IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Asistente Administrativo

PROCESO(S) AL QUE PERTENECE Planeación
CARGO JEFE INMEDIATO Subgerente

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

OBJETIVOS DEL CARGO

 Proporcionar apoyo a la Gerencia en las actividades de los procesos de planeación y

administración de recursos humanos.

FUNCIONES

1. Planeación
 Realizar recaudo de cartera
 Garantizar el archivo de documentos soporte para la Gerencia General
 Recopilar diversos hechos, datos y cifras para informes requeridos por la Gerencias de
la empresa
 Poner en práctica los conocimientos, directrices y procedimientos establecidos en la
compañía, divulgando a todo el personal
 Manejar la caja menor de acuerdo a los lineamientos dados por la empresa.
 Custodia de los archivos confidenciales de la organización.
 Inscribir a proveedores en los bancos para pago por transferencia.
 Entregar la programación de pago a proveedores para pago con cheque o por
transferencia.
 Generar los saldos diarios de bancos.
 Ejecutar otras tareas conexas, según el criterio de su Jefe inmediato.

 Tramitar las negociaciones con los bancos para tramitar pago de importaciones.

2. Sistema de Gestión Integrado

 Emitir certificaciones para el personal vinculado por empresa de servicios logísticos.
 Verificar que las horas extras y gastos de alimentación (restaurante) y transporte
(taxi), relacionen la orden de ingreso / cliente / motivo y que sean aprobados por el Jefe
Inmediato correspondiente.
 Cerrar órdenes de ingreso una vez finalizado el proceso.
 Utilizar los elementos de protección personal cuando tenga que desplazarse a la planta
 Informar oportunamente los accidentes e incidentes de trabajo que le ocurran.
 Asistir a las investigaciones de los accidentes y/o incidentes de trabajo que se le
indiquen
 Participar activamente en las actividades de Gestión del Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo
 Identificar e Informar los peligros presentes en su proceso para proponer acciones
para su mitigación.
 Procurar el cuidado del medio ambiente en la ejecución de las actividades.
 Realizar la disposición de residuos de acuerdo a los lineamientos de la empresa
 Participar activamente en las actividades del programa ambiental.
 Conocer los impactos ambientales de su proceso, proponer acciones para la reducción
de los mismos.

3. Suministros
 Realizar seguimiento a las importaciones
 Tramitar los documentos que se requieran para legalizar divisas y/o importaciones
 Coordinar recogida de los elementos importados.
 Verificar previo a la programación de pagos a proveedores, que las facturas por
compras cumplan con los requisitos definidos por la empresa (firma de autorización,
vencimiento, entre otros).

AUTORIDAD

 Solicita reembolso de caja menor de acuerdo a la cuantía definida.

 Suspende o niega el pago de facturas de compra que no cumplan con los requisitos
definidos.
RESULTADOS ESPERADOS

 Oportunidad y calidad en la información que debe generar el cargo

 Control sobre los riesgos laborales, impactos ambientales y residuos generados por su
proceso.

RESPONSABILIDADES

DOCUMENTOS
 Formato reporte de cartera
 Documentos de Importación (Marítimo y aéreo)
 Registros de Importación
 Formatos y documentos para legalización de divisas
 Órdenes de Compra por importaciones
 Bancos
 Ordenes de Ingreso cerradas

BIENES DE LA EMPRESA
 Computador
 Calculadora
 Teléfono fijo
 Teléfono celular
 Llaves: Oficina y Cocina
 Toquem de bancos
 Llaves archivo de chequeras de la empresa
 Sellos de cierre de O.I, Cancelado, anulado y abonos
RELACIONES
Tipo Contacto Periodicidad
E Clientes P
E Proveedores P
E Entidades gubernamentales P
I Jefes de los procesos P
I Personal Operativo O
I Personal Administrativo P
I Subgerente P
I Gerente P
E= Externa I= Interna P= Permanente O= Ocasional

CAPACITACIÓN EN EL CARGO

TIEMPO DE ENTRENAMIENTO
3 meses

TEMAS ESPECÍFICAS
 Procedimientos y registros aplicables a los procesos de Planeación.
 Control de cartera
 Sistemas de Información de la organización
 Inducción SIG
 Importaciones
 Condiciones de pago de proveedores
 Portales de bancos de las empresas
 Lean Motor

REQUISITOS DEL PUESTO DE TRABAJO

EDUCACIÓN
 Técnica, Tecnóloga en Administración, Contabilidad o carreras afines.
FORMACIÓN
 Formación en Sistemas de gestión integrados
 Administración de crédito y cartera
 Manejo de Office
 Legislación de aduanas
 CG1

EXPERIENCIA

 3 años en cargos similares

CUALIDADES Y/O HABILIDADES PERSONALES

Aquellas descritas en el Anexo 2 del PA – 07

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FIRMA
Representante de
CARGO Coordinadora GH Subgerente
Gerencia
FECHA 25/05/2015