REGISTRO DE APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Título
ENTREGA Y RECEPCIÓN DE MUESTRAS - CADENA DE CUSTODIA

Código LC-I-05 Revisión 07 Fecha: JUNIO 2007

ELABORADO POR: FIRMA

LUIS HUAMAN

CLARA LEON

REVISADO POR: FIRMA

CLARA LEON

CLAUDIO LIZARBE

APROBADO POR: FIRMA

MARISOL ROSEMBERG

CECILIA PALOMINO

* Este registro de aprobación se mantendrá en el archivo de Internal Quality.

 Código : LC-I-05
INSTRUCCION Revisión : 07
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Fecha : Junio 2007

Revisado : CL / CL
Título: ENTREGA Y RECEPCIÓN DE MUESTRAS – CADENA DE CUSTODIA
Aprobado : MR / CP

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1. OBJETIVO

Se ha establecido una instrucción para garantizar la integridad de las muestras desde la

recepción hasta el reporte de resultados y almacenaje.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

La presente instrucción es de aplicación en el Laboratorio de Preparación de Muestras SGS

Cerro Corona y Laboratorio Químico SGS Callao.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Para la aplicación de la presente instrucción no se requiere consultar otro documento.

4. RESPONSABLES

4.1 El Jefe de Laboratorio es el responsable de implementar, mantener y verificar el

cumplimiento de lo establecido en la presente instrucción.

4.2 Los operadores son responsables de conocer, aplicar e implementar la presente instrucción
bajo normas de calidad y seguridad

5. NORMAS DE SEGURIDAD

EPP básico (Lentes de seguridad, tapones auditivos, guantes de cuero, zapatos de

seguridad, ropa de seguridad, mascarilla de media cara con filtros para polvos, casco,
guantes de Badana).

6. RECEPCIÓN DE MUESTRAS EN CERRO CORONA

6.1 El cliente envía sus muestras durante el día con la carta de solicitud (original y dos copias) de
análisis de muestras a los ambientes de preparación de muestras. El personal encargado
de Geología/ Mina entrega las mues tras físicas al preparador y ambos registran la
información en el formato D-LC-I-05-01 Recepción y entrega de muestras.

Nota: Se contabilizará el cumplimiento de las 30 horas a las muestras o batch ingresadas

hasta las 3 a.m. y 6 p.m. de cada día (Hora de corte a registrar en el CCLAS), las horas de
envío son 12 m. y 3:00 a.m. respectivamente. Se generará una orden por cada lote de
muestras recibidas. Si el número de muestras es mayor a 40 y no se puede enviar el lote
completo se deberá partir la orden e indicar en notas en el CCLAS parcial inicial o parcial
final.

6.2.1 El preparador que recibe las muestras las verifica vs carta del cliente, si hay faltantes o no
coinciden con los códigos se notifica a la persona que deja la muestra y se deja como
pendiente el ingreso de dichas muestras. Luego informará al encargado de turno para que
se comunique con Geología para la rectificación de la orden, cuando la orden se encuentre
completa y sin errores se colocará la hora de ingreso.

6.3 Si todo es conforme o se corrigió el error, se anota el ingreso de muestras en el formato

Registro de Ingreso de Muestras D-LC-I-05-01 firmando ambas partes la conformidad de la
hora de entrega. Además se firma el cargo (copia de la carta o formato del cliente).

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6.4 Los rechazos gruesos se eliminaran en forma diaria por el personal de Geología con la
ayuda de los preparadores de muestras. Sólo cuando se reciba indicación de Geología o
muestras de RC se almacenarán y anotarán en el registro de almacenamiento de muestras
gruesas (rechazos) D-LC-I-05-03. Cuando el personal de Geología no lleve muestras de
rechazo el personal de SGS deberá comunicar al vigilante ubicado en la puerta del
Laboratorio y a la Jefatura de Laboratorio.

7. ENVÍO DE MUESTRAS:

7.1 Terminado el proceso preparación de muestras los operadores procederán a verificar con el
Pre-sheet: El orden correcto, cantidad de muestras, etiquetado y sellado correcto de las
bolsas. Se realizará sellado doble a cada bolsa con muestra.

7.2 Luego procederán a colocar cada sobre sellado dentro de una bolsa plástica cerrada con cinta
de embalaje de acuerdo a la orden de ensayo y colocarán los paquetes dentro de una bolsa
de Lona, la que cerrarán usando precinto de seguridad. El encargado del Laboratorio ingresa
el N° de precinto usado en el CCLAS en notas.

7.3 Luego procederán a entregar las muestras preparadas y etiquetadas al transportista para su
envío al Laboratorio SGS – Callao, utilizando el formato de cadena de custodia D-LC-I-05-02.
Las horas máximas por envío serán a las 12:00 m. vía sprinter (movilidad del cliente) y 03:30
p.m. vía camioneta del courier se adjuntará Guía de Remisión indicando el número de
precinto.

7.4 Una vez listo el paquete se hace entrega a la persona encargada del transporte (Conductor de
Transportes Hualgayoc y Sprinter). La entrega de las muestras será registrada en el formato
D-LC-I-05-02 por el operador de SGS y el encargado del transporte asignado para llevar las
muestras a la oficina de International Millenium o Punto Cero.

Nota: La oficina de Internacional Millenium se ubica Jr. Junín # 542, Punto cero se ubica en
Av. Evitamiento 305. Cajamarca. En el caso del envío a través del Sprinter, el conductor
deberá dejar las muestras en el Punto Cero y el responsable de International Millenium las
recogerá para llevarlas al aeropuerto.

7.5 El encargado de transporte al día siguiente que regresa a recoger las muestras, devolverá
copia de la Guía de remisión, Guía de Despacho y una copia de formato de cadena de
custodia D-LC-I-05-02.
Nota: para el caso de las muestras enviadas vía sprinter, el conductor firmará en el formato de
cadena de custodia.

7.6 La Empresa International Millenium es la responsable de transportar las muestras desde

Cajamarca hacia Lima vía aérea y cuando sea necesario vía terrestre (Ver cuadro 1). El
encargado del Laboratorio SGS Cajamarca enviará correo al supervisor de PMI Callao
confirmando la salida de las muestras.

7.7 El Supervisor y/o encargado de turno de SGS-Cerro Corona emitirá un mail al área Comercial de
Administración de Laboratorios, Supervisor de Preparación de Muestras y área comercial de
Minerales dónde deberá especificar el número de orden, referencia de cliente, cantidad de
muestras, número de precinto, fecha y hora de salida de Cerro Corona, número de guía de
remisión de Cerro Corona.

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7.8 Las muestras se despachan de SGS Cerro Corona - Cajamarca – Lima en los siguientes
horarios:
Cuadro 1

Horario
salida Horario de salida Medio de Recepción Retraso
Disponibilidad
SGS_Cerro desde Cajamarca transporte SGS Callao (horas)
Corona
7:30 a.m. (plan A) Aereo Lunes – Sábado 1:00 p.m. 0 horas
03:30 a.m.

10:30 a.m. (plan B) Aereo Sólo viernes 4:00 p.m. 3 horas

1:30 p.m. (plan C) Aereo Domingo 7:00 p.m. 6 horas

Lunes –
5:30 p.m. (plan D) Aereo 11:00 p.m. 10 horas
Domingo
Lunes – 1:00 p.m.
7:00 p.m. (plan E) Terrestre 24 horas
Domingo (siguiente día)

Lunes –
12:00 a.m. 5:30 p.m. (plan A) Aereo 11:00 p.m. 0 horas
Domingo
Lunes – 1:00 p.m.
7:00 p.m. (plan B) Terrestre 14 horas
Domingo (siguiente día)
1:00 p.m.
7:30 a.m. (plan C) Aereo Lunes – Sábado 14 horas
(siguiente día)

7.9 Las muestras que salen de SGS_Cerro Corona a las 3:30 a.m. se enviarán vía International
Millenium en el vuelo de Aerocondor de las 7:30 a.m. (plan A).

Nota: En caso hubiera inconvenientes para el envío se aplicarán los planes B, C, D y E en ese
orden, teniendo en consideración el día de la semana en que se produzca el incidente.

7.10 Las muestras que salen de SGS_Cerro Corona a las 12:00 m. se enviarán vía Sprinter de
Goldfields hasta Punto Cero e International Millenium desde Punto Cero hacia el aeropuerto.
Luego las enviará vía Aerocondor en el vuelo de las 5:30 p.m. (plan A).

Nota: En caso hubiera inconvenientes para el envío se aplicarán los planes B y C en ese orden,
teniendo en consideración el día de la semana en que se produzca el incidente.

7.11 El envío de muestras vía terrestre se realizará a través de EMPRESA DE TRANSPORTE

TEPSA O DIAZ, ante la eventualidad de problemas técnicos, falta de carga, condiciones
metereologicas, International Millenium enviará vía terrestre las muestras con entrega a domicilio
siendo en primera instancia la empresa DIAZ, el encargado de SGS Cerro Corona hará
seguimiento al envío hasta que se reciba en SGS Callao. Estas muestras deben ser alcanzadas
al Terminal de bus, antes de las 6 p.m. para que pueda salir en el bus de las 6 p.m. por lo que
hay que tener especial cuidado, para el caso de las muestras que no salen en el vuelo de las
5:30 p.m.

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8.0 RECEPCIÓN DE MUESTRAS EN CALLAO

8.1 El personal de Millenium dejará las muestras en las instalaciones de SGS Calla. En caso de no
recibir las muestras a la hora acordada el personal de PMI Callao recogerá las muestras en los
almacenes de Internacional Milenium quienes confirmarán la recepción de las mismas vía
correo. La recepción de muestras en el Laboratorio de SGS Callao, será hasta las 21:00 hrs y
12:00 hrs Aproximadamente. En el caso que las muestras no fueran liberadas de la línea
aérea hasta las horas indicadas o entregadas por las agencias de transporte terrestre, el
supervisor de preparación de muestras informará al área comercial de Administración de
Laboratorios de Minas para comunicar el retraso al cliente y al Gerente International Millenium.

8.2 Los preparadores de muestras de SGS Callao proceden a identificar y verificar el número de
precinto y los códigos de las muestras capturados vía el uso de lectora de código de barras de
acuerdo al listado mostrado en el sistema CCLAS y completan el formato de Cadena de
Custodia D-LC-I-05-02, el mismo que deberán archivar en el file correspondiente durante
quince días y entregarlos al Jefe Técnico de Administración de Minas para envío a SGS Cerro
Corona.

8.3 El supervisor del Área emitirá un e-mail después de haber verificado las muestras al Área
Comercial de Administración de Laboratorios de Minas y de Minerals para que comunique al
cliente la recepción de las mismas y cualquier punto no conforme. Luego coordinará el envío a
los Laboratorios con los supervisores o las personas que se designe.

8.4 Terminados los análisis solicitados se procederá a almacenar las muestras pulverizadas en el
almacén de Callao.

9.0 REGISTROS

9.1 Los registros generados por la presente instrucción son:

Tiempo de
Código Nombre/Título Categoría Responsable Lugar Clasificación
retención
RECEPCIÓN Y ENTREGA Encargado de Laboratorio
D-LC-I-05-01 DE MUESTRAS A Preparación de SGS CerroPor fecha Anual
muestras Corona.
Encargado de Laboratorio
REGISTRO CADENA DE
D-LC-I-05-02 CUSTODIA
A Preparación de SGS CerroPor fecha Anual
muestras Corona.
REGISTRO DE Encargado de Laboratorio
D-LC-I-05-03 ALMACENAMINETO A
DE Preparación de SGS CerroPor fecha Anual
MUESTRAS GRUESAS muestras Corona.
RECEPCIÓN DE
D-LC-I-05-04 MUESTRAS: PLANTA
CONCENTRADORA

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