Código: PE-SGI-F-003

FICHA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

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Versión 8 Vigente desde

2020/02

NOMBRE DEL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

OBJETIVO DEL PROCESO : . A:segurar el mantenimiento y fortalecimiento del Sistema de Gestión mediante el uso de mecanismos que contribuyan a la mejora continua de los procesos, garantizando que el
enfoque de la institución y cada uno de los procesos es el adecuado para lograr la satisfacción de las necesidades y el bienestar físico y mental de los estudiantes, egresados, sector productivo, colaboradores
directivos demás partes interesadas con el fin de asegurar el posicionamiento de la institución y su permanencia en el mercado.

ALCANCE: El proceso parte de la formulación de los objetivos estratégicos de la organización, pasando por el seguimiento continuo de los RESPONSABLE DEL PROCESO:
mismos hasta la verificación de su cumplimiento apuntando a la mejora continua. Coordinador de Planeación y SGI

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD PHVA SALIDAS CLIENTE

S
Planeación Estratégica Requisitos Normativos y de
Entidades externas la institución
Necesidades y requisitos de Alta Dirección
Usuarios Elaborar Planeación de Trabajo P
los Plan de Trabajo del SGI
usuarios Sistema de Gestión
Plan Estratégico
Planeación Estratégica Cambios previstos que afecten Integrado
al Sistema de Gestión
ACTIVIDAD PHVA
Integrado
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
S
Estructurar mecanismos y estrategias para
Entidades Requisitos Normativos y de el mantenimiento y fortalecimiento del P Mecanismos y estrategias
Certificadoras la institución Sistema de Gestión. definidas para el mantenimiento y Todos los Procesos de
Planeación fortalecimiento del SGI. la Institución
Estratégica (Documentación del SGI, Clientes
Necesidades y requisitos de Actividades de Promoción del Proveedores
Usuarios ACTIVIDAD PHVA SGI, Inducción y Capacitación del
los
usuarios SGI)
Diseñar mecanismos y estrategias para
Planeación Estratégica Objetivos Estratégicos asegurar la medición, seguimiento, P
análisis y mejora de los procesos.
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
S

Entidades Certificadoras Requisitos Normativos ACTIVIDAD PHVA Mecanismos e instrumentos

definidos para la medición,
Todos los Procesos
seguimiento, análisis y
Planeación Estratégica Objetivos Estratégicos Ejecutar Plan de Trabajo del SGI H-V mejora (Indicadores de
Gestión)
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
S
Todos los Procesos de
Informe de Gestión de Sistema la Institución
Sistema de Gestión Plan de Trabajo del SGI
de Gestión de Integrado
Integrado Clientes

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Coordinación de Planeación y SGI Rectoría Comité de SGI
Fecha: 24 de Enero de 2020 Fecha: 11 de Febrero de 2020 Fecha: 11 de Febrero de 2020

COPIA NO CONTROLADA
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ACTIVIDAD PHVA
PROVEEDORES ENTRADAS SALIDA CLIENTES
S
Procesos y actividades
Implementar mecanismos y estrategias controladas y enfocadas al
Sistema de Gestión Integrado Documentación del
definidas para el mantenimiento y cumplimiento de los objetivos
SGI
fortalecimiento del SGI. estratégicos y satisfacción del
H Usuario.
(Implementación de la Documentación del Todos los Procesos de
SGI Actividades de Promoción y prevención Registros del SGI la Institución
del SGI, Inducción y Capacitación del SGI) Equipo de trabajo competente
para implementar y mantener
Todos los Procesos de la Talento Humano
Institución el SGI.
Informe de revisión del Sistema
ACTIVIDAD PHVA de Gestión Integrado por la alta
dirección
Realizar seguimiento a las Novedades
PROVEEDORES ENTRADAS (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias SALIDA CLIENTES
H-V S
y
Peticiones, Quejas, Reclamos, Felicitaciones) de los usuarios y funcionarios Usuarios y funcionarios de
Usuarios Respuestas a Novedades
Sugerencias y Felicitaciones d la Institución la Institución
(PQRSF)
registradas en el Software de ACTIVIDAD PHVA Todos los Procesos de
Funcionarios de la institución Gestión de Calidad Acciones Correctivas
la Institución
Detectar y hacer seguimiento al cierre de
PROVEEDORES ENTRADAS
las No Conformidades SALIDA CLIENTES
Formular, hacer seguimiento y verificar la H-V- S
Incumplimiento a requisitos eficacia de las Acciones Correctivas, A Acciones Correctivas, Preventivas
legales, del cliente, de las Normas Preventivas y de Mejora. y de Mejora ejecutadas y
aplicables y/o de la Institución. verificadas. Todos los Procesos
Todos los Procesos de la
Mejoramiento Continuo. Usuarios
Institución ACTIVIDAD PHVA
Revisiones de Proceso
No Conformidades cerradas
Informes de Auditorias
Internas Consolidar y analizar resultados de
H-V-A
encuestas de satisfacción a
PROVEEDORES ENTRADAS Usuarios SALIDA CLIENTES
S

ACTIVIDAD PHVA % de Satisfacción Clientes

Registros de resultados de
Usuarios Acciones Correctivas, Preventivas Todos los Procesos de
encuestas de satisfacción
Efectuar seguimiento y medición a los y la Institución
aplicadas V-A
riesgos oportunidades identificados de Mejora formuladas

PROVEEDORES ENTRADAS SALIDA CLIENTES

S
Todos los Procesos de
Acciones de Mejora
Planeación Estratégica y Sistema la Institución
Matriz de Riesgos y
d Gestión Integrado Registros de resultados de plan
oportunidades Planeación Estratégica
de Acción
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Coordinación de Planeación y SGI Rectoría Comité de SGI
Fecha: 24 de Enero de 2020 Fecha: 11 de Febrero de 2020 Fecha: 11 de Febrero de 2020

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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD PHV SALIDAS CLIENTES

A

Mercadeo, Admisiones y
Sistema de Gestión Información a Borrador de Información a H Propuesta de Información a
Comunicaciones
Integrado trasmitir trasmitir trasmitir

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD PHVA SALIDAS CLIENTES

Todos los Procesos de
Plan Estratégico Acciones de Mejora
Efectuar seguimiento y medición a la Institución
Planeación Estratégica V-A
los procesos de la Institución Registros de resultados
Objetivos Planeación Estratégica
de Indicadores de
Estratégicos
Gestión

Recursos: (Equipos, software, cargos involucrados o

Requisitos de
infraestructura;
Ley
requerida para la ejecución del proceso)
Personal de Sistema de Gestión de Ver Matriz de Requisitos Legales
Calidad Recursos tecnológicos
Equipos y elementos de oficina
Recursos Financieros

Documentos Controle Indicadores de gestión

s
Planeación Estratégica
Ver Cuadro de Mando
Ver Listado Maestro de Documentos Cumplimiento de la periodicidad de la revisión del sistema de Integral
Ver Listado Maestro de Registros gestión
Controles definidos en los procedimientos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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PROCESO
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Requisitos de las Norma ISO 9001
Requisitos de las Normas
Todos los requisitos de la Norma
Requisitos de la Norma NTC
5555
Todos los requisitos de la Norma
Requisitos de la norma que aplican a los programas NTC 5581 - NTC 5663 - NTC
5665 NTC 5666
Todos los requisitos de la Norma

Objetivo No. 1: Alcanzar el 75% de ubicación laboral de nuestros egresados certificados

Objetivo No. 2: Crecimiento institucional anual del 15%

Objetivos Estratégicos
Objetivo No. 3: Contar con el 100% de talento humano calificado

Objetivo No. 4: Optimizar los recursos a partir de la gestión financiera sin que esta afecte la calidad académica

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Coordinación de Planeación y SGI Rectoría Comité de SGI
Fecha: 24 de Enero de 2020 Fecha: 11 de Febrero de 2020 Fecha: 11 de Febrero de 2020