UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

OCTAVA UNIDAD CONTROL

DE INVENTARIOS

Introducción

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso

ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o

servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del período contable un
estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas

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9.1 Control de Inventarios

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el
corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales
y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:

-Inventario (inicial)
-Compras
-Devoluciones en compra
-Gastos de compras
-Ventas
-Devoluciones en ventas
-Mercancías en tránsito
-Mercancías en consignación
-Inventario (final)

-El Inventario Inicial:. representa el valor de las existencias de

mercancías en la fecha que comenzó el período contable

-Compras: se incluyen las mercancías compradas durante el período

contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman
parte del objeto para el cual fue creada la empresa.
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-Devoluciones en compra: se refiere a la cuenta que es creada con el fin
de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por
cualquier circunstancia.

-Ventas: esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas

por la Empresa y que fueron compradas con éste fin.

-Devoluciones en Venta: está creada para reflejar las devoluciones

realizadas por los clientes a la empresa.

-Mercancías en Tránsito: en algunas oportunidades, especialmente si la

empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han
efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago
(documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por
razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido
recibidas en el almacén.

-Mercancía en Consignación: no es más que la cuenta que reflejará las

mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación",
sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan
vendido.

-El Inventario Actual (Final): se realiza al finalizar el período contable y

corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración.

Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas
del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese
período.

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9.2 Modelos de Control de Inventarios
Se exponen a continuación algunos sistemas de control de inventarios,
basados en la visión tradicional. Estos sistemas tratan de conseguir un nivel
de almacén que minimice los costes totales relacionados con el inventario,
manteniendo a la vez bajo control la posibilidad de que el cliente o el
proceso receptor, en su caso, queden desabastecidos.

Existen dos sistemas básicos de control de inventarios:

• Los sistemas continuos, o de volumen de pedido constante.
• Los sistemas periódicos, o de periodo constante de pedido.

-Los sistemas continuo o de volumen de pedido constante (también

llamados sistemas Q): se caracterizan porque en ellos todos los pedidos
tienen el mismo tamaño y se realizan cuando se comprueba que es
necesario, en función del nivel de existencias y de la demanda prevista.

-Los sistemas periódicos o de período constante (sistemas P):

establece un período constante entre cada par de pedidos. Estos se
efectúan cuando ha transcurrido ese período, y su tamaño es variable
dependiendo del nivel del inventario y de la demanda prevista.

En la práctica se utilizan los dos tipos de sistemas. El sistema P, por

requerir mayores inventarios, se aplica en los almacenes de productos de
poco valor. Por el contrario, el sistema Q se utiliza mucho para artículos
caros en los que lo que se gana al tener un menor nivel de almacén
compensa los costes derivados de un mayor control.

Por otro lado, cabe otra clasificación de los distintos sistemas de control de
inventario en función de la información existente:

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• Modelos deterministas: en los que la demanda se supone conocida con
certeza.
• Modelos probabilísticos o aleatorios: en los que la demanda sólo se
conoce en términos de probabilidades.

9.3 Gestión y Optimización de Inventarios

Es el proceso que sustentan el suministro, el almacenamiento y la

accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos,
al mínimo tiempo y que se minimizan los costes de inventario.

En la práctica, el control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos

la gestión del inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación
de artículos, pero también la optimización del suministro

-Gestión del Inventario: en su forma moderna, la gestión del inventario

es casi indistinguible del software de gestión del inventario que la
administra. De hecho, el software se encarga de preservar una
representación electrónica del inventario que se utiliza constantemente para
resolver cuestiones de rutina que de otro modo requerirían una inspección
física exhaustiva del inventario mismo. Ej.: ¿cuántas unidades quedan del
producto X?

Para poder tener registros electrónicos precisos del inventario, todas las
operaciones de inventario deben quedar registradas en el software. En la
práctica, el ingreso datos se acelera significativamente con el uso de
códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia). En los
entornos más modernos, las operaciones físicas realizadas en el inventario
mismo están robotizadas; en este caso, el inventario se gestiona
verdaderamente en forma digital en todas sus instancias.

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A diferencia del sistema de contabilidad, que se concentra en proporcionar
un reflejo financiero preciso de los activos administrados por la compañía,
el sistema de gestión del inventario está orientado a la acción para ayudar a
la empresa a gestionar su inventario.

El primer objetivo del sistema es la productividad, es decir, realizar todas

las operaciones de inventario en la menor cantidad de tiempo y empleando
el menor esfuerzo.

El segundo objetivo del sistema es proporcionar una precisión sostenible de

la representación electrónica del inventario físico.

-Optimización del Inventario: el inventario representa una anticipación

de la demanda futura, y una compensación financiera entre costes en
conflicto. Si se tiene un inventario demasiado grande, los costes de
almacenamiento se disparan; si se cuenta con un inventario demasiado
pequeño, se incurre inevitablemente en situaciones de faltas de existencias.

A diferencia de la gestión del inventario, la optimización del inventario se

concentra en tomar las mejores decisiones que gobiernan el inventario,
como:

-Decidir cuándo y cuánto ordenar.

-Decidir dónde almacenar un artículo en las instalaciones.
-Decidir qué artículo debe ser contado y cuándo.

Una vez que se toma una decisión, esta se aplica en el sistema de gestión
del inventario; no obstante, el sistema de gestión no necesariamente está a
cargo de tomar tales decisiones o incluso de elaborar sugerencias para que
un operador las valide manualmente.

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El desafío primario del problema de la optimización del inventario es la
incertidumbre asociada a la demanda futura. De hecho, dado que la
demanda futura es desconocida, la mayoría de las técnicas de optimización
del inventario se valen de la estadística para pronosticar la demanda. Las
decisiones optimizadas se computan como las que minimizan los costes
futuros esperados.

A veces, problemas combinados pueden complicar aún más la optimización.

Por ejemplo, un minorista podría querer enviar órdenes de reabastecimiento
que aprovechen todo el peso y el espacio disponibles en el camión que
realiza la entrega para minimizar de este modo los costes de envío. En la
práctica, esto significa elegir la combinación adecuada de artículos pesados
y artículos voluminosos.

9.4 Método de Valuación de Inventarios

Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes
métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método
Peps, Método Ueps, siendo estos los más utilizados y más desarrollados.

9.4.1 Método de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS): Este

método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

Ejemplo: con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad,

calcule el valor de los inventarios:

-El 2 de enero de 2015 había en existencia 1.000 unidades, cuyo

costo unitario era de Q10.00.
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 -El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q12.00.
-El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Q20.00.
-El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Q15.00.
-El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q18.00.
-El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Q22.oo.

Solución:
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la
siguiente manera:

ENTRADAS SALIDAD SALDO

FECHA CONCEPTO VALOR VALOR VALOR VALOR
CANTIDAD UNITARO TOTAL CANTIDAD UNITARO VALOR TOTAL CANTIDAD UNITARO VALOR TOTAL
01-ene Saldo Inicial 1000 10.00 10,000.00

03-ene Compra 500 12.00 6,000.00 500 12.00 6,000.00

04-ene Venta 1000 10.00 10,000.00
100 12.00 1,200.00 400 12.00 4,800.00

15-ene Compra 600 15.00 9,000.00 600 15.00 9,000.00

28-ene Compra 500 18.00 9,000.00 500 18.00 9,000.00

31-ene Ventas 400 12.00 4,800.00

600 15.00 9,000.00
200 18.00 3,600.00

31-ene Saldo Final 300 18.00 5,400.00

Costo de Ventas 28,600.00

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de

1.000 unidades a Q10.00 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de

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500 unidades a Q12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna
de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una
venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del
inventario, que fueron 1.000 unidades a Q10.00 cada una. Como estas
unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de
enero, a un costo de Q12.00 cada una, completándose el total de unidades
vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de
Q12.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a

un costo de Q18.00 para un total de Q5.400.00. El costo de ventas es la
sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a Q 28.600.00.

9.4.2 Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS): en este

método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil
cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es
muy común en los países con tendencias inflacionarias.

Ejemplo: con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad,

calcule el valor de los inventarios:

-El 2 de enero de 2015 había en existencia 1.000 unidades, cuyo

costo unitario era de Q10.00.
-El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q12.00.
-El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Q20.00.
-El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Q15.00.
-El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q18.00.

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 -El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Q22.oo.

Solución:
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la
siguiente manera:

ENTRADAS SALIDAD SALDO

FECHA CONCEPTO VALOR VALOR VALOR VALOR
CANTIDAD UNITARO TOTAL CANTIDAD UNITARO VALOR TOTAL CANTIDAD UNITARO VALOR TOTAL
01-ene Saldo Inicial 1000 10.00 10,000.00

03-ene Compra 500 12.00 6,000.00 500 12.00 6,000.00

04-ene Venta 500 12.00 6,000.00
600 10.00 6,000.00 400 10.00 4,000.00

15-ene Compra 600 15.00 9,000.00 600 15.00 9,000.00

28-ene Compra 500 18.00 9,000.00 500 18.00 9,000.00

31-ene Ventas 500 18.00 9,000.00

600 15.00 9,000.00
100 10.00 1,000.00

31-ene Saldo Final 300 10.00 3,000.00

Costo de Ventas 31,000.00

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de

1.000 unidades a Q10.00 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de
500 unidades a Q12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna
de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una
venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la
primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a Q12.00 cada una.
Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el
inventario inicial, a un costo de Q10.00 cada una, completándose el total de
10
unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que
es de Q10.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a

un costo de Q10.00 para un total de Q3.000.00. El costo de ventas es la
sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 31,000.00.

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