Novedades en virtud de la ley 996 de 2005

Ley de Garantías

CIRCULAR INFORMATIVA No. 001

25 de enero de 2022

Para: Docentes, investigadores, contratistas y servidores de la Universidad que intervienen

y participan en el proceso contractual de la Facultad.

Asunto: Establecer los parámetros generales para la contratación de bienes y servicios de la

Facultad de Comunicaciones y Filología en el periodo de Ley de Garantías Electorales 2022.

Alcance: Aplica para la invitación pública, evaluación y adjudicación de las propuestas. A

partir del 28 de enero de 2022 hasta el 29 de mayo de 2022, o en caso de existir segunda
vuelta para elección presidencial, hasta la elección efectiva del Presidente de la República,
no podrá celebrarse ningún tipo de contratación directa.

La Dirección Jurídica y la División de Talento Humano han determinado los lineamientos

para proceder en consecuencia de la norma y restricciones para la Universidad, en el marco
de la Ley de Garantías. La Facultad de Comunicaciones y Filología con el objetivo de
direccionar internamente este importante proceso, define los siguientes pasos y responsables
para llevarlo a cabo de forma satisfactoria, transparente y oportuna.

Antes de indicar el paso a paso del proceso, es necesario informar que los formatos y
documentos que mencionaremos a continuación se encuentran disponibles en una carpeta de
Drive que será compartido a los interesados al momento de iniciar un proceso de contratación.
Es importante aclarar que cada formato o archivo debe ser diligenciado de forma responsable
incluyendo la totalidad de la información solicitada.

Relación archivos compartidos:

Carpeta “Contratación Ley de Garantías” incluye las siguientes subcarpetas:
• Carpeta formatos: en esta carpeta se comparten los formatos a utilizar en el proceso:
1. Estudio de análisis y conveniencia
2. Modelo para invitación pública
3. Evaluación cotizaciones, aplica para órdenes de pedido
4. Evaluación de hojas de vida, aplica para contratos de prestación de servicios de
ejecución personal.
5. “Minuta invitación para contratos de prestación de servicios personales”. Aplica
para los contratos de prestación de servicios
6. “Oficio de resultados de convocatoria” Aplica para los contratos de Prestación de
servicios
• Carpeta Publicaciones: en esta carpeta debe reposar cada una de las convocatorias
publicadas por la Facultad en el portal.
• Archivo _ “Seguimiento a publicaciones Ley de Garantías 2022”. Es un archivo
de Drive con la relación consolidada de las publicaciones, donde se hará seguimiento
desde el inicio de la convocatoria hasta los resultados del proceso y se definen los
responsables.
Para la elaboración de contratos en el marco de la adquisición de bienes y servicios de menor
cuantía.

1. Elaborar el formato de estudio de análisis y conveniencia, el cual debe ser

descargado de la carpeta compartida en Drive. Este formato contiene información
adicional requerida por el proceso. La responsabilidad en este paso debe ser
compartida entre el docente, contratista o directivo que requiera la contratación y
el auxiliar administrativo que acompañe el proceso.
Facultad de Comunicaciones y Filología
Ciudad Universitaria: Calle 67 # 53-108 – Recepción de Correspondencia: Calle 70 Nº 52-21
Conmutador: 219 59 00 - Faxes: 219 89 38, 263 82 82 – Apartado: 1226
Webs: http://comunicacionesyfilologia.udea.edu.co, http://www.udea.edu.co
Medellín, Colombia
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Ley de Garantías

2. Ingresar en el aplicativo para Solicitud de Trámites Administrativos de la Facultad

– SITA. Visualizar: https://bit.ly/3tWtVyK

3. Verificar la disponibilidad de los recursos para la adquisición del bien o servicio

y posteriormente solicitar el precompromiso ante la Sección de Presupuesto. Los
responsables de este paso son la gestora contable y los funcionarios con licencia
SAP.
4. Cuando se tiene el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) se debe
diligenciar el formato “modelo para invitación pública”. Si se diligenció el estudio
de conveniencia tal y como lo indica el paso No.1. No presentará dificultad con
la información de la publicación. El consecutivo de la publicación es que le asigna
el aplicativo SITA. El formato debe ser diligenciado por auxiliares
administrativos y responsables de proyectos que apoyan el proceso. Luego de la
firma de la invitación a publicar por el decano, debe ser enviado en formato PDF
al correo ( contratacioncomunicacionesyfilologia@udea.edu.co).
5. Una vez se cuente con la disponibilidad presupuestal se debe poner en contacto
con el auxiliar que le acompañará en el proceso según corresponda para la
contratación de Prestación de Servicios de Ejecución Personal u Ordenes de
Pedido, esto con el fin de que reciban una asesoría personalizada y visto bueno
para su posterior publicación.
6. Al cierre de la convocatoria se debe hacer la correspondiente evaluación de las
propuestas, para ello se utilizará el formato de “evaluación de cotizaciones” e
informarlo al Macroproceso de Relaciones y Comunicaciones para su publicación
en el portal. Esta responsabilidad corresponde a los auxiliares administrativos y
responsables de proyectos, según corresponda.
7. Con la documentación completa del proveedor o contratista seleccionado, se debe
continuar el proceso normal de contratación según lo establecido por el Estatuto
de Contratación, Acuerdo Superior 419.

Para tener en cuenta: para la elaboración de contratos de prestación de servicios de

ejecución personal. Se repiten los mismos pasos del proceso de adquisición de bienes y
servicios y los responsables son los mismos, la diferencia radica en los formatos que se deben
utilizar y el procedimiento de selección y publicación de resultados.
Con respecto a los formatos, es importante indicar que se seguirán utilizando los habituales
del proceso de contratación de ejecución personal. Sin embargo, para la publicación de la
invitación y los resultados en el Drive, podrán encontrar los formatos “minuta invitación
para contratos de prestación de servicios personales” y “Oficio de resultados de
convocatoria”.

Se les recuerda que la contratación de prestación de servicios de ejecución personal no

requiere el diligenciamiento del formato para estudio de análisis de conveniencia, sino la
solicitud de aval al Comité de Transitorios.

El procedimiento de selección puede involucrar la realización de entrevistas y pruebas

técnicas que deben quedar explicitas en el formato de la publicación.

Por último y teniendo en cuenta que la publicación es un paso adicional que se debe hacer en
la contratación, por el periodo de Ley de Garantías y que la convocatoria debe estar abierta
en el portal de la Facultad por cinco (5) días hábiles. Se les recomienda considerar un plazo
de mínimo quince (15) días hábiles antes de la fecha de inicio formal del contrato, esto para
llevar a buen término el proceso de la contratación y no incurrir en el riesgo de generar hechos
cumplidos.

Facultad de Comunicaciones y Filología

Ciudad Universitaria: Calle 67 # 53-108 – Recepción de Correspondencia: Calle 70 Nº 52-21
Conmutador: 219 59 00 - Faxes: 219 89 38, 263 82 82 – Apartado: 1226
Webs: http://comunicacionesyfilologia.udea.edu.co, http://www.udea.edu.co
Medellín, Colombia
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El personal administrativo que los acompañara:

• Contratación de Servicios de Ejecución Personal, Ruth Vallejo Jaramillo, Webex

2195910, correo electrónico: apoyoadm3comunicacionesyfilologia@udea.edu.co
• Contratación por orden de pedido, Tatiana Cano Montoya, Webex 2198925, correo
electrónico: apoyoadm4comunicacionesyfilologia@udea.edu.co
• Publicación de invitación pública y resultados de la convocatoria, Estefanía Raigoza
Restrepo, Webex 2198950, correo electrónico:
contratacioncomunicacionesyfilologia@udea.edu.co

Además, en la Dirección de Asesoría Jurídica, la coordinación de asesoría en contratos y

convenios y la División de Talento Humano, de la administración central de la Universidad,
están dispuestos a responder sus inquietudes al respecto.

Cordialmente,

EDWIN ALBERTO CARVAJAL CÓRDOBA DIANA PATRICIA SANMARTÍN ÁLVAREZ

Decano Coordinadora Financiera y Administrativa

Elaboró, Diana Sanmartín

Facultad de Comunicaciones y Filología

Ciudad Universitaria: Calle 67 # 53-108 – Recepción de Correspondencia: Calle 70 Nº 52-21
Conmutador: 219 59 00 - Faxes: 219 89 38, 263 82 82 – Apartado: 1226
Webs: http://comunicacionesyfilologia.udea.edu.co, http://www.udea.edu.co
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