Universidad Autónoma del

Estado de México

Administración de Unidades
Informáticas
Licenciatura en Informática Administrativa
Modalidad a distancia

PERIODO 14 a
 Administración de Unidades Informáticas
Material para la asignatura en línea

Contenido
Introducción .............................................................................................................................................................4
I. Administración de Unidades Informáticas .......................................................................................................5
La palabra Administración ....................................................................................................................................5
Administración como disciplina científica ............................................................................................................6
¿Qué es una unidad informática? ........................................................................................................................6
¿Qué es la administración de unidades informáticas? ........................................................................................6
Visión, misión, objetivos y líneas de acción de las unidades informáticas ..........................................................6
Objetivos específicos ............................................................................................................................................7
Líneas de acción....................................................................................................................................................7
II. Organización de la Estructura de la Unidad de Informática .............................................................................8
Funciones generales de la unidad informática .....................................................................................................8
Otras funciones: ...................................................................................................................................................8
Estructura organizacional de la unidad informática.............................................................................................8
La organización tiene dos objetivos: ................................................................................................................8
La estructura organizacional nos permite: .......................................................................................................9
Estructura organizacional de las unidades informáticas ..................................................................................9
Organigramas ................................................................................................................................................ 10
Los organigramas sirven para: ....................................................................................................................... 10
Criterios para preparar un organigrama........................................................................................................ 10
Posibles departamentos integran el área de informática ................................................................................ 11
Unidades informáticas centralizadas y descentralizadas ................................................................................. 11
Ubicación de las unidades informáticas dentro de las organizaciones ............................................................. 12
a. El área de informática como asesor staff .............................................................................................. 12
b. El área de informática depende del departamento de Finanzas .......................................................... 13
c. El área de informática como departamento de servicio ....................................................................... 14
d. El área de informática como un departamento independiente ............................................................ 14
La AFI (Administración de la función informática) propone: ........................................................................ 15

LIA. Laura del Socorro Mancilla Hernández

 Administración de Unidades Informáticas
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Pasos para realizar una descentralización del área de informática: ............................................................. 15

Pasos para formar un mecanismo de administración para el entorno informático: .................................... 16
Descripción de responsabilidades, perfiles y funciones del puesto .................................................................. 16
Principales puestos que podemos encontrar en las unidades informáticas ..................................................... 16
Descripción de puestos...................................................................................................................................... 19
Ejemplo de la descripción de puestos ............................................................................................................... 19
Importancia de evaluar los compromisos de trabajo ....................................................................................... 22
Ventajas de la evaluación del desempeño .................................................................................................... 22
Elementos comunes a todos los enfoques sobre evaluación del desempeño: ............................................. 23
Formación y contracción del personal técnico.................................................................................................. 24
Formación .......................................................................................................................................................... 24
Contratación ...................................................................................................................................................... 24
Estrategias de capacitación ............................................................................................................................... 25
Sugerencias de capacitación ......................................................................................................................... 27
Estrategias de motivación ................................................................................................................................. 27
Factores Motivantes .......................................................................................................................................... 28

LIA. Laura del Socorro Mancilla Hernández

 Administración de Unidades Informáticas
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Introducción

Hoy en día es casi imposible concebir la organización sin la utilización de los medios o recursos
informáticos, por lo que aparece la figura del departamento de informática, área de informática o
unidades informáticas.

Cuando se habla de administración de unidades informáticas, se habla de las nuevas aplicaciones

tecnológicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar información consistente, y la base que lo
hace posible es la informática.

La Administración es una ciencia que estudia las organizaciones y la administración (en el sentido de
conducción, proceso, gestión de recursos, etc.) de éstas.
La administración consiste en darle forma de manera consistente y constante, a las organizaciones.

Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de serviles para alcanzar sus
metas.

Alain Touraine, en su libro Cambio de paradigma, comenta, que son tres cambios fundamentales los
que presentan la aplicación de la tecnología de la información.

√ El concepto de computación en red.

√ Cambio de los sistemas aislados a los sistemas integrados.
√ De computación interna a la computación interempresarial.

Debido a esto, el uso de tecnología en las organizaciones se incrementa día a día, por lo que cada vez es
más difícil tomar decisiones acertadas en este ámbito por lo que la administración de las unidades
informáticas toma un papel importante.

¿Cómo va a funcionara una Unidad de Informática?, ¿Qué Software será necesario?, ¿Qué Hardware
requiere? , ¿Cuál es el capital humano requerido?, ¿Que funciones va a proporcionar? Estas son
algunas de las cuestiones que deberán de estudiarse en esta unidad de aprendizaje.

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I. Administración de Unidades Informáticas

La palabra Administración

Según los contextos en que aparece, la palabra adquiere diferentes significados:

1 - Como manejo racional y ordenado de recursos: concepto económico que se basa en la aplicación de
recursos; por ejemplo: mi abuela es una excelente administradora, percibe la jubilación mínima y le
alcanza hasta para hacernos algún regalo.

2 - Como sinónimo de gobierno o gestión de una organización: la palabra gestión es muy usada al
evaluar los resultados de las acciones y decisiones de un administrador o cuando se hace referencia a la
administración de recursos o a la actividad de un gobernante. Por ejemplo: la administración de
Rodríguez Zapatero (en España) muestra una manera de relacionarse con la ETA muy diferente a la
de los anteriores gobernantes.

3 - Como sinónimo de suministro: significa dar, propinar, por ejemplo: la enfermera que administra un
medicamento.

4 - Como el conjunto integrado de funciones de las autoridades de organismos, escuelas, empresas: nos
referimos a la persona que representa o actúa en nombre de otros. Por ejemplo: el juez, en
representación del Poder Judicial administra justicia; el gerente administra la empresa en
representación de los accionistas.

5 - Como conjunto de funciones y actividades a realizar para administrar: significa definir los fines y
las políticas, fijar los objetivos y la orientación de la organización o de las áreas que la conforman.
Incluye las funciones de diseñar e implementar planes y programas, organizar el trabajo, distribuir y
asignar recursos, dirigir al personal, coordinar el trabajo, controlar y evaluar los resultados.

6 - Como administración pública: para referirse al conjunto de organismos públicos que conforman el
Estado.

7 - Como parte de la denominación de un sector o de toda una organización: por ejemplo: la Dirección
de Administración de un Ministerio, la Administración Nacional de Seguridad Social (ANSeS), la
Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP). Si bien todos éstos son los usos de la palabra,
vamos a reflexionar ahora sobre cuál es el alcance de esa palabra en el sentido científico- técnico.

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Administración como disciplina científica

Constituye un sistema de conocimientos, cuyo objeto de estudio son las organizaciones y la

administración de las mismas, en el sentido de conducción de las personas y gestión de recursos. Para
la creación de conocimientos, teorías, conceptos, explicaciones se requiere la aplicación del método
científico. Tanto la Administración como las Ciencias Administrativas reciben aportes de otros campos
del saber, entre ellos: Psicología, Sociología, Matemática, Derecho, Informática, etc.
La Administración es una disciplina en constante evolución por sí misma y por la influencia de las
disciplinas vinculadas.

¿Qué es una unidad informática?

Representa una entidad dentro de la organización, la cual tiene por objetivo satisfacer las necesidades
de información de manera veraz y oportuna. Sus principales funciones son diagnosticar, analizar,
diseñar y aplicar la reingeniería de sistemas, redes y equipos, así como llevar el inventario y actualizar
la plataforma informática adecuada a las necesidades de la organización, con el fin de organizar,
desarrollar y facilitar el soporte técnico en materia de informática que requieran las demás áreas
funcionales de la empresa.

¿Qué es la administración de unidades informáticas?

Un sistema de conocimientos, cuyo objeto de estudio es la gestión de actividades relacionadas con el

desarrollo, suministro de sistemas y tecnología de información que demande la organización. Así como
la asignación de sus recursos informáticos y gestión de los mismos.

La administración de unidades informáticas nos permite planear, organizar, integrar dirigir y controlar
los recursos informáticos de una empresa.

Se llaman recursos informáticos o bienes informáticos al conjunto de elementos disponibles para

resolver alguna necesidad o llevar a cabo una actividad en la unidad informática, estos recursos son:
software, hardware, capital humano, datos e información.

Visión, misión, objetivos y líneas de acción de las unidades informáticas

La unidad de Informática tiene como misión promover el desarrollo informático integral, así como
establecer y coordinar una política institucional en informática.

Además apoya a la investigación a través de sistemas de información, sistemas de integración

empresarial, asesoría en la gestión de recursos financieros y fomenta la difusión del conocimiento en la
organización.

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Su Visión: Ser un área de apoyo de vanguardia tecnológica en el campo informático y comunicación

electrónica para coadyuvar una organización de excelencia, que contribuya a lograr cambios para la
mejoría de las áreas funcionales de la organización.

Objetivos específicos

 Desarrollar e implementar sistemas de apoyo tecnológico administrativo de informática.

 Desarrollar y actualizar servicios y medios de comunicación electrónicos para apoyar a las
distintas áreas funcionales.
 Apoyar directamente a la investigación a través del desarrollo de sistemas de información.

Líneas de acción

 Desarrollar e implementar apoyo técnico-administrativo de Informática.

 Desarrollar y administrar los servicios de la red y la comunicación electrónica.
 Brindar servicios de soporte técnico computacional.
 Apoyar a los usuarios internos para procesar trabajos que requieran.
 Diseñar e impartir cursos de capacitación para el personal.
 Ofrecer un medio de comunicación interna relevante y actualizada (Intranet).
 Desarrollar sistemas administrativos informáticos para facilitar múltiples actividades y
funciones.
 Desarrollar y actualizar servicios y medios de comunicación electrónicos.
 Desarrollar y actualizar medios electrónicos de comunicación y consulta interna y externa.
 Apoyar a los investigadores en la gestión de recursos externos.
 Apoyar a través del desarrollo de sistemas de información.
 Desarrollar, almacenar y analizar bases de datos.
 Participar directamente en proyectos de investigación, con la aplicación de métodos y técnicas
de análisis.
 Desarrollar sistemas automatizados adecuados a las características requeridas por estudio, así
como diseñar programas de asesoría y cursos de manejo de los mismos.

Si se observa con cuidado lo anterior, llegamos a la conclusión siguiente:

La Unidad de informática es uno de los engranes vitales dentro de la organización, el cual hace que
muchos otros se detengan o caminen sistemáticamente. La unidad de informática se encuentra dentro
del centro de procesamientos de datos.

El Centro de procesamientos de datos: es el conjunto de recursos físicos, lógicos y humanos necesarios

para la organización, relación y control de las actividades informáticas de una empresa.

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II. Organización de la Estructura de la Unidad de Informática

Funciones generales de la unidad informática

 Responsable de la centralización, custodia, obtención de datos para procesarlos, guardarlos,

modificarlos, analizarlos, consultarlos (Administración de bases de datos) con los que opera la
empresa así como realizar respaldos de la información
 La mayoría de las actividades del resto de las áreas de la organización toman como base la
información que les provee el área de informática.
 La toma de decisiones se ve influida por la calidad que posea la información y por la capacidad
de respuesta del procesamiento de datos.
 En gran medida la eficiencia del área de informática representa el nivel de sistematización
alcanzado por la empresa.
 La importancia que adquiere el área de informática dentro de la organización, la compromete
fuertemente en las decisiones administrativas y de proyección de la empresa.

Otras funciones:

 Proteger la información de daños físicos y del medio ambiente.

 Llevar un control de la información.
 Mantenimiento correctivo y preventivo de equipo de cómputo.
 Tener un control de los equipos de cómputo, software y medios de almacenamiento de los datos.
 Administrar la operación, establecimiento y control de los sistemas de cómputo y así como
vigilar su cumplimiento.
 Atender las solicitudes de adquisición de equipo de cómputo que requieren los demás
departamentos para el desempeño de sus funciones.
 Proporcionar la asesoría que se requiere para la instalación y operación del sistema de cómputo.
 Diseñar, promover e impartir programas de capacitación a los usuarios.

Estructura organizacional de la unidad informática

Para el estudio de la estructura organizacional partiremos del concepto de Organización, que se refiere
a la creación de una estructura, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades,
con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro de un grupo social.

La organización tiene dos objetivos:

a) División del trabajo (jerarquización es el patrón de diversos niveles de la estructura de una

organización o departamentalización es el fundamento mediante el cual se agrupan las tareas).

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b) Coordinación, se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el
propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.
La estructura organizacional nos permite:

 Distribución formal de los empleados dentro de la organización.

 Dividir el trabajo a realizar en tareas y departamentos específicos.
 Asignar tareas y responsabilidades relacionadas con empleados individuales.
 Coordina diversas tareas organizacionales.
 Agrupa los trabajos en unidades.
 Establece líneas de autoridad.
 Distribuir y utilizar los recursos organizacionales
 Especialización del trabajo
 Grado en que las tareas de una organización se divide en tareas separadas: conocido también
como división del trabajo.
Estructura organizacional de las unidades informáticas

Área Directiva

El servicio principal de esta área es cumplir los objetivos de la organización a través de la toma de
decisiones adecuadas para la automatización de los proyectos. Realiza las siguientes funciones de
planeación, organización, administración y control de los recursos informáticos.

Área Técnica

Esta área está integrada por expertos en informática y el servicio que proporciona es el de brindar
soporte técnico especializado que se requiere a las actividades de tecnologías de la información.
Está conformada por: analistas, programadores, administradores de bases de datos, desarrolladores,
diseñadores de páginas web, etc.

Área Operativa

Se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos como son: preparar datos y
suministros necesarios, manejar los equipos periféricos y vigilar que funcionen adecuadamente.
Está conformada por: supervisores, capturistas, técnicos en mantenimiento.

Área Administrativa

Está encargada de controlar los recursos económicos para el abastecimiento de materiales

especializados tales como: discos, equipo, cartuchos, también tiene el control sobre lo referente a
personal y mantenimiento de las instalaciones. Proporciona el servicio de abastecimiento en todas las
áreas con papelería y artículos necesarios para seguir laborando. Aquí encontramos a las secretarias,
recepcionistas, administradores.

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Una forma de representar la estructura organizacional son los organigramas.

Organigramas

Son una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el
organigrama de la empresa es el “organigrama”, ya que establece la comprensión de los problemas de
comunicación.

Es una representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.

Las unidades informáticas también requieren de esta representación, está puede variar de acuerdo al
número de empleados que se tenga y el tamaño de la empresa.

El objetivo de los organigramas es ser un instrumento idóneo para plasmar y trasmitir en forma gráfica
y objetiva la comprensión de una organización.

Los organigramas sirven para:

 Establecer la comprensión de los problemas de comunicación.

 Orientación a los nuevos trabajadores hacia relaciones y complejidades estructurales.
 Proporcionan una imagen gráfica de la empresa.
 Brindar una imagen formal de la organización
 Fuente de consulta oficial
 Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
 Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.

Criterios para preparar un organigrama

 Precisión, implica a las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben de

establecerse con exactitud.
 Sencillez debe de ser lo más simple, para representar la (s) estructuras en forma clara y
comprensible.
 Uniformidad en su diseño es conveniente homogenizar el empleo de nomenclaturas, líneas,
figuras y comprensión para facilitar su interpretación.
 Presentación su acceso depende en gran medida de su formato y estructura por lo que se debe
preparar complementado.
 Vigencia, es necesaria para conservar su validez.

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Posibles departamentos integran el área de informática

Dirección
General
Área de Informática Otras áreas funcionales

Operaciones Desarrollo de Asistencia Unidad de servicios de

Sistemas Técnica información

Operaciones del Análisis y Diseño Administración de

centro de cómputo bases de datos

Entrada De Programación Telemática

Datos

Tecnología de
Administración información
de red local

Unidades informáticas centralizadas y descentralizadas

Existen cuatro tipos de estructuras informáticas centralizadas, descentralizadas, híbridas e

independientes.

Partiremos de las estructuras dependientes como antecedente de la ubicación del área de informática.

Dependiente de la dirección el área de informática a través de ésta prestaba los servicio a los
diferentes departamentos, fue la primera ubicación que existió cuando sus equipos y sus necesidades de
instalación y personal resultaba demasiado costoso, actualmente ya no se presenta este tipo ubicación.

Dependiente del departamento de administración o financiero, como la mayor parte de las

necesidades informáticas de una empresa, desde el uso de las computadoras, suele ser una ubicación
usual.

Ubicación independiente constituye en un departamento más de la empresa a nivel staff, cuyo

objetivo es prestar sus servicios al resto de departamentos.

Centralizada significa, que todo está concentrado en un solo lugar, Las estructuras centralizadas tiene

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como característica que se encuentran ubica a un nivel organizacional jerárquico donde se encuentra
aislada del control, independiente y autónoma de la organización.

Descentralizadas, o distribuida significa que todas las actividades vigentes del área de informática
tendrán que seguir desarrollándose y evolucionando como hasta ahora, pero en el lugar donde estas
resulten de mayor provecho para la empresa y ubicadas de tal forma que el despilfarro computacional
se abarate, descentralizar está área representa ubicarla en un contexto mucho más amplio dentro de la
empresa e influirá con mayor vigor en lugares estratégicos de la organización donde los beneficios de
su aplicación podrán apreciarse y fortalecer las actividades operativas, de control y de servicio.
Este tipo de estructura ha sido de gran aceptación ya que ha tenido recientemente lo que se denomina
proceso distribuido, a su gran desarrollo, por el grado de conectividad actual de los equipos, aparece en
muchas empresas una ubicación donde no existe el centro de cómputo como tal, sino que está
constituido por diferentes secciones asignadas a cada uno de los diferentes departamentos, según sus
propias necesidades.

Estructura Híbrida en una combinación de las estructuras ya mencionas adquirirá mucho mayor
poder jerárquico a nivel de la empresa, no auto asignándose como se ha practicado si no aplicar los
beneficios de las actividades informáticas en todas las áreas de la organización, la función informática
se requiere en todas partes y en cualquier ubicación geográfica.

Ubicación de las unidades informáticas dentro de las organizaciones

a. El área de informática como asesor staff

Gerente
General

Informática

Finanzas Mercadotecnia Manufactura

Ventajas:

 Cuenta con el total apoyo de la dirección para obtener los beneficios máximos de un sistema de
información competente.
 Los gerentes con autoridad staff apoyan a la autoridad de la línea, conocen más que los de línea
respecto a su especialidad de los datos necesarios para las decisiones y ofrecen consejos sobre
problemas administrativos específicos.

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Desventajas:

Las relaciones entre los gerentes de línea y los gerentes de staff asesor se pueden encontrar con
muchos obstáculos, pueden existir diferencias sobre quien debe decidir que, cual decisión es la
mejor y quien emprende que acción.

b. El área de informática depende del departamento de Finanzas

Gerente
General

Finanzas Mercadotecnia Manuactura

Informática

Ventaja:

 Solo es adecuada cuando el departamento requiere la mayor parte del tiempo del equipo.

Desventajas:

Tal ubicación tienen a establecer prioridades y a dar preferencia al departamento de finanzas,

afectando a Los demás departamentos restantes.
La baja jerarquía del responsable del departamento de informática tiende a dificultar una visión
integral de la organización y a reducir la posibilidad de que dicho responsable tenga la
influencia necesaria para llevar adelante un programa de importa.

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c. El área de informática como departamento de servicio

Gerente
General

Finanzas Mercadotecnia Manuactura

Informática

Ventaja:

 Se obtiene un aprovechamiento más racional del equipo y otros recursos

 Se eliminan algunos de los inconvenientes del inciso anterior.
 Existe la posibilidad de que la función informática se realice con autonomía y con criterios
equilibrados en La atención de las necesidades de la organización.

Desventajas:

El responsable del departamento de informática, generalmente no cuenta con el poder necesario

para Enfrentar problemas de integración de los sistemas. Se trata de un departamento
independiente de los demás obteniéndose un grado de interacción muy restringido.

d. El área de informática como un departamento independiente

Gerente
General

Finanzas Mercadotecnia Manuactura Informática

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Ventajas:

 Esta solución se recomienda por la mayoría de los autores como la mejor para obtener los
beneficios máximos de un área de informática, especialmente en empresas medianas o grandes.
 Si se piensa en un sistema distribuido, es la única que permite tener la posición, las perspectivas,
la información y el poder necesario para dar coherencia a los sistemas de información a nivel
institucional.
 Se obtiene un aprovechamiento más racional del equipo y recursos.
 Existe la posibilidad de que la función informática se realice con autonomía y con criterios
equilibrados en la atención de las necesidades de la organización.

Desventaja:

El responsable del departamento de informática generalmente no cuenta con el poder necesario

para enfrentar problemas de integración de los sistemas.

La AFI (Administración de la función informática) propone:

Descentralizar el área de informática y crear una división que planee la estrategia informática viniendo
de arriba hacia abajo, las necesidades reales de toda organización analizando la funcionalidad depende
de cada unidad usuaria, en relación con los requerimientos de información y que se apegue a los
objetivos del negocio y de información establecidos por los directores de la empresa.

Pasos para realizar una descentralización del área de informática:

1. Formación de un comité de política informática, debe estar estructurado por los directivos de las
áreas que actualmente usan la información producto del proceso electrónico (usuarios) y por
directivos de los distintos departamentos del área de informática, en este tipo de comité no hay
jefe solo existe un representante elegido.

2. Análisis de la situación actual del área de informática, el comité procederá a realizar un estudio
de la situación particular del área de informática, mediante la evolución y realista de los que la
empresa requiere. Es importante profundizar en lo que esta área le cuesta a la empresa para
tener una idea más clara en cuento a su costo.

3. Analizar las desventajas que traerá la descentralización del área de informática resulta más
factible conocer sus beneficios que se espera obtener partiendo de la suposición de que ella
ampliara el campo de aprovechamiento de los sistemas de información dentro de la
organización, así como la tendencia hacia el abastecimiento del despilfarro computacional.

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4. Visualización de la organización total de la empresa por medio del enfoque de unidades

usuarias, este aspecto es vital para conocer bajo qué esquema se procederá a descentralizar el
área de informática.

5. Unidad usuaria, se define como una entidad, dentro de la organización, que cubre una función
completa y que actúa con autonomía operativa para lograr sus propios objetivos, lo anterior
implica la reorganización de la empresa, durante su proceso de modernización

6. Esquematización de la función informática a través de las distintas unidades usuarias, al

visualizar a la organización con la estructura de unidades usuarias, se facilita la determinación
de los verdaderos requerimientos de información para la efectiva operatividad de cada unidad
usuaria, y en consecuencia se podrán determinar también los requerimientos de cómputo
(humanos y materiales) para cubrir completamente con dichas necesidades de información.

7. Exposición ante los directivos de la empresa de los argumentos ventajosos que implica la
descentralización del área de informática a fin de obtener su aprobación. El comité de política
informática ya que cuenta en este momento con todos los argumentos necesarios para lograr que
los niveles superiores tomen la decisión de la descentralización del área en cuestión.

8. Inicio de la Administración de la función Informática (AFI) de la empresa. Se sugiere que este

proceso sea paulatino, primero con una unidad usuaria, luego con otra, y así sucesivamente.

Pasos para formar un mecanismo de administración para el entorno informático:

1. Contar con la estructura descentralizada del área informática.

2. Construir el área administrativa de la función informática en la empresa.
3. Adoptar un modelo de aprendizaje de seguimiento como función.

Descripción de responsabilidades, perfiles y funciones del puesto

Principales puestos que podemos encontrar en las unidades informáticas

Gerente
Encargado de dirigir y administrar el área de informática, así como relacionarse con las otras áreas de
trabajo. Función:

 Formula y administra todo el procesamiento de la información que maneja el centro de

procesamiento de datos.

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Jefe de área
Como jefe de área sus funciones serán, entre otras:
 Supervisar a los programadores,
 Checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso dentro de la empresa.

Jefe de soporte técnico

Responsable de la instalación, puesta en marcha, mantenimiento, mejoramiento y disponibilidad

continúa del software requerido para la función del computador y software de apoyo para el desarrollo
de sistemas.

Administrador de redes
Responsable de la administración y mantenimiento de las redes de cómputo. Algunas funciones:

 Asigna claves y privilegios a los usuarios.

 Implementa sistemas de seguridad en la red.
 Establece políticas de usos de correo electrónico y páginas web.

Administrador de bases de datos

Establece, controla las definiciones y estándares de datos, coordina la recopilación de los datos y las
necesidades de almacenamiento de los mismos. Algunas funciones:

 Implementa sistemas de seguridad de la base de datos como protección contra el uso no

autorizado.

Líder de proyecto
Responsable del diseño, programación y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo.

Analista
Responsable del diseño y de la supervisión de la programación de un sistema. Alguna funciones:

 Prepara la documentación para la programación y pruebas del sistema.

 Realizar estudios de viabilidad técnica.
 Participa en el diseño funcional de los nuevos proyectos.

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Desarrollador de sistemas
Responsable de automatizar los requerimientos de información a las unidades dentro de la organización
que lo requiera.

Desarrollador de páginas web

Diseño, programación e implementación de páginas web, mantenimiento y actualización.

Diseñador gráfico
Responsable de realizar diseños gráficos asignado al área de informática. Algunas funciones:

 Elabora presentaciones
 Formatos especiales y de papelería
 Logotipos

Supervisores de capturistas
Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo en base a la
carga de trabajo establecida. Algunas funciones:

 Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida.

Programadores
Programa y realiza la codificación y documentación de los programas o sistemas desarrollados.
Algunas funciones:

 Analizar la lógica de los programas a desarrollar

 Codificar y documentar los programas de acuerdo a las normas establecidas.
 Programar en algún lenguaje
 Comprobar los programas realizados

Capturistas
Los capturistas de datos son los primeros en manejar y convertir los datos de su forma original a un
formato accesible para la computadora. Algunas funciones:

 Operar diferentes dispositivos de teclado para proporcionar los datos directamente a la

computadora.
 Cubrir las cuotas de captura de datos asignadas por el supervisor.

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Descripción de puestos

Es un conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que conforman un trabajo

específico. Es el proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo hacen
diferente de los demás puestos de la empresa y se orienta al contenido del cargo, que hace el ocupante,
cuándo lo hace, como lo hace y porqué lo hace.

Los elementos de una descripción de puesto son:

 Identificación del puesto

 Resumen del puesto
 Tareas principales
 Especificación del puesto
 Porcentaje de tiempo destinado a cada tarea
 Estándares de desempeño
 Condiciones Laborales y posibles riesgos
 Número de empleados que desempeñan el trabajo y quién reportan:
 Las máquinas y el equipo que se utilizan en el puesto

Ejemplo de la descripción de puestos

Descripción del puesto

Nombre de la Empresa
Razón Social
Dirección

1. Identificación del puesto

Titulo: Gerente de Informática Código de puesto: AI001
Departamento: Informática Relación del Reporte: Alta gerencia
Perfil: LIA Fecha del Análisis: 12-marzo-14

2. Resumen del puesto: (proporciona una perspectiva general del mismo).

Gerente del área funcional de Informática de la organización, desarrolla nuevas

tecnologías para ampliar las capacidades tecnológicas empresariales.
Responsable de los procesos y prácticas de apoyar del flujo de información.
Responsable de la infraestructura tecnológica.

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3. Tareas principales realizadas:

 Gestiona la aplicación de la tecnología útil para aumentar la accesibilidad de la

información y gestión de sistemas integrados. Adapta los sistemas mediante el uso
de las tecnologías existentes.
 Desarrolla y planifica estrategias de recursos tecnológicos y de información
teniendo en cuenta el enfoque de negocios, es decir proyecta la utilización de la
tecnología para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Toma decisiones
que pueden cambiar los planes de acción de la empresa.
 Involucrado en el análisis y la reelaboración de procesos empresariales existentes,
con la identificación y el desarrollo de la capacidad de utilizar nuevos
instrumentos, con la remodelación de infraestructura física de la empresa y acceso
a la red, y con la identificación y explotación de los recursos de la empresa del
conocimiento.

4. Especificación del puesto: (docto. Que contiene las calificaciones mínimas

aceptables que debe de poseer una persona para desempeñar un trabajo en
particular, especificaciones basadas en el criterio personal capacitado y no
capacitado).

 Involucrado en el análisis y la reelaboración procesos empresariales existentes.

Capacidad de utilizar nuevos instrumentos y tecnología de la información.
 Capacidad innovadora
 Conocimiento en infraestructura física de la empresa y acceso a la red.
 Capacidad de identificación y explotación de los recursos informáticos de la
empresa.

5. Porcentaje de tiempo dedicado a cada tarea: Numero promedio de horas por

semana.

Tiempo completo

6. Estándares de desempeño: constituye la descripción de las expectativas del

puesto de trabajo. Ejemplo: que se espera que el trabajador sepa acerca de las
T.I

 Implantación de nuevas tecnologías

 Ingeniería Informática
 Experiencia en administración de sistemas SAP.
 Conocer sistemas de datos SQL-SERVER.
 Nivel de inglés alto

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 Imprescindible experiencia con SAP B1

 Experiencia de 3 a 5 años en funciones y/o posiciones similares y en la
administración de sistemas complejos
 Disponibilidad para viajar
 Actitud de servicio, trabajo en equipo, visión, resolutivo, creativo, capacidad
para la gestión de personas.
 Administrador de Sistemas y Redes.
 Soporte a usuarios.

7. Condiciones laborales y posibles riesgos

Condiciones Laborales:

El ambiente de trabajo sea saludable, seguro, cómodo y agradable para que las
personas laboren en ellos, les aumente la moral y la productividad.

Posibles riesgos:

 Tensión laboral
 Problemas psicosociales (motivación ,comunicación, actitudes, tareas de
trabajo)
 La falta de motivación
 El estrés
 Lesiones musculares en brazo, cuello, hombros, espalda y manos
 Exposición a la radiación e incluso muerte por accidentes causados por
computadoras
 Dolor de cabeza

8. Número de empleados que desempeñan el trabajo y quién reportan:

Uno, reporta al Director General de la Organización.

9. Las máquinas y el equipo que se utilizan en el puesto: (Enumere el equipo y las

maquinas o herramienta que normalmente usa). Ejemplo:

 Mainframe
 Equipo portátil
 PC
 Atril
 Hardware (Proyecto Electrónico, Cámara de video, Impresora)
 Software de integración empresarial

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Importancia de evaluar los compromisos de trabajo

Cuando se han tomado las decisiones y se le han comunicado al personal informático, es necesario
hacer un análisis subsiguiente para ver si las cosas marchan bien. Este método de control sirve para
comparar el desempeño individual con los resultados esperados. Hodgetts, R. & Altman, S. (2000), lo
proponen como “el proceso de evaluación del desempeño o rendimiento”.

Grados, J. et all (1999), afirma que la calificación de méritos es una técnica útil para optimizar los
recursos humanos en la organización, pues ayuda a determinar el momento oportuno para tomar
decisiones de promoción, cese, transferencias, ascensos, aumentos de sueldo, recompensas, lo cual,
aunado a los resultados obtenidos en los análisis de puestos, puede servir para confirmar las
necesidades de capacitación y desarrollo de los empleados en lo individual y grupal, atender a los
principios básicos de equidad y justicia.

Por otro lado la evaluación del desempeño permite al informático conocer cuál es la percepción que
tienen en la organización de su competencia laboral, para estar en posibilidad de corregir o perfeccionar
su tarea, así como un medio para promover incentivos que redunden en progreso, mayores beneficios,
etc.

Ventajas de la evaluación del desempeño

√ Mejora el desempeño: Al recibir una retroalimentación de su actuación, el informático sabe en

qué debe mejorar.
√ Ayuda a políticas de compensación: El administrador cuenta con información que le facilita
determinar quiénes merecen recibir beneficios como aumentos de sueldo, bonos, promociones,
transferencias y separaciones.
√ Necesidades de capacitación: El desempeño insuficiente del informático puede indicar la
necesidad de capacitación y adiestramiento.
√ Planeación y desarrollo de la carrera profesional: La evaluación permite tomar decisiones sobre
posibilidades profesionales específicas y personal no aprovechado.
√ Imprecisión de la información: El desempeño insuficiente del informático puede indicar errores
en la información sobre el análisis de puesto, los planes de recursos humanos o cualquier otro
aspecto del sistema de información del departamento de personal.
√ Errores en el diseño del puesto: El desempeño insuficiente puede indicar errores en la
concepción del puesto.
√ Desafíos externos: En ocasiones, el desempeño se ve influido por factores externos como la
familia, salud, finanzas, etc., que pueden ser identificados en las evaluaciones.

LIA. Laura del Socorro Mancilla Hernández

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Elementos comunes a todos los enfoques sobre evaluación del desempeño:

Estándares de desempeño: La evaluación requiere de estándares del desempeño, que constituyen los
parámetros que permiten mediciones más objetivas. Se desprenden en forma directa del análisis de
puestos, que pone de relieve las normas específicas de desempeño mediante el análisis de las labores.

Mediciones del desempeño: Son los sistemas de calificación de cada labor. Deben ser de uso fácil, ser
confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeño. Las mediciones objetivas
del desempeño son las que resultan verificables por otras personas. Las mediciones subjetivas son las
calificaciones no verificables, que pueden considerar opiniones del jefe inmediato, compañeros de
trabajo y usuarios.

Elementos subjetivos del calificador: las mediciones subjetivas del desempeño pueden conducir a
distorsiones de la calificación. Estas distorsiones pueden ocurrir con mayor frecuencia cuando el
calificador no logra conservar su imparcialidad en varios aspectos:

1. Los prejuicios personales: Cuando el evaluador sostiene a priori una opinión personal anterior
a la evaluación, basada en estereotipos, el resultado puede ser gravemente distorsionado.

2. Efecto de acontecimientos recientes: Las calificaciones pueden verse afectadas en gran

medida por las acciones más recientes del informático. Es más probable que estas acciones
(buenas o malas) estén presentes en la mente del evaluador.

3. Tendencia a la medición central: Algunos evaluadores tienden a evitar las calificaciones muy
altas o muy bajas, distorsionando de esta manera sus mediciones para que se acerquen al
promedio.

4. Efecto de halo o aureola: Ocurre cuando el evaluador califica al informático predispuesto a

asignarle una calificación aún antes de llevar a cabo la observación de su desempeño, basado en
la simpatía o antipatía que el empleado le produce.

5. Interferencia de razones subconscientes: Movidos por el deseo inconsciente de agradar y

conquistar popularidad, muchos evaluadores pueden adoptar actitudes sistemáticamente
benévolas o sistemáticamente estrictas.

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Formación y contracción del personal técnico

Formación

El personal informático debe tener los conocimientos necesarios para el área de informática que estará
a su cargo, es por ello que debe establecer cuál es la meta de área de informática en la cual realiza sus
funciones, así mismo, debe organizar el capital humano, técnico, material, financieros, etc.,

El informático al momento de administrar su área debe establecer con que recursos cuenta y a cada uno
de ellos asignarles una labor y definir el papel que va a desarrollar cada uno de ellos en el equipo de
trabajo que debe formar, así que es muy importante que el informático tenga en claro los conceptos de
administración y manejo de personal para hacer que su área cumpla con la meta asignada.

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier

organización, en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir, el
administrador no puede, ni debe hacer todo por sí mismo, el debe designar a cada persona cual es su
función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el informático que
generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a
delegar el uso de la tecnología y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se
puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas o lenguajes que quiera en sus PC´s) sino que
debe delegar el uso de estos sistemas programas o paquetes, no siendo responsabilidad del
administrador de la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de
la misma.

Contratación

Si se decide contratar gente con experiencia, hay que considerar que hay gente que se dice ser ¨
especialistas ¨ en el área, y como dominan el lenguaje informático, logran impresionar al entrevistador
y al darse cuenta del fraude es ya demasiado tarde, por eso se recomienda:

 Si su nivel académico es bueno y sus conocimientos generales son aceptables, debe analizarlo
un comité y hacerle preguntas recién elaboradas (Actuales).
 Habrá que examinarlo sobre la especialidad que dice tener, pero lo hará un grupo de
especialistas en esa misma rama y en caso de no contar con especialistas en este ramo, pedir el
apoyo a otra institución que si lo tenga.

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 Se debe distinguir que el candidato tenga ya varios años de experiencia y no unos cuantos
meses en diferentes instituciones que al final sumen años, pues la experiencia se mide por la
diversidad de proyectos.
 Considerar que el puesto que vaya a ocupar no sea distinto al que ha ocupado.
 Deben tomarse en cuenta las recomendaciones personales de los amigos, familiares del
candidato, sin embargo se debe tomar en cuenta que algunas empresas, para ser considerado
prospecto, se debe ser familiar.

Estrategias de capacitación

Enfoques de sistemas de capitalización

Debido a que la meta primaria de la capitalización es contribuir a las metas globales de la organización,
es preciso desarrollar programas que no pierdan de vista las metas y estrategias organizacionales. Las
operaciones organizacionales abarcan una amplia variedad de metas que comprenden personal de
todos los niveles, desde la inducción hacia el desarrollo ejecutivo. Además de brindar la capacitación
necesaria para un desempeño eficaz en el puesto, los patrones ofrecen capitalización en áreas como el
desarrollo personal y el bienestar. A fin de tener programas de capacitación eficaces, se recomienda un
enfoque sistemático.

Este consiste en 4 partes:

a. Detectar necesidades de capacitación:

Los gerentes y empleados de C.H. deben permanecer alertas a los tipos de capacitación que se
requieren, cuando se necesitan, quien lo precisa y que métodos son los mejores para dar a los
empleados el conocimiento, habilidades y capacitaciones necesarios. La evaluación de necesidades
comienza con un análisis de la organización. Los gerentes deben establecer un contexto para la
capacitación diciendo donde es más necesaria, como se relaciona con las metas estratégicas y el cual es
la mejor manera de utilizar los recursos organizacionales. El análisis de tareas se utiliza para identificar
los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren. El análisis de personas se emplea para
identificar quienes necesitan capacitación.

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b. Diseño del programa de capacitación:

Los extremos creen que el diseño de capacitación debe enfocarse al menos en 4 cuestiones
relacionadas:

 Objetivos de capacitación
 Deseo y motivación
 Principios de aprendizaje
 Características de los instructivos

c. Objetivos de capacitación:

Resultados deseados de un programa de entretenimiento.

d. Disposición y motivación de la persona:

Dos condiciones previas para el aprendizaje influyan en el éxito de las personas que lo recibirán. La
buena disposición se refiere a los factores de madurez y experiencia que forman parte de sus
antecedentes de capacitación. Para que se tenga un aprendizaje optimo, los participantes deben
reconocer la necesidad del conocimiento habilidades nuevas, así como conservar el deseo de aprender
mientras avanza la capacitación.

Las siguientes 6 estrategias pueden ser esenciales:

 Utilizar el refuerzo positivo

 Eliminar amenazas y castigos
 Ser flexible
 Hacer que los participantes establezcan metas personales
 Diseñar una instrucción interesante
 Eliminar obstáculos físicos y psicológicos de a aprendizaje.

La capacitación se debe hacer cada 6 meses, o de acuerdo a las necesidades que tenga la organización.

LIA. Laura del Socorro Mancilla Hernández

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Sugerencias de capacitación

1. Al establecer los planes de capacitación, estos deben tener un objetivo concreto y costeable, es
decir, los cursos que se programen deben estar orientados a fortalecer proyectos en desarrollo y a
futuro, pues la capacitación no solo debe capacitar sino plenamente estar justificada.
2. Es recomendable que existan dos tipos de planes de capacitación: externos e internos, es decir,
cuando se origina la necesidad de tomar cursos fuera de la compañía, incluso en el extranjero, se
debe enviar a una o a dos personas, como máximo, plenamente facultadas para aprovechar los
conocimientos, y ellos quienes capaciten al personal restante. Con esto se consigue lo siguiente:

 Una inversión moderna

 Difusión de conocimientos de desarrollo de personal
 Creación de instructores propios de la compañía
 Capacitación permanente y motivación general del personal
 El personal que se envié los recursos y que después los imparta, se enviara motivado,
reconociendo y comprometido moralmente con la compañía.
 Al existir los recursos internos se crea un ambiente de trabajo sano y por consecuencia atractivo
para el personal de nuevo ingreso.
 Con esto se eliminan envidias y competencias internas malintencionadas, por lo cual permite
que se trabaje en confianza dentro de un ambiente de compañerismo y colaboración mutua.

Bueno con ello la capacitación técnica para el personal de las unidades informáticas debe ser
obligatoria. Los planes de capacitación serán congruentes con la filosofía de los proyectos de la
instalación; es decir, las capacitaciones deberán ser objetivas. Es necesario convencer a los directivos
de que la inversión de las unidades informáticas no está únicamente en el equipo de cómputo. No basta
con contratar personal al cual no se siga desarrollando, pues esto con el tiempo los volverá obsoletos.
Es recomendable que existan dos tipos de planes de capacitación; el primero será la capacitación
externa fuera de la empresa y el otro interna, la capacitación interna es aquella dentro de la empresa
aquella que haya asistido a cursos externos. La capacitación deberá ser perramente y no necesaria y
costosa.

Estrategias de motivación

La mayoría de los jefes del área de informática se comprometen a entregar resultados en tiempo record,
sin tomar en cuenta a los que realmente hacen el trabajo.

LIA. Laura del Socorro Mancilla Hernández

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Ese problema es muy común, ya que el nombramiento de jefe automáticamente representa don de
mando. Esto no solo es válido en el ambiente informático sino en cualquier área operativa. Cuando se
trata de dirigir obreros, empleados o peones que realizan tareas manuales, la estrategia resulta efectiva
porque por lo general realizan actividades repetitivas y constantes que no representan mucho
razonamiento y que dependiendo de una supervisión muy estrecha, se ejecutan más rápido, con lo que
se obtiene una mayor producción, pero esto no sucede en el área de informática, en donde el verdadero
trabajo es resultado del factor creatividad.

Entonces se aprecia que el don de mando no garantiza resultados correctos ni oportunos, sin embargo,
no son pocos los jefes que creen que así obtendrán mejores logros. En ocasiones se piensa que por el
solo hecho de tener un título académico, aun sin ser afín del área de informática se está en posibilidades
de dirigirla, lo cual tampoco resulta cierto. Así pues no es difícil reconocer que cuando algunos jefes
aceptan compromisos para ser cumplidos en tiempos record, lo hacen con desconocimiento del
esfuerzo que eso requiere. Los resultados de esta estrategias los conocemos todos: noches sin dormir,
trabajo frecuente en fines de semana, sistemas improvisados e incompletos, deserción de personal,
prorrogas en los tiempos de terminación o cancelación definitiva del proyecto. Debido a lo anterior son
muy pocos los trabajos de este tipo que han culminado con éxito. La mayoría solo han representado
pérdidas cuantiosas, tanto en tiempo como en dinero, además del descontento y la falta de motivación
general de quienes participaron, aunque también es cierto que cuando se logra salir del apuro, el costo y
despilfarro causados no resultan importantes. Es por ello que es importante la motivación en este
ambiente de trabajo.

Factores Motivantes

La organización formal ha venido estableciendo una serie de estímulos, a fuerza de energías

motivacionales, tales como:

 Incentivos en dinero
 Beneficios sociales
 Sistemas de promoción
 Tabulación equitativa de salario y otros

También otros factores motivantes de más alto nivel, como:

 Conocimiento organizacional.
 Seguridad en el empleo.
 Reconocimiento por lo realizado.
 Satisfacción en el trabajo.
 Respeto a la dignidad.
 Desarrollo cultural. Superación personal.

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 Delegación de autoridad.
 Auto realización.

Todos estos factores motivantes han funcionado con efectividad en mayor o menor grado, aunque no en
la misma forma para todos los trabajadores, ni en todo tiempo o en las mismas circunstancias.

La eficacia de los factores se encuentra supeditada a una serie de aspectos:

Las aspiraciones del trabajador, su escala de valores, la capacidad, la situación económico - social, el
grado de satisfacción de sus necesidades, etc.

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