CORRESPONDENCIA OFICIAL

Se ha caracterizado por el trmite y recorrido que sigue a travs de varios

departamentos gubernamentales desde que se recibe en una oficina estatal.
Adems, porque su redaccin involucra relaciones humanas y es diferente a la
redaccin comercial.
Correspondencia oficial es la comunicacin escrita por los organismos oficiales para
su relacin con: otros organismos oficiales, con empresas privadas y con personas
particulares y en actividades de beneficio para el bien comn.
Presentacin: todos los escritos dirigidos a instancias pblicas deben regirse a
normas comunes, tanto formales como de contenido, que facilitan el manejo, la
lectura y la conservacin de los documentos.
Caractersticas en la redaccin de la Correspondencia Oficial:

Toda nota expedida por las oficinas pblicas, lleva en la parte superior, el
nmero de registro de Secretara y/o del Archivo.

Si existiesen antecedentes del asunto tratado, es preciso hacer alusin al

nmero de referencia o expediente, para que se facilite insertar la propuesta
a los antecedentes o expediente.

La redaccin de estos documentos se realiza en pasos que son:

El Oficio, La Nota Oficial, La Providencia, El dictamen, La Resolucin y La
Notificacin.
Asimismo encontramos:
Escrito, solicitud, instancia y carta si no existe norma especfica de
procedimiento-.
Certificacin, en algunos casos.
Conocimiento.
Los diversos trmites, a partir del escrito, solicitud o instancia forman el
expediente.
EXPEDIENTE:
Es un conjunto de papeles ordenados y relacionados, que unen un mismo asunto
administrativo o privado, durante el paso de los distintos departamentos
gubernamentales, en el cual constan las gestiones hechas por l o los interesados y
las decisiones de las autoridades competentes.
Precaucin en el manejo de expedientes:

Cuando le corresponda recibir un expediente, antes de firmar la copia de constancia

de recepcin o cuaderno de conocimiento:

Cuente las hojas que forman el expediente.

Revise si est anotada la cantidad de hojas del expediente en la nota de

recepcin original-.

Si no est anotado, escriba en forma manuscrita el nmero en letras- de

hojas que recibe.

Numere tambin las hojas que se generen en la oficina donde labore; y, cuando
traslade el expediente a otra dependencia, anote al pie de la carta las hojas que se
acompaan.
DIVISIN DE LA CORRESPONDENCIA OFICIAL:
La correspondencia oficial, segn el destinatario o la relacin, se divide en dos
ramas.
INTERNA
a) Entre funcionarios o empleados
de igual jerarqua. Ejemplo:
Ministro a Ministro.
Director a Director.

b) De superior a inferior jerarqua.

Ejemplo:
Director
a
Jefe
de
Seccin.

c) De inferior a superior jerarqua.

Ejemplo:
Jefe de Unidad a Seccin.
Director a Viceministro.
Viceministro a Ministro.

EXTERNA
a) Gubernativa a particular:
Es la notificacin de lo resuelto
afirmativo o negativamente; o,
es una disposicin emanada
por alguna entidad gubernativa.
En
otros
casos,
es
una
resolucin,
respuesta
al
planteamiento de la persona
particular.
b) Particular a gubernativa:
Es cuando una persona solicita
algn servicio a cualquier
dependencia del gobierno.
Su presentacin ser acorde a
las disposiciones de cada
entidad, por ejemplo:
Nota simple.
Nota simple y con un
timbre
de
impuesto
adherido, segn el valor
del impuesto.
Formato con un timbre
de impuesto adherido.
En
papel
rayado
o
espaol, ms el timbre
impuesto-.

LA SOLICITUD
Es la forma en que una persona o dependencia, utiliza como medio de peticin para
algo que quiere en forma personal o colectiva.

Ejemplo:
07 de agosto de 2015.

Seora Ministra de Educacin

MINISTERIO DE EDUCACIN
1. Calle 9-15, zona 1, Cobn, Alta Verapaz
Seora Ministra:
Por este medio me dirijo a usted, para informarle lo siguiente:
Desde hace cuatro aos he venido sufriendo quebrantos de salud y me he sometido
a dos operaciones por una enfermedad coronaria. Debido a que los tratamientos
son muy frecuentes, me es imposible laborar en forma normal y sin ausentarme de
mi trabajo como docente en la escuela Salvador de Oliva, ubicada en la zona 3 de
esta ciudad.
Por lo tanto, solicito que me sea autorizada mi jubilacin por tener 20 aos de
servicio como docente en varios establecimientos pblicos.
Para confirmar todo lo respecto a mi enfermedad, los tratamientos y operaciones
que me han realizado, han sido por medio del Instituto Guatemalteco de Seguridad
Social, especficamente en la Policlnica ubicada en la zona 3 y en el Hospital
General de Enfermedad Comn, zona 2 de esta ciudad.

Le agradezco la atencin a la presente, y estar en espera de una resolucin

favorable a mi solicitud.
Atentamente,

Blanca rosa gil Rodrguez

Afiliacin No. 2-69-03378-2

EL OFICIO
Las instituciones oficiales se comunican por medio de oficios; sirven para dirigirse a
una autoridad, dependencia o persona con el objeto de exponer un problema,
asunto personal o gestin colectiva, del cual se tiene respuesta por escrito en su
solucin, trmite o negacin. Consta de fecha, nmero de oficio, persona o
funcionario a quien se dirige, contenido y despedida; firma, direccin o telfono y
sello.

LA NOTA OFICIAL
Esta se usa cuando el asunto a tratar es uno solo y menos formal. La extensin,
estilo y concepto vara segn a quien va dirigida.

LA PROVIDENCIA
Es la respuesta al recibo de una peticin para que siga un determinado trmite.
Este documento se inicia con un encabezado fraccionado de la dependencia donde
se origina, la fecha, descripcin del asunto y contenido de lo que se desea expresar.
Se dirige en forma atenta sin despedida y con copia.
Ejemplo: (hoja tamao carta)
(10 espacios del borde)
Prov. 0-065-2015
(3 espacios)
Clasificacin 1372-37-G-9-2015
(3 espacios)
GERENCIA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIN. Guatemala, 14 de
agosto del dos mil
(1 espacio)
quince.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (5 espacios)
Interesado-o-os: Compaa Ingenieros Civiles Asociados.
(2 espacios)
ASUNTO: Solicitud reajuste de precios al contrato nmero
trece
hidroelctrico

guin dos mil catorce 113-2015.

Construccin de la fase Cinco (5) del Proyecto
Pueblo Viejo Quixal. - - - - - - - - - - - - - - -

(5 espacios)
Trasldese expediente a la Direccin Legal para que examine el expediente
completo y
(1 espacio)
dictamine si procede autorizar el reajuste.
(1 espacio)
Los interesados acompaan fotocopias legalizadas de los documentos que
amparan la

(1 espacio)
peticin.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (5 espacios)
Ingeniero Francisco Belarde Leal
Gerente General
(4 espacios)
Anexo: expediente de trece hojas.
(1 espacio)
Copia: Secretara General I.N.D.E.
(1 espacio)
Lucrecia Godnez, Secretaria.
EL DICTAMEN: Se origina de una providencia y es el resultado que se hace con el
anlisis de un documento y que da por finalizada la exposicin de los motivos, y que
al final puede ser positivo o negativo. Ejemplo:
INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIN: DEPARTAMENTO LEGAL. Guatemala,
cinco de abril del ao dos mil quince.
Interesados: Compaa Ingenieros Civiles Asociados.
ASUNTO: Solicitud reajuste de precios al contrato
trece guin dos
mil catorce. 113-2015. Construccin de la fase cinco
(5) del
Proyecto Hidroelctrico Pueblo Viejo Quixal.
Dictamen No. 105-2015:
Posterior a la revisin analtica del expediente y solicitud planteada, los
resultados son los siguientes:
Primero: en relacin al reajuste de precios, el Artculo once (11) del Decreto treinta y
cinco guin dos mil doce, es de aplicacin general por cuanto en el no hace
referencia a un sistema de clculo de sobrecostos en particular. De consiguiente, la
disposicin en el contenida, es igualmente aplicable al sistema de frmulas de
escalamiento.
Segundo: el Artculo citado no hace alusin a un lmite mximo de sobrecostos
(techo) superior al diez por ciento (10%); pero, tampoco lo prohbe. Por lo tanto es
factible que el I.N.D.E. incorpore el lmite mencionado en los contratos que suscriba.
De presentarse el caso descrito, se tendr una franja, limitada superiormente por el
lmite mximo de sobrecostos e inferiormente por el diez por ciento (10%).
Cualquier sobrecosto ubicado dentro de dicha franja, deber reconocerse y, en el
caso contrario, no.
Tercero: en el caso de la Compaa Ingenieros Civiles Asociados, en el rubro material
de construccin, nicamente debe pagarse la diferencia entre el sobrecosto total y

el diez por ciento (10%) regulado por la Ley, ya que dicho costo excede el
porcentaje del diez por ciento (10%) citado.
Cuarto: en lo referente a mano de obra, no deber pagarse ningn sobrecosto,
porque ste es menor al diez por ciento (10%) citado.
Quinto; para futuras solicitudes, de afrontar similar problema de sobre-costo abajo
del diez por ciento (10%), los interesados, previamente, tendran que renegociar el
contrato por medio de una ampliacin de ste.
Con el presente dictamen, trasldese el expediente a Gerencia General, para su
aprobacin final.
Lic. Csar Alberto Batres Klee
Director Legal
Anexo: expediente de veinte hojas.
Copia: archivo y correlativo de dictmenes del Departamento Legal.
Ral Fuentes Milla, Oficial Primero.
LA RESOLUCIN
Es el documento por el cual un funcionario de alto nivel resume y resuelve la
aprobacin de un expediente que tuvo por origen una solicitud, despus de agotar
los informes, opiniones y dictmenes de diferentes dependencias afines al caso
planteado.
LA NOTIFICACIN
Es un documento legal, por medio del cual se hace del conocimiento a una persona
del contenido de una resolucin que le afecta o le beneficia.

ACUERDO
Es una ley emitida por el Gobierno de la Repblica. Tiene por objeto reglamentar
algn acto administrativo con el fin de amparar los actos de una o varias personas.
Comparada con el Decreto, sta se considera una ley de menor grado.
El Acuerdo puede ser emitido por:
a) Los Ministerios, en cuyo caso se llama ACUERDO MINISTERIAL.
b) El Poder Ejecutivo; se le denomina ACUERDO GUBERNATIVO.
Los Acuerdos constan de las siguientes partes:
a)
b)
c)
d)

Nombre de la oficina.
Fecha de su emisin.
El o los Considerandos.
Los Por Tantos y

e) Lo acordado.
El o los Considerandos y los Por Tantos, a veces pueden ser omitidos, menos lo
acordado.

Referencia P-680-2015
ACUERDO No. 90-2015
LA PRESIDENCIA DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO DE LA CONSTRUCCIN
CONSIDERANDO:
Que se tuvo a la vista el informe relativo a la Auditora Externa de las
operaciones realizadas por la Institucin durante el ao dos mil catorce.
CONSIDERANDO:
Que el mismo llena todos los requisitos exigidos por la Junta Evaluadora y que
se ajusta a las normas descritas en las bases de licitaciones;
CONSIDERANDO:
Que el informe fue entregado en el tiempo estipulado y en el nmero correcto
de ejemplares;
ACUERDA:
Que se liquide el precio que por el mismo fue fijado al adjudicatario del
trabajo; consistente en Q.85,000.00 (ochenta y cinco mil quetzales exactos).
Guatemala, 7 de agosto de 2015.
Lic. Alejandro Lorca Pellecer
Presidente.
Hecho por: Marisol Estrada.
Confrontado por: Carlos Pinto Zelaya.

ACUERDO GERENCIAL PRIVADO:

Sirve para emitir o respaldar alguna accin de cualquier ndole y de carcter interno;
lo imite el Gerente o Presidente de la Entidad para cuyo efecto lo faculta la Ley
Orgnica de la misma.
DECRETO

Se le llama Decreto a todo acto administrativo de autoridad ejecutiva, dictado ya

sea en carcter de ejecutor de la ley, ejerciendo la potestad reglamentaria
autnoma, o bien por delegacin legislativa Congreso de la Repblica-.
Es el conjunto de Consideraciones con sus respectivos artculos para formar el
cuerpo de una ley, la cual redundar en beneficio del pueblo.
Un Decreto puede ser Legislativo o Ejecutivo, segn el poder que lo emita.
Los Decretos, tiene generalmente tres partes:
a) Enunciativa.
b) Considerativa.
c) Resolutiva.
PARTE ENUNCIATIVA: