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Concepto de administración de empresas

La administración de empresas es una actividad destinada a organizar los


recursos empresariales, humanos y materiales, en vistas a la consecución de sus
objetivos. Para ello se elabora un plan estratégico en miras a la misión o fin a largo
plazo que la organización se propone. Para planificar se deben tomar en cuenta
las fortalezas y debilidades del emprendimiento, y su relación con otras empresas,
en cuanto a su posicionamiento relativo, para lo que se requiere
una investigación del mercado del que se trate.

Quien se ocupa de administrar la empresa debe producir con el mínimo costo el


máximo beneficio, siendo sus claves de acción, la eficiencia, la eficacia, la
organización, la investigación, las ideas innovadoras y la toma de decisiones.
Modernamente el ambiente cambiante y altamente competitivo en que las
empresas desarrollan su existencia, obliga para subsistir y crecer, que los
administradores de empresas estén permanentemente informados de las nuevas
necesidades de los usuarios o consumidores, de las normas legales vigentes, de
los avances tecnológicos, de los cambios en lacompetencia, para ir organizando y
reorganizando sus propios recursos, a través de la estructura empresarial y de las
estrategias o caminos escogidos para alcanzar sus fines.
Una vez hecha la planificación y puesta en marcha de la acción empresarial, debe
ejercerse el proceso de control, que consiste en comparar el rendimiento real con
el esperado, no solo en cuanto a las ventas y réditos obtenidos, sino también en
cuanto al desempeño del personal o a la calidad de lo producido. De ser
necesario, deben realizarse actividades correctivas.
 
Recursos Humanos - Proceso administrativo de una Empresa

  Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del


proceso administrativo en una empresa son: planeación, organización,
dirección y control.

Planeación

La función de la planeación busca influir en el futuro, tomando acciones


predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que representan la esencia
de una operación efectiva. Las actividades básicas que involucra la
planeación son:

Elaboración de la planeación prospectiva, determinación de objetivos y


metas generales y particulares para cada área, preparación de métodos,
estrategia, opciones, políticas y procedimientos, formulación de programas y
presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a
corto y largo plazo.

El proceso de planeación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su


marco metodológico que son:

1. Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de


futuro que se desea y la definición de la situación de la empresa si se
continúase en la misma dirección actual.
2. Definicional. Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus
principales características y sus interacciones internas y externas.
3. Confrontación estratégica y factibilidad. Con base en el futuro
deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria construida a
partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con
el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
4. Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia entre el
futuro deseado y la situación actual, y definición de la orientación
global para que el futuro de la empresa sea alcanzable.

Organización

La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos
humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos
generales y específicos de la empresa. La organización conlleva una
estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las
diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere
orden, arreglo y relación armónica.

La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se


logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y
formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la
empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las
actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben
desempeñarlas.

Las actividades básicas relativas a la función de organización son:

Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades


(cómo); responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación de grados de
especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras,
personal); establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y
responsabilidad); asignación de funciones; determinación de tramos de
control; diseño de la estructura organizacional; elaboración de manuales de
organización, políticas y procedimientos, entre otros.

Dirección

La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar


y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con
el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los
planes establecidos.

Esta función comprende las siguientes etapas:

Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el


desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas.

Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y


fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa.

Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se


planeó y ordenó.

Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son:

Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de


cómo se deberán llevar a cabo las actividades de la empresa (organización),
vigilar lo que debe hacerse (control).

Control

El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en


los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la
empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener
respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos
básicos:

1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles


aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas
mensuales de producción para los operarios y ventas para los
vendedores.
2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).
3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales
respecto a los establecidos.
4. Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un
entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación,
continuar con la actividad.

Las actividades básicas que comprende el proceso de control son:

Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos,


productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado
(análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción);
comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias
(evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y
establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado). 

Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control,


dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que
están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:

 Administración de la Calidad Total


 Reingeniería de Procesos de Negocios

Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos.
Ello implica la búsqueda por:

 Mejorar la calidad del producto.


 Reducir el tiempo del ciclo de producción.
 Reducir los costos.

La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:

 Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la


primera vez.
 Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección.
 Crear una cultura de servicio al cliente.
 Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y
evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas).

La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para


mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos
procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e
indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar
un mayor nivel competitivo.

La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede


lograr cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo,
medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de
diagramas de flujo de proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería
industrial.

Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son:

 Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y


objetivos que se pretenden alcanzar.
 Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al
consumidor en los procesos fundamentales de valor estratégico.
 Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los
procesos.
 Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las
percepciones por medio del diseño social que organiza y estructura los
recursos humanos necesarios que tendrán a su cargo el proceso rediseñado.
 Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando
versiones piloto y de plena producción.

Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las
operaciones de planificación y control.
 
La planificación y control integral de utilidades comprende:
 
1.       El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo
alcance para la empresa.
2.       La especificación de las metas de la empresa.
3.       Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos
generales.
4.       Un plan de utilidades de corto plazo detallado por
responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos).
5.       Un sistema de informes periódicos de desempeño detallados
por responsabilidades asignadas, y
6.       Procedimientos de seguimiento.
 
La eficacia con la que una entidad es administrada se reconoce
generalmente como el factor individual más importante en su éxito a largo
plazo. El logro de la empresa se mide en términos del logro de sus metas. La
administración  puede definirse como el proceso de fijar las metas de la
entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante
el empleo eficiente de los recursos humanos, materiales y el capital. El
proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas
por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones
de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
 
La responsabilidad de la administración respecto a especificar y
coordinar las metas y objetivos, es igual independiente del tipo de empresa
de que se trate, ya sea de servicios, comercial, industrial, con fines de lucro o
sin fines de lucro.
 
Orientación hacia las metas
 
Tanto las empresas mercantiles como las no mercantiles deben tener
objetivos y metas. En las organizaciones mercantiles, las orientaciones
primordiales a las metas son: 1) el rendimiento sobre la inversión y 2) la
contribución a la mejoría económica y social de un más vasto medio
ambiente. En igual forma, las empresas no mercantiles tienen objetivos
específicos, tales como el cumplimiento de una misión dada, dentro de
limitaciones especificadas de costos. Es esencial que no sólo la
administración sino todas las partes interesadas conozcan los objetivos y las
metas para lograr que la administración sea una guía eficaz de las
actividades y efectúe una medición de la efectividad con la que se realizan
las actividades deseadas.
 
Orientación a la gente
 
El éxito de una empresa - mercantil u otra organización - depende de
la gente relacionada con la misma, incluyendo tanto a los administradores
como a los demás empleados, ya que todas estas personas se encuentran
comprometidas de manera importante en el logro de los objetivos de la
empresa. Así pues, la “gente” constituye la parte más crítica de la
administración – no la tierra, los edificios, el equipo o los materiales.
Desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente auténtico de trabajo y
motivar positivamente a la gente determinan, en gran medida, el éxito de la
mayor parte de las empresas.
 
LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Y EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
 
La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de
ciertas responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a menudo se
les denomina colectivamente como las funciones de la administración. Si
bien varían sus designaciones, estas funciones son ampliamente
reconocidas tanto por los eruditos académicos como por los gerentes
profesionales. En nuestra exposición de la planificación y control de
utilidades, empleamos la terminología y definiciones de las funciones
administrativas descritas por un prominente autor, (Arthur G.  Bedeian)
esencialmente en los siguientes términos:
 
1.       Planificación.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y
elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende:
 
a)       establecer los objetivos de la empresa
b)       desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de
cumplirse
c)       elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos
d)       iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en
acciones
e)       replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.
 
2.       Organizar.-  es el proceso mediante el cual los empleados y sus
labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la
empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y
coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica
también establecer autoridad directiva.
 
3.       Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el
proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les
desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La
eficaz dotación de personal y la administración de los recursos humanos
implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que
los empleados se sientan satisfechos.
 
4.       Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las
personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o
grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro
de los objetivos de la empresa (designado también como dirigir o actuar)
 
5.       Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para
alcanzar los objetivos de la empresa. Implica:
 
a)       establecer metas y normas
b)       comparar el desempeño medido contra las metas y normas
establecidas
c)       reforzar los aciertos y corregir las fallas
 
Las cinco funciones de la administración constituyen, el proceso
administrativo pues son ejercidas en forma coincidente y continua al
administrarse una empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y
de la retroalimentación. Por ejemplo, la planificación debe preceder a la
actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las demás funciones. Por
tal motivo, el proceso administrativo se representa por el diagrama mostrado
en el recuadro 1-1. Han de observarse:
 
a)       los enlaces secuenciales que van desde la planificación al control y
b)       la continua retroalimentación desde las funciones 2,3,4 y 5 hacia la
planificación.
 
Es esencial la continua retroalimentación para mejorar el desempeño y
para la planificación.

Las principales funciones del administrador


Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir, que
independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o aplicación
de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos también
referirnos, al papel que como administradores tenemos en una organización, llamada
de bienes o de servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa,
dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza
funciones como:

 Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos


clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de
infraestructura en un organismo o empresa.
 Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día
representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos
eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece
a un mercado específico.
 Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del
capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los
medios económicos necesarios para cada uno de los demás departamentos, con el
objeto de que puedan funcionar debidamente.
 Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso
adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y
desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos de la
misma.

El papel del administrador


La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe
el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel
operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades
de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso
decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la
empresa pretende servir.La administracion de empresas no es una tarea facil,
consiste en entender de todo y aplicarlo en el momento oportuno.

Cuanto mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan


las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa.
Cuanto mas se preocupe por desarrollar conceptos mas preparado estará para actuar
en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se
prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un
organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la
planeación y el control de producción, etc ya que estos conocimientos son valiosos
para la administración, sin embargo lo mas importante y fundamental es saber como
utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

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