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factorial
Presentado por:
Tutor:
SOLANGE FORERO
2020
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como finalidad la presentación del informe final del trabajo
realizado denominado: Diagnostico y Auditoria Administrativa según análisis factorial en la
empresa SADCA INGENIERIA SAS. Una de las primeras etapas que debe ejecutar el auditor
es la obtención de información. Esta debe ser suficiente, adecuada, confiable y oportuna lo
cual se evidencio en el trabajo expuesto en el Eje 2 para este eje se van a revisar algunas
características del ciclo PHVA, como soporte al proceso, y de algunas metodologías que se
pueden utilizar dependiendo de las necesidades de la organización. Además, se presentarán
los pasos que siguen a la planeación de la auditoría administrativa, los cuales permitirá a los
administradores analizar y procesar la información pertinente de manera ética para evitar
riesgos y solucionar problemas.
Evaluación
La siguiente tabla muestra la aplicación de criterios evaluativos con el fin de identificar las
posibles debilidades actuales de nuestra compañía en el área de logística para así determinar
su efectividad.
A B C D E
LOS FACTORES %
C=A*B/100 TOTAL
E=C*D/100
ASPECTOS especificaciones
TECNICOS
Inf. Anticipada de 10 7 0,7
cambios en los
prod.
Empaquetado y 20 15 3,0
etiquetado
exacta
Resolución de 20 14 2,8
reclamos
ACIÓN altamente
capacitado
Honestidad y 35 30 10,5
confidencialidad
con el área de
ventas
Respuesta 20 10 2,0
adecuada a
problemas
específicos
A los plazos
prometidos
Capacidad de 30 21 6,3
producir entregas
en emerg.
cancelar o demorar
entregas
Despacho de 10 8 0,8
ordenes completas
● Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida para acortar el
tiempo de desplazamiento
● Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal manera que
minimicen su trabajo
● Los espacios altos deben usarse para artículos ligeros y protegidos
● Los materiales inflamables y peligrosos deben situarse en zonas cerradas y
protegidas
● Los artículos grandes protegidos o insensibles al agua y al sol pueden almacenarse
en algún anexo, en el exterior del edificio del almacén
● Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que los requieran
● Todos los elementos de seguridad y contraincendios deben estar situados
adecuadamente en relación a los materiales almacenados
Las distintas modalidades de transporte consideradas pueden ser evaluadas por
una gran diversidad de criterios. Entre ellos cabe destacar los siguientes:
● Costo. Dentro de una misma modalidad de transporte, el costo puede variar
sensiblemente según el tipo de mercancía, tamaño del embarque, distancia a
recorrer.
● Rapidez / velocidad. Se mide por el tiempo transcurrido hasta que se recibe la
mercancía.
● Capacidad. Tamaño o cantidad del producto que puede ser transporta
● Disponibilidad. Facilidad para contratar una forma de transporte a un destino
específico.
● Frecuencia. Continuidad del transporte.
● Fiabilidad. Consistencia o capacidad del medio de transporte para llevar a cabo sus
funciones en los plazos y condiciones previstas.
● Servicio. Acondicionamiento de las mercancías, reparación de daños y
desperfectos, etc.
VERIFICACIÓN DE PROCESOS
HALLAZGOS
Hallazgo 1: Se observa que en ocasiones las cajas que contienen las plantas solares llegan
interior pudo haber sido alterado o afectado por factores externos como sustancias,
El equipo auditor realizo desplazamientos a las bodegas seleccionadas como muestra, donde
se hicieron tomas físicas de inventarios para todos los bienes en custodia del área de almacén
y bienes devolutivos nuevos y en servicio en cumplimiento del marco normativo que lo
regula, cuyo objetivo es “obtener y mantener una base de datos contable y administrativa
veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la entidad, su ubicación y estado de
conservación, los responsables de su custodia, su costo histórico o de adquisición (o su
determinación de no existir) y la actualización por depreciación. Una vez se analizó la
información se observa que lo que corresponde a elementos de consumo en bodega muestran
diferencias con relación a faltantes, que de acuerdo a las observaciones dadas por los
responsables se debe a egresos pendientes por realizar con relación a los despachos, lo que
evidencia desactualización del sistema en sus existencias reales, exponiendo a la entidad a
posibles pérdidas frecuentes por falta de control a las existencias.
Revisados los informes correspondientes a los resultados de la toma física realizada en la
vigencia 2019, se tienen las siguientes observaciones, de acuerdo a los lineamientos
establecidos en precitada resolución:
● El informe no muestra un listado del estado en el que se encuentran los bienes, tales como
los que se encuentran inservibles o que necesiten de mantenimiento correctivo.
● Se observaron planillas para la toma de inventarios sin diligenciar de algunas unidades.
● No contiene el resumen de los saldos de las cuentas contables
● No contiene recomendaciones ni un análisis con respecto a los resultados.
● No se observa un listado definitivo de sobrantes y faltantes con el fin de realizar las
gestiones que haya lugar.
Tanto para equipo auditor como para los mismos empleados es de suma importación la
demarcación de seguridad en el área de almacenamiento para así evitar o mitigar posibles
riesgos en los cuales nos veamos afectados, así como los protocolos de transporte para el
despacho de los productos.
Finalización de actividades
RIESGOS
Realizar una revisión precisa del estado en que se encuentra los equipos, el producto final que
se le entregará al cliente, adicional verificar que las personas que manipulen estos equipos
sean las adecuadas, con conocimientos y experiencia sobre los mismos.
Tener registro actualizado de los inventarios disponibles y realizar un control estricto sobre la
rotación del mismo, evitando que los productos queden obsoletos en stock.
Tener claridad sobre los costos que genera la distribución del producto, adicional al momento
de realizar las cotizaciones y promesas de entrega definir tiempos que se puedan cumplir y
que evitar caer en incumplimientos de contratos.
Tener los mantenimientos al día, con sus respectivas revisiones periódicas tanto antes de la
entrega como en su almacenamiento para entregar el producto final con calidad.
● Identificar y analizar los riesgos relevantes que tienen los departamentos que evitan
el alcance de los objetivos
Estar en constante control y auditoría de los procesos internos de cada área de la empresa,
mejorando cada vez en su eficiencia y logrando los objetivos propuestos frente al cliente
interno y externo.
Se pretende contar con una sucursal principal ubicada en la ciudad de Bogotá la cual
funcionará como bodega a donde llegarán toda la maquinaria y equipos proveniente de China
y se almacenará con el fin de tener equipos a disposición para el cliente en el momento en
que este lo desee ya que las necesidades de cada uno serán diferentes. Y desde este punto se
realizará la distribución hacia las zonas en donde se encuentre el consumidor final.
Con respecto a la distribución al interior del país se realizará vía terrestre mediante terceros,
quien será una empresa prestadora de servicio de transporte, la cual se encargará de llevar la
mercancía desde el puerto de Buenaventura hasta Bogotá, y de Bogotá hacia el punto de
instalación final.
OBSERVACIONES
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
Código:
Versión: 001
SADCA INGENIERIA
S.A.S PLAN DE AUDITORÍA Fecha: 10/09/2020
Verificar, que el Sistema de Gestión de Calidad es conforme con las disposiciones planificadas por la organización, el
OBJETIVO:
cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015, el cumplimiento de los requisitos legales.
ALCANCE: Aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
CRITERIOS: Requisitos de la Norma NTC ISO 9001-2015, Procedimientos y requisitos legales aplicables
FECHA DE AUDITORIA viernes, 4 de Septiembre de 2020
La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del
CONFIDENCIALIDAD
equipo auditor.
AUDITORES DEPARTAMENTO o PROCESO / RESPONSABLE
AUDITOR
1 LÍDER:
2 Auditor 2 GESTION DE LOGISTICA
Reunión
3 Auditor 3 TOTAL
de Cierre
4 Auditor 4
Reunión Producción y Compra
5 Auditor 5 de Apertura despachos s
Todo e Todo e
RESPONSABLE DEL PROCESO
Personal Personal
AM/PM am pm am
DESDE 2:00 11:00
HORA 8:30 9:00 5:00
4:00 1:00
HASTA
NÚMERO/ CÓDIGO
2 1
AUDITOR:
REQUISITOS NORMA ISO 9001:2015
Comprensión de la organización y de
4.1 X X
su contexto
Comprensión de las necesidades y
4.2 X X
expectativas de las partes interesadas
6.1 Acciones para abordar el riesgo
X X
6.1.1 Generalidades
6.3 Planificación de los cambios X X
Recursos
7.1.1
Generalidades
7.1.3 Infraestructura X
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición X
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones X
8.1 Planificación y control operacional
Requisitos para los productos y
8.2
servicios
8.2.1
Comunicación con el cliente
Determinación de los requisitos
8.2.2
relativos a los productos y servicios
Revisión de los requisitos
8.2.3 relacionados con los productos y
8.2.3.1 servicios.
capacidad de cumplir los requisitos
Conservar la información
8.2.3.2 documentada de la revisión de los
requisitos del producto o servicio.
Cambios en los requisitos para los
8.2.4
productos y servicios
Control de los procesos, productos y
8.4
servicios suministrados externamente X
8.4.1
Generalidades
Tipo y alcance del control de la
8.4.2 X
provisión externa
Información para los proveedores
8.4.3 X
externos
Producción y prestación del servicio
8.5
control de la producción y de la X
8.5.1
prestación del servicio
8.5.2 Identificación y trazabilidad X
Propiedad perteneciente a los
8.5.3 X
clientes o proveedores externos
8.5.4 Preservación X
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega X
8.5.6 Control de los cambios X
Liberación de los productos y
8.6 X
servicios
8.7 Control de las salidas no conformes
X
8.7.1 Identificación y control
Mantener la información
8.7.2 X
documentada salidas no conformes
Seguimiento, medición, análisis y
9.1
evaluación X X
9.1.1
Generalidades
9.1.2 Satisfacción del cliente
9.1.3 Análisis y evaluación X X
10 Mejora
X X
10.1 Generalidades
10.2 No conformidad y acción correctiva X X
10.2.1 Manejo de no conformidad y quejas
Información documentada de no
10.2.2 X X
conformidades y acciones correctivas.
10.3 Mejora continua X X
1) Durante la auditoría debe verificarse el cierre de las diferentes acciones correctivas y de mejora generadas en las diferentes áreas.
2) Para el registro de los hallazgos encontrados en el transcurso de la auditoría se debe utilizar la lista de notas.
Registro fotográfico
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
La auditoría interna busca organizar los procesos del área de almacenamiento, distribución y
transporte de los paneles solares para una entrega en excelentes condiciones al cliente final.
ALCANCE
Realizar el control y seguimiento los procesos establecidos del presente informe corresponde
la auditoría realizada al área logística la cual se llevará a cabo desde la ejecución a inicio del
5 de septiembre de 2020 y rectificar lo relacionado a recepción, ubicación, selección y
entrega de los pedidos.
EQUIPO DE TRABAJO
AUDITORIA
contable.
METODOLOGÍA A APLICAR
Se realizará la visita de los auditores a la bodega para realizar observaciones a los procesos
qué parte del proceso se origina la oportunidad de implementar las mejoras, y todo quedará
transporte de la mercancía debe ser claro y seguir los pasos debidamente expuestos para el
HOJA DE HALLAZGOS
ÁREA DE ALMACENAMIENTO,DISTRIBUCIÓN Y
TRANSPORTE
EVIDENCIA: 1- Se observa que en ocasiones las cajas que contienen las plantas
solares llegan deterioradas y en algunas partes maltratadas, lo cual
puede indicar que el producto en su interior pudo haber sido
alterado o afectado por factores externos como sustancias,
temperaturas o pérdida de piezas.
2- En la revisión del almacenamiento no se evidencia la
demarcación de seguridad en el área de almacenamiento o
bodega.
3-No cuenta con un protocolo de transporte para el despacho de
los productos.
Se deben realizar formatos, direccionar el personal que estará encargado del control y registro
de los procesos y su evaluación periódica.
Gracias al análisis realizado al proceso de logística de la empresa Sadca Ingeniería S.A.S, se
tuvo la oportunidad de identificar las falencias en el proceso de almacenamiento, distribución
y transporte; y se logró proponer posibles soluciones para dichos inconvenientes, con el fin
de llegar a un proceso más eficiente por medio del cual se lograrán aprovechar al máximo los
recursos físicos y financieros de la organización.
CONCLUSIONES
Por otra parte, se dieron a conocer matrices y metodologías con las cuales se realizó una
evaluación detallada de los puntos a mejorar y que son útiles al momento de buscar
soluciones para una posible problemática en un proceso determinado.
BIBLIOGRAFÍA
https://sadcaingenieria.com/
https://www.emprendices.co/pasos-auditoria-interna-negocio/
https://controlempresarial.net/importancia-hacer-auditoria-administrativa/
https://soyroiver.wordpress.com/2017/07/26/informe-de-auditoria-administrativa/
https://tesis.ipn.mx/jspui/bitstream/123456789/4765/1/131_4_EL%20INFORME%20FINAL
%20DEL%20TRABAJO%20DE%20AUDITORIA%20OPERACIONAL
%20ADMINISTRATIVA%20Y%20SU%20SEGUIMIENTO.pdf
https://milformatos.com/empresas-y-negocios/informe-de-auditoria/