TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Código : PTH.

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PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL Versión : 04

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Revisó: Jefe División Recursos Humanos Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008
Profesional Salud Ocupacional Aprobó: Rector
Profesional Planeación Resolución No. 032

OBJETIVO ALCANCE

Definir los pasos a seguir para la conformación y funcionamiento del COPASST. Desde la convocatoria para Elección, designación del presidente y secretario del
Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo y su funcionamiento.

NORMATIVIDAD

Ver matriz de requisitos legales FTH.108.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

DRH: División de Recursos Humanos.
UAA: Unidades Académico Administrativas.

CONSIDERACIONES

· Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo de vigencia del COPASST; el período de vigencia es de 2 años.
· El COPASST se conforma por un número determinado de personas que dependen del total de empleados de la institución de acuerdo a la siguiente tabla:
Un (1) representante por
De 10 a 49 Trabajadores.
cada una de las partes.
Dos (2) representantes por
De 50 a 499 Trabajadores
cada una de las partes.
Tres(3) representantes por
De 500 a 999 Trabajadores
cada una de las partes.
de 1000 o más Cuatro (4) representantes
trabajadores por cada una de las partes.
Nota: La mitad de sus integrantes representan a la Universidad, son elegidos por el rector; la otra mitad de sus integrantes representan a los empleados, y son elegidos
por votación.
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Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

INICIO

1. Revisa la normativa que rige el COPASST, en especial su

1. Revisa normativa conformación, y con base en ella se prepara un proyecto
de resolución convocando a las elecciones, estableciendo Profesional Salud
la reglamentación de las mismas y los requisitos para Ocupacional
Proyecto de resolución quienes quieran postularse como candidatos. Posteriormente, la Proyecto de
entrega al Jefe de la DRH para su aprobación. Resolución

2. Revisa Proyecto
2. Revisa el proyecto de resolución y lo remite a Secretaría Jefe DRH
General.

3. Radican y expide
3. Expide la Resolución y la divulga a las UAA. Secretaria General Resolución

Resolución

4. Elabora la circular de convocatoria para las elecciones del Profesional Salud

4. Elabora circular COPASST, precisando los requisitos para quienes quieran Ocupacional
postularse.

Circular

5. Coordina la difusión masiva (en un tiempo no menor a un Profesional Salud

5. Coordina difusión de mes) de la Resolución y la circular en los medios institucionales.
información Ocupacional

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REFERENCIA
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6. Recibe inscripción de 6. Recibe las solicitudes de inscripción en el formato de Profesional Salud FTH.01
planchas inscripción de planchas para el COPASST, durante una semana. Inscripción de planchas
Ocupacional
para la conformación
del Comité Paritario de
FTH.01 Salud Ocupacional

7. Revisa planchas 7. Revisa si las planchas inscritas cumplen los requisitos Profesional Salud
inscritas estipulados en la resolución. Anula aquellas que no los cumplan. Ocupacional

8. Elabora 8. Elabora la documentación y papelería, como votos,

documentación para la Profesional Salud
votación circulares de votación, actas de apertura, actas de
escrutinio, afiches de mesa, señalización de mesa, y gestiona las Ocupacional
urnas de votación.
Circulares
Actas de apertura
Actas de escrutinio

9. Se genera el listado de los servidores públicos aptos

para votar con la siguiente información: apellidos, nombre, Profesional Salud
9. Generar listados cédula, dependencia y cargo. Se debe distribuir el personal apto
para votar según número de mesas establecidas y ubicación de Ocupacional
las mismas.

10. Designa jurados de votación por mesa y les notifica por

10. Designa jurados Jefe DRH
escrito, con copia al Jefe de la UAA a la cual pertenezcan.

11. Notifica a los 11. Notifica a las personas designadas en la Resolución que han Jefe DRH
escrutadores de conformar el equipo de escrutinio

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DOCUMENTOS DE
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Profesional Salud
12. Asigna 12. Asigna las responsabilidades a los jurados de votación.
responsabilidades Ocupacional

13. Entrega material de 13. Entrega el material de votación a los jurados que inician la Profesional Salud
votación Ocupacional
jornada (votos, urnas, lapiceros, listados, actas de apertura).

14. Cumplen las responsabilidades asignadas para el inicio y

14. Cumplen
transcurso de la jornada de votación. Realizan los relevos
Jurados de votación
responsabilidadess respectivos según los horarios definidos. Al final de la jornada,
dan cierre a éste, sellan las urnas, para después entregarlas en la
División de Recursos Humanos.

15. Realizan el escrutinio de la votación dejando registro de los Jefe DRH

15. Realizan Escrutinio
resultados en el acta de escrutinio. Miembros
COPASST
Coordinador SYSO
Acta de designación

16. Designa miembros 16. Designa los miembros que representan al empleador en el
representantes Rector
COPASST; además, debe nombrar el presidente del COPASST.

17. Comunica 17. Comunica públicamente a través de la página web Rector

públicamente resultados (http:\\www.uis.edu.co) el resultado del escrutinio y la
designación realizada por el Rector.

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REFERENCIA
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18. Prepara el proyecto de resolución que informa cuales son los

18. Prepara proyecto de miembros (principales y suplentes) que conforman el COPASST, Profesional Salud
Resolución Ocupacional
con su fundamentación legal y sus funciones.
Posteriormente, entrega al Jefe de la DRH para su aprobación.

Proyecto de Resolución

19. Revisa proyecto de 19. Revisa el proyecto de resolución, después remite para Jefe DRH
Resolución aprobación.

20. Revisa y aprueba 20. Revisa y da el VoBo al proyecto de resolución. Rector

21. Radica y expide 21. Radica y expide la resolución; posteriormente, divulga a las Secretaria General
UAA.

Resolución

22. Realizan Reunión del 22. Realizan la primera reunión del COPASST, se elige el Miembros elegidos y
COPASST secretario y se establece el acta de constitución. designados
(Principales y
suplentes)

Acta de constitución

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DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REFERENCIA

Miembros elegidos y
23. Establecer 23. Se establecen reuniones programadas una vez al mes durante designados
cronograma de la vigencia del COPASST. (Principales y
reuniones
suplentes)

24. Convocar reunión 24. Mensualmente se convoca a reunión del COPASST vía Profesional Salud
COPASST electrónica y telefónica. Ocupacional

25. Realizar reunión 25. Llevar a cabo la reunión del COPASST donde se debe Miembros elegidos y
COPASST realizar el seguimiento y ejecución de los compromisos designados
adquiridos y se levanta el acta. (Principales y
suplentes)

Acta de reunión

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1 Enero 24 de 2008 Creación del Documento

Modificación del alcance del procedimiento por actualización legal.

Inclusión de la Normativa Ley 1249 de 2010 Parágrafo 2 Artículo 65 del Ministerio de la
Protección Social.
Inclusión de la tabla de número de integrantes del COPASO (Resolución 2013 de 1986)
2 Agosto 19 de 2011 Eliminación de la actividad 14
Modificación de responsables del escrutinio.
Eliminación de actividades 27,28 y 29 relacionadas con la inscripción del COPASO ante el
Ministerio de la Protección Social.

3 Agosto 27 de 2012 Modificación del nombre del Subproceso.

Modificación del nombre del procedimiento. Reemplazo de la abreviatura COPASO por

COPASST. Actualización del objetivo y alcance. Remisión de la normatividad a matriz de
4 Abril 08 de 2015
requisitos legales FTH.108. Cambia numeración de las actividades. Modificación de la
descripción de las actividades 2 y 19, y nombre y descripción de la actividad 9. Eliminación de
las actividades 3, 4 y 22. Inclusión de las actividades 23, 24 y 25.