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Determinar las especificaciones funcionales de un sistema

Diego Nicolás Rojas Torres

Luis Alberto Briceño Campos

Manuela Marín Pérez

Miguel ángel Rubio Moreno

Wilmer Manjares López

SENA Centro pala el desarrollo tecnológico de la construcción y la industrial regional Quindío

Análisis y desarrollo de los sistemas de información

Mayo 2020
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En esta actividad se debe mediante la recolección y análisis de información el estado actual de

una organización, teniendo en cuenta su mapa de procesos para identificar las necesidades del

cliente.

1.Identificacion del ámbito empresarial: En este paso se debe identificar una empresa.

BlackRiver es un conglomerado, que surge a partir de la unión de varias micro empresas

ubicadas en el municipio de Magangué del departamento de Bolívar (conocido como la capital

de los ríos).

2.Diseñar instrumentos: en este paso el aprendiz diseñará el instrumento de la entrevista a

realizar de donde deberá obtener la información completa de la empresa, número de empleados,

misión, visión entre otros datos de la empresa y obtener la situación problema que se puede

solucionar con un sistema de información. ejemplo: “tenemos un problema de inventarios que no

hemos podido solucionar porque…”. Para ello debe diseñar la entrevista y las preguntas a

realizar, seleccionar a 3 personas de la empresa donde crea que exista una situación problema.

También deberá con el instructor compartir el diseño antes de la ejecución de la entrevista con el

fin de aclarar las preguntas a realizar y de cómo realizar la entrevista de la mejor manera

teniendo en cuenta lo aprendido en las técnicas de recolección de datos.

BlackRiver surge atreves de un aumento en el interés por parte de los compradores en

Magangué de hacer sus compras en línea es por ello que varios micro empresarios han formado

este conglomerado llamado BlackRiver para iniciar su proceso de inmersión en el mercado en

línea, para esto se ha decidido formar un grupo que está conformado por tres personas cuyo
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propósito es el de guiar y moldear lo que visualizan que será la plataforma en otras palabras

serán los stakeholders principales del proyecto.

Para la identificación de problemas se realizará tres entrevistas a los stakeholders principales,

cuyas visiones sobre los temas son muy amplias, es por eso nos hemos puesto en contacto antes

de la entrevista por medio de correo electrónico indagando e implementando una base de

información sobre los conocimientos respecto al mercado y su logística.

Para la correcta obtención de este problema las entrevistas tendrán preguntas abiertas cuya

finalidad será la de dar confianza al cliente y una mejor relación con el mismo, también se

implementarán preguntas cerradas con la finalidad de tener más claro los requerimientos del

sistema es decir lo que el cliente quiere ver en el sistema y sus servicios, estas preguntas claves

serán.

Analista(entrevistador)

SH1”Stakeholder 1“(entrevistado)

Entrevista 1

Analista: Saludos

SH1: Saludos

Analista: ¿Que problemas lo han llevado a decidir optar por el desarrollo una plataforma en

línea?
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SH1: Hemos realizado estudios que indican que la población de Magangué tiene una tendencia

que aumenta cada vez más por las compras en línea es por ello que decidimos optar por la

implementación de una plataforma en línea.

Analista: hay plataformas en la red enfocadas a las ventas en línea que se encuentran en

funcionamiento ¿han incursionado en ellas?

SH1: Si por un tiempo estuvimos probando con “LIBRE MERCADO”, “SLX” entre otras menos

conocidas, pero no estamos conformes con su funcionamiento es por ello que queremos

incursionar en el mundo ONLINE con una plataforma más enfocada a nuestra población algo

que este mejor pensado para las personas de aquí.

Analista: OK debemos definir procesos principales los cuales deben definir el funcionamiento

interno de la plataforma, al tratarse de un conglomerado entendemos que cada empresa tiene sus

propios procesos es por ello que optaremos por incluir los procesos que tengan un mayor

desarrollo ¿Qué procesos maneja usted?

SH1: Bueno yo manejo procesos de inventario y facturación

Analista: Empecemos por el inventario que pasos realiza para su correcto funcionamiento

SH1: por pasos seria el siguiente

1. Espacio: nos aseguramos de que un espacio sea suficiente para albergar una cantidad de

mercancía y que esté en condiciones adecuadas para el almacenamiento de dicha mercancía

2.Se define el sistema de almacenamiento es decir que dividimos las secciones necesarias para

cada grupo de productos, estas secciones estarán definidas por la cantidad de productos y el

tamaño de los mismos

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3.Productos: estos deben ser almacenados por un indicador el cual nos muestra a que grupo o

sección pertenece el indicador será el nombre de serie del producto

4. antes de ingresar nuevos productos realizamos el stock de productos que hay hasta el momento

para luego sumar el producto antiguo y el nuevo en uno solo y saber el total de mercancía que

hay y cuanta mercancía llego.

5. se registra la entrada y salida de los productos

Todo este proceso lo manejamos de forma escrita por medio de archivos y lo realizamos

diariamente.

Analista: OK ¿Cómo realiza la facturación?

SH1: Bueno la factura la hacemos manualmente y consta de el nombre de cada producto, su

valor unitario y la suma de todos los productos que es el valor total, el recibo lleva el nombre de

la empresa e información de contactos tanto de teléfono como de correo electrónico, lleva

también información del comprador como nombre y teléfono

Analista: maneja IVA en las facturas

SH1:no lo cual es un problema para nuestras ventas ya que perdemos una cantidad significativa a

la hora de vender el producto

Analista: ¿con qué objetivo se recolecta datos del comprador?

SH1: Bueno esto por razones legales y para saber con exactitud que fue despachado del

inventario, es decir para saber si hay una menor cantidad de productos en una sección o si el

producto se agotó.

Analista: ¿hay mas proceso de los que nos quiera hablar?

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SH1:no, por el momento estos son los procesos que mejor manejo

Analista: ok hasta la próxima

SH1: ok hasta luego

Analista(entrevistador)

SH2” stakeholder 2” (entrevistado)

Analista: saludos

SH2: saludos

Analista: ¿Cuál es el área a la cual pertenece BlackRiver?

SH2: Nosotros somos una empresa distribuidora de mercancía.

Analista: ¿Qué procesos maneja usted dentro de la empresa?

SH2: bueno el proceso del cual yo me encargo me parece uno de los más importantes

Analista: ¿De qué proceso se encarga?

SH2: yo soy el encargado de las ventas de mercancía.

Analista: ok ¿cuénteme como maneja el proceso?

SH2: bueno primero el cliente nos indica cual es el producto que requiere, mi equipo valida si

dicho producto está en el almacén si se encuentra se despacha a el cliente y se valida la compra

por medio de una factura.

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Analista: he notado que dentro de ese proceso hay un subproceso el cual consta de analizar el

registro de almacén ¿en qué consiste?

SH2: claro, como somos una empresa distribuidora de mercancía son muchos los productos que

tenemos que analizar a la hora de saber cuál es el stock de la mercancía, es por ello que nos

apoyamos en los archivos o “listas” de inventario en almacén, estas listas son actualizadas

diariamente y en la marcha del día vamos registrando en las mismas listas los productos

vendidos en el día esto para tener claro cuando un producto se agote en el transcurso del día

Analista: ¿cuál es el proceso para un producto que no se encuentre en dichas listas es decir

cuando un producto este agotado?

SH2: cuando un producto no se encuentre en stock y es requerido por el cliente se hace el pedido

de dicho producto a la empresa fabricante, esta nos dirá el tiempo de entrega del producto y

nosotros informaremos al cliente de dicho tiempo para que este enterado cuando estará el

producto en stock.

Analista: ¿hay algún tipo de pre venta dentro del proceso?

SH2: claro ya sea que el producto se encuentre en el almacén o no, se consulta al cliente si quiere

apartar una cantidad de dicho producto, en el caso de que así lo desee, se valida la compra por

medio de un registro que especifique que el producto no se ha despachado al cliente y se

especifica los días en los cuales puede realizar el despacho.

Analista: Es todo por el momento hasta luego.

SH3: hasta luego.

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Analista(entrevistador)

SH3” stakeolder 3” (entrevistado)

Analista: saludos

SH3: saludos

Analista: tengo entendido que el sistema requiere de un proceso el cual no se encuentra

implementado en la empresa ¿Cuál es el proceso?

SH3: Bueno como ya sabe manejamos una factura para el correcto despacho de los productos,

esto por cuestiones legales, pero también para constantemente actualizar los registros del

inventario, dicha factura contiene nombre y teléfono del cliente pero es posible ampliar la

información para contener un correo electrónico, es por eso que estamos interesados en la

implementación de una base de datos de clientes esto con el fin de que los mismos puedan

acceder a beneficios y estén continuamente informados de los productos que ofrecemos.

Analista: ¿Cómo plantea que se deba enviar la información al cliente?

SH3: Bueno queremos que dicha plataforma tenga la dirección de los correos de los clientes de

esta forma podremos enviar información tal como lo es productos similares a los adquiridos por

el cliente y nuevos productos.

Analista: para el correcto envió de dicha información es necesario asignar a los clientes a un

grupo ¿Cómo definiría los grupos?

SH3: Tenemos planteado tres grupos los cuales son definidos por el tipo de productos adquiridos

por el cliente

Analista: ¿qué características o diferencias hay entre esos grupos?

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SH3: La diferencia de los grupos está definida por el tipo de productos es decir el grupo

“HOGAR” este definido por productos de comida, productos de limpieza, el grupo

“ACCESORIOS” está definido por productos tales como ropa o decoración de interiores, y el

último grupo “TECNOLOGIA” está definido por los productos tecnológicos, es claro aclarar que

la integración de nuevos grupos es una gran posibilidad a futuro.

Analista: Listo ahora sabemos cuáles son los grupos y como asignar los clientes a dichos grupos,

antes de asignar un cliente a un grupo este debe tener un usuario que será la representación

virtual de dicho cliente, es decir que dicho usuario estará ligado a la información de la base de

datos ¿Qué información considera necesaria para la creación de dicho usuario?

SH3: La información debe contener el nombre del cliente, su teléfono para una buena

comunicación en caso de ser necesaria, su correo electrónico y la dirección donde recibirá el

producto, exceptuando el nombre todos los datos suministrados por el cliente deben estar

siempre disponibles para ser cambiados.

Analista: Con esta información ya cubrimos la parte de los clientes, ahora debemos saber quiénes

serán los usuarios maestros es decir aquellos usuarios que podrán realizar modificaciones dentro

de la plataforma, ya sea de precio, de productos o de inventario, dichos usuarios maestro también

serán almacenados en la base de datos, pero a estos se les concederá permisos especiales para

realizar las modificaciones requeridas, esto por medio de un gestor de usuarios el cual definirá a

que categoría pertenece cada usuario ¿Cómo se definirán los usuarios maestro?

SH3: La información requerida de dichos usuarios estará definida por el nombre y un número

especial que se le asignará a cada persona que esté relacionada con los procesos de venta,

inventario y facturación.
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Analista: Es todo por el momento hasta luego.

SH3: hasta luego.

4. Describir la situación problema e identificarlo: en este paso el aprendiz aplicará el análisis de

las entrevistas y determinará una situación problema que será la que se solucionará a través del

sistema de información.

BlackRiver es un conglomerado ubicado en el municipio de Magangué en el departamento de

Bolívar, cuya finalidad es de dar oportunidad a las micro empresas de este municipio de entrar a

competir en el mundo de las compras en línea, ya que por medio de encuestas realizadas en el

municipio se ha demostrado que cada vez son más las personas que desean hacer sus compras en

línea, la inmersión de las micro empresas a ventas en línea se hará por medio de una plataforma

que ira enfocada más a compras locales es decir que la plataforma solo tendrá valides en el

departamento de Bolívar evitando así una competencia injusta con grandes empresas globales

con el fin de mejorar la economía local, esta problemática sumada a otras como lo son la poca

personalización que se le puede dar a una tienda virtual en plataformas de venta en línea ya

establecidas y procesos que en dichas plataformas no son admitidos, serán los problemas base a

solucionar de este proyecto.

5.Plantear una solución desde el punto de vista de sistemas de información: el aprendiz planteará

a manera de idea, como un sistema de información puede solucionar el problema identificado.

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El problema será tratado por medio de una plataforma en línea la cual incorporará un sistema

de formulario que debe contener información básica del cliente para luego ser introducida en una

base de datos que estará siempre disponible, esto con el objetivo de aplicar descuentos y puntos

de compra, también será usada para el aviso por medio de correo electrónico de nuevos

productos similares a los adquiridos por el comprador, incorporara una función de localización

para asegurarse que el comprador se encuentre entre los rangos establecidos (es decir que se

encuentren dentro del departamento de Bolívar), deberá incluir una herramienta que cumpla los

mínimos requisitos establecidos por el cliente en lo que respecta a personalización, deberá incluir

un registro de los procesos de inventario para que el cliente este informado de cuáles son los

productos que se encuentran y los que no se encuentra en stock, se manejara un registro del

producto con la información del producto adquirido por el cliente esto con el fin de generar un

factura.

6. Validar la solución o idea: con el problema obtenido del análisis anterior y la idea de solución

se debe elaborar un cuestionario para validar si esa idea es necesaria y se ajusta a la solución del

problema.

El siguiente cuestionario será aplicado de forma física en el municipio de Magangué con el

fin de recolectar información con respecto al pensar de la población sobre el desarrollo de una

plataforma virtual dedicada a las ventas en línea, exclusiva del departamento de Bolívar es por

eso que se le aplicara tanto a los usuarios (personas ajenas al proyecto) como a los trabajadores y

stakeholders de las micro empresas incluidas en el proyecto.

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BlackRiver

BlackRiver será una aplicación enfocada a las ventas en línea que solo podrá ser usada en el

departamento de Bolívar esto con el fin de mejorar la economía local, es por ello que debemos

saber lo que piensan las personas sobre esta iniciativa. Por favor tómese el tiempo necesario para

responder el siguiente cuestionario siendo sincero con su pensamiento acerca del tema

-Para determinar en el mercado cuales son los productos más vendidos y de más interés por parte

del público responda las siguientes preguntas en base a la siguiente escala.

1. nunca 2.casi nunca 3.En ocasiones 4.Normalmente 5.Siempre

1. ¿compra en línea productos tales como comida e higiene?

1. nunca 2.casi nunca 3.En ocasiones 4.Normalmente 5.Siempre

2. ¿Compra en línea productos tales como accesorios y ropa?

1. nunca 2.casi nunca 3.En ocasiones 4.Normalmente 5.Siempre

3. ¿Compra en línea productos tales como tecnología y entretenimiento?

1. nunca 2.casi nunca 3.En ocasiones 4.Normalmente 5.Siempre

4. ¿Con que regularidad realiza compras en línea?

1. nunca 2.casi nunca 3.En ocasiones 4.Normalmente 5.Siempre

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5. ¿realiza pre compras con regularidad?

1. nunca 2.casi nunca 3.En ocasiones 4.Normalmente 5.Siempre

-Las siguientes preguntas precisan de una sola respuesta así que lea detenidamente las preguntas.

6. ¿Qué factor es de mayor importancia a la hora de visualizar una tienda virtual?

(a) Precios

(b) Contactos

(c) Informe de legalidad

7. ¿Cuál de los siguientes aspectos aumentaría su interés por una plataforma virtual de ventas?

(a) Confiabilidad

(b) Interactividad

(c) Soporte

8. ¿Cuál es el mayor problema a la hora de comprar en línea?

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(a) Los productos no llegan a tiempo

(b) Ya no hay stock del producto deseado

(c) El producto no es lo que esperaba

9. ¿cuál es la mayor desventaja de una compra en línea a una compra en una tienda física?

(a) No aplican rebajas por ser cliente frecuente

(b) No son claras las especificaciones del producto a comprar

(c) Registro insuficiente de la compra

10. ¿Qué considera clave para una buena inmersión en la plataforma?

(a) Secciones especializadas en productos similares

(b) Precios de fácil visibilidad

(c) Respuestas agiles por parte del vendedor de un producto

11. ¿Cree que ayudara una plataforma virtual a impulsar la economía local?

(a) Si, Bastante.

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(b) Se va a mantener igual.

(c) No, no ayudará en la localidad.

12. ¿Optaría usted por hacer compras Online en vez de compras presenciales?

(a) Si

(b) Solo algunas veces.

(c) No

13. ¿Estaría de acuerdo en que se ofrezcan beneficios especiales exclusivamente a nuestros

clientes online?

(a) Totalmente de acuerdo.

(b) Me es indiferente ser beneficiado o no.

(c) Para nada de acuerdo.

14. ¿Ha comprado usted alguna vez productos de manera virtual?

(a) Siempre

(b) Algunas veces.

(c) Nunca

15. ¿Qué tan satisfecho esta de realizar compras por internet?

(a) Totalmente satisfecho

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(b) Neutral

(c) Nada satisfecho

16. ¿Qué tan seguro se sentiría al momento de realizar compras por internet?

(a) Totalmente seguro

(b) Neutral

(c) Nada seguro

17. ¿Compraría usted un producto en internet solo para ahorrar tiempo en vez de dinero?

(a) Si, solo compraría con tal de ahorrar tiempo.

(b) Solo compraría en situaciones de emergencia.

(c) No, solo compraría de manera presencial.

18. ¿Cuál forma de pago usaría usted al momento de realizar una compra por internet?

(a) Tarjeta de Debito

(b) Tarjeta de Crédito

(c) Transferencia Bancaria

19. ¿Qué tan de acuerdo estaría en que le diéramos descuentos a los clientes registrados en

nuestra base de datos, por ser el día de su cumpleaños?

(a) 100%
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(b) 50%

(c) 0%

20. ¿estaría de acuerdo en recibir informes sobre productos nuevos relacionados con los que ha

adquirido?

(a) Totalmente de acuerdo.

(b) Me es indiferente ser beneficiado o no.

(c) Para nada de acuerdo.