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l re{rw*d Qrk cl lcr e*rr"tr ch 5 ctn :
la.skct-rn de

tudia
13 Lucono Duranti
TABULA: Revist de Archivos de Castilla y Len / Asocracrn de Arch veros cle
Autenticidad y vaioracin: ia
CastillayLen N"l (1992)-.-Salamanca:ACAL,
ISSN: 1112-6506 =TABULA (Salamanca)
1992-. 22cm. teora de Ia valoracin enfrentada I85 /subei Metinrno ,'eircs i
a los documentos electrnicos Elenn Riuo,s l'nlir
I'rurr rli:tticittor , iltitt'lr r l' r,: r
23 CaroLCouture para la mejora cie ia v;riori:t'trtrl tii'
La funcin valoracin en la 'g1fl 9r 111'r111p:111.1.r.

IABu[.&.tevish de A]ciivos de Castilla y t-en

fuchistica contempornea :

sociacin de Archiveros de Castilla y Len (ACAL) una sinergia entre vanas I99 l{ott1a Enanur ado SaktztL"
Pozr: Amarillo i, 2" B. 37001 Salamanca consideraci0nes complementarias La selecr:irt de dottttitt'irtcs r::r
Telfno: 650 136756 las r-rniversidades mieml;ros iltl
51 Richard J. Cox CONARE
0irector: La valoractn como un acto de
|uan loe Cenerelo lanaspa memoria 215 .sobel ,4,ledrono Feices
Elena fiiun^s Pala
Edit delaArtas dl lll Coloquio lnternacional de Ciencias de la Documentacin y lll Congreso de Archivos de Castilla y
Luis l{enrndez Olivera
ten: 75 Teng Eastwood La Comisin Caliicadora de
La valoracin archistica en las Docurrtenl 0s del r\1'rtnt anit.nlu l,
'Ll,aqota.
ocehdt: sociedades democrlicas i0 anos dt 0\pcrlrirr:.r
It&iil.lernndez 5 nchez

Disib&rrl
87 TenyCook 229 Stetla Mclta Gorualez Cietra
Viidiiri mhez Martn Macrovaloracin y anlisis Jorge racf-Mina
hm marillo l, 2" B. 37001 Salamanca funcional: la preeminencia de la La disposicin documenlal eii lo:r
Teiono: 650 336756 archirros del Gobierno Fericral.
interaccin pollico-social sobre el
[.rR4lil mal{ormacion@ mixmail.com
gobierno Un proceso de valoracin
O Los autores.de los textos documental par dictaminar el

0 De esta. edicin
105 ftank Boles destino iinal de la documentacirin
Deptirm0b de Biblioteconoma y Documentactn de la Untversidad de Salamanca Hay muchos caminos hacia la en el Archivo General de la
y Asociacbn deArchivero de Casrilla y ten (ACL) ilurninacin: fa-lsas dicotomias en Nacir.r de Mxicc
la seleccin de documentos
Deposito ieg*l: .671i 992
245 Pepitc Rauenis Po;are.s
ISSN:1111:6506
121 Nlanuelal'Ioro Cabero I l,a coneccin del boletin oficial
irnudos expresan la opi,nin del autor sin que la Asociacin de Archiveros rie Castilla y Len comparta Luis Hernndez Olil,era de la universidad: La interacr:rl
l-1s.a{lculos necesrimente
las tests o conLplo expuestos por ellos. Seleccionar documentos con el de la informacin. la gestin de
calendario de consewacin: una dcrcumentos y su vaiorat:ion
Queda;prcihibid+ salvo xcepcin prevista en la ley, cualquier lbrma de reproduccin, riistribucin, comunrcacin publica y
taasiorfiftftion d esta obra sin cont con autorizacin de los titulares rle ia propiedarl inrelectual. propuesta para Castilla y kn
263 Pedro PenreacLo
Disere y taq*txin: HtlVIICA tDtctN y DtSi0. wun.he verrcdne,.( nn /4, 153 LLus CermerrchlartoreLl La valoracin de documentos en
tmprir* f &0tA,Mtts cRAlC,{s K@)) Bl sistema de evaluacin de Portugal: problenras v
tmpreoo;efl- psia
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BO TOP:-r'
documentos en Cataluna metodologia
 Caro{ Cwtr,r,re

m ruNCrN vflf,Kih/ rzu m

&CI-'YIsI/C CNTTMFRN:
Una sinergia entre varias consrderaciones
complementarias'

n fuchistica, la funcin de valoracin recoge los aspectos tericos que iundameil.al iir
prctica de los calendarios de conservacin. Al valorar los documentos de la tstitiicin para
la que trabaja, el archivero determina exactamente los plazos de conseruacin y planiica su
flujo a lo largo de su ciclo vital. Decide asi los que se deben eliminar. y en qu momento. y ios que
se deben conservar de manera permanente para constituir Ia memoria colectiva de una organa
cin y de la sociedad en general. Es obvio que todo este edificio reposa en la valoracin2. Y es en
este contexto de estudio de los cimientos, y para una mejor comprensn de la prctica y de los ins.
trumentos, donde queremos situar nuestra exposicin. El objetivo pnncipal de esta presenlacin es
destacar la multiplicidad de componentes a considerar en la valoracin y su complementariedaci.

Si nos fiamos de los datos de una encuesta dirigida por Ann Pederson. los archiveros
son unnimes al reconocer en la valoracin uno de los campos del conocimiento archivstico
que merece desarrollar e investigar. (Pederson. 1994) Actualmente hay consenso entre la co
munidad fuchistica en desear que la valoracin se constituya en una intervencin principal

I Este texto es una versin resada y adaptada del captulo titulado ,La valoracin, parecido en la obra: COI]TURE
et al. 1999b: 103-143 {ver bibliografia).
2
El trmino valoracin no refiere aqu a la valoracin financiera ni a la valoracin de actidades y pruebas. Se
concentr en el valor intelectual de los documentos. Adems .la valoracin que se plantea en este lexto se situi
en un marco institucional, El objeto de nuestras preocupaciones son. pues, los fondos institurionales y la herra-
mienta resultante de su valoracin es el calendario de conservacin. Por otra pate. para valorar londos no instj
tucionales, el archivero recurre a esa otra herramienta que es la poltica de adquisicin. Ver sobre este tema: LAit4'
BERT. 1999: 103-143.

IABULA, Nmerc 6, 2003, pp. 2 l-l() 2l

t
 CAROL COUTI]RF
del archivero3. Algunos llegan, incluso, a airmar que es la ms importante, la ms noble.
sin
embargo, varios autores han manifestado sus dudas sobre la existencia de principios y
mto-
dos de valoracin que puedan aplicarse con cierta garantia. Desde Ig75, el archivero
america-
no, Gerald Ham, resuma en una frase lapidaria las causas del problema que plantea la valo-
racin en la Archivistica:
Our most mportant and ntellectwllg demandng task as orchiuists is to moke an tn1ormed
selecton oJ informaton that will provide the future with a representahue record. of humnn
expermce n our tme. But whg must ue do t so badlg? {Ham, Ig75, p. b)
Es un tpico, pues, reiterar la importancia de la valoracin en Archistica. Ms que una
simple funcin de la Archistica contempornea, la valoracin es pa-rte del cometido del archive-
ro y la base del instrumento que es el calendario de conservacin
En este texto tratamos, en una pmera parte, la deflnicin, gnesis y problemtica de la
valoracin. En la segunda, presentamos los fundamentos tericos de la valoracin que sustentan
la prctica de los calendarios de conservacin. Por ltimo, en la tercera parte, identificamos y pre-
sentamos los principales elementos que caracterizan el calendario de consewacin, herramienta
resultante de la valoracin.
ffi L. Definicin, gnesis y problemtica de la valoracin
1,1. Defincin
Basndonos en nuestras investigaciones y experiencia, y considerando otras definiciones,
abordamos la valoracin como:
[...] eLacto de jwgar los ualores que presentan los documentos de archfin (ualar pimario g
secundara) g de dectdr los plazos de aplicarn de estos uolores a dichos documentos en
un conterto que corsidere la relactn esencinl. aystente entre el organismo (o persona) a
quien ancernen y los documentos admnistratuos que l (eta) qenera en eL marco de sus
artiuidades (Couture et al. 1999b, p.104)
Dn la fuchistica contempornea, el acto de valorar -que consiste esencialmente en jw-
gar y decidir-, apela as al concepto de valol al plazo de conservacin y al nculo
indeleble exis-
tente entre el creador y sus documentos.
De hecho somos conscientes de la falta de originalidad, al airmar que la funcin de
valoracin constituye el ncleo duro de la disciplina Archivistica. La creacin, la adquisicin,
3{Jn proyecto de investigacin
que hemos desarrollado sobre docencia e investigacin en kchivistic de 19g7-2000
-investigacin flnanciada por el ConseJo de lnvestigcin y Ciencias Humanas dJCanad- revela que l valoracin
un tema claslficado entre las primeras preocupaciones de los archleros cuando ponen en
march programas de for-
macin y cuando emprenden investigaciones. {COUTURE et al., I99ga}
24 TAB{llA Nrimcro )001
I A tllNC|ON VALORACI0N tN tA ARCHIVISTIC CONTEI\4PORANIA: tlNA Sl\tRC|A TNTRE VARIAS ( ()\slf)ERAi loi\1 5
la clasificacin, la descripcin, la difusin, la presen:acin y ei uso de los documerltos sorl. rLl
das ellas, deudoras de las decisiones tomadas en el momento de la vaioracin: sin lugar a
duda, las consecuencias de estas decisiones son determinantes en el plan de gesttn de Lin
organismo {decisiones relativas al valor primario) y, por consiguiente. en el pian de coi'istitr-r
cin y gestin del patrimonio personal, institucional o social (decisiones relatitras al valor se
cundario).
I.2" Geness
Los escritos lo demuestran; desde mediados del siglo pasado, la valoracin ha interesaritl
a archiveros de diversos pases. Una resin de la documentacin nos ha llevado a constair qLi
Alemania, Inglaterra, Dstados Unidos y Canad estn entre los pases que han contnbuirlo de uni:
marera notable y caractestica en materia de rraloracin. Ciertamente se podan citar y estudar
otros pases pero, como la seleccin se impone, hemos optado por aquellos cuyos trabaios sobi"e i;i
valoracin documental, acometida hace tiempo, parecen ilustrar y deflnir bien la situacin y la pro'
blemtica. Es importante mencionar tambin, la relevante contribucin del Consejo lnternacittnal
de Archivos y de la UNESCO que han trabajado conjuntamente en la publicacin de varios estr:
dios RAMP sobre este temaa.
1.2.1. Alemann: Valarar para conseructrs
Alemania, a quien se le reconoce una larga tradicin de racionalizacin de sus activi-
dades administrativas, -la prctica del registratur es un ejemplo convincente* ha sido de los
primeros paises en preocuparse de la valoracin de los documentos. Mientras que, al menos
al principlo, Inglaterra ha valorado para eliminar, Alemania lo ha hecho para consewar. [,0
que a primera sta puede parecer un juego de palabras encierra, de hecho. una diferencia
fundamental. El archivero de la primera tendencia se preocupa especialmente por los inlere'
ses administrativos, financieros y a corto plazo (economia de espacio) que ofrece la elimina-
cin, mientras que al de 1a segunda tendencia le mueve ms el inters patrimonial v la con'
servacin a largo plazo (archivos testimoniales). Ms all de las palabras estas diferencias
conducen, indudablemente, a unos planteamientos de la valoracin y de los nstrumentos de
gestin. muy distintos,
4La UNESCO, en estrecha colboracin con el Consejo lnterncional de Archivos (CIA). ha publicado varias obras de
la serie de estudios RAMP {Records and Archives Management Programme) que hsn tocado los difrentes aspectos de
Ia valoracin en archivos. Estos estudios se mencionan en la bibiiografa: el que trata sobre imgenes en movinieilto
(KULA, 19831. la recepcin de archivos corrientes y los cuadro de expurgo (CHARMAN, i984). los soportes informtj
cos {NAUGLER, 1984), Ia valoracin y el expurgo en las organuaciones internacionales (GUPTIL, 1985). las otograii
as (LEARY, 1985), la utillzacin de tcnicas de muestreo {HULL, 1981), los registros sonoros.(HARRISON y SC}IUIJRS-
es
M 1987) y la va.loracin de los fondos que contienen informaciones personales (C00K' l99l c],
sPara ms detalles. vase KOLSRUD, 1992.
TAAI ll Nrimprr l)01 25
 CAROL COUIURE
LA tUNCIN vALoRActN tx L,c ,{ncHtvsTtcA coNTEMpoRNiA: uN srNtR(,tA EN. TRE vi\RtA5 ( ,-)NstLr.RA( oNr\

Con rarl 0tto Mller a partir de lg286, Heinrich Otto

Meisner en 1g377 as como George archiveros de todo el mundo. (Jenkinson, 1965) Sin embargo, la postura que deienrie en niaie
Mlhelrn-sante y Mlhelm Rhor en 19578, Ia invortanciq
de organismo creador eser primer punto ria de valoracin es, cuand0 menos, sorprendente. AII donde los atchiveros alemalles han alrori,
de reflexin que han explorado los archiveros alemanes
en materia de valoracine. Fzw. zim- tado el problema, Ios archiveros ingleses, siguiendo a Jenkinson, parecen rlej:rr todo ei terrerg
merman, desde flnales de los anos 50 hasta flnales de
los 7010, y Arthur kche en 1g65, se inte_ al gestor.
resan, cada cual a su manera, en el uso de bs documentos.
Por ltimo, al responder al archivero
de Alemania del Este Joachim schreckenbachr2, Hans [...]Jor an admnistiattue bodg to destroy urha t no Longer nees s 0 moter entirelu uihur
Booms (1g72 y r9g7) efender que el ar_
chivo debe dar testunono de todas las actuidndes del conjunto its competence and an action which fut.ure oges (euen tlugh theu mor;3lnrl raosons o
de la soctedad".La importancia del
deplore t) connot cittcize as onlg upon those grounds uthirh aLone it is compeeni o molce
organismo creador, el uso de los documentos y la aproximacin
social son, pues, las principales
a decston' the need oJts ourn practcal business; prouded. r'hat Ls. thnt if cnn refoin.linnr
as que han destacado los archiveros alemanes cuando han abordado
la valoracin. thinkng of itse{/as abodg productnq histoncot euidence.s. (Jenkinson. l9ti5. p. i,}9)
1.2.2. Inglaterra: ualorar para eltminar En esta misma linea de pensamiento, el Comit Grigg (Committee on deparimental rr
cords report, 1954) elabor, a comienzos de los anos 50, un sistema de valoracn en dos [asesrr
La contribucin de los archiveros ingleses es singular.
Si se quiere deflnir en pocas pala- que el Informe Wilson (The Wilson Report..., 1981) y el Keeper o Public Record.^ han reconocirlo
bras los planteamientos que han desarrollado Alemania e Inglaterra
se puede a-flrmar, como se ha en 1981, como un completo fracaso.
explicado antes, que los archiveros alemanes valoran para
conservar mientras que los archiveros
ingleses lo han hecho, durante mucho tiempo, para eliminar,
1.2.3. Estados Unidos: Elaboractn de crteros de ualoracrt U constlucin
Hay que recordar que ra Archivistica insresa ha estado muy
marcada por Hilary Jen- de una relacn de crttenos
kinson y su obra A ![anual oJ Archtue dmnrstraton que ha
inspirado a varias jeneraciones de En los anos 30 los archiveros americanos se dejan seducir por la idea de valorar para eii,
mina. Pero desde 1940, un pionero en esta materia, Philipp c, Brooks (1g40), se opone a esie
6
Mller identifica tres niveles de administracin -una central,
una intermedia y una local- que propone como base de planteamiento en un texlo cuyo ttulo es clarificador: The Selection of Records lbr f,reservatiop.
la va.loracin Archivsca.
Con l los archiveros americanos emprenden su bsqueda de criterios de valoracin. Brooks sr
7
Meisner precisa el planteamiento.de Mller y sostiene que hay
que considerar tarnbin ia edad del documento, su preocupa de las copias y define los criterios parajuzgar el valor permanentera. Algo ms tarde, c.
contmido y la posicin jerfuquica del organismo creador.
Ewilhehn-sante y Philip Bauer (1946) sostiene que es preciso ocuparse del uso tanto como de los costes que conlle,
Rhor llevan ms leJos las refleiones de Mller y de Meisner
al ligar el valor del documento y la po- va la valoracin positiva de los documentos. Deflne cuatro tipos de uso y propone tres crierios
slcin Jerrquica del orgadsmo creador.
e pa-rajuzg-r la utilidad de los documentosls. A principios de los anos 60, Theodore R. Schellenberg
2,Hay que insistir en el azar de tal propuesta interpretada sin mtices? Efectivamente,
valores ul organlsmo (central o intermedio)ierrquicamente een rtud de qu escala de (196a y 1965) deflnir dos conceptos esenciales que siempre suscitaron consenso: e1 rralor prima-
elevado produciria necesariamente documentos de inte.
rs mlentras que, por el contrado, un orgasmo loca.l,
ms bajo en lajerarqua, proauciriao.umenios de poco
in- rio, que vincula a los aspectos legales, financieros y administrativos y el valor secundano basaclo en
ters? siaplicsemos este principio a los archivos personales,
por eiemp-lo, 6quiere'decir se qu. .oio lo."ronao, a. p..-
sonaJe ilutres, elevados en lajerarqua socal, el euidentol ualue y el nformatbnd ualue. Poco despues, a peticin de la socieg of Amencan Ar
merecerian conservarse? i,No edste el riesgo de elevar a rang,
de tes,
timonio una imagen truncada de la sociedad que no tiene
en cuenta ms que a Ia lite?"Esto parece contradecir la chists (SAA), Malnard J. Brichford (1977) aisla las cuatro consideraciones fundanientales que son
postura de ese otro archivero aiemn, Hans Booms, que
nos exhort, como se ver, a valorar para que el producto
sea
testimonlo de todos los componentes de Ia sociedad.
r0
zimmerman desarrolla el concepto de market demwd" que liga
al contenido y al uso, y hace su plantemiento s0- 13En una primera
bre valoracin etpa, que acontece 5 anos despues de su creacin. se proponeju4ar solo el vaior administrativo
.
que presentan los documentos. Asi, sea deseable poder eliminar entre el 500/o y el 700 de los documentos qenera
rrAunque en
desacuerdo con zimmerman, Zechel se interesa por el dos por una institucin. En una segunda etapa que sobreviene 25 anos despus de la primera. el mtodo Gri( pr0,
uso y sostiene que, en materia de valoracin, el
archivero no debe deiarse influir por el historiador AI tiempo que
se lanza a una .nergi.r.riil; .ffitemiento de p0neiuzgar con el valor de testimonio -h'storicol ualue- los documentos que quedan. Estan ciaros los riesgos en qut
zlrnmerman, aprovecha para abarderar Ia importante cuesuon
de las relaciones ent i rrirtrr..... se incurre con una valoracin hecha con este mtodo.
tre Historla y fuchivstica. En Alemania se presenta como flr.hiv.ms, en-
er defensor de una fuchistica -autonoi lbre la
atduralerrquica frente a ra Historta. A la preg*1s *;hay qu. de toda Brooks deflni tes criterios pra )uzgar el valor permanente: valor que la institucin de orien otorga a los docu.
.., hi.tori"do. prru ,., responde, apo_ menlos, utilidad que presentan para la historia de Ia insritucin y valor hislorico de dichos documento:.
yndose en la valoracin, que el archivero, "..r.ri,,
en su acto a se interesa en ls documentos desde un perspecti- lsLos documentos pueden
va unicalente Archistica. Por el contario, mantiene "aroor,
que el archivero, cuando difunde los documentos ser utilizados: por instituciones gubernamentalesl pra proteger derechos de ios ciudada.
y los hace ac-
cesbles, debe abordarlos como historador. (KOLSRUD,
lgg2, 33) nos; paa investigaciones (serias; y para sasfacer la curiosidad de genealogistas y aficionados a objetos antiguos.
12
schreckenbach sosene que solo un contexto y una esca-la Adems. Bauer propone 3 criterios parajuzgar la utilidad de los documentos: a) caracteristicas e importancia cuar,
de l,a.lores socialista permiten una percepcin creble
materia de vaioracin de documentos. en titativa de la in{ormacn que conenen -Hans Booms hablar de mmo de informacin en mirumo di documentos,:
b) pertinencia de su clasificacin y c) densidad e imp,rtancia culitativa de su contenitio.

26 TABULA, Nmero 6, 2001

TABULA, Nneo 6,2001 )r-

L
 CROt COUTURE
tA tUNCION vAt ORA(: loN iN LA ARCHIvSIICA CONTFUK)RANiA. L,rNA StNtRCtA [\TRi VARtAi I . )i 5]DtR,\( t( r!f \

caracterscas de los documentoslo, su valor administrativo, su valor

de investigacin y su valor con los trabajos de Terry cook. (cook, I986. I9g1a. Ig91b. l99lc y I992) segn este planieil
archistico, A continuacin, F, Gerald Ham (r97b y Igg4) y
Helen samuels (l9g6;, lgg6b y lgg2), mientO, es necesario valorar y conocer bien la instituciones creadoras para que la valoracr1 rir
a partir de mediados de los anos 80, establecen los nexos que
se imponen entre la valoracin y la sus documentos sea pertinente y adecuada. Cook aporta as un matiz esencial a la importapci;:
adquisicin en archivos, mientras que Frank Boles y Julia Marks yung (19g5) ,,caja
exploran la del organismo creador que desarrollaron los archiveros alemanes. Cuando se quiere conocer srr.-
negra" de la valoracin. Estos ltimos presentan, en lg9l,
una sintesis y una articulacin de cri- jor el organismo creador, n0 es parajuzgar a pnori el valor de los documentos que produre. sinri
terios avanzadilla de ese momento, estructuran una teoria de
la valoracin y articulan un conjun- para establecer mejor las prioridades a dictarre. Terry Eastwood
to de criterios en tres mdulos: valor informativo, costes de {1g92 y 1993) por su parir, rir-
conservacin y consecuencias de las siste en la necesidad que existe de considerar tambin. el uso de los docurnentos: preor,upaci1
decisiones resultantes de la valoracin. (Boles & young, Iggl)
compartida por varios autores europeos y americanos. Tambien l viene a matizar ideas ya |u
nocidas Para qu intentar, en vano, prever el uso futuro de los ciocumento. Iis nlejor estu6iar
1.2.4. Canad; Sntess fiwtces en mo,rartl. de ualoracint7
A y entender bien el uso que se les da en el momento de su creacin, Es de esla utilizacin cle i;r
En Canad, los Archivos Nacionales (ANC) fueron de las primeras que hay que preocuparse pues es de ella de la que los documentos deben scr testigos prililt
instituciones en pre-
ocuparse por la valoracinrE. Hasta la adopcin de la ley de archivos giados. Por otra parte, en el marco del vasto proyecto NTERpares. Luciana Durantr y srl rjqlr-
de lgg7, (canad, lggT)
los ANC practicaron una poltica expectante ante la valoracin, po internacional, al abordar Ia autenticidad y la integridad de los documentos ele1irnicos. st,
contentndose con reaccionar a
las propuestas que les presentaban ministenos y organismos gubernamentales, han interesado en la problemtica esencial de su valoracin. (http:wwtv.lnterparcs.org: Thr ll,i
(wallot, lggl)
A partir de los os g0, los ANC se convierten en pro-activos y se sitan TERpares 1 project: consultado el28l07 12002) En cuanto a los archiveros de Qui:brc, cxplrliir
en el escenario de la
valoracin. Desarrollan una poltica calificada como de "from the as propias. A partir d la ley de arcruos de 1983, otorgan un papel preporuleran{e al calen.
top to the buttom.estable-
ciendo primero un orden de prioridades entre las instituciones dario de conservacin reconociendo asi el carcter central de la valoracin .
cuyos fondos habia que valorar fQubec, tgSt]) Des
para proceder, seguidamente, a la valoracin propiamente de entonces todos los organismos pblicos deben valorar sus fondos y Ia valoracin sr con\rier-
dicha de esos fondos. (Archives nationa-
les du Canada, 1991) Se ve despuntar la nmacrovaloracin, te en el eje sobre el que gira la Archivstica quebquense, que integra los vaiores aclministrati
que obtendr carta de naturaleza
vos y patrimoniales y enlaza con los conceptos de valor primario y traior secundario. De hechp,
16Las
caractesticas de los documentos son Ia edad, el volumen, la forma, etc.
El vlor administrtivo se reflere al va,
en Qubec, se reMndica una "Archivstica integrada2o- (Rousseau et couture. 19g4, p. s0 5lj
Ior primario definido por schellenberg. El valor de investigacin
tiene en cuenta la unicidd, credibilidad, legibilidad, que otorgue un lugar importante a la vaioracin con vistas a prestar un mejor sen{clo al prg
accesibilidad y calidad de uso. En cuanto al valor architico,
se apoy en los nexos que los documentos tienen en-
tre s y en las consideraciones relativas al coste de conservcin. ductor de los documenlos2r.
iTEn Canad
se registran eventos archisticos importantes que har enmarcado
o provocado la evolucin de los com,
ponentes de la valoracin. As. este tema se abord con
frecuncia en congresos, seminarios y talleres. pero hay ms.
En 1990, la Association o Brish columbia Archivists y la Northwest 1,3, Le problematicfl qrue plane la pmlonmcm
ArJhivists Association celebraron un congreso
conjunto. Durante tres dias. los archjveros han trabajado sobre Ia valoracin.
{ASSocI.loN oF BRITISH coLUM- La valoracin es pues una intervencin Archistica que ha sido abordada por muchos auto,
BIA RCIIMSTS y NoRTt{wEST ARCHMSTS ASSoilATloN.
1990}, En gubec, los kchivos Nacionales de
emprendleron, a finales de los anos 80, un importante estudio sobre Qubec
la vioracin." r"r..lrai.t^i.., Estos haba- res de distintos pases. Al hilo de los textos, el lector descubre principios. mtodos de trabajo. proce
.ios.concluyeron con la publlcacin de un voluminoso informe (0UBEC, lg8g). por otra parte, re;sta
arciriues ae sos y planteamientos a veces contradictorios, a menudo dirrergentes, de vez en cuandg cgmplerflen-
laAso-ciacinde Archiveros de Quebecha dedicado un nmero-especiel
a ios archivosjul.ia.r ri nna del cual hay
una-bibllograliaretrospectiva{1931-1990)sobreestetema(rchues,Vol. tarios. Reconoce tambin criterios que permiten valorar e instrumentos de valoracin, [,os autores
ZZ,4,t199i).Adems,laUniversidadLa-
organizo un coloquio sobre los valores archisticos que se celebr
$.i03ebec) en l99s (Izs i,uleurs archushques.
Thorie et prolque, 1994). El grupo nterdisciphnar de invesgacin
en Archisca (GIRA) abord, as mismo, la va-
loracinen el marco del s1'rnposium celebrad en 1994 (GIRA,"I995). por re
Entendemos que se sita s en el lmite de un planteamrento que creemos hay que e\ritar. a saber. el que estaltlt
ltmo, tu reuirta ercnir"i o.aic un nme-
ro especial a la valoracin [Vol.2B, t, 1996-1997) ce un nexo entre Ia importarcia del organismo creador y el valor de ios documentos producidos.
Queremos creer ql!e
18
La cronologia evoluva de los ANC en est materia es la siguiente: (cAyA el objetivo de la macro-valoracin n0 es valorar nicamente los documentos producos por
et al., l9g2: rg- l9): los iganismos consirle.
- 1914: prohibicin del Consejo del Tesoro de eliminar rados 'importaltes, y contradecir las propuestas de Booms {cerciorarse de conserval un testnonio de todas
sin autoacin: Ias a01i
- 1945: creacin de un comit interministerial encargado dades del conjunto de la sociedad sin apriorlsino establecer prioridades de valoracin.
de aprobar, con el consejo del resoro, la eliminacin de do-
cumentos gubernamentales; 20La Archivistica integrada se define como aquella que gaantiza la unidad y continuidad de las intenenciones
3el ar
: 1961: el comit interministerial asume solo el mandato
cle aprobar las eliminaciones y solicitar de los ministefl.s chivero en los documentos de un organismo. Es la que tiene ante si el planteamiento
el de las tres edades y Ios concep-
establecirniento de los calendarios de conservacln:
tos de valor prlmario y valor secundario: articula y estnrctura las ctiddes archisticas en una poltica
- 1966: l rchlvero.federa.l asume, por directiva del Gabinete, de eesn
la responsabi.lidad de coordinar y gestionar la destruccin de archivos e integr, en un sentldo amplio de documento, el valor pnmario y el valor
y conservacin de documentos pblicos;
TURE. 1994:50 5l).
secundario (nUSSfaU COu i
- 1987: adopcin de una nueva ley de archivos que
consagra el papel de los Archivos Nacionales de carad 2l0frecer un seMcio cuyo
en mate- eje gfe, an ms, sobre las necesrdades del productor de ]os documentos de
ria de valoracln de documentos. archjio es un
tema slido en Ia obra de ROBERGE (2002).

28 TABUtA, Nmero 6.2003

IABI ll A Nrimorr , r00l
 CAROi TOUTURI
tA FUNCT0N vAtoRAClN tN tA
ARCHIvslt[A c0ulil.p0ttruir: uNA slNIR(irA ilrIRt \RIAS ro r-srDIR r0\Ls
tratan' a menudo sin diferenciarlos,
los aspectos tericos y aspectos prcticos
de la varoracin. se
confunde con frecuencia 2.1." Princpos dreefpres de fle pfimnmedera
cincomosiestuera,.,!'ffiflllli:ffi ,,j,lj:::J,y:l:ff
hincapi en su carcter horistico,
ilf.,,:,T,*l**J:,,;H Del momento en que se encuentra el desarrolio
de la valoracin, com' componente
esen-
se habra de los varores que presentan cial de la Archistica contemporanea, vem,s
un autor a otro es dificil saber si los documentos, pero de que se desprenden cinco princpios
los mismos trminos equivalen bsicos que se
a las mimas realidades. En suma, aplican a todos los contextos en que
el tema es denso y rico enflr,mesas. el archveio deLre plantearse er acto de
valorar.
Er lector puede perderse pidamente
en ra espesura de una Cuando valora el archivero debe cerciorarse:
iungla donde parecen confundirse races, troncos, ramas
y ramificaciones de todas clases
flora abundante, indudabremente, pero, en una
.r*ao *.n0., desordenada e incluso desconcertante. 'de que los archivos den testimonio der
conjunto de actidades de ra sociedari:
De
presentacin: destacar la multiplicidad
*tc:Hi:*::i:esta de consideracior*
r, sinergia de n de la objetividad y la contemporaneidad
del criteo que aclopta;
t de respetar los nexos de unin entre la valoracin
Antes de seguir adelante, creem.s y las dems intervenciones ilchir.sticas:
til identiflcar algunas preguntas que
layar ante la documentacin. y lo no hay que sos-
hacemos sin orden lgico no soro para n de que' en su ntervencin.
darnos cuenta de ra ri_ exista equilibrio entre los Iines administratirros jos
queza der tema sino tambin patrimoniales; ir int:;
de la complejidad de sus componentes
y de la interesante proble-
mtica que plantea la valoracin.
6crut.. pueden ser, por ejempro, las consecuencias de de que esta equilibrio entre las consideraciones
eleccin que nos leve a varorar para una relativas ai contexto de creacion rie los
eliminar m, or. o.rr.orrervar?;se documentos y las relativas a su uso.
debe valorar pensando
en los intereses der organismo creador
o en ros oet usuario?;se debe valorar
necesidades administrativas o_ a las
para responder a
de investigacin?
4cmo s-e .*pri." qr. r. .iuyn. o. ,0. .r- pruebas piuttegadas de todas tas alttuidades
critos no traten de la varoracin
sino c,n nnes ae invugacin? detcorgunfo
informacin en el minimo de documentosz 4cmo ilegar a tener la mma i:i #rl_lriluos,
6gue nexos hay que.rt.ut...,nt . uato.r.ion y.a_
quisicin' valoracin y anlisis de
necesida? 4La valoracin es una compartimos absolutamente los planteamientos
uncin o un cometido del y objetivos que establecen, en materia de
archivero? 4Qu hay que entender po, valoracin, Hans Booms, Hugh Taylor y
*u..ou.r-o.ucin y qu por su, aparentemente, algunos otros; a saber: que tenemos que
la microvaloracin? 7,cmo aplicar er contraria cerciorarnos cie
sentido comn a principios, mtodos, que, cualquiera que sea el contexto, periodo,
procesos y criterios personas, organismos o regiones concernidas,
en materia de valoracin? la val,
6Que problemas especiflcos plantea ra valoracin de racin debe permitir, siempre, conseruil
los documentos que prueben. en sentido juridico
trnicos? He aqui muchas de ras preguntau, documentos erec-
chivsco del trmino, que la persona
ylo ar_
y rruuri" muchas ms, que se le plantean u organismo integrante de la sociedad ha realizado
vero que consulta escritos sobre ar archi- exacta-
valoracin. Uno de los mente tal accin, desa,ollado tar actividad,
efectuado r transaccin, etc. (Booms. iggT;
en la dificultad de articutar, de Tayror.
organizar, l. qr, * ;;'r13,ii?1;::ff il..;1'Jr:T.if;::T
u! rrq urLrtu rr 1990)
cuando tenga que valorar los documentos
de una persona o de un organismo.
el archivero
propsito de la valoracin debe dar a su juicio una dimensin social.
Es preciso, en suma, que er patrimonio
documentar que
constituyen los archivos de personas y
organismos que componen la sociedad,
adems de testimo,
niar sus actividades respectivas den una
ideajusta del conlunto de ra sociedad a que
la pertenecen.
ffi 2. Fundamrentos terlcos de la r:aloracin 2.1,2. Respeto a ln objetiutdad y ra contemporaneidad
der crtterio adoptado
A pesar de las dificultades inherentes
a esta cuestin, creemos esencial buscar
Algunos autores no dudan en afirmar tiva objetidad sabiendo que nunca se podr una rela-
que carecemos de una base cientifica alcanzar la plena objetivldad. (Dur*i'rrr0t
mente slida para abordar con suflciente- OO.
seriedad la varoracin
esta aflrmacin y estamos convencidos
ao.r*.nt.r.;ffi;d;rr. *"* ms' es importante que el criterio adoptado
por el archivero se asiente en una escala
de ,alores
de que tal base existe. Ds edente contempornea al momento en que se
que debemos continuar crearon los documentos.
las hvestigaciones en este campo pero
podemos, ya, abordar la prcca ln constructing the concepfinr grid
sobre una base terlca re- oJ history whtch wLr serue as a
Iativamente bien estableclda.,Exptoraros, mderlor thc dwurnentary
.n .rtr.g*0" parte del texto, algunos de estos
fun-
lwrage, arcfuuists must rwtJoow ilte
oitue concepts oJ thev own tme pertod
damentos tericos, abordando los principios
ai.e.tor.'s oe ra valoracin que those oJthe timeJromwhiththe nalerolorginated., - hut. rather,
.

tualmente' del examen de Ios valores

de los documentos, y haciendo
se desprenden ac_ Boms, lgg7, p. l0 I
balance de Ios criterios de va-
loracin identiflcados hasta Por supuesto que el archivero debe ,;l
ahora. priorizar las preocupaciones cle investigacin de su tieni- :,
p0' per, no debera, sin embargo,
despreciar los valores propios de la poca
en qie fueron creados
1:
1i

30
IABUIA, Nmero 6,2003
TPl ll I f,r,l---^ . a^^a

t
 CAROL COUURi
los documentos. Porque no es cuestin de eliminar, por ejemplo, bajo el pretexto de la contempo-
raneidad, documentos que testimonien el papel de la mujer en la sociedad en un fondo del siglo
X\{ll, con el pretexlo de que tal idea no era moneda de uso en aquella poca. Tal como mencion
antes, esta nocin de contemporaneidad debe ponerse en la misma perspectiva que el primer prin-
cipio que se ocupa de testimoniar todas las actidades del conjunto de la sociedad.
2.1.3. Respeto o Lo nexos de unn entre la. ualoracon u las demas
:u;rteru encianes orchius ticas
Estamos completamente de acuerdo con Wallot (1991, p. 276) y Taylor cuando nos in-
tan a desarrollar una aproximacin holistica a la valoracin.
?hs kind oJ approach would seem to be more appropiate to an age ruhrich us mouing awag
Jrom Jragmentation and rerctonsm tlvough personal decrston to a more hotistc I.../
tnuoluement [in] the preseruation of uital sources oJ nJormotion. (Taylor, 1990, p. 25)
De hecho, conene que la valoracin se site en estrecha relacin con el conjunto de las
intervenciones archMsticas. Por ejemplo, hay que enlazar tanto valoracin y adquisicin como va-
loracin y anlisis de necesidades. Lo mismo ocurre con las dems intervenciones archisticas
que son deudoras de la valoracin
2.1,4. Respeto alequLbra entefmes de geston Ufnes patnmonales
de Laualoracn
Hay que determinar bien los valores primarios y secundarios de los documentos de archi-
v0 pam conseguir el correspondiente equilibrio. Asi, valorar documentacin institucional es, en
esenca, juzgar el valor que present para la gestin administrativa de un organismo y la constitu-
cin de un patrimonio colectivo22. En un organismo dado, lavaloracin provoca impactos de dos ti-
pos. Por un lado, impactos administrativos que dimanan de los plazos de conservacin como archi-
vos corrientes (documentos activos) y como archivos intermedios (documentos semiactivos). Por
otro, impactos culturales que derivan de la decisin de conservar de forma permanente o de elimi-
nar. Hasta ora, el discurso del archivero en materia de valoracin, ha hecho mucho hincapi en
el impacto cultural que presenta la realidad desde la perspectiva del patrimonio a constituir. Sin
embargo, en nuestra opinin, se ha destacado demasiado poco el impacto que presenta la realidad
desde la perspectiva de hacer funcionar una administracin. ;Qu debe conservarse como prueba
adrnistrativa, legal o financiera? lDurante cuanto tiempo? iEn qu soporte? Dsta es la otra di-
mensin de la valoracin que hay que prmar de cara a un equilibrio con la dimensin patrimonial.
22
Esta afrmacin debe matizarse en el caso de arctvos personales. EI Juicio no incide entonces, y necesariamente,
en la gestin administativa sino que abarca ms bien, aspectos ligados a la vida de la persona y a su ptimonio per-
sonal y familiar. sobre lodo.
32 TABlltA Nmero 6. 2001
t
LA tUNCION vAluRAOoN EN l RLHtvtsTlcA toNTII'IPORANEA trN 5lNiR(,i t\TRt vARl5 Lo\\il)LR^r..]t)\r\
2.1.5. Respeto at equlbrn entre Las consderociotles reiatluos al conterto
de creacnn de los documentos g los ltgodos a su uso
Entre el hecho de considerar por encima de todo, el ongen o el contexto de creacion cotnc
el nico dato a tener en cuenta y el uso de los docurnentos que es, por lo dems. pairacea de ia
valoracin, hay sin duda un justo medio que podria llevar al archivero a preocuparse de lo u;to v
de 1o otro. Tal equilibrio, si es posible, y estamos persuadidos de que lo es, llevana a una
vainra-
cin tanto ms adecuada por cuanto se cuidaa de ios datos esenciales en rnateria de gestion dt
archivo: su contexto de creacin y su uso por administradores o investigadr:res
2,2,Vulore. de los doeumenfos"
Entre los fundamentos tericos que conrriene considerar para la taloractn de los ilottr
mentos de archivo, el concepto de valor es, sin duda, central. Porque, no lo olrndemos. vair-rrar es 3u;
gu el valor de alguien o de a1go. En Archistica es juzgar el valor de los documentosr4. Adems la
preocupacin de conservar ha estado siempre intimamente ligada a este concepto de valor que se
refiere a los fines del documento. Pensemos en la pruebajudica frente a los derechos del ciuda-
dano en la Antigedad, frente a los derechos de propiedad de la Edad Media y lrente a los riere
chos del Estado en la Edad Moderna; pensemos tambin en ia prueba histrica a partir tle me
diados del siglo XIX y en la prueba administrativa, legal y financiera que favorece la emergencia de
las administraciones modernas que caracterizan la segunda mitad del siglo:X. A esto se anacie el
de testimonio que definiremos ms adelante. Todos estos elementos fundamentan en rlefinitlva la
preocupacin de conseruar los documentos, (Cardin, 1994) Con el tiempo, con la prctlca. eon sus
investigaciones y escritos, Ios archiveros han elaborado una teora de los valores que es eseacial
para Ia valoracin. (Couture et al. 1999, p. 140)
2.2.1. EL ualor pimarn A eL t)alor secundano de Los doalmentos2s
A la luelta de los anos 50, el archiver americano Theodore R. Schellenberg hace una
aportacin fundamental a la ArchMstica contempornea al exponer y deflnir las nociones de pn
mary uatuey de secondory ualue que se han traducido por los terminos vds1 pninnn6' y 'r7xls1
23Se celebr, en 1993, en la Universidd Laval de Qubec. un coioquio muv importante sobre el tema. ks unieiirs rtr
chiuistrques. Thone et prut1qa Las actas de este coloquio se publicaron en 1994 y se mencionn en la bibliogralia.
Animaria al lector a consultar esta obra.
2a
En fuchistica, el trmino valor es equlvoco. Asi. se habla de valor primario, valor secundario, valor de prueba, va
lorprobatorio,valordeinformacin,valoradmmishati\io,valorlegal.valorfinanciero,valordetestimono valorcien'
tjfico, valor cultural, valor histrico, valor patrimoniai y airn ms. Esta constatacin nos lleva a proponer' en atas de
la claridad, una utilizacin ms precisa del trmino q,alor,. Como recuerda Grimard (GRIMARD. 1994, 79). ia solLt-
cln est en reservar el trmino rvalor, para los conceptos de valor primario v valor secundano
Los trminos ,primario, y (secundado estn utiiizados aqui en su acepcin cronolgica. N0 se tl'ata pues de ttn
25 Va'
lo primitivo o poco evolucionado (primario) y otro de menor importanciil lsecundario).
TABU[. \mtrr 6, 2011 ]
 CAROi COUTURE
tAFUNCIONVALORACIONtNtARLHI\'l5TlCA(0\IIIIPORANt l]\,{5l\tRtli,\t:!TRVARIA5((l.1\il)[R( ]r )i!t\

secundri0. El valor primario se refiere a los movos por los que un documento ha sido creado.
es siempre portador de una o varias inlormaciones. El objeto prmero del docunrento es trri-"
Schellenberg idenfica tres componentes del valor primano: administrativo, legai y flnanciero.
En portar la informacin que consigna. Y, en Archnstira. esta inlormacion consignada ts rgiini
cuanto al valor secundario, se reflere al resto de usos posibles de los documentos. Schellenberg ve
ca, es decir, se genera en el marco de actividades de la persona o el organismo. {Rotrssc;rir ..
en l dos componentes. El concepto de testimonio -euidenttal ua.tue. ligado a Ia estructura, a la
Couture, 1994, p. 449)
uncin y a las actividades propias de cada unidad de un determinado organismo. Hablamos, en
tal caso, de la histoa de la institucin. Y el concepto de informacin -nformationa:ualue,que En cuanto al contexto. reviste un extraordinario signiicado en fuchivistica y se reliere
abarca una dimensin extra-instucional y recoge la idea de Hans Booms de procurar que la va- exactamente a las actividades de Ia persona u organismo de donde emanan los docuntentos de ar
loracin permita dar testimonio de las actividades del conjunto de la sociedad. Deflnimos as las chivo. Para el archivero, el contexto es esta realidad que da todo su sentido al contenido de 1os ilo
nociones de valor primario y secundario. (Couture et al. lgggb, p. 1 l3-1 lS) cumentos de archivo y que les permite cumplir su linalidad de prueba y testimonio. En tal caso se
reflere al principio de procedencia y a Ia autenticidad de la que habla Charles Dollar:' i...1 the t'on
' El valor primario es la finalidad del documento basada en su utilidad en origen y por las cept of provenance 1...1 is the basis for assessing the trushuorthiness and reiiabihtv l .i" {Dollar
razones de su existencia. Se trata esencialmente de la prueba administrativa, legal y financiera,
1994, p. aa9)

'El valor secundario es la flnalidad del documento basada en su utilidad de segundo or-
den o cientfico. El valor secundario est ligado a la informacin y al testimonio que proporciona 2,4. tr;o,s crtero de palorscn
el documento, en relacin con la persona u organismo que lo cre o recibi, por un lado, y en re-
lacin con la sociedad en general por No podramos terminar nuestra propuesta sobre los funclamentos tencos cle ia vaiora
otro26.
cin sin abordar los criteos de valoracin, Para los documentos de archivo. un criierio de vaiora
Estas deflniciones nos parecen conformes a la teora de Schellenberg. Adems evitan, por cin es una caracterstica. un punto de referencia. que permite juzgar su vaior prinrario y/o st
una parte, las confusiones identrflcadas por Cardin, dejando claro que los conceptos de valor pri-
cundrio. Actualmente en la fuchivstica no existe Lrna plantilla aplicable a todos los medios -v.
marlo y valor secundario son susceptibles de superponerse en los mismos documentos. (Cardin,
adems, n0 es el objeiivo a alcanzar. En cualquier caso disponemos de relaciones de criienos qut
1994). Por otra, proporcionan las precisiones sugeridas por Grimard t1994) l designar el trmino
utilizadas con sentido comn, pueden aportar mucho. Hablamos. adrede, de relaciones de crite'
"valor" a una utilizacin ms precisa -valor primario y valor secundario-.
rios ms que de plantillas de valoracin para signiicar que estos conjuntos no tienen nada cie r;
gido y deben considerarse como guas, lneas directrices qlle ayudan al archivero cle una instrtrr
2.3. El contendo g el coiltexto cin a constituir una verdadera plantilla institucional de valoracin27.

Para entender bien los valores y funciones de los documentos, conviene acotar la realidad Hay que.resaltar, sin embargo, el carcter unidimensional de la mayoria de los criterios que
que subyace en los conceptos de contenido y de contexto. existen actualmente, De tal manera que t0d0s estos criterios, o casi, solo permitenjuzgar el valor
secundario. En efecto, y como ya lo hemos recordado antes, en la mayoa de las ocasiones la valo-
Dn el plano archivstico, y reducido a su expresin ms sencilla, el contenido es la in-
rcin -en el caso por ejemplo de la lista de Boles y Young (199lJ- se ha abordado preocupndose
formacln consignada y orgnica. Es esta representacin del saber, (Grimard, 1g90, p. 285-
nicamente del valor secundario de los documentos. 1,Qu documeritos se deben conservar para dar
236) ese elemento de conocimiento generado en el marco de las actividades de una persona o
testimonio del patrimonio personal, institucional o social? Formulada asi, la pregunta deja en una
un organismo (informacin orgnica) y que consigna el documento de archivo (informacin con-
zona gris toda la dimensin del valor primario. 4Durante cunto tiempo manenen Ios documentos
signada). En una palabra, la informacin es el contenido mientras que el documento es el so-
su vlor primario y cumplen su funcin de prueba administrativa, lega1 y flnanciera? Para iuzgar
porte y continente, todo ello para informar. As, todo documento, cualquiera que sea su forma,
este aspecto existen pocos o ningn criterio. Y sin embago se sabe de la pertinencia de una res-
puesta adecuada a esta cuestin par que nuestras administraciones no se hundan literalrnente
bajo montas de documentos 1,Hay en ello una senal de desinters, por parte de los architeros.
26Cardln plantea
una cuestin pertinente cuando matiza el hecho de definir el valor secundno de los documentos solo
frente al papel innegable que debieran jugar en el plano administrativo? lSer que pretieren pei-
por el inters que presentar para la investigacin (CARDIN, 1994, I l). En efecto, hay que entender bien que valor
el se-
cundario de un documento no Ie despoja de su valor primrio. Se superpone sin borrarlo. Poda decire que manecer como aval para valorar, a postenon, aqueilos recursos que otros les dejan? 2,Estar'n tan
el valor
primario de un documento nunca desaparece del todo y para siempre, como no desaparecen del todo y para siempre
los movos por los que ftle creado un documento: estos permanecen en la memoria (ywoon, lgg3:
I l4-115). Du-
rante cierto Uempo esllx de menor actulidad pero, incluso aposteion pueden continuar existiendo. Sobre
esto, po- 27
Encontramos un ejemplo interesante de planificar:in de criteos de valoracion en el trabalo que realizaron los Ai
dra establecerse un paralellsmo con el concepto de memoria va {actual, inmediatamente utilDable) y
memoria muer-
ta {poco o nada actual). chivos Nacionales de Quebec sobre valoracin de fondos judiciales, Sobre este tema se consuharn las siuientes
obras cilds en )a bibliografia: OUEBEC { I9891 v ASSOCIATION I)CS ARcHI\ISTES DU QUIBLC r l9l I ]

14 IABULA, Nmeio 6, i003

IAIIl lA \LrnerLr tl ll)(ll
 CAROL COUTURT
LA tuNCIN vAtoRACloN EN tA ARCHttlslrcA (0NTtN4p0R\E: uN slNttlUlA tNiRt \,Rt\ ( r.)\\lt)FRii r( )),r.

cerca de Jenkinson que, recordemos, no reconoca a los archiveros competencia para

valorar en el 3,1,2, l-a. regla" de conseruacton
plano administrativo?
La regla de conservacin constituye. a su vez, el componente fundamental dei r2leldarirr,
En materia de criterios de valoracin, la densidad de la documentacin no tiene
en comn mas Es, esencialmente, una norma2e establecida a partir de [a determinacin rle los vaiores pnnuinL,1
que el embrollo de los conceptos que se tratan. Asi, de Mller a Boles pasando por
Schellenberg, Booms, secundario que presentan los documentos. Derivado de estejuicio, el archrvero lija los pliuos tir.
Cook et Sarnuels. todos han querido poner su granito de arena y proporcionar su
lista personal, ms conservacin, el camino y tratamiento de los documentos desde su creacin hasta su eligrilar,in
o menos larga, de criterios sobre los que debera apoyarse la valoracin. Por
razones de espacio, no cre- o transferencia al archivo histrico.
emos til establecer aqu la lista exhaustiva de todos estos criterios y nos contentaremos
con remitir a
los textos que los exponen de manera ms detallada. [vase couture et a]., lgggb, p.
la1-148)
El calendano y la rela de conservacin son resultantes de la valorar:ilr rle ios docLrmtn-
tos. Cuando valora, el archivero establece normas -las reglas de conservacin- qLle fe(1,ee rr uil
vehculo -el calendario de conservacin-.

m S. DI calendario de conservaein
El principal objetivo de esta tercera parte es presentar el calendario de conservacin como
el necesario y subsiguiente resultado prctico de los aspectos tericos de la valoracin.
Conside-
rando el apremio de tiempo y espacio, nos contentajemos con expone, a grandes rasgos, los prin-
cipales puntos que caracterzan la prctica Archistica en materia de ca.lendarios de conservacin.
Para ello, deflniremos los conceptos que abarcan los calendarios de conservacin, proporcionare-
mos algunas indicaciones bsicas en relacin con su elaboracin28 e intentaremos precisar
el lu-
gar que ocupa esta herramienta en las polticas nacionales de archivos.
3,1. Defincn ile eoncepto
Ciertamente hay varias maneras de deflnir el calendario de conservacin y las reglas que
lo constituyen. Sin embargo se produce un consenso en torno a los elementos comunes que
per-
miten caracterizar la herramienta y situarla meJor en la prctica de la ArchMstica contempor-
nea, As, nuestra propuesta tiene en cunta las numerosas definiciones existentes,
consideradas
representativas del estado de las prcticas en este campo.
3.1.1, El calendano de conseruacin
Anotemos que existen herramientas, comparables al calendario de consenacurir y a las it,-
glas que lo componen, bajo otros nombres. Sin entrar a matizar demasiado, cligarnos que el rrru
dro de geston o cuadro de erpurgo qLre propone la Archirristica francesa (Direction rles Archives tlt
France, 1993) y Ia de otros paises responde a la misma definicin y persigue los msmos obietir,os
que el calendario de conservacin. Sin embargo cuando se habla de lista o de crmilro cle elimirr-
bles se reflere a algo diferente al calendario. Se limita a identiicar los documentos que pued.-n eii
minarse sin, por tanto, dirigir el camino desde su creacin hasta su eliminacin o tr:rnserepcia iii
archivo histrico.
3,2, h elaboracn del cclendsrio de conmrssin
De entrada, y para respetar el proceso que los ANC (lgg1) describen al hablar de ir "dt:
arriba hacia abajo", establezcamos claramente que la elaboracin del calendario de conse-rvacir:
debe realizarse, necesariamente, en dos grandes etapas que son la macrovaloracin y la microrra
loracin tal como se ha dicho anteriormente, Se entiende por macrovaloracin esta primera ase du-
rante la cual el archivero se preoorpa, sobre todo, de ias razones por las que el clocumento enste, de
los cometidos y funciones del creador, de establecer prioridades entre las unidades administrativas
a estudiar. (Cook, i992, p. 47) Esencialmente, como afirmaba el archivero alemn Wilhelm-Sante
en 1958: "[The archist] must always begin by analyzing the function of the indiduai agencies j
{...
and only thereafter car the records produced by these agencies be appraised". (Boonrs, 1gg7. p, gz)

EI calendario de conservaein es un instrumento de gestin Es lo que en Quebec se denomina onhsrs de necestdadea que es una premisa inevitable para ia
-tota.lmente integrado en el pro,
ceso administravo en el sentldo de que forma parte de las operaciones de gestin elaboracin del calendario de conservacin. En cuanto a la niicrovaloracin, es esa segunda lse que
del organismo con-
cernidc'que agrupa las reglas de conservacin de que se dota una institucin para racionalizar
la
conervacin de sus fondos. Permite difundir las reglas de conservacin,
aplicarlas, hacerlas apro-
bar y asegurar el control, seguimiento, mantenimiento y actualizacin. En suma, 2sLa definicin del trmino normar
en Archi\,rstica es comparable a Ia que se tla en otros campos. La norma es ,{...1
el calendario es el
un sistema que permite comprender lo relativo a medidas de cantidad, pesos, extensin, valor o calidad. normas
vehculo que recoge y difunde las reslas de conservacin. llas
existen ...1 para establecer un umbral de rendimiento o de produccin, o para designar un modo uniforme rle ejecrr
tar una tarca, o por ambos motivos a la vez, (COUTURE (drr.), 1992, 39).
30Uno de los prlncipales
28 objevos del anlisis de necesidades esjustanlente, desarollar un conocimiesto en proir-rrr
Para ms detalles sobre elaboracin de calendarios de conservacin, el
lector se remitir a COUTURE et al., lgggb: didad del organismo productor del fondo antes de iniciar cualquier inteivencrn. Para saber ms sobi.t el
I 18-129. rle
anlisis
necesidades, vase el capitulo de Florence Ars en la obra: C0UTURE et al.. 1999b: 3i,68.

36 TABULA, Nmero 6, 2001

L
 CAROT COUTURi
se sita en un nivel operativo y que se dirige ajuzgar el valor primario y secundario que presen-
tan los documentos de archivo estableciendo las reglas de conservacin que se recogern en el ca-
lendario de conservacin.
La elaboracin del calendario de consewacin necesita tomar en consideracin los cuatro
elementos mayores que son: el equilibrio entre valorar para conservar y valorar para eliminar, las
unidades de trabajo sobre las que apoyar la intervencin, los tipos de soporte a valorar y el perso-
nal a consultar.
3.2.1. Por un equLibrio entre Dalorar para conseruar o para eliminar
Se han citado anteriormente los dos exlremos del momiento pendular, al hablar de la im-
portancia que han dado los archiveros alemanes a la conservacin y los archiveros ingleses a la eli-
minacin. Se ha hablado tambin, en teo, de que primar a ultranza una u otra tendencia no lle-
va ms que a planteamientos archivsticos sino contradictoros al menos muy diferentes. En la prc-
tica, el archivero ve un desgarro entre la eliminacin y la conservacin. La experiencia demuestra
que no es cuestin de conservarlo todo pero tampoco de eliminarlo. Su cometido en esta materia es
tender hacia el mejor equilibrio, dependiendo de la institucin afectada, y de tener siempre presen-
te el precepto que propone Booms (1987): tener un mximo de informacin en un minimo de docu-
mentos. Para ello, el archivero va a tener que ocupa-rse tanto de la valoracin de documentos de las
unidades ms susceptibles de producir archivos definitivos, respondiendo a necesidades patrimo-
niales, como de aquellos cuyas unidades producen informaciones homogneas y masivas y que, con
frecuencia, pueden eliminarse rpidamente. Ante esta dilicil eleccin, el archivero debe apoyarse ne-
cesariamente en el anlisis de necesidades. Los datos que proporciona son esenciales no para ele-
gir entre vajorff para eliminar o valorar para conservar -no es esta la cuestin- sino para saber cual
de los dos aspectos ser ms dificil de defender ante la institucin para la que trabaja, la conser-
vacin o la eliminacin, sabiendo que tiene que poner los dos sobre la mesa.
3.2.2.I,as unidades de trabajo
El archivero debe tener presente, as mismo, las unidades a Ias que va a aplicar su tra-
bajo. En la etapa de macrovaloracin parece lgico que la unidad de trabajo ms apropiada para
con0cer aI creador de los documentos, y a quien debe afectar esta valoracin, sea la unidad admi-
nistrativa. e trata de la entidad que, en el plano estructural, se beneflcia de una autonomia de
funcionamiento que le permite tomar decisiones relativas a las actividades que le son propias. Por
eJemplo, para un gobierno, las unidades de trabajo sobre las que debe basarse la macrovaloracin
son los ministerios y los organismos. De hecho, en macrovaloracin, la unidad de trabajo tiene la
prenogativa de situarse al mismo nivel que el fondo y poda respetar, en consecuencia, los mismos
criterios de existencia. En la etapa de microva.loracin, la experiencia revela que la unidad de tra-
bajo ideal para establecer reglas de conservacin es el tipo de documento, que se define como con-
junto de documentos o de expedientes de la misma naturaleza, por ejemplo; un acta, un regla-
mento, un plano arquitectnico son pos de documentos mientras que el expediente acadmico,
L
LAtUNCIONVALORALIONENLAARCHIVISTICACONIIN4PORA\'tA trNASl\ER(,lAtNTRF\rARl{s()\5ittIR,\( ]r)\[]
el expediente laboral, el expediente de cliente son tipos de expedientes:jr,Las reglas de lotsen,ir
cin sern precisamente las que rijan la conservacin rie estas unidades.
3.2.3. Los soportes
En cuanto a los soportes a valorar, es necesano insistir en la obligacin que tiene el archi
vero, cuando elabora el calendario de conservacin, de intercsarse por todos los tior:umenios urdt
pendientemente del soporte en que se encuenfen. En esie punto. el archirrero debe riesanollar ti;r
planteamiento holstico y realizar la valoracin a el papel {tertos" mapas, planos etc.}, p0 slrpur.sto.
pero tambin a los dems sopoftes con los que se trabaja habitualmente. Pr:ede dar,qe la lrrcun.s
tancia de fotograias, registros sonoros, peliculas y soportes informticos32. No podemos entrar cir
los detalles que conlleva [a valoracin de todos estos tipos de soportes, Basta llamar ia atent'iir
del lector sobre las particularidades que presentan, por ejemplo, las caractersiicas fisicas de es
tos soportes para comprender las impiicaciones que van a tener sobre la rraloracirr. Anoiemos que
adems, el archivero debe asegurarse de consuliar, o mejor de asociarse. con los especialistas afer.
tados para valorad3. Dejemos claro que, aun para diversos soportes. tanto los pncpios bsiccr.
de la valoracin como los mtodos de trabajo continan siendo los mismos, aunque diieran ias
consideraciones materiales ligadas a las particularidades que presentan.
3.2.4. El personcll
Por ltimo, no hay que olvidarse de las personas con las que hay que trabajar. A serne
jarua de Terry Eastwood [1992, p. 77-78), varios autores lo han expresado con claridad, el archi- '
vero n0 es el nico implicado en la valoracin de los fondos de una institucin, Cuando elabora el
calendario de conservacin y las reglas que lo integran, el archi'zero interpreta un papel rle inicia
dor, de animador y de clave. Va a abanderar la cuestin de la valoracin en su institucin: va a
animar las discusiones en torno a establecer las reglas de conservacin y la bsqueda de solucio
nes a esta problemtica. Cierto que es l quien debe alimentar, con sus trabajos. toda la preprr-
cin de la valoracin dado que, con frecuencia, tiene una mejor rrisin de conjunto de las activi,
dades del creador de los documentos, sus funciones. cometidos y documentos a estudiar. Pero l
3rSobre tipologia de documentos de archivo, se impone
una consulta a l obra sguiente; GAGNoN,ARGUIN (19981.
32
Sobre valoracin de documentos eiectrnicos, se consultarn especificamente los siguientes titulos; Conferencia de
rectores y directores de las universidades de Qubec {CREPUo) I994, CHABIN 1999, CMBIN 2000 y DHERENT 2002
Adems, es esencial seguil de cerca los tfabjos dscritos los proyectos INTERpares I y 2 (http:u1]m. Iuterpres.orgl.
Por ltimo, gracias a un proyecto de invesgacin que durar 3 os (2002'2005) y que ha sido subvencionado por r)
Consejo de Investigacin en Ciencias Humanas de Canad, Louise Ganon-Arguin y Carol Couture provectan rerlrr
nr el concepto de documento en el entorno electrnico. Los resultados de esta investjgacin permitirn. por una Dar
te, acot& mejor la realidad de los documentos electrnicos y por otra, mejorar su rraloracin.
33Sobrevaloractndesoportesespecficos,seconsultaranlossiguientestrabajoscitadosenlabibliograa:i.irn.
genes en movimiento (KULA. 1983), 2. soportes inormticos (NAUGLER, 1984) y 3. las fotograr'ias (LEI.(\', 1985:
CIIARBONNEAU y ROBERT. 2001: 47-62 el99-1221 y 4. los registios sonoros (IIARRISON y SCHUURSI,1A. l9B7).
 CAROL COUTI]Rt
rA ruNCtoN vLoRACtN EN tA ARCHtvisiiCA
cONl tI,1ilRNtA trNA 5lNtRC A L\TRE VRl\ ( ( )lr\it)t k( t1 r:il \

s0l0 n0 podajuzgar adecuadamente el valor de los fondos.

Debe trabajar necesariamente en es- otro estudio que dirigimos entre lggl y lgg4 sobre principios
trecha colaboracin con las dems personas que se distribuyen v lnciones archir,,istic,s, e-lianli*a
en usuarios con flnes administra- mos el papel de los estudios MMP como elementos
tivos y usuarios con fines patrimoniales, En lo referente al valor primario, reveladores del desanollo de ia disciplina,{r
es relativamente fcil chistica' (Couture y Laleunesse, 1994) El anlisis que hemos
identiflcar a este personal-usuario. Para el valor pnmario administrativo hecho de los estud,s itAMp re'e
se recurre generalmente la que el tema de la valoracin y el expurgo se abord
al creador del documento; para el valor primario legal, a un asesorjurdico; en g estudios MMp (couture v l,ajeunesse
y para el valor finan- 1994' p' l9) y que estos estudios son los ms difundidos,v
ciero a un especialista en el campo financiero-auditor interno o k-rs ms usados por la.s instit,cronrs
externo. En lo que concierne al va- nacionales de archivos, las asociaciones profesionales y
lor secundario y en el plano patrimonial institucional, se trabaja con el las instituciones donde se ensena jkftri
historiador de la institu- stica (couture y Lajeunesse, rg94, p 400) En eilo vemos
cin, si lo hay, y para el valor patrimonial social con uno o varios representantes otra prueba de ra inrporran.la que rr
de los usuanos, ste la valoracin y, por consguiente, el calendano de conservacin
en las politir.as de gesfion rir
cuando el archivero elabora el calendario de conservacin, trabaja en un equipo archivos.
-que a
menudo tiene que formar y animar- con muchos otros especialistas.
La sinergia asi esanollada En todos los tiempos se ha reconocido al archrvero su
es esencial para la seriedad, la pertinencia y la eficacia del calendario misin de conseryar ei material dei
de conservacin. El archi- que es responsable Por ello se ha limitado, durante
mucho tiempo, a asegurar la rusioclia cle los
vero, por su parte, debe asumir su papel de lder, abanderar el tema de la valoracin
para que se documentos de archivo sin ms. Aplicaba lo que Angelika
Menne-Haritz (rgg2, p 7) [anra rin:r ..Ar,
reconozca su prioridad, documentarla e inducir a la institucin a tomar
las decisiones claras que chistica prctica". Los archvos se perciban, entonces, como
se imponen en esta materia. conjuntos de documentos qrre per
mitan apoyar reclamaciones y derechos a sus propietarios.
Los docunentos que se eonseflrabaii
no lo eran sino para responder a la funcin de prueba legal,
Las decisiones relativas a ia consi,r-
S"e_rlfi importanca del calendarto de consen acin en lcs vacin o eliminacin de documentos no estaban
inspiradas en principios n en metorlos tr pracri,
poltca. nacion&les ile gestn de archuos cas derivadas de la Archistica. El archivero se preocupaba,
esencialmente, cie la conservacion pa
siva y material. La acepcin dada al trmino conseruacanera
Entre Ig88 y lg9l, hemos dirigido una encuesta sobre el grado de aplcacn mucho ms restnngida que ahora
de las leyes En definitiva la sociedad esperaba del archivero que
fuese un guardin, ,n .o^r.ro,Jrr. roi.i1, r*
de archivos en 26 pases y I I entidades territoriales representando a los cinco continentes3a. El gistraba adems, y con frecuencia, la redaccin
cuestionario que hemos utilizado contena 19 preguntas principales y gl de su titulo profesional.
secundarias. Entre es-
tas, la sexta pregunta decia as; "ldentiflque el o los factores que determinan Por consiguiente, despus de cruzar un flnar cler
)0X y unos comienzos del sigro ,x,x en clut
la transferencia de
fondos definitivos, por pae de las administraciones de origen, a los los archivos se convirtieron en objeto al servicio de
la investiacin histrica, y la Archivistica en
archivos pblicos". Uno de los
factores identiflcados en el punto 6.4 deca as: 'aplicacin de cuadros una ciencia auxiliar de la Historia, se exige algo ms
de expurgo (listas de elimi- de ella en la actualidad. La sociedarl espera
nables o calendarios de conservacin)". (couture y Lajeunesse, lg9I, p. de la fuchMstica que se imprique en el curso ascendente
3gs) A pesar de la impre_ del cicro tal de ros documentos y que
cisin de la pregunta y la confusin terminolgica propia del momento d un significado mucho ms amplio al trmino
-el cuestionario se conci- conseruacin para que integre la valoracir. como
bi en 198& la tasa de respuesta es cuando menos reveladora se ha visto a lo largo de esta exposicin el archivero
de una penetracin impoante de debe ser el artifice, en el marco de los traba
estas herramientas que son los calendarios de conservacin y los
cuadros de expurgo,
jos que desarrolla para elaborar los calendarios
En efecto, de conservacin. Aspecto esencial de u,a consei
de los 26 pases yiI entidades territoriales que participaron en la encuesta, lg pases vacin consciente' razonada, planificada y organada
{l3ok) y g de los archivos, la valoracin y los calenda-
entidades territoriales (8170) han respondido que las transferencias rios de conservacin resultntes se han convertido
a los archivos histricos se ha- en una especiicidad distintiva de la disciplina
cian en virtud de un calendario de conservacin o de una herramienta Archistica y engl0ban decisiones irreversibles que son
equivalente. (Couture y La- indispensables para el buen unciona-
jeunesse, 1991' p. 320) Esto nos ha llevado a a-firmar, como miento de la sociedad y la sana gestin de su patrmonio
conclusin del informe de investiga- colectivo.
cin, que el calendario de conservacin se ha convertido en una prctica
cada vez ms extendida
y que era uno de los elementos caractersticos de la Archistica
jeunesse, 1991, p.381)
contempornea. (Couture y k- Carol couture' Profesor titular y director de la Escuela
de Biblioteconoma y Documentacin de
la Universidad de Montreal, Canad.
Otra senal de la importancia relativa que ocupa el calendario de conservacin
en las poli- Traductyjio del francs por Victoria Sanchez
cas de gestin de archivos es el lugar reservado a este tema Martn.
en los estudios MMp. Efectivamente, en

ha dado lugar a un informe y un libro, ambos citados en la bibtiograia. (CoLTIURE

ll^1t3tu:^.:Igq9n y IJEU,
NESSE, 1991; COUTUREy LA.IEUNESSE. 1992).

40 TABULA, Nmero 6. 2001

IABUIA, Nmer 6 l(t{)l

L
 Richard J. Cox

LAVALORACIC&/ C,E4 {/Ei ff#

DE MEMOR,IA

ffi l" Xmtrmdu*e6m

os archiveros han estado debatiendo el concepto de valoracin durante mucho iiernpo" pero
T'
suelen hacerlo dentro de un sistema cerrado, cu)ros limites enen marcados por la popia dis-
I
*Jciplma (normalmente sus conclusiones se exponen en revistas y congresos, mbitos esios pro-
pios de quienes trabajan en lafuchMstica). No hay duda de que, como refleja la bibliosrafia sobre
el tema, la valoracin de archivos es un campo cada vez ms complejo e importalte; sin etlbargo.
cab preguntarse sobre las consecuencias prcticas de toda esta profunda reflexin profesional.

Mientras los archiveros debaten Ia naturaleza de los dilerentes mtodos para abordar la
valoracin de archivos, mientras reflexionan sobre lo que de verdad signiflca el trabalo de Ios ar
chiveros y sobre lo que la ArchMstica representa, el mundo est cambiando. Muchos historiarlo-
res (al igual que otros investigadores) han adoptado mtodos y puntos de partida no,.,edosos. y al
gfrnos incluso han empezado a preguntase sobre el sentido y la naturaleza de Ios doc,-rmentos ai:-
chisticos. Sin embargo, por lo general, alchiveros e historiadores no han trabajaclo.junios. pro.
bablemente porque la comunidad archistica ha estado ms preocupada por delinii su popla
identidad, conocimientos y experiencia. Cuando un gmpo da mportarcia a sus necesiclades par-
ticulares y a su lugar en el mundo suele volverse miope, y aunque n0 me atrevera a rlescnbir estr
grupo de este modo tan general lYa que consolidarse como profesionales tambi1 rs cmcial
.oar;r

L
 RICHARD I, COX
cumplir sus responsabilidades), s que creo que los archiveros deben ampliar sus conocimientos y
llegu a abarcar un mbito ms interdisciplinario, para poder as mejorar sus reflexiones sobre la
valoracin, Dada la importancia de los documentos para la sociedad
y las diversas unciones de
los archivos, culturales y de servicio a la comunidad, cualquier perspectiva ms limitada es peli-
grosa, sobre todo en lo que se refiere a la funcin de valoracin. Los archiveros que abordan la va-
loracin como una funcin para documentar algo, por ejemplo, a menudo ignoran o pasan por alto
el hecho de que los documentos pueden ser tan slo un aspecto de la documentacin (otros son
por ejemplo, el paisaje, las tumbas y los epitafios, la arquitectura, los topnimos, las peliculas y la
televisin... la lista poda continuar casi indefinidamente).
Archiveros etistoriadores han aprendido a virjuntos y separados, trabajando conjunta-
mente cuando lo han necesitado. Sin embargo, hay un hecho que ha afectado a esta histrica, y a
veces problemtica relacin: Ia memoria colectiva se ha convertido en una nueva disciplina acad-
mica pero tambin en una nueva y poderosa fuerza social. Patrick Hutton sostiene que la memoria
es el mayor desafio historiogrflco de los ltimos veinte os, a.l intentar los historiadores la natura-
leza de "la relacin entre memoria e historia", en aspectos tales como la identidad nacional y el sig-
niflcado de las atrocidades cometidas en la Segunda Guerra Mundial, Hutton considera que "la his-
toria, entendida como el ae de la memoria, ser recordada como la caractestica historiograflca ms
importante de nuestros tiempos" (Hutton 2000, 545). Eric Foner es ms preciso cuando afirma que
"pra sorpresa de los propios historiadores, a finales del siglo
lX y principios del )00, la historia pa-
reci incorporarse con ms fuerza que nunca a la conciencia pblica y privada de los americanos"
(Forner 2002). La memoria colectiva es, sin duda, un elemento que se debe tener muy en cuenta: as,
David W.Blight, l mismo historiador, entiende que los historiadores deben ser humildes ante el p0-
der de la memoria colectiva. "La historia es compartida y laica a la vez, la memoria, en cambio, sue-
le interpretarse como un conjunto sagpado de srgnificados que constituyen la herencia o identldad de
una comunidad. Por lo general, la memoria se posee y la historia se interpreta. La memoria pasa de
generacin en generacin; la historia se revisa. La memoria se relaciona con objetos, sitios y monu-
mentos; la histora intenta entender contextos en toda su compleiidad. La histoa reafirma la auto-
ridad de lo acadmico y lo cannico; la memoria trae consigo la autoridad, a menudo ms inmedia-
ta, de la pertenencia a una comunidad", Blighi considera, adems, que la memoria colectiva es un
proces0 complejo: "Tanto la historia como la memoa enen que ver con las historias que c6ntamos,
peo esas historias traen consigo un rico caudal de conocimiento procedente de las calles, de nues-
iras aulas, de nuestras elecciones, y el proceso mediante el cual cierlos libros llegan a ser los ms
vendidos"(Bligltt 2002). Debeamos apuntar que los documentos de los archivos se hal mantenido
sanos y salvos, lejos de las calles, si exceptuamos el trabajo de algunos archiveros que han docu-
mentado dichas corrientes 0 han intentado convencer a ios que ven como usuarios potencia.les de los
archivos de que hay muchas historias que residen dentro de los mismos.
Los estudios sobre la memona colectiva empiezan ora a reconocer la importancia de los
archivos como nexo entre algunos elementos de la memoria colectiva y la sociai, esta ltima mu-
cho ms amplia; en cambio, la importancia de los archivos como vehiculo para dicha memgria c0-
lecva es algo evidente. Ms o menos hace una dcada, rese un par de libros importantes sobre
TRt t \ih^.^ ]^nr
LA VALOR(' ON ( OMO L]N A( T() DI \1ti( )RIA
la memoria colectiva mericana. Ambos lamentaban el escaso contcto que tenan con il'r:itivos i,
sociedades histcas, alabando la importancia de los contextos que proporcionaban para la conr.
prensin de los archivos (Cox 1993, I22-135). Sin embargo. hay cada vez ms estudios donrie k;s
archivos parecen desempear un papel mucho ms importante, a pesar de que monumentos, lu-
gares histricos, conmemoraciones, festivales. turismo y otros aspectos sociales similares arln
atraen ms atencin que los archivos y su proceso de formacin, los cuales captan la irtenriit
principal cuando van asociados a uno de esos otros loci ms tpicos de la memona dei priblit:0. Asi
se demuestra en los archivos que recogen el Memorial de ia guerra australiana eir Canberra, tras
su creacin para conmemorar el fin de la Primera Girerra Mundial (Thomsom 1994). ;sin crnbar{0.
se nota que Ios estudios sobre la memoria colectiva se amplian cada vez ms para iie{ar a abar
car e incorporr el concepto de archivo. En uno de los proyectos ms ambciosos pala enlt:nrlei
cmo se relaciona el americano medio con el pasado, y sin olvidar la iclea de qur este rs lin !r(ri:
al que no le interesa la historia, Rosenzr,veig y Thelen han encontrado personas colaborando tle ma.
nera voluntaria en archivos. creando archivos de imgenes, preocupndose por sus dotumcnios
familiares, usando los archivos y los depstos de ias sociedades histricas para nvestiqaciones
tanto genealgics como de historia local y realizando toda una serie de actividades que les prr-
mitensabercmofuncionanlosarchivos[RosenzweigyThelen 1998).Aunqueaveceslosarchr.
vos tienen ms atribuciones de las que los archiveros les han dado tradicionalmente en aigLinos
estudios de memoria fRichards 1993), parece que actualmente s hay un inters por invesiigar 11
lugar que ocupan los archivos en la sociedad modern. Si los archiveros se hacen eco de ers'ras in
vestigaciones, se beneficiarn en su trabajo y descubrirn nuevas saiidas que podran iniluir r:n
otras disciplinas y enriquecer asi el debate sobre archivos y docunrentos.l
Sin embargo, en mi opinin, los archiveros deben reconsiderar las implicacones de la rite
moria colectiva en la funcin de la valoracin de archivos, que lleva a la formacin de archivos ,r a
su utilidad para la sociedad. La memoria colectiva nos proporciona un contexto diferente para en
tender la naturaleza de los archivos. Por ejemplo, podemos considerar todos esos clepsitos de ar
chivos como lugares para la memoria colectiva, en Ios cuales la propia existencia de la acumula,
cin de documentos es un smbolo de la existencia de un sentido colectivo del pasario. Los estilos
arquitectnicos de los ediflcios que albergan archivos, Ia presencia de profesionales conociclos
como archiveros, la enstencia de indiduos yendo y viniendo para usar los documentos y los do
cumentos en si mismos, contribuyen a que tanto archirros c0m0 archi\reros desempenen ,,lna filil
cin de memoria colectiva. No obstante, si estudiamos en profundidad el significado de mcntoria
colectirra, veremos que tambin sugiere una forma diferente de percibir la funcin archivstica ms
I CF, BROTHMAN 200i. 48-80.
L perspectiva es sin embargo muy diferente a la mia. al menos rn lo qqe estoy in-
tentndo tratr aqu, Brothmn hace hincapi en los estudios sobre la mcmoria colectiva y sus consecllcn( la: Drl,r
los archivos como reconocer que "ios documentos son tanto artefactos co{nitivos como artelctos evidentes"
{pg. 7g)
mientras que yo hago hincapi en que la nocin de memoria colectiva yist tal y como ia sociedad recuerila. dcsafia
Ias suposiciones sobre Ia valoracin y el papel que esta crrmple en la soceclarl. Lrts arqumenlo rle Brothman son i11r,
resantes, y su peticin de unos estudios sobre la memoria por partc de krs archjveros. nere{,en lencrse elr criurlil
pero se trta simplemente de un punto de vista diferente al que estov tratando aqu.
 i]wWwil*"

RI(,HARD I, COX
IAVAIOR( t)" ( or\1( )L,rN.{( TO l)t i\.1f \1( )Rl,\

importante, que es la identificacin de los documentos que deberan

entrar en los archivos o ser
designados como archivos de valor. Los archiveros han debatido la
teoria y metodologa de Ia va-
loracin, valores y criterios archivsticos, y si esta funcin es
ms arte que ciencia; sin embarg,,
es posible que la memoria colectiva haya aparecido para hacer que
todo esto casi carezca de sen-
tido (ai menos' eso es lo que parece a n0 ser que nosotros deliberada y
decididamente nos enfren-
temos a los desafios planteados por lo que representa la memoa
colectiva). fuede que escudrinar
qu entra en los archivos y cmo lo hace est fuera de lugar, dado que
los archivos son un sim-
blico alto en el camino hacia una memoria colectiva.
que sOn c0m0 "un rastr0, c0m0 un mercadilio" (Mansfield 1993,
l2) donde, como en los ilesvanlr
se acaba encontrando todo tipo de material interesante y oriEinal.
Suspendida so'ore arrlurs. y r.ir
nectndolos, est la esencia de lo que ahora consicleramos que es la menioria
Ili era, l.
c6ierii\ra,
mero de voluntariosy alicionados que se esluerzan por crear v reinsar archivos es un clarrr trslr
monio de que stos no son exclusivos de una proesin o rle una elitr. sino que riesenrpenirn
16ir
funcin ms relevante dentro de la sociedad. Pensar sobre la mernoria
colectiva v su relalin corr
los archivos nos ayuda a reconsiderar cul es la misil cle los archivos tr, los archilt.i-os.

La memoria colectiva sugiere que entre lo que entre en los archivos y

sea pgr la ruta que
fuere, es importante para el sentido colectivo del pasado de la sociedad.
Por eso los archivos son
testimonio de la prdida, imaginaria o real, de la memoria de la sociedad.
El historiador irlands
Ian McBride, partiendo del trabajo de su colega francs piere Nora, aflrma que ,,el
constante em_
paquetamiento de la Historia sinre de ndice para nuestra prdida
de memoria. As, Ia proliferacin
de archivos' el culto a lo heredado. la popularidad de las investigaciones genealgicas
y la obse-
sin con los aniversarios son formas de compensar la prdida de una
relacin orgnica con el pa-
sado" (Mcbridge 200i, 1 1). En este sentido, la memoria colectiva no slo
afecta a la naturaleza y
a la utilidad de los depsitos de archivos sino que se convierte en una
caractestica social y aca-
dmica que debera intentar entender o escudrinar archivos, su creacin,
transformacin y usos.
si estudiamos los ogenes de los archivos, institucionales y personales, pblicos y privados,
nos
daremos cuenta de que en muchos csos surgieron para aportar cohesin
social, realzar la iden-
tidad, evitar el olvido, influr en la interpretacin hstrica y otras razones simlares.
La creacin
de los primeros archivos estatales de Estados Unidos, como parte del
esfuerzo de la antigua con-
federacin por er.itar que la generacin de la "causa perdida" cayera en
el olvido, y el papel de los
archivos tuvo tanto que ver con la mitologia como con conservar pruebas por
otros motivos.
Tomar en consideracin la memorla colectiva tambin aleja a los archiveros
de un ejercicio
acadmico que parece haber caracterizado la mayoa de los debates
sobre valoracin archMstica
dentro de la profesin. Alexander Slle escribi recientemente que "si los depafiamentos
de huma-
nldades de nuestras universidades [en Estados Unidos] funcionan a modo
de memoria histrica co-
lectiva, seria dificil no concluir que estamos utilizando pocos de nuestros
recursos en esa parte de
la vida" [Stile 2002, 336). Sin embargo, la memoria colectiva no est restringida
al mundo acad-
mico, sino que se mueve en direccin contraria, en tanto el pblico
en general se muestra intere-
sado por su historia de muchas formas poco ortodoxas y, en ocasiones,
bastante grotescas. A los
historiadores y otros profesionales les atrae la disparidad entre el
conocimiento
del f,asado y la fas-
cinacin e incluso obsesin que el gran pblico muestra por l: se
intenta analizar la memoria co-
lectiva como una mnera de entender la propia da. Podemos considerar
los archivos como rele-
xiones sistemticas de un individuo, una organizacin, un gobierno
o una socedad o bien podemos
considerarlos como algo catico. El historiador haitiano Michel Rolph
Troullot ha escrito sobre los
"silencios'del conocimiento histrico de la sociedad,
dando a entender que es se el resultado del
poder y que es algo que se remonta hasta la creacin de
documentos y el establecimiento y desa-
rrollo de los archivos (Troillot 1995). La opinin ms generalzada sobre
los archivos y la Historia es
M *. ;@rx es &e smsxm&rfle emee&wm?
En primer lugar,es preciso deinir qu entendemos por rnemoria colectiva A pesar rle qirc
se cuestiona el rigor metodolgico de los estudios sobre la memoria2. existen h:rstantes
t,sirrrliiis
convincentes para plantear una deinicin de trabajo. tsarbie Zelizer. autora
dc rios iibros sobrt
memoria colectiva, la describe basndose en las or:ho caractenslicas ms inryortantes
que e,
cuentra recogidas en la ltima bibliogralia sobre memoria colectiva. En trnrinr;s
o,enerales. Z,:li
zer argumenta que "la memona colectiva induce a una proundizacin de la
conr:ient,ia hisloricli
que acaba encasillada entre las huellas oflciales clel pasado en nosotros
V mjsnros eir ei presrntt, .
Las caractersticas ms relevantes comienzan con la sensacin cle que
la niemofia r.olectir,,r esla
"en proceso", en "constante expansin, cantbio y
transormacin . La rricnioria colcctty2 sj iajn
bin "impredecible", en el sentido de que 'los recuerilos pru^cr1 cuando nrenos
se espei;r". Asi
mismo, "ha tenido poco que vercon el paso del tiempo cu la lornra esperada",
con trlrsLrrrrracio-
nes que tienen lugar fuera de un sentido lgir:o clel tiempo. La nrentoria colecl.iva
sr rjefilr,tn 1.
lacin con "el espacio", con asociaciones a "monumentos, accidentes, incluso
iextos clue nlantir,
nen una relacin con el espacio". La memoria colectiva tambicn es parcal:" est
brntaclir pgr 't,c
cuerdos {que] suelen engarzarse como un mosaico'. en trozos y fragment3s.
La memoria coleciiya
es "utilizable" y "evaluada por la forma en la que nos ayuda a estabiecer
relaciones. en el tiernp6
y en el espacio, con nosotros mismos y con los tlems". De la misma
manera, es '.particular \r Lrni
versal", lo que signiflca que "ei mismo recuerdo puede actuar como una
represen{acicin cgnr-.retir
del pasado para cierlos grupos, mientras asume una importancia universal para oiros'. Final
mente, la memoila colectiva tiene "textura", es decir. que "se.maniliesta en formas
culturales rije
rentes" como "objetos", "relatos" e "incluso los hbitos en t0rn0 a los
cuales estmcturamris nue,q
tra da cotidiana" (Zelizer 1995, 214-239). En estas cirractersticas, donde
mejor se manfiesla la
memoria colectirra, especialmente al contrastarla con las opiniorres de aigunos
archiyeros sobrt, h
valoracin, Io que es una funcin grandiosa: una vez que los documentos
estn en los archjvos. 6e,
ben seguir i, tanto si se utilizan como si no. Se trata de una idea que no reside
en los lmiics c.lt
la memoria colectiva (y puede no tener mucho senticlo desde rrn pLrnto rie
rrista
ariministratirr)
' CoNFIN0 1997. I386-1403. vase tambin: KANSTUINIIR 2oo2 )7g.tg.i ot.tuK
r' v R0tsJIM t99rJ, 105 110

t
 RICHARD I COX
La obra del historiador John Lukacs ofrece, en cambio, una nterpretacin ms til y cer-
cana de la memoria colectiva. Lukacs analiza acertadamente la relacin entre la Historia y la me-
moria colectiva cuando escribe que "existe el pasado, el pasado recordado y el pasado archivado,
El pasado es muy amplio y se agranda a cada momento: no sabemos y no podemos saber todo so-
bre 1. su legado son pruebas que a1'udan, pero tambin stas son proteicas y no pueden ser re-
cogidas y archivadas en su totalidad. Por eso, la Historia es ms que el pasado archivado; est for-
mada por lo archivado, Io archivable y el pasado recordado. El pasado que guardamos en nuestras
mentes es memona" (Lukacs 2002, 52).Estas reflexiones son tiles a la hora de analizar los pun-
tos fuertes y dbiles de los archivos, as como la funcin archistica de valoracin que necesaria-
mente debe comeruar junto al universo de la documentacin al completo. Lukacs se reflere ms
directamente al lugar de los documentos cuando apunta que "la Historia es, y siempre fue, algo
ms que el estudio de los documentos, y as el presente debe incluir necesariamente el reconoci-
miento de lo potencial, si la Historia es la memora de Ia humanidad {que lo es), enionces es algo
ms que el pasado documentado y debe tambin incluir algo del pasado recordado" (Lukacs 2002,
62), Es precisamente por esta relacin entre memoria y documentos por Io que gran parte de la in-
vestigacin histrica tendr lugar fuera de los archivos, y es por esta relacin por la que muchos
archiveros siguen sorprendindose al ver que sus esfuerzos por atraer a los historiadores a sus lu-
gares de investigacin hn fracasado. Estos historiadores estn fuera estudiando el paisaje, los
anuncios de las revistas, la MTV, las pelculas y a Madonna, todos ellos documentos legtimos.
El socilogo Barry Schwartz tambin proporciona una deflnicin til de memoria colecti-
va, Segn Schwartz "la memoria colectiva se refiere simultneamente a lo que est en las mentes
de los individuos y a las concepciones emergentes del pasado cristalizadas en estructuras simb-
licas'. La memoria colectiva abarca las memorias indiduates, pero tambin todo lo que se en-
cuentra en los museos, bibliotecas, archivos y otros depsitos. Adems, cree que "la memoria co-
lectiva se basa en dos fuentes de creencias sobre el pasado: la Historia y la conmemoracin. La
memorla colectiva es la representacin del pasado encarnado tanto en la evidencia histrica como
en el simbolismo conmemorativo". Entre otras cosas, la memoria colectiva "organiza y anima el
comportamiento, y estructura un marco dentro del cual los hombres locaiDan y encuentran me-
moria para la experiencia presente. La memoria colectiva afecta a Ia realidad social en tanto que
la refleja, la modela y la enmarca" (Schwartz 2000, 8-g y l8). Al incluir claramente los archivos
dentro del marco de la memoria colectiva, lo que se est sugiriendo es que habr ms estudios de
este tipo sobre ArchMstica. En mi opinin, los archiveros podan estar sorprendidos al ver cmo
consideran los legos la formacin de sus fondos. Los archiveros parecen haber desarrollado es-
cuelas de pensamiento (en el sentido positivo) y facciones (en el negativo) en lo que a sus opinio-
nes sobre la valoracin se reflere; pero podan ser quienes estudian la memoria colectiva los que
reordenaran estos grupos o los rechazaran a todos, para dar lugar as a sus propias genealo$as
intelectuales y actitudes respecto a si la valoracin ha funcionado o si merece ser considerada un
elemento legtimo de una disciplina real. Dado que normalmente valoramos los documentos para
ser usados fuera de nuestra disciplina, es importante saber cmo nos ven los dems en nuestro
contnuo compromiso con la sociedad.
IAVALORACION ({)MO UN ACTO DF l\4F[,14)R]A
ffi S" te fimnportmraefrm de Bm rmuemmrm mm mm ffimmmmffiff*frffi
Los archiveros han especulado y debatido mucho sobre los documentos: pero prubabl:
mente algunas de esas conclusiones son algo confusas para el pblico en general (si es que ha ilr
gado a plantearse estas cuestiones). Las pruebas, la informacin y el contenido suelen ser eie
mentos muy importantes del documento, pero desde luego la memoria tambin est muy relacio
nada con la produccin de documentos. Alexandra Johnson apunta que el "documento ms obje
tivo y ms rido evoca a menudo una historia bastante ms larga que lo que nan.a: memorias tir
guena, el Holocausto, culturas transplantadas", Esta profesora recuerda los millones cie personas
que escriben algn tipo de diario personal, y cree que un diano abre o recrea el "ai'chirro cle la ne
moria". A su modo de ver, "escribir desde los lugares ms recnditos de la menroria era la mane-
ra de empezar los diarios". Sugiere que "reconstruimos el mundo a partir de los diarios, translor
mndolo mediante la memoria y la imagnacin" Uohnson 200 I , I I , 65. 68 y I g4) . Aunque esio
parezc un proceso teraputico, y Johnson pretende que tan slo sea eso, sera un error descar,
tar tales ideas tan fcilmente. AJgunos documentos, incluso los que hacen eco de las actirnrlades
ms rutinarias, servirn ms tarde para sugerir recuerdos. ya sea de la creacin del docurnento rr
del proceso mismo de escritura. Obviamente, los diarios nacen para ser el tipo de mecanismo ric
memoria que describe Johnson, pero tambin las actas, Ia conespondencia y los recibos. tra pre-
gunt es cundo o si se necesitar volver a utilizar un determinado documento. Los archiveros y
los gestores de la documentacin de archivo quieren asegurarse de que se produzcan los docu-
mentos y de que se administren de tal manera que se puedan utilizar cuando se precisen para uila
gral variedad de usos legales, administrativos, fiscales y para la investisacin. La memoria colec
tiva tendr un impacto sobre el momento y la posibilidad de su posterior utilizacin, o inchrso su
ausencia (igual que los archivos que se han ido acumulando, utilizados o no, todaa puerlen cle-
sempenar una funcin en la manera de recordar de una sociedad).
Puede que la memona sea un tema de invesgacin relativamente nuevo, pero hay pme-
bas ms que suflcientes de que muchos acadmicos son conscientes de su importancia. especial
y uso de sus documentos. A principios de la Revolucin Amencana John
mente en la creacin
Adams explic en uno de sus escritos cmo compr "un infolio" para anotar los "grandes aconteci-
mientos" en los que estaba inmerso: Joseph Ellis nos recuerda cmo los lderes de la Revolucin no
slo se escriban entre ellos, sino tambin con vistas a la posieridad, por el modo en que sentul rr
cordados. Ellis descnbe a Adams cuando, jubilado, mira "hacia su interior", la "arquitectura cie sus
propios recuerdos, la interpretacin de una versin de Adams de la Historia Americana, un lugar
propio dentro del panten americano" (Ellis 2000, 3,18 y 23). Evidentemente, podriarnos traer a la
colacin ruchos ejemplos de otros autores cuyas relexiones sobre su propio pasado han daclo lu-
ar a la creacin de documentos que son tiles para la funcin de la memoria. El escritor lan Fra
zier revis los papeles de su familia buscando el sentido de Ia da de sus padres. "porque el hecho
de haberlos guardado implicaba que debi de haber una razn para hacerlo" (l'raizer lggs, 39).
Cuando Louise Steinman descubre las cartas que su diunto padre haba escrito cuando era solcia,
do en el Paciflco durante la Segunda Guera Mundial y qLle su madre habia archivatlo v numeraclo
 RIa.HARD l. COX LVALORA0()N ),,ii) |N A( tL) l)t \1t\1( )kt,l

cuidadosamente, emprende un \,,raje por los recuerdos que le permite conocer ms

a fondo a sus constituyen la memoria c0lectiva. Teniendo en cuenta este punto de vista
progenitores (Steinmar 20011. La escritora Mary Gordon inicia un recorrido pata descubrir mas qegeral. lpqrlri:;s
ms conciencia del desafio al que tendrn que enfreniarse tanto ios archivos
como los achlvl,ros cil r-ri
sobre su difunio padre que al final la lleva a los archivos. Ese vraje por los archivos desencadena
futuro Barbie zelizer,por ejemplo, cree que "la memoria colectirra es ms r.vir
y rectifica su memoria, y la obliga a reflexionar sobre el sgnificado de sta: 'Todos ir cambialte *ir.
nosotros, en los la Historia", es decir, que se trata de "una especie de Historia en
archivos, reconocemos la insuficiencia de la memoria. La falsedad del mito de la continuidad. Lo
monnrento que evoiucropa ui.rir l
velocidad y un ritmo disntos a los de la Historia tradicional". Zeiizer prosigue: "cst0
signrhra qur
que se pierde en el discurso. Nuestra propia incapacidad para vir con esgs huecos, en
ese espa- aunque tradicionaimente los estudiosos de la memoria suponian que
los recucrrios erar-r 1.iai,iri
cio blanco envolvente de la imaginacin y del amor" (Gordon 1996, 164).
cierto punto informes autniicos y dignos de credito sobre los arontecimientos
pasados, n1.\o[r]s
Al analizar la memoria colectiva y los documentos [documents] (y utilizo este trmino a n0 creemos que eso sea necesariamente as. Alejndonos de la mernoria
personal. la nrerno1a t.i,
propsito ya que es ms amplio que el concepto de documento administrativo lectiva nos ayuda a fabricar, reordenar u omitir detailes dei pasaclo tal y
[record]) se plante- conig ci.renr0s qr sr.ii r,-
an cuestiones interesantes sobre la flabilidad de muchas de las fuentes utilizadas o senaladas dieron. La fidelidad y autenticidad histricas se supeditan a otros aspectos,
cgm0 pgr eleuipl1 i1s
como prueba de un acontecimiento en particular y su interpretacin. La interpretacin que Jeremy que tienen que ver con la creacin de la identidad social, Ia autoridad.
la solidariciad la aliliar.i,rr
1,
Popkin hace de la utihzacin de las memorias del Holocausto suscita preguntas y posibilidades in- politica". Haciendo un juego interesante con el 1.ipo cle terminologia utilizada
poi- ios ;irriri.,,eiu:.
teresantes as como temas espinosos para el archivero. Mientras que estas memorias proporcig- Zelizer se pregunta ";qu ha demostrado ei estudio de la menroria colectiva
sobre 13 i.apalidad rir
nan testimonios de primera mano de Ios testlgos. pueden ser poco fiables (por posibles fallos de sta para ayudar a rastrear en el pasado?". Zelizer afirma que la respuesta
iiul no es ei;icleriie. i--i
memoria) y propensos a Ia invencin, como ocurri a mediados de los anos noventa cuando Bru- estudo de la memoria colectiva est todaa a la espera de pasar al pnmer plano
clei pensenlielu
no Grosjean public bajo el seudnimo de Binjamin Mlkomirski sus experiencias en los campos acadmico" (klizer lggS' 217-218). Los estudiosos de la memoria y los esiuclioscrs
en genrral ssii
de concentracin de los Nazis. La irona, aqui, segn popkin, es que algunos creen que si esta.me- bastante escpticos a la hora de examinar los documentos. Jacques Le Goff, por
ejenrpl., .istqrir.r
moria" transmite con xito el horror de la experiencia del Holocausto, puede ser'autntica" inclu- que "el documento no es un material objetivo, inocente puro,
v sino que expresa el podo rirrr eiri-
so si los detalles a los que se reflere no le sucedieron a su autor sino a otras vctimas. El hecho ce la sociedad del pasado sobre la memoria y sobre el lturo: es
de el documelto lo clue perniairet,r.'
que los autnticos ninos supervirrientes del Holocausto aceptaran a Mlkomirski como (l,e Goff 1992) Por supuesto, Ios estudiosos
su portavoz de la memoria colectiva defienclen que rrn 6o1urirgp1,
podra interpetarse en este sentido. Popkin ve estas memorias como "parte de un gran esfuerzo no es slo aquello que encontramos en los depsitos de archuros.
humano por transmitir la verdad sobre el pasado de la humanidad, un esfuerzo en el que los es-
critos en primera persona se cOgen de la mano tanto con la flccin como con la Historia" (popkin
20A. I' reaparicin de la Diplomtica, con su nfasis en el carcter fldedigno de los archivos y
su contenido, ocurri principalmente a causa de los retos planteados por los sistemas digitales ffi 4" Mem@ries dversms y emmabf,mxates
(Duranti 1999, 153-175). Un desaio mayor, o por lo menos igual de inportante puede ser el
cons,
tante flujo y reflujo de la memoria colectiva, que nos ayuda a aralizar hasta qu punto la sociedad Cuando reflexionan sobre Iavaloracin (especialmente en esta nueva era
digitalJ. a los ar
y sus instituciones tienen en cuenta sus archivos. Dentro de dichas organizaciones existe, chiveros les preocupa principalmente en qu momento deben reaiizar
en efec- esta fur.rcin denlro clel i.j
to, una corriente que ntenta institucionalizar la gestin del conocimiento hacindose con su capi- clo tal del documento. Gran parte de los debates sobre esta
cuestin han surgido debiclo ai rrso.
tal intelectual, se que reside en las mentes de los funcionaos y que los asesores y nuevos pro- cada vez ms extendido de )as tecnologias digtales para producir y
almacenar dgcumentos, por
fesionales van recopilando. Pero a pesar de todo, parece que tambin en esos casgs se gbvia
la in- que este uso ha hecho que cambie el tiempo que podemos
clejar pasar antes de llevar a cabo un:r
formacin y las pruebas almacenadas en los archivos3. Sin embargo, los archivos corporativos valoracin. En el pasado los archiveros parecian contentarse cou
sue- clescubnr documentos hasta
len tener un valor simblico, ya que muchos n0 son archivos eaustivos sing espacios de la er-
me- tonces desconocidos. escondidos en un armario o un stano, para despues Lratarios
moria donde se exponen (ms que se r"rtilizan) los objetos y documentos a los que se les ha asig-
i, rnejor qrr,
podan (a menudo contando con la ventaja de una considerable
perspectiva). Sin embargo, la iriea
nado un valor simblico (la pala utilizada para echar la primera piedra en Ia construccin de la de memoria colectiva tambien nos sugiere la capacidad de la sociedad
para formuiar y relbrmllar
sede central de la empresa, el sello corporativo),
constantemente su marera de interpretar un documento obligndonos
a preguntarnos, sl Ia me.
Dado que los archivos han constituido la base de la investigacin histrica, podemgs moria es un criterio de valoracin, cuntas veces cambiaria esta valoracin
de- con el pasr,, r.lt iurir:
cir que, en su sentido ms amplio (es decir, cualquier resto del pasado, incluyendo las ruinas), cuantas dcadas,

Tambien se puede reflexionar hasta qu punto los archiveros

3Uno de los
han estaclo dispuestos a re
rnaruales bsicos en esta matena es el de STEWART 19g7. conocer las complejidades de la sociedad mientras ilevaban a
cabo la valoracrn klu.i.ros dr. es1,s

RICHARD I, ( OX
archiveros se ferran a la idea de que sus valoraciones estn dirigidas a historiadores eruditos,
aunque c0m0 sugiere la bibliografia sobre Ia memoria colectiva, los objetivos, metodologas y fuen-
tes de la historia acadmica son bastante diversos. Si ampliamos el espectro de posibles recepto-
res e incluimos al pblico general, que en realidad son muchos pblicos potenciales y reales, los
retos que presenta el trabajo de valoracin son todaa ms gigantescos en cuanto a responsabili-
dad y alcance. Otis Graham, al detenerse en las nvestigaciones que se estn empezando a llevar
a cabo sobre la memoria colectiva, piensa que un aspecto muy importante de las mismas es el des-
cubrimiento de que hay muchos "sub-pblicos", que "aportn memorias diferentes a los museos,
los lugares histricos, las aulas y los sots frente a los aparatos de tetevisin". Gram comenta
que se ha comprobado que los distintos sub-gmpos "esperan, desean y responden con emocin o
con frialdad a los diversos temas y acontecimientos histricos". En sus mentes habitan distintos
recuerdos histricos, fruto de la experiencia, el folklore, los medios de comunicacin, las historias
familiares y la educacin recibida" (L-Gram 1995, l3). La nueva investigacin que se esta desa-
rrollando en el mbito de la memoria colectiva tiene como objetivo primordial desvelar los diversos
intereses y puntos de sta sobre el pasado de segmentos variados de la sociedad, David Glassberg
senala que a los historiadores les interesa la memoria desde hace mucho tiempo, aunque las nue-
vas corrientes de investigacin difleren en "la manera de abordarla". "Mientras investigaciones an-
teriores buscaban principalmente estudiar las creencias de un solo grupo o institucin sobre su
pa4d0, los nuevos anlisis se cenban principaimente en comprender las intenelaciones entre dis-
tintasversiones de la Historia"a. Esto, obamente, signiflca que si consideramos que lavaloracin
es una funcin que satisface las necesidades de reas concretas en las que trabajamos (especial-
mente, si adoptamos el concepto de uso como baremo del acierto de los archiveros a la hora de to-
mar decisiones de valoracin), los archirreros se enfrental tanto a Ia posibilidad de que haya de-
masiados objetivos para alcaruarlos con xito, como a la posibilidad de que lo que en su opinin
permitia lograr estos objetivos no se pueda llevar a cabo en las reas de trabajo en las que se
mueven. Y, complicando an ms las cosas, cada archivero ofrece su propia sin sobre el tema,
sugiriendo a veces por qu algunas valoraciones debean dejarse de lado (habra que recordar, cla-
ro esta, que estas decisiones estn tan influenciadas por cuestiones polticas, tecnolgicas, de
marketing y accidentales, como por aproximaciones cla-ras y racionales y estudios profesionaies).
El gran atractivo de los ordenadores es la disminucin de los costes en su almacena-
miento de memoria. Hay quienes opinan que as todo puede guardarse, debido al bajo coste de esta
memoria, que est al alcance de la mayoa de las organizaciones y de un grn sector de la pobla-
cin (al menos en los paises occidentales). Pero el ordenador como herramienta para la memoria
social es muy linutado. El fllsofo Edward Casey hace una distjncin entre la memoria del ordena-
dor y la humana; los ordenadores "no recuerdan; lo que s hacen es grabar. almacenar y recuperar
informacin que es nicamente una parte de lo que los seres humanos son capaces de hacer,.. Los
a
Los historiadores actualmente estn estudiando la memoria autobiogrflca y las reminiscencias. las imgenes que
constituyen Ia cultura polltica (incluidos archivos y museos). las imgenes que aparecen en los anuncios pu[citarios
de los medios de comunicacin y las alracciones tusticas. y el Iugar de difusin de la memoria. CLASSBERG 1996.
7-23, cita pg. 9.
LA VALORAC( )N ( ( )4( ) r r\ A( T( ) t)F N1F[1( )k lA
ordenadores tan slo pueden recoger y ordenar los residuos comprimiclos. los restos inrpelablr
mente formateados. de l0 que al flnal ser utilizado por los seres humanos
Dara converiirse en rr.
cuerdos humanos' (Casey 2A00.2). Pero. por supuesto, muchos archiveros y gest6res rlc
riocu
mentos creen que sus operaciones son aigo ms que grabar, almacenar v recuperar inormacin
Sin embargo, eso sera demasiado limitado. Los conjuntos de documentos que se han ido aqinru
lando a 1o largo de generciones representan algo ms que informacin, Los archivos prgp(,rr,io
nan la identidad social, la segundad de que el pasado es real, la prueba de que rs iras qur slni
ple inormacin y la fuente de la responsabiliclad de los individuos y de las organizaciones.
ils llrn.
cionarios y los responsables de los negocios y las comunidades. Todo ello es espet,raimente rijil.lt
en tant0 que la memora de los ordenadores es realmente muy dilrente de cualquicr otra iirrnia
de memoria. En un estudio sobre Ia nostalgia, Svetlana Byom asegura que la memoria de los or
denadores es ajena al afecto y a las cisitudes del tiempo. la politica y la historia; no tierre ia p-
tina de la Historia; y todo posee la misma textura digital. En la pantalla azul exlslen dos posbles
marcos de memoria: un recuerdo completo de las unidades de infornracin todava sin proffsar (i
una amnesia igualmente total que podra ocurrir en un abrir v cenar de ojos debiclo a uu repeir
tino fallo tcnico" (Byom 2002, 347). Los archiveros deben recordar a los produclores y a los usua.
rios del hardware y del software que los "archivos' no son meras copias de seguridacl. que ha.v uriir
distincin entre "registros" y "documentos", y tambin que la memoria del olenaclor es inuv 6is
tinta de la memoria indidual, colectiva y social.
Consderar los ordenadores como reiejo de nuestra era moderna nos lleva a ;-eplaniear-
nos las metforas de nuestra poca. Como nos recuerda Douwe Draaisnta, hemos produci4o
mrr-
chas metforas para la memoria, de las cuales "espacios de almacenamiento", como bibiiotecas
iI
archivos, es una de ellas. Draaisma nos senala asi mismo que "las metforas ulilizadas conrcr
construcciones literario-cientficas reflejan tambin una poca, una cultura, un ambiente. A lra-
vs de las metforas se reflejan las actividades y ocupaciones cle sus autores: Ias
metloras cap-
tan, sin que ste sea el propsito, el clima espiritual. Hacen las veces de memona"5. Lo q1e aho
ra nos debemos preguntar es si los archivos son la metfora inicial para la memoria de nuestra
poca o si es una metfora para los periodos anteriores que los ordenadores han ido reemplaza-
do. El impulso actual de crear archivos, parecido al impulso de crear memoriales r,,rrtuales.
hace
pena que los archivos todaa son tiles en ciertos aspectos, aunque de modos diferentes
a los
archiveros que reponen los archivos, En Amrica, durante mucho tiempo ha prevaleciclo la
iclea
de que el mero hecho de reunir colecciones atraeria a los investigadores, quiz con
un poco cie
publicidad ayudada ahora sobre todo por la existencia de lnteinet. Estos archivos.
la mayora cle
ellos infrautilizados por los investigadores, podan ser ms valiosos o significativos
como actos
de conmemoracin, asegurando a la sociedad 0 a una organizacin la posibilidad
de sesuir la tra
yectoria de su pasado sin pedir obligatoriamente a nadie que estudie el pasado
a travs rie sgs
documentos.
sDraaisma considera
el escribir, la Ionografia, la fotogralia, el ordenadory otras rlletforas, pero nu1(.
hacr reirr1
cia a la aparicn de los archivos, aunque nos acercamos al concepto de Lrn rofre clel
lesoro o un almacn (aunque los
archiveros nunca piensen con agrado en la descripcin (le )os riepsiios como alntacenes). DRAA]sMA
l99fJ 25
TABULA, Nmerr , l0(ll
 RICHARD ], COX
Los archiveros no necesitan implicarse en los debates de los historiadores y de los fll-
sofos sobre el significado del pasado o de las implicaciones de la memoria colectiva para captar
estos matices y conceptos. Tambin pueden detectarlo en Ia sociedad de consumo. Uno de los
comentaristas de los enfrentamientos entre Occidente y Oente Medio en el caos surgido despus
de los atentados terroristas del I I de septiembre examin el impacto de los aspectos ms r,ulga-
res del consumismo occidental en las tensas relaciones entre estos dos mundos. Charles Paul
Freund senala cmo se llena el mundo con muchos objetos "desechables" que muchos conside-
ran que no tienen valor o que representan lo peor de una cultura. Pero Freund les encuentra sig-
niflcado, y advierte cmo ste cambia frecuentemente. comenta que "la generacin que en los
anos cincuenta se despreciaba por ama a Els, conducir coches preparados, mascar chicle,
montar cerdos, llevar prendas de cuero y ser brbaros delincuentes juveniles, finalmente logr
ser respetada. Y precisamente aquello que los haca lulgares se conrti en una parte nostlgi-
ca e incluso querida de la herencia cultural comn. En menos de dos dcadas los amenazantes
caps de Semla de rnaldadse conieron en los amados lderes de Grease. Por aquel entonces, cas sobre bibliotecas, museos, emplazamientos histricos, conmemoraciones pbIcas
esa misma generacin ya se haba empezado a preocupa por los efectos sociales subversivos de
la msica rap y losjuegos electrnicos violentos" (Freunz, 24-35). Como archiveros podemos ima-
ginar que ver documentos de los aos cincuenta en los anos cincuenta produce un efecto dife-
rente del que se obtiene al examinar esos mismos documentos veinte, treint o cuarenta anos
ms tarde, entre otras cosas porque la sociedad tiene ideas sobre el pasado que no son inamovi-
bles sino cambantes. La valoracin archistica es, en gran medida, un reflejo de su poca, y la
documentacin que deberamos tener del proceso de va-loracin puede ser muy til para ayrdar
tanto a los usuarios de los archivos como a los propios archiveros a la hora de comprender que
y por qu decisiones de valoracin dieron resultado. Como he expuesto antes, los archiveros en
su traJo y sus archivos en cuanto lugar e institucin podran estudiarse, en un futurs, tanto
como sus fondos (Cox).
las concepciones, siempre cambiantes, de la memoria colectiva estn ora, sin embar-
go, mucho ms cerca de todos. A lo largo del pasado o y medio el anlisis custico y crtico de
Nicholson Baker sobre la conservacin del papel en las bibliotecas ha merecido cticas muy posi-
vas, tanto de manos de los que se dedican a la profesin bibliotecaria como de los que no: se tra-
ta de una teoria que parte de la idea de que todo liene algn valor y de que todo o casi todo debe
conseryarse (Baker 2001; Cox 2002). Esta idea se aproxima al papel de las bibliotecas y de los ar-
chivos como fuente o contenedor de la memoria colecva. Tara Brabazon, que elogia los esfuerzos
de Baker por hacer que las bibliotecas reflexionen sobre sus propias funciones, considera que "una
buena biblioteca esl igual de delimitada por lo que excluye como por lo que incorpora a su co-
Ieccin, La lristoria de una biblioteca es siempre una narracin. Las bibliotecas deben ir ms all
de su coleccin, uniendo pasado, presente y futuro. La utilidad de una biblioteca es hacer que las
stas, sonidos y texturas de un tiempo pasado estn al alcance de un lector actual... No obstan,
te [las bibliotecas] no son archivos, ya que stos conservn una memoria sociaj que suele limitar-
se a un periodo de tiempo, un tema o una organDcin muy concretos; en cambio las bibliotecas
suelen albergar documentos que inorman sobre un paisaje mucho ms amplio. Adems no slo
62 TABULA, Nmero 6, 2001
I A VALORAL iON t ( ),\,10 t, t, A( l( ) li 1t10Rt{
conservan el contenido, tambien ofrecen el contexto. Las bibliotecas no son arrhryos, peru sl uo st
conserv el material no se puede leer" (Brabazon 2002. 28 35) Baker no entiende cui es ia rliie
rencia entre bibliotecas y archivos o la misin archistica de las bibliotecas, pero rl0 es tsie t:i
tema del presente ensayo. La cuestin es que Baker rodea de romanticismo cl artefacio origina).
una actitud que recuerda la clase de temas que los estudiosos de la nremoria colectiria investigal
y reconocen como de irital importancia para el concepio de riemoria social.
m 5. [ dCIeuxmem&m y eX dehn*e p{n&em
El concepto de memoria colectiva que se guarda en los archirros, tanto los dr-rcurnrrit6s
como los depsitos, es tan poco erddente como el que surge en relacin con las continuas poienri,
sinrilarcs
1,,
que son noticia, muchos de los cuales atraen la atencin sobre la naturaleza y ei signiicacio cle ios
documentos histcos. La investigacin realizada por Edward Linenthal sobre el esfuerztr par.r
construir el Museo del Holocausto en Washington D,C. es un estudio en continua controversia, dr
bate, comienzos fallidos, presuposiciones, choques de personalidad. agendas incompatibies, t, i;,r
politizacin de un acontecimiento histrico con muchas de estas cuestiones que giran en torno ir
los retos de reunir los testimonios apropiados y presentrselos con sentido a los visitantes del mu
seo. Como escribe Linenthal:
?[ acto rnismo de reuntr la coleccn, tndependientemente de los resuLtados, .fue un trobolo
de memoia. Los mientbros del equpo actuoron como arqueloqos d"el HoLacau^sto. p-.{cD6n-
do enbs aticos de los cosas, sopesando ettmrycto de tos restosTfuicos cie un canlpo. parit
hacer eL Holocausto "real a traus del contacto flrsco. La
Jtrma d.e acuerdos g el ntertam
bofusico de objetos se conurtteron en s en aclos conmemaratiuos del Holncau.sto' Linen
hal 1995, 164)
si tenemos presentes cuesones tan problemticas como la de que algunos niegan ei
Holocausto, el continuo fallecimiento de quienes recuerdan estos terribles acontecimientos. el
siempre presente antisemitismo, e inclusojuicios sobre pruebas relacionadas con el Hoiocaus-
to, no resulta sorprendente ver los retos y controversias a las que hace frente este museo. Todo
esto se complica ms porque los propios periodistas con frecuencia contribuyen a atraer la aten-
cin sobre la memoria colectiva, al tratar historias, normalmente respecto a bibliotecas archi-
v
vos. que no cuestionn nuestro entendimiento del pasado, sino que simplemenre airman alq',-
nas de las nociones continuamente sostenidas por el pblico. Esto explica por qu se trata con
tanta frecuencia a los archivos y a los archiveros de un modo esiereotipado, actitucl que a me,
nudo lanza a los archivos [iunto con los museos y las bibliotecas) a la controversia pblica
{Eriv
1999, 7l-85).
Connan apareciendo casos interesantes que demuestran ias importartes consecuencias
que la memoria colectiva tiene en los archivos. El renido debate sobre la exposicin que
acoge ..1
IABUIA Numem6 ;001
 RICHARD ], COX
Smithsonan y que conmemora el quincuagsimo aniversario del flna.l de la Segunda Guena Mundial
-no
pone de manifiesto, segn Elizabeth Yahel, que es lcil combinar la memoria, la buena historio-
grafia y la prctica museisca profesional". Yakel menciona que la "exposicin demuestra lo que pue-
de suceder cuando las organizaciones ignoran ios factores sociales, polticos y culturales del entorno".
Una de las observaciones de Yahel que ms relacionada est con este tema es que el cambio en las
polticas de gestin de la coleccin que tuvo lugar en el Smithsonian se percibi uera del museo:
"En tugar de recopilarLo todo, los documentos jteron seLeccionados de un modo ms sensa-
ta g srguendo critenos dferentes. Arch[ueros g bbLiotecaios debensn darse cuenta de qrc
el, funcianomento nternode una coleccn, as como las decisones retattuas a ln gestin,
pueden notarse Jrrcra. Por mug acertoda que sea La deckn de camhar La Jorma de ges-
tionar una coleccin... aislor los componentes prncipdes de una nsttucn es algo que no
debeiahacerse ataLgera n [euorse a co srn consecuencos" (Yakel 2000, 298-300)
Podemos llevar todaa ms lejos las reflexlones sobre esta exposicin y la naturaleza tan-
to de la memoria colectiva como de los registros. Philip Nobile, uno de los ensayistas del primer li-
bro que recoge el debate e incluye el disputado escnto de la exposicin, escribi:
'Desde los anos sesenta, to constante apancnn de diaios, fi:r"rnorias, entreustas g docu-
mentos descloslflcados ho euado a Los nuestrgadores hacia posrcione s cannicas. In op-
nin generaL entre tos historiadores es qtrc dejor caer la bomba fue probablemente un effor
de estrategag un desastre morol'[Philip Nobile ed. 1995, I9]
En este volumen, Nobile y Barton Bernstein aportn numerosos ejemplos de nuevas prue-
bas documentales que desan las distintas interpretaciones sobre por qu se llevaron a cabo los
bombardeos atmicos. Conflrma la importancia de los registros en cuestiones como 1as responsa-
bilidades, las pruebas y la memoria, independientemente de la opinin personal que uno pueda te-
ner sobre la.iustifcacin del lanzamiento de la Bomba Atmica.
Hay un enorme contraste entre aquello a lo que, en esta sociedad controvertida y conlic-
tiva, tienen que enfrentarse los archivos, por un lado, y los museos, Ios lugares histricos y bi-
bliotecas, por otro. David Glassberg hace un interesante comentario que repercute en aquello so-
bre lo que los archiveros tienen que reflexionar:
"hrcsto qrte es cos irnposibte llegar o un consenso sobre La nterpretatibn co\ectfua de un
acontecim[ento hstnco qtrc todaura nteresa" las representaciones hstricos pblicas, taLes
wt memorot de guerra o uno ceremonia conmemoratuc son o menudo
como una e,Wosican,
ambrynsapropstopcrasotisJaceralaspaes enJrentadas" {Glassberg 1996, i3-14)
Pero por regla general los archivos no pueden ser ambiguos, ya que los registos que eva-
luaran y adquiriran suelen tener puntos de vista decididos y diverntes. Si los historiadores pueden
estuar las distintas interpretaciones del pasado en museos y lugares histricos por los contextos
diferentes que imponen las opiniones de los visitantes, la labor de los archiveros es mucho ms dii-
cil, ya que han de ser conschntes del efecto que pueden tener sus propias opiniones en lo que valo-
ran c0m0 archistico, y qui deban ser ms prudentes a la hora de reflejar en los documentos sus
principios, costumbres e ideas preconcebidas. Dianne Britton, en su intervencin como presidenta
64 TABULA. Nmero 6. 2001
tA VALORACI0N C0f,10 Ll)" Af T(l DE [,1Lr\4t)RlA
ante el National Council of fublic History, pidi que los hisioriadores adoptaran una postut'a que
.equilibrio
intentara encontrar un enire memoria e interpretacin hstrica profesional". siendo ai
mismo tiempo "conscientes de la diversidad de opiniones que tiene la gente sobre las rnlrrpretacir;
nes del pasado, si han de corresponderse de manera eilcaz con el sector al que peitenecer-r" lllritton
1997,22). Britton probablemente quea incluir a los archiveros en su interpretacin dei concepto
de historiador, pero la descripcin que hace se ajusta ms a ios historiadores que Lrabajan con e.\
posiciones y publicaciones en museos y bibliotecas. De nuevo, la iabor a la que se enlir:ntan los ar-
chiveros es an ms dificI, ya que son responsabies de tomar decisones preiqas a lrear la cnhr'-
cin de fuentes de archivo que utilizan los historiadores y otros investigadores.
Muchos archiveros parecen cenkarse tanto en el bien colectivo cle consen ar y recopilar cio,
cumentos histricos que no tienen presente el hecho de que exislen muchos elementos eu ia so
ciedad que se opondrian a estos esfuerzos porque puede considerarse que ponen en duda las per
cepciones y los valores comunes. Un comentansta, en una de las visiones rns cniras rie ia rle
moria colectiva, observa que "la memoria colecti\ta, como la memoria personal. es suniar.nente sr
lectiva. Preferimos mitos que ensalzan a hechos que pudieran degradar. Nos gustan ios buenos rr-
latos sobre las guerras, las historias sugerentes y los finales felices" (Bills 19S8. 185). Al lin y ai
cabo, ios documentos los crea toda clase de personas y organizaciones de cualquier tendencia po-
litica y religiosa, entre otras, y todo tipo de organizaciones y personas que pueden cairicarse tan-
to de buenas como de malas. Puesto que existe un proceso simblico de creacin de archivos que
constituye una especie de actidad de conmemoracin, los grupos de documentacin y las perso-
nas que se oponen a las normas colectivas pueden verse como algo negativo. Un historiador sos
tiene que "lo que se escribe sobre Ia histofla popular nacionalista se conerte en un caon que se
mantiene durante un periodo de tiempo indeflnido,.. Por ms que la memoria de la sociedad se re-
siste a las revisiones y posee un sentido devoto de Ia validez perdurable de sus verdades esiableci-
das, sus textos estndar tambin se reciclan continuamente" {Leersen 2001.219-2201. Los aichi-
vos pueden tanto apoyil como oponerse a ese canon, aunque a veces es posible que nruchos nuem-
bros de Ia comunidad acepten la funcin general de memoria de los archivos sin haber examinado
nunca sus contenidos. Existen adems presiones sobre muchas de estas instituciones culturalcs
flnanciadas con fondos estatales como archivos. bibliotecas y museos pila que asuman un papei
diferente. Un comentarista de la situacin en lrlanda optna que "el martener rriva la memona cuan.
do se encuentra en manos del Estado, de los cuerpos que dependen del Estado o incluso en manos
puramente mercantiles, refleja las preocupaciones politicas actuales". En Irlanda del Noe, por
ejemplo, las escuelas y los museos deber'an ser "oasis de calma' (Boyce 200 1 , 268 269)
M 6. Reeordar Ia vm"troraem fllerffi e fuatcerm
Hace ms de medio siglo, en 1946, un tsunami de cincuenta pies {i5'24 m.l arras la ciu-
dad de Waipio en Hawai; destruy todos los edificios pero perdon la vida de sus habitantes, Los su-
pervientes, anos despus, no contaban con ninguna huella de sus das anteriores. Ms o menos
 RICHARD I, COX
LA VAI.ORA( l( )N ({ )() tlN A( O tlt
^tLi\,10{il

lo mismo ha ocurrido con la valoracin, al retroceder para examinar cmo

se creargn lgs bndgs
0tr0s proyectos que al'ectaban a la recopilacin de recursos de archivo ms tradicionales c0m0 gra-
de archivo, ya que con frecuencia descubrimos que no tenemos datos precisos
de cmo se lleva- baciones en udio o audiosuales7. El Comt Consultivo de Reistros Histricos dei Esiacio rji
ron a cabo las decisiones y las adquisiciones. Esto podra resultar extrano,
especialmente porque
Nueva York tambin se moliz en seguida para ayudar a coordinar el establecimienio ,,r el lirn
para algunos el papel moderno del archivero puede compararse con
su ms antiguo predecesor: el
cionamiento del Grupo de Trabzo de Docurnentacin del world 'rrade center, un gnrpo 'qur clr
rememhrurcer loflcial ingls que desde la poca medieval compilaba los
memoraldos al servicio de
ordina informacin e inicia esfuerzos de coiaboracin para documentar los muchos aspectos rle iii
la cortel, M.T Clanchy, al escribir sobre el alfabetsmo y la conservacin de documentos
en la po- tragedia, incluyendo al gobierno estatal, gobierno local. hospitales, escuelas. insiituriones tie
ca medieval, coment en un aparte que "los archiveros todaa cumplen una funcin -,a,
similar a la lud mental, grupos religiosos y otras organizaciones implicadas en estos sucesos trr st_li to!ts(.
de los fantiguos] remembrancers ya que son los guardianes del registro colectivo
del pasado de una cuenciass .
sociedad"' Opino que iodos debemos ser los guardianes del pasado, en el sentido
de asegurarque
los documentos, con todo su valor en cuanto a memoria, testimonio y responsabilidad Hay muchas relaciones interesantes entre la nocn de memoria colectiva ri la valoracin
se reflere,
sean protegidos, defendidos y se luche por ellos tan enrgicamente como nos sea posible de los archivos puestas en escena en estos {y otros) esfuerzos por documentar y alrou[a l1s i,r,,,.
a todos.
Y, lo que es ms, que a esto se le anada el hecho de que los archiveros documenten su trabajo y secuencias de la tragedia del 11 de septiembre. De un lado. sabemos que los gi-upos lcrronsi-s t+.
se documenten a si mismos de manera que los investigadores puedan entender neralmente apuntan a lugares con un valor simblico o cultural particular. Si anaiizanios ilr 6;:
mejor lo que ex-
minan en los archivos y que los propios archiveros respondan ante los creadores y los tura.leza del terrorismo moderno nos daremos cuenta de que 'gente oprimida de muchos pdlses.,,f
usuarios y
ante toda la sociedad, que depende de estos documentos para diversos flnes. al gobierno de los Estados Unidos como la encarnacin del mal y de la avaricia.. , l-as oraitiza(r
ne teroristas n0 fijan su mirada en instalaciones militares, ni siquiera en zonas rnuy pobladast
A travs de los anos he sido testigo de cmo diferentes archivos almacenan documenta-
pueden estar apuntndo hacia cualquier comunidad, institucin o ediflcio de los Estaeios Unidos.
cin y la valoran de maneras muy distintas. He sto a algunas instituciones prepamr
informes de o hacia cualquier smbolo de los intereses estadounidenses en el exterior" (Schrvetzepi l)orrh
valoracin muy elaborados, que reflejan una erudicin de la que otros usuarios
de esos archivos 2002.299ir. El World Trade Center, como objetivo, reuna muchas de esas caracterstics. tailin
podan valerse para entender lo que realmente representan los documentos albergados
en esos como centro de comercio internaciona.l, como en el papel de smbolo de la globalizacin. riel podrr
archivos dentro del universo de la documentacin, Tambin he sto todo lo contrario;
cuando. amedcano y del estilo de da capitalista de Occidenteir.
buscando inormacin sobre la valoracin, lo nico que los archivos pudieron ofrecer
fue un plan
muy limitado de archivo de documentos: en estos casos haba pocas reflexiones sobre el proceso M. Cristine Boyer refleja pae del poder simblico del World Trade Center en su relcxip
de toma de decisiones en el que se basaba la va.loracin (en realidad, pareca obre la fuerua que tienen los edificios de una ciudad moderna recortados en el honzonte: "0se per
como si no se hu-
biese hecho valoracin alguna, a no ser que el mero hecho de la recepcin de documentos fil representa, sobre todo, una celebracin del trabajo y de la competitiviciad que ste implica. EI ho
en los
estantes de los archivos pueda considerarce como valoracin). Si los archivos y
los archiveros no nory el sufrimiento se encuentran en el lado opuesto: en la destruccin del ediflcio. en sris rutas v
dejan tras de si indicios claros de lo que se esfuerzan en hacer en el mbito de la valoracin,
es
ms probable que sea la memoria colectiva la que explique, en un futuro, lo que ha recordaralasvictimas.Tambinsepuedeverel "Archivodel lldeseptiembre"enhttp;//150.156.112.3/mainplx
sucedido. La
con "el objetivo de crear estos materiales web.,. para preservar las expresiones en Internet de personas. grupos, preil
documentacin clara y precisa sobre la responsabilidad de la valoracin debera etar que pro-
el sa e instituciones de todo el mundo, en las consecuencias de los ataques en los Estados Unid0s del I I ric septlem
ceso de conmemoracin se convieria en una completa fantasa. bre". Los creadores de esta pgina esperan que "el archivo oliezca elemenios para muchos tipos de reflexronts a1err,;r
del significado de eslos hechos'.
Un ejemplo, presente y en curso, poda ofrecernos una muestra de lo que los archiveros 7La Biblioteca del
Congreso de los Estados Lhidos cre el 'Proyecto de Docunreniacin del I I rle sepembre de 2001 en
deben evitar. Inmediatamente despus de los ataques terroristas contra el World http://lcrueb.loc,gov/olklife/nineeleven/nineelevenhome.html.
Trade Center y el Este proyetto ue descnto de esta nianera: "El Centro del
Pentgono del I1 de septiembre de 2001, aparecieron memoriales y esfuezos Folclore Americano de la Biblioteca del Congreso esta contactndo con folclonstas y etngrafos de todo el pais para qur
a.flnes para docu-
documenten con grabaciones de los pensamientos y sentinnentos expresados por los ciuadanos tras los irgieos suce
mentar los sucesos, entre los que se incluan archiveros y otras personas. Eran
conmemoraciones sos del I I de septiembre. Estas gabacionesjunto con otra documentacin ormaran parte del Archivo
de la Cultura Folk
virtuales, Que utilizalsr pginas web y permitian a cualquier persona
expresar sus pensamientos so- del Centro donde sern presenados y estarfu disponibles para las futuras eneraciones. Dl Centro recopilar y preser
bre los sucesos o sobre las personas que haban perdido la vida6. Tambin up*..i.ron var las entrevistas grabadas en audio y los mateales suplementos que presenten historias de experiencias perso
en seguida
nales de ciudadanos estadounidenses a raiz de los ataques tenoristas. Adems, el Centro recopiiara documentacil)
otogrflca de los monumentos conmemorativos que fueron alzados cerca del Pentgono v del lugar del desastre
6 en rl
Los esfuerzos Para conmemorar la tagedia sur$eron rpidamente, y pueden World Trade Center. Eslos monumentos temporales incluyen psters, lbtografias. flores. anderii y
verse en numerosas pginas web, La otros recuerdos a
web de Informacin y Conmemoracin del Desastre del Worid Trade Cnier y travs de los cuales aquellas personas relacionadas con las vietimas del desastre expresan su dolor
del pentgono (http:/fuirw.pentagondi- v su pena .
saster.com ) incluye de todo, desde msica y poesa hasta informacin para sUna descripcin del trabajo
ayudar a lu .tim"s o informacin gene- de este grupo puede encontrarse en http://nyshrab.org/MC/projects.html#plannil(
ral del tenorismo y temas relacionados. EI sitio del Memonal en Iniernet del World
Trade center y el pentgono eUn interesante comentario
(http://www.worldtradecentermemorial,com) se centra en conmemorar ia destruccin del World Trade Center y en sobre la naturaleza simblica clel \Vorkl Trade Cenrer se puede ver en KRESS lggg, nr
algunas descripciones sobrecogedoras basadas en las rtaones cle los ataques terronsts de lgg3 contra esos
erliticjos

66
 RICHARD I, COX
tA VALORALION ( 0r\1() l.rN ( T0 Dt [4tr!10R]A

sus heridas. [a desaparicinde los rascacielos estar asociada de ora en adelante a expresiones atentado en la ciudad de Okloma de I995. El Centro Conmemorativo Nacional de la ciurlacl ric
de la muerte. Proyectado en el cuerpo humano, la imagen que
recordaremos ser la de Ia tristeza y 0klahoma se inaugur y se abri al pblico a principios de 2001. Edward Linenrhal h;xre ia sr-
el dolor' [Boyer 2002, li0). sta es, en pae, la razn por la que se ha debatido
tarto sobre lo que guiente observacin:
se debea hacer en el lugar donde se eriga el World Trade Center.
Un comentarista, Roger Rosen- "Con La apertura del Centro Conmemoratuo, ta expresorr del recterda st' ltj r,n uii iuryur cs
blatt, insista en que se abriera all una biblioteca (o por lo menos en parte del lugar), .ya
que el prin- pecfico un espaca sagrado g claramente de.findo. encarnado en losJirmrlares q en ios rio
cipal propsito de una biblioteca es mantener viva la memora de los muertos.
La memoria es lo que centes superuiutentes, expresarlo enLaexposlctn.delCentro Canmemorati.uo. conserunrJo i,ri
nos queda del otro cuando nos fa.lta, y lo mismo se puede aplicar a las palabras' (Rosenblatt
2002). grandes coleccanes de arcliuo, g dsemLnodo a trous de Los octarlades derl r.stiiLrlo 11 ricl
Los proyectos pa-ra creil archivos que se estn emprendiendo en relacin con los aconteci- imperattuo educattuo de LaJundacon de parilctpar en ta eroctn pblico sobre el inpncro
mientos del I I de septiembre represental una curiosa mezcla de vaioracin de de La uo\erwa. ta cara humana del gobierno y La necesdad de medias de combo socil pn
archivos y memgria
colectiva, que revelan la fuerza y la debi.lidad de la relacin entre ambos. Los archiveros y cfuos como elemento esencal de Ia soctedad ciuil" (Linenthal 20A1,,22i1)
otros pro-
fesionales de los documentos, junto a consewadores de museos, historiadores y
dems, debean res- Hay aspectos muy interesantes a este respecto, incluida la dimensin archivistica, rlrte rie-
ponder a esta destruccin, ya que en este momento se sabe que muchos documentos
archMsticos y ben tenerse en cuenta. Linenthal estudia la reaccin dei pblico debido a su interes por la "r,riir,
objetos museisticos se perdieron con la destruccin del World Trade Center y del pentgonoro.
Res- memoracin, que se haba conveftido en una forma importante de expresin cultural'. Eslaba rs
ponder ante los objetos y documentos perdidos y danados es una cosa, pero
intentar documentar el pecialmente interesado por cmo reflejaba ia "cultura conmemoratirra amencana contenrporane,r,
l1 de septiembre es otra muy distinta. El ejemplar del Economisdel 15 al 2l de septiembre
de 200i, caracteada por la democratizacin de las conmemoracones y los homenajes, ia compresion clcl
que apareci justo despus de los desastres, presentaba una dramtica fotografia
del demrmba- tiempo entre el suceso y la planificacin conmemorativa y el aumento de los escenanos cle recricr
miento del World Trade Center bajo un gran titular en el que se lea -The Day The World
Changed,, do actistas" (Linenthal 2001, 4). De hecho, en el caso de ia ciudad de oklahorna y dei i i cie sep-
("El da que cambi el mundo"), y comparaba estos atentados
al de Pearl Harbour en 1g41, afirman- tiembre, la mayoria de lo que puede interpretarse como actidades de archivo, espetiainrentt, lir
do que "esta semana Estados unidos ha cambiado, y con 1, una vez ms, el identificacin y la adquisicin de documentos, fueron ideadas y ilevadas a cabo por grupos e indi-
mundo entero". sin em-
bargo, todaa es muy pronto para saber si estos acontecimientos pasarn a formar parte viduos que no eran archiveros. Para los archiveros. io que debea dar que pensar es que el intpul
de la his-
toria de la humnidad o simplemente se quedarn en una lista de acontecimientos importltesu. so primario o inicial del suceso de la ciudad de Oklahoma uese que en ese momento representara
Los esfuerzos por recopilar documentacin de archivo y crear depsitos de archivo el peor "acto individual de tenorismo nacional en la Historia estadounidense"
dedicados a los 2001. 2} {Linenthal
acontecimientos del I I
de septiembre pueden dar como resultado recopilaciones de material que se una distincin que mantuvo durante tan slo seis anos o incluso menos en el caso del libro de Li-
tendrn que valorar una y otra vez durante varias dcadas, ya que la importxcia real nenthal, que aparecijusto antes de los atentados ai World Trade Centery al pentgono.
de lo que ese
da ha significado se esta haciendo cada vez ms edente. Lo que parece que
estamos haciendo aho-
ra, y no digo que no tengamos que hacer parte de este kabajo, es, sobre todo, ocuparnos
de la fun-
cin memoria.l de los depsitos y los documentos archivsticos. Sin embargo,
con lo que hay que te-
ner cdado es con lo que transmitimos al pblico y a los politicos sobre los archivos y
sus objetivos. ffi 7" Conetrusixr
Al fin y al cabo, los documentos ms importantes sobre estos acontecimientos estarn
en poder de
los archivos del gobiemo, y habr que luchar no slo para que se conserven, Los archiveros, que debaten sobre cmo plantear la valoracin, deben tambien reconstclerar
sino para que se pu-
bliquen; los documentos de archivo son valiosos pala otros muchos propsitos, aparte 1o que sta representa en un contexto social ms amplio. Las cisitudes de la memona colectiva po-
del de la me-
moria, y estos otros usos, especialmente el de la responsabdad y la apertura, dan forzar a los archiveros a repensar la valoracin n0 c0m0 un acto puntual reendo a un grupo
son a veces ms fr_
giles de lo que reconocemos (Athan G. Theoharris (ed.) lggg; cox y concreto de documentos, sino como un proceso continuo. Esto no ser fcit por muchas razones,
wailace 2002).
Para empezar, va en contra de la naturaleza conservadora y la funcin de los archivos. Eric Ormsby,
Podemos hacernos una idea del desaio que supone combinar la
memoria y el impulso ar- en una reflexin sobre las numerosas reindicaciones a favor del papel de los ordenadores en las bi-
chistico observando un acontecimiento similar y la reaccin que desencaden, por
ejemplo, el bliotecas universitarias, expone que. "las bibiiotecas han vacilado de forma poco usual ante e] cam,
bio, y con razn: una rnstitucin y una profesin cuya sagrada obligacin ha sido siempre salva-
guardar los archivos de nuestro pasado y permir que estn disponibles, debera ser conservadora,
l0Cf, Heritage Preservation, es ms, debea ser cxtremadamente cautelosa ante el cambio" (Ormsby 2001. 13). Los archiveros
Cataclysm and Challenge: Impact olseptember ll,200l on Our Nation-s Cultural
Hedtage {n.p.: Heritage Preservaon, Inc,, 2002). pueden decir algo muy parecido a esto. El mayor problema es que todos estn involucrados en la va,
r1"The Day
the World Changed," ?he Economist (1S,21 de septiembre de 2001); 13. loracin o, al menos, piensan que lo estn. EI pblico confunde los archivos con el material qur se

6B TAB(llA Nrimprr6 l0n1

 RICHARI] I COX

La v,qLOn,qctn c0[,10 u\ ACT0 D[ trt0R

dej atrs en el world Trade center,

el edificio federar Arfred p. Munah, e incluso
en el vietnam Me_
morial' Los archiveros han de ser capaces BOYM, Svetlana. 2001 The Future oJ Nostotga, Ir{ueva york, Basic
de erplicar las caractesticas ierentes tsooks.
a los documen-
tos archisticos y la manera en la que se
forman mediante esftategias y metodologas CASEY, Edward s. 2000.Remembeing: A phenomenarogcar
de valoracin studu. 2a ed, Brrominqton, iridiai-i.,
claras' o han de reconocer que sus
depsitos son simplemente adiciones Universis press.
miscelneas de documen-
tos que funcionan principarmente como
indicadores de la memoria colectiva por derecho
propio. C0NFINO' Aion' lggT collectiue l,tle-mory and culttLral }ls0ry: problens
af ivlethort. Anreriiil
Historical Review 102: 1386_1403.

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Profesor de la Escuela de ciencias en prensa.
de la Documenracin. universidad
"-o*uj;i,T de pittsburg,
COX,RichardJ. lgg3.TheconceptofpubllcMemoruanrlltstmqtactottArclualpuhi(.prrtnrnrntnin,,
Archivaria 36: 122-i35. :" "' '.''
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GonzoJez , Marta Garca Rewerta, pqblo picon
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70
TABUtA, Nmero 6.2001
 Tbrry as*u*od

oRctN trd-ft yfsrc,4

. y"
rN 1,4 Suflm,4#rs
trrM#R fic45

I propsito de este artculo es desan'ollar algunas ideas sobre el objetivo de la ualoracin dc.
cumental en las sociedades democrticas y examinar cierias diicultades que puetleit sur.
gir en la consecucin de dicho objetivo. Este es un tema difcil de tratai por dos motivos.
Por un lado, porque es arriesgado presuponer que una aciividad 'tan cambialte como Ia valoracin
archistica tenga un objetivo subyacente, y qr-re esie objetivo dependadel tipo de sociedad eir el
que lavaloracin se realice. Por otro, por Ia eterna y espinosa pregunta de qu es Ia dtmotrar:ia.
campo obviamente peligroso para un archivero, A pesar de estos riesgos, creo que sta es la nte
jor manera de entender la pregunta que los organizadores de este congreso me lbrmularcn sobre
la relacin entre la valoracin archistica y la sociedad. Para poder desan'oliar algunas ideas prr-
lirninares sobre esta relacin, plantear primero una panormica genera.l que incluye tres cornen-
tes de pensamiento sobre valoracin.archMstica. Despus. me referir brevemente a ciertas ca-
ractersticas de las sociedades democrticas modernas que considro relevantes para ei buen ejer-
cicio de la valoracin. Finalmente, mencionar algunos de los retos a los que se enfrentan los ar-
chiveros a la hora de hacer la valoracin en las sociedades democrticas.

ffi 1. Tres eorrfleenes ffie perxsmum$,erx*m mmfure,qrmmrme.6s,

arehivstem
La valoracin archistica en el sentido de evaiuacin institucionalizada de documentos para
determinar su disposicin es un fenmeno relativamenle reciente. Durante sigios orEenizlciones e

IERRY EASTWOOT]
individuos decidieron conserva-r algunos de los documentos que producian por la razn obvia de
que eran testimonio tanto de sus derechos como de sus privilegios y porque eran valiosos como
fuentes de documentacin de hechos pasados a los que, por lo que fuere, la entidad que los pro-
dujo necesitara refenrse. He de reconocer que, con frecuencia, las sociedades que produjeron
documentos Ios conservaban sin ninguna razn particular e identificable y los descuidaban sin
apreciff su verdadero va.lor, Por ejemplo, un comit parlamentario de la Inglatena de mediados del
siglo )0X inform de que:
Es solamente una peqrcna porcin de La pobktranLo que cornce eI akance g eL ualor [..,] de
los documentos histrtcos de este pas, Nuesros Documentos Naconoles no suscitan nte-
rs, n entre loslfunconarios cugas acttncorrcs registran, en Los departamentos de cuyas
Jormos de proceder dejan constancio, ni entre los propetaros a quenes los ttulos de pro-
pedad Les proporcnnan los mas autntcos g quiza Los untcos derechos de propiedad".
(Schellemberg i956)
Ultimamente, muchos de los documentos que han sobrevido al paso de los siglos han
encontrado un lugar en instituciones archMsticas creadas, fundamentalmente por el Estado, du-
rante los siglos XIX y )fi. Fue una poca de recuperacin de colecciones relativamente manejables
de documentos fuera de uso, de los cuales muy pocos o ninguno fue destruido. El propsito de la
adquisicin de estos documentos tempranos fue, sin duda, histrico. Los archivos se contempla-
ban sobre todo como fuentes para el estudio del pasado y para la construccin de una conciencia
de patrimonio locai y nacional. Las decisiones relativas a su seleccin sejustiflcaron, si es que
justiflcaron, en funcin de las necesidades de investisacin del pasado, Por ejemplo, el archivero
alemn Adolf Brennecke afirm que el fin de la valoracin era eliminar la informacin inelevante
para que a los historiadores les resultara ms fcil utilizarlos, Asimismo, el gran autor estadouni-
dense especializado en valoracin T. R. Schellenberg crea que "como el principal problema de los
archiveros modernos es seleccionar los archivos que se conservarn permanentemente... la idea
de seleccin deberia estar implcita en la deflnicin de los archivos". Por eso deflni los archivos
como documentos "que se consideran dignos de conservacin permanente para la investigacin y
la referencia..." (Schellemberg 1956, I6). Un conjunto amplio de escritos sobre valoracin, aigunos
de ellos muy recientes, supone, igualmente, que el objetivo de la valoracin es la seleccin y la
adaptacin de fuentes del pasado. Este es el paradigma dominante entre quienes escriben sobre
Archistica. Para ellos el objetivo de la conservacin de documentos en una comunidad es fo-
mentar la memoria y el entendimiento del pasado.
Una corriente minoritaria considera la valoracin como un riesgo para la integridad de los
documentos. El autor ingles Hilary Jenkinson adopt una postura radical al afirmar que los
chiveros no deberan hacer ellos mismos la valoracin, porque as sus prejuicios no afectaan a la
calidad de los documentos seleccionados para ser conservados permanentemente Uenldnson
1922). Aunque ms tarde cedi ante la necesidad de reducir el inmenso volumen de documentos
modernos para hacerlos ms manejables, Jenkinson formul la pregunta ms complicada que se
puede hacer en el campo de lavaloracin: cuales son los fundamentos que se adoptan c0m0 pun-
to de partida para la toma de decisiones sobre los documentos. Otros autores, sobre todo otros
irlrg,:j
LA vALoRACtoN ARCHTvstrc,q rl rAs soctf DAnFs uF,1or nt rr',rs
participantes en este congres0 como, Luciana Duranti, han argumentado que el pnncipal objetivo
de la valoracin es entregamos lo que Jenkinson denomin un con]unto idedigno dr nrchivos nr;
conompido por una seleccin llena de prejuicios como las que hemos heredado, aunque sea fur
los tuitamente, de antiguas administraciones que conservaron los documentos para sus propios fines
y no por motivos histricos. (Duranti 1994). A estos estudiosos les preocupa que la introduccin
de criterios histricos en la valoracin distolsione el signiflcado de los docunientos seleecionados
para ser conservados. Asimismo, rechazan la idea de que seleccionar cules han de ser ias Icn-
tes del pasado sea tarea del archivero. En esta misma lnea, Angelika Menne-Hantz se opone a la
opinin de que la aspiracin del archivero sea senrir a los intereses de la investigacin histrinca.
Menne-Haritz se apoya en las ideas de Brennecke cuando afirma que los documenlos deben ser
seleccionados para revelar cmo se tomaron decisiones en el pasado. eliminando. en consecuen-
cia, aquellos documentos irrelevantes a este fin {Menne-Haritz lgg4), Asimismo, se opone a la eva.
luacin del contenido de los documentos, que es io que desean hacer quienes sos'Lienen que la va
loracin est al servicio de propsitos histricos y culturales. En el ondo, todos los autores perte
necientes a esta corriente mantienen que la obligacin del archivero es intentar por todos los me,
dios que Ia valoracin no aada ni elimine nada que pueda desrtuar el significado de los docu-
mentos, siguiendo, de este modo, la doctrina de ia integndad de los archivos.
La tercera corriente de pensamiento es ms reciente. Sus seguidores, muy influidos poi
la retrica posmoderna, exhortan a los archiveros a reconocer que los documentos slo tienen ei
se valor que les han atnbuido las personas que trabajan con ellos, incluidos, por supuesto, los ar-
chiveros que los han valorado. En la misma linea, Brian Brothman insta a los archiveros a refle-
xionar sobre las presuposiciones que introducen en la valoracin, no considera que sea posible
preservar los documentos de losjuicios de valor humanos, y afirma que los valores que los archi-
veros aaden en la tarea de la valoracin "incorporan los valores de la sociedad". Brothman nos
inta a que reflexionemos, no slo sobre si los archiveros toman decisiones cargadas dejuicios de
valor, sino tambin a que examinemos de cerca el objetivo que tienen en mente. En su opinin, la
autocritica y la reflexin sobre Io que hacen llevar a los archiveros a un mejor ejercicio de su pro-
fesin (Brothman 1991).
Otros pensadores como los sudafricanos Verne Hams y Teny Cook, conferenciante tam-
bin en este congreso. han atendido Ia llamada de Brothman. Harris insta a los archiveros a ser-
tir a los intereses de lajusticia con su trabajo. Es demasiado posmoderno c0m0 paru darse cuen-
ta de que un objetivo tan esquivo como ese es dificil de alcanzar, pero basndose en su conoci-
miento de la manipulacin de documentos durante el Apaheid en Sudfrica, sita a la valoracin
u- dentro del campo, tan problemtico, de la poltica. De hecho, explica que las decisiones de talora-
cin que toman los archiveros tienen consecuencias polticas, y que pensar que los archiveros son
imparciales o apolticos en su trabajo es lo mismo que no tener los pies en la tierra (Han-is). Cook
tambin acepta que, al menos en el caso de documentos pblicos, ia valoracin tiene iintes pol-
ticos. Fundamentalmente sostiene que la esencia del gobierno en un 0stado dernocrtico es la in
teraccin de los ciudadanos y las organizaciones con ese Estado. Es la prueba de esta interaccin
lo que ha de conservarse, siendo esa prueba ms valiosa cuando los resultados se desvian de las
 IERRY EASTWOOI) tA vAtORA( tON ARCHtVtSTit E\ LA5 5O( lIDAt]t5 Dtr,1( )aRA r. ,\ \

intenciones, y los iudadanos n0 son meros recipientes pasivos de los servicios del gobierno, 6 lnformacin
sino alternativa. Los ciudadanos tienen derecho a Lruscar iuentes rle
iniornr:r-
que dan sus opiniOnes sObre las decisrones que toman los gobiernos y los cin alternativas, que n0 slo existen sino que estn protegidas
efectos de stas, por la iey.
7' Autonoma asociativa. Para la deensa de sus derechos, incluiclos
los ya rlencinatirs.
los ciudadanos tambin gozan del derecho de formar asociaciones u organizaciones
relatir.ramentr
M 2" trgumos aspeotos de tra soaedad demoertica independientes, entre ellas partidos polticos y grup.s de inters"
{Dahl rgg3. 267)
Esto encaja con la concepcn comn de democracia. pero
el problema radca ai intentai.
En pginas posteriores volver a fljarme en estas tres corrientes, pero ahora veamos las hacer realidad los ideales de la democracia. De hecho. en las democracias
contemporneas. es di-
caractesticas de la sociedad democrtica. Es necesario que seleccione los aspectos de la demo- ficil que la opinin del ciudadano afecte a las polticas y acciones
clei gobierno" El yoro es un ins
cracia que voy a analizar para asi establecer un marco para el debate sobre el objetivo de la valo- trumento clave para que los ciudadanos dejen constancia de sus
deseos o fomentel sus pr'pr,s
racin. Los fllsofos que se dedican a la reflexin poltica suelen estar de acuerdo en que las ide- intereses, en el escabroso e intnncado mundo de la politica, el
sentido del i:ien comun se pierrle
as centrales de la democracia son: en el maremgnum del inters particular. Sin embargo, los
defensores cle Ia dernocracia re(,oilclceil
- La supremaca del pueblo generalmenie que el pueblo debe ser instruido, y ie dal gran
importancia a ios me6ios lriliza6cs
para mantener a la opinin pblica informada, por ejemplo
- El consentimiento de los gobernados como base de la legitimidad la eclucacin y el 6e1att, pblico. I-a
necesidad de tener ciudadanos bien inbrmaclos hace que n0 se justiflquen
aqueilos proceduni.rr
- El imperio de la ley: mtodos pacficos para resolver los conlictos tos que niegan o eliminan la informacin que los ciudadanos
necesi'Lan para iomar decisi.nes en
- La existencia de un bien comn o un inters pblico beneflcio propio. Por ltimo, Ios ciudadanos inormados que viven en una sociedacl transparentr
- El valor del individuo como ciudadano racional y moralmente activo tienen la oportunidad de descubriry comprender el bien comn. que Dahl describe como .tocl.
lc
que {una persona] elegira, si tuese un conocimiento pleno de las consecuencias resultanies dt:
- La igualdad de derechos civiles para todos los individuosl
sus elecciones y de sus alternativas ms significativas,, (Dahl lgg3,
870).
Agunos, como Robert DI, anadirian la nocin subyacente de que todas las personas
Es un principio de los gobiernos democrticos que los cargos pblicos.
son iguales en lo tocante a la posibildad de adoptar decisiones de gobierno (D1 lgg3). Dl tam- en quienes ei pue
blo soberano ha delegado la responsabilidad de gobernar.
bin enumera una serie de prcticas o caractersticas de las democracias tal y como se han desa- sean responsables de sus acclgncs i.ule
los ciudadanos, los cuales, necesitan medios para pocler
rrollado en el mundo moderno. Estas caracteristicas son: exigir a sus iiclei-es que respondarr ;e sus
acciones Por supuesto, los cargos pblicos y sus representantes en el gobierno estar sujetos a1
l.Cargos electos. El control de las decisiones en materia de politica pblica corresponde, Estado de Derecho, pero lo ms importante desde er punto
de sta de ra responsabiliduj d.*u
segn l0 establece la Constitucin del pais, a los cargos electos. crtica es intentar que la gestin de los gobernantes sea Io ms
transparente posble. Sin embar
2. Elecciones libres e imparciales. Los cargos son elegidos mediante el voto en eleccones go' es dificil conciliar la transparencia con la necesidad de dotar a los gobernantes
de liberta6 o
limpias que se llevan a cabo con regularidad y en las cuales la coaccin es infrecuente. discrecin para tomar decisiones. En un articulo titulado "situating
Demouatic Accountabilit.y...
John Dunn lo explica as: "no cabe duda de que cuanto ms
atemos a nuestros gobernantesl. me.
3. Sufragio universal. Prcticamente todos los mayores de edad tienen derecho a votar en nos podrn hacer en nuestra contta, pero de igual forma. menos podrn
Ia eleccin de los cargos pblicos, hacer a nuestro r,or".
Creo que, Dunn hace un razonamiento interesante aJ exponer que "la
responsabilidad democrti-
4' Derecho a ocupil cargos pblicos. Prcticamente todos los mayores de edad tienen de- ca es en s misma retrospectiva [...] en el sentido de que
a lo que se imputa siempre la responsa_
reo a ocupar cargos pblicos en el gobierno, aunque la edad minima exisida puede ser ms
aita
bilidad es a los hechos, y no hay forma de recun-ir a actos futros
para.iustificar el presente", por
que la exigida para votar. coniguiente, por una parte los gobernantes necesitan libertad
para tomar decisiones, ntientras
que' por otra, los ciudadanos necetan el derecho
5. Libertad de expresin. Los ciudadanos tienen derecho a expresarse, sin riesgo de sufrir de conocer las acciones de sus gobernantes .no
necesaramente de forma inmediata, pero al menos en
casgos severos, en multitud de cuestiones politicas, incluida la ctica a lgs cargos pblicos, un determinado momento en ei
el futuro"(Dunn lgg2).
gobierno, el rgimen, el sistema socioeconmico y la ideologia dominante.
Hay otro aspeclo de la democracia en el que debemos ijarnos
antes de centrarnos en el ob-
ietivo de la valoracin. Las sociedades democr[icas modernas conceden gran impoftancia
rEste resumen se
a ir:s de
ha extraido de GO0DWIN. 1988:234 rechos indiduales, otorgndolos constitucionaimente y
mediante leyes. A menuo se )lir sostenicio

/o IABULA, Nmeo 6, 2001

IABULA, Nnreru (), l(l()l t{r
 TIRRY EASTWOOD
que juscia e imparcialidad dependen del ejercicio de estos derechos, y que la verdadera demo-
cracia es aqulla en la que se trata a cada ciudadano de forma justa conforme a las reglas acor-
dadas en la comunidad. Argumentos de este tipo dicen poco sobre un problema concreto de las
democracias modernas. Normalmente en cualquier sociedad democrtica hay muchas comunida-
des con culturas diversas luchando por sobrevir. Como el filsofo canadiense Charles Taylor ex.
plica, "cierto nmero de corrientes de la poltica contempornea gira sobre la necesidad, y a veces
la exigencia, de reconocimiento" de estas comunidades. Taylor relaciona esta necesidad de reco-
nocimiento con la identidad, en el sentido de "la interpretacin que una persona hace de quin es
y de sus caracteristicas deflnitorias fundamentales como ser humano". Segn
1,
ausencia de reconocimiento dan forma a nuestra idendad, "y as, un individuo o grupo de perso-
nas puede sufrir un verdadero dano, una autntica deformacin si la gente o la sociedad que lo
rodean le muestran, como reflejo, un cuadro limitativo o degradante o despreciable de s mismo
El reconocimiento debido no slo es una cortesia que debemos a los dems: es una necesidad
[...1.
humana tal" (Taylor 1992).
m 3. El objetivo de la valoracin archivstica en la
soeiedades dernocrticas
Bajo este epigafe hablar del objetivo de la valoracin en el sentido de su orientacin. Lo
que entiendo por oentacin se explica formulando la siguiente pregunta:
;qu objetivo globa.l tra-
tan de alcanzar los archiveros en su trabajo de valoracin?
Para comenzar esta parte del anlisis es necesario poner las caas sobre la mesa. No bus-
co una ideologia democrca de la valoracin archistica en el sentido de apoyo de un programa
politico, como sucedi, por ejemplo, en la valoracin propuesta por los archiveros de la antigua
Alemania Oriental.2 De hecho, es a favor de una fllosoia pragmtica de la valoracin. Basamos
nuestras decisiones en el conocimiento del valor de la conservacin ya realizada para, de este
modo, prever lo que ser valioso en el futuro. Slo podemos conocer el valor de la conservacin ya
realizada gracias a nuestra experiencia en el buen uso que se ha hecho de los archivos en el pa-
sado. Un pragmatista fundamenta sus teoas futuras partiendo del anlisis de las clecisiones que
ha tomado en el pasado y de lo eflcaces qe stas han resultado ser. Disponemos ya de una am-
plia o<periencia en la manera en que la seleccin y la conservacin sirven a la sociedad. Esta ex-
periencia nos asa de los valores que incorporamos en la valoracin archMstica para determinar
la disposicin de los documentos. Supongo que es esto a lo que Brothman se refea cuando afir-
maba que los valores del archivero "incorporan los valores de la sociedad." Es tambin, al menos
en trminos generales, una respuesta a la pregunta implcita de Jenkinson sobre cuales son los
fundamentos que determinan la toma de decisiones sobre la valoracin. Consewamos lo que nos
2Para una exposicin de
la ideologa de la valoracin en Alemania oriental ver B0OMS, l9g7: 6g-107.
BO TABU[A, Nmero 6,200]
LAVAIORACION ARCHIVISTITA Ei\ LAs 5OTITDAI]IS I)IN1(X RA]I( \
es til en nuestra sociedad. Por Io tanto, en mi opnin, Ia verdadera pregunta seria como deciclii'
qu documentos, de los muchos producidos en la sociedad moderna y experl,a en tecnoioga, ser-
l,irn a los intereses enfrentados de los ciudadarros de una democracia.
De lo dicho sobre la sociedad democrtica. extraigo esta conclusn. La vaioracin rle do
cumentos archisticos de una sociedad democrtica debe, de alguna manera. satisfacer la nerc.
sidad que tienen los ciudadanos de saber cmo se ha gobernado y, asimismo, permitirles llegar a
comprender el lugar que ocupan dentro de las comunidades de las que se consideran rniembros.
incluida, por supuesto, la comunidad nacional. Por un lado. la conciencia retrospectiva de cnto
la existencia o
se han gobernado los pueblos en una sociedad democrtica es imprescindble para la salurl de
cualquier democracia que vela por los derechos del individuo. Por otro, la conciencra retrospecti
va de las comunidades culturales, en el modelo de sociedad pluralista hacia el qr.re prcticanrcnte
todos los pases del mundo estn evolucionando, es, de igual modo, esencial para el senticlo de re
conocimiento y valor de esas comunidades dentro de una sociedad democrtica ms anrpira qut
institucionaliza la proteccin de los derechos del individuo,
Creo flnalmente que los ciudadanos necesitan saber cmo se han gobernado a sr misi.nos,
porque la esencia de la democracia es que los cargos electos actan en nombre del pueblo. r., por
que, en lma instancia, todos los ciudadanos deben aceptar su complicidad con las anteriores
actuaciones de su gobierno parajuzgar el pasado, y para que esosjuicios formen parte de su opr
nin frente a actuaciones presentes y futuras. Por supuesto, es esto precisamente lo que sucede a
diario en una democracia saneada, comprometida con ios ideales de justicia e imparcialidari para
todos, cuando los ciudadanos analizan las decisiones polticas que adopta su gobierno. Sin e:l-
bargo, poner en manos de los ciudadanos la informacin precisa sobre las decisiones politica-r no
es tarea tcil: por un lado, como observ el catedrtico canadiense de Derecho Marr,rrell Cohen. "no
se puede evitar la confldencialidad en el ejercicio del poder. La diferencia entre un orden poltiro
Iibre, donde el debate determina la poliLica, y una tirania slenciosa. donde el secretismo supone
un gran obstculo tanto para la participacin pblica en la toma de decisiones y su puesta en mar
cha, como para la vigilancia de las mismas, es la importancia y el ritmo de las desclasificaciones"3:
pero por otro, a menudo, resulta complicado tener opinin sobre los temas de actualidad.
Desde esta perspectiva, la conservacin de los archivos en una sociedad democrtica apo-
ya la nocin deDl de conciencia bien iriformada, En este sentido. la conservacin de archivos es
un bien pblico en la sociedad democrtica. l,os bienes pblicos son aqullos de los que iodos los
ciudadanos son titulares de acuerdo a la voluntad del pueblo. Las sociedades democrtrcas otorgan
tran importancia a los derechos indMduales. y tratn de fomentar la liberrad de los ciudadarros
para que decidan por s mismos cul es la mejor forma de da, por eso se necesitan r:iertas medi,
das coercitivas para conseguir que todos contnbuyan al coste cle los bienes pblicos o colectir,os.
Ahora bien, la conclencia retrospectiv es en ambos casos profundamente his'trica y cul
tural, La posibilidad de reunir testimonios para reflexionar sobre actuaciones pasadas rlel gobierno.
3Estas observaciones se hicieron
antes de un conlt prlamentario en 1g76. Citdo en EAST\/OOI), IIl77. .i:19.
TRlil Ninra"' ?nfl
 ITRRY EASTWOOt)

LA VAIORACION ARCHIVSTICA IN tAS SOCIIDI]ES D[ 4(X'Ri]I I!

en el casO de Que esas actuaciones
sigan teniendo repercusin en la sociedad,
es una ud de la
sociedad democrtica, de una sociedad
abierta al cueitionamiento de sus
actuaciones y de su ma.
nera de tratar a personas y comunidades
dentro de sus fronteras. Esto explica por
te de pensamiento dominaate acerca lu h corrien-
de la importancia de la valoracin archivstica
tiene un tras-
fondo'histrico y cultural No explica cmo
se ilega a decisiones particulares
desde ese amplio alan
histnco y cultural. Est claro, sin embargo, qr.
lu pr.o.rpucin por ra integridad de Ios archivos
est siempre en tela dejuicio. No se puede
reivindicar la conservacin de testimonios
de cmo un
pueblo se ha gobernado a si mismo o ha
tratado a comunidades que buscaban reconocimiento
sin
implicarse uno mismo en la integridad de aquello
que uno decida consewar. como Duranti
te' esto es en gran parte una cuestin de mtodo,
admi-
sobre el que se ha debatido mucho reciente-
mente, que est fuera del alcance de este artculo.
De lo expuesio hasta ahora podemos decir que
los ciudadanos de una democracia se in-
teresan por el problema de la valoracin archistica,
en el sentido de que quieren saber cmo se
han gobernado a s mismos y cmo han llegado
a la situacin actual. Adems, sienten un
inters
adicional porque desean conocer la situacin de
su comunidad dentro de esa sociedad, ms am-
plia' de la que obtienen a-lgn reconocimiento.
Los archiveros son los delegados democrticos
que
llevan a cabo el acto de Ia valoracin archMstica
para servir a estos intereses. Esto se observa
f-
cilrnente en el caso de los archiveros que tienen
lrresponsabilidad de va.lorar,,los documentos
ela-
borados o recibidos y consewados por er
soberano y sus agentes en el ejercicio de gobierno,,,
es de_
cir' los documentos pblicosa. Incluso en el caso
de los archiveros que valoran do"cumentos priva-
dos, existe la misma obrigacin de servir a
los intereses de ra sociedad democrtica.
S +. to desaos de ra varoracin en las sociedades
democrticas
Llegados a este punto, supongo que se estn
haciendo la misma pregunta que yo. Est
muy bien y es muy bueno hablar solemnemente
del objetivo de la va.loracin en las sociedades
de-
mocrticas; pero ;cmo alcanzar ese objetivo?
Mi primera respuesta es que nunca a.lcaruaremos
un obJetivo hasta que ro hayamos entendido, ro pdamos
arcular y seamos capaces de orientar
nuestro trabajo segSin ese entendimiento.
Este ha sido en gran medida mi prpsito:
articular
como entiendo yo ese fln e intar al comentario
y a la crtica de mis ideas. Adems observo
serie de desaios a la hora de afrontar la
una
valorai'ion de archivos en las sociedades
democraticas.
Puede que haya otros, pero stos son los
mos.
sus instituciones y programas. Al no haber una autondad que les dicte cui riebe
ser el objetil,
diri$r sus esfuerzos. los archiveros trabajan en clara desventaja. por ejemplo. dura.te
hacia el que
mucho tiempo en muchas sociedades que se ajustarian al modeio
de deniocracia Llr:
Goodwin/Dl, muchos organismos pblicos no han estado incluidos en el campo 6e
accios asig
nado a los senricios archisticos. En cierta medida. este hecho se puede
enterider como un inieil
to de no querer ejercer presiones sobre estos coleciivos con el pretexto
de preservar los archir.,i;::
para el bien comn, teniendo prioridad otros bienes prblirs e ntereses
pnvarios.
Tanibin habra que tener en cuenta. en esta misma linea, que ia situacin.juririica
de jos ai-
chivos no suele llevar a realizar el objetivo de la valoracin, especialmente,
si este obitivo tiene qrre vrr
con el apoyo a la responsabilidad poltica. La responsabilidad es una caracterstica
inherente a ia el
tructura institucional de una democracia. mientras que la capacidad cle respuesta la
la vo)lntari p,,
pularl es consecuencia de la interaccin en el seno de esas estmctnras.
Dicho cle otro modo. la canaci
dad de respuesta es una medida clara del grado de responsabilidad que tiene
una determinada instj
tucin. John Ferejohn enumera tres "limitaciones serias de la responsabilidad en las
instuciones rit:
mocrticas". En primer lugar, "la heterogeneidad electoral posibilita que
los cargos antepgngan ungs i,g-
tantes a otros para reducir su responsabilidad ante todos". En segundo lugtu-. las
institucone-s de rrs-
ponsabilidad actan en tiempo reai, dando a los cargos Ia oportunidad
de agrupar decisiones popula
res e impopulares. En tercer lugar, "los cargos electos disfrutan
de la ventaja de tener rns informacin
que los votantes, y esto limita la responsabilidad de esos cargos
ante los deseos rle los voteurtes" {Fere
john 1999, 131 132). Hasta cierto punto, cabe decir que la conservacin de archivos
es una ueza que
compensa estas limitaciones, en el sendo de que es una de las medidas para
conseguir la lranqueza ,l
traasparencia del gobiemo. Sin embargo, esto significa que los archrveros
encargados de la rraloracin
deben ser capaces de comprender y valorar todos los documentos y
tomar decisiones sin ias trabas pro-
pias de la inmediatez de la polca. La tendencia contra-ria, particularmente
en ei caso de los clocu
mentos electrnicos, que obliga a los archiveros a tomar decisiones de
va.loracin poco despus ile que
los documentos hayan sido producidos, hace diicil desrrincular esta
opinin tolerante de las preocupa,
clones inmediatas. La necesidad de tener una opinin abierta y algo distanciada
no signilica que los ar
chiveros deban ser apolticos, o que no tengan sus propos ideales e ideas
poliicas. Significa, sinrple-
mente, que necesitan que se les d el marco adecuado para actuar en
beneflcio pblico y responder rie
las acciones pasadas del gobierno. Las instituciones pblicas de archrvos
pertenecen a una categona
que podria denominarse "agencias iie responsabilidad" de los gobiernos
democriicos, y necesitan dis-
frutar de.cierto grado de auionomia, algunos dian independencia, respecto
a otras as
del gobier.
no para hacer su trabajo adecuadamente. Incluso en las democracias
ms saneadas llevar esta sutil
concepcin del papel de los archivos a la actitud politica y burocrtica es
un desafio signilicativo.

En muchas sociedades democrcas, el papel que
res he otorgado a los archivos n0
se rea_
liza por encargo de archivos pblicos y tampo.o
.s .p...irdo por los lderes politicos. Los archiveros
lo saben, y han hecho todo lo posible para
conseguir el adecuado apoyo legislativo
o pot,,,.o p.r,
a
Definicin tomada de LI\TLT0N. I996.
En democracia' servir a los intereses de las diversas comunidades culturales
es tambin
problemtico. Estas comunidades sienten la necesidad de establecer
s identidad y reivin6icar su
reconocimiento. Hay quien dice que estas comunidades culturales deben
asumir la responsablidacl
de la conservacin de su propio patrimonio archistico. Otros,
sin embrago, afirman que el bienes,
tar de estas comunidades no es una responsabilidad democrtica, y que,
en todo caso, las comu-
nidades culturales, sean las que fueren, con la posible excepcn
de organismos corporativos c-oir

82
IABUIA, Nmero 6, 2001
 r;..tr'l
g
il
rl

TIRRY EASTWOOD tA VALORACIO\ AR( HlVlSTltA tN LAS y)CltDALltS IXTV0LRATI( \

propsito cultural comunitdo, no crean archvos, aunque determinados acontecimientos

en las vi- Eibtrognaffia
das de sus miembros pudieran ser objeto de documento tanto pblico como privado.
Existen abun-
daltes indicios, al menos en mi pais, de que algunas comunidades culturales, determinados grupos
tnicos, ansan actuar por s mismas, en parte porquejuzgan que ha existido una despreocupacin B00MS, Hans. 1991. Soctetg and the Formaton o! the Documentary Hentage: I.ssue.s rn i'ir-
en la conservacin de los archivos que dejan constancia de su pasado y sobre Appraisal of Archual Sources, Archivaria 24 69 107
los cua.les se apoya el
entendimiento del lugar que ocupan en el ms amplio orden de las cosas. Se trata de
un asunto de- BROTHMAN, Brian. i991. )rders oJ VaLue: hobng tle Theoretcal ?erms of'Archiual Ilacricr,,
licado para estas comunidades, que con frecuencia tienen motivos de queja, algunos de ellos
exis- Archivaria 32:72-100.
tentes desde hace mucho empo, contra la comunidad ms grande. Dsa conservacin
de los archi
vos parece estar en Ias garras de la comunidad dominante, en la que no confian las DAHL, Robert A. 1993. kt democracn g sus crrcos. Barcelona, Paids.
dems a la hora
de defender sus intereses. No obstante, teniendo en cuenta lo dicho hasta ora no debemos DUNN, John. 1999. SifuatngDemocraticPoltiralAccountabiltg. DemocracyorAccountability. anrl
oM-
dar que las comunidades de culturas diferentes se interesan por los recursos del sistema Representation, eds. Adam Przeworski, Susan C. Stokes y Bernard Manin. Cambridge.
archMs-
tico de un pais e rncluso por el apoyo que las instituciones les pudiesen orecer en el caso
de que de- Cambridge University Press.
cidleran poner en marcha sus iniciativas. Al fin y al cabo, una sociedad plurai necesita pluralismo
en su sistema de archivos. Como buen pragmtico, el americano Schellenberg reconoci DURANTI, Luciana. 1994, The Concept ol' Appraisal ond rchiuni T?reory. The Ameririin rciri-r'iit
esto hace
mucho tiempo cuando argument que "opiniones variadas [.,.] distribuyen la carga de conservar 57:328'345.
los
documentos de un pais entre sus diversas instituciones archMsticas" (schellemberg lg84). EASTWOOD, Terry. 1997. The Dispostion of Ministennl Papers. Archivaa -:
Sin em- ig
bargo, me permito sugerir que se debe poner de manifiesto la necesidad de respetar
las comunida-
des culturales en las polticas de adqulsicin
FEREJOHN, John. 1999. Accountabtity and Autl-toitu: Toward a lheory of Foliticnl Accountoblirr;.
y tener en cuenta la toma de decisiones de la valora-
Przeworski, Adam (ed.) et al. Democracy or Accountability. and Representation. Cambridue.
cin en una sociedad democrtica, a.lentada por el objetivo que he explicado en este artculo.
Cambridge University Press.
El otro, y ms importante desaio, es encontrar mtodos que permitan un anlisis com-
prensivo a la luz de nuestra perenne preocupacin por la integridad de los archivos, y GOODMN, Barbara. 1998. El uso de las ideas polcas. Barcelona. Pennsula.
del prop-
sito de abastecer a los miembros de una sociedad democrtica con fuentes para comprender cmo HARRIS, Verne. Seeng tn) Blndness: South fnco, Archues and Passton for Ju.srrce. l'i.re Records
se han gobernado en el pasado, cmo han llegado a donde estn, y cul es la mejor
forma para & lnformation Management On-Line Service (RIM0S).
continuar con la lnea de actuacin emprendida. El dilogo saludable sobre valoracin entre ar- http: / /www.caldeson.com/RIMOS/harris0 1. html.
chiveros, tal y como lo hemos disfrutado recientemente, formar parte de ese prgcesg, perp tam-
bin un mayor dilogo con el pueblo al que servimos en democracia. No debemos olvidar que JENKINSON, Hilary. 1922. Al+[anualoJArcliue Admistraton.Odord, Clarendon ltess, irart II]
los
archiveros tambin son responsables, ante aquellos a los que sirven, de las decisiones que "Modern Archives".
han to,
mado. Por supuesto, es improbable que la mayor parte de los miembros de la sociedad entre en LIVELTON, Trevor, 1996. ArclualTheory, Records andthePubLic. Laniham, Md.. & l,ondon,"lhe
contacto directo con los archivos o quiera expresar su opinin sobre estas cuestiones. La relacin
Scarecrow Press.
entre los archiveros y los membros de la sociedad es esencialmente una relacin flduciaria,
otor-
gada o mantenida en confiarza. Los ciudadanos de un estado democrtico
esperan ser capaces de
MENNE-HARITZ, Angelika. 1994: Apprasal or Documentation: Can We Apprase ArchiL:es bg
ubicar las actuaciones que han tenido consecuencias importantes en sus das, y debo Selectng Content. The American Archist 57. 528-542.
decir, en
las das de sus ancestros. confian en que la sociedad se ocupe de esto, lo que
s(niflca que con- SCHELLENBERG, T.R. 1956. ltlodern Arcluesr Pnncrples ond Technques. Chicago, Unirrersitv ci
fian en nosotros para tomar buenas decisiones en su nombre.
Chicago Press.

Terry Eastwood. Profesor Asociado. Director de la Escuela de Archistica, Biblioteconomia

v Do-
SCHELLENBDRG, T.R. 1984. Tlv AppratsaLoJ Modern Publc Records. A Modern Archives Reader;
cumentacin de la Universidad de Ia Columbia Btnica, Canad. Basic Readings on Archival Theory and Praciice. eds, Maygene F. Daniels y Timothrl
Walch, Washington, National Archives and Records Seivice,
Traduddo del ingls por: Concepcin Reryejo puerto, Lus Angel Fradejas Salazar
Couadonga pas.
tor Piquero, Ander Mujka )rmazabqL, Ana nena Montes, vqlentn swa TAYLOR, Charles. 1992, Llulttculturalism and "?he Poltrcs oJRecognition" Princenton, New Jersey.
lglesins, Beatriz
.Nieto Posados. Princenton University Press.
 ?rry *m

e,fLtr#\/ffi d.ffif#,q y,4 rui{ sf}i

fLlNtf#rV,4d"; f" fltrtr#,edf trrVrt ffr"
{",4 ru?trMccJru f,d"t f-s#t;tri
58Rf;'[r C0ff/rtrN

la estrategia y la metodoiogia dc la
T a macro-valoracin es una combinacin entre ia teora,
I valoracin de documentos en Archistica. Practica "el refinado arie de Ia desiruccn' a tra
IJves de conceptos y mtodos ms defendibles de valoracin de documentos para su conser
vacin archistica a largo plazo. El aniisis funcional es una parte importante de la macro*ralo-
racin, aunque, como veremos ms adela;rte, las "funcionalidades" as analizadas estar perfecta'
.analisis
mente definidas, aparte de lo que hace el gobierno. Adems, mientras que funcional" pa-
rece una metodologia (y en parte lo es), "funcin'en macro-valoracin tambin refleja sus asun-
ciones tericas ms importantes.r

A modo de introduccin, deben citarse sucintamente algunas de las caracteristicas prin-

clpa.les de la macro-valoracin:

l. La valoracin debe ser un proceso activo y planiflcado para localizar documentos de va-
lor archistico, no una reaccin pasiva a peticiones de gestores de documentos para obtener au,
torizacin para destruir documentos.

lDesarroll la macro-valoracin por primera vez en 1989-90 cuando escribi mi estudio del RAMP,
{COOK 199 lb), 1,
utilic las conclusiones para desarrollar, con la ayuda de algunos colegas, el programa de Macro'valorcin en el A
chivo Nacional de Canad, que fue creado en l99l como centro intelectua] de un nuevo enfoque a la disponibilidad
de losdocumentos. Fui el director responsable de Ia valoracin y la disp0sicin del pi'ograma desde I 993 hasta I gg{1,
cuando dej la institucin. Por esto, n0 debe pensarse que Ias ideas que expongo aqui son las exislentes hoy en el
kchivo canadiense, donde los programas evolucionan constantemente, aunque el ncleo del programa perlnanece
como lo dej, De todos modos, ahora escnbo como proesor de Archistica, n0 como un aito carqo del Archfio Na,
cional de Oanad.

TTRRY COO(
2. El archivero, tras una ntensa investigacin, debe identificar directamente los docu.
mentos valorados como archivisticos como si siguiese un criterio de "valor" preamente deflnido,
no sacarlos indirectamente de entre documentos que sobra,n kas destruir otros o que el gobierno
actual ya no necesita.
3. Algo que un archivero nunca debe hacer ai valorar documentos para usuarios es valo-
rarlos para investigadores o considerar su uso por ellos [o por escuelas de investigacin); en lugar
de esto, el archivero debe valorar el universo funcional y estructural en que ei productor de un do-
cumento lo crea y lo utilDa.
4. La valoracin debe ser el proceso de deierminacin del valor que decide si los docu-
mentos han de ser conservados o destruidos; no se debe confundir con la adquisicin o recopila-
cin, que es un proceso aparte (con otras variantes) que determina si los documentos valorados
como archisticos se pueden o no transferir a un archivo y guardarse en 1.
5. Sin una teora o un concepto definido de lo que se entiende por valor, ninguna estrate-
gia o metodologa de valoracin podr ser aplicada consecuentemente, ni sus resultados sern de.
fendibles ante un pblico cada vez ms interesado.
6. La teora de la va-loracin no tiene reiacin directa con la teoa Archistica: de hecho, se
las puede considerar opuestas, ya que una trata sobre el valor de los documentos para la memoria
social e institucional y la otra sobre las caractesticas de los documentos como prueba fidedigna.
7. La valoracin es un proceso inetablemente subjetivo y los .valores" que Ia animan cam-
biarn con el tiempo, el lugar y la cultura: el archivero construye el pasado que el futuro conocer.
8. Debido a la complejidad de la valoracin, a su importancia social y a su subjettvidad,
los archiveros y sus instituciones deben ser considerados responsables de sus decisiones median-
te una documentacin completa y clara de su investigacin, el proceso seguido y las conelusiones
obtenidas.
La valoracin supone una gran responsabilidad social para los archiveros. Cuando eval-
an documentos, estn nada menos que dando forma a-l futuro de nuestro patrimonio documental.
Esln determinando lo que el futuro conocer de su pasado, que es a menudo nuestro presente.
Como profesin, nosotros los archiveros tenemos que ser conscientes de la importancia de nues-
tro trabaio. Literalmente, estamos creando archivos. Estamos decidiendo qu debe recordarse y
qu olvidarse, quin es visible en la sociedad y quin insible, quin tene voz y quin no. En este
acto de creacin, tenemos que ser especialmente sensibles al carcter politico y fllosflco de cada
uno de los documentos, de los archivos en conjunto, de las funciones archMsticas, de los prejui-
cios de los archiveros y sobre todo de la valoracin que stos hacen. Este proceso caracterDa a los
productores, las funciones y las actidades que deben incluirse en los archivos, por medio de la
deflnlcin, la eleccin y la seleccin de los documentos que llegarn a ser archivos y que, por lo
tanto, se beneficiarn de todos los procesos archMsticos posteriores (descripcin, conservacin,
exposicin, consulta, etc.); y cuales, de forma tajante e inevocable, se destruiran, seran excluidos
de los archivos y bonados de la memoria.
im.il
MACROVALORACIN y nNLtss tuNCIoNAt: LA PRtEN4tNtNclA
DE tA lNTtRAi cloN p( )tTtci).,)()( LAL 5or.lRF .ri ( ,t)BiLR\( )
As pues, la valoracin es fundamental en el empeo archvstico; de hecho, me atreve
ra a afirmar que es el nico objetivo archistico, una actividad constante y sin in. la "esencra
de los archivos. Y es polmica. Los archiveros pioneros y algunos de los autores ms recientes
creen que la valoracin es poco Archistica, porque despoja a ios documentos de su r:o6texto de
creacin inicial y destruye la integridad del original o los Jonds d'arcttues al completo. para iir
mayoria de archiveros que aceptan la necesidad de seleccionar slo una parte de un totai inabar-
cable, las diferencias, sin embargo, prevalecen sobre los principios
y los conceptos (o las teonasJ
adecuados que deben propiciar la valoracin o que definen el "valor," la "trascendenr:ia"o ia "im-
portancia" de los documentos, trminos empleados en la legislacin fu'chMstica y por ios archive.
ros, frecuentemente sin ningn tipo de deflnicin o relexin. Como se preguntaron lgs griegr)s
hace mucho empo, ;qu define el bien?
4Qu hace que algo tenga valor y que llegue a merecer la
pena preservarlo y recordarlo? Previsiblemente y sin un acuerdo sobre aquellos primer6s pnrrci-
pios, tampoco se ha llegado en la profesin a un consenso sobre las estrategias y metoclologas rle
valoracin resultantes.
Vamos a centrarnos en las distinciones que he estado haciendo. h.t teon.a rle La t){ilo
rocn estudia, en un sentido filosfic0, las fuentes y las influencias sobre las que los lrchive
ros basan su deflnicin de "valor," "trascendencia'e "importancia" con respecto a los docLr
mentos. s un documento tiene "valor," entonces hay que preguntarse: 6para quin. emplean-
do qu criterios y por qu? Las estrategias g metodoLogas de La ualoractn son medios por los
cuales esas definiciones tericas o fllosficas de "valor" pueden identiflcarse y ponerse cn prr.
tica. La teora viene primero, y de sta deben derivarse la estrategia, seguidamente la melodo
loga y despus la prctica. De otro rnodo, no habr una esencia igica y deendible del traba-
Jo de valoracin.
En los Archivos Nacionales, la teoa de la macro-valoracin se basa en el presupuesto
terico -que refleja las ideas de Hans Booms y Gerald Ham y ms tarde las de Helen samueis.
Terry Cook y Richard Brown- de que son los valores sociales los que deben sentar las bases de
la valoracin.2 Mientras nadie conozca drectamentey con seguridad cules son esos valores so-
ciales, los archiveros desarrollan las estrategias y metodologias de valoracin que mejor reflejan
una imagen precisa de esos valores sociales a travs de un in'rento consciente de documentar Ia
funcionalidad tanto del gobierno como de sus programas indirriduales, que s9n la creacin de
los ciudadanos en una democracia; y, en especial, mediante la documentacin del nivel de inte-
raccin entre los ciudadanos y el funcionamiento del Estado: cmo aceptan, iechazan. protestan.
apelan, cambian, modifican y, a su vez, influyen en es0s programas vigentes y esln influidos por
ellos. Segn el Archivero Nacional de Canad, Ian Wilson, esto signiflca centrar la valoracin
en el
2
Sobre estos escritores, vase B00MS 1987a, 1987b y l99l: HAM 1984: SMUELS 1992 y
1986. Adems de romar
estas fuentes y mi estudio del RAMP citado en la nota nmero uno. los tratdos clar.es del
-chivo Nacionl de Clala.
d sobre la macro-valoracin son COOK 1992, 1991, 1998 y 2000; y BR0WN 199i. para
situar la cliscipliira rle la ya
loracin, incluyendo la macro-valoracin. en una perspectiva llistrica y posmoderna, r,anse.
respectivament.. COOK
1997 y 2001.
 TRRY COOK
rulAcRovAtORAClN Y,qnLtsts rulitout: tA PRttMlNINCrA Di LA INIERATLTuN po!Ttco.sooAr. tt)BRt Ei
r,()Blili\i)

concepto de la accin de gobernar, y no en el mero gobierno.3 por

supuesto, las decisiones del uchivero, en la prctica, llegar a influir en esos valores sociales al especificar
sector privado sobre la valoracin complementan las caracteisticas
ms a fondo esta ocumentacin del sector genricas y puntos especiales de interseccin algunas veces de conflicto)
pblico dentro de un marco de "Archivos totales," pero $ entre las tres eiiticla.
esto queda fuera de los limites de este des interrelacionadas: l) los productores de documentos (estructuras,
articulo. agencias, el puebloi; ?j las
tendencias socio-histricas (las funciones, los programas, las actidades,
inciuso las ansaccio
Durante el siglo D( algunos grupos de archiveros fomentaron otras dos nes); y 3) los clientes, los usuarios, los ciudadanos o los grupos a quienes
teoras sobre el afecta ta"nto una ii:n
'valor,'adems del enfoque social adoptado formalmente cin como una estructura, y quienes a su vez influyen directa o indirectamente,
en lggl por el Archivo Nacional de Ca- explicita o inrpli-
nad' Una de ellas sostenia que el valor debera ser determinado citamente. La macro-valoracin requiere que los archiveros investiguen
empirica y pragmticamente esto la naturaleza de estos
es, que vafios investigadores estimasen el uso real
o futuro de los
agentes y actos y las interconexiones o interelaciones entre ellos, y asigna una
documentos. Cuanto ms utili- rnay6r rmpor-tar-
zado, ms valoso' La otra teoa deflende que slo el productor cia, o'valor,'a determinados actores funcionales-estructurales comparados
del documento debera determinu con otros. l,a macro
el valor y, por tanto, qu documentos deben conservarse valoracin es una aproximacin a la valoracin basada en la investigacin
como archisticos. La macro-valoracin del ongen de los textrrs.
pone en entredicho la primacia aslgnada a estos factores donde el contexto socia.l de produccin y el uso contemporneo de stos (no
el uso secundario 1n,
de valor-determinacin por T. R. Sche.
llenberg y sir Hilary Jenkinson, respectivamente, y sus seguidores, ticipado de Schellenber$ determinan su valor.
aunque s toma en considera-
cin algunos aspectos informativos de Schellenberg y ciertas exigencias
legales especificadas por El razonamiento en el que
se basa la macro-valoracin es bastante fcil de explicar. Las
Jeinson.a Pero la macro-valoracin rechaza de lleno la idea que
Jenkinson defiende de que los 0ciedades democrcas asignan a las instituciones una serie de unciones
archiveros no deberan hacer ningn po de valoracin, porque si a travs rle represen
lo hiciesen
comprometean su tantes parlamentarios en forma de leyes, regulaciones, etc.; de esta forma
posicin obJetiva, neutral, de guardianes pasivos 0 custodios estas institur:iones son
de un residuo documental natural un filtro S un espejo) de las tendencias, actidades, necesidades, ideas y
orgnico dejado por el productor. La macro-vaioracin asegura deseos sociales. de las
que los archiveros -no los investj- c0sas y conceptos que la sociedad "valora" y que quiere que formen parte
gadores ni los productores- son los profesionales, de su da pblica. 0s .
asignados por tey y aceptados por costumbre, y deseos se expresan a travs de grandes agrupamientos de macro-funciones,
tos valores
para construir la memoria colectlva de una sociedad, y por 0om0 p0
ello los archiveros deben dar forma ac- eJemplo (en el caso de un gobierno nacional) las funciones sociales,
tivamente al legado documentai de su tiempo. las cultura.les/patrimoniaies,
las de desarrollo econmico, las de desarrollo de fuentes naturales,
Ias de clefensa yrelaciones in-
Volendo, entonces, al enfoque social, que es la base conceptuar ternacionales, etc' Partes de estas macro-funciones quedan asignadas varias
y terica de la macro-va. estructuras, por io
loracln, los socilogos y otros investigadores han descubierto que general, primero a los departamentos grandes y luego a las
todas las sociedades entidades ms pequenas, que normai_
[incluyen-
do a los archiveros que forman parte de ellas) asignan mente, pero no siempre, presentan un informe sobre ellos. Para estas
n mayor o menor valor a la interaccin eir- funciones asignaas, las ins-
tre las estructuras y las funciones sociales y los ciudadanos. tituciones en cuestin articulan diversas sub-funciones, que estn distribuidas
Tal trabajo de valoracin de estos tres en diferenies es-
fenmenos particulares y sus interrelaciones determinarn tructuras administrativas dentro de la instucin, cada una con la orden
a su vez, en el modelo de macro-valo- de cumplir o llevar a
racin, qu documentos relacionados son declarados de mayor valor, cabo una funcin, partes de una funcin 0 partes de varias funciones. Estas Ofices
y por tanto, cuales son ar_ oJ prmary ln.
chivados y cuaies no, en trminos de impacto en ra sociedad teresf crean a su vez vados programas o actir,'idades, tanto continuadas
como puntuales, para ile-
de las ftrnciones, programas y acti-
vidades representadas en los documentos. La macro-valoracin pretende var a cabo sus funciones, que conducen acciones especflcas y transacciones
individuales, para
indrcr mo puede el
cuya eflcaz realizacin se crean sistemas de informacin. ciudadanos,
clientes, grupos, empresas y
asociaciones -a quienes, en su conjunto, llamaremos "el ciudadano"
en este articulo- interaccio-
nan con esas funciones y estructuras, programas y acvidades, y dependiendo de la latitud y fle_
3
vase MIS0N' lggs Para los archiveros' el hecho
de hacer meramtnte (o docilmente) aquello que creen que
los pa- fibilidad permitidas para esta interaccin, a su vez, daa forma, cueslionan y
trocinadores del goblerno quieren' teniendo en cuenta modiflcan estos pro-
satisfar a estos patrocinadores y. as mostrar que son
sus proplos documentos instituciolJ.., ro[r. p,*.* qu.
$amas en diversos grados, ofreciendo as otra vez un poderoso reflejo de los valores sociales a tra,
buinos Jugadores" corporativos q* ,..r..1i rn. nn*.iu-
cion coltfila es, segn dice shirley spragge, una abdlcactn vs de la funcionalidad. Despus de todos estos pasos y procesos,
a.misi"ao ra.u g a....i.o ir...psaule) de la mi- el propio documento
sin cuhural y las responsabllidades cultuia.les del archivero. es ra prue-
vase spMGGE, 19g5. para una crtica sobre cmo ba finai dentro de esos sistemas de informacin
rtTt ligg sus papeles para que los documentos mantengn las
los
caracteristicas de una prueba fidedigna, va-
y de estos actos y transacciones e interacciones
se COOK y GREENE. 2002: 42-SS. entre el ciudadano y la sociedad.
4
vase JENKINS0N, I g22 , quien prospe en Gran
Bretana durante la primera mitad del si$o x{ y escribi el pri- La descomposicin funcional explicada (y sunplificada) hasta aqu
mer teo en ingts de importncia.suprema acerca de supone que el con,tex
la teoa y la pciica archivstic t"-,i"-.]. p*de consul,
tar ImLLENBERG, 1g56. que codific el pensamiento to en el que se crean los documentos (sus orgenes conceptuales
de Ia valracin en el tuchivo Nacional de washington:
la afir-
si no fisicos) est determinado
macin ms completa de sus tn cltdos principlos es por todos estos factores: macro-funciones, funciones,
Tlw Appratsal oJ Modern fuhtc ReiJ)r, n r-acto ae que sub-funciones, estructuras gfices pri
ya aprece en Daniels y Walch, eds,, Modern I0 oJ
Archiues Reolir. 61
mary lnteresfl, programas, actividades, acciones y transacciones, y
en particular las interacciones

90 IABULA, Nmero 6, 2001

IABULA. Nmcnr l00l
 I
TERRY COOK
MACR0VAI0RACIONYANLlslstuNCIONAL tAPRt[/tNtNCIADtLAtr\iTtRA(t]0NpoLtTt(0-y)0LsoBRlt r,()uri.Ri\(l

de los clientes, adems de procesos de produccin de documentos, srstemas

de documentos, y tc-
eo sujustiflcacin terica, En segundo lugar, la metodologa o los cflterios utilados
nica de registrO. Al centrar la investigacin sobre va.loracin archistica {a los que rne
en el anlisis (esto es, la
refe en breve) para valorar las funciones son medios con los que sopesar el impcto de un pro-
valoracin) de la imporlancia de un nmero razonable de estas funciones,
programas y activida-
grama [y as, Ia importancia de sus documentos) er.r la sociedad canadiense. El principai
des' e interacciones de los ciudadanos, ms que en valorar millones de documentos, loco cie
o miles de sis-
atencin sigue siendo el mbito social, es decir, valorar o identificar esos documentos danrio pnre
temas, series y colecciones, el archivero podr ver el bosque entero,
ms que slo unos pocos r.
bas del mayor impacto del gobierno federal sobre la sociedad canadiense en el mismo gotriernoi.
boles. Ver todo el contexto signiflca al flnal que los documentos ms pobres y duplicados ly
se iden- yno dar pruebas de las funciones del gobierno como un fin en si mismas, El inters prinripal es1
tifican y eliminan ms fcilmente, y que el documento primario ms sucinto y preciso pr
una en la interaccin entre ciudadano y Estado. no en documentar al gobierno.
funcin concreta de Ia Ofice oJ Primary Interest es ms tcil de elegir ("valorar") para
la preserva-
cin archistica. Si la evaluacin del valor de los documentos tradcionalmente se ha ,va- Puesto que los documentos ganan "valor archivisiico" en la medida en que reflejan ilel
llamado
loracin," la evaluacin de este universo funcional mayor se ha denominado .macro-va.loracin-. modo ms sucinto y preciso el universo funcional de sus creadores y su impacto e interaccin 1on

la sociedad y, a su vez, la critica e interaccin de la sociedad con el gobierno, entgnces. rles6e la

Siguiendo esta lgica, por lo tanto, la macro-valoracin cambia el foco inicial y
ms im- macro-valoracin, el punto central del proceso de valoracin de documentos que realiza el archi
portante de la valoracin, que ya no es el documento (y cualquier caractestica o valores
que pue. la posterior toma de decisiones) debera ser ese mismo universo interactivo y luncional clel
vero {y
da contener) sino el contexto funcional en el que se crea el documento
fsu origen conceptual]. Al Estado dentro de la sociedad civil. En el desestabilizado mundo cle la oficina automatizada o de ias
usar el conocimiento a.lcanzado mediante un anlisis institucional funcional incluye un
1ue an" permanentemente cambiantes bases de datos o de los vastos volmenes de documentos en papel
lisis de la interaccin entre funcin y estructura de la dinmica cultura.l, de sistemas de
conser- de hoy en dia, en los que las decisiones de conservacin o eliminacin o no puedcn tomarse des
vacin de documentos y de la interaccin de los ciudadanos o clientes con la institucin
o funcin- de el nivel documental o s10 con gran dificultad e imprecisin, este enfoque funcionai desde arri-
los interrogantes principales sobre valoracin para el archivero ya n0 son qu
se ha escrito (o pin. ba hacia abaio es no slo tericamente deseable sino una necesidad prctica. En resumen. la ma-
tado, retratado, filmado o automatizado), dnde est y qu valor tiene para la investigacin,
Antes cro-valoracin vuelve a la valoracin del contexto basado en la procedencia y presta mucha menos
bien, las dos preguntas claves de ia valoracin son, en primer lugar, qu funciones o acdades
atencin al contenido de los documentos. Sin embargo. ese contexto basado en la proceriencia no
del productor deberan ser documentadas (ms que
4qu documentacin deberia guardarse?). y es el tradicional de una "oficina de origen" sino la compleja organizacin cultural en la que se rn-
en segundo lugar, quin (al articular las principales funciones, programas y transacciones
de la serta la produccin y conservacin de documentos en las instituciones modernas,
institucin) tuvo algn motivo y la responsabilidad orisinai de crear un documento, qu
tipo de do-
cumento sea y con quin cooperara o se relacionara esa persona para su posterior produccin.
A pasar del apuntalamiento terico funcional-estructural de la macro-rraloracin que re
Estas preguntas conllevan una tercera: ;qu productores de documentos o,,funciones" (ms que
fleJa losvalores socia.les a la puesta en prctica de estos conceptos. detallar ia eskategia, los cfite-
qu documentos) tienen ms impoftancia? Slo despus de contestar estas preguntas
podr en. rios y la metodologia, sobre todo funcional, que se siguen en Ia macro-va-loracin. La macro-valora,
frentarse el archivero de un modo realista a los documentos o serie de documentos que proba-
cin y, por tanto, la aproximacin programada a la destruccin de documenios, debe
ser eausti-
blemente tienen el mayor valor archistico potencial para la "micro-valoracin" (0, en
realidad, la un ministerio del gobierno, de toda un area funcional o de un programa
va: es decir, en el caso de
valoracin tradicional, ulizando "criterios de valoracin" como la edad, la extensin,
la unicidad, [generalmente una rama o sector) que debe incluir todas las sedes, regiones y mveles y sus res-
la duracin, la completez, la fragilidad, la manipulacin, etc.). slo entonces se podr
determinu pectivas series, sistemas y colecciones de documentos en todos los soportes. Para las instituciones
qu productores de documentos del sector privado complementarn los
documentos oflciales para pequenas y medianas, "exhaustivo" significaa, en el mejor de los casos, que todos ios documen
llegar a unos "Archivos totales" combinando la interaccin poltico-sociai. Es ms, una vez go-
el tos de dicha institucin se sometiesen en atguna ocasin a un proceso de macro-valoracin v de
bierno contesta a estas preguntas del nivel macro, esto significa que un gran volumen
de docu- toma de decisiones. El objetivo esbatgioo de la macro-valoracin es el siguiente:
mentos puede destruirse sin ms investigacin, ahorrando a las agencias y a los
archivos, de este
modo, mucho tiempo, espacio y dinero en la valoracin y en el proceso de almacenamiento
Elegir s4fuentes pruebas documentales enlas Offices oJ pimary Interest (Opl) clue re.Leen,
de do- en mejor medo g de La manera ms sucinta. trmto el
eL
cumentos. Por ello la macro-valoracin sostiene que lo ltimo que hace un archivero Junconwnento como eI Lmpacto d.el
ai valorar do- programa objeto de estudto, y la imnqen mas ntdia de La nterar:ciort rle los curJdanos
cumentos es valorarlos. con
1, g compLetarlo despus con otros procesos de seleccn.
Decir que la macro-vaioracin es una aproximacin a la valoracin basada ms
en uncio- Prestemos atencin a ciertas frases clave de esta cita. No se trata de todas las Opl (pues
ne que en documentos es cierto c0m0 metiafora, pero no literalmente.
En primer lugar, la macro-
cada unidad o seccin de todo gobierno es una OpI para algo, por ejemplo, pedir lpices)
valoracin se centra no slo en la funcin sino en la interaccin entre la silo slo
funcin, la estructura y el
de aquellas que mejor reflejen el propio funcionamiento del programa, su impacto
ciudadano que, combinados, reflejan el funcionamlento del Estado dentro de la sociedad en canad y la in,
civil. Iista teraccin de los cudadanos con 1. Asimismo, no todos los documenios se valorar como archrstilos

92 TABULA. Nmero 6. 2001


:al:
TIRRY COOK
ni tampoco todos aquellos de posible inters de las OPI seleccionadas que se refieran a la funcion
a los ciudadanos, sino slo los necesarios para consfltulr "prueba suflciente'de esta funcionalida
Y no son todas las interacciones entre ciudadano y Estado (o de lo contrario, ;se guardarian los ar"
chivos de todos los casosl), sino nicamente aqullos que ofrecen el reflejo o la imagen "ms claray
ntida" de esa interaccin y de las opiniones de los ciudadanos. "lmpacto" e "interaccin" ciudada*a
implican que no todas las funciones tienen el mismo peso 0 inluencia en el pas ni ora ni en el
futuro. La metodologia que se detalla a continuacin explica cmo hacer estas distinciones macro-
valorativas. Es necesario senalar que estas directrices del mtodo valorativo han sido probadas
proyectos de valoracin y eliminacin de documentos de instituciones especflcas para un gobierno
nacional. La posibilidad de su aplicacin a documentos instucionales de gobiernos estatales o lo-
cales, empresas, universidades, etc, an debe probarse y adaptarse segn otros autores.s
Cinco son los pasos fundamentales de la metodologa macro-valorativa:
1. lnvestigar para decidir la complejidad e importancia relativa de las diferentes funcio-
nes, sub-subfunciones, programas y actidades del objetivo funcionai exhaustivo objeto del pro-
yecto de macro-valoracin y eliminacin de documentos.
2. lnvesgar para determinar con precisin la ubicacin estructurai (las OPl) donde tie-
nen lugar las funciones, sub-funciones, etc. ms importantes;
3. lnvestigar para comprender la naturaleza y la ubicacin o ubicaciones ms centradas
de la interaccin del ciudadano con la funcin o el programa (como se explica anteriormente,
'ciudadano" se refiere a cludadanos individuales, as como a grupos, asociaciones, companas,
corporaciones, etc. que interactan con los programas de gobierno y su puest en prctica);
4. Formar una hiptesis de macro-valoracin sobre dnde se encuentran los mejores do
cumentos, qu serian globalmente y cules de las funcionalidades de la interaccin polico-social
ya mencionadas debean documentar;
5. Comprobar y conflrmar la hiptesis, por medio de la valoracin funcionai de bloques o
tipos de documentos seleccionados, dentro del programa funcional que se est evaluando y anali-
zar el valor de otros documentos fuera del programa, en los csos en que se sospeche que los do-
cumentos han sido duplicados dentro del mismo programa o en que los registros u otros sistemas
de informacin cruzan las barreras funcionales 0 estructurales.
Tras completar esta metodologa de macro-valoracin, el archivero tambin identiflca,
forma complementaria, cualquier documento adicional, siempre deflnido dentro de unos estrechos
lmites, que pueda tener valor simblico, esttico, intrnseco o informativo o que el goblerno de Ca-
nad deba retener por ley durante un largo periodo de tiempo. El archivero concluye el proceso
5
Hay a.lgunos estudios publicados sobre Ia realizacin de la macro-valoracin como son: SUDERMAN 1997; BAILEY
19971 LOEWEN 1992: PICHE y POWELL 19981 PICHE 1995 y SCHEINBERG 1S94. Hay tmbin otos estudios en
pren8. '
,Wffils*
,'1
i
i
MACROVAIORACIN y elttsts rutctouaL: LA pRttl.llNENCtA DE tA TNTERA(L toN pr:-rtT ( r ).-\(r tr \( )lrRr tL 1,otsiIRrii)
o identiflcando los factores politicos, legales, ticos, tcnicos, de migracia, de manlenimien'ro o de
este que pueden aectar negativamente a las eiecciones hechas segn la metodologia va descriia
y, despus, haciendo posible una apropiada transferencia de los documentos o controlandri ios ter.
ninos y las condiciones para su futura adquisicin.
Este proceso pensado paso a paso es, en eecto, el proceso archistict.r de hacer una rraln-
racin para llegar a la recomendacin flnal de conservar o destruir que se ha de dar ai Archivero Na'
donal para su decisin final. "Nuestro" trabajo de valoracin debe estar reflejado. en el misno orden
en
que se ha mencionado, en el texto del Informe de Valoracin Archistica y en su materia rie uivesri.
gacin. Este informe acta como un indicador de responsabilidad para el proceso, que, del misnro
y responsabilidad.b
m0d0 que otros procesos del gobierno, debera ser realizado con hansparencia
l,o ms importante del enfoque macro-valorativo es el anlisis funcionai: al enttnder el
funcionamiento de la cultura y la interaccin entre el ciudadano y el Estado. el archirrero e-s caDaz
tlereflejarvalores sociales porque se harn edentes y maniflestos a iravs de ese unr:iorramicri
to, La metodologa macro-valorativa de anlisis funcional implica investigar, comprenrler y evaluar
el grado de impotancia de los siguientes elementos: la legisiacin, Ias reguiaciones. las politicas,
las rdenes, los objetivos, las funciones, los programas, los procesos de decisin y delibrracioircs:,
la organizcin y estructuras internas, la cultura organizativa y los modelos de comunicacin, la
actuacin y la flexibilidad permidas a los uncionarios para interpretar la poltica y, de este rnodo.
llevrla a cabo de diversas formas y las actidades de los productores de documentos (la rama, ei
sector o el programa sobre el que se realiza el proyecto de valoracin). Se presta especial atencln
al impacto de todo esto en los ciudadanos y su interaccin con el gobierno adems tle su inlluen
cia en este ltimo. De esta manera se lleva el proceso funcional desde la direccin nica del "go'
bierno'a la doble direccin de la "interaccin politico-social". Del mismo modo, debe investi(arse
tambin todo el universo de informacin del productor de documentos -desde una perspectiva cor-
porativa-, toda la informacin documentada en todos los medios: su natura-leza, estructura, ca'
ractersticas, procesos de creacin y, especialmente, sus interrelaciones con otra informacin i do-
cumentos y sus propiedades interfuncionales e interculturales.
Esta invesgacin a nivel "macro" tiene lugar antes de evaluar el valor archistico cle cual
quier documento o serie de documentos. Naturalmente, implica consultar cierto tipo de docurnen-
tos pua obtener esta informacin funcional/estructural. Debe quedar claro que la invesiigacin do-
cumentai para obtener informacin contextual sobre la uncionaiidad del creador de docurnentos ri
de sobre la interaccin entre ciudadano y Estado no se hace de la misma manera al va.lorarlos para de'
terminar su vaior archistico. Forman pae de esta invesgacin la consulta de iuentes publica-
das o que estn a punto de publicarse, las entrevistas con la piantilla del departamento sobre ia po-
ltica que se sigue y sus mtodos de trabajo, al igual que la investigacin de las fuentes funcionales
del departamento o de las descomposiciones funcionales utilizadas en los marcos de planiicacin
6
Para ms informacin sobre la presentacin de la investigacin de l valorcin v los procesos y de toma de cleri
slones, vase BROWN y H,{CKETI 1999.
 IERRY COOK
opemcional, en la codiflcacin de recursos flnancieros y humanos, en los estudios y proyectos
rediseno del proceso empresarial, en los analisis del rea empresarial y los inormes de diseno
sistemas informcos y en el anlisis y la representacin del flujo de trabajo.
La macro-valoracin se mueve desde arriba hacia abajo, desde la finalidad o funcin social
del productor de documentos, pasando por varis estructuras y procesos disenados para pone en
practica esa funcin (y numerosas sub-funciones), y por sistemas de informacin creados para pro-
ducir y organizar documentos que permitan que esos procesos uncionen hasta, finalmente, los
cumentos mismos que documentn todo lo nterior as como la inluencia de la funcin y estruc-
tura en el ciudadano y, con la misma importancia, la del ciudadano en las funciones y estructuras.
Evidentemente, este tipo de macro-valoracin pone ms nfasis en el vaior archMstico de la situa-
cin o ubicacin o las Ofrces oJ Primory interest de la creacin de archivos que al valor de los do-
cumentos en si mismos, al menos en primera instancia, Su finalidad es evaluar la capacidad de ra-
mas, sectores u oflcinas para creil documentos de valor de una manera global en lugar de analizar
directamente uno a uno los cientos de seres de documentos, bases de datos y colecciones de ma-
terial en otros soportes que eonservn las grandes secciones de las instituciones o, lo que es
aplicaciones informcas, miles de nmeros de expedientes primarios o millones de documentos.
Una vez finalDado el anlisis funcional de macro-valoracin, el archivero deberia ser ca-
paz de formular un conjunto de hiptesis sobre el trabajo de va-loracin que queda por realizarse,
en el que se comprueban funcionalmente documentos reales para valorar o modiflcar la hiptesis.
Y lo hace siguiendo estos doce criterios funcionales:
1. Evaiuar el nmero de leyes o de regulac,iones y politicas formales, y su complejidad,
nado a varias partes de la funcin (el Ministerio de.Apyicultura es responsable de unos 300 estatutos,
mientras que los Archivos Nacionales de Canad de uno, lo que indica claramente la importancia y
el impacto de eslas dos funciones en la sociedad canadiense). Por norma general, cuanto ms com-
plejas son las nuevas leyes y politicas respecto a una funcin, mayor es su importancia o'valor".
2. Evaiuar el grado de influencia (mayor, signiflcativo, menor o marginal) de la funcin
del programa en el resto de la institucin an-fltriona, en el resto del gobierno y en toda la sociedad
canadiense o en algunos de sus sectores impoantes [esto se puede juzgar por la importancia
la funcin en informes anuaies, debates parlamentarios, el perfll del gabinete ministerial, las no-
cias y otros medios informativos, comisiones o tribunales especia-les creados para invesgar la
funcin y la existencia de alguna, o lo que es peor, muchas apelaciones judiciales relacionadas con
actidades de la funcin, etc.).
3. Determinar la cantidad de empleados, el nmero de sub-oficinas o unidades dentro de va-
rios sectores de todo el universo funcional ai completo y el tamano del presupuesto de cada uno
que en reaiidad son fies uiterios en uno que indican la amplitud y complejidad de una funcin a tra-
vs de su organigama y la influencia de los presupuestos), Este factor, como el resto de los de esta
lista, es relativo, y debe ser considerado como una sugerencia, no como un hecho absoluto. Por ejem-
plo, the Pnuy Council Offrce, al seMcio del gabinete de ministros canadiense, tiene una plantiila
4ACROVALORACION Y ANAIISIS FUNCIONAT: LA PREETt'llNENC|A Dt LA INTERACI ION POLIII( ( )-i)( 1Al \OllI{F t | (,i )BlFkN( )
de pequena, sin sub-oflcinas, y un presupuesto dlrecto reducido: mientras que la uncion The Empkrq
de mmllnswahce emplea miles de trabajadores en cientos de oficinas que maxejarl miles de millones
de dlares. En resumen, las comparaciones entre unciones se deben hacer eirtre programas simila
res, o dentro del mismo mbito macro-funcional, para no hacer comparaciones fuera de lusar.
4. Evaluar sijuntas directivas, tribunales, comisiones o consejos.1'a sean semi-iirdepeir
dientes o totalmenie dependientes, informar normalmente al rea de la funcin o a travs de stal
do- y su intenelacin entre las funciones (en general, cuanto mayor sea el nmero de agencias de-
pendientes, mayor ser el peso de la funcin en la sociedad).
5. Evaluar el liderazgo de la funcin [como corolario a.l criterio nmero 4) de todo e] sector iii
que se aplica, dentro del contexto del marco institucional de la funcin ms grande v poi'lo tanto su
primacia, o veterania, para realizar una agnrpacin de actidades en la propia agencia 0 enire vanas,
esto equivale a una jerarqua estructural de las funciones, donde una unidad puede ser veterana eir
un campo determinado y tener un.impacto en la sociedad ms amplio y ms proundo {0 intemamente
en el gobierno) que sus unidades subsidiarias, paralelas, o incluso matrices, Despus hay que rvahrar
peor,
la importancia relativa de todas estas sub-unidades con relacin a ia toialidad funcional.
6. Evaluar la amplitud, diversidad y exhaustividad de las rdenes funcionales en todas las
unidades administrativas constituyentes dentro de la rama o sector ms grande, que es el obietirro
funcional de la valoracin, como siempre ha sido y ser. Por eso hay que preguntarse si cada unr
dad asume la mayora o todos los aspectos de una determinada actidad, o slo vigila, inspeccirr
na, regula, subvenciona, publicita u ofrece servicios de infor-macin y markeng a una funcin ms
asi- amplia a travs de una estructura mayor, a una actMdad privada o a otra jursdiccin. Cuantr;
ms abarca la responsabilidad de la funcin, mayor es su valor,
7. Evaluar el grado y la naturaleza de Ia autonoma funcional de las oficinas locales, re'
$onales y nacionales (o extranjeras) y por lo tanto Ia posibilidad de encontrar documentos nicos
que puedan existir en dichos lugares y no en las oficinas centrales {algunos indicadores son el con-
o
trol del presupuesto, los sistemas de registro modificados local o independientemente, e inbrnrar
a las oficinas centrales de un modo bastante laxo).
de
8. Controlar los procesos de trabajo, incluyendo el trasvase de datos desde las oficinas re
$onales y nacionales a los sistemas de las oficinas centrales entre varios sistemas de las oflcinas
centrales y las unidades de organizacin interna y entre las oflcinas centrales y otras institucio-
nes gubernamentales; e identificando a los responsables de este trasvase de datos, en contraposi
cin a las meras areas de aportacin y a los usuarios finales.
(lo 9. Comprender la naturaleza de las actividades del programa de todas las unidades gen-
ricas dentro de la rama o sector, cuando interactan con otros clientes del gobierno y, lo que es
ms importante, con los ciudadanos; y distinguir si estos productos de entrega del programa, en
relacin a las transacciones, son primordialmente de una naturaleza homognea y repetitiva, o de
un carcter indidual y especializado.
 "'Y,$.e
I

,
IERRY COOK
,IACRO\,AIOR{('O\\c\qri)t\,1\t()\q, lApqFt\4t\\|{ r L\t\tIk.\,,r)\,r)t ilt{i,\,t, !r,bRr:..,,.1: J\

10, Descubrir (como corolario al criterio nmero g) la edstencia de

laboratorios. institu-
tos o centros de nvesligacin especializados que estn produciendo documentos
nicos o datos
empiricos, y que por lo tanto requieran atencin indidual.
I l.
Evaluar la naturaleza de la interrelacin de ciudadanos, grupos, asociaciones
y em-
presas con el programa funcional. Esto es indispensable para la posterior
valoracin de los archi-
vos electrnicos e impresos Hay que comprobar si los procedimientos,
reguiaciones, formularios
y otros procesos permiten que la opinin de los ciudadanos quede reflejada
directamente en vez de
indirectamente. Es decir, con libertad en la respuesta, como en las entrestas, en lugar
de los for-
mulaos rgidos, cuya aplicacin estricta y su aceptacin incuestionable no permiten
reflejar las
opiniones de los ciudadanos.
12. Evaluar hasta qu punto los ciudadanos y clientes aceptan Ia "postura oficial,"
pues-
ta de manifiesto a travs de informes anuales, archivos de trmite y manuales, o si por
el contra-
rio hay muestras de cambios significativos, desalios o variaciones entre los objetivos onginales y
los resultados u operaciones diarias de una determinada funcin, programa o actividad.
Es importante destacar que con esta bsqueda de variaciones, de disonancias
o de puntos
conlictivos en la interaccin ciudadano-estado como objetivos especiales para documentar
la fun-
cionalidad del gobierno y de la dialctica social, n0 se persigue ser politicamente cgrrecto
ni impo-
ner una linea de corte radical o Dquierdista, tan de moda en la actualidad, en la metodolosa
de va-
loracin; y, an menos, a la hora de decidir qu documentos han de ser archivados
o preservados.
Las variaciones o disonancias con respecto a un determinado programa podran
provenir tanto de
posturas conservadoras como de posturas de izquierdas, tanto de empresas
como de indiduos, de
regiones como de proncias centrales, de aqullos que se resisten al cambio
como de quines lo
apoyan. Lo importante es identificar otras versiones o relatos en los documentos,
cundo existaa,
para que as los archiveros podamos legar a la posteridad una serie ms completa
de "verdades,
en conflicto sobre el pasado que los investigadores sopesen con cualquier fin que
no sea nica-
mente el de preservar las opiniones dominantes o las voces "r,encedoras" del pasado.
El archivero, basndose en los doce factores funcionales-estructurales preos,
formula una
hiptesis sobre cuales son las Oflces oJPrunrylnterestclaves para la funcin, ya
sea ponderando
la importancia de dichos factores en cuanto a su impacto en gobierno y sociedad,
reflejando la inte-
raccin entre sociedad y gobierno o mostraldo la iriuencia y opiniones de
los ciudadanos. Despus,
contrastando la informacin contenida en los documentos presewados en todos
los sistemas y pos
de soporte, el archivero decide qu registos, sistemas y tipos de
soporte contendrn con mayor pro-
babilidad los mejores documentos para proporcionar "pruebas suflcientes"
de la fgncin y de la in-
teraccin entre sta y el ciudadano, El resultado de la mencionada investigacin
segn este anlisis
funcional, evaluacin o macro-va.loracin deberia ser una muestra de la naturaleza,
manifestaciones
e lrnportancia de la funcin examinada, as como de sus programas y
actidades relacionados, uni-
dos a las entidades estructura.les claves ftas 0P), que debean contener
aquellos documentos que
ms sucintamente mostrarn tales funciones, pogramas y actidades
ahora consideradas (o valo-
radas) de mayor irnportancia para la sociedad canadiense y su proceso
dialctico.
Ha de repettrse que el propsito de la macro-r,aloracin n0 es la vaioractn cie funrioitts
c0mo un fln en s mismo. No se trata de asignr caracteristicas de
un modo mecnico a dimc1st1.
nes funcionales especificas segn los doce factores ya menctonaclos. Se trata. ms bien. cic utiiizar
el anlisisfuncional como un medio prctico para percibir la complejidad. protundiclari. naturalerii
e irnpacto de la funcin examinada en la sociedacl canacliense y rn sus ciucladanos, rn otras irrn
ciones y en las operaciones de gobierno en si, asi como de percibir el nivel de inleraccin ciuriada.
na con impacto en la funcin, para luego relacionar todo esto con la estructura
{la Ollice o-fpnnrrrrr,
Interest) donde an existen documentos reales,
-y donde r.iven v trabajan personas reales con rj firi
de establecer los objetivos de la documentacin por medio de la aciquisicin rlr riocurncntiis.
Una vez que los programas y funciones clave, las estmcturas con stos relacioirarlas rr i3:,
sistemas y series de mayor valor de una rania o programa a exmen (incluvendo etores iriter,in-o
titucionales) han sido identflcados mediante esta estratgica "macro,valoracin" hasaria en la iiiires
tigacin,y se ha formulado una hiptesis valorativa sobre dncle se encuentran irrs mejores clgcir
mentos, se puede proceder a larraloracin real de los documentos en s. La hiptr:sis scr, rn lcr:,.(,.
puesta a prueba y, a continuacin. modiflcada o confirmada. Sin embargo, esta sesunda ase 6e i1
valoracin debe realizarse concienzudamente segn un orden lgico y teniendo en cueutil todos 6s
documentos sobre un programa especifico que puedan encontrarse en cualquier tipo rle sopont.
El modelo de macro-valoracirr, aunque desarrollado en un principio con el fil dr valorar ios
documentos del gobierno de Canad, resulta apto para la valoracin de archivos, pues permitfl deler
minar qu conservar y qu eliminar con independencia de los dictados del Estarlo (modo 'rrariicional)
y de las ltimas tendencias en la-investigacin histrica (modo praccado ms recientementei: p,^ro
ia
caracteristica que lo hace resultar ms satisfactorio es la de intentar reflejar los valores sociales por
medio de un analisis funcional de la interaccin ciudadano-Estado. Sin embargo, [a macro,valoracin
abarca mucho ms que el analisis funcional, que es, undamentalmente, lo que alguncrs aralislas ex
kanjeros hal tomado del modelo canadiense, La macro-valoracin, como ya se ha senaladu, se oclrpa
antes del proceso dialctico, que de las estructuras y unciones del gobierno per se. As, c6n este en-
foque dialectico enatiza el dilogo y Ia interaccin entre el Estado. los ciudadnos y otros grupos. asi
como las polticas y procedimientos del Estado; se ocupa tambin de documentar el impacto del Es
tado en la sociedad y las funciones de la sociedad en s; abarca todo tipo de soportes en lugar rle pri-
le$ar el texto escrito; busca mltiples versiones y puntos conJlictivos del debate entre el ciudarlano
y el Estado, en vez de asumf la linea politica oficial; adems. se esfuerza deliberadamenie en dar ,roz
alos marginados, al "Otro," a los perdedores al igual que a los ganadores, a los desfavorecidos y per-
judicados como a los poderosos y con influencia en la sociedad, lo que se consigue
mediiurte nuer,,;rs
formas de consultu los historiales y los datos electrnicos, seleccionando despus el documento
ms
sucinto en el soporte ms adecuado para documentar toda esta variedad de opuriones,
La macro-valoracin, en resumen, intenta conscientemente documentar ta-nto la ncionali,
dad del gobierno como la de sus programas particulares, que en realiclad, en una clemocracia,
han
creado los propios ciudadanos; asi como documentar el nivel de interaccin de los
ciudadanos con el
funcionamiento del Esiado: cmo aceptan, rechazan, apelan, cambian, modifican. se maniflestan
v,

9B TABI ll A N,im6r^ l^^1

tt{

Ii TIRRY COOK
&i: i u,qcnoveLotectil v aNLtsts ruuctolrAl; LA pRE[lNENC]A Dr i,q rxrunaccrrir poLirrco srt6pt soBR[ EL c )rjrrRr\( )
f r I
iil
l,i
mil de cualquier modo, influyen en los mencionados programas
oficiales para, a su vez, ser inluidos por C00K, Terry. 1991a. Mang are Called but Few Chosen; pprosal Gu.rlelines jor
Ni stos Todos aqullos que anhelen construir la memoria fuchistica Sanrpinr7 orrri
celebrando la dierencia frente Selectng Cose Frles. Archivaria 32: 25-50.
t*r a la verdad nica, la multiplicidad frente a las versiones
i1. i oftodoxas, o lo personal y local frente a Io
i*' empresarial y oficial, pueden encontrar algunos conceptos tiles, C0OK' Terry. 1991b. TherchiualAppratsaLolRecords Contcrining Personal lrg'ornation:
iil as como herramientas prccas, RMii)
i$i en la macro-valoracn. Study l,{ftrth Guidelnes. pars, CIA.
{tt
i{.
1'.t l
como los posmodernistas, tanto del campo de la Archivistica C00K,Terry. l9g2.MrndouerXlatter:TowqrdsaNewTheoryoJlofionalArchualAppraisal.Brhiya
l'. como de otros campos, e_
t. nen senalando de modo cadavez ms unnime, los archivos son, y
han sido siempre, lugares di- Craig (ed.). The Canadian tuchival Imagination: Essays in Honour of Hugh Taylor g1tail,a.
m; nmicos y de lucha por el poder en la sociedad.T
ese poder que la sociedad
aUtilizamos nos ha con- Association of Canadian Archisl 38-70,
Ii
!1 flado para refleiar la enorme variedad de la memoria humana o prilegiamos
las versiones oficia-
it. I les del Estado y de los poderosos de nuestra sociedad? Creo que C00K,Terry. 1997.WhotisPastisPrologue:AHistoryol Arch.taldeassince IB}B.antlheFuir;-i,
deberiamos reflexionar sobre la
$' idea de que el archivero, al valorar, y en todas las acciones derivadas Parodtgn Slift. Archivaria 43, 1 7-63.
de sta, debera centrase en
ill.i la funcin del proceso dia.lctico, y no slo en la del gobierno, cuando COOK, Ten'y. 2000,
il' l se trate de valorar docu- Beyondtht Screen:The Records Conuruum ond rchiual Culurnl Hentriqg. t,rit:1.
Ir mentos institucionales.
Burrows (ed.). Beyond the Screem: Capturing Corporate and Social Memory, Melbourlr.
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iiii,l Property Management Records. fuchivaria 39, 39-50.
$i,
,ijl :
 Fraruh B*les

H,4 Y,{,UChS C4,4df,ry#s rs !,{-[ A,

LA I I"IJ IVIILVC&I; F I",4;1
DICTI\4Is rN [ sI"IfiFJ
E DCUMIIO5

os archiveros, igual que muchos otros profesionales, no se sienten cmodos con ia ambi.
aJ
T
Como ocurre en otras disciplinas acadmicas.
paa ei.itarla buscan teoras, y cuarr-
L8edad.
.U do Ia teoria no ayuda, recurren a las metodologas, que funcionan incluso si el undairenlo
terco est incompleto. Si todo
falla, los archiveros buscan ejemplos ms prcticos, algo asi como
un cirujano que no sabe por qu funciona una determinada tcnica, ni siquiera si
sienipre rtn-
ciona, pero que est convencido de que cortar de ese modo es mejor que hacerlo del
otro.

No se trata de oponerse a la bsqueda de una nueva y perspicaz teoria, de una

metodo-
lo$a mejor o de una prctica ms eficaz; pero, como se ha ido apreciando cada vez ms en
tocias
las disciplinas acadmicas, hay que ser conscientes de que esta bsqueda trae
consigo un fonCo
flloflco que establece una serie de predisposiciones intelectuales. Dentro 6el discurso archirrisii-
co' este fondo y las predisposiciones que emanan de l se suelen catalogar de positiviso.

Se ha escrito mucho sobre la nluencia del positivismo en el trabajo archivstico,

sobre
todo los crticos pertenecientes a la fllosoia posmoderna. N4i objetivo no es
analizar lodos estos es-
critos en profundidadl, sino ms bien centrarme en un aspecto del delrate positivismo
uersus pgs-
modernismo y aplicarlo al debate sobre la macro y la micro-valoracin, Me gustara
anaiizar el pa

) Para
un anaiisis ms reciente vase NESMITH 2002.
 FRANK BOtES HAY,1UCH[).!(A41\()5H\0ALAtll]Nllt\A(iON FAt5\t)t(OIO\ltA\l\r\\ili{it( )\l)ill( )rt\ir .. I

pel que desempea la ambigedad en la prctica archistica y, ms concretamente, reflexionar so- tado, analiza cmo, en opinin de la autora, Theodore Schellenberg se cqrrivocaba t'n srr: prririir r

bre hasta qu punto es legtimo aceptar como igualmente vlidos y "archisticos", no slo que las cionessobrelaseleccin.Desdemi puntodevista,el errneoesel articulodei)rrranti ir,rir,'r rl
nstituciones archivsticas tengan objetivos diversos, sino tambin diferentes metodologias me- gn defecto en su lgica interna, sino ms bien porque su positivisnro le hace reclrazrrr olias lihr
diante las cuales se puedan realizar dichos objetivos. sofias o metodologis de valoracin. Si Schellenberg est en l0 cierto. o sus ideas sr)r ur.1) r-, nrr
nos aceptables, entonces, segn el pensamiento positlvista. la teoria de Ia Archivistr'a r l;rsj|a r'st,i
Los escritos sagrados budistas establecen que hay muchos caminos hacia la iluminacin,
equivocada. Ia dicotoma es clara, y en consecuenci;r ia delensa que Duranti irat'e dt la tt'iiiir i lu
todos lgualmente vlidos. Del mismo modo, hay muchos caminos para seleccionar documentos
sica se ha esumado. La posibilidad de responder a ia pregunta de "lteoria clslca o Sr'irrllcirb,'ir ''
para un archivo. Sea una equivocacin insistir en que hay una sola posicin terica o un solo ca-
con "si y si, depende de las circunstancias" es inaceptable dentro dcl marto del posili\ isir),
mino metodolgico que conduce a las decisiones c0rrectas en la valoracin. Igualmente es un error
el no tomar en consideracin caminos distintos a aquellos elegidos por una institucin o archive- Como reaccin al positivismo algunos archiveros han irdoptado una ilosolia posrnotk'rn,i
ro en concreto, En Archistica, primar una determinada tendencia terica y metodolgica en la segn l cual pueden coexistir muchas siones del mundo \,. colno se apresuran ir seniil;ir b- ',
valoracin es, en realidad, una herejia que debemos etar. Liberando a la comunidad archistica gudores del pensamiento posmoderno, ninguna prevalece sobre las dems. I'oclrirr,:1rrr i.r rru1,r,
de este prejuicio abnremos anie los ojos de los archiveros un camino mucho ms completo y su- sin de que a los archiveros que trabajan en un marco posrnoderno no les rcsulla iari riilrtii .ir i 1r

til mediante el cual pueden debatir y aplicar la teora y la metodologa de la seleccin. tar la ambigedad profesional y la posibilidad de que hava mltiples en[oques nretodolsu us. Siri
embargo, es curioso cmo algunos tericos posmoclernos de la Archivistica tienden. rl ir.rnrt rlir
I. "Mi propo ccmino o EI Camino"':hegemanaenls.|'r;orta los positMstas, a proponer una mca metodologia de seleccin. Aunque existe
notable entre ambas generaciones de autores respecto a la naturaieza cle la teoria archivstica f;!
un:i tliscrtpantiii

g prilefica de la ualoracin
la "mejor" metodologia, parece haber una creencia compartida de que hay una nica nrr'todologiir
En el marco del positismo, la ambigedad no es una oportunidad sino un problema. Si mejor que hay que descubrir, o al menos una prctica mejor a travs de Ia r:ual guiar ia seit'r'r'irirr.
algo resulta ambiguo se acude a la investigacin para resolverlo. Sin embargo, es inevitable que la
solucin a la ambigedad quede incompleta, y as el positismo se ve condenado a examinar una
Terry Cook, en un comentario sobre Ia relacin entre krs escritos "tradicionalcs r "nrrr
y otra vez las preguntas a la luz de nuevos datos y nuevas obsewaciones. El objetivo es ir
vos" relativos al concepto de seleccin, ejemplific el hecho de que algunos an'hiveros dr inlhit:-L
supe-
cia posmodern hubieran aceptado una nica metodologa para la seleccin. Es de jrrstrcia r.ir',,
rando una buena explicacin mediante la elaboracin de otras. En la fllosofia positivista existe un
nocer la labor de Cook al tratar ia relacin entre las antiguas y las nuevas metodologias rlr sclci'
nico camino que siempre se puede mejorar y que hay que seguir.
cin. La mayoa de los autores que han aplicado el pensamiento posmoclerno a la nretoclokrgia r1c
Desde esta perspectiva, si le preguntaramos a una persona tolerante, dia que hay que valoracin han ignorado en gran medida los antenores paradigmas de valoracin. una acti|rrl ilcs-
educar o guiar a quienes no reconocen ni siguen este camino. Una persona menos abierta, por el denosa que parece ser el resultado de la aceptacn (eneralizacla de la crtica de David ilearnran .r

contrario, afirmara que estos fallos del intelecto deben condenarse: quienes no siguen el positivis-
mo ni reconocen [a hegemona de la teora y metodologa en ese momento empleadas deberian ser
aislados y, si fuera necesario, desterrados de las listas de profesionales y enviados con los charla-
tanes. Tal enfrentamiento siembra las semillas de la discordia profesional y la hostilidad personai.2
No sorprende, pues, que la teoa de la Archistica, en lo que se reflere a la seleccin se-
gn el pensamiento positivista, presente una fuerte tendencia a buscar y proclamar un nico ca-
mino. Un buen ejemplo de todo esto dentro del pensamiento positista es el artculo de Luciana
Duranti "The Concept of Appraisal and Archival Theory"3. Este artculo, reflexivo y bien argumen-
2 podra pasar bastante tiempo debatiendo si esta srn del progreso es un atributo nico del positivismo o si sus
Se
raices se extienden por todo el pensamiento occidental. Sea como fuere, para mis propsitos lo importante es la ten.
denci en s ms que de dnde procede. Del mismo modo existe una larga historia en Occidente sobre "qu hacer' con
los que no siguen el "verdadero" camino que no necesta explicarse aqui.
3 DURANT1
1994, 328-334. El trabajo de Duranti es un ejemplo contemporneo de esta tendencia pero no es el ni
co. Con muy pocs excepciones, se poda elegir cualquier estudio sobre seleccin anterior a lgg0 y encontrar Ia mis-
la metodologia de valoracin.
A finales de los aos ochenta y princpios de los noventtr del siqlo )X. Ilearman cont r:Lilr
una gran importancia a la supuesta incapacidad de krs archr,eros para hacer iente al el)ornlr \ro
lumen de documentos que generaba Ia sociedad. Al cornpartrr los objetivos de la Arthivisticir, lal t
como los han deflnldo pensadores de Archrvistica contemporreos como F, Gerald Ham v llarrs iJo
oms, con los medios de los que se disponia para llevarlos a cabo. Bearman llego a la conclusin rle
que haba un gran desse entre lo que se deba hacer y los rccrrrsos para hacerlo. Dada csta si
tuacin, Bearman concluy que la antigua metodologa de seleccin elaborada por Teodore Scht'
llenberg estaba condenada al fracaso, y que era necesario poner en marcha una estrategia totaimente
diferente para que los archirreros pudieran logra,r sus objetir.,os de seleccin. Tras esta rleclaracin. ia
ma tendencia, Curiosmente, una de las excepciones a esta :'egla es Theodore Schellenberg, qu1en. aullqur n!ln('ii tx
plor otrs posibilidades cle seleccin. tuvo el acierto de senaiar que sus icleas venian cir sLis expenenri.ls rir krs tu-
chivos Nacionales de Estados Unidos y que corresponda a otros el (lele! rniltar srr posible itpli( a.ioll lrrcn dr lrrs rlo
cumentos del gobierno de Estados Uniclos.
 :!r'i?S.IY{r
,.r1,

FRANK BOI TS (AMtNOs HACTA tA titi[,ltNACI1, raLsas orcorr..ruas IN

HAY MUCHOS
IA sELtr r r(]x, l)r rrli r rlFi\T{,\

myoa de los tericos contemporneos sobre seleccin anojaron los antiguos instrumentos
loracin al vertedero de la historia.a
De ah que resulte extrano encontrar a un autor posmoderno como Teny Cook analizan-
do el valor de metodologas ms antiguas. A este respecto Cook ha escrito:
",,, eI enJoqrc tradicional que consste en empezar desde abqio, de La trmsaccin a la
cin estmulante, de la Juncn al creador es decr, que se desplaza de b especfico a to ge-
neraL, de Lo mateial a Lo mental, stmplemente se uiere abqjo ante Ia realdod, de las burt
cracas modernas g el enorme uolumen de documentos contemporaneos. Este enJoque tra-
dtcona| quiza fuera apropiado para documento.s mas antiguos, en
concreto tos medeua-
les...' (Cook 1996, 140)
Cabe destacar dos aspectos de esta cita. En primer lugar, Cook, como prcticamente la
totalidad de los analisis posmodernos de seleccin, toma como punto de partida el volumen docu-
mental de las burocracias modernas. Este es el nico mbito en el que se pueden encontrar hoy
en da documentos modernos. En el marco de ta bibliografia posmoderna de seleccin, tal su.
puesto prilegia de forma implcita a las burocracias modernas como quizs el nico
obieto del es-
fuerzo archistico contemporneo, Esta linea de pensamiento, junto con un nfasis en la conser-
vacin preventiva de documentos, desemboca en la norma de seleccin AS43g0 de los
fuchvos Na-
cionales de Australia. Ese documento, aunque muy apreciado en diversos circulos, aparece en ar-
chivos dedicados principalmente a documentar "las huellas de los burcratas" y nada mss.
En segundo lugar, llaman la atencin las palabras "quiz fuera apropiado para documen-
de va. 3. Muehos eomnos hcs [m dtrumr{nmeiere"
In duersdod de Ia
eoro g m precffem ffrcsepds*Ms
Sin embargo, hay otro modo de aplicar el postmodernismo a la metodologi de la selec-
cin, segn el cual se combina diversidad y esfuerzo archiyistico y se acepta Ia legitimidatl cie ias
jn funciones y metodologias institucionales especificas. Es una estrategia que combina un r,,alora
cin de la metodologa con objetivos institucionales nicos, en lugar de con criterios exterrigsrr.
Considerando desde esta perspectiva la metodologia de seleccin, debemos ante todo re
chazar el anlisis que resulta de lasteoas de Dad Bearrnan, que dice que causa ile las gran
des candades de documentos modernos, los antguos paradigmas de seleccin estn
abocados al
fracaso. En contra de la opinin de Bearman, creo que el tamano del universo archistir-.o nir rle
termina el destino de los archivos indiduates.
El argumento de Bearman, "el tamano determina el destino", acaba fallando, La definicion dei
universo documental a partir del cua.l los archiveros seleccionarn documentos, empleada por
Bear,
man, es exagerada. Su definicin del universo de documentos archisticos est et'rraida directamcn-
te de la retrica expansionista popular de mediados de los anos setenta del siglo &X. A ambos
ia6os
del Atlnco, los archiveros, respondiendo a una serie de nuevas preocupaciones socrales. comenza-
ron a hablar de una amplsima definicin de Io que era archir,stico. El resultado de este esfuerzo
fue
una serie de aflrmaciones estables de autores como F. Gerald Ham en Estados Unidos y Hans Borims
en Alemania, que argumentaban que el objetivo del archivero es documentar a la socieciad
al rnajmoT

tos ms antiuos". Esta expresin tan interesante irnplica una cierta tendencia a aceptar mltiples Como resultado de esta definicin expansionista cada documento en papel o en ormato
enfoques metodolgicos de seleccin. En el meJor de los casos, "quD" los antiguos enfoques fun- electrnico se convirti en materia prima para el trabajo del archivero. Esta amplia cleflnicin de
cionen para documentos medievales; una concesin no muy eniusiast con escasas posibilidades archiuo abri el camino para el anisis de David Bearman, que supuso que los archiveros
deb"-ri-
de tener un efecto prctico. A la hora de la verdad, en trminos de metodologa de seleccin, an examinar cada documento generado por la sociedad y concluy que si hacan esto no
tan- haba s1
to los positivistas como los posmodernos parecen beber de la misma fuente, una en la que se su- ficientes archiveros en el mundo.
braya la necesidad de establecer la hegemonia de una nica metodologia de seleccin,
Existen distintas maneras de definir el universo archistico que rechazan el expansionrs,
mo archistico de los aos setenta del siglo )il a la vez que mantienen la capacidad cle ampliar ei
universo archistico a partir del cual los archiveros realizan la seleccin. Estas perspectirras son
suficientes para replicar al argumento del "imponente ocano dq documentos" que encontrarnos
eii
la crtica de Bearman sin tener que aceptar la limitada visin social de los archivos
contra los oue
estaban Booms y Ham.
4
B0ARMN 1995, 381, donde se retoma su argumento anterior sobre la magnitud del problema.
5
Un ejemplo que en mi opinin resulta demasiado restrictivo clamaba por la limitacin de
Para obtener ms informacin respecto a la AS 4390 es til vistar la pgina web
de los Archivos Naconales de Aus.
tralia, y en particular "Australian Standard for Records Management - AS 43g0," "rchives Advice la empresa archisca en el sentido de que sta se centrase en la cuestin de ia conservacin
ili. 31: Responsabili-
li es for Managrng Commonwealth Records in the New Mllenium." "Our Approach to de documentos. Esta perspectiva, cuyos paladines estadounidenses han
Appraisal," "Appraisl Guidelines sido Luciana lluranti y
t:t. for Commonwealth Records," .Making Choices," y.Notes on the Naonat chives' Seiection
6bieciives., Estos docu-
fi: mentos se encuentn en www.na.g0v,au/recordkeeping/disposal. Respecto al impacto internacional
de la AS 43g0,
f1 l vease IIARRIS 2000; HENRY 1998,315. Henry atrlbuye la frase 'huellas 6Se puedeargumentar que uno puede tambin llegar a esta conclusin mediante prcticas
de los buiocrotos" al archivero Michael Fox. consideradas positi\ists.
l:!;,'
Es digpo de sef,alar que BEARMAN 1995, Ssl comparte la idea expresada en pero no lo har aqui.
mi conclusin de que la realizacin ms
ilr completa y coherente de sus expectativas de comprensin se da en Austra.lia, aunque TEJemplos
1, .n .ont u d, mi opinin, l0 influyentes respecto a la afirmacin de este nuexo universo expansivo de cuestiones
considera positlvo. 6ocumentales archi,
vsticas fueron B00MS 1987, 69-107 y HAM 1975,

FRANK BOLES
Richard Cox, limitan el universo archMstico a la preocupacin por la autenticidad y flabdad de
los documentos que dan fe de las transacciones. Otros tipos de documentos pueden ser intere-
santes pero no tienen que ver con la Archistica, y por lo tanto carecen de inters para el archl
vero. Aunque una transaccin fiable y autntica puede bastar a algunos, una gran parte de la co-
munidad archistica considera tal definicin de archivo insuficiente para el objelivo del mismos.
Un ejemplo alternativo, que contempla una variedad de objetivos y de metodologas, lo en-
contramos en la obra de Frank Boles y Julia Marks Young. Al contrario que Duran y Cox con su
limitada deflnicin de archivo, Boles y Young proponen objetivos institucionalmente especificos y
documentales para los archivos. Boles y Young alegan que las instituciones crean archivos con
muchos flnes, y asi el objetivo de la seleccin es un "modelo de valoracin.., que permite diversos
mandatos de adquisicin y ajustes institucionales." Las instituciones, segn esta teoa, podran
dil,idir el universo archistico en porciones manejables para abarcar cualquier mbito que la ins-
titucin considere importante. (Boles y Young 1985, 279'300).
En la definicin de Boles y Young, las instituciones archMsticas individuales podan
adoptar libremente los objevos expansionistas de Booms y Ham, las limitaciones de Duranti y
Cox o cualquier otra posicin intermedia. Las fronteras del universo archistico de una institu-
cin archistica especflca no quedaban establecidas por una definicin universal de archivo nl
mediante una tarea archistica documental universal, sino por objetivos archMscos documen-
tales institucionalmente especflcos. Estos objetivos podan ser bastante amplios y abarcar los
a$tados mares de documentos descritos por Bearman, pero igualmente podan ser muy limita-
dos y no consistir ms que en tranquilos lagos de documentacin.
Imaginemos por un momento dnde podran existir estos lagos. 1,Poda haber campos de
documentacin no burocrticos que creasen pequenos cuerpos de documentos importantes para
ser archivos? Pongamos como ejemplo a los poetas, a los burcratas ocupados en innovar inicia-
tivas programticas, a los investigadores inmersos en un trabajo muy terico que no incluye la
compilacin ni el anlisis de grandes cantidades de datos o a comunidades de indiduos aislados
que no tienen acceso directo a los medios de produccin moderna de documentos. Puede ocunir
que este tipo de productores de documentos, al igual que sucede con otros, cree cuerpos de docu-
mentacin muy modestos, De hecho, es razonable pensr que para algunos de ellos, como ocurria
con los medievalistas de los que hablaba Cook, cada fragmento de documentacin, por pequeno
que sea, tenga un valor incalculable. Ms recuente es, sin embargo, que se limiten a representu
pequeos universos documentales en los que se produciria la seleccine.
Entre tales posibilidades habra que considerar seriamente la existencia de burocracias
gubernamentales atipicas, que no producen cantidades ingentes y confusas de documentos. Hay
I Para un debate ms proundo y
$obal sobre este tema, consultu GREENE 2002, 42-48. Como apunta Grftne, este
argumento no es de Duranti y Coxi pero ellos Io recuperaron,
sTerry Cook ha senalado en sus obras Ia posible existencia de
comunidades poco representadas dentro de la docu.
meotcin del gobiemo canadiense, y la necesidad de que los archiveros hagan especia.l funcap en localizar y con-
servar dicha documentacin.
HAY MUCHOS CAfu1INOS HAC]A L ILUMINA('INI
FALsAs DI[i)]0,VA5 I\] I SEI i( (']oN I)I IX X I \,1I \ 1l\
razones pra pensar que tales "mini-burocracias" efecttrramente existen, y que sorr bstcas para ti
frIrcionamiento de un gobierno dentro de una nacin democrtica independiente. Analicemos bre-
vemente un estudio anterior de Ia gestin de documentos de ia burocracia del gobierno canadjen.
se, Este estudio apuntaba que los funcionarios de mayor edad tendan a producir ronjuntos rie
documentos relativamente pequenos y mucho ms manejables. Dada la influencia poliirit qr-rc es
tos funcionaros veteranos tienen, es muy probable que los documentos que ellos proriuzr'an sr
consideren "archivisticos"; sin embargo, su carcter compacto va completamente en contra dt las
afirmaciones universales de Bearman referentes al universo documental. {Corbet y l'rosi l!i,!ll.
201.232)
Unasituacinparecidaeslaquesedaenel estadodeMichigan: conunapoblat'ronrlc i0
millones de habitantes en el ano 2000 -aproximadamente la misma que la de la Repblica Cher.a
0 Greca-, y un PIB de 298.000 millones de dlares -muy sinilar al cle Suiza o Blgica . es er,uielte
que las necesidades de dicho estado sern considerables. De hecho, el gobierlo estat:rl trcne enr
pleadas a I70.000 personas e invierte ms de 36.000 millones de dlares al ano. A pesar rie esrl
importnte actividad burocrtica, el despacho del gobernador. el cargo ms importanle 6el estarlo.
tan slo dispone de un equipo de alrededor de cincuenta empleados. y sus documentos se ha.n r,t
nido valorando desde siempre mediante mtodos "tradicionales" por una plantilla relativanielle re
ducida: de uno a dos archiverosro.
Al contrario de lo que sostiene Bearman, el tamano no determna el destino. L1 rantui;ul
de documentos que se produce a lo largo y ancho dei planeta es una hen-amienta demasiadr-r 1r
dimentaria c0mo para poder resolver problemas de metodologa rle seleccin archirdsSca. fuites
bien, el destino archivstico ene determinado por ia confluencia de tres factores que, por orrien
de importancia, son:
n misin y objetivos institucionales;
o recursos institucionalest
a un universo documental relevante creado a travs de la misin v los objetivos insiitu
cionales.
A continuacin analizaremos detenidamente cada uno de ellos,
La misin y el objetivo archisticos son los actores decisivos a la hora de esiablecer los
procedimientos de seleccin. Aunque no sea algo aceptado universalmente, tengo la absoluta coi.r
viccin de que la misin y el objetivo archMsticos varian entre unas culturas y otras, asi colnp en-
tre las distintas instituciones. Segn la fllosofia posmoderna, aunque renido con la orma tradicio
nal de aplicar el pensamiento posrnoderno al discurso archistico, n0 hay un nico objetivo de la
r0
Las estadsticas relativas a Michiga! est,n tomadas de Mchtgan n BreJ: 2002 ,
2003 {Lansing: publir Sectgr Cgn,
sultarts, 2002), La inlormacin referente al despacho del gobernador se basa en la relacin laborai
del autor con dicha
instilucin, l,as referencias a.l procesamiento de documentos gubernamentales antlguos se basan
en su antrgu6 enl
pleo en la Biblioteca Histrica de Bentley, Universidad de Michign, Iugar donde rrir.og.n los documentos publicos
y privados de todos los gobernadores de Michigan desde lg4g.
 FRANK 8OI I5
documentacin archivstica que todos los archivos estn destinados a cumplir, sino ms bien mu.
chas posibles metas archivsticas. Lo que se rene y se conserv en los archivos es una cuestin de
eleccin, no el resultado de la revelacin positista o de la influencia de la hegemnica fuchisti-
ca posmodernall.
Hay quienes no aprueban esta libertad por parte de las instituciones para escoger una ml
sin documental; en concreto, aqullos absortos en las siones expansionistas de las responsabi.
lidades archMsticas, que responsabilizan al archivero de nada menos que de la documentacin
completa de la sociedad. Pero como Mark Greene y yo escribimos:
'Un sstema nacianal de planfuacin y seleccn archusticas puede resuLtar elegante y
atractvo anuel" tertco o paro presentocones proJesianales, pero, a pesar del esjnrzo ain-
dido que se requiere para confrgurarlo, en La practca se comprobar. que no es mejor d.
Ete
sstema aLteror. De hecho, si para un plan naconal de duumentacon Ia planficaci(n ar
)il
chiustica sqgue se el modelo del srglo que rgt la plantficacin econmca naconal, los or.
chiueros hartnnbiendesecharLaidea sinpensrselo dos ueces. IJnmercado de lnsffucones
archrustcas Libre, en eI que cada uno sga sus propios pautas, puede que no resulte lo sufl.
cientemente elegante ntorganizado como pora satisfarer laordenadtmentoldad. de los ora-
dmcos archuscos;puede nclusoque nofr:rircianebenjteradeEstados ta su ilfirmacin de que cuando valoran documentos pblicos Io nico que hacen es "r:umplir la
Unidosgdeese
conterto porttcular en el qut tonto se delegaln autoad en aywtamentos
y organimciones
pnuadas, a costa de wt orden nacional. No obstante, como mercado econmco ra orgwza.
do qrte es, resulto plausrble que tn mercolo de archiuos seo senallammte Lo mejor qrc la
condicin humona sepa hacer," (Boles y Green 2001, 424-447)
Asimismo, el impulso por documentar las extensas burocracias gubernamentales de for-
ma detailada y completa a travs de estratesias como el anlisis funcionai es bienintencionado,
pero es probable que se tope con los mismos problemas que amen.an a la planiflcacin nacional.
Parece ser que a los archivos nacionales les encantan los procesos de planificacin largos y com-
plejos, pero quienes se dedican a estas actividades haran bien en recordar el sucinto anlisis de
Bruce Bruemmer: "... se puede analizar algo en profundidad y acabar con poca documentacin
real... Ia clave para la aplicacin del anlisis funciona.l a la documentacin empresarial est en sa-
ber dnde hay que parar". (Bruemmer 1994, 152)
Ante comentarios como los de Bnremmer, la disculpa que suelen poner los archiveros gu-
bernamentales es que no han sido ellos, sino sus superiores, quienes han impuesto a los archivos
unos amplios objevos documentales. Con demasiada frecuencia, los archiveros gubernamenta.les
han eludido su responsabilidad directa de elegir lo que ser documentado, afirmando que ellos
nico que hacen es "cumplir la ley'l pero la ley a menudo es imprecisa. por ejemplo, la ley que re-
gula la actividad de los archiveros de Estados Unidos:
rlPara ampliar informacin sobre
este punto, vase BOLES y GREEN. 1996, 298-310. En este mismo sentido trase
tambin BOLES y YOUNG 1985, para una afirmacin arterior, unque sln una argumentacin slida en
cuanto a su
validez.
HAY N,1UCHOs CA[4IN05 HA(.IA LA LU['lINACION: FATSAS I]ICOTOMi5 i:N I 5I LFC( ION I)L IX )( i ] ,1i: N i( J\
En el caso de que el archivero desempene funciones de inters pblico. puerie:
1, aceptar el depsito en ios Archivos Nacionales de Estados Unidos de aquellos rlocl
mentos de las agencias federales, del Congreso, del Arquitecto del Capitolio o del Tribu
nal Supremo que el fuchlvero de los Estados Unidos haya considerado que tienen sufi,
ciente vaior histrico o de otro tipo para que el Gobierno de Estados Unidos garantire su
conservacin:
2. dirigir y efectuar la transferencia a los fuchivos Nacionales de Estados Unidos rle aque
llos documentos de las agencias ederales con ms de 30 aos de antigedarl y que el Ar
chivero de los Estados Unidos haya considerado que tienen suflciente valol histrico o rlr
otro tipo para que el Cobierno de Estados Unidos garantice su conservacir.i..,r2
Como ocurre con la mayora de las leyes sobre este asunto, la ley de Estados Unidos tambin
es imprecisa en lo que se reflere a qu documentos especlicos debean incorporarse a los archivos.
Por supuesto, existen documentos mucho ms precisos para regular tales decisiones. lln
Estados Unidos estos documentos son los calendaros de conservacin del gobierno deral rlue. ai
contrario de lo que pudiera parecer, son elaborados por los propios archirieros. Por eso. no es t rer
ley", ya que, a efectos prcticos, son ellos quienes redactan las recomendaciones especlicas que
adquieren la fuerza de ley. Tom Nesmith ha hecho esia misma obsewacin esci-lbiendo sobre 'el
mito profesional del archivo central: un poder v discrecin inmensos sobre I memoria coleciiria,
profundamente enmascarado por una imagen pblica de abnegacin y humildad"r:r,
Con la misma firmeza con que se ha sostenido que la eleccin depende cle lo que sea r1o-
cumentad0 haba que sostener tambin, incluso con ms fuerza, que ia eleccin afecta tanto a lo
que hay que documentar como a cuestiones relacionadas con los niveles de documentacin,y des
cripcin, Cuando los archiveros seleccionan qu es lo que se va a documentar, tambin estn se-
leccionando el nivel de detalle con el que se va a consewar esa documeniacin.
Que la tlocumel,
tacin sea detallada y completa, o somera y superficial, es una decisin que toman los archirreros.
pues no existe un criterio universal ni un procedimiento mejor que otro a Ia hora de deterininar
qu cantidad de material se debe conservar. La mejor respuesta que puede ofrecer uit archirrero es
hacer referencia a lo importante que s para la misin de los archivos, dentro del contexto rle los
recursos institucionales, el documentar una oficina. una funcin o una persona concretasri.
Los recursos instucionales son el segundo faclor que controla Ia seleccion. La relacin
lo
existente entre los recursos institucionales y las elecciones hechas en 1o que respecia al mbito de
actuacin de la documentacn y al nivel de documentacin y de descnpcin es obrrra: cuanto ms
12fublic Law 98-497, incorporada al United States Code o Law 44 U.S.C. 2107.
r3A pesar
de que se escribjer como un estudio preliminar sobre cmo tratar los documentos elecLrnicos. CLINLIpF ll
y MILLER 1989, 350-356. NESMnH 2002. JZ.
raPara un
anlisis sobre los niveles de documentacin, vase. GREENE _v DNIELS-HO$/ELL l9g7 ltil 229.
 FRAN( BOI E
HAY Mlr( Hos ( A4ri\us rrA( rA rA rL[rMrNA(.roN: rAI5As Dr( o ()N,jrAs t\ L :rLtt ( i(]\ t)t r)0i i ,\lf r. rr r\

arnplio se el mbito de actuacin y cuanto ms detailadas sean la documentacin y

la descripcin, mediante el examen de los documentos de Estado en los archivos.
mayor ser la cantidad de recursos que se necesiten para cumplir la misin con xito. sino mediante un acalorario rie-
Sia embargo, bate de los temas polticos por parte de
la prensa y Ia resolucin concluyente de estos riebate, nre,
incluso esta relacin aparentemente oba no est tan clara como en un principio poda parecer.
diante una votacin. "Echen a los vagabundos' es una lrase consagracla
en las carlpaiias polt1-
Las instituciones archisticas tienen fama de apilar en las estanteas documentos prc- cas electorales norieamericanas que representa u,a redistribucin der poder p.r parte de ios r,,r
ticamente intiles y sin analar, y se reflrieren euemsticamente a este cajn desastre c0m0 tantes, ligada a Ia distribucin en masa de inbrmacin, oriqinalmente
a traves de la prensa rsur:i
un
"procesamiento de trabajo acumulado." Los tay hoy en da tambin a travs los medios
archiveros no han solido preocuparse por las restric- cle comunicacin electrnicos. No tiene ubsolutanren
ciones sobre la recopilacin de material que se encuentran implcitas en los recursos puestos te nada que ver con archivos pero si con la democracia16.
a su
disposicin, y han ocultado esa despreocupacin con la vana esperanza de que .,algn da" el au- De la msma forma, en Estados unidos los clerechos de ciudadana
se encucntair sai\,.l
mento de los recursos haga posible arreglff el desbarajuste creado, pero, eso s, sin poner los me- guardados en una ma_rana de organismos, tales como los que
tienen que ver ron la saniclad. res
dios necesarios para convertir ese'algn da" en una realidad. ponsable de las partidas de nacimiento: las parroquias. en
las clue se conser\.ran drtos inrpr-rrta'.
tes relacionados con matnmonios; y los tribunales federaies, qi.re
El tercer factor en la seleccin es el tamano del universo documental. Esto es lo que hace se encargan de ios dolrimentos
de naturalizacin que demuestran que un individuo nacido en
que los archveros gubernamentales se suelan llevar las manos a la cabeza y afirmen que
hay de-
un pais extranjero lia ariqLririd, ia
nacionalidad estadounidense. Algunos de estos documentos terniinarn
masiados materiales y muy pocos recursos; pero no son tantos materiales si se hacen cierLas con. en los archrr,os. oiros nri
Esta situacin es para muchos una inclinacin archivstica. uit
sideraciones tanto sobre el mbito de actuacin de la misin como del nivel de detalle. sistema en teoria rllsordi.riariu.
pero tambin un sistema claramente democrtico
1'en el que se puede trabajar.
La mayora de los archiveros gubernamentales parecen asumir de forma implcita que es
Sin embargo. el ejemplo de los archivos norteamericanos no es slo un
su responsabilidad democrtica y universal documentar todas las funciones del goberno, por lo ge- caso cle conti:ir.re
dad en la prctica. Es especialmente inquietante en el sentido
nera.l con gran detalle. ste es de que. habiendo ieiarrjar:lo la cre
un requisito convincente que algunos gobiernos podrian imponer,
acin de un archivo. el gobierno norteamericano considero que
pero no e trata de una asuncin inherente, ni siquiera teniendo en cuenta las misiones sus archivos nacionales tlebian su
archisti- existencia a una razn histrica ms que admnistrativa. Robert
cas de un Estado. Algunas naciones pueden considerar necesario documentar en gran profundidad Warner, antguo a..chivero de Es.
tados unidos, ha escrito sobre el esfuerzo -flnalmente revertido-
todo su aparato de sobierno, pero puede que otras lo encuentren menos ta.lrs. que supuso I*p0,,,., responsabi
lidades administrativas en los Archivos Nacionales de Estados
Unicios al situarlos rlentro riel or-
El debate se centra en la funcin de los archivos de gobierno en las naciones indepen- ganismo "administrativo" del gobierno federal:
dientes demociticas, Los archiveros gubernamentales tienen una particular predileccin por
Aunque los Archruos representaban lcrs j.rnciones de gestor1 de
document.os del gobk:rrio
aceptat como verdad universal que en las democracias los archivos nacionales sirven para que las que podtan interpretarse como "toreas del Ltogar" a los ojo.s
de ln GS. su mis[n culturcri rie
autoridades se responsabilicen de sus actos, y a la vez para proteger los derechos individuales. Son
conseruar la fi:,r"mono g el pttrimonto hisnco d.e la nac.on
norteameicanaera niucho ms
afirmaciones muy nobles que pueden ser ciertas en algunas ocsiones, pero su universalidad no
ntpoftante s bien tenra pocrL releuanca para el nueuo orqcLnsmo...
s esta.fu-sn no .sig-
slo no ha sido documentada sino que es claramente indocumentable.
nficaba sLo otra batalLa bttrocratica para qonar terreno, se trat.aba d-e
un gr(n err t\1, po
El problema existente con el debate sobre que los archivos son necesarios pra responsa- [tca gubernamentol. fWarner ] ggb, 4-5)
bilizar a las autoridades es la historia y el uso de los archivos en la Repblica americana, la ms
El fracaso de Estados Unidos a la hora de crear un archivo pblico
antigua de las democracias occidentales. Estados Unidos eligi no convertir sus archivos ni en un siguiendo la costum-
bre europea dio lugar a una serie de problemas tericos.y
nico baluarte de responsabilidad ni en un organismo exclusivo encargado de documentar los de- a la consrguiente insrstencia en que este
archivo es principalmente histrico, Problemas e insistencia que
rechos de los ciudadanos. En realidad, durante la mayor parte de su historia, se consigui se suelen resolver c01 un esca-
esta- moteo ntelectual que desea que no exista la experiencia norteamericana.
blecer en la Repblica americana tanto la responsabilidad poltica como los derechos de ciudada- Este ejercicir.i reirrindica
na sin necesidad de un archivo nacional. 16James
oToole en un resea recientemente publicada de rrna nueva traciuccin
de Demociacq ill menca de A]exjs
En Estados Unidos la responsabilidad tiene que ver sobre todo con la libertad de prensa, de Tocqueville destaca la importancja que Tocquelrlle da a las publicaciones en Norteameca.
rienominanclo a 1os pe
ridicos "los nicos monumentos histricos de los Estados
ya que sta es capaz de influir en el electorado. Dicha responsabilidad se logra principalmente, unidos." (oroolE 2002. I l3). Deberia senalarse que al-
no gun0s archiveros en Estados unidos, tales conlo
John Fleckner. han argumentado que es posible utilizar
los archiiros
para esiablecer responsabilidades a largo plazo, o
como Fleckner enncia. " los rleiechos indiduales
no estn iiqa-
15 dos l tiempo y las injusticias pasadas son reversibles'Aunque
Para encontrar eJemplos sobre el impulo expansionta entre los archiveros vase FIAM esto es cierto. corre{ir ias equjv0caciones del pasatlo
1975 o BOOMS 19g7, 69- 107
despus de que el perpetrador haya.abandonado la vida pbllca
Paraula discusln de las suposlciones hechas por los archivos del Estado con respecto a su papel en una sociedad de. n0 es un ejercici, cle responsabilidarl politica. suro
msbien de-la aprobacin deliuicio.histric0. Esta distincin
mocrtlca vase BOLDS y GREENE 2001. es inrportante en cualquier rlebate sobre el papel
4e los
archivos en la verdadera responsabilidad politic.

114 TABULA, Nmero 6, 2001

IABLIIA Nmerrr 6. .){]{)l
 FRANK BOLES
HAY N4UCHOS CAMINOS HACIA IA ILUMINACION: FAL5A5 DICOTOiVIA5 FN IA \LEI ( IU:, I]I UI)( I I1I \II]\

que el gobierno de Dstados Unidos no supo asimilar la forma de elaborar los archivos.
mieniras
que las democracias europeas entendieron correctamente la funcin de los archivos gubernamen- desemperiar esa funcin. La verdadera cuestin no est en si los posmodernos tenen raz1 v ti

tales. Ms concretamente, este argumento sostiene que fueron los franceses quienes pensamiento positMsta est equivocado, sino en que lo ms importante es el reconocruuento cll lir
descubrieron
la verdadera naturaleza de un archivo pblico dentro de un estado democrtico, con la aflrmacin diversidad archistica.

implcita de que los americanos aprendan bastante despacioiT. La diversidad de mtodos de seleccin y de objetivos n0 crea un mundo archivstico ordr
nado. Es probable que se dejen lagunas en el docunrento, que haya quejas en lo que respecta ii ias
El problema de esta explicacin radica en que es meramente especulativa.
Quiz sea cier. politicas archisticas sin eflcacia en un futuro, que or:asionan una repr:esentacin iirsuiiciente Ce
to que los americanos aprendieran despacio, pero tambin puede suceder que los americanos lo
persOnas, lugares y cosas, y que circulen rumores entre los archiveros en relacin cotr el suprLest3
entendieran correctamente debido a las condiciones que dificultaban la prctica europea. Sin el
"atrao" de ciertas instituciones. Sin embargo ya erosten lagunas en el documento archirristico,
se
estorbo que supone el problema de que se debe hacer con un organismo archistico ya existente,
oyen quejas con frecuencia, y el debate entre los posmodernos y los archiveros que delicndel ia priic
transmitido del rgimen antiguo y sin control por parte del famoso impulso burocrtico hacia la
flca de la valoracin "tradiciona.l" ha tenido definitivamente su pate de rencor publicada y n0 publi-
propia mnservacin, los recin fundados Estados Unidos tenian ms libertad para experimentar
cada. Un modelo archMstico diversiflcado qr,riz no haga que los archiveros adopten un tono ms
con mtodos diferentes de responsabilidad, y menos necesidad de explicaciones forzadas para cqn-
amable y moderado en la conversacin, pero las lagunas y quejas reconocidas llegan a st:r lerzas
servar burocracias anticuadas. Desde mi punto de sta, lo ms probable es que tanto los france-
especialmente poderosas en un modelo como se, ya que ile.van a terceros archiveros a tapar t:sas la
ses como los americanos lo entendieran conectamente, teniendo en cuenta las diferencias cultu-
gunas al dirigir a otros las faltas de presin y al documentar Io antenormente no documentailc.
rales y la manera en que funciona la "democracia" en esos paises,
En un proceso que acePte la diversidad no ser todo de color de rosa, pero tampocc lo es
La cuestin es que no ercste ntngn imperativo archMstico uriiversal para documentar un en la democracia. Es ms, un proceso como ese refleja el punto dbil de las instituciones drnro
goberno a efectos de responsabilidad, ni para establecer los derechos de los ciudadanos, ni para
con- crticas al pasar por alto los intereses de algunos grupos, de la misma manera que reieja la tr-rer
servar la historia o para satisfacer cualquier otro propsito. Asi, los archiveros gubernamentales no za de Ia democraca al ser capaz de incorporar posteriormente a tales grupos en un todo rns am.
tienen que llevarse las manos a la cabeza por la gran cantidad de documentos relativos a Bearman plio, Quizs una metodoloa de valoracin archistica sea lo suflcientemente buena si ei sisterna
que amenazan con aplastarlos. Quiz determinen, con bastarte razn,.que gran parte de esa canti- de seleccin permite a todos los archiveros hacerlo Io mejor posible con los instmmentos ms
dad de documentos es inelevante, y qu documenten con fines concretos partes diferenciadas del apropiados para us necesidades y los recursos que les dan, sin descartar la oporturridari de ex,
gobiemo ms que el volumen total de funciones y documentos gubernamentales. No es de extrana-r pandir nuestra visin, nuestros instrumentos y nuestros recursos cuando as lo requreran la so,
que las distintas sociedades establezcan medidas diferentes en lo que concierne a.l grado de libertad ciedad y las circunstancias.
que tienen los archiveros en Ia toma de tales decisiones y en lo que se refiere a qu funciones
se e-
gir que desempenen los archivos; es una decisin que hay que tomar por muy conflgurada
, ofor-
Frank Boles. Clarke Historical Library Ann Arbor, Michigan, EE UU.
zada que est. Adems, si los at'chiveros gubernamentales, que probablemente sean los ms presio-
nados en la toma de decisiones, tienen eleccin, tambin la tendan todos los dems archiverosrs, Tradtrcido delngls por PahrcnPalnmsr Recio, Manalr:irasaruVicente, Bectiz Renda Andoha-,Ittu.
ra )rdrrcz Surtrez, Nadin ltlarhn Sanchez. Elpna Velnsco Pena g Fatnw Saqtlarl Hernanda,
3. Ia mportanca, de la diJerenca
Como dicen los escritos sagrados budistas, hay muchos caminos hacia la iluminacinl
del mismo modo, tambin hay muchas funciones que puede desempenar un archivo y muchos Bibllograia
mtodos a travs de los cuales se seleccionan de la mejor manera los documentos necesarios pua
BEARMAN, Cf. David. 1995. rchual Sfrategies. The American Archivrst bg, 4: 3g0-413.

rTParaunadeclaracinamericanacrsicadeestaopininveasepOsNER1g40, BOLES, Frar y Julia Marks YOUNG. 1985. Exploring the Black Box: The Appraisal of Universitv
Isg.172.
IsAunque los archiveros Administrative Records. American Archivist 48: l2l-140, reimpreso en Randall c.
insistn en examinar una gran cantidad de documentos. Linda Henry ha senalado con suti-
leza que al menos en el caso de los Estados Unidos los clendaflos de los documentos g.n..rla, Jimerson, ed. 2000. Ameicm Archi.ual Studres: Reading tn Theory qnd Plctice. Chicago,
del Gobierno condl
cionan la elimincin de al menos un tercio de la cantidad sin que ningn archivero toara el
material. Aunque des, Society of American ArchMst.
de el punto de sta fllosflco Henry parece sostener una amp[ deflniin de la responsabilidad
de Ios archivos na-
cionales, desde el punto de vista pragmtico senala, al igual que yo. que nadie .rpro nrn.u,
digna qu se emplee, que ros archiveros Io examinarian todo, vase HENRY lg9g,
sea cual sea el para- BOLES, Frank y Mark A. GREEN. rsso. st ru schellenberg'/ Thouglrts on ihe Dagger o.f Amervan
317-Blg.
ApprasalTheory. The American Archist 5g: 2g8-310