Unidad 1 - Fase 2 - La planificación de la gestión de la calidad

Elaborado por:

Jhon Fredy Marín Ruiz Cod: 1110483675

Michael Steve Ramos Cod:
Natalia Andrea Ríos Uribe Cod:
Sonia Milena Gil Cod:

Grupo: 7

Presentado a:

Marcela Garzón
Tutora

Universidad nacional abierta y a distancia UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios

 Gestión de la calidad del proyecto

2020

Contenido
Introducción................................................................................................................................................................3
Justificación................................................................................................................................................................4
1. Acta de constitución........................................................................................................................................5
2. Plan para la dirección del proyecto.............................................................................................................5
2.1 Plan de gestión de los requisitos.............................................................................................................6
2.2 Plan de gestión de los riesgos..................................................................................................................6
2.3 Plan de involucramiento de los interesados.........................................................................................6
2.4 Línea base del alcance, cronograma de actividades y línea base de costos (Presupuesto). .6
3. Documentos del proyecto...............................................................................................................................7
3.1 Registro de supuestos................................................................................................................................7
3.2 Documentación de requisitos...................................................................................................................7
3.3 Matriz de trazabilidad de requisitos.........................................................................................................7
3.4 Registro de riesgos......................................................................................................................................7
4. Factores ambientales.......................................................................................................................................8
5. Activos de los procesos de la organización..............................................................................................9
Conclusiones............................................................................................................................................................10
Referencias................................................................................................................................................................11
 Introducción

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
 Justificación

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
 1. Acta de constitución

Tabla 1. Acta de constitución del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Elaboración de jabones artesanales a base de la extracción del zumo

PROYECTO
del fique

Fondo emprender
PATROCINADOR
Equipo: DIA MES AÑO

Jhon F. Marin R. 16 09 2020

Natalia A. Ríos U

Michael S. Ramos

Sonia M. Gil
PREPARADO POR:
DIA MES AÑO

18 09 2020

Jhon F. Marin R.
REVISADO POR:
DIA MES AÑO

Marcela Garzón
APROBADO POR:
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

Debido al incremento de cultivos de cabuya en el Municipio de Providencia Nariño, la actividad de

extracción de fique en las zonas a cielo abierto de estos terrenos, se ha convertido en una problemática
ambiental de gran relevancia, ya que al momento de realizar la substracción del fique in-situ, la
desfibradora de fique desecha un líquido verde ocre precedente de la penca “cabuya”, este tipo de
residuos según las costumbres de los campesinos, en todos los lugares donde se realiza esta práctica,
siempre lo hacen de manera artesanal, es decir lo realizan sin tener en cuenta ninguna norma de
prevención y sin ningún tipo de conocimiento hacia las repercusiones con el medio ambiente, sin
reflexionar ante los efectos nocivos que puede causar en su entorno, se puede dar veracidad, que la
afectación directa ocasiona, en la cobertura vegetal del suelo, erosión del suelo, muerte de
biodiversidad del suelo y acuática, mal aspecto físico, contaminación del recurso hídrico y eutrofización
entre otros.

Con base a este planteamiento, desde el grupo de trabajo Colaborativo 37 se ha visto la necesidad
de estudiar las características fisicoquímicas de esta planta, entre las cuales encontramos que la fibra
del fique representa, aproximadamente, el 5 % del peso de toda la planta, mientras que el porcentaje
restante corresponde mayoritariamente al zumo (70 %), la estopa y el bagazo (25 %), los cuales aún
son manejados, en la mayoría de los casos, como residuo sin valor (Martínez, 2009).

El extracto de la hoja es una suspensión de características variables que son dependientes de la

edad de la planta. La densidad media es cercana a los 1.02 kg/L, con un pH variable entre 4 y 5. De
forma cualitativa está conformado por: agua (85 %), celulosa (6 % D-glucosa), materia orgánica y
amorfa (8 % constituida por sacarosa, proteínas, nitrógeno, fósforo, calcio, potasio, saponinas y
sapogeninas) y minerales (1 %).

Las cuales sirven para la elaboración de jabones artesanales ya que cuenta con sapogeninas
presentes en el extracto de la hoja de fique, propiedades antimicóticas, que actúan como agentes
surfactantes para utilizarlo en el juague de prendas de ropa.

PROPÓSITO DEL PROYECTO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN
Ser los impulsores de la elaboración de jabón artesanal a Formar comunidades emprendedoras,
base de la extracción de fique a nivel departamental, en este que busquen mejores oportunidades
caso del departamento de Nariño, esto con la finalidad de de vida, con la conformación de
combatir la contaminación de la cobertura vegetal de los grupos asociativos que permita
cultivos en donde se realiza esta mala práctica ambiental, aprovechar el residuo líquido que es
también combatir la pobreza de las comunidades, propender transformado en un bien común para
al desarrollo económico y sostenible en la región y la la sociedad, que este producto
preservación del medio ambiente. elaborado, sea competitivo ante el
mercado regional y por qué no a nivel
departamental. Así como también se
inculquen en las comunidades los
 valores ecológicos del cuidado del
medio ambiente, ya que a su vez lo
que se busca es la participación activa
de las comunidades y la culturización
hacia el cuidado del medio ambiente.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

 Definir las características fisicoquímicas del extracto de la penca “Cabuya”
 Caracterizar las zonas de cultivo de cabuya del Municipio de Providencia
 Identificar la población que participara en la ejecución del Proyecto aplicado
 Establecer un plan de acción que permita llevar a cabo la elaboración del jabón
artesanal
 Analizar si el producto es viable para lanzarlo al mercado regional y local.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
 Nivel de compromiso de los actores involucrados
 La participación de la comunidad Providencia
 Los proveedores interesados
 La calidad del producto
 La continuidad y la cantidad de la materia prima “Cabuya”
 La acometividad en el mercado
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

Social: se encamina en trabajar con las comunidades agricultoras que siembran esta planta “Cabuya” y
comunidad en general para incentivar al desarrollo económico de manera sostenible, inculcando en
ellas diferentes estrategias de aprovechamiento de los subproductos precedentes de materias primas
ricas en sustratos que aportan a la elaboración de jabones artesanales. De igual forma, también se
enfatiza el cuidado del medio ambiente por medio de la educación ambiental a cada una de las familias
participativas, haciendo que estos conocimientos los pongan en práctica y evitar las malas prácticas
ambientales en la región.

Educativo: porque permite tener un enfoque claro de las comunidades hacia el cuidado del medio
ambiente, partiendo del estudio de temas en diferentes escenarios participativos que impacte en su
comprensión lectiva los beneficios que podría traer para las futuras generaciones. Ya que, inculcando
valores ecológicos, se pude lograr el uso racional de los recursos naturales en cualquier de las
dimensiones.

Económico: porque además de traer una mejoría hacia la calidad del medio ambiente, se estará
incrementando la estabilidad económica de las familias emprendedoras, el fabricar jabones artesanales
y lograr conseguir buenos proveedores para la venta del producto, la intención del proyecto es que las
familias que se encuentre en grado de vulnerabilidad más elevado reciban sus ganancias adicionales,
ya que toda persona que participe será reconocido por su trabajo, ya sea que el dinero se lo utilice para
un objetivo en específico de la comunidad o para la distribución del dinero entre la comunidad del
mismo, de esta forma se solventaría muchas necesidades de las comunidades y al mismo tiempo
estaríamos erradicando la pobreza de familias.

Político: Cambiaria el orden de las ideas así: La intención es que conozcan la idea y apoyen a las
familias emprendedoras por medio del progreso económico hacia un mejor futuro; porque de esta
manera contribuye a la conformación de grupos emprendedores y protectores del medio ambiente,
promoviendo por medio de la reutilización de este subproducto la participación de emprendimiento
legalmente por el estado, Municipio y otras entidades que se pretende adjudicar, que la idea no es solo
se quede en un nombre, que con el tiempo la participación política conozca que las familias
emprendedoras de bajos recursos, no solo siembran en sus cultivo papa, hortalizas y ganado.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

Fase I - GESTIÓN DEL PROYECTO Delimitación

 Tema de investigación
 Tema, tiempo, modo y lugar
Planteamiento del problema

 Situación Actual.
 Causas y síntomas del
problema.
 Pronostico.
 Control al pronóstico.
 Formulación del problema.
 Sistematización del
problema.
Justificación

 Metodológica.

Fase II - PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS
 Práctica.
Formulación de los objetivos
 Objetivo General.
 Objetivos Específicos.
Factores ambientales de la empresa
 Normativas
 Tolerancia al riesgo
 Condiciones de mercado
 Sistema de autorización
 Recursos humanos
 Infraestructura
 Bases de datos comerciales
 Administración de las
personas
Activo de los procesos de la
organización
Identificar los posibles interesados:
Acta de inicio.
 Factores ambientales.
 Activos de los procesos de
la organización.
 Registro de interesados.
 Análisis de interesados.
 Matriz de evaluación de la
participación de los
interesados.
 Plan de gestión de
interesados.
Plan para la dirección del proyecto:
 Ciclo de vida.
 Plan de gestión de cambios.
 Sistemas de gestión de la información.

Información de desempeño del

Fase III –DIAGNOSTICO social, AMBIENTAL Y ECONOMICO

Corresponde al análisis integral de los componentes sociales,

económicos, culturales que determinan el estado de los
recursos naturales renovables y del ambiente y el
emprendimiento de las comunidades como actividad
económica.

Indicadores de eficacia del producto

elaborado y gestión ambiental. El
sistema de indicadores será la base
para el seguimiento y evaluación.

Fase IV SENSIBILIZACION. Gestionar la participación de

Invitar a las comunidades agricultoras a ser partícipes de la diferentes entes gubernamentales

recuperación del medio ambiente por medio de una idea como (Alcaldía Municipal, Consejo
emprendedora sostenible. Municipal, Umata, Fondo
emprender, Oficina de
Saneamiento Ambiental) para que
desarrollen actividades de tipo
social en general, esto con la
finalidad de contar con
profesionales expertos en el tema
ambiental y empresarial,
capacitarlos para que tengan una
visión nueva hacia el cuidado del
medio ambiente y enfatizar
conocimiento sobre la creación de
empresa y métodos de
 emprendimiento sostenible.
Fase V - desarrollo

Visitar cada una de las familias del

Municipio de Providencia que
siembran esta planta “Cabuya”
para identificar el número de
hectáreas con las que cuentan y
Focalización de actores proyecto así poder un dato global del
número de hectáreas sembradas,
así como también es indispensable
tener claridad sobre como es el
procedimiento en cuanto a la
siembra, su cuidado, el tiempo de
extracción del fique, su durabilidad
en terreno entre otras.
investigación ardua sobre las características fisicoquímicas Contar con un espacio de análisis,
que compone la penca “Cabuya” para determinar cuáles son en este aspecto gestionar un
los componentes factibles que permiten elaborar un jabón laboratorio químico (gestionar con
artesanal.
el laboratorio de la institución
educativa Providencia) para
analizar e identificar sus
características fisicoquímicas del
jugo de fique verde ocre y como
este reaccionaria al mezclarlo con
otros componentes que
transformarían al jabón.
Partiendo de la motivación hacia las
comunidades en cuestión de
participación en las actividades y sobre
la inclusión de conocimiento con
Invitación a demás comunidades respecto al cuidado del entorno natural
y la idea de crear empresa, esta fase,
 nos permite medir en primera instancia,
la participación, el interés por la puesta
en marcha del proyecto y la viabilidad
participativa que el mismo que podría
tener.
En el plan de acción se van a
identificar las personas que se
Plan de acción
comprometerán con la puesta en
marcha del proyecto
INTERESADOS CLAVES
INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS
Luis Antonio Benavides

Coordinador de la Umata (Alcaldía Municipio de Providencia) La comunidad de Providencia Nariño

Danilo Betancur Los municipios aledaños al Municipio
de Providencia
Téc. Salud Ambiental (Alcaldía Municipal de Providencia)
Dayra Zuleima Rodríguez Asociación de fiqueros Providencia

Apoyo saneamiento Ambiental (Alcaldía Municipal de

Providencia)
Oscar Narváez

Técnico de saneamiento ambiental (Alcaldía Municipal de Juntas de acción comunal

Providencia)
Joselo Pantoja Narváez

Coordinador de proyectos (Alcaldía Municipal de Providencia) Instituciones educativas

Andrea Paredes

Comandante de los bomberos voluntarios (Dirección Nacional Comunidad en general

de bomberos de Colombia)
Antonio Coral

Presidente defensa civil Providencia (Defensa Civil

Colombiana)
Jairo Vallejos
Ong`s
Presidente del honorable Consejo Municipal (Alcaldía
Municipal de Providencia)
María Alba Rodríguez

Ingeniera ambiental Sanitaria (Servicio internacional de

producción Limpia Lope Sena Pasto)
RIESGOS
Maquinaria

 Accidente al momento de manipular la desfibradora

 Difícil desplazamiento del Jugo verde ocre al lugar de elaboración
 Falta de coladores que permitan la separación de otros subproductos como es el
concho.
 Mal uso de las normatividades ambientales y técnicas.
 Fugas del juego verde Ocre al momento de la extracción

Recurso Humano

 Ausencia de las entidades gubernamentales que promueven la concientización hacia

las comunidades en el cuidado del medio ambiente.
 Ausencia de la Profesional ambientalista al momento de capacitar a la comunidad en la
elaboración del Jabón artesanal.
 Desintereses de la comunidad al no participar de las actividades que se desarrollen.
Desfalcos por parte de las personas que manejaran los recursos económicos.
Método

 Incumplimiento por parte de la dirección de proyectos, para la financiación del

proyecto
 Falta de un plan de contingencia que atienda las posibles emergencias que se
presenten
 Negación del proyecto ante Fondo Emprender SENA
 Falta de cumplimiento y control de las normas legales ambientales vigentes

Insumos

 Discontinuidad de la materia prima (Jugo verde ocre)

HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

 Reducir en un año el 50% la generación de este lixiviado en los cultivos productores de
 cabuya del Municipio de Providencia, con respecto al año 2020, con base al número de
familias que se asocien al proyecto.
 Erradicar en un año el 35% la situación de vulnerabilidad que atraviesan algunas
familias que se encuentran estado de pobreza extrema del Municipio.
 Incrementar en un año el 60% las ventas del producto jabón artesanal.
 Reducir en un año el 90% de la contaminación de la cobertura vegetal
 Incrementar en un año el 40% la siembra de cultivos con cabuya.
PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Valor tentativo = $ 25.000.000.00

GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO

Jhon Fredy Marin Ruiz

EQUIPO DE TRABAJO:

Jhon F. Marin R.

Natalia A. Ríos U

Michael S. Ramos

Sonia M. Gil

AUTORIZACIÓN ACTA

PATROCINADOR: fondo emprender

AUTORIDAD ASIGNADA: Marcela Garzón
 2. Plan para la dirección del proyecto

2.1 Plan de gestión de los requisitos (Natalia)

2.2 Plan de gestión de los riesgos (Natalia)

2.3 Plan de involucramiento de los interesados (Sonia)

2.4 Línea base del alcance

Declaración del alcance:

Este proyecto aprovechara el potencial en la extracción del zumo de fique para la

fabricación y comercialización de jabones artesanales, y su posterior distribución en las
zonas locales y regionales.

Metodología.
Para el desarrollo de la metodología se hace indispensable fraccionar el trabajo en
etapas, es decir las implicadas en el diseño y desarrollo del proyecto; al fin de poder
ejercer mayor control en cada una de ellas para alcanzarlos objetivos del proyecto y
cumplir con la triple restricción.
Inicio: Etapa en que se estable los requerimientos de las necesidades y expectativas
del proyecto. Se proyecta la visión y los objetivos del mismo, teniendo en cuenta los
requerimientos de los actores involucrados.

Planificación: Una adecuada y eficiente planeación permite cumplir con la promesa de

tiempo, costo y calidad. En esta etapa se llevan a cabo la realización de los estudios,
que en últimas determinaran la factibilidad y la toma decisiones.

Adecuación: Con los resultados arrojados de los estudios realizados en la etapa de

planeación, se procede a la ejecución de lo planeado. Es decir a la conformación de la
sociedad para cumplir con los requisitos de orden legal y adquisición de maquinaria,
equipos, materias primas, insumos y recursos humanos necesarios.

Implementación: En esta etapa se lleva a cabo localización e instalación de los

equipos de acuerdo a la distribución en planta previamente establecida, se reciben la
materia prima, materiales, insumos, se llevan a cabo reuniones con el personal a
fin de hacerles conocer la organización, sus principios, políticas, las
responsabilidades y funciones.

Puesta en Marcha: Esta es la etapa final en la que se encuentra todo a tono para iniciar
con la producción del jabón.

ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO.

La estructura desglosada del trabajo para el proyecto, fue creada usando los
entregables principales y se presenta en forma diagramada.
Descripción de Entregables y Criterios de Aceptación.
Etapa: Inicio

Entregable: Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)

Descripción: Es en documento que autoriza formalmente el proyecto y

documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados.
Criterio de Aceptación: Revisión, visto bueno de los interesados del proyecto y
firma de patrocinador.

Entregable: Acta de constitución del Equipo del Proyecto

Descripción: Documento en el que se evidencia la formación del equipo del
proyecto, en la cual se dejan plasmadas sus principales funciones en el
desarrollo del proyecto (Comprender y aplicar los procesos de la Administración
de Proyectos; Conocer y aplicar las herramientas de Administración de
Proyectos que se usarán en el proyecto; Ejecutar acciones correctivas para
continuar con el curso normal del proyecto entre otras).
Criterio de Aceptación: Firma de aprobación del acta por parte de los
integrantes del equipo.

Etapa: Planificación

Entregable: Caso de

negocio
Descripción: Documento el cual contiene el desarrollo de los estudios requeridos
para determinar la viabilidad del proyecto (Estudios de Mercado, Técnico,
Organizacional; Ambiental y económico).
Criterio de Aceptación: Aprobación por parte del Gerente del Proyecto.

Entregable: Evaluación Financiera

Descripción: Documento el cual contiene la evaluación financiera del proyecto,
basada en criterios como el VPN, TIR, R/C, Periodo de Recuperación y CAUE.
Criterio de Aceptación: Aprobación por parte del Gerente del Proyecto y el
patrocinador del proyecto.

Entregable: Plan de Implementación

Descripción: Documento que contiene las acciones necesarias para definir,
prepara, integrar y coordinar todos planes subsidiarios. Este define la manera
en que el proyecto de ejecutará, se monitoreará, se controlará y se cerrará.
Criterio de Aceptación: Aprobación por parte del Gerente del

Proyecto. Etapa: Adecuación

Entregable: Documentación Legal de constitución y funcionamiento de la

organización
Descripción: Entrega de todos los documentos de la formalización de la
sociedad y su funcionamiento (Cámara de Comercio, registro en GS1
Colombia, Certificado Sayco y Acinpro, Registro INVIMA, Industria y Comercio)
Criterio de Aceptación: Aprobación por parte del Gerente del Proyecto.

Entregable: Contrato de Alquiler

Descripción: Documento que genera obligaciones como arrendatario de bien
inmueble
Criterio de Aceptación: Presentación del contrato

Entregable: Órdenes de compra de Maquinaria, Equipos, Mobiliario, Materia

Prima, Materiales; Insumos y Papelería.
Descripción: solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un
precio convenido, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago entre
otros aspectos relevantes para la negociación.
Criterio de Aceptación: Aprobación por parte del Gerente del Proyecto.

Entregable: Contratos Laborales

Descripción: acuerdo entre trabajador y empleador, por el cual, el primero
presta servicios bajo dependencia y subordinación por una remuneración
determinada.
Criterio de Aceptación: Firma del

trabajador. Etapa: Implementación

Entregable: Entrega de la bodega adecuada

Descripción: Entrega de la bodega con las adecuaciones
necesarias, la distribución en planta según lo
establecido en el Estudio Técnico y perfectamente aseada e impecable para la
puesta en funcionamiento de la planta de producción. Criterio de Aceptación:
Aprobación del Gerente de la empresa.

Entregable: Equipos Instalados

Descripción: Se debe entregar los equipos instalados y ubicados en su lugar,
según la distribución anteriormente diseñada.
Criterio de Aceptación: Aprobación del Jefe de Producción
Entregable: Materia Prima, Insumos y Materiales Almacenados
Descripción: Se debe almacenar de forma adecuada la materia prima para el
proceso productivo y verificar que se encuentren en las cantidades requeridas para la fabricación del primer
lote de producción.
Criterio de Aceptación: Aprobación del Jefe de Producción

Entregable: Acta de Inducción del Personal

Descripción: Documento en el cual se deja de evidencia de la inducción realizada a el personal que hace
parte de la organización, esta acta es producto de una capacitación en la cual se enseñan los lineamientos
generales de la organización y se establecen tanto las funciones, deberes, derechos como las
responsabilidades.
Criterio de Aceptación: Firma: Puesta en Marcha

Entregable: Acta de inspección inicial e inicio de Labores

Descripción: Documento mediante el cual se deja evidencia de la puesta en marcha de la producción y la
inspección inicial a los equipos e instalaciones.
Criterio de Aceptación: Aprobación del Gerente General

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
PANTALLAZOS USO DE SINNAPS

Tabla 56. Fechas Entregables

ID ACTIVIDAD F. INCIO F. FINALIZACIÓN DURACIÓN
1.0 INICIO 31/08/20 5/09/20 6 días
1.1 Definición de Requerimientos 31/08/20 4/09/20 4 días
1.2 Definición del Equipo del Proyecto 4/09/20 5/09/20 2 día
2.0 PLANIFICACION 7/09/20 27/09/2 21 días
0
2.1 Realización del Estudio de Mercado 7/09/20 14/09/2 8 días
0
2.2 Realización del Estudio Técnico 7/09/20 14/09/2 8 días
0
2.3 Realización del 14/09/2 17/09/2 3 días
Estudio 0 0
 Organizacional
2.4 Realización del Estudio Ambiental 14/09/2 17/09/2 3 días
0 0
2.5 Realización del Estudio Económico 17/09/2 21/09/2 3 días
0 0
2.6 Realización de la 17/09/2 21/09/2 3 días
Evaluación Financiera. 0 0
2.7 Realización del Plan de Ejecución 21/09/2 27/09/2 6 días
0 0
3.0 ADECUACION 28/09/2 27/10/2 21 días
0 0
3.1 Constitución legal de la Organización 28/09/2 08/10/2 10 días
0 0
3.2 Adquirir Bodega 28/09/2 29/09/2 10 día
0 0
3.3 Realización de Pedidos de 28/09/20 18/10/2 10 día
Materia Prima, Insumos, 0
Materiales, Equipos, Maquinaria;
Papelería y
Mobiliario
3.4 Reclutamiento del Capital Humano. 1/10/20 08/10/2
0
4.0 IMPLEMENTACION 19/10/20 8/11/20
4.1 Adecuación de la Bodega 19/10/20 8/11/20
4.2 Reunión inicial e Inducción 19/10/20 8/11/20
del Personal
4.3 Instalación de Maquinaria y Equipos 19/10/20 8/11/20
4.4 Instalación de Mobiliario 19/10/20 8/11/20
4.5 Almacenamiento de 19/10/20 8/11/20
Materias Primas, Insumos;
Materiales y
 Papelería
4.6 Inspecciones Final de 19/10/20 8/11/2 1
Equipos, Maquinaria, 0 días
materiales, insumos,
Papelería y conexiones
5.0 PUESTA EN MARCHA 09/11/20 13/11/ 5día
20
5.1 Iniciación de Labores 09/11/20 13/11/ 5
20 día
Fuente: autor del Proyecto
 línea base de costos (Presupuesto) (Steve)
PLAN DE GESTION DE COSTOS
La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar
que el Proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.

Estimado de costos. La estimación de costos consiste en estimar los costos de los

recursos necesarios (humanos y materiales) para completar las actividades del
proyecto. En la aproximación de costos considera las posibles. La estimación de costos
incluye la identificación y consideración de varias alternativas de costo, y esto es una
decisión variaciones del estimado final con propósito de mejorar la administración del
presupuesto del proyecto gerencial. Los costos contemplados para el proyecto que se
enuncian a continuación fueron estimados con base en las cotizaciones realizadas para
el mismo.

En la etapa del inicio del proyecto solo fue contemplado el costo de la remuneración del
Gerente del Proyecto durante la semana en la cual se realizó el levantamiento de los
requerimientos y se conformó el equipo de trabajo.

En la etapa de Planificación se han tenido en cuenta costos como la remuneración del

Gerente y el Equipo de Proyecto, dedicados a la realización de los diferentes estudios;
base para la evaluación financiera a fin de establecer la viabilidad del proyecto y la
posterior elaboración del Plan de Gestión del Proyecto.
En la etapa de Adecuación fue tenida en cuenta las remuneraciones de Equipo del
Proyecto y el capital de trabajo es decir aquellos recursos que requiere el Proyecto para
atender las operaciones de producción y comercialización y contempla el monto de
dinero que se precisa para dar inicio al Ciclo Productivo del Proyecto en su fase de
funcionamiento. En otras palabras, es el Capital adicional con el que se debe contar
para que comience a funcionar el Proyecto en otras palabras es financiar la producción
antes de percibir ingresos.

En la etapa de puesta en marcha no se contemplaron gastos ya que el Equipo del

Proyecto y el Gerente, han planeado todo para que en esta etapa solo sea hacer
entrega formal del proyecto. Para ello ya se realizó la respectiva inducción al personal y
las respectivas inspecciones para hacer la entrega. Para mayor detalle por favor
remítase al Estudio Organizacional en los numerales de Requerimientos de Apoyo
Logístico y Análisis de Proveedores.

Tabla 58. Estimación de las Actividades.

I ACTIVIDAD TOTAL
D
1 INICIO 800.000
.
0
1 Definición de 400.000
. Requerimientos
1
1 Definición del Equipo 400.000
. del Proyecto
2
2 PLANIFICACION 3.950.000
.
0
2 Realización del Estudio 500.000
. de Mercado
1
2 Realización del 500.000
. Estudio Técnico
2
2 Realización del 500.000
. Estudio
3 Organizacional
2 Realización del 500.000
. Estudio Ambiental
4
2 Realización del Estudio 500.000
. Económico
5
2 Realización de la 725.000
. Evaluación Financiera.
6
2 Realización del Plan 725.000
. de Ejecución
7
3 ADECUACION 54.999.626
.
0
3 Constitución legal de 9.826.676
. la Organización
1
3 Adquirir Bodega 1.343.750
.
2

3.3 Compra de Materia Prima, 43.335.45

Insumos, Materiales, 0
Equipos, Maquinaria;
Papelería y
Mobiliario
3.4 Reclutamiento del 493.750
Capital Humano.
4.0 IMPLEMENTACION 53.266.70
2
4.1 Adecuación de la Bodega 13.152.09
3
 4.2 Reunión inicial e 329.167
Inducción del Personal
4.3 Instalación de 13.152.09
Maquinaria y Equipos 3
4.4 Instalación de Mobiliario 13.152.09
3
4.5 Almacenamiento de 13.152.09
Materias Primas, Insumos; 1
Materiales y
Papelería
4.6 Inspecciones Final 329.165
de Equipos,
Maquinaria,
materiales,
insumos,
Papelería y conexiones
Fuente: Autor del Proyecto

3.3.1 Determinar el Presupuesto. El objetivo es obtener el resultado de la suma de

los costos estimados individualmente de cada una de las actividades, para generar
la línea base de costes el proyecto. A continuación, se presenta el presupuesto del
proyecto.

Tabla 59. Determinación de Presupuesto

I ACTIVIDAD DURACIO PRESUPUEST

D N O
1 INICIO 800.000
.
0
1 Definición de 3 días 400.000
. Requerimient
1 os
1 Definición del 1 Dia 400.000
. Equipo del
2 Proyecto
2 PLANIFICACION 3.950.000
.
0
2 Realización del 8 días 500.000
. Estudio de
1 Mercado
2 Realización 8 días 500.000
. del Estudio
2 Técnico
2 Realización del 3 días 500.000
.
3

Estudio
Organizacio
nal
2.4 Realización del 3 días 500.000
Estudio Ambiental
2.5 Realización del 3 días 500.000
Estudio Económico
2.6 Realización de la 3 días 725.000
Evaluación
Financiera.
2.7 Realización del Plan 6 días 725.000
de Ejecución
3.0 ADECUACION 54.999.626
3.1 Constitución legal de 10 días 9.826.676
la Organización
3.2 Adquirir Bodega 1 día 1.343.750
3.3 Realización de 1 día 43.335.450
Pedidos de Materia
Prima, Insumos,
Materiales, Equipos,
Maquinaria; Papelería
y Mobiliario
3.4 Reclutamiento del 1 días 493.750
Capital Humano.
4.0 IMPLEMENTACION 53.266.702
4.1 Adecuación de la 6 días 13.152.093
Bodega
4.2 Reunión inicial e 1 día 329.167
Inducción del
Personal
4.3 Instalación de 2 días 13.152.093
Maquinaria y Equipos
4.4 Instalación de 2 días 13.152.093
Mobiliario
4.5 Almacenamiento de 2 días 13.152.091
Materias Primas,
Insumos; Materiales y
 Papelería
4.6 Inspecciones Final de 1 día 329.165
Equipos, Maquinaria,
materiales, insumos,
Papelería y
conexiones
5.0 PUESTA EN

MARCHA
Fuente: Autor del Proyecto

A partir del presupuesto aprobado y el cronograma presentado anteriormente se

obtiene la Línea Base del Proyecto o curva S de Costos, la cual es presentada a
continuación:

Figura 13. Línea Base de Costos

Curva S Costos
120.000.000

100.000.000

80.000.000

60.000.000

40.000.000

20.000.000

0
1 5 9 13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69

Control de Costos. Este proceso busca principalmente monitorear la situación del

proyecto para actualizar el presupuesto y gestionar los cambios en la línea base. Para
este fin se hará uso de la Técnica de Valor Ganado.

El estado del proyecto es medido con base en el costo, tiempo y alcance. Esta
medición es realizada en torno a las siguientes preguntas: ¿Que tanto trabajo se
planificó? (Valor Planeado), Que tanto trabajo actualmente se ha completado? (Valor
Ganado), Que tanto ha costado completar el trabajo actual? (Costo Actual).
El periodo establecido para la revisión y control es semanal, dado que el tiempo del
proyecto es corto y la técnica que se empleará para medir el valor ganado es el método
del porcentaje completado.
 3. Documentos del proyecto

3.1 Registro de supuestos (Sonia)

3.2 Documentación de requisitos (Natalia)

3.3 Matriz de trazabilidad de requisitos (Natalia)

3.4 Registro de riesgos (Natalia)

3.5 Registro de interesados (Sonia)

4. Factores ambientales (Steve)
La siguiente medición se presenta, considerando la Ley 1333 de 2009 en la cual se
reglamenta los impactos ambientales que se puedan presentar a raíz de un proceso
productivo o de desechos que se generen de cualquier actividad que pueda afectar el
medio ambiente y a la población en general. La producción de jabón artesanal es un
proceso en el cual no se generan suficientes cantidades de productos químicos y
residuos que puedan llegar a afectar la zona en la cual se vaya a llevar a cabo el
proyecto, para lo cual se realizó el cálculo considerando los indicadores bajos basados
en el proceso de producción del jabón artesanal.
5. Activos de los procesos de la organización (Fredy)
Conclusiones (todos)
Referencias