PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CODIGO: TH-Pr07

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DEL

COPASST Y COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL VERSIÓN: 03
FECHA DE APROBACIÓN:
SENADO DE LA REPÚBLICA
2016-10-27

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos y actividades que se deben cumplir, para la conformación y

funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST y
Comité de Convivencia Laboral.

2. ALCANCE

Este procedimiento se desarrolla para dar cumplimiento a la resolución 2013 de 1986

para el COPASST y resolución 2646 de 2008 y resolución 652 de 2012 del comité de
convivencia laboral e inicia con la finalización del periodo de dos años de cada comité y
termina con la elección y puesta en marcha de los nuevos comités para el mismo periodo.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Acoso laboral: se entenderá por acoso laboral toda conducta persistente y

demostrable, ejercida sobre un empleado trabajador por parte de un empleador, un
jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un
subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar
perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del
mismo1.

ARL: Administradora de Riesgos Laborales

COPASST: de acuerdo con lo establecido en el Artículo 10 de la Ley 1562 de 2012, se

entenderá como seguridad y salud en el trabajo todo lo que antes de la entrada en
vigencia de dicha Ley, hacía referencia al término “salud ocupacional”, Comité Paritario
de Salud Ocupacional, se nominará como Comité Paritario en Seguridad y Salud en el
Trabajo. Su funcionamiento lo reglamenta la resolución 2013 de 1986.

El COPASST: es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de

Seguridad y Salud en el Trabajo – SST, constituye un medio importante para promocionar
la SST en todos los niveles de la entidad, buscar acuerdos con la Dirección General
Administrativa y responsables del SG- SST para motivar a los funcionarios y contratistas
en la adquisición de prácticas saludables, hábitos seguros y en el logro de objetivos y
metas propuestas en el sistema.

Comité de convivencia laboral: es un grupo de empleados, conformado por

representantes del empleador y representantes de los empleados, que busca prevenir el

1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA, Ley 1010 de 2006.

ELABORO REVISO APROBO

Nombre: Yury Helmhur García T. y Margarita
Nombre: M. Elías, M. Orozco – M. Rodríguez
Gutiérrez Nombre: Grupo Evaluador SGC
Cargo: Jefe División Recursos Humanos y Jefe de
Cargo: Contratistas – Profesional Universitario DPS No Acta y Fecha: 052 del 27 de octubre de 2016
Sección de Bienestar y Urgencias Medicas
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acoso laboral contribuyendo a proteger a los empleados contra los riesgos psicosociales
que afectan la salud en los lugares de trabajo.

Conciliación: según las voces de la ley 446 de 1998, articulo 64, “la conciliación es un
mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan
por si mismas a la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y
calificado, denominado conciliador”.

Estrés: respuesta de un trabajador tanto a nivel fisiológico, psicológico como conductual,

en su intento de adaptarse a las demandas resultantes de la interacción de sus
condiciones individuales, intralaborales y extralaborales2.

Factores de riesgo psicosociales: condiciones psicosociales cuya identificación y

evaluación muestra efectos negativos en la salud de los trabajadores o en el trabajo3.

Maltrato laboral: todo acto de violencia contra la integridad física o moral, la libertad
física o sexual y los bienes de quien se desempeñe como empleado o trabajador; toda
expresión verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral o los derechos a la
intimidad y al buen nombre de quienes participen en una relación de trabajo de tipo
laboral o todo comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad de
quien participe en una relación de trabajo de tipo laboral.

Relación laboral: una relación laboral es aquella relación contractual entre una empresa
o persona llamada empleador y una persona natural llamada trabajador o empleado,
relación mediante la cual el trabajador pone a disposición del empleador su capacidad
física e intelectual para desarrollar una actividad determinada.

Seguridad y Salud en el Trabajo – SST: la Seguridad y Salud' en el Trabajo - SST es la

disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, y de la promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por
objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el
trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social
de los trabajadores en todas las ocupaciones. Decreto 1443

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST: el Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST consiste en el desarrollo de un
proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la política, la
organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de
mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan
afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

2
Resolución 2646 de 2008.
3
Resolución 2646 de 2008.

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4. RESPONSABLES

Responsable del procedimiento: Jefe Sección de Bienestar y Urgencia Médica, es

responsable de: a) informar a la División de Recursos Humanos que el periodo de los
comités está próximo a vencerse, para que se realice la convocatoria de conformación del
nuevo COPASST y comité de convivencia laboral, b) velar por el funcionamiento de los
comités de acuerdo a la normatividad vigente, c) desarrollar medidas preventivas y
correctivas de acoso laboral, con el fin de promover un excelente ambiente de convivencia
laboral, fomentar relaciones sociales positivas entre todos los funcionarios y respaldar la
dignidad e integridad de las personas en el trabajo.

Jefe de División de Recursos Humanos: es responsable de: a) convocar elecciones, b)

realizar inscripción de candidatos, c) designación de jurados, d) entrega de resultados, f)
instalación de los nuevos comités, g) desarrollar medidas preventivas y correctivas de
acoso laboral, con el fin de promover un excelente ambiente de convivencia laboral,
fomentar relaciones sociales positivas entre todos los funcionarios y respaldar la dignidad
e integridad de las personas en el trabajo.

Director(a) General: es responsable de: a) designar los representantes de la

administración ante el COPASST y comité de convivencia laboral, b) dar reconocimiento
mediante acto administrativo a la conformación del nuevo COPASST y comité de
convivencia laboral, c) instalación del nuevo COPASST y comité de convivencia laboral.

ARL: es responsable de a) llevar a cabo acciones de asesoría y asistencia técnica a sus

empresas afiliadas, para el desarrollo de las medidas preventivas y correctivas del acoso
laboral, b) realizar capacitación al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo –
COPASST y Comité de convivencia laboral, en los aspectos relativos al Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. CONDICIONES GENERALES

 El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo estará compuesto por un

número igual de representantes del empleador y de los funcionarios, estos últimos
elegirán los suyos a través de votación que represente la expresión libre,
espontánea y auténtica, mediante escrutinio público; con sus respectivos
suplentes. En el Senado de la República por su número de funcionarios serán
cuatro representantes por cada una de las partes.

 El empleador se obligará a proporcionar, cuando menos, cuatro horas semanales

dentro de la jornada normal de trabajo de cada uno de sus miembros, para el
funcionamiento del COPASST.

 La Sección de Bienestar y Urgencia Médica, debe informar al COPASST sobre los

resultados de las evaluaciones de los ambientes de trabajo, para que emita las

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recomendaciones a que haya lugar.

 El COPASST debe participar junto a Bienestar y Urgencia Médica, en la

identificación de peligros y la evaluación de riesgos, en la adopción de medidas de
prevención y control. De la misma manera, debe participar en la actualización del
plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo.

 El COPASST debe participar anualmente en la planificación de la auditoria de

cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-
SST.

 El Director General, designará al Presidente del COPASST de los representantes

que él designe y el Secretario será elegido de los miembros elegidos por los
funcionarios.

 El COPASST debe mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás

actividades que se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición
del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes.

 Según resolución 2479 de 2012 emitida por la Dirección General Administrativa del
Senado de la República, el comité de convivencia laboral estará compuesto por un
número igual de representantes del empleador y de los trabajadores con sus
respectivos suplentes, de conformidad con el artículo uno de la resolución 1356 de
2012, la entidad estableció que serán tres representantes de la administración y
tres representantes de los funcionarios.

 El Comité de Convivencia Laboral, deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus
miembros el presidente y el secretario quien será responsable de llevar el archivo
de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva,
custodia y confidencialidad de la información.

 La Dirección General debe garantizar un espacio físico para las reuniones y

demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo
reservado de la documentación y realizar actividades de capacitación para los
miembros del Comité.

 El Comité de Convivencia Laboral, debe elaborar informes trimestrales y enviar

al Director General, sobre la gestión del Comité que incluya las estadísticas de
las quejas, seguimiento de los casos y las recomendaciones para el desarrollo de
las medidas preventivas y correctivas del conflicto laboral que se presenten, así
como los informes requeridos por los organismos de control.

 El Comité de Convivencia Laboral no podrá conformarse con servidores públicos a

los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido
víctimas de acoso laboral, en los seis meses anteriores a su conformación.

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 Los integrantes del Comité de Convivencia Laboral preferiblemente contarán con

competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto,
imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de
información y ética; así mismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y
resolución de conflictos.

 El quórum para sesionar de cada comité estará constituido por la mitad más uno
de sus miembros.

 La Sección de Bienestar y Urgencia Médica, debe conservar los soportes de la

convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud
en el Trabajo y el Comité de Convivencia Laboral y los soportes de sus
actuaciones.

 El periodo de funcionamiento de los comités, será de dos años a partir de la fecha

de conformación de los mismos.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Responsable o
No. Descripción de la Actividad Registros
Rol
INFORMAR CUMPLIMIENTO DEL PERIODO
Jefe de la
Elaborar comunicación informando a la División de
Sección de
Recursos Humanos que se debe convocar a la
1 Bienestar y Comunicación
elección el nuevo COPASST y nuevo Comité de
Urgencia
Convivencia Laboral, por vencimiento del periodo.
Médica
Esto se debe hacer con dos meses de anticipación.

GESTIONAR CONVOCATORIA PARA

ELECCIONES

Enviar comunicación para la firma del Director(a)

General convocando las inscripciones de los nuevos Jefe División
comités. Recursos
2 Comunicación
Humanos.
Proyectar la resolución para la firma del Director(a)
General y Secretario General, en la cual se
establece fecha y hora de las inscripciones y las
elecciones de los nuevos comités.

REALIZAR LA INSCRIPCION DE CANDIDATOS Circular

Jefe División
Resolución
3 Recursos
Elaborar circular en la que se convoca y reciben
Humanos.
inscripciones de los funcionarios interesados en ser TH-Fr57

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Responsable o
No. Descripción de la Actividad Registros
Rol
representantes de los funcionarios ante los dos
comités, precisando los requisitos para quienes
quieran postularse.

Informar a los funcionarios a través de los medios de

comunicación internos de la convocatoria a las
inscripciones de los comités, mediante el formato
TH-Fr57

COORDINAR ELECCIONES

Elaborar tarjetón que se utilizará el día de las

elecciones con los números de planchas inscritas.
Jefe División
Tarjetón
4 Recursos
Divulgar masivamente las planchas inscritas a los Comunicación
Humanos.
funcionarios de la entidad.

Designar a los jurados responsables por cada mesa.

DESIGNAR TESTIGOS
Candidatos
inscritos.
5 Comunicar a la División de Recursos Humanos la Comunicación
designación de un testigo por cada plancha.

REALIZAR LAS ELECCIONES DE LOS

Jefe División
REPRESENTANTES
Recursos
Humanos,
Realizar las elecciones el día y hora establecidos
6 jurado de Resolución
mediante resolución, entregar a los jurados la
votación y
papelería que corresponde y listado de funcionarios
testigos.
aptos para votar.

ENTREGA RESULTADOS

Elaborar un acta con los resultados de los

Jefe División
escrutinios del proceso de elección de los miembros
7 Recursos Acta
del COPASST y el Comité de Convivencia Laboral,
Humanos
publicar los resultados de la votación e informar a la
Dirección General.

DESIGNAR REPRESENTANTES DE LA
Director(a)
ADMINISTRACION Acta o
8 General
Resolución
Solicitar al Director General que debe designar sus

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Responsable o
No. Descripción de la Actividad Registros
Rol
representantes como miembros del COPASST y el
comité de convivencia laboral.

Jefe División
de Recursos
CONFORMAR LOS COMITES
Humanos.
Director(a) Acta o
9 Proyectar acta o resolución por medio de la cual se
General y Resolución
conforman los comités, para la firma del Director(a)
Secretario
General y el Secretario General.
General

PUBLICAR CONFORMACION DE LOS

COMITES Jefe División
de Recursos Acta o
10
Divulgar en forma masiva a todos los funcionarios Humanos. Resolución
la conformación de los nuevos comités.

Jefe Bienestar y
Urgencia
REALIZAR INSTALACION DE LOS COMITES
Médica.
Director(a)
Convocar reunión para instalar los nuevos comités y
General o Jefe
11 elaborar actas de instalación. Acta
División de
Recursos
Elegir los presidentes y secretarios de los dos
Humanos e
comités.
Integrantes de
los Comités
ESTABLECER FUNCIONAMIENTO DE LOS
COMITES
Presidente o
secretario de Actas
12 Cada comité convoca reunión con los nuevos
cada comité.
integrantes para la planeación de actividades
propias de cada comité.

Presidente,
DEFINIR CAPACITACIONES DE LOS COMITES
secretario del
comité
Convocar reunión con los nuevos integrantes de los
Jefe de la Actas
13 comités, para establecer necesidades de
Sección de
capacitación, con el propósito de brindar
Bienestar y
herramientas que permitan un buen funcionamiento
Urgencias
de cada uno de ellos.
Médicas o ARL.

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7. PUNTOS DE CONTROL
 Seguimiento a resoluciones, actas y comunicaciones.

8. BASE LEGAL
 Resolución 2013 de 1986: Por la cual se reglamenta la organización y
funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los
lugares de trabajo
 Decreto Ley 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y
administración del Sistema General de Riesgos Profesionales
 Ley 1010 de 2006: Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir,
corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las
relaciones de trabajo.
 Resolución 2646 de 2008: Por la cual se establecen disposiciones y se definen
responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y
monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el
trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés
ocupacional.
 Ley 1429 de 2010: Por la cual se expide la ley de formalización y generación de
empleo.
 Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.
 Resolución 652 de 2012: por la cual se establece la conformación y
funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y
empresas privadas y se dictan otras disposiciones.
 Resolución 1356 del 2012: Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 652
de 2012.
 Resolución 2479 de 2012 emitida por la Dirección General Administrativa del
Senado de la Republica
 Decreto 1072 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo
 NTC GP 1000:2009.6

9. ANEXOS
 Anexo No.1 Flujograma

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10. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
APLICACIÓN
Por cambio en la estructura de codificación del SGC
esta versión reemplaza el anterior documento “PE02-
S05-D01_V01 Procedimiento para la conformación
01 26 de junio de 2014
del COPASO”

Se emite versión para divulgación e implementación.

Este procedimiento se actualiza y ajusta dando

cumplimiento a la resolución 2013 de 1986, decreto
02 1443 de 2014 para el COPASST, resolución 2646 de 16 de julio de 2015
2008 y resolución 652 de 2012 para el comité de
convivencia laboral.

Se actualiza documento atendiendo las necesidades de

03 27 de octubre de 2016
la entidad y aplicación de la normatividad vigente.

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Anexo No.1. Flujograma

Informar Gestionar Realizar la

Coordinar
Inicio cumplimiento del convocatoria para inscripción de Designar testigos
elecciones
periodo elecciones candidatos

Publicar Designar Realizar las

Realizar instalación Conformar los Entrega de
conformación de los representantes de elecciones de los
de los comités comites resultados
comités la administración representantes

Establecer Definir
funcionamiento de capacitaciones de Fin
los comites los comites
CONVENCIONES
FLUJOGRAMA

Actividades

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