutar diseños que nos lleven a buscar,
mostrar y mejorar el valor agregado de cada compañía y obtener posicionamiento ante la competencia,
siendo también innovadores y buscando la satisfacción del cliente, a partir de estrategias de mercadeo
que nos den resultados satisfactorios.

CONCLUSIÓN

Se logra diseñar la propuesta para un proceso de logística en la recepción y distribución de la mercancía

en la empresa Espacio y Mercadeo S.A.S, brindando un insumo importante para el mejoramiento de la
ejecución de actividades, propiciando la disminución de costos y tiempo para el desarrollo de cada
actividad, lo que puede llegar a generar un impacto positivo para la empresa ya que se optimizarán los
procesos establecidos, ejecutando en un 100% las actividades propuestas y cumpliendo con las metas
esperadas.

ANEXOS

Informe ejecutivo del Eje 2

https://docs.google.com/document/d/13hufkY_QdAC9bh4Y0TRKaVgH4JAaTKTdQbFDMlZfsjo/edi
t?usp=sharing

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

DÍAZ, H. T. (AGOSTO de 2015). GESTIÓN ESTRATÉGICA EMPRESARIAL PARA

MEJORAR LAS CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y ADMINISTRATIVAS
BASADAS EN LOS PRINCIPIOS DE LA METODOLOGÍA LEAN. Obtenido de
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/6720/ENSAYO%20MET
ODOLOGIA%20LEAN.pdf?sequence=1&isAllowed=y
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Logycom. (s.f.). ¿Qué es la logística de aprovisionamiento? Obtenido de Logycom:

https://www.logycom.mx/blog/logistica-de-aprovisionamiento

Sturm, A. (23 de JULIO de 2020). Optimización de procesos: ¿Qué es? Beneficios, pasos y
más. Obtenido de https://blog.wearedrew.co/optimizacion-de-procesos-que-es-
beneficios-pasos-y-mas

ZARATIEGUI, J. R. (1999). La gestión por procesos: Su papel e importancia en la empresa.

Obtenido de
https://www.virtuniversidad.com/greenstone/collect/administracion/import/Cuatrimes
tre%20X/An%C3%A1lisis%20del%20Entorno%20y%20Estrategia%20Administrativ
a%20Empresarial/gesti%C3%B3nporprocesos.pdf