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003 U PDF
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Procedimiento de Acciones
Correctivas, Preventivas y
de Mejora
PROCEDIMIENTO DE Versión: 11
ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
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1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de
Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y para todos los procesos académico-
administrativos de la UDES en todos sus campus, en cumplimiento del Decreto 1072
de 2015 que establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
Capítulo 6.
3. RESPONSABLE
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para determinar e implementar
las acciones necesarias para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
La Coordinación de Calidad es responsable de hacer cumplir este procedimiento.
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VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera
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De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, las acciones correctivas y preventivas del SG-
SST, deben estar orientadas a identificar y analizar las causas fundamentales de las
no conformidades con base en lo establecido en el decreto y las demás disposiciones
que regulan los aspectos del Sistema General de Riesgos Laborales; y, la adopción,
planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las medidas
preventivas y correctivas.
4.1 DESCRIPCIÓN
Cualquier funcionario del Sistema de Gestión de Calidad VAF o del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo, puede identificar una No Conformidad real o
potencial u oportunidad de mejora.
Auditorías.
Requisitos legales.
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Salidas no conformes.
Dificultades que se pueden presentar con los diferentes proveedores del Sistema
de Gestión de la Calidad VAF y procesos complementarios.
Innovación.
En el artículo 2.2.4.6.34 del Decreto 1072 de 2015 se indica que las acciones de
mejora para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo tienen como
objetivo, mejorar la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus
propósitos. Entre otras, debe considerar las siguientes fuentes para identificar
oportunidades de mejora:
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El líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF, registra en forma clara y sencilla la
incidencia reportada en el aplicativo para administración del SGC-VAF por la opción
Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abierta, Insertar, ingresando toda la
información solicitada. Estas incidencias pueden ser: hallazgos de auditoría, PQRSF
reportadas, análisis de resultados de seguimiento y medición implementados, riesgos
y oportunidades reportados, salidas no conformes detectadas, entre otros.
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Sugerencias
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RESPONSABLES
SISTEMA
DE Aprobación y
Definición del Plan Evaluación del Cierre del plan de
GESTIÓN Seguimiento del
de Acción plan de acción Acción
Plan de Acción
Líder de proceso
Líder nacional de
y/o subproceso de
proceso y/o
campus Cúcuta y
subproceso
Valledupar
Líder nacional de
los sub-procesos
Sistema de Gestión de Calidad
Salud en el Trabajo
académico
de la Seguridad y
Tabla 1. Responsables
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Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas, para su
identificación se pueden utilizar diferentes herramientas de “análisis de causas” tales
como: Lluvia de ideas, diagrama causa-efecto, Pareto, disponibles en el aplicativo para
administración del SGC-VAF, en el módulo Mejoramiento Continuo, por la opción
análisis de causas. Las posibles causas identificadas y de la causa raíz, se registran
en el aplicativo por el módulo Mejoramiento Continuo, opción Análisis de Causas. De
acuerdo al tipo de análisis de causas seleccionado en el reporte de la oportunidad de
mejora, el aplicativo dispone la herramienta para ingresar las posibles causas y la
determinar la causa raíz, la cual se tomará como referencia para la definición del plan
de acción correspondiente. La herramienta lluvia de ideas disponible en el aplicativo,
se utilizará como cinco porqués.
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El nivel de detalle de los cinco porqués finaliza cuando se llega a la última causa que
originó el problema, es decir, pueden ser menos o más niveles de preguntas para
llegar a la causa raíz, dependiendo de la complejidad del problema y de las posibles
causas identificadas. De esta forma con cada pregunta y su respuesta se profundiza
más en el problema y sus causas, hasta llegar al origen o causa raíz.
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Imagen tomada del Manual del módulo de Mejoramiento continuo aplicativo KAWAK
Teniendo en cuenta cada una de estas variables se clasifican las diferentes posibles
causas que se han identificado por parte de los integrantes del equipo de trabajo
(lluvia de ideas). Pueden utilizarse todas o algunas de las 7M y estas a su vez pueden
tener una o más causas identificadas las cuales se colocan en las espinas principales.
Una vez registradas las causas identificadas en cada una de las variables se analizan
y se determina la causa raíz, principal o básica que se tomará como referencia para
definir el plan de acción correspondiente, cuyo objetivo debe ser eliminar la causa
raizal real o potencial identificada.
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También conocido como la regla 80-20, que expresa que generalmente el menor
número de causas (20%) causan la mayor parte de los problemas (80%). Esta
herramienta se utiliza para que una vez identificado el problema, determinar cuáles
son las causas que los producen, permitiendo distinguir de las posibles causas
identificadas, los aspectos pocos y vitales que originan el problema.
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2. Se selecciona la causa raíz y se registran las acciones planteadas para dar solución
a la No Conformidad indicando las fechas para la ejecución, seguimiento,
evaluación y cierre, definiendo el responsable de cada una de estas actividades. El
responsable de la aprobación del plan, podrá solicitar modificación de estas fechas
estipuladas, si considera que el plazo definido es excesivo o insuficiente para
ejecutar la acción propuesta, enviando correo electrónico al responsable de definir
el plan de acción para que realice el ajuste solicitado. Para la ejecución de las
acciones se indicará como responsable al líder de proceso y/o subproceso, quien
aparece registrado en el aplicativo, sin embargo, éste asignará las tareas a realizar
a los integrantes del equipo de trabajo, notificando al responsable la actividad que
debe realizar y la fecha estimada para la ejecución de la tarea, definiendo el
entregable de la actividad. En todo caso la responsabilidad del control de la
ejecución de las acciones corresponde al líder del proceso y/o subproceso
reportado.
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responsable de aprobar. Tener presente que las acciones o el plan de acción que no
han sido aprobados, no pueden modificarse, deben incluirse nuevas acciones
teniendo en cuenta los ajustes solicitados y las orientaciones dadas por el responsable
de aprobar. Una vez realizado el ajuste, señalar nuevamente la opción Ya terminé de
definir el plan de acción para que el aplicativo notifique el responsable de aprobar.
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Ajuste del plan Tres (3) días hábiles a partir de la Cuando el responsable de aprobar, rechace total o
de acción fecha de la notificación de rechazo parcialmente el plan de acción, deben definirse nuevas
rechazado total parcial o tal del plan de acción, que acciones. Una vez se ha marcado la opción de No
o parcialmente genera automáticamente el aprobado, no se puede corregir o cambiar la acción, debe
aplicativo formularse otra teniendo en cuenta los ajustes solicitados
y notificar al responsable de aprobar, para la gestión
respectiva, para lo cual cuenta con dos (2) días hábiles.
Marcar la opción: Ya terminé de definir el plan de acción.
Ejecución del Los estimados para la ejecución se Cumplir con los plazos establecidos para cada actividad.
plan de acción registran cuando se incluye cada Si en el acción se indican periodos de tiempo para ejecutar
acción, Si aplica la corrección, la la actividad; semanal, quincenal, mensual y demás, los
acción o acciones deben realizarse registros y evidencias deben corresponder a la
en forma inmediata o en corto periodicidad indicada hasta finalizar el plazo indicado.
plazo.
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Seguimiento La fecha límite para seguimiento se Tener en cuenta que para realizar el seguimiento se
define posteriormente al límite para revisan las evidencias aportadas a cada registro de
ejecución de cada acción. avance de la ejecución. Si se realiza sólo el registro, sin
evidencias y se señala que el nivel de avance es del 100%,
éste se disminuirá hasta el 50% mientras se aportan las
evidencias pendientes.
Cierre Se registra cuando se define el plan Una vez comprobados los resultados respecto al objetivo
de acción Cuando se trate de del plan de acción, se realiza el cierre del plan de acción,
hallazgos de auditoría interna o indicando en el comentario los aspectos que se han
externa, tener en cuenta que en la considerado para el cierre. En caso de recomendaciones,
siguiente auditoría serán se registran en el comentario para conocimiento del líder
verificados los planes de acción del proceso o subproceso.
(avance o cierre).
Tabla 2. Plazos
Para registrar la ejecución de las acciones, se ingresa por la opción plan de acción,
ejecución y se registra la descripción de lo realizado, adjuntando la evidencia objetiva
que permita verificar el cumplimiento de la actividad y evaluar el resultado frente al
objetivo de la acción. Adicionalmente se debe señalar el avance de la acción. El
registro de la ejecución es responsabilidad del líder del proceso o subproceso.
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4.2.1.4.1 Evidencia
En el caso de las ACPM, la evidencia que se aporta a la ejecución de las acciones del
plan de acción debe aplicar para:
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SUFICIENCIA
CONFIABILIDAD
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EFICACIA
Las evidencias pueden ser: físicas (se recogen mediante observación directa de
acciones, bienes o acontecimientos), documentales (se muestran en documentos
físicos o electrónicos y pueden ser internas o externas a la organización), declarativas
(declaraciones recogidas en entrevistas), analíticas (análisis y verificación de datos)
e informáticas (disponibles en aplicaciones y soportes de sistemas de información).
Los responsables de ejecutar los planes de acción, deben realizarlos en los tiempos
determinados, dejando registro del avance en la ejecución de la acción por lo menos
una vez al mes durante el periodo establecido. En las fechas indicadas, el responsable
del seguimiento del plan de acción debe realizar los registros correspondientes a
estas actividades, basándose en la ejecución registrada y revisando las evidencias
aportadas, debe verificar que se hayan ejecutado como se había definido, y que las
evidencias aportadas sean suficientes y adecuadas para determinar el cumplimiento
de las acciones y el resultado obtenido. Registrar el seguimiento realizado, indicando
si se requieren ajustes en la ejecución o evidencias adicionales.
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Para el cierre del plan de acción se requiere que el plan de acción sea eficaz, las otras
variables son opcionales.
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En los casos que aplique, si las acciones correctivas o de mejora implican cambios
significativos en el Sistema de Gestión de Calidad, identificados en el Manual de
Calidad en el numeral 3.3 Planificación de los cambios o en el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo, se aplicará el Procedimiento de la Gestión del
Cambio VAF-PR-006-UDES.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO ACPM
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6. FORMATOS
7. DEFINICIONES
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ANEXOS
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
El flujograma se reorganizó.
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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Se revisan responsables de la
definición, aprobación y
seguimiento y cierre del plan de
acción.
Ing. Carmen E. Guerrero G.
06 Coordinadora de Calidad SGC- 02/03/2017
Se define tiempo máximo para
VAF
registro de la acción correctiva,
preventiva y de mejora.
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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Carmen E. Guerrero G.
Coordinadora de Calidad SGC-
VAF
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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Se ajusta responsables de
evaluación de OM del SGC-VAF a la
Coordinación de Calidad. Se indica
que la aprobación de los planes de
Carmen Guerrero González
acción para tratamiento de No
09 Coordinadora de Calidad SGC- 31/01/2019
Conformidades y atención de
VAF
oportunidades resultado de
Auditorías Externas es
responsabilidad de la Alta
Dirección.
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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Se actualiza en el encabezado
Logo ICONTEC según protocolo de
Aplicación de la marca de
conformidad de la certificación
ICONTEC.
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