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LA CONSULTA COMERCIAL Se llama consulta comercial a todo tipo de correspondencia en donde se piden o solicitan informes.

Tipos de informes que se pueden solicitar: Cotizaciones, pedidos, Catlogos, precios, servicios, trminos de pago, productos, etc. Caractersticas: Breve, corts y clara RESPUESTA A LA CONSULTA COMERCIAL La respuesta puede ser positiva, es decir nos envan a tiempo y a entera satisfaccin la informacin solicitada. Tambin puede ser negativa, cuando no tienen los productos o catlogos solicitados, se acab la produccin del producto, se suspendi el servicio que ofrecan, no sirven los trminos de pago que ofrecen, etc. Principios Generales: La respuesta debe darse con prontitud, en forma especfica y completa, con cortesa y si es posible se da informacin adicional. Objetivos: Dar la informacin solicitada, forzar a la venta y crear buena voluntad con el posible cliente.

SOLICITUD DE UNA COTIZACIN Estructura - Presentacin de la persona natural o jurdica que necesita la informacin - Se aborda el tema especfico, es decir se plantea la informacin o tema que necesitamos - Se agradece la atencin prestada y puede sugerirse una respuesta rpida RESPUESTA Estructura - Se hace mencin a la carta recibida - Se da la informacin solicitada y si es del caso se adicionan datos - Se mueve o induce al cliente para que haga la compra o contrate los servicios que haba solicitado

EL PEDIDO Cuando nos satisface una cotizacin recibida lo normal es que nos decidamos a hacer el pedido. Estructura: - Nos referimos a la cotizacin recibida - Abordamos el tema indicando: Nmero del catlogo, descripcin del artculo en forma detallada, cantidad, instrucciones de embarque, precio unitario, forma de pago. - Se indica la fecha de entrega y la despedida se hace en forma muy cordial

LA REMESA Esta carta se refiere al envo de dinero para pago de una mercanca. Este pago se puede hacer mediante cheque, nota bancaria, giro o transferencia. Caractersticas: debe ser breve, exacta y especfica. Siempre se debe explicar detalladamente la forma como se ha hecho el pago. Estructura: - Se menciona la fecha en que se ha hecho el pago con todos los detalles (No. de cuenta, banco, cantidad en letras y nmeros, No. de factura, etc.) - Especificamos qu tipo de documento anexamos para que puedan verificar la certeza de la informacin - Despedida cordial (si hubo demora se presentan disculpas)

LA RECLAMACIN Y LA QUEJA La Reclamacin: se origina cuando hay un error en el despacho de la mercanca, el producto est defectuoso o la cantidad incompleta, hubo fallas en el embalaje, no se cumpli con el pacto establecido, etc. Siempre se refiere a mercanca. La Queja: Hace mencin al comportamiento de los empleados, mala atencin, no supieron dar la informacin, no hay quien solucione un problema, etc. Tiene que ver con el servicio directo del empleado.

LA RECLAMACIN Estructura: - Se hace referencia al Pedido - Se explica con mucha claridad los detalles de la reclamacin - Se solicita muy, cortsmente, la solucin inmediata del problema originado RESPUESTA Estructura: - Se responde lo ms rpido posible - Se explica el motivo del problema y se da una solucin inmediata - Se presentan disculpas por la situacin presentada LA QUEJA Estructura: - Se menciona la fecha y cargo del empleado que dio el mal servicio - Se explica muy delicadamente le incidente ocurrido - Se sugiere supervisin constante para evitar problemas futuros NOTA: En estas cartas se debe manejar un tono diplomtico y cordial

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