ACI EXPORT LTDA.

CRITERIOS:
ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Decreto 1072

INFORME FINAL AUDITORÍA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DE LA EMPRESA ACI EXPORT LTDA.

SANDRA MILENA ORTIZ T

ERIKA JOHANA IBARRA S

MARZO DE 2.019
San José de Cúcuta

COFL03
 Generalidades del Programa
Programa Nº 1 Duració n 8 horas
Nº de Auditoría 1
Evaluar y determinar la efectividad del sistema de gestió n Integral
Objetivo ISO9001:2015, OSHAS18001: 2007, ISO 14001:2015

Alcance
Aplica a todos los procesos dentro del alcance del Sistema de Gestió n Integral,
así como los niveles y gerencias de la organizació n.

Segù n su forma Segù n su alcance

Única X Interna X

Tipo de auditoría Combinada Externa

Conjunta O de Certificación
 PLAN DE AUDITORIA EN SITIO

Auditor Lider Sandra Milena Ortiz T (ST) Correo electrónico sandraM.@icontec.org

Auditor Erika Johana Ibarra (EI)
Experto técnico: Raul Fernando Claro Rafer@hotmail.com

Hora de inicio de la
hora finalización de la EQUIPO
Fecha(sitio) actividad de PROCESO/REQUISITO POR AUDITAR
auditorìa actividad de auditoría AUDITOR

3/30/2019 8.00am 8:30am Reunión apertura ST EI

3/30/2019 8:30AM 10:00AM PLANEACION ESTRATEGICA

Polìticas
de la compañìa, Lineamientos
del SGIA, Inflación , Trabajo
en equipo
Normatividad legal vigente
aplicable. ISO 9001 5.1-5.2 ISO ST EI
14001:2015: 3.1.2 Sistemas de Gestión
Ambiental

3/30/2019 10:00AM 12:00M PROCESO DE CALIDAD

Contexto de la organización ISO 9001: 2015:

4.1-4.2- 4.3-4.4 OHSAS 18001 2007 .
Requisitos del sistema de gestión de la
ST EI
Seguridad y Salud en el Trabajo 4.3
Planificación - 4.4
Implementación y operación

3/30/2019 2:00PM 3:00PM PROCESO DE OPERACIÓN

ISO 9001:2015:7.1.5, 8.1, 8.2, 8.5,8.6,8.7,

9.1.1, 9.1.3, 10 OSHAS 18001:2007 Control ST EI
operacional instalaciones 4.4.6 preparación
y respuesta ante emergencias 4.4.7

PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

3/30/2019 TRABAJO
3:00PM 5:30PM
 OSHAS 18001 planificación 4.3 Identificación
de Peligros valoración de peligros
Determinación de controles 4.3.1 Objetivos
y Programas 4.3.3 requisitos Legales 4.3.2 ST EI
OSHAS 18001:20074.4.1, 4.4.2
Documentación 4.4.4 Control y documentos
4.4.5 Control

3/30/2019 BALANCE Y ANÁLISIS DEL EQUIPO AUDITOR

5:30PM 6:00PM

https://www.riesgoscero.com/blog/etapas-y-fases-de-la-auditoria-interna
sandraM.@icontec.org

Rafer@hotmail.com

CARGO Y NOMBRE (todas las

personas que serán
entrevistadas en la auditoría)

Todo el personal a entrevistar

en la auditoría

Rafael Gómez

Mónica Castro

Efrain Miranda
Hugo Alvarez
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LISTA DE VERIFICACION SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR

RECORRIDO INSTALACIONES

OBSERVAR: SI NO
Limpieza de las áreas
Estado de conexiones eléctricas y de maquinas

Pasillos libres de objetos que obstruyan desplazamientos o vías de escape

Ubicación de extintores según ubicados a no mas de 1,30 m desde su base y protegidos si estan a la interperie.

Vias de evacuacion señalizadas y despejadas

Señalizaciones y carteles informativos ,legibles

GERENTES / DIRECTIVOS
Política
Verificar que la política cumple con los requisitos de las normas
Ver si esta firmada y fechada
De que forma ha sido difundida? (publicada o en charlas)
Objetivos (Programa de gestión)
De que manera se concreta la política del SIG en objetivos de Gestión Ambiental, Salud y Seguridad, y Calidad
Cómo se establecieron los objetivos en consistencia con la política e identificación de aspectos ambientales significativos, riesgos
inaceptables y como se mide cada uno de ellos
Solicitar los documentos respectivos programa de gestion con objetivos y los informes que respaldan mediciones de avance.
Comunicación
Preguntar como se asegura la comunicación efectiva del sistema ¿Cómo procede la empresa ante un reclamo de una queja de
parte interesada (comunidad, vecinos, cliente) por ejemplo?.
Revisión por la Dirección
Verificar si se encuentra definido el mecanismo para efectuar las revisiones gerenciales del SIG
Con que frecuencia se revisa el sistema? Donde se define la frecuencia de revisión del sistema?
Solicitar actas de revisión del SIG, donde se indique numero de acta, fecha, participantes , todos los temas tratados (los acuerdos
tomados (acciones correctivas y preventivas en relación a cada tema tratado).
Chequear que a partir de la segunda revisión gerencial, se debe registrar la revisión de las acciones definidas en la reunión
anterior.

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Mejora Continua
Preguntar como se lleva a cabo la mejora continua. El Superintendente debe poder explicar que fuentes de información maneja

para obtener la mejora continua

Deben estar disponibles los informes estadísticos de indicadores de desempeño del SIG, analisis de acciones correctivas,
incidentes ambientales, incidentes de salud y seguridad ocupacional, reclamos partes interesadas, que se utilizan en las revisiones
gerenciales
Control de Registros
Solicitar lista de control de registros, tales como : informes emitidos para evaluar cumplimiento de programa de gestión ambiental y
salud y seguridad ocupacional.
CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Manual de Gestión
Solicitar Manual Gestión y VERIFICAR
Incluye El alcance del Sistema y posibles exclusiones?
Identifica los procesos dentro del SIG?

Se indican las responsabilidades del Comité Ejecutivo, Equipoo de Gestión; Representante de la Dirección, Coordinador SIG,
Coordinador SIG del área.

Referencia los Procedimientos del sistema?

Esta aprobado y distribuido formalmente?

Se ha dado a conocer a la organización? (preguntar a algunas personas)

Requerimientos Legales

Revisar procedimiento de identificación de requisitos legales

Solicitar requisitos de legales aplicables a SySO y Gestión Ambiental

Consultar como se cumplen algunos de ellos y solicitar los registros correspondientes

COORDINADOR SIG

Control de Documentos

Solicitar procedimiento escrito para el control de los documentos VERIFICAR

Si existe lista maestra con las versiones vigentes de los documentos, ¿es posible saber quién tiene copia física de ellos?

¿Cómo se maneja la documentación Obsoleta?

Control de registros

¿Existe procedimiento escrito para el control de registros en papel y computacionales?

Solicitar Lista de Control de los Registros

Verificar si se definen en él, ubicación y acceso oportuno, tiempos de retención y disposición final, almacenamiento?

Verificar en terreno que todos los registros indicados se mantienen de la forma y por el tiempo indicado en los instructivos.

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Auditorias internas

Solicitar procedimiento documentado para la realización de auditorias internas

Están definidos los requisitos para los auditores internos

Solicitar listado de auditores internos competentes para ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001 por la planta.

¿Existe un programa de auditorias formalizado?

Solicitar Programa de Auditorias, para verificar

Verificar que el programa de auditorias y los informes correspondientes respaldan su cumplimiento.

Revisar los registros de acciones correctivas derivadas de auditorias

Acciones Correctivas y Preventivas

Solicitar procedimiento para la iniciación de acciones correctivas y preventivas

Tomar muestra y verificar que en los registros de acciones correctivas tomadas:

Se ha efectuado análisis de causas y si la acción correctiva es consistente con eso (revisar contenido de algunos)
Ver si se definen las responsabilidades para implementar las acciones

Corroborar si el Seguimiento y cierre de las acciones correctivas se hace cercano a los plazos convenidos (fechas y firmas)

Revisar si se han generado acciones preventivas, derivadas de incidentes ambientales o SySO u observaciones

Preguntar si se conoce cuales son las fuentes de origen para la toma de Acciones Preventivas

Como se lleva control de status de las acciones correctivas/preventivas para su seguimiento y saber las pendientes o cerradas,
redefinidas, n°, etc.?

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CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR

ENCARGADO DE SHE

Identificación de Aspectos Ambientales Significativos y Riesgos Substanciales e Inaceptables

Solicitar registros de su aplicación, hacer trazabilidad a algunos de ellos para verificar criterios usados. Ver que se hayan
considerado condiciones anormales de funcionamiento, condiciones rutinarias y no rutinarias.

Consultar si ha habido modificaciones de planta o procesos recientemente o en el ultimo mes

Verificar que se han identificado los aspectos ambientales y cómo se determinaron los significativos.

Como se actualizan los documentos de identificación de aspectos ambientales significativos.

Verificar que se han identificado los Peligros y evaluado los Riesgos.

Como se actualizan los documentos de identificación de riesgos inaceptables.

Requerimientos Legales

Revisar procedimiento de identificación de requisitos legales

Solicitar requisitos de legales aplicables a SySO y Gestión Ambiental

Consultar como se cumplen algunos de ellos y solicitar los registros correspondientes

Control Operacional

Preguntarle como se sabe cuales son los aspectos ambientales significativos y como se controlan

Preguntarle como se sabe cuales son los riesgos inaceptables y como se controlan. Preguntar por jerarquización y justifcación de
medidas de control

Solicitar algunos instructivos, para verificar su existencia y aplicación posterior en las áreas, incluir procedimientos o instructivos en
condiciones de emergencia.

Monitoreo

Solicitar metodología de monitoreo.

solicitar los informes que corroboren monitoreos de los parámetros y se cumple la frecuencia establecida (Por ejemplo, mediciones
de riles)

solicitar registros de calibración o verificación de los instrumentos utilizados (cuando aplique)

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CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR
JEFES DE PRODUCCION / INGENIERO DE PROCESO / JEFES DE MANTENIMIENTO (MECANICO - ELECTRICO)
Objetivos
Preguntar cuales son los objetivos de Gestión Ambiental, Calidad y Salud y Seguridad Ocupacional aplicables al área

Si el área se involucra directamente en su cumplimiento. Preguntar cual es grado de cumplimiento de ellos

Ver si existen antecedentes que indiquen el grado de cumplimiento de los objetivos o el estado de avance en relación a su logro.

Identificación Aspectos Ambientales Sigificativos.

Cuales son los Aspectos Ambientales Significativos del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento o instructivos de emergencia

Preguntar por el perfil de cargo de algunos de los cargos del área, tomar nombre de algunas personas (a lo menos 3 ), para
verificar carpetas de personal
Identificación Peligros y Evaluación de Riesgos.

Cuales son los Riesgos Inaceptables del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento o instructivos de emergencia

Preguntar por el perfil de cargo de algunos de los cargos del área, tomar nombre de algunas personas (a lo menos 3 ), para
verificar carpetas de personal
CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR
ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS
¿Se mantienen registros del personal que demuestren su experiencia y nivel de competencia?
Ver carpetas y los antecedentes del personal.

Verificar si se ha considerado en las competencias, requerimientos especiales según los aspectos ambientales y riesgos
inaceptables a que se enfrenta el cargo? ¿están los registros de capacitacion, entrenamiento que demuestren competencia ? ¿Hay
personal nuevo, se ha efectuado inducción?.

BODEGAS (Cuando Aplique)

Preguntar por la Política
Control Operacional
Preguntar por la Política del SIG
Preguntar por los aspectos ambientales significativos, riesgos inaceptables y como se controlan
Verificar conocimiento de Plan de emergencias
Verificar conocimiento de manejos de residuos
Verificar que esten disponibles las HDS de productos quimicos y se cumplan las instrucciones descritas en ellas.
Verificar Control de registros

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CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR
MANTENCION
Objetivos
Preguntar cuales son los objetivos del área

Si el área se involucra directamente en su cumplimiento. Preguntar cual es grado de cumplimiento de ellos

Ver si existen antecedentes que indiquen el grado de cumplimiento de los objetivos o el estado de avance en relación a su logro.

Identificación de Aspectos Ambientales

Cuales son los Aspectos Ambientales Significativos del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento emergencias

Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos

Cuales son los Riesgos Inaceptables del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento emergencias

PRODUCCION
Objetivos
Preguntar cuales son los objetivos del área

Si el área se involucra directamente en su cumplimiento. Preguntar cual es grado de cumplimiento de ellos

Ver si existen antecedentes que indiquen el grado de cumplimiento de los objetivos o el estado de avance en relación a su logro.

Identificación de Aspectos Ambientales

Cuales son los Aspectos Ambientales Significativos del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento emergencias

Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos

Cuales son los Riesgos Inaceptables del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento emergencias

CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR
OPERARIOS / MANTENEDORES Y PERSONAL EN GENERAL
Conoce la Política Integrada de Gestión
Cómo aplica la Política Integrada de Gestión desde su lugar de trabajo
A quién le comunica si tiene alguna inquietud respecto a temas de Gestión Ambiental, por ejemplo la Gestión de Residuos en
Planta.

Sabe quién es el Representante de los Trabajadores en el SIG, y cuales son sus funciones.

Que hace en caso de emergencia

Sabe donde la está la documentación del sistema, cómo llega a ella.
Preguntar si conoce cuales son los riesgos inaceptables de las actividad que realiza y como se controlan

Preguntar si conoce cuales son los aspectos ambientales significativos de las actividad que realiza y como se controlan

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CARGO Y TEMA A ENTREVISTAR
ADMINISTRACION Y OFICINAS DE PLANTA
Objetivos
Preguntar cuales son los objetivos de Gestión Ambiental, Calidad y Salud y Seguridad Ocupacional aplicables al área

Identificación de Peligros

Cuales son los Peligros no tolerables del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento emergencias

Identificación de Aspectos Ambientales

Cuales son los aspectos ambientales significativos del área?

Como se controlan ?, verificar que los controlen se llevan a cabo

Tomar un par de instructivos y hacer seguimiento a su aplicación, si es posible

Verificar conocimiento de procedimiento emergencias

PORTERIA
Consultar por Política Integrada de Gestión
A quién le comunica si tiene alguna inquietud respecto a temas de Gestión Ambiental y Salud y Seguridad Ocupacional, por
ejemplo el control de camiones al ingreso.
Que hace en caso de emergencia

Preguntar si conoce cuales son los aspectos ambientales y riesgos de la actividad que realiza y como se controlan

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OBSERVACIONES

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 RESUMEN HALLAZGOS AUDITORIA INTERNA

PROCESO / LÍDER INVOLUCRADOS HALLAZGO HALLAZGOS CRITERIO NORMA INCUMPLIDA NOTA

ISO 18001:2007 1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL

1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
PLANEACIÓN ESTRATEGICA No se encuentra documentada la Política de SST
La gerencia establece la política SSTA y ésta incluye un compromiso con la identificación de peligros y riesgos, y sus
controles; debe ser concisa, fechada y firmada por el representante legal de la empresa y ser revisada mínimo una vez
al año.
NC

No se encuentra documentada la Política ambiental La alta dirección tiene que establecer, implantar y mantener la política ambiental dentro del
PLANEACIÓN ESTRATEGICA
alcance que ha sido definido por el Sistema de Gestión Ambiental:
ISO 14001:2015: 5.2 Polìtica Ambiental
NC

PROCESO DE CALIDAD
PROCESO DE CALIDAD
Durante la revisión se observa la existencia de registros de calidad con enmendaduras( tachados)
ISO 9001:2015 7.5.3 Control de la información documentada 7.5.3.2 almacenamiento y preservación, incluida la
NC preservación de la legibilidad; 7.5.3.2
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las
Deficiente control de copias distribuidas. Durante la auditoría se evidencian copias de ediciones o revisiones de procedimientos obsoletos en los siguientes actividades, según corresponda: c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
NC
cajones del personal de la organización.

Ausencia de trazabilidad documental entre registros, por ejemplo:. El juguete referencia ABC tiene un defecto de fabricación, por lo cual la empresa
PROCESO DE CALIDAD NC requiere devolverse en el tiempo, revisar los registros y verificar qué sucedió, para lo cual no se encuentra claridad en el proceso de calidad. ISO 9001:2015: 4.4.2 mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos;

ISO 9001:2015: 8.5.2. Identificación y trazabilidad

PROCESO DE CALIDAD Se evidencia deficiencia en la identificación del estado de fabricación o prestación del servicio.

PROCESO DE CALIDAD NC No existe evidencia de acreditación de laboratorio que realiza el mantenimiento a los laboratorios. ISO 9001:2015: 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

Durante la auditoria se evidencian materiales sin preservar adecuadamente en los almacenes de la organización, por ejemplo no respetar las alturas ISO 9001:2015: 7.1.3 Infraestructura. 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
PROCSESO DE PRODUCCION NC apilables indicadas en los embalajes del producto. se evidenció que el producto “Flores” salió perfectamente de producción, pero se almacenó La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la
inadecuadamente, y llegó en mal estado al cliente. operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios

SGI NC No se evidencia registro de funciones en el caso particular de director de producción, el cual se observa fue contratado el día de ayer. ISO 18001:2007 2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN
TALENTO HUMANO DEL SSTA

SGI NC En la auditoría se evidencia que en cuanto a la identificación el peligro y valoración del riesgo no coincide el riesgo crítico con los controles realizados. 3. Administración del riesgo SSTA Identificación de peligros.3.1. Identificación de Peligros, Aspectos Ambientales,
HSE evaluación, Valoración Y Determinación de Control de Riesgos E Impactos.

SGI
NC No se evidencian registros de inspecciones conforme al programa de inspecciones del SSTA, sólo se observan registro de inspecciones quincenales. ISO 18001:2007 4. Evaluación y monitoreo 4.4. Inspecciones en -SSTA
HSE

SGI HSE NC Se evidencia falta de seguimiento y actualziación de la Matriz Legal ISO 18001 2015: 4.5. VERIFICACIÓN 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal y otros
2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL SSTA 2.2. Requisitos legales y de otra índole

ISO 18001: 2007 2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL SSTA 2.7.

SGI HSE NC Durante la auditoria no se tiene registro del desarrollo de programas para lograr la participación del personal, en el Sistema -SSTA
Motivación, Comunicación, Participación y Consulta

SGI No se evidencia la evaluación inicial del Sistema de Gestión de SST, de aucerdo a la norma . La fase de planeación del SG-SST Artículo 16: Evaluación ISO 18001: 2007: CAPÍTULO IV PLANIFICACION
HSE NC Inicial del SG-SST Artículo 16: Evaluación Inicial del SG-SST

SGI ISO 18001:2007: CAPÍTULO III

NC No existe evidencia documentada de las capacitaciones que organiza el SG-SST con respecto al Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo
HSE Organización del SG-SSTArtículo 11: Capacitaciones en SST