GESTIÓN DE STOCKS

1. MODELOS DE GESTIÓN DE STOCKS

1.1. Sistema de revisión continua:

Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, después de

cada transacción. En el sistema se registran las siguientes variables:

 Entradas de mercancía: Aquellas transacciones que aumentan el

nivel de stock de la empresa. Estas entradas serán las compras y las
devoluciones de mercancías
 Salidas de mercancías: Son las transacciones que disminuyen el
stock de la empresa, fundamentalmente las ventas, pero también las
devoluciones que hacemos a los proveedores, las roturas, los robos y
las mermas.

Estos sistemas permiten conocer el nivel de stock que tiene la empresa de

un determinado artículo, sin necesidad de acudir a su recuento en el
almacén. Los sistemas de revisión continua se gestionan mediante puntos
de pedido, stocks de seguridad y lotes de pedido. Y se calculan de las
siguientes maneras:

 Cálculo de lotes óptimos de pedido (El modelo Wilson): Los

costes de emisión de pedidos son menores, cuanto mayor eran los
lotes de pedido, mientras que los costes de almacenaje son menores
cuanto menor es este lote. El lote económico de pedido (Q) es el lote
que minimiza los costes totales de gestión de stocks.

Para calcular matemáticamente el lote económico de pedido se

emplea la denominada fórmula de Wilson. Dicha fórmula se deduce de
derivar e igualar a 0 la función de los costes totales de gestión de
stocks, con la finalidad de hallar su mínimo.

Cuando en lugar del coste de almacenaje por unidad almacenada se

calcula dicho coste en porcentaje sobre el valor del inventario (tasa de
mantenimiento del stock). Se usa:
  Cálculo de puntos de pedido y stock de seguridad cuando la
demanda sigue una distribución normal: La ruptura de stocks se
produce cuando la demanda en el plazo de entrega es superior a las
existencias que tenemos en el almacén. Estas existencias serán las
que constituyen el punto de pedido.

Esta demanda es difícil de determinar con exactitud y dependerá de lo

largo que sea el plazo de entrega de si el proveedor se retrasa o no y
de si los clientes aumentan el consumo del artículo o lo disminuyen.
Por tanto, se puede decir que la demanda en el plazo de entrega es
una variable aleatoria con media X y desviación típica σ. Además,
vamos a suponer que esta demanda se distribuye mediante una
distribución normal.

 Nomenclatura del modelo:

o Pn = Nivel de servicio o probabilidad de satisfacer la
demanda.
o Xi = Punto de pedido.
o Zi = Valor de la distribución normal estandarizada que se
corresponde con un nivel de servicio de Pn.
o X = Media de la demanda durante el plazo de entrega.
o σ = Desviación típica de la demanda durante el plazo de
entrega.

Observando la distribución de la demanda llegamos a la siguiente

conclusión: Cuando la demanda es superior a Xi se produce la ruptura
de stock. Por tanto: Pn = (X < Xi) = P (Z < Zi)

— El punto de pedido será la demanda media en el plazo de

entrega más el stock de seguridad: Xi = punto de pedido=
Zi × σ + X
— El stock de seguridad será el resultado de multiplicar:
Stock de seguridad = Zi × σ
— La desviación típica: Cuanto más variable sea la demanda,
mayor será el stock de seguridad.

1.2. Sistemas de revisión periódica:

En este caso las entradas y salidas de mercancías no se registran. Para
conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a
realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Este sistema sólo
 se puede emplear cuando hay poca variedad de artículos (poco surtido) y
pocas unidades de cada artículo o referencia. Las empresas emplean uno u
otro sistema dependiendo de su nivel de stock, tamaño, complejidad etc.

Los programas de Terminal de Punto de Venta permiten a las pequeñas

tiendas seguir un sistema de revisión continua con una inversión reducida.
En el caso de las grandes cadenas de distribución, se emplea:

 Un sistema de revisión continua: Las entradas y salidas se

registran en el momento de producirse a través de sistemas
informáticos. Estos sistemas llegan incluso a lanzar pedidos a los
proveedores de forma automática cuando el nivel de stock de un
determinado artículo llega a un tope establecido. A este nivel de
stock es a lo que se denomina punto de pedido.

 Recuentos periódicos: El problema del sistema de revisión

continua es que no detecta los robos ni los errores que se pueden
producir en el registro de entradas y salidas. Por ello, se suelen
realizar recuentos periódicos para subsanar estos errores y
actualizar el stock, además de para comprobar el estado de las
mercancías.

1.3. Los recuentos:

Independientemente del sistema de gestión de stocks que emplee la

empresa, deben hacerse recuentos periódicos de las existencias. Estos
recuentos o inventarios se realizan:

 Al menos una vez al año, que sirve como base para la elaboración de
las Cuentas Anuales de la empresa.
 Recuentos periódicos que se realizan para detectar errores cuando
se emplea un sistema de revisión continua.
 Recuentos que sirven como base para realizar los pedidos cuando se
emplea un sistema de revisión periódica.
 Realizar un inventario supone contar todos los artículos de un
almacén, aunque también pueden hacerse recuentos parciales de un
sector o sección.

Es una tarea laboriosa, en la que se procede de la siguiente forma:

 Elección del momento del inventario: Para hacer recuentos,

cuantas menos operaciones se realicen en el almacén mejor. Se
deben elegir fechas con poca actividad, ya que se reducirá el número
de unidades a contar. En cuando a la hora, deben elegirse los
momentos en los que no haya nadie trabajando.
 Organización del inventario: En esta fase, se debe seleccionar el
personal y los recursos con que se realizará el inventario. El personal
puede ser de la propia empresa, o acudir a la subcontratación de
trabajadores a través de Empresas de Temporal.

En cuanto a los medios materiales, se pueden emplear varios medios

para registrar las unidades que se van contando.

- Impresos de inventario, en los que se van anotando las

referencias y unidades que se vayan contando.

- Lectores de códigos de barras. En este caso, se lee el código

de barras del artículo con el escáner, y se teclea la cantidad
de cada referencia que se ha contado.

 Preparación del almacén: Una vez seleccionado el personal y los

medios materiales, se procederá a colocar el almacén. El fin de esta
tarea es facilitar la labor del personal, y reducir el nivel de errores.

 Recuento físico: Antes de comenzar el recuento, es preciso

organizar al personal. Se suelen asignar zonas del almacén a cada
trabajador. También se debe instruir al personal en la tarea que le
corresponda, antes de comenzar a contar. El recuento físico consiste
en ir anotando en las hojas de inventario, o a través de los lectores
de códigos de barras, todas las unidades que se encuentran en el
almacén.

 Toma de muestras: Esta tarea la realizan los auditores internos de

la empresa, o bien los responsables del almacén. Consiste en
seleccionar una serie de referencias representativas del surtido del
almacén, y en proceder a contar el número de existencias que hay de
cada una. Este recuento de la muestra debe ser minucioso, pues con
estas muestras se decide si el inventario se ha realizado
correctamente o no.

 Volcado del inventario en el ordenador: Una vez contadas todas

las existencias del almacén, se procederá a juntar toda la información
recogida en las hojas de inventario o en los lectores de códigos de
barras. Las hojas de inventario habrá que introducirlas en el
ordenador, mientras que, en el caso de los lectores, la información se
volcará de forma automática.

 Análisis de las muestras: En esta fase se imprime el listado de

referencias y se comprueban las muestras que se tomaron durante el
inventario. Para que el inventario sea dado por bueno, deben
coincidir al menos el 90% de las muestras.
2. LA PLANIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE MATERIALES:
La complejidad de la gestión de stocks, debido al gran número de variables
que hay que estudiar, se ha visto muy mejorada gracias a las técnicas
denominadas Material Requirement Planning (MRP). Dichas técnicas están
basadas en programas informáticos. Estos programas facilitan a la empresa
realizar los pedidos en el momento exacto que sean precisos, teniendo el
proveedor el tiempo suficiente para servir la mercancía. La implantación de
un sistema MRP conlleva para la empresa una serie de beneficios,
tales como:

 Reducción de tiempos de entrega, así como cumplimiento de los

plazos comprometidos.
 Reducción del nivel de inventario. El sistema MRP trata de
almacenar sólo lo necesario.
 Disminución de las rupturas de stock. A pesar de trabajar con un
inventario menor, se consigue mejorar el nivel de servicio al cliente.

Los sistemas MRP se emplean sobre todo en las empresas industriales. Su

funcionamiento es el siguiente:

1.º.Cálculo de las necesidades de materiales a partir del Plan Maestro de

Producción. En el PMP se establece la cantidad de producto a fabricar
con un horizonte temporal de varias semanas. Para facilitar la
traducción de productos terminados necesarios en materiales se
emplean las listas de materiales y los árboles del producto.

2.º.En el siguiente paso, una vez definido el nivel de productos a fabricar,

así como los materiales necesarios, se procede a determinar el pedido
que debe hacerse al proveedor.

3. LOS SISTEMAS DE GESTIÓN JUST IN TIME (JIT):

La técnica JIT tiene como objetivo que se compre o se produzca el número
de unidades que se necesite, en el momento en que se necesite, para
satisfacer la demanda del producto. La filosofía JIT parte de la idea de que
los inventarios existen sólo para prevenir problemas, tales como los
retrasos del proveedor, paradas del sistema productivo, etc. Si estos
inventarios desaparecen, los problemas saldrán a la luz y podrán ser
solventados.

Otra característica del sistema JIT es que se trata de un sistema pull o de

tirón. Esto significa que es el pedido del cliente el que inicia el proceso de
producción del producto.
 Otro objetivo del sistema JIT es la reducción del despilfarro. Este objetivo se
materializa en la teoría de los cinco ceros:

 Cero inventario: Los stocks no añaden valor al producto, y además,

impiden aflorar los problemas de la organización.

 Cero averías: El mantenimiento preventivo de la maquinaria es vital

para reducir tiempos muertos.

 Cero defectos: A través de los sistemas de gestión de la calidad total,

se pretende que ningún producto sea defectuoso.

 Cero papel: Es preciso eliminar la excesiva burocracia.

 Cero retrasos: El producto debe llegar al cliente cuando se haya

acordado con él.

Acorde con los modelos de stocks cabe mencionar esa importancia para el
conocimiento de la rotación de la mercadería ya que estos modelos no se
permiten conocer con exactitud las entradas y salidas de nuestros almacenes. Por
ejemplo el sistema de revisión continua no se permite ser flexibles ya que
podemos conocer el nivel de stock de un artículos sin la necesidad de hacer un
recuento en el almacén. Por otro lado el sistema de revisión periódica los ayuda
en la precisión de la cantidad de productos en almacén ya que por cada entrada o
salida está se registra. Por último podemos hablar de los recuentos los cuales son
necesarios en toda empresa sea cual sea su modelo de gestión de stocks.