IO1282 Requisitos HSEQ Contratación

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Instructivo de Operación no. 1282

Versión no.01 fecha 31/01/2018
Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

Técnicas, Evaluación, Materialización Y Seguimiento De Contratos,
línea Térmica Generación Colombia.
Áreas de aplicación
Perimeter: Colombia
Staff Function: -
Service Function: -
Business Line:Thermal Generation -
CONTENIDO
1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL DOCUMENTO. ..............................................................................................2
2. CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................................................................2
3. UNIDADES RESPONSABLES DEL DOCUMENTO. .......................................................................................2
4. REFERENCIAS. ...............................................................................................................................................2
5. POSICIÓN DEL PROCESO CON RESPECTO A LA TAXONOMÍA DE PROCESOS. ...................................3
SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

6. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS. ....................................................................................................................3
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO. .....................................................................................................................5
8. CONTROL DE REGISTROS ......................................................................................................................... 17
RESPONSABLE HSEQ GENERACIÓN TERMICA

Gian Paolo DAGUER
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Perimeter: Colombia
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1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL DOCUMENTO.
Asegurar que las obras, servicios y suministros, realizados por empresas contratistas, subcontratistas, y
proveedores, se ejecuten bajo las normas de seguridad salud laboral, ambientales y de calidad establecidas por
la legislación vigente, normas corporativas de ENEL, y Emgesa S.A. ESP, de forma que se garantice que los
trabajos contratados se desarrollen de manera segura, mediante la implementación de controles operativos, la
mejora continua y la aplicación de las directrices mínimas aquí descritas.
Este instructivo es de obligatorio cumplimiento para la áreas usuarias del proceso de contratación, Unidades

HSEQ, Gestores de Emgesa y para todos los contratistas, subcontratistas, y proveedores, que celebren contratos
con la línea de Generación Térmica de Emgesa S.A. ESP, y las áreas de apoyo Colombia, independientemente
de la modalidad de contratación empleada, incluyendo las compras delegadas o de menor cuantía (compras
simplificadas). Igualmente, es responsabilidad de todos los gestores de contrato y profesionales de Seguridad y
Salud Laboral, Medio Ambiente y Calidad velar por su correcta implementación.
Actividades: Inicia con la definición de los requisitos que debe cumplir el contratista mediante las Especificaciones
Técnicas y finaliza con el seguimiento a la ejecución de las actividades.
Este instructivo es de aplicación, de la forma más extensiva posible, en Colombia, y de conformidad con cualquier
ley, regulación y normas de gobierno corporativo aplicables, que en cualquier caso, prevalecen sobre las
disposiciones contenidas en el presente documento.
2. CONTROL DE CAMBIOS.
Versión Fecha Descripción de los cambios

1 31/01/2018 El presente documento deroga los documentos PC216; IN958; PC381.
3. UNIDADES RESPONSABLES DEL DOCUMENTO.
Responsable de la elaboración del documento:

• Unidad de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad
Responsable de la autorización del documento

• Unidad de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad
4. REFERENCIAS.
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• Política Stop Work de Enel.

• Declaración de compromiso por la salud y la seguridad. Enel. 17 de agosto de 2015.
• PC504 Control de Calidad para la Fabricación, Mantenimiento / Montaje y Comisionamiento de
Componentes y Equipos
• PC507 Stop Work
• Condiciones contractuales generales del grupo ENEL.
• Anexo III Colombia, Condiciones contractuales generales del grupo ENEL.

• IN356 Autorización de subcontratación de servicios tercerizados.
5. POSICIÓN DEL PROCESO CON RESPECTO A LA TAXONOMÍA DE PROCESOS.
Macro Proceso: HSEQ
Proceso: HSEQ
6. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS.
Acrónimo y palabras clave Descripción
Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo para el Contrato: Aplicación
del Sistema de Gestión de SST de un tercero y que se aplicará al objeto
(Plan SST)
y Alcance del contrato, servicio o suministro a entregar a EMGESA S.A.
ESP.
Medidas de Manejo Ambiental: Es el documento que como resultado
de una evaluación ambiental del proyecto, obra o actividad, establece
las acciones que se implementarán por parte de las empresas
MMA
colaboradoras para manejar los aspectos ambientales y para prevenir,
controlar, mitigar, corregir o compensar los impactos ambientales
negativos que se causen.
Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados
Plan de Calidad deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a
un proyecto, proceso, producto o contrato específico
EPP Elementos de Protección Personal.
Etapa en la que la empresa colaboradora pone a disposición todos los
recursos ofrecidos objeto del relación jurídica (físicos, tecnológicos,
Materialización
humanos, etc.), una vez aceptada la oferta mercantil o adjudicado el
contrato y previo a la ejecución del servicio u obra.
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Un evento que causa lesiones, que se produce debido a una causa

violenta y en el trabajo (con el significado de "relacionado con el
trabajo"), y que requiere de primeros auxilios en un centro de atención
First Aid
médica o el uso de un kit de primeros auxilios, reanudándose el trabajo
inmediatamente o abandonándose sólo durante el resto del día o del
turno durante el que tiene lugar.
Un evento no planeado relacionado con el trabajo que no tiene como
resultado una lesión o enfermedad pero que tenía potencial para
Near Miss hacerlo. Sólo un golpe de suerte en la cadena de acontecimientos

impide el accidente.
Cualquier situación con el potencial de causar un evento tipo

Dangerous Ocurrence Accidente o Near Miss, pero que ocurrió sin que hubiese presencia de
personal o posibles lesionados.
EETT Especificaciones Técnicas
(Tareas de Alto Riesgo – TAR) Aquellos riesgos que por su naturaleza
tienen peligros que pueden llevar a accidentes de trabajo graves o
incluso fatales tales como: Riesgos por trabajo en altura, espacios
confinados, eléctricos, izajes y movimiento de cargas, trabajos en
caliente y trabajos en atmósferas potencialmente explosivas o
clasificadas, trabajos en construcción y obra civil (excavaciones y
demoliciones), trabajos en cuerpos de agua o en proximidad, equipos
que pueden ponerse en movimiento o tengan partes móviles, trabajos
Riesgos Críticos (Nivel Alto) con energías peligrosas (mecánica, térmica, química, cinética,
neumática, hidráulica, radioactiva, electricidad y otras), radiaciones
ionizantes, Trabajos con manipulación de sustancias químicas y
combustibles, utilización de explosivos, sustancias cancerígenas y
todas las actividades con ejecución en campo que ameritan controles
operacionales específicos y detallados.
Es posible que Trabajos de Riesgo Moderado – Riesgo II – se deban
reclasificar como Nivel de Riesgo I (Alto) los mismos se ejecuten en
condiciones con Riesgo Critico (Tareas de Alto Riesgo-TAR).
Aquellos riesgos que por su naturaleza tienen peligros que pueden
llevar a accidentes de trabajo moderados con incapacidades menores
a 30 días: Riesgos por trabajos en soldadura, corte con llama, pintura,
sand blasting, topografía, mantenimientos locativos que no involucran
Riesgos Moderados (Nivel Medio)
actividades de Nivel de Riesgo I -Alto- (Riesgos Críticos), actividades
administrativas de casino, servicios generales, poda y rocería,
vigilancia y todas las actividades con ejecución en campo (centrales de
generación) que ameritan controles operacionales genéricos.
Aquellos riesgos que por su naturaleza tienen peligros que pueden
Riesgos Bajos (Nivel Aceptable) llevar a accidentes de trabajo leves sin incapacidades: Riesgos por
trabajos en oficinas, visitas comerciales, aseo de tipo doméstico o no
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industrial, manipulación de cargas manuales, suministros en general y

todas las actividades menores libres de Riesgos Críticos y Moderados.
Trabajos en atmósferas potencialmente explosivas o clasificadas. Se
entiende por atmosfera explosiva toda mezcla de gases, polvos o
ATEX vapores a condición atmosférica, con aire y sustancias inflamables en
las que en caso de ignición una combustión puede propagarse a toda
la mezcla no quemada.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.
7.1 CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETOS CONTRACTUALES.

A continuación se presenta la clasificación de los Niveles de los diferentes objetos contractuales para las
Unidades HSEQ, de acuerdo a los siguientes parámetros, es de aclarar que estos son de referencia y en cualquier
caso se debe validar la clasificación con el profesional de la Unidad HSEQ correspondiente.
Durante la materialización de los contratos se podrá definir, modificar y/o asignar controles específicos según sea
al caso para asegurar el cumplimiento de los requerimientos legales e internos de Emgesa.
7.1.1 Clasificación Seguridad y Salud Laboral.
Nivel de Riesgo I (Alto): Son todas las actividades que por su naturaleza o lugar donde se realizan
incluyen al menos una de las siguientes características:
o Involucran Riesgos Críticos (Tareas de Alto Riesgo – TAR).

o Pueden causar accidentes laborales graves (fatalidades o incapacidades mayores a 30 días).
o Son intrínsecamente peligrosas y requieren de medidas de control de seguridad detalladas,
personal con entrenamiento y calificación específica y uso de EPP’s específicos.
o Aquellas actividades correspondientes a las clases IV y V a que hace referencia el Decreto Ley
1295 de 1994, y la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de
2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya (Decreto 0723 de 2013 / Decreto 1072 de
2015).
o Están reglamentadas parcialmente en legislación o normas generales para la actividad en materia
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
o Requieren alta coordinación y gestión de interferencias con otros trabajadores o actividades en
el mismo sitio/espacio de trabajo.
Nivel de Riesgo II (Medio): Son todas las actividades que por su naturaleza o lugar donde se realizan
incluyen al menos una de las siguientes características::
o Involucran Riesgos Moderados.
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o Pueden causar accidentes moderados (incapacidades menores a 30 días).

o Presentan un nivel de riesgo para el cual los trabajadores no requieren de calificaciones o
acreditaciones específicas.
o Requieren de ejecución de horas hombre en los centros de trabajo con nivel de riesgos
diferenciados según el decreto 1530 de 1996, o el que aplique en su momento.
o Están reglamentadas completamente en legislación o normas específicas para la actividad en
materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
o Tienen lugar en sitios de trabajo en los cuales no se requiere de coordinaciones complejas para
la gestión de interferencias con otras actividades/trabajadores, ya que generalmente pueden

ejecutarse de forma simultánea en sitio sin riesgos críticos para las diferentes partes.
Generalmente el número de trabajadores simultáneos en el mismo sitio es limitado.
Nivel de Riesgo III (Aceptable): Son todas las actividades que por su naturaleza o lugar donde se realiza:
o Involucran Riesgos Bajos/Leves.

o Pueden causar incidentes, casi accidentes o accidentes con primeros auxilios sin baja laboral.
o Implican un número reducido de riesgos, limitada necesidad de procedimientos y no requiere
personal cualificado para la labor.
o Generalmente aplica a suministros en los que no se incluyen Riesgos Críticos tales como
descarga de elementos voluminosos y/o pesados con ayudas mecánicas (montacargas, grúas);
ni entregas en las que los camiones deben descarparse con exposición a trabajo en alturas.
o Generalmente aplica a labores de oficina, administrativas y consultoría.
Nota: Es indispensable que la clasificación del nivel de riesgo para el proceso en contratación se haga
teniendo en cuenta las condiciones y entorno bajo las cuales se desarrollara la actividad, de esta forma
es posible que las actividades referenciadas en el Nivel de Riesgo II y Nivel de Riesgo III (p.e soldadura,
pintura, corte con llama, sand blasting), puedan ser reclasificadas con nivel de Riesgo I, al ser
desarrolladas bajo condiciones de Riesgos Críticos o Tareas de Alto Riesgo (espacios confinados, trabajo
en altura, ATEX, otros).
7.1.2 Clasificación de los objetos contractuales de acuerdo a la incidencia ambiental.
De acuerdo al tipo de obra o servicio o legislación específica de la actividad a realizar, se clasifican las actividades
a contratar como de incidencia ambiental alta, media o baja de acuerdo con lo establecido, así:
Incidencia Alta: Contratos que desarrollen actividades directamente relacionadas con el negocio de
la compañía, los cuales requieren una estructura organizacional para el control de sus aspectos
ambientales y requieren un constante seguimiento de los requisitos legales o contratos que requieren
para su operación licencia ambiental u otros permisos de las autoridades Ambientales.
Incidencia Media: Contratos en donde se desarrollen actividades conexas al negocio principal, que
generen residuos, vertimientos o emisiones que requieran el establecimiento de un control específico
por parte del Sistema de Gestión Ambiental debido a uno o más requisitos legales aplicables.
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Incidencia Baja: Contratos en donde se desarrollen actividades netamente administrativas, de

consultoría, diseño, monitoreos (que no estén regulados por resoluciones o decretos) y aquellas
relacionadas con la comercialización de energía y la de atención a clientes.
7.1.3 Clasificación de los objetos contractuales de acuerdo al impacto en la Calidad.
Para efectos de la aplicación del presente documento los contratos, desde el punto de vista de calidad, se dividirán
en tres grupos a saber:
Contratos de Impacto Alto: Son aquellos cuyo objeto y calidad en los trabajos impactan de forma

directa el negocio de EMGESA e involucran actividades de Fabricación, Reparación, Mantenimiento,
Montaje, Ensamblaje, Manipulación, Puesta en Marcha y/o Pruebas sobre instalaciones,
componentes, equipos y que cumplen con los requerimientos establecidos en la tabla 1.
Contratos de Impacto Medio: Son aquellos cuyo objeto y calidad en los trabajos tienen un impacto
directo y menor en la operación del negocio de EMGESA e involucran actividades de Fabricación,
Reparación, Mantenimiento, Montaje, Ensamblaje, Manipulación, Puesta en Marcha y/o Pruebas
sobre instalaciones, componentes, equipos y que no cumplen con los requerimientos establecidos en
la tabla 1, para ser considerados como de alto impacto.
Contratos de Impacto Bajo: Son aquellos cuyo objeto y calidad en los trabajos no tienen un impacto
directo sobre el desarrollo del negocio de EMGESA, o se trata de suministros de partes o repuestos
de fabricación genérica y en masa, y no se encuentran enmarcados en la definición y/o requisitos para
ser considerados de alto o medio impacto a la calidad
IMPACTO CRITERIOS
Son aquellos cuyo objeto y calidad en los trabajos impactan de forma directa el desarrollo del negocio
de EMGESA , Con un costo mayor a € 300,000, y
Las desviaciones en la calidad de los trabajos pueden implicar riesgos mayores a las personas o al
medio ambiente, al proceso (indisponibilidades, derrateos, disparos o Trips. Otros eventos de tipo
AOE) ó
La intervención en planta tiene una duración mayor a 15 días, ó
ALTO
Se genera indisponibilidad de la unidad/central, ó
El proyecto tiene un efecto superior ó igual al 5% sobre los objetivos financieros de Emgesa, ó
Contratos gestionados o apoyados por las áreas de:
• Ingeniería y Construcción
• Desarrollo de Negocio
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Impactan de forma directa la generación, y
Las desviaciones en la calidad de los trabajos pueden implicar riesgos al proceso (eventos de tipo
MEDIO
SIE, NOE), ó
No cumple con los criterios para ser definido como de alto impacto.
No Impactan de forma directa la generación, o se trata de suministros de partes, repuestos de

BAJO
fabricación genérica y en masa.

Tabla 1. Condiciones adicionales para clasificar el impacto de los contratos.
En la siguiente tabla se encuentra una clasificación típica de varios tipos de contratos, sin embargo durante la
elaboración de las especificaciones técnicas y evaluación de la clasificación, se podrán establecer calificaciones
diferentes de acuerdo con las particularidades de cada contrato.
OBJETO DE LA ACTIVIDADES ASOCIADAS A RIESGO INCIDENCIA IMPACTO

CONTRATACIÓN LA CONTRATACIÓN EN H&S AMBIENTAL CALIDAD
Operación y Mantenimiento electromecánico Riesgo 1-2 Alta Alto
mantenimiento de Mantenimiento de obras civiles Riesgo 1 Alta Alto
centros de producción Toma de muestras y análisis de Riesgo 2 Bajo
Media
aceite
Servicio de tele medida Riesgo 3 Baja Bajo
Instalación de equipos para Riesgo 2 Alto
Media
telecontrol
Reparación de Transformadores y Riesgo 1 Alto
Alta
equipos inmersos en aceite
Transporte de equipos y aceite Riesgo 2 Alta Bajo
Instalación de sistemas de Riesgo 1-2 Bajo
Media
iluminación
Mantenimiento mayor de equipos Riesgo 1 Alto
Media
e infraestructura.
Mantenimiento y Operación de Riesgo 1 Alto
Alta
patios de carbón
Mantenimiento de biofiltro Riesgo 1 Medio Bajo
Servicios de mantenimiento de Riesgo 1 Alto
Alta
centrales de generación
Servicios y operación de Riesgo 1-2 Bajo
Alta
laboratorio químico
Suministro de carbón Riesgo 2 Medio Alto
Suministro de combustibles Riesgo 1 Alto
Medio
líquidos
Operación de bocatomas Riesgo 1 Medio Alto
Construcción de Obras de control Riesgo 1 Bajo
Medio
de erosión y reforestaciones
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Administrativos y de Almacenamiento, cargue, Riesgo 2-3 Bajo
soporte descargue, trasporte y Media
manipulación de insumos
Mantenimiento de campamentos Riesgo 1-2 Media Bajo
Almacenamiento, segregación, Riesgo 2 Bajo
transporte y manipulación de Alta
residuos industriales
Exportación, tratamiento y Riesgo 1 Bajo

Alta
eliminación de residuos peligrosos
Transporte de personal, Riesgo 1-2 Bajo
Media
materiales y equipos
Transporte fluvial Riesgo 1 Media Bajo
Arrendamiento de predios Riesgo 3 Baja Bajo
Seguridad y vigilancia Riesgo 2 Media Bajo
Aseo y cafetería Riesgo 3 Baja Bajo
Seguros y pólizas Riesgo 3 Baja Bajo
Casinos Riesgo 2 Media Bajo
Soporte informático Riesgo 3 Baja Bajo
Servicios de mensajería y correo Riesgo 3 Baja Bajo
Servicios de radio y/o Riesgo 3 Bajo
Media
telecomunicaciones
Fumigaciones Riesgo 2 Media Bajo
Poda de césped y rocerías Riesgo 2 Media Bajo
Obras civiles en sedes Riesgo 2 Bajo
Alta
administrativas
Mantenimiento de plantas Riesgo 2 Alto
Media
eléctricas
Suministro de tiquetes áreas Riesgo 3 Baja Bajo
Administrativos y de Poda y tala Riesgo 1 Alta Bajo
soporte Suministro de Llantas y Riesgo 3 Bajo
Baja
Neumáticos
Suministro de Baterías para Riesgo 3 Bajo
Baja
carros
Servicio de Lavado de Vehículos Riesgo 3 Media Bajo
Servicio de recolección de Riesgo 3 Bajo
Baja
basuras
Suministro y Mantenimientos de Riesgo 3 Alto
Media
UPS
Suministro y Mantenimientos de Riesgo 2 Bajo
Baja
Aire acondicionado
Compra de mobiliarios de oficina Riesgo 3 Baja Bajo
Diseño arquitectónico Riesgo 3 Baja Bajo
Análisis predial Riesgo 3 Baja Bajo
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Suministro y/o instalación de Riesgo 3 Bajo
Baja
consolas
Otros Estudios, asesorías y consultoría Riesgo 3 Baja Bajo
Servicio de interventoría, Riesgo 3 Alto
Baja
inspección y/o auditorías
Servicio de mantenimiento y Riesgo 2 Alto
Baja
calibración de equipos de prueba
Monitoreo de aguas, calidad del Riesgo 1-2 Bajo

aire, emisiones, ruido, campos
Baja
electromagnéticos, vibración y
similares.
Tabla 2. Clasificación de contratos.
Nota: Para el criterio de impacto en la Calidad, aquellos clasificados con impacto Alto, se reclasificaran como
impacto Medio, si el costo del impacto es menor a 300mil €
7.2 ETAPAS DE LA GESTION HSEQ DE CONTRATOS.
El presente documento da lineamientos respecto a los tremas HSEQ a considerar en cada una de las siguientes
etapas de la gestión de contratos
ESPECIFICACIONES EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO DE

OFERTAS MATERIALIZACIÓN
TECNICAS LAS ACTIVIDADES
Figura 1. Etapas de la Gestión de Contratos.
7.2.1 ESPECIFICACIONES TECNICAS.
Durante esta etapa es responsabilidad del Coordinador HSEQ de las plantas, apoyado por la Unidad HSEQ
oficina principal, definir la clasificación de Nivel de Riesgo en seguridad y salud laboral, Incidencia Ambiental e
Impacto en la calidad y entregar los Anexos HSEQ correspondientes, a quien elabora las EETT.
Es responsabilidad de quien elaborar las EETT asegurar que se incluyan dentro de las mismas los Anexos HSEQ.
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Para las EETT correspondientes a contrataciones conjuntas con otras líneas de negocio (p.e Línea de Generación
Renovables), los Responsables de las Unidades HSEQ de las dos líneas deberán definir en conjunto el Anexo o
Componente HSEQ a ser incluido en las EETT.
En la siguiente tabla se muestran los anexos que deben ser seleccionados, dependiendo de la Clasificación
realizada

Tabla 3. Requisitos HSEQ a incluir en las EETT Según Clasificación de contratos.
Nota1 Específicamente para el componente de Seguridad, el responsable de la elaboración de las EETT junto con
el coordinador HSEQ de la Central deberá complementar los Anexos, diligenciando el Registro RG01-IO1282
“Anexo a EEET - Métodos de trabajo Seguro”, seleccionando aquellos ítems que apliquen específicamente para
el objeto del contrato.
Nota2 Específicamente para el componente de Ambiental, el responsable de la elaboración de las EETT incluirá,
como parte de las EETT, el Anexo 2.D siempre que el objeto contractual involucre la Compra de materiales y
equipos.
Nota3Específicamente para el componente de Calidad, el responsable de la elaboración de las EETT junto con el
responsable de la Unidad de Calidad HSEQ oficina principal, deberá complementar los Anexos 3.A o 3.B
diligenciando la información correspondiente a los Capítulos: 7.2 ORGANIZACIÓN, en cuanto a la definición del
perfil, cantidad y disponibilidad de personal QA/QC y 6. INDICADORES, en cuanto a la definición de metas. La
frecuencia de medición de estos indicadores, deberá ser definida durante la etapa de Materialización.
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Service Function: -
Adicionalmente con el ánimo de asegurar que el contenido de la especificación técnica incluya la información
necesaria para que las actividades se desarrollen cumpliendo con los requerimientos técnicos y de calidad
esperados, durante la elaboración de las especificaciones técnicas, se deben contemplar los siguientes ítems:
Actividades Criticas: Establecer las actividades críticas que impactan de forma directa la calidad de los trabajos o
suministros.
Control: Definir los controles requeridos a aplicar como pueden ser:
- Revisión documental.

- Pruebas de funcionamiento.
- Ensayos.
Requerimientos Procedimiento / Metodología: Procedimiento / Metodología a seguir para la ejecución de la

actividad y/o el control, como códigos, Normas, Estándares, Procedimientos, etc
Criterios de evaluación: Establecer o referenciar los criterios que permiten evaluar los resultados del control
aplicado.
Requerimientos de Frecuencia / Etapa-Momento de aplicación del control: Establecer los requerimientos en

cuanto a Frecuencia / Etapa-Momento de aplicación del control.
Certificaciones de Equipos: Requerimientos en cuanto a calidades, tipos, calibraciones de los equipos usados en
la ejecución de las actividades y/o controles.
Certificaciones de Personal: Requerimientos de competencia del personal para la ejecución de las actividades y/o
controles.
Establecer tiempos de ejecución del contrato: Tiempo que tomara la ejecución de las actividades.
7.2.2 EVALUACION DE OFERTAS
El Gestor del contrato verificará que las ofertas presentadas contengan la información solicitada según los Anexos
descritos en la Tabla 3 del presente documento. Adicionalmente solicitará a los OFERENTES la presentación de
la Carta de Declaración de cumplimiento de condiciones HSEQ, según formato RG05-IO1282.
Dado que los Anexos HSEQ contiene todos los requerimientos necesarios para asegurar una apropiada gestión
HSEQ del contrato, que se cuenta con una carta de declaración de cumplimiento de condiciones HSEQ y se
tendrá una participación activa de la Unidad HSEQ durante la Materialización, no se considera necesario la
participación de la Unidad HSEQ durante la Evaluación de Oferta.
Para el caso de oferentes que no cuenten con una calificación vigente con el grupo Enel, la Unidad HSEQ junto
con la Unidad de Aprovisionamientos de Colombia deberá llevar a cabo el proceso de EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES en aspectos de Seguridad específicamente.
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Service Function: -
La Unidad HSEQ deberá participar en la presentación magistral de ofertas, así como en el ciclo de preguntas y
respuestas a los oferentes, dando claridad frente a cualquier inquietud que se pueda presentar.
La visita de obra y si es del caso la presentación magistral, las realiza el oferente, en el lugar y fecha, establecidos
por Emgesa.
7.2.3 MATERIALIZACION

Una vez adjudicado el contrato, el Gestor del Contrato debe realizar, con la empresa colaboradora, reunión (es)
de materialización del contrato para asegurar que se da cumplimiento a los requerimientos de las EETT,
incluyendo los Anexos HSEQ.
En estas reuniones se concretan todos los detalles de orden técnico relativos a la contratación y lo relacionado
con la actuación HSEQ que se requiera de la empresa colaboradora. Especial cuidado ameritan el cumplimiento
de todos los temas de carácter legal (p.e permisos ambientales, certificaciones de competencias y de equipos
especializados, entre otros).
Es responsabilidad de la Unidad HSEQ participar en dicha(s) reunion(es) llevando a cabo la materialización de

los aspectos HSEQ, mediante el formato RG04-IO1282 “Materialización de contratos HSEQ Gx”, evaluando los
requisitos allí descritos, con el fin de dar el aval de cumplimiento, e inicio de las labores.
El proceso de materialización puede dar como resultado, lo siguiente:

• CUMPLE: Todos los items evaluados se encuentran conformes
• CUMPLE CON RESTRICCION: Los items evaluados se cumplen parcialmente, pero estos
incumplimientos no impiden el inicio del contrato (deben tener una fecha establecida para su
cumplimiento)
• NO CUMPLE: Los items evaluados se cumplen parcialmente y estos incumplimientos impiden el
inicio del contrato
Necesariamente en cada reunión de Materialización se debe dejar claro el Concepto Final, dando o no el aval
para el inicio del contrato.
El proceso de Materialización solamente podrá darse por finalizado si el contratista cumple con el 100% de los
requisitos establecidos en su oferta.
Es de aclarar que la materialización HSEQ incluye la revisión y aprobación (cuando aplique) de la documentación
referida en los diferentes documentos asociados presentados por el contratista y en caso de tenerse temas
pendientes, se deberán definir fechas o tiempos de compromiso para su materialización.
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El Gestor del Contrato es responsable de la entrega oportuna de la documentación HSEQ para Materialización
(Plan SST, MMA y Plan Calidad y demás requerimientos establecidos según la Tabla 3 del presente documento)
a las Unidades HSEQ.
La documentación (Plan SST, MMA y Plan Calidad) presentada por la Empresa Colaboradora debe ser aprobada
por el Gestor del Contrato y contar con la revisión de las áreas HSEQ, para lo cual se establece como nivel de
servicio, un plazo de 7 días hábiles para gestionar éste requerimiento de revisión y valoración de la
documentación.

Durante la etapa de materialización del contrato, la empresa colaboradora debe alinear y ajustar los documentos
de Plan SST, MMA y Plan de calidad con los procedimientos y demás lineamientos de Emgesa, para lo que las
Unidades de HSEQ entregarán al gestor una copia de los documentos el sistema o una relación de los mismos
aplicables al contrato.
Cuando la empresa colaboradora, subcontrate alguna de las actividades del contrato, es responsabilidad de ésta,
exigir y controlar que los subcontratistas conozcan y den cumplimiento a las disposiciones HSEQ establecidas
por Emgesa, dado que ante Emgesa y ante las autoridades legales, el contratista es el único responsable por el
cumplimiento de los requisitos de Salud y Seguridad Laboral, Medio Ambiente y Calidad por lo cual, los requisitos
y responsabilidades deben ser extendidos a sus subcontratistas y por tanto cualquier subcontrato debe incluir y
cumplir los mismos requisitos del contrato principal. Cualquier subcontratación deberá cumplir los niveles de
autorización definidos por la compañía, según lo definido en el IN356 Autorización de subcontratación de servicios
tercerizados.
7.2.4 SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES.
Al tratar los detalles de carácter HSEQ, la unidad HSEQ podrá participar en las reuniones de seguimiento
conjuntamente con el Gestor del Contrato, con el fin de sensibilizar a la empresa colaboradora respecto a sus
obligaciones y proporcionarle los medios e información que sean necesarios para una correcta gestión en los
trabajos contratados. Las áreas solicitantes deben elaborar actas de dichas reuniones.
Para cada contratación de obras o servicios, el Gestor del Contrato está encargado de velar por la correcta
actuación HSEQ de la empresa colaboradora acorde con lo establecido contractualmente, identificar y registrar
los controles a los riesgos en materia de seguridad, salud, ambiental y calidad identificados en el Sistema de
Gestión de Emgesa, elaborar y enviar oportunamente a las Unidades de HSEQ los registros que correspondan.
Especial atención en el seguimiento y control se le deberá hacer al cumplimiento de las obligaciones impuestas
en las resoluciones que otorgan los permisos ambientales, la legislación ambiental vigente y las acreditaciones o
plazos legales en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Con el fin de mantener el control sobre las acciones propuestas en el plan SST, las MMA, y el Plan de Calidad,
durante las inspecciones, y/o auditorías de segunda parte, se evalúan todas las variables relacionadas con los
aspectos de seguridad y salud, ambientales y calidad involucrados y el desarrollo de los compromisos asumidos.
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En caso de observar incumplimientos en la realización de las obras o ejecución de los servicios, que puedan tener
implicaciones (incluidas las implicaciones legales por responsabilidad solidaria) de seguridad, ambiental o calidad,
el Gestor del contrato actúa según se prevé en el Procedimiento de no conformidades, acciones correctivas y
preventivas vigente.
Los documentos de Plan SST, las MMA y el Plan de Calidad deben ser actualizados en lo relacionado con:
cambios en las actividades realizadas o en las instalaciones, actualización de los procedimientos de seguridad,
ambiental o calidad remitidos por Emgesa, la normatividad vigente y modificaciones a los procedimientos internos.
El seguimiento a los aspectos HSEQ de los contratos deberá contemplar los siguientes aspectos específicos

7.2.4.1 SEGURIDAD Y SALUD LABORAL.
Seguimiento al cumplimiento de los controles establecidos en el Plan SST documento RG02-IO1282.

Diligenciando la Tabla 10. VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN SST.
Como parte del seguimiento al contrato en los temas se seguridad y salud laboral, como mínimo se deberán
contemplar las siguientes actividades
Responsable
ACTIVIDAD Periodicidad
Gestor HSEQ Planta
Aplicación De Ipales de seguimiento al contrato Mensual X X
Pagos al sistema general de seguridad social

Mensual X
integral (ARL, AFP, EPS, Parafiscales)
Definición y avance en la ejecución de actividades de

los planes de accion derivados de Ipales negativos, Mensual X X
eventos presentados, y Stop Work
Reporte de horas hombre trabajadas según

Mensual X
formatos establecidos
Tabla 4. Actividades a contemplar en el seguimiento SSL.
7.2.4.2 GESTION AMBIENTAL
Hacer seguimiento al cumplimiento de los controles definidos en las MMA RG03 IO1282.
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7.2.4.3 GESTION DE CALIDAD.
La empresa colaboradora será la única responsable del aseguramiento de calidad de todos los suministros, obras
y/o servicios contratados, y deberá implementar los controles necesarios para este fin, independientemente de
los controles y pruebas que efectúe o exija EMGESA por sus propios medios o por los de un tercero designado
para tales efectos. Los controles efectuados por EMGESA, no alterarán ni eximirán parcial o totalmente la plena
responsabilidad que exclusivamente incumbe a la Empresa Colaboradora.
Dependiendo del tipo de contrato, el seguimiento se deberá hacer según los criterios establecidos en el instructivo

IO949 Elaboración, Aprobación y Seguimiento de Planes de Calidad Línea de Generación Térmica.
7.3 DIAGRAMA RESUMEN
La gestión HSEQ de contratos se resume en la Siguiente Figura
Figura 2. Gestión HSEQ para Contratos.
16/17
INTERNAL USE

Perimeter: Colombia
Staff Function: -
Service Function: -
8. CONTROL DE REGISTROS
Responsable
Criterios de Protección del Tiempo de Disposición
Código Nombre Almacenamiento de archivo de
recuperación Registro Retención Final
registro
Cronológico:
Anexo a EEET Fecha de
Archivo
RG01- Archivo del Gestor de ejecución Magnético back
- Métodos de proyecto Contrato actividad o fecha up ICT.
5 años inactivo de la
IO1282

trabajo Seguro División.
disposición en
archivo.
Cronológico:
Fecha de
Plan de Salud en Archivo
el Trabajo para el 5 años inactivo de la
IO1282 proyecto Contrato actividad o fecha up ICT.
contrato División.
disposición en
archivo.
Cronológico:
Fecha de
Archivo
RG03- Medidas de Archivo del Gestor de ejecución Magnético back
IO1282 manejo ambiental proyecto Contrato actividad o fecha up ICT.
División.
disposición en
archivo.
Cronológico:
Materialización Fecha de
Archivo
de contratos proyecto Contrato actividad o fecha up ICT.
IO1282 División.
HSEQ Gx disposición en
archivo.
Carta de Cronológico:
Declaración de Fecha de
Archivo
cumplimiento proyecto Contrato actividad o fecha up ICT.
IO1282 División.
de condiciones disposición en
HSEQ archivo.
17/17

IO1282 Requisitos HSEQ Contratación

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IO1282 Requisitos HSEQ Contratación

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INTERNAL USE

Instructivo de Operación no. 1282

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL DOCUMENTO. ..............................................................................................2

3. UNIDADES RESPONSABLES DEL DOCUMENTO. .......................................................................................2

5. POSICIÓN DEL PROCESO CON RESPECTO A LA TAXONOMÍA DE PROCESOS. ...................................3

SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO. .....................................................................................................................5

8. CONTROL DE REGISTROS ......................................................................................................................... 17

RESPONSABLE HSEQ GENERACIÓN TERMICA

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL DOCUMENTO.

SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

Versión Fecha Descripción de los cambios

3. UNIDADES RESPONSABLES DEL DOCUMENTO.

Responsable de la elaboración del documento:

Responsable de la autorización del documento

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

• Política Stop Work de Enel.

• Anexo III Colombia, Condiciones contractuales generales del grupo ENEL.

SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

5. POSICIÓN DEL PROCESO CON RESPECTO A LA TAXONOMÍA DE PROCESOS.

Macro Proceso: HSEQ

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

Un evento que causa lesiones, que se produce debido a una causa

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Cualquier situación con el potencial de causar un evento tipo

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

industrial, manipulación de cargas manuales, suministros en general y

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7.1 CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETOS CONTRACTUALES.

7.1.1 Clasificación Seguridad y Salud Laboral.

o Involucran Riesgos Críticos (Tareas de Alto Riesgo – TAR).

o Involucran Riesgos Moderados.

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

o Pueden causar accidentes moderados (incapacidades menores a 30 días).

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o Involucran Riesgos Bajos/Leves.

7.1.2 Clasificación de los objetos contractuales de acuerdo a la incidencia ambiental.

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

Incidencia Baja: Contratos en donde se desarrollen actividades netamente administrativas, de

7.1.3 Clasificación de los objetos contractuales de acuerdo al impacto en la Calidad.

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La intervención en planta tiene una duración mayor a 15 días, ó

Contratos gestionados o apoyados por las áreas de:

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

Impactan de forma directa la generación, y

No Impactan de forma directa la generación, o se trata de suministros de partes, repuestos de

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OBJETO DE LA ACTIVIDADES ASOCIADAS A RIESGO INCIDENCIA IMPACTO

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

OBJETO DE LA ACTIVIDADES ASOCIADAS A RIESGO INCIDENCIA IMPACTO

SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

OBJETO DE LA ACTIVIDADES ASOCIADAS A RIESGO INCIDENCIA IMPACTO

SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

7.2 ETAPAS DE LA GESTION HSEQ DE CONTRATOS.

ESPECIFICACIONES EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO DE

Figura 1. Etapas de la Gestión de Contratos.

7.2.1 ESPECIFICACIONES TECNICAS.

Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones

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Asunto: Requerimientos HSEQ Para Elaboración De Especificaciones