GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión documental

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: Estructuración de un programa de transferencias documentales primarias
y secundarias en las entidades públicas y empresas privadas.
 Fase del Proyecto: Análisis
 Actividad de Proyecto: Diagnosticar el estado de las transferencias documentales primarias y
secundarias en la organización
 Competencia: Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la
política institucional.
 Resultados de Aprendizaje:
1. Proyectar la gestión y trámite de correspondencia, de acuerdo con normativa y política de la
organización
2. Preparar la producción de correspondencia, teniendo en cuenta la normativa y la política
organizacional
 Duración de la Guía No 02:
 Tema: La archivística/los procesos archivísticos
 Ambiente de aprendizaje: Centro Comercio y Servicios. SENA Atlántico.

2. OBJETIVO
Esta guía tiene como propósito de contextualizar el campo de la archivística como ciencia al técnologo
que inicia su formación; así como también enseñarle algunos conceptos básicos de gestión documental

3. PRESENTACIÓN

La actividad archivística es tan antigua como el hombre mismo, se inicia con la aparición de la escritura,
desde entonces evoluciona manifestándose a través de las civilizaciones y los pueblos para responder a
la necesidad que tiene el hombre de dejar constancia de sus acciones y de las actividades que desarrolla.
La archivística como ciencia solo comienza a finales del siglo XIX cuando se separa de la Bibliotecología
y la documentación a las que estuvo unida desde la antigüedad y pasó a consolidar una nueva
disciplina humanística.

Hoy en día los tres grandes grupos tradicionales que manejan documentos: archivistas, bibliotecólogos
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y documentalistas se cobijan bajo una sola denominación: Profesionales en Ciencias de la Información

y la Documentación
Así como también, Los tecnólogos en Gestión documental deben tener el dominio sobre los conceptos
de Gestión documental y sobre el PGD instrumento de carácter obligatorio en las entidades del Estado
establecido en decreto 2609 de 2012
La gestión documental en las empresas es importantes porque:
 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la
administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la
participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia.
 Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la estandarización de
modelos y formatos para la producción documental.
 Racionalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven
el cuidado del medio ambiente.
 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y
mensajería.
 Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a
partir de la noción de Archivo Total

“Cuando los ciudadanos adviertan claramente el papel social de los archivos en

especial para la administración y la cultura y los definan como centros de
información y no como depósitos de papeles viejos, muchas cosas cambiaran en
la propia administración y esta será más fluida y transparente, muchos derechos
se ejercerán con mayor facilidad, surgirán espontáneos y más eficaces controles
sobre gestión, y en fin, el patrimonio documental se enriquecerá aun más en la
medida en que se modernice y tecnifique el trabajo de los archivos” - Archivo
General de la Nación-

4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

ACTIVIDAD 01
REALIZAR UN WIKIS
Se pide construir un WIKCIOARIO (diccionario construido con el aporte de todos )con los siguientes términos
relacionados con las ciencias auxiliares de la Archivística
Instrucciones
 Cada aprendiz va a desarrollar la definición de una ciencia auxiliar elegida al zar
 Va a utilizar una plantilla como esta

Ciencias auxiliares de la Archivística

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1. Historia
2. Paleografía
3. Genealogía
4. Cronología
5. Numismática
6. Derecho
7. Informática
8. Entomología
9. Bibliotecología
10. Museología
11. Documentación
12. Ciencias de la Información
13. Sigilografía
14. Heráldica
15. Onomástica
16. Toponimia
17. Metrología
18. Química
19. Bibliografía
20. Comunicación de masas
21. Entomología
22. Biblioteconomía
23. Administración
24. Física
25. Documentación científica

ACTIVIDAD 2
Asocie cada actividad con el proceso del P.G.D. que le corresponda
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ITEM ACTIVIDAD PROCESO ARCHIVISTICO

1 Integración del comité de archivo
2 Preparación fisca de los documentos
3 Realizar un Diagnóstico integral
4 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
5 Recepción de transferencias secundarias
Asignar y mantener los recursos humanos y financieros de igual
6 forma, la infraestructura física y tecnologías necesarias para el
funcionamiento del archivo.
7 Directrices relacionadas con el número de copias
8 Elaboración del plan institucional de archivos
9 Prevención y atención de desastres
10 Impresión de rótulo de radicación
Ubicación de la documentación en unidades de conservación y
11 re almacenamiento

Análisis de los valores primarios y secundarios en las tres fases

12
del ciclo vital
13 Aplicación de TRD y/o TVD
14 Valoración avalada por el comité interno de archivo
15 Medios y técnicas de producción y de impresión.
16 Monitoreo y control de condiciones ambientales
17 Elaboración de inventario documental
18 Establecer plazos de transferencias
Elaboración de los planes de acción, cronogramas o cualquier
19
instrumento que permita planear las actividades del archivo
20 Control de plagas
21 Control en el tratamiento y organización de los documentos
22 Determinación de uso y finalidad de los documentos
23 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
ACTIVIDAD 03.
Asocie cada actividad con el proceso del P.G.D. que le corresponda

ACTIVIDAD PROCESO ARCHIVÍSTICO AL QUE PERTENECE

1. Formar consecutivos de comunicaciones oficiales despachadas ____________________

2. Realizar valoración de la documentación ________________________________________
3. Legajar y disponer físicamente los documentos ___________________________________
4. Enrutamiento de documentos a dependencia competente __________________________
5. Elaborar tablas de retención de documentos_____________________________________
6. Elaborar planes, diagnósticos y presupuestos de archivo ___________________________
7. Radicar la correspondencia que llega a la empresa ________________________________
8. Sensibilizar a los empleados en el manejo de los documentos _______________________
9. Digitar documentos ________________________________________________________
10. Fumigar la documentación para protegerla contra roedores ________________________
11. Creación y diseño de documentos_____________________________________________
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12. Digitalización de documentos ________________________________________________

13. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas._______________________
14. Elaboración de inventarios documentales_______________________________________
15. Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, Correo electrónico, página
web, otros________________________________________________
16. Enrutamiento de documentos a las dependencias competentes _________________________

ACTIVIDAD 04.
CONTESTAR
¿Qué importancia tienen los archivos para la administración?
¿Qué importancia tiene los archivos para los investigadores y los estudiosos?
¿Qué importancia tienen para la comunidad y el Estado?
¿Cuál es la importancia de los archivos para:
o El Desarrollo Económico y Social.
o El desarrollo Científico Tecnológico.
o El fomento de la Cultura.
o El desarrollo de la Identidad Nacional.

ACTIVIDAD 05.

REALIZAR EL TALLER: “POR LA RUTA DE LOS ARCHIVOS “

Consiste en hacer un recorrido a través de la historia de la humanidad para identificar cómo han
evolucionado los Archivos en las diferentes edades de la Historia: la antigüedad, edad media, edad
moderna y contemporánea
En esta ruta encontrarás cuatro (4) etapas y en cada una de ellas un cuestionario que te permitirá
conocer e identificar el desenvolvimiento de los Archivos en cada una de las edades históricas

EDAD
ANTIGUA EDAD
MEDIA

Siglo V
Siglo VI antes de Cristo
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EDAD
MODERNA

Siglo XV

EDAD
CONTEMPORANEA
Siglo XVIII

PRIMERA ETAPA: EDAD ANTIGUA: se inicia desde la utilización de la escritura y termina en el siglo V

Elige uno de los siguientes pueblos o culturas que se desarrollaron en la antigüedad: Egipto; China;
Mesopotamia; Alejandría Roma y Grecia y después de investigar como fue el desarrollo de sus
archivos diligencia las siguientes casillas

PUEBLO:
Características de los archivos de este
pueblo o cultura
Soportes utilizados
Tipo de escritura utilizada
Nombre que se le daban a los sitios de
archivos

SEGUNDA ETAPA: EDAD MEDIA: se inicia con la disolución del imperio romano hasta la caída de
Constantinopla.
Siglos V al XV

CONTESTAR:
Características de los Archivos en la
edad media
Soportes utilizados
Tipo de escritura utilizada
Nombre que se le daban a los sitios de
archivos
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TERCERA ETAPA: EDAD MODERNA: Se inicia con la caída de Constantinopla y termina en el siglo XVIII con la
Revolución Francesa

CONTESTAR:

 ¿Qué hecho da lugar a la aparición de los primeros Archivos de Estado?

 Qué importancia tomaron los archivos en la maquinaria administrativa durante los siglos XV y XVI, que
valor destacable obtiene los documento?

CUARTA ETAPA: EDAD CONTEMPORÁNEA: Se inicia con la Revolución Industrial y continúa hasta nuestros
días.

CONTESTAR:

Características de los Archivos en la

edad Contemporánea
Nombre de Archivos Nacionales
importantes
Características de los Archivos a
comienzos del siglo XIX
Características de los Archivos en el siglo
XX
Soportes utilizados en los archivos de los
siglos XX y XXI

5. AMBIENTES Y MATERIALES REQUERIDOS

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AMBIENTE(S) REQUERIDO: Ambiente de aprendizaje de Archivística Biblioteca Virtual del

SENA ; CHAT, WhatsApp; internet; Facebook; plataforma territorium

MATERIAL (ES) REQUERIDO: Material textual, computador con internet, pantalla plana,
video Beam, tablero, marcadores, fotocopias, videos,

MATERIAL DE CONSULTA Para el desarrollo de las actividades que se plantean usted

podrá consultar el material ubicado en la plataforma, la biblioteca virtual del SENA en la
carpeta de material de apoyo, como material de referencia; y para profundizar, podrá
acudir a la bibliografía y fuentes de información que se detallan en la bibliografía.

6 ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Entiende la archivista como Técnica:
Evaluación escrita sobre la unidad ciencia, identifica sus ciencias Formulación de
de aprendizaje auxiliares y su evolución preguntas
Instrumento:
Evidencias de Desempeño Entiende que es un Programa de Cuestionario
Participación en sesiones de clases gestión documental Instrumento:
Lista de chequeo /
Evidencias de Producto: Identifica los procesos Escala de estimación
Ejecución de la actividades de la archivísticos de un programa de Técnica:
guía Gestión documental Valoración de producto

Identifica las actividades que se

realizan en cada proceso del
programa de gestión documental
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7. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ARCHIVO
Uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte de material, acumulados
en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o
institución que los produce para los ciudadanos o para servir como fuente de historia.” Reglamento
General de Archivo.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibid a por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.

GUÍA DE DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una
institución, como parte integral de los procesos archivísticos

CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
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DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o
Tablas de Valoración Documental

8 REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

 Wikipedia
 Material bibliográfico entregadas por el instructor.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Diccionario de terminología archivística
 Fotocopias entregadas por el instructor.
 Texto de la Ley 1712 de 2014,
 SALGADO, (DE) JARAMILLO Lilia. Curso Básico de Archivos. Editorial MacGraw-Hill
 GONZÁLEZ, Beatriz y SÁNCHEZ (DE) LAGUNA Amparo. Organización de Archivos. Administración de la
información. Norma. 1996
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Implementación de un Programa de gestión
documental
 Currículo del tecnólogo en gestión documental SENA

 YouTube
 http://www.archivogeneral.gov.co
 http://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Datos-abierto

9. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Danilo Ulloque Instructor
Yamir Acosta Instructor
Arledis Hurtado Conde Instructora. Coordinación
Autor (es) Aracely Vargas Muñoz Instructora. Gestión Mayo15 de 2020
Yuranis Campos Instructora Administrativa y
Steffany De La Hoz Instructora Servicios
Enzo Cárdenas Instructor Financieros

10. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
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