UNIVERSIDAD CESMAG

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS

PROGRAMA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO Y CENTRO DE CONCILIACION “SAN JUAN DE CAPISTRANO”

CIRCULAR TRANSITORIA

Por medio de la cual se adoptan algunas disposiciones administrativas y académicas de carácter

transitorio para la ejecución de la práctica jurídica en el consultorio y Centro de Conciliación,
durante la época de pandemia. Lo no tratado en la presente, se deberá tramitar conforme lo
establecido en la Circular 001 de 2018, Reglamento de Practica Empresarial y el Reglamento del
Centro de Conciliación y el decreto presidencial 806 de 2020.

I. CONSULTORIO JURÍDICO

Evaluación de los asuntos asignados a los estudiantes adscritos al Consultorio Jurídico:

Los asuntos susceptibles de evaluación serán los que se encuentran en estado abierto y se asignará la
calificación de acuerdo a la presentación del reporte inicial y de los reportes de seguimiento.

Parágrafo. - Entiéndase asuntos en estado abierto aquellos que se encuentran en la plataforma de

software con el termino Abierto y/o Radicado.

Reporte inicial:

El objetivo es evaluar el desempeño del alumno frente al análisis del asunto encomendado en el
primer acercamiento con el beneficiario, se constituye en un escrito que el estudiante debe presentar
en los términos estipulados en la actual circular, en donde se tendrá en cuenta como ítems principales
para la evaluación, la actuación realizada por el estudiante, entendida esta como el documento
técnico idóneo y cualificado, respecto al asunto asignado bajo su responsabilidad, tales como:
demandas, derechos de petición, recursos entre otros. De igual manera se tendrá en cuenta la primera
proyección que realice el estudiante por cuenta propia anterior a la revisión del área respectiva

Término para presentar reporte inicial:

Diez (10) días hábiles siguientes a la asignación del asunto, el estudiante podrá presentar el reporte
inicial con la debida actuación antes del término estipulado. La fecha que se tendrá en cuenta para
contar el termino establecido será la del envió del correo y/o radicación en la plataforma de software.
Forma de presentación de reporte inicial:

Diligenciar el editor del software para reporte inicial, con los siguientes requisitos:

a. Formato de registro de entrevista (como anexo al PDF)

b. Hechos: Narración sucinta de los hechos jurídicamente relevantes que originan la consulta
cronológicamente organizados.
c. Problema Jurídico: planteamiento en forma de pregunta con una extensión máxima de 100
palabras.
d. Fundamentos de Derecho: Citar las normas y jurisprudencia (no transcribir) aplicables al caso y que
se utilizaran para resolver el problema jurídico bajo estudio.
e. Actuaciones desarrolladas: Descripción precisa de la gestión realizada por el estudiante. (Todas las
actividades deben estar soportadas documentalmente y subidas en la plataforma de software en un
solo archivo PDF).
f. Actuaciones a desarrollar: Descripción precisa de las gestiones que se pretende realizar por el
estudiante.
g. Actuación y anexos: La actuación implica la gestión adelantada por el estudiante plasmado en un
documento técnico idóneo y cualificado, respecto al asunto asignado bajo su responsabilidad, tales
como: demandas, derechos de petición, recursos entre otros. Los anexos son documentos que hacen
parte del material probatorio de los hechos y de las actuaciones realizadas, estas deben ser subidas
en la plataforma de software en un solo archivo PDF.

Parágrafo. - Todas las diligencias prenombradas y las que se pudieran presentar en el trámite del
asunto asignado deben tener la revisión previa, aprobación y visto bueno del área correspondiente,
además deben estar con el soporte del recibido del usuario, con prueba del envió al canal digital
dispuesto por la entidad o juzgado y excepcionalmente a través de correo certificado aportando la
prueba de recibido expedida por la empresa de correo, en los casos aplicables, mismos que serán
concertados con el docente asesor.

Se exceptúa la radicación de la actuación, cuando en la oportuna asesoría y gestión de recolección de

información se evidencie negligencia del usuario, la cual debe estar debidamente soportada, para esto
se calificará la proyección de la actuación con el visto bueno del docente asesor.

La negligencia del usuario se entiende por: omisión, desinterés, desistimiento e inasistencia

debidamente soportados.

Reporte de seguimiento:
El objetivo es evaluar el desempeño del alumno frente a la gestión del asunto que el estudiante tiene
bajo su responsabilidad y comprende todas las actuaciones jurídicas o administrativas efectuadas
hasta la fecha de presentación.

Término para presentar reporte de seguimiento:

Diligenciar el editor del software para reporte de seguimiento, en los cortes evaluativos, únicamente
de los asuntos en estado abierto.

Forma de presentación de reporte de seguimiento:

El diligenciamiento del reporte de seguimiento se hará con los siguientes datos:

a. Estado actual del proceso.

b. Actuaciones desarrolladas: Descripción precisa de la gestión realizada por el estudiante. (Todas las
actividades deben estar soportadas documentalmente y subidas en la plataforma de software en un
solo archivo PDF).
c. Actuaciones a desarrollar: Descripción precisa de las gestiones que se pretende realizar por el
estudiante.
d. Fotocopia o pantallazo de estados. (Para los casos que aplica)
e. Formato de control de procesos. (Para los casos que aplica)
f. Actuación y anexos: La actuación implica la gestión adelantada por el estudiante plasmado en un
documento técnico idóneo y cualificado, respecto al asunto asignado bajo su responsabilidad, tales
como: demandas, derechos de petición, recursos, entre otros. Los anexos son documentos que hacen
parte del material probatorio de los hechos y de las actuaciones realizadas y deben ser subidos en la
plataforma de software en un solo archivo PDF.

Parágrafo. - Todas las diligencias prenombradas y las que se pudieran presentar en el trámite del
asunto asignado deben tener la revisión previa, aprobación y visto bueno del área correspondiente,
además deben estar con el soporte del recibido del usuario, con prueba del envió al canal digital
dispuesto por la entidad o juzgado y excepcionalmente a través de correo certificado aportando la
prueba de recibido expedida por la empresa de correo, en los casos aplicables, mismos que serán
concertados con el docente asesor.

Extemporaneidad en la presentación de reportes.

Se entiende por extemporáneo sin excepción alguna la presentación del reporte inicial o de
seguimiento, por fuera de los términos establecidos dentro de la presente circular, es decir:
  El reporte inicial presentado después de los diez (10) días hábiles siguientes a la asignación
del asunto.
 El reporte de seguimiento presentado después de las fechas señaladas para cada uno de los
cortes en el cronograma del periodo académico en curso, máximo 5 días hábiles después.

Evento en el cual se promediará la calificación obtenida con cero punto cero (0.0) y esa será la nota
final del reporte.

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ASUNTOS Y PROCESOS EN EL CONSULTORIO JURÍDICO

Trámite de recepción y control de consulta:

El trámite de las consultas allegadas al Consultorio Jurídico, será el siguiente:

a. Las consultas en el Consultorio Jurídico son dirigidas y recepcionadas por el asistente administrativo
de Dirección o el monitor judicante a su cargo por medio de asistentes virtuales, quienes se encargan
de atender al usuario, recibir los asuntos y proceder a su respectiva asignación, para tal fin, se
diligenciará el formato de entrevista que contiene los datos básicos de la persona y lo sistematizará
en la plataforma software. Una vez efectuado el registro de consulta, se procede a designar al
estudiante encargado de gestionar el asunto, para lo cual se llevará un registro de los asuntos
encomendados.

b. Al estudiante asignado se le enviará un correo junto con el formato de entrevista en archivo PDF,
para que así el alumno dentro de las 24 horas se ponga en contacto por medio de los canales y
tecnologías de la comunicación disponibles, con el usuario que ha solicitado el servicio del consultorio
jurídico, y así se entere e indague acerca de los supuestos de hecho que generaron su consulta.

c. Igualmente el estudiante puede solicitar al usuario, los documentos pertinentes para el estudio del
caso, así como también los documentos necesarios para soportar las demandas o trámites judiciales
o administrativos los cuales deberán ser enviados a través de los canales digitales existentes y de
manera excepcional aportados en original.

d. Los estudiantes practicantes una vez recepcionado el asunto tienen la obligación de investigar de
acuerdo a los supuestos facticos narrados por el consultante, las posibles opciones de solución al
problema jurídico planteado, de manera que, en el primer acercamiento con el área respectiva, el
alumno tenga alternativas concretas para el trámite del mismo.

Citas a Usuarios:
Las citas a los usuarios las realizara el estudiante por medio de las tecnologías disponibles en la
actualidad, de presentarse alguna dificultad con la comunicación e interacción con el usuario, deberá
informarlo mediante correo electrónico de manera inmediata al área encargada de orientar su asunto,
para que así se tomen las decisiones correspondientes.

Forma de Terminación Asuntos:

Los asuntos asignados a los estudiantes podrán archivarse en el Consultorio Jurídico con el fin de cesar
las actividades académicas cuando cumplan los siguientes requisitos:

a. Desistimiento del beneficiario. El beneficiario/a de forma voluntaria desiste de continuar con el

asunto iniciado en el Consultorio Jurídico. Para tal fin, el estudiante deberá gestionar una cita con el
área respectiva para realizar una reunión (usuario – estudiante – monitor y/o coordinador) con el uso
de las tecnologías para proceder con el desistimiento.

b. Previa comprobación del área de la falta de comunicación o renuencia del usuario, una vez haya
sido oportunamente informada por el estudiante.

c. Actuaciones jurídicas no pertinentes: Imposibilidad de adelantar acciones jurídicas o judiciales por

improcedencia o impertinencia en un asunto particular. El estudiante debe enviar correo al docente
asesor del área correspondiente quien se encargará de verificar y analizar el asunto para autorizar el
archivo del caso.

d. Agotamiento de actuaciones jurídicas procedentes en el asunto: Los casos en los cuales se culmine
la agencia legal porque se agotaron las actuaciones procedentes serán susceptibles de cierre de caso,
previa revisión y verificación por parte del docente asesor de área.

e. Fallecimiento del beneficiario: Para esta causal, el docente asesor de área debe verificar esta
situación.

f. Oficiosamente por el Director(a) del Consultorio Jurídico: Cuando el usuario utilice el servicio jurídico
mediante actos fraudulentos y dolosos comprobados, el Director(a) del Consultorio Jurídico, previa
solicitud por parte del docente asesor de área autorizará la suspensión del servicio y la renuncia al
poder, cuando fuere el caso.

Parágrafo: Para formalizar el archivo del caso, el estudiante deberá realizar la solicitud de archivo
mediante el sistema software destinado para ello e informar mediante correo al docente asesor de
área quien es la única persona facultada para aprobar el archivo del asunto.
Términos en Consultorio Jurídico.

Para los efectos de la presente circular los términos se entenderán como días hábiles y se suspenden
por actividades académicas o directrices emanadas de la Dirección del Consultorio Jurídico o por la
Universidad a través de su representante legal.

II. PRACTICA EMPRESARIAL

PRACTICA EMPRESARIAL I:

1. A cada estudiante le será asignado un tema a desarrollar en cada corte académico, el cual
tendrá como objetivo fortalecer el rasgo distintivo del Programa de Derecho, vale decir, el
perfil empresarial, ese tema será remitido vía correo electrónico y para el desarrollo del
mismo contará con la asesoría del Coordinador del área, Fernando A. Delgado Pulistar.

2. El tema, será desarrollado por el estudiante, única y exclusivamente en la ficha diseñada para
tal efecto, en la cual deberá diligenciar los ítems solicitados; dicha ficha deberá entregarse
máximo en dos páginas tamaño oficio, letra calibri 11, interlineado sencillo.

3. Una vez recibido el tema, si el estudiante así lo requiere, podrá entablar comunicación vía
correo electrónico con el coordinador asignado, en pro de resolver el asunto encomendado,
(los demás medios de comunicación quedan abiertos previa concertación entre coordinador
y estudiante).

4. El estudiante contará con diez (10) hábiles, a partir de la asignación, para entregar el tema
encomendado; dicha entrega se realizará mediante el cargue del documento a la plataforma
indicada por el docente, para tal efecto, quien deberá guardar una copia para efectos de
verificar el trabajo realizado por el estudiante.

5. Los informes presentados con posterioridad a las fechas antes señaladas, serán calificados
como extemporáneos, siempre y cuando se presenten dentro de los dos días siguientes a la
fecha inicialmente establecida. La extemporaneidad implica que su nota será promediada con
cero punto cero (0.0)

6. De conformidad al reglamento estudiantil, toda modalidad de plagio será sancionada con nota
de cero punto cero (0.0.), sin perjuicio del proceso disciplinario que pueda derivarse.

PRACTICA EMPRESARIAL II:

Los estudiantes adscritos a Consultorio Jurídico y Practica Empresarial II, realizaran su práctica
empresarial externa en las diferentes entidades en convenio desde la virtualidad, es decir,
modalidad, práctica desde casa, quedando totalmente prohibido realizar dicha práctica de manera
presencial, para lo cual atenderán los siguientes lineamientos:

INICIO DE ACTIVIDADES

1. A través de correo electrónico se notificará a cada estudiante el sitio en el cual deberá

desarrollar su práctica virtual, señalando nombre de la entidad, dependencia, jefe inmediato
y datos de contacto, vale decir, email y número telefónico; de igual manera se remitirá el acta
de compromiso individual, la cual debe ser firmada por el estudiante y el acta de inicio de
práctica, la cual debe diligenciarse por el estudiante y su jefe inmediato.

2. El estudiante deberá ponerse en contacto con el jefe inmediato, para coordinar el inicio de
actividades virtuales, horario de realización de la práctica (día y hora), funciones a desarrollar,
fechas de entrega de actividades, medios de contacto (correo electrónico, llamadas
telefónicas, entre otros que se puedan utilizar), así como todos los aspectos que se requieran
para el correcto desarrollo de la presente actividad.

3. Las asignación, ejecución y entrega de actividades, deberá realizarse únicamente utilizando

las Tecnologías de la Información y Comunicación TIC, para lo cual, estudiante y jefe inmediato
deberán concertar la plataforma digital que más se ajuste a sus necesidades.

4. El acta de compromiso individual y el acta de inicio de práctica deberán ser cargadas en la

plataforma señalada por el docente para tal efecto, dentro de la primera semana a partir del
inicio de actividades en el Consultorio Jurídico.

ENTREGA DE INFORMES

1. En cada corte académico debe entregarse un informe de Practica Empresarial, en las

fechas dispuestas en el cronograma general del Consultorio Jurídico.

2. Los informes deben cargarse en la plataforma que indique el docente del área para tal
efecto.

3. Los informes presentados con posterioridad a las fechas señaladas en el cronograma del
Consultorio Jurídico, serán calificados como extemporáneos, siempre y cuando se
presenten dentro de los dos días siguientes a la fecha inicialmente establecida. La
extemporaneidad implica que su nota será promediada con cero punto cero (0.0)
 4. En cada corte académico se debe cumplir con un número de horas mínimas de práctica
empresarial, de acuerdo a lo establecido en el cronograma general del Consultorio
Jurídico.

5. El Formato de informe, correspondiente a cada corte académico, será socializado y

enviado con la debida antelación a sus correos electrónicos. En este particular el área
remitirá un cronograma con las fechas de las respectivas socializaciones por corte, las
cuales son de obligatoria asistencia.

6. El formato de informe, de que trata el numeral anterior, debe contener de manera

obligatoria la firma del estudiante y del jefe inmediato.

7. A dicho informe se anexará, los formatos de asistencia, seguimiento y calificación,

debidamente diligenciados por el estudiante y el jefe inmediato, según corresponda.

8. Adicionalmente se deberán presentar aquellos documentos anexos que acrediten las

funciones ejecutadas en el sitio de práctica, como proyecciones de autos, sentencias,
respuestas a derechos de petición, proyección de actos administrativos, programas
metodológicos, contratos, demandas, entre otros.

9. De conformidad al reglamento estudiantil, toda modalidad de plagio será sancionada con

nota de cero punto cero (0.0.), sin perjuicio del proceso disciplinario que pueda derivarse.

10. En el tercer informe, deberá anexarse el certificado de cumplimiento de práctica emitido

por la entidad.

Recuerden que Consultorio Jurídico y Práctica Empresarial I y II, es una asignatura del plan de
estudios del Programa de Derecho y por ello se ha decidido entregar este trabajo de Práctica,
la cual tiene como fin, desarrollar las capacidades y habilidades de los futuros abogados de
nuestra Universidad en esta época aislamiento preventivo.

III. CENTRO DE CONCILIACIÓN

ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS

En cuanto a las actividades académicas propuestas para desarrollarse en el transcurso del segundo
periodo académico – 2020, la coordinación del Centro a partir del lunes veinticuatro (24) de agosto
de la presente anualidad enviará lo correspondiente, a los correos autorizados por los estudiantes
adscritos a Consultorio III y IV, con las pautas y los criterios de evaluación.

REGISTRO DE ESTUDIANTES EN SICAAC

La coordinación del Centro de Conciliación registrará a los estudiantes matriculados a Consultorio

Jurídico III y IV en la plataforma del Ministerio de Justicia y del Derecho (SICAAC), quedando
habilitados como conciliadores adscritos al Centro durante el segundo periodo académico - 2020; por
lo que los estudiantes no deberán adelantar ningún trámite ante esta Unidad académica –
administrativa.

DESIGNACIÓN DE CONCILIADORES

La designación de los estudiantes como Conciliadores auxiliares y principales se realizará cada lunes o
cuando este sea feriado el día martes, remitiendo a los correos de las personas designadas el
expediente digital para su estudio y preparación de los formatos, protocolo y fórmulas de arreglo, así
como también se remitirá las pautas para el adecuado desarrollo de la Audiencia de Conciliación
Extrajudicial en Derecho a través de herramientas TIC.

ATENCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO EN EL CENTRO

En el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno
Nacional y en salvaguarda de la vida y salud de nuestros estudiantes y usurarios; el Centro de
Conciliación se encuentra autorizado de manera transitoria para la atención y prestación del servicio
a través del uso de herramientas TIC mediante Decreto No. 491 del 28 de marzo de 2020 emanado
por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

La prestación del servicio se realizará bajo los siguientes lineamientos:

En cuanto al escrito de solicitud. El estudiante apoderado en asuntos conciliables ante el Centro,

solicitará revisión del escrito de solicitud para verificación de cumplimiento de requisitos mínimos,
mediante los canales de comunicación dispuestos por esta unidad académica – administrativa. Los
formatos y pautas para adelantar el proceso conciliatorio serán suministrados por el Área, una vez el
Coordinador autorice el Asunto.

En cuanto al uso de las herramientas TIC. Una vez registrado el asunto ante el SICAAC se enviará al
correo electrónico autorizado por el estudiante apoderado y por las partes, la citación con la fecha,
hora y medio para llevar a cabo la Audiencia de Conciliación Extrajudicial en Derecho, para lo cual se
deberá contar con una conexión a internet y un equipo de cómputo o dispositivo que le permita
acceder al entorno digital establecido.
En cuanto a la solicitud de copias de resultados. Los estudiantes apoderados que deseen copias de las
Constancias o Actas de Conciliación deberán solicitar el documento mediante correo electrónico
informando el nombre y el número de documento de identidad de las partes intervinientes,
consignando en el asunto del mensaje: “solicitud de resultado asunto número: 0XXXX” (el radicado
otorgado al asunto por parte del Centro); el resultado será enviado como archivo adjunto en formato
PDF dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al acuso de recibo del mensaje.

Realizó: Andrés Bucheli, Mario Eraso, Fernando Delgado y Johana Patiño

ANDRÉS BUCHELI NARANJO

Director Consultorio Jurídico
y Centro de Conciliación “San Juan de Capistrano”
UNICESMAG