DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE

INVENTARIOS EN GARMA COMUNICACIONES S.A.S.

RUDDY JULIETH FUENTES LEÓN

CODIGO: 1.090.458.474

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
CÚCUTA
AÑO 2020
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIOS EN
GARMA COMUNICACIONES S.A.S.

RUDDY JULIETH FUENTES LEÓN

CODIGO: 1.090.458.474

Trabajo presentado como requisito para optar al título de

CONTADOR PÚBLICO

Profesor
GLADYS SANCHEZ CARRILLO

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
CÚCUTA
AÑO 2020
 CONTENIDO

PAG.

INTRODUCCIÓN

1. INFORME DE PRACTICA PROFESIONAL EN GARMA

COMUNICACIONES S.A.S

1.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA

1.2. ASPECTOS CORPORATIVOS

1.2.1. MISIÓN

1.2.2 . VISIÓN

1.2.3 OBJETIVO GENERAL

1.2.4. VALORES

1.3 DIAGNOSTICO

1.3.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

1.3.2 LOGOTIPO

1.3.3 UBICACIÓN

1.3.4 PRODUCCIÓN

1.3.5 MERCADEO

1.3.6 ORGANIGRAMA DE GARMA COMUNICACIONES.A.S.

.1.3.7 DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA.

1.3.8 MATRIZ DOFA

1.4 1.4. DESCRIPCION DEL ÁREA DE TRABAJO

1.4.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1.4.2 GESTIÓN HUMANA

1.4.3 GESTIÓN COMERCIAL

1.4.4 GESTIÓN FINANCIERA

1.5 FUNCIONES ASIGNADAS AL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA

1.6 ESTRUCTURACION DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

1.6.1 TITULO

1.6.2 OBJETIVO GENERAL

1.6.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.6.4. JUSTIFICACIÓN

1.6.5. CRONOGRAMA

2. MARCO DE REFERENCIA

2.1. MARCO TEORICO

2.1.1. CONTROL

2.1.2. INVENTARIO

3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

3.1. FASE 1 REALIZAR UN DIAGNOSTICO DEL FUNCIONAMIENTO DEL

SISTEMA DE INVENTARIO

3.1.1. OBSERVAR EL FUNCIONAMIENTO DEL FLUJO DE

INFORMACIÓN DE INVENTARIOS

3.1.2 ESTUDIAR EL SISTEMA ACTUAL (EMPÍRICO) DE INVENTARIOS.

3.1.3. COMPARAR LA DOCUMENTACIÓN REGISTRADA EN EL SISTEMA

CON LOS DOCUMENTOS EN FÍSICO

3.2. FASE 2
3.2.1. ANALIZAR Y CLASIFICAR LA INFORMACIÓN PROCEDENTE DEL
DIAGNÓSTICO.

3.2.2 REVISAR LA PARAMETRIZACIÓN CONTABLE SEGÚN LOS TIPOS DE

INGRESO Y SALIDA DEL INVENTARIO

3.2.3. IDENTIFICAR LAS FALENCIAS EN EL ÁREA CONTABLE, DE

INVENTARIOS Y FACTURACIÓN.

3.2.4. INFORMAR LAS FALENCIAS ENCONTRADAS.

3.2.5 REALIZAR INVENTARIO FISICO DE LOS PRODUCTOS

3.3. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.3.1. ELEMENTOS ESENCIALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.3.2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

4.1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL CONTROL DE INVENTARIOS

 LISTA DE FIGURAS

PAG.

FIGURA 1. LOGOTIPO DE LA COMPAÑÍA

FIGURA 2. UBICACIÓN DE LA EMPRESA

FIGURA 3. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

FIGURA 4. INTERFAZ SOFTWARE LIKE

FIGURA 5. INTERFAZ SOFTWARE LIKE, 2 PARTE.

FIGURA 6. CREACIÓN FACTURA DE COMPRA

FIGURA 7. CREACIÓN REMISIÓN DE ENTRADA

FIGURA 8. AUDITORÍA DEL INVENTARIO, PARTE 1

FIGURA 9. AUDITORÍA DEL INVENTARIO, PARTE 2.

FIGURA 10. AUDITORÍA DEL INVENTARIO, INGRESO DE SERIALES.

FIGURA 11. RESULTADO DE AUDITORÍA DEL INVENTARIO

FIGURA 12. PORTAL CLARO, CONSULTA DE SOPORTES

FIGURA 13. CONSULTAR Y DESCARGAR DOCUMENTOS

FIGURA 14. CARPETA DIGITAL

FIGURA 15. CONSECUTIVO DE SOPORTES DETALLADO,

PARTE 1.

FIGURA 16. CONSECUTIVO DE SOPORTES DETALLADO,

PARTE 2.

FIGURA 17. RESUMIDO POR DOCUMENTOS.

FIGURA 18. FACTURA DE COMPRA

FIGURA 19. RASTREO NÚMERO DE FACTURA

FIGURA 20. RASTREO DE SERIAL

FIGURA 21. CREACIÓN MANUAL DE FACTURA DE COMPRA.

FIGURA 22. FACTURA DE COMPRA

FIGURA 23. FACTURA MAL REGISTRADA

FIGURA 24. LOGO SOFTWARE

FIGURA 25. ENCABEZADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTABLES

FIGURA 26. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE INVENTARIOS

 LISTA DE TABLAS

PAG.

TABLA 1. MATRIZ DOFA

TABLA 2. FUNCIONES ASIGNADASA AL ESTUDIANTE

TABLA 3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

TABLA 4. PERSONAL ENCARGADO DE ALIMENTAR LA INFORMACIÓN

TABLA 5. DETALLE DE LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO

TABLA 6. COMPROBACIÓN DE LAS FACTURAS DE COMPRA

TABLA 7. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

TABLA 8. PARAMETRIZACIÓN CONTABLE

TABLA 9. FORMATO DE SIMBOLOS DEL ESQUEMA DE FLUJOGRAMA

TABLA 10. ACTIVIDADES DE CONTROL DE INVENTARIO

 LISTA DE ANEXOS

PAG.

ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACION DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

ANEXO 2. CARTA DE ACEPTACION DE LA EMPRESA

 GLOSARIO

CONVERSIÓN: Es el proceso por el cual un equipo pospago que está bajo

contrato de consignación pasa a formar parte del inventario de la compañía

DISTRIBUIDOR AUTORIZADO: Es un establecimiento que está autorizado a

vender grandes cantidades de productos a clientes comerciales en línea o en
tiendas minoristas; esto es opuesto a un vendedor privado que venderá solo
algunos artículos a sus clientes, para convertirse en un distribuidor o distribuidor
autorizado, deberá cumplir con ciertos requisitos que establecerá el proveedor o el
fabricante del servicio.

KARDÉX: Es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un

almacén o empresa. Este documento se crea a partir de la evaluación del
inventario registrando la cantidad, valor de medida, precio, fecha y costo.

MERCANCIA EN CONSIGNACIÓN: Es un contrato comercial, el cual consiste en

que una persona se obliga a vender las mercancías de otra, previa fijación de un
precio que el consignatario debe entregar al consignante.

PEPS PRIMERO EN ENTRAR Y PRIMERO EN SALIR: O FIFO en inglés, es un

mecanismo de gestión de valoración de activos en el que básicamente se busca
vender o usar los productos que fueron adquiridos primero.

POSTPAGO: Cuando el usuario paga por los equipos o servicios de

telecomunicaciones después de utilizarlos.

PREPAGO: Se denomina así cuando el usuario paga por los productos o

servicios en el momento de la compra.

SOFTWARE CONTABLE: Se denomina como software contable a

aquellos programas relacionados con la contabilidad que tienen como objetivo
sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias de contabilidad. En otras
palabras, se considera software de contabilidad a cualquier programa que haga la
vida más fácil a un contable.
 INTRODUCCIÓN

La Universidad de Pamplona la cual capacita líderes en procesos

profesionales desde 1971, reconoce la contaduría pública como una
profesión liberal y de gran importancia para el desarrollo del país. Por
ello, la Facultad de Ciencias Económicas busca formar líderes idóneos
que pretendan dar respuesta a la gran responsabilidad social que tiene el
contador, quien con sus conocimientos es el encargado de dirigir la
asignación, distribución y control de la riqueza bajo una perspectiva
humanística, con el fin de afianzar el crecimiento y desarrollo local,
regional, nacional e internacional de las organizaciones públicas o
privadas.

Por ello cada compañía indistintamente del desarrollo de su actividad,

precisa importante disponer y controlar los bienes tangibles que se
tienen a la venta en el giro ordinario del negocio o para ser consumidos
en la producción o prestación de servicios, ya que administrados
erróneamente pueden generar factores negativos como la insatisfacción
de los clientes, además de desatar problemas financieros que pueden
conllevar a la iliquidez o quiebra de la empresa.

El presente trabajo desarrolla e implementa un sistema de gestión para

la compañía GARMA COMUNICACIONES S.A.S., el cual consolida los
procedimientos y actividades que se llevan en el área de inventarios,
dado que se observa la falta de un manual detallado de procesos, y por
consiguiente ocasiona deficiencias en el ingreso, almacenamiento,
rotación, desabastecimiento y despacho de los productos, el fin de esta
propuesta de mejoramiento planteada para la empresa es generar
eficiencia y orden en cada uno de los procedimientos que se realizan en
el área de inventarios.
1. INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL EN GARMA COMUNICACIONES
S.A.S

1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA

La EMPRESA GARMA COMUNICACIONES S.A.S debe su nombre gracias a la

combinación de las tres primeras letras del primer apellido del representante legal
llamado José Hoover García Peralta sumado a las dos primeras letras del nombre
del socio número 1 María Helena Duran Alvaran, se constituyó el 16 de febrero del
2016 como distribuidor autorizado de la marca CLARO e inicia actividades a partir
de agosto del 2018, la compañía abrió sus puertas en la ciudad de Cúcuta y en el
ms de septiembre del mismo año apertura la sucursal más grande hasta el
momento ubicada en el municipio de Salazar de las palmas que a mediados de
agosto del 2019 se clasifica y convierte en centro de pagos con lo cual diversifica
sus servicios a la comunidad y la sucursal en el municipio de Arboledas en la
departamento de Norte de Santander que se desempeña como comercializadora y
prestadora de servicios.

En el año 2019 la empresa inicia su crecimiento lo cual aumenta su nómina de 9

empleados a 14 y abre otra sucursal en el municipio de Tibú, la cual ha sido un
gran acierto para la compañía ya que se apertura también como centro de pagos.

Finalizando el año 2019 la compañía emprende hacia otros mercados e instala

una nueva sucursal en el municipio de pamplona la cual tiene buena acogida entre
los pamploneses.

1.2 ASPECTOS CORPORATIVOS

1.2.1 MISIÓN

Es una empresa dedicada a la comercialización de servicios y productos en el

área de comunicaciones del portafolio de Claro, orientada a brindar confianza y
estilo, cubriendo las expectativas de nuestros clientes acompañándolos de forma
personalizada durante el proceso de compra, logrando fidelización con personal
capacitado en conocimiento y calidez humana, ética y moral.

1.2.2 VISIÓN

Se proyecta al año 2021 ser una empresa reconocida como el principal

distribuidor y proveedor en servicio, atención al usuario en el área de
comunicaciones móviles Claro para uso individual, familiar y empresarial,
logrando el reconocimiento en Cúcuta y el departamento de Norte de Santander.
 1.2.3. OBJETIVO GENERAL

Crear una nueva empresa como distribuidor directo de claro con el fin de
abastecer y satisfacer la población en soluciones móviles creciendo financiera y
organizacionalmente

1.2.3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Implementar desde el área administrativa con la supervisión de recursos

humanos un plan de trabajo que permita tener un orden y control sobre los
gastos generados por contrataciones, arriendos y bienestar de los
empleados tanto de la parte operativa como comercial de la empresa.

 Elaborar un plan de Marketing que permita una penetración en el mercado

de la ciudad sus municipios y las diversas poblaciones de norte de
Santander llegando a toda la población en general y sobre todo a los
subdistribuidores quienes son fundamentales para cumplir con la finalidad
de llegar a todos nuestros clientes.

 Desarrollar un plan estratégico desde el parte prepago (kit prepago – sim

card wb) que permita tener un flujo de caja permanente y dinámico.

1.2.4. VALORES

Cualidades por las cuales se rige GARMA COMUNICACIONES S.A.S. y

todo el personal perteneciente directa e indirectamente a la compañía.

 Respeto

 Responsabilidad

 Cultura

 Optimismo

 Dinamismo

 Motivación

 Compañerismo
 1.3 DIAGNOSTICO

1.3.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

Razón Social: GARMA COMUNICACIONES SAS

NIT: 900939177-0

Objeto Social: Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos,

programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos
especializados y prestación de servicios de telecomunicaciones inalámbricas.
Dirección: AV. 5 # 6-50 local 3 LATINO,

CÚCUTA Teléfono:5763283

Gerente: JOSE HOOVER GARCIA PERALTRA

Entidad: SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA

1.3.2 LOGOTIPO

FIGURA 1. LOGOTIPO

Fuente: GARMA COMUNICACIONES S.A.S

 1.3.3 UBICACIÓN.

GARMA COMUNICACIONES S.A.S se encuentra ubicado en la ciudad de

Cúcuta en la av. 5 # 6-50 Latino, Cúcuta, Norte de Santander.

FIGURA 2. UBICACIÓN

Fuente: GOOGLE MAPS

1.3.4 PRODUCCIÓN
GARMA COMUNICACIONES S.A.S, como punto de venta autorizado de
la marca Claro es una empresa comercial que se dedica a la venta
de equipos celulares, prestación de servicios y soluciones de
telecomunicaciones para el Hogar, los Negocios y las Personas, a
través de las redes fijas y móviles.

1.3.5 MERCADEO
GARMA COMUNICACIONES S.A.S maneja una gestión de ventas variado ya
que su clientela está conformada por mayoristas o subdistribuidores y por
clientes minoristas ya que el objetivo de la empresa es suplir las necesidades
demandantes del mercado.
 1.3.6 ORGANIGRAMA

Entorno organizacional de la empresa GARMA COMUNICACIONES

S.A.S.

FIGURA 3. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Representante
Legal

Contador
Público

Departamento Departamento
Comercial. Contable

Auxiliar
Contable

Jefe de Coordinador de Coordinador de

Coordinador de
Inventarios Ventas Poblaciones Tropa

Asesor Back Asesor Asesor

Office Comercial Comercial
Interno Externo

Fuente: GARMA COMUNICACIONES S.A.S.

1.3.7 DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA.

El departamento contable se caracteriza por ser la oficina más importante

 de la empresa debido a que es la dependencia encargada de designar
los parámetros pertinentes para el funcionamiento de otras áreas,
además suministra los resultados obtenidos en la operación diaria
gracias a la alimentación del software contable por medio de la
causación de los hechos económicos(Compras, ventas, provisiones,
gastos, sueldos, depreciaciones, etc.), la administración y supervisión
del inventario, la gestión de cartera, elaboración de estados
financieros preparados sobre las normas contables, liquidación de
impuestos, presentación y publicación de información ante los entes
gubernamentales, lo cual sigue un orden organizacional que posibilita
la consecución de la visión y objetivos de la compañía.

1.3.8 MATRIZ DOFA

TABLA 1. MATRIZ DOFA

FORTALEZA DEBILIDADES

1. Cuenta con el software 1. El software es

contable LIKE de Idnetworking, complejo debido al
ENTORNO especialmente diseñado para el tipo de negocio ya
INTERNO giro de estos negocios que prima el
2. Todos los alimentadores inventario de que lo
del software tienen un usuario contable.
con permisos y limitaciones 2. Información
específicos según sus errada al no
funciones. registrarse en la
3. Idnetworking ofrece fecha del
soporte continuo de la acontecimiento
plataforma 3. Al no permitir la
4. Identifica con claridad anulación de los
los soportes de la información. documentos se crea
(Comprobantes de egresos, un registro con el
notas de contabilidad, notas movimiento contrario
débito y crédito, facturas de lo cual no es óptimo
ventas y de compras, ya que modifica las
remisiones, etc.), bases contables
5. Cuenta con archivadores 4. la contabilidad no se
digitales y en físico adecuados actualiza
que garantizan orden de la automáticamente si
ENTORNO documentación. se realizan cambios
EXTERNO 6. Mantiene un registro de en el inventario
cada movimiento que se realiza 5. lenta reacción por
 en un documento y no permite la parte del soporte
eliminación. técnico.
7. Búsqueda rápida de la
información.

FO DO
OPORTUNIDA
D

1. Conocim Actualización constante de los Mantener la información

iento del productos, precios, al día y organizada
producto que características parametrización para garantizar la
obtiene cada contable. búsqueda oportuna
cliente. de la misma, logrando
así minimizar los
riesgos por demora
en despacho,
facturación por precio
errado.
2. Condicione Es necesario identificar los Sostener comunicación
s propicias soportes de la información como efectiva con los
para notas de contabilidad, circulares clientes, publicitar los
mantener y demás para poder mantener descuentos o
alianzas con relaciones optimas y alianzas productos que bajan
empresas. con los subdistribuidores. de precios.

AMENAZA FA DA

Competencia de Ampliar la información de los Mantener un sistema de

productos productos para el consumidor, ventas estático que
iguales, ya logrando disminuir la solo acapara el
que los competencia desleal, a autoconsumo del
precios los portándole a las operaciones cliente.
regula el valor agregado.
proveedor No prestar importancia a
Claro. Crear un sistema de ventas móvil los clientes que ya
para captar más clientes han realizado
transacciones con la
Recolectar y organizar bases de empresa.
datos para lograr fidelización.
NO evaluar el volumen
Personal no de clientes ni
capacitado ni Fuerza de ventas sobre capacitada y identificar su pérdida
apto para con hambre de ventas, lo cual los
brindar vuelve incapaces de identificarCrear bases de datos
experiencias los tipos de clientes y por ende logrando la
extraordinaria no saben cómo guiarles en la fidelización de
s a los compra. clientes y así evitar la
clientes. pérdida de aquellos
que se pasan a la
competencia.

1.4 DESCRIPCION DEL ÁREA DE TRABAJO

1.4.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA:

Es la responsable de lograr que todas las instalaciones de la empresa

se encuentren en condiciones óptimas, que el manejo de
documentos y comunicaciones internas sea eficiente, fortaleciendo el
ambiente laboral y mejorando las condiciones de todos los
funcionarios.

1.4.5 GESTIÓN HUMANA:

Vela por proporcionar el personal idóneo con capacidad técnica y

practica que enriquezca la estructura organizacional, que satisfaga la
necesidad de los clientes como de la empresa, provee capacitación
continua que fomenten procesos y procedimientos de calidad y
acompañados de la cultura del buen servicio.

1.4.6 GESTIÓN COMERCIAL:

Es el área responsable de dar a conocer la organización a los

clientes, se ocupa fundamentalmente de satisfacer sus necesidades
y garantizar el aumento o participación en el mercado, de acuerdo a
ello desarrolla estrategias de atención rápida y eficiente, de calidad, y
de valor agregado o servicio al cliente para lograr la consecución de
las metas propuestas y generar las ventas que garanticen la
supervivencia de la compañía.

1.4.7 GESTIÓN FINANCIERA:

Esta dependencia planifica, organiza y controla las operaciones

monetarias de la compañía que conlleven a la viabilidad y
crecimiento económico, es vital para sus informes tener en cuenta la
información pasada, presente y pronóstico de la futura y del
 mercado, para entregar informes que evalúen riesgos y
oportunidades que generen mayores beneficios.

1.5 FUNCIONES ASIGNADAS AL ESTUDIANTE EN PRÁCTICA

TABLA 2. FUNCIONES ASIGNADAS AL ESTUDIANTE EN

PRÁCTICA

CÓDIGO:
GARMA COMUNICACIONES S.A.S
VERSIÓN: 001

MANUAL DE FUNCIONES EMISIÓN: 17-02-

2019

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS

LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO
NIVEL Auxiliar Contable
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Auxiliar Contable
NÚMERO DE CARGOS 1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente, Director Administrativo,
Contador público
II. ÁREA FUNCIONAL: Dependencia Contable
III. PROPÓSITO PRINCIPAL

Planear, Organizar, Dirigir, Controlar y Coordinar todas las actividades de

manejo Administrativo de su regional de acuerdo con las consideraciones
y determinaciones de la compañía.

IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES

 Conocer de forma acertada los productos y servicios de la empresa
 Apoyo en la elaboración y estructuración de información financiera según
normativa vigente y políticas institucionales.
 Apoyar en la gestión, preparación e información de las obligaciones
 tributarias de acuerdo con normativa fiscal vigente.
 Elaborar y seleccionar información de los procesos de liquidación tributaría
según procedimientos y normativa fiscal vigente
 Organizar y archivar documentos del área de contabilidad y finanzas de
acuerdo con normativa vigente.
 Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas,
capacidad de coordinar el trabajo en el equipo, receptividad al cambio,
mejoramiento continuo, orientación y servicio integral al cliente.
 Realizar el análisis de los ingresos y gastos mensuales versus presupuesto a
fin de realizar los informes necesarios, para asegurar la administración del
gasto.
 Archivar recibos de caja en AZ en orden consecutivo, velando por que se
cumplan todos los requisitos exigidos en la empresa, adjuntado el
comprobante de ingreso o recibo de caja elaborado en el sistema contable.
 Verificar los datos de facturas de comprobantes, conciliación de bancos,
nominas, retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
 Verificar el ingreso de facturas de compra, de venta en el programa LIKE
 Verificar las conversiones del inventario en el programa LIKE
 Hacer seguimiento a las notas crédito, débito y contabilizarlas.
 Contabilizar toda la documentación que llegue a la oficina como (Facturas en
general, Cuentas de cobro, Anticipo a viáticos, Legalización de viáticos, Cajas
menores, Cajas generales, Contabilizar egresos).
 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de la empresa.
 Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que correspondan a
las funciones del cargo.

1.6 ESTRUCTURACION DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

1.6.1 TITULO.

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE

INVENTARIOS EN GARMA COMUNICACIONES S.A.S.

1.6.2 OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar un sistema de gestión de inventarios para GARMA

COMUNICACIONES S.A.S que contribuya a controlar y salvaguardar el
patrimonio de la empresa.
 1.6.2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar un diagnóstico del funcionamiento del sistema de inventario

con respecto a la parametrización contable

 Analizar y clasificar la información procedente del diagnostico

 Diseñar un modelo procedimental que permita contabilizar, evaluar y

controlar el comportamiento de los inventarios en GARMA
COMUNICACIONES S.A.S.

 Emitir informes periódicos con los hallazgos encontrados durante el

proceso de implementación del sistema de gestión de inventarios
1.6.3 JUSTIFICACIÓN

Personal: El trabajo de grado es requisito fundamental para obtener el

título profesional como contador público, gracias al desarrollo de la
práctica empresarial el estudiante ejecuta los conocimientos
adquiridos a lo largo de la academia y complementa al sumar nuevos
conocimientos propicios en el campo laboral, de este modo el
estudiante cumple con la exigencia de trabajo de grado.

Académica: Es benéfico para la universidad de Pamplona que

empresas públicas y privadas realicen los convenios empresariales
los cuales ayudan a capacitar crítica y laboralmente a los futuros
profesionales, de esta forma retroalimenta la calidad de la educación
que ofrece la institución al estudiante.

Social: Con el desarrollo de la práctica empresarial el estudiante aporta

a la comunidad fomentando el desarrollo económico mediante el
apoyo intelectual brindado a la empresa GARMA
COMUNICACIONES S.A.S.

1.6.4 CRONOGRAMA

TABLA 3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

 2 MARCO DE REFERENCIA

2.1. MARCO TEORICO

2.1.1. CONTROL

El control puede ser definido como la verificación si todo ocurre de conformidad

con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos
e impedir que se produzcan nuevamente, comenta Henry Fayol.

2.1.2. INVENTARIO

El inventario es uno de los recursos mas importantes de una empresa ya sea al

momento de ser utilizados para la producción de la misma. De acuerdo con
Moreno (2009, p.97)

Así mismo Muller (2005, p. 1) comenta que los inventarios de una empresa están
constituidos por las materias primas, productos en proceso y productos
terminados.

Pedro Zapata expresa que los inventarios son las mercancías aquellos productos
destinados a comerciarse o venderse (5 edición, M
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

3.1. FASE 1 REALIZAR UN DIAGNOSTICO DEL FUNCIONAMIENTO DEL

SISTEMA DE INVENTARIO

3.1.1 OBSERVAR EL FUNCIONAMIENTO DEL FLUJO DE INFORMACIÓN

DE INVENTARIOS.

En este apartado se observa que la empresa:

Emplea EL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE debido a que le permite

conocer los detalles de la mercancía mediante el uso de tarjetas de Kardex y
conocer al momento de la venta el costo de la mercancía, gracias al convenio
comercial que tiene con Claro Comunicaciones utiliza el MÉTODO DE
INVENTARIO FIFO O PRIMERO EN ENTRAR PRIMERO EN SALIR porque parte
de los productos que ingresan a la bodega son inventarios propios y otros con
contrato de consignación el cual está condicionado a 45 días de vencimiento del
mismo.

Tipo de ingreso de las mercancías.

Los negocios de distribución autorizada de Claro manejan mercancías PROPIAS o

PREPAGO, compuestos por sim card o kit de celular más sim card, estos
productos ingresan al inventario con factura de compra, también están las
mercancías de Claro, mercancías en CONSIGNACIÓN o ingresos de terceros
conocidas como POSTPAGO, por lo general en este inventario se encuentran sim
card, celulares y el grupo de tecnología los cuales se venden sobre pedido y está
compuesto por televisores, teatros en casa, portátiles, computadores, consolas de
video juego Xbox, Nintendo, play station y equipos de sonido, estos productos
ingresan al activo de la empresa con remisión.

Sistema o Software contable.

Desde el inicio la compañía adopto el sistema integral TNS con el cual trabajó
hasta el mes de Julio del 2019 ya que consideró que con él se presentaban
inconsistencias y pérdida de tiempo al rastrear seriales, por lo cual adoptó el
software LIKE diseñado por la compañía IDNETWORKING, este sistema es
especializado para el giro de los negocios que se encargan de subdistribuir
productos y servicios de Claro debido a que cuenta con módulos especiales para
la conversión de equipos y rastreo de seriales.
FIGURA 4. INTERFAZ SOFTWARE LIKE
FIGURA 5. INTERFAZ SOFTWARE LIKE, 2 PARTE.
  Personal encargado de conocer la información.

TABLA 4. PERSONAL ENCARGADO DE ALIMENTAR LA INFORMACIÓN.

CARGO FUNCIÓN MODULO DOCUMENTOS SUPER-

DE QUE ELABORA VISA
TRABAJO
Adminis Pago de facturas de Todo el Facturas de Contador
trador compra y gastos sistema, compra y público
crea facturas de
Encargado de mantener productos y venta de
saldo en el banco asigna comisiones
permisos
Revisa cierres de cajas Recibos de caja

Audita los inventarios

Auxiliar -Revisa los detalles del -Inventarios Facturas de Contador
contable ingreso de las facturas compra público
de compra y notas -Flujo de
crédito en el sistema caja Notas debitó Administr
ador
-Ingresa notas débito, -Reportes Notas crédito
notas crédito y facturas Gerenciales
de compra de Nota de
penalizaciones. -Auditoria contabilidad
Revisa las ventas del
mes -Búsqueda Recibos de caja

-Revisa el impuesto del Contabilidad Comprobantes

IVA y costos de la de egreso
mercancía -Cuentas
por cobrar y
pagar

Jefe de -Ingresa toda la Inventarios Facturas de Administra

inventa- mercancía al sistema compra dor y
ríos Facturación Auxiliar
-Factura las ventas Facturas de contable.
prepago Flujo de caja venta prepago

-Crea productos en el
Cuentas por Recibos de caja
sistema cobrar
Traslados
-Revisa y archiva los Reportes
 documentos inherentes Gerenciales Remisión de
del área entrada y salida
Auditoria
-Rota la mercancía. Búsqueda Notas crédito

-Realiza los pedidos y

compras de mercancía.

-Ejecuta y supervisa el
inventario físico.

3.1.2 ESTUDIAR EL SISTEMA ACTUAL (EMPÍRICO) DE INVENTARIOS.

El actual sistema de inventarios es improvisado y desorganizado, la empresa no

cuenta con un manual de procedimientos ni formatos que identifiquen la propiedad
intelectual del ente jurídico y tampoco soporta información importante (fechas,
realizado, revisado, tratamiento), etc. La información es recolectada y resumida a
continuación.

TABLA 5. DETALLE DE LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO

PROCESO PROCEDIMIENTOS SOPORTE ENCARGADO SUPERVISA

Se realiza el pedido por la

ORDEN DE JEFE DE ADMINIS-
plataforma de compras claro y se PEDIDO BODEGA TRADOR
descarga la orden de pedido
La mercancía llega a la empresa
INGRESO DE FACTURA DE JEFE DE AUXILIAR
por transportadora, en caja con su COMPRA BODEGA CONTABLE
LA debido soporte
MERCANCIA A
LA EMPRESA Se compara con la orden de NINGUNO NINGUNO NINGUNO
compra con la factura de compra
se verifica tangiblemente el aspecto
del empaque, cantidad, color y NINGUNO NINGUNO NINGUNO
serial de los equipos celulares.
Se ingresa a like por el módulo de
inventarios
Entradas
Opción 1. Facturas de compra
INGRESO DE
MERCANCIA
prepago y productos propios CREACIÓN
JEFE DE AUXILIAR
PROPIA A se elige sucursal, proveedor, FACTURA DE
BODEGA CONTABLE
SOFTWARE número de factura, concepto COMPRA
LIKE
clic siguiente,
Elije el producto, costo del equipo,
descuento y cantidad
clic agregar
 pistolear serial, finalizar
Se ingresa a like por el módulo de
inventarios
Entradas
INGRESO DE Opción 5. Remisiones de entrada
MERCANCIA pospago y Dth CREACION
JEFE DE
DE TERCEROS REMISIÓN DE NINGUNO
A SOFTWARE se elige sucursal, proveedor, ENTRADA
BODEGA
LIKE número de documento, concepto
clic siguiente
Elije el producto y cantidad
pistolear serial, finalizar
El jefe de inventarios pistolea la
INVENTARIO
mercancía en bodega y relaciona la ARCHIVO JEFE DE ADMINIS-
FISICO EN
PRINCIPAL información en un documento de EXCEL BODEGA TRADOR
Excel.
El jefe de bodega realiza video
llamada a cada sucursal y exige
que se le muestre el producto con
INVENTARIO
serial para verificar su existencia ARCHIVO JEFE DE ADMINIS-
FISICO EN
SUCURSALES mientras pistolean los seriales EXCEL BODEGA TRADOR
clasifica la información por sucursal
y pasa el archivo Excel al
administrador
El administrador toma del archivo
de Excel, los seriales y verifica la
existencia de la mercancía gracias
al módulo de auditoría
Módulo de auditoría, opción 7.
Auditoría general del inventario, allí CREACION
VERIFICACION ADMINIS-
DE SERIALES
ingresa los datos como sucursal, SOPORTE DE
TRADOR
NNGUNO
tipo de auditoria, categoría, marca, AUDITORÍA
iniciar auditoría
Aparece un recuadro en el cual se
deben ingresar los seriales
contenidos en el archivo de Excel,
auditar
Like permite descargar el archivo
RESULTADO en Excel y arroja resultados como: SOPORTE DE ADMINIS-
NINGUNO
DE AUDITORIA faltante, sobrante y serial auditado AUDITORIA TRADOR
correctamente
Según los resultados el
administrador llama al coordinador
de cada sucursal para resolver el COPIA DEL
COORDINA-
estado de las inconsistencias, estos CONTRATO ADMINIS-
ACTUACIONES DOR DE CADA
verifican la información entre los DE
SUCURSAL
TRADOR
archivos soportes ya que cada ACTIVACIÓN
venta tiene un contrato de
activación ante el proveedor Claro
FIGURA 6. CREACIÓN FACTURA DE COMPRA

FIGURA 7. CREACIÓN REMISIÓN DE ENTRADA

FIGURA 8. AUDITORÍA DEL INVENTARIO, PARTE 1

FIGURA 9. AUDITORÍA DEL INVENTARIO, PARTE 2.

FIGURA 10. AUDITORÍA DEL INVENTARIO, INGRESO DE SERIALES.

FIGURA 11. RESULTADO DE AUDITORÍA DEL INVENTARIO

3.1.3. COMPARAR LA DOCUMENTACIÓN REGISTRADA EN EL SISTEMA
CON LOS DOCUMENTOS EN FÍSICO

EL proveedor Claro tiene una plataforma especial para hacer los pedidos de
compra, las facturas de compras, conversión de equipos y allí también se puede
descargar documentación como las notas débito y las notas crédito.

Se toman el mes de marzo del año 2020 como período base de información.

TABLA 6. COMPROBACIÓN DE LAS FACTURAS DE COMPRA

ENCARGADO
PROCESO PROCEDIMIENTOS SOPORTE DEL SUPERVISA
INGRESO
Se ingresa al portal comercial de claro

Modulo consultas, facturas electrónicas (tipo

de documento, rango de fecha) buscar.

OBTENCIÓN Aparece un listado con los documentos FACTURA

DE LA emitidos por el proveedor durante el mes DE JEFE DE AUXILIAR
FACTURACIÓN como facturas de compra, notas débito y COMPRA INVENTARIO CONTABLE
FÍSICA EMITIDA notas crédito (Número de cuenta, Número de
FISICO
POR CLARO documento, período, total, opciones para
descargar)

Se descarga el listado y se guarda en una

carpeta digital con mes del periodo y año

Ingreso al software Like, módulo de

contabilidad,

Opción 22. Consecutivo resumido por

documentos, (detalle contable, tipo de
OBTENCIÓN soporte y rango de fechas) FACTURA
DE LA
DE JEFE DE AUXILIAR
FACTURACIÓN Allí se muestran los soportes emitidos COMPRA INVENTARIO CONTABLE
DEL SISTEMA durante el período y su parametrización. FISICO
LIKE
Peculiarmente en Like durante el mes de
marzo no hay facturas de compra registradas,
lo cual no significa que el producto no éste
dentro del inventario de la empresa

Se toma una factura de la carpeta digital, se

abre y se busca en la barra de búsqueda
dentro de Like el número de la factura de FACTURA
COMPARACIÓN compra. DE JEFE DE AUXILIAR
DE LA
COMPRA INVENTARIO CONTABLE
INFORMACION El software no encuentra resultados, pero
FISICO
esto no significa que el producto no
encuentra en el inventario.
 Cada producto tiene un serial y like permite
rastrearlo.

Se ingresa al módulo de búsqueda, opción 2

Historial de seriales, y efectivamente el
sistema muéstralos movimientos que tuvo el
producto.

si no aparece el producto se le descuenta al

responsable del inventario.

Se encuentra el serial, se procede a clasificar

el tipo de venta para conocer el factor por el
cual no se ingresó la factura de compra
FACTURA
AUXILIAR
ACCIONES DE NINGUNO
CONTABLE
Se ingresar la factura de compra por el COMPRA
módulo de contabilidad, asientos manuales y
se llama a soporte like para enlazar el serial a
la factura

FIGURA 12. PORTAL CLARO, CONSULTA DE SOPORTES.

FIGURA 13. CONSULTAR Y DESCARGAR DOCUMENTOS

FIGURA 14. CARPETA DIGITAL

FIGURA 15. CONSECUTIVO DE SOPORTES DETALLADO, PARTE 1.

FIGURA 16. CONSECUTIVO DE SOPORTES DETALLADO, PARTE 2.

FIGURA 17. RESUMIDO POR DOCUMENTOS.

FIGURA 18. FACTURA DE COMPRA

FIGURA 19. RASTREO NÚMERO DE FACTURA

FIGURA 20. RASTREO DE SERIAL

 FIG
URA 21. CREACIÓN MANUAL DE FACTURA DE COMPRA.

FIGURA 22. FACTURA DE COMPRA

 3
.2. FASE 2

3.2.1. ANALIZAR Y CLASIFICAR LA INFORMACIÓN PROCEDENTE DEL

DIAGNÓSTICO.

TABLA 6. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN

SISTEMA DE Periódico
INVENTARIO
METODO Primero en entrar y primero en salir
TIPO DE
Terminados Terminados
PRODUCTO
VENTA Contado Crédito
DOCUMENTO Factura de compra Remisión de entrada
SOPORTE
Nota debito Orden de pedido
OTROS Nota Crédito Nota debito
SOPORTES
Nota crédito
TIPO COMPRAS VENTAS
 CONCEPTO Prepago Pospago
Sim card wb pre Sim card post
Celular pre Celular reposición
Kit prepago de celular y sim card
Celular financiado
Televisores
Portátiles
PRODUCTOS
Computadores
Consola de Xbox
Consola Play station
Nintendo
Teatro en casa

3.2.2 REVISAR LA PARAMETRIZACIÓN CONTABLE SEGÚN LOS TIPOS DE

INGRESO Y SALIDA DEL INVENTARIO.

Kit prepago: Recordemos que estos inventarios son propios de la empresa y su

correcta parametrización es fundamental para liquidar los impuestos como el Iva
descontable.

Kit pospago: Estos inventarios al momento de la venta se registran contablemente

de diferente forma, es importante recordar que las remisiones de entrada no
reflejan valor si no hasta el momento de la venta.

TABLA 7. PARAMETRIZACIÓN CONTABLE

FACTURA DE COMPRA
3E+09 15/04/2020 220505.01 Proveedores Nacionales 0 632,900.00
    240805.01
IVA Compras Descontable del
380 0
19%
    M/cia no fabricada por la
143501.02 empresa /KIT PREPAGO - 632,520.00 0
CELULARES 0%
  632,900.00 632,900.00
FACTURA DE VENTA DE REPOSICION
A4005 01/04/2020 281510.01 Venta por Cuenta de Terceros 0 949,900.00
CLARO
    130505.01 Clientes Nacionales 0 949,900.00
    130505.01 Clientes Nacionales 949,900.00 0
    281510.01 Venta por Cuenta de Terceros 949,900.00 0
CLARO
        1,899,800.00 1,899,800.00

FACTURA DE VENTA DE KIT FINANCIADO

A4017 04/04/2020 281510.01 Venta por Cuenta de Terceros 0 745,900.00
CLARO
    130505.01 Clientes Nacionales 0 745,900.00
    130505.01 Clientes Nacionales 745,900.00 0
    281510.01 Venta por Cuenta de Terceros 745,900.00 0
CLARO
        1,491,800.00 1,491,800.00

FACTURA DE VENTA DE KIT PREPAGO

A4018 04/04/2020 413501.07 Cio. Al x Mayor o al por Menor 0 2,000.00
/ SIMCARD - PROPIAS
    413501.02 Cio. Al x Mayor o al por 0 767,520.00
Menor/KIT PREPAGO -
CLARO 19%
    236575.01 Autorretención Anticipo de 0 3,078.08
Renta 0,4%
    143501.02 M/cia no fabricada por la 0 630,520.00
empresa /KIT PREPAGO -
CELULARES 0%
    61350102 Cio. Al por Mayor y al por 630,520.00 0
Menor /KIT PREPAGO -
CLARO 19%
    240810.01 IVA generado del 19% 0 380
    143501.07 M/cia no fabricada por la 0 2,000.00
empresa / SIMCARD -
PROPIAS
    61350107 Cio. Al por Mayor y al por 2,000.00 0
Menor / SIMCARD -
PROPIAS 19%
    111005.01 Banco de Bogotá cte. 0260- 769,900.00 0
209226
    135505.01 Anticipo de renta y 3,078.08 0
complementarios
        1,405,498.08 1,405,498.08
FACTURA DE VENTA DE CONVERSION
A3355 02/02/2020 413501.07 Cio. Al x Mayor o al por Menor 0 2,000.00
/ SIMCARD - PROPIAS
    143501.02 M/cia no fabricada por la 0 380
empresa /KIT PREPAGO -
CELULARES 0%
    240810.01 IVA generado del 19% 0 380
    413501.02 Cio. Al x Mayor o al por 0 327,520.00
Menor/KIT PREPAGO -
CLARO 19%
    236575.01 Autorretención Anticipo de 0 1,318.08
Renta 0,4%
    61350102 Cio. Al por Mayor y al por 380 0
Menor /KIT PREPAGO -
CLARO 19%
    135505.01 Anticipo de renta y 1,318.08 0
complementarios
    110505.05 Caja Arboledas 329,900.00 0
  331,598.08 331,598.08
 FACTURA DE VENTA DE PORTABILIDAD
A3675 27/02/2020 61350107 Cio. Al por Mayor y al por 840 0
Menor / SIMCARD -
PROPIAS 19%
    143501.07 M/cia no fabricada por la 0 840
empresa / SIMCARD -
PROPIAS
  840 840

3.2.3. IDENTIFICAR LAS FALENCIAS EN EL ÁREA CONTABLE, DE

INVENTARIOS Y FACTURACIÓN.

Durante el proceso se han revelado muchas falencias tanto en el sistema de

inventarios y facturación los cuales afectan directamente el módulo contable y sus
bases, esto es ocasionado:
 Principalmente por no facturar y registrar en el momento en que llega o se
vende el inventario
 Por no poseer mecanismos óptimos como formatos que ayuden a promover
el control.
 Por mantener lazos de tiempo muy alejados para efectuar inventarios,
controles y auditorías.
 Falta de especificación de las funciones del personal.
 Primordialmente por la inexistencia de un manual de procedimientos.
3.2.4. INFORMAR LAS FALENCIAS ENCONTRADAS.

El 10 de marzo del 2020 se le informa al contador público, al administrador y al

jefe de bodega que el encargado de ingresar las facturas de compras ha realizado
procedimientos incorrectos como es el registrar una factura de compra con fecha
de septiembre del año 2019 cuando esta se emitió en el mes de febrero del 2020,
ya que las alteraciones en las bases contables pueden perjudicar gravemente al
distribuidor, por lo tanto se amonestó por escrito y se le capacitó nuevamente en el
área correspondiente.

Figura 23. Factura mal registrada

3.2.5 REALIZAR INVENTARIO FÍSICO DE LOS PRODUCTOS

Debido a la actual emergencia económica, ambiental y social decretada por el

gobierno nacional de la república de Colombia, este procedimiento en el momento
se ha omitido porque todos los funcionarios trabajan virtualmente desde casa,
apenas se levante el estado de cuarentena se va a realizar teniendo en cuenta
todas las recomendaciones dadas.
3.3. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Este manual pretende dar una guía al momento de realizar cada proceso de
ingreso o salida del inventario en el sistema para que refleje verazmente la
información.

3.3.1. ELEMENTOS ESENCIALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

 Encabezado

Figura 24. Logo software

SOFTWRARE

 Logotipo

 Nombre del documento.

 Página.
3.3.2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

 Objetivo: Explica el por qué y para qué se realiza este procedimiento en el

área de inventarios e identifica la finalidad a la cual se dirige.

 Alcance: Especifica los límites del documento.

 Responsable: Persona encargada de desarrollar cada actividad del

procedimiento.

 Procedimientos: Descripción detallada del paso a paso para realizar cada

una de las actividades que requiere el documento.

 Anexos: Documentos relacionados en la ejecución del procedimiento.

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Señala donde inicia o termina un
Inicio o fin
procedimiento.

Representa las actividades que

Procesos se deben realizar durante el
procedimiento.
Indica las opciones que se
pueden tomar en caso de que
Decisión
sea necesario tomar caminos
alternativos.
Conexión con otra página en la
Conector de pagina
que continua el flujo grama.
Representa un documento o
Documento formato que se recibe o se
envía.

Archivo manual Archivo común de oficina.

Se refiere a un conjunto de
Multi documento
documentos.

Proporciona indicación sobre el

Línea de flujo
sentido del flujo grama.

TABLA 9. FORMATO DE SIMBOLOS DEL ESQUEMA DE FLUJOGRAMA

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

FIGURA 25. ENCABEZADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

TABLA 10. ACTIVIDADES DE CONTROL DE INVENTARIO

 4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL CONTROL DE INVENTARIOS

FIGURA 26. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE INVENTARIOS