COLEGIOROBERTOGARCIAPEÑA

NIT. 800228813-3
Resolución 14172 diciembre 5 del 2002

PROTOCOLO DE REUNIÓN DE PADRES

Dentro de las múltiples funciones que el Profesor o Profesora Jefe

debe cumplir, está el sostener periódicamente reuniones con sus
Padres y Acudientes, las que constituyen uno de los espacios de
privilegio para establecer relaciones con ellos orientadas a
desarrollar actitudes de apoyo mutuo entre familia y colegio, con el
fin de atender a las necesidades educativas de nuestros estudiantes.
Las reuniones de Padres constituyen una instancia de
importancia para:

 Que padres y docentes confirmen sus roles parentales y

profesionales respectivamente, en el marco de la educación
de los estudiantes.
 Producir un espacio y dinámica necesaria para informar a
los acudientes de manera que colaboren para que los
estudiantes aprendan y se desarrollen de la mejor forma.
 Poner en común las expectativas que existen entre
docentes y acudientes con relación a esta convivencia en
beneficio de los estudiantes, de manera de resguardar la
coherencia y el reconocimiento mutuo como principales
educadores.

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 Construir espacios de conversación que permitan que las

necesidades, tanto del colegio como de la familia, tengan la
oportunidad de expresarse y apoyarse.
 Ofrecer una serie de alternativas de participación a los
padres y madres, según sean sus posibilidades, los intereses,
las necesidades y demandas, de tal manera que se sientan
involucrados en el proceso educacional de sus hijos e hijas.
 Favorecer espacios de participación para que los padres
elaboren propuestas de acción autónomas, de diverso orden,
que vayan en beneficio del desarrollo de los estudiantes y de
las familias, con el fin de apoyar el proceso educativo.

Hemos adoptado un formato de citación común, en este formato se

podrá agregar un saludo y /o
mensaje de acuerdo al estilo y características personales de cada
profesor/a.
La citación a los acudientes deberá enviarse con una semana de
anticipación, esta será realizada por el coordinador de la institución
y entregada a los docentes para su repartición.
A continuación, presento la minuta.

Colegio:

Apreciado padre (Madre) de Familia:

Por este medio le envió un cordial saludo, deseándole bendiciones en las actividades que realiza.

El objeto de la presente es para informarle que el día _________________________tendremos una reunión a las
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__________________ en el aula de_____________ grado “___ “para tratar asuntos relacionados con la educación de su hijo
(a). Esperando contar con su presencia, me suscribo de usted.

Atentamente

Prof. _______________________
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PROTOCOLO DE BIENVENIDA
Para una mejor organización y aprovechamiento del tiempo,
en la institución se llevará a cabo el siguiente protocolo.
Son actos que deben tener un alto nivel de formalidad, los
cuales cuentan con la presencia indispensable de las personas
que lideran cada reunión.
 En el protocolo va cada uno de los puntos a tratar en la
actividad, con un orden establecido para cada evento.

-Reunión con estudiantes

Se les indicará a todos los estudiantes del grado 11 la manera
en que van a estar ubicados los profesores en sus aulas,
también se asignará los de logística, acompañantes y guías,
que tendrán varias funciones durante el proceso de la reunión
y se les otorgará horas por su cumplimiento.
 Funciones:
Logística: El día de la reunión se cuenta con un apoyo
logístico. A cada persona se le asigna un punto estratégico,
para mantener el orden de la actividad.
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 Estudiantes que estarán en la entrada del colegio, con

listas de los alumnos, grados, y el aula en qué se reunirá
dicho grado. Al recibir los apellidos y el grado del
estudiante, le dirá al padre de familia, y a los
acompañantes en qué aula es la reunión.
Acompañantes: Se debe tener en cuenta el número de
invitados para darles una ubicación adecuada en el lugar de
la reunión.
 La información dada por logística, acompañaran al
padre de familia hasta el aula que tiene la reunión.
Guías: Dos o tres estudiantes que tendrán conocimiento de
las salidas de emergencia, de lugares de encuentro, revisarán
que el botiquín se encuentre completo, y dará un corto
anuncio al inicio de la reunión ante los padres de esta
información.
Estarán en la entrada de cada aula, para orientar a los padres
presentes, si solicitan ayuda para dirigirse a otra aula o
mostrar el lugar de dicho docente.
También su función es indicar a cada padre de familia el
puesto en que se debe ubicar en el aula, y se encargará de
que los padres firmen la lista de asistencia durante o al final
de la reunión. (en caso de que haga falta sillas, el guía
buscara en otros salones y ubicará al padre)

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Se hará una reunión con ellos, ya sea en alguna hora de la

jornada escolar, días previos a la reunión; para explicarles
todo lo anterior mencionado y resolver dudas acerca del
protocolo de bienvenida.

El protocolo de bienvenida se llevará a cabo de la siguiente

manera:
Habrá dos tipos de protocolo de bienvenida.

1. Reunión general – reunión con profesores

a. Todos los padres de familia llegan a la hora

citada, e ingresan al polivalente o la sala del
restaurante, y a la hora indicada se empieza la
reunión general.
b. Luego de la reunión general, la directora de la
reunión, ya sea la coordinadora, rectora o
docente encargada dará la siguiente
información: Indicando que los padres de
familia que fueron con sus hijos, pueden seguir
al aula debida, y los que fueron solos, en la
salida del lugar de reunión habrá estudiantes
dispuestos a colaborar.

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c. Habrán dispuestos cuatro estudiantes, conocidos

como acompañantes, para que uno de ellos
acompañe o indique la ruta que debe tomar el
padre de familia y llegar al aula del profesor.

2. Reunión directamente con los directores de grupo.

a. Los padres de familia llegan a la entrada del

colegio, a la hora que fueron citados, en caso de que
ellos no tengan conocimiento de la ubicación del
salón, en la entrada estará logística y acompañantes.
b. Los padres de familia darán la información del
estudiante, apellidos y el grado. Una vez reciban
estos datos, los acompañantes conducirán a los
padres de familia hasta el aula, donde estarán los
guías en la entrada.
Agenda de los directores de grupo.
El coordinador enviará a cada docente una agenda, donde
encontrarán los pasos a seguir para la realización de la
reunión con los padres de familia. Esta se entregará con un
día de anticipación para su organización.
 Hora de inicio de la reunión de padres de familia, 6AM a 8:00 AM.

1. Saludo de bienvenida.
2. Oración
3. Indicaciones generales (salidas de emergencia, punto de encuentro etc.)
4. Indicaciones particulares del grado (El director de grupo las añadirá)
5. Tema:( informe de estudiantes, martes de prueba, entrega de boletines, ICFES, etc.)
6. Asistencia Código
de padres de N°
DANE familia
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7. Despedida
 Firma de realización de la reunión de padres.
Doc.
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Guía para llevar a cabo una reunión de padres

A.Paso#1: diseñar y enviar una citación previa dando la

información, convocando al padre de familia,
explicándoles brevemente el motivo del llamado,
organizar una fecha y hora exacta para el inicio de la
reunión.

B.Paso#2: El lugar de la reunión tiene que estar

preparado y organizado para la fecha, el guía revisará
que el botiquín se encuentre en su lugar y completo.

C.Pasó#3: Cuando los padres ya estén en el aula, los

guías pasarán lista para corroborar la asistencia de
los padres y pasar un reporte.

D. Paso # 4: En esta etapa, se tienen en cuenta los

puntos positivos y negativos de lo que se obtuvo
durante el acto. Estas conclusiones, son ajustadas
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para tener en cuenta en los siguientes eventos

realizados.

E. Paso#5: El director de grupo iniciará siguiendo los

pasos de la agenda. los guías al dar inicio a la
reunión deben transmitirles a los padres las
indicaciones de emergencias y estar dispuestos a
escuchar y crear una relación de confianza.

F. Pasó#6: Tratar temas particulares del grupo, el

director las añadirá. (comportamiento, llegadas
tardes, problemas etc.)

G.Paso #7: enfocarse, hablar y dar información a cada

padre de familia sobre el tema específico (Entrega de
boletines, martes de prueba, ICFES, Informe
académico, etc.)

H.Paso #8: despedida a los padres de familia.

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SEGURIDAD EN EL AULA
Cada aula deberá contar con un botiquín, el cual será
revisado antes del evento y guías (estudiantes) con
conocimiento de las rutas, puntos de encuentro, primeros
auxilios ante cualquier emergencia y se encargarán de
informarles a los padres de familia
 Contar con un Botiquín de primeros auxilios en cada
salón donde se llevará acabo la reunión de padres.
 Personal preparado que pueda controlar, guiar, ante
cualquier emergencia.
 Rutas de evacuación
 Extintores
 Salidas de emergencias
 Punto de encuentro.

MATERIALES
 Circulares
 Proyector de imagen
 Equipos de sonido (parlantes, micrófonos)
 sillas
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 mesas
 salón de clases

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