GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Codificación de

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Documentos y Registros

Tabla de contenido.

1. Propósito. ............................................................................................................................... 3
2. Alcance................................................................................................................................... 3
3. Documentos de Referencia.................................................................................................... 3
4. Definiciones ............................................................................................................................ 3
5. Desarrollo ............................................................................................................................... 3
5.1 Codificación de Documentos Generales ................................................................................ 4
5.1.1 Codificación de Documentos Generales de Proyecto ................................................... 5
5.2 Codificación de Formatos y Anexos ...................................................................................... 5
5.2.1 Codificación de Formatos y Anexos de Proyecto ......................................................... 6
5.3 Generación de Registros ....................................................................................................... 6
5.4 Codificación de los Registros ................................................................................................. 6
5.4.1 Codificación Tipo 1: Documentos de Comunicación ..................................................... 6
5.4.2 Codificación Tipo 2: Documentos de Gestión ............................................................... 7
5.4.3 Codificación Tipo 3: Valorizaciones .............................................................................. 8
5.4.4 Codificación Tipo 4: Documentos Técnicos .................................................................. 9
5.4.5 Codificación Tipo 5: Documentos Fotográficos ........................................................... 10
5.4.6 Codificación Tipo 6: Documentos Varios .................................................................... 10
5.5 Revisiones de Documentos y Planos .................................................................................. 10
5.6 Codificación de Documentos Electrónicos ........................................................................... 11
5.7 Formato de Lomo de Archivadores para Almacenamiento ................................................. 11
5.8 Almacenamiento y Codificación para Documentos Recibidos ............................................ 12
6. Responsabilidades ............................................................................................................... 13
7. Cuadros para la Codificación de Documentos y Registros: ................................................ 13
7.1 Cuadro 1: Tipos de Documentos Generales (XX) ............................................................... 13
7.2 Cuadro 2: Gerencias o Áreas: (YYY) .................................................................................. 13
7.3 Cuadro 3: Tipo de Proceso o Actividad ............................................................................... 14
7.4 Cuadro 4: Tipos de Documentos por Áreas:........................................................................ 15
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Documentos y Registros

1. Propósito.
El propósito de este procedimiento general es establecer un sistema para definir la
codificación de la información documentada usando una nomenclatura general para toda la
empresa. Ello permitirá organizar y ordenar la documentación física y digital.

2. Alcance.
El procedimiento general es aplicable a todos los documentos de Cosapi S.A. Asimismo los
lineamientos señalados deben desplegarse en los procedimientos de “Elaboración Control
de Información Documentada” de los diferentes sistemas de gestión de Cosapi (Sistema de
Gestión de Proyectos, Sistema de Gestión SSOMA, Sistema de Gestión de la Calidad y
Sistema de Gestión Antisoborno).

3. Documentos de Referencia
- PG-SG-01 Procedimiento para la Elaboración y Control de Información Documentada de
los Sistema de Gestión”.

- PG-ADM-10 Procedimiento para la Entrega de Documentos del Proyecto al Operador

Logístico.

- PG-OT-35-01 Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en los Proyectos

4. Definiciones
- Código
Combinación de signos que tiene un determinado valor dentro de un sistema
establecido1.

- Información
Datos que poseen significado2.

- Documento
Información y su medio de soporte2.

- Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas2.

- Stakeholders
Individuo, grupo u organización que puede que puede afectar, verse afectado o percibirse
a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto,
programa o portafolio.

5. Desarrollo
Los documentos elaborados en Cosapi se pueden clasificar por:

a. Por su Variabilidad:

1 Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española. Madrid, 2009

2 Norma Internacional ISO 9000: 2000 Fundamentos y Vocabulario.
3 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. 6ta Ed. Pennsylvania, 2017
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Documentos y Registros

- Documento de variabilidad nula (a nivel institucional): Son aquellos documentos que

se producen una sola vez y rigen para toda la institución. Por ejemplo: Manual de
Calidad de Cosapi, Política de la Calidad, entre otros. La variabilidad nula no excluye
que estos documentos puedan ser revisados y/o mejorados.

- Documento de variabilidad controlada (a nivel de proyecto): Son aquellos

documentos que toman como base los documentos de variabilidad nula y son
modificados para aplicar a un proyecto específico. También incluye aquellos
documentos que se realizan para el proyecto y que durante la ejecución sólo varían
en revisiones. Por ejemplo: en proyectos se elaboran planes y procedimientos, los
cuales toman como referente el Manual de Calidad y los procedimientos generales
respectivamente.

- Documento de variabilidad libre (Registros): Son aquellos documentos que se

elaboran repetidas veces durante la ejecución del proyecto; estos documentos
poseen las mismas características, pero el contenido es único en cada elaboración
por lo que es necesario asignarle un número correlativo. Por ejemplo: las cartas, los
request for information (RFI), los transmittals y submittals.

b. Principios de la Archivística:

- Principio de procedencia: Establece que los documentos producidos por un

organismo deben conservarse en el archivo al cual pertenecen. Por ejemplo, las
cartas producidas por el área de sistemas no pueden mezclarse con los emitidos por
el área de administración.

- Principio de orden original: Establece que los documentos deben mantener el orden
interno con el que ha sido organizado desde un principio, aun así, toda la
documentación sea transferida a un archivo mayor. Por ejemplo, cuando
documentos de los archivos de gestión que ya no tienen el uso constante, se derivan
a un archivo central (el cual recibe la documentación), manteniendo la misma
estructura y el orden con que fueron archivados inicialmente estos documentos.

Nota: Para la codificación de los documentos en proyectos de Ingeniería (diseño y

desarrollo) se empleará el procedimiento: “PG-ING-02 Procedimiento para la Gestión de la
Documentación de Ingeniería”.

5.1 Codificación de Documentos Generales

Los documentos generales de Cosapi están comprendidos por los manuales, políticas,
planes de gestión, reglamentos, procedimientos de gestión y las instrucciones de trabajo
que rigen para toda la organización, para ello se ha definido la siguiente codificación:

XX-YYY-NN

Donde:

XX: Tipo de documento general (Ver Cuadro 1)

YYY: Gerencia o área que genera el documento o tipo de proceso o actividad. (Ver
Cuadro 2 o Cuadro 3).

NN: Número correlativo del tipo de documento.

La gerencia o área que genera los documentos debe mantener un control de los documentos
que ha generado y las últimas revisiones vigentes.
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Ejemplo:

PG-GGO-07 Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros.

Comentario: La Gerencia de Gestión de Operaciones (GGO) debe mantener un responsable

y control de los documentos emitidos por su Gerencia

5.1.1 Codificación de Documentos Generales de Proyecto

Para los documentos que se realizan en el proyecto durante su ejecución. Por ejemplo:
6 planes, procedimientos e instructivos de trabajo, los cuales toman como referente el Manual
de Calidad y los procedimientos generales respectivamente.

CR-XX-YYY-NN

Donde:

CR : CR del proyecto / gerencia / área de Cosapi que genera el documento. Para

los proyectos se emplea los 5 dígitos del CR, el último dígito será 0 cuando sea
el proyecto principal; o se emplea otro dígito para el caso de subproyectos.

XX : Tipo de documento general (Ver Cuadro 1)

YYY : Gerencia o área que genera el documento o tipo de proceso o actividad.

(Ver Cuadro 2 o Cuadro 3).

NN : Número correlativo del tipo de documento.

Ejemplo:

30590-PC-EST-003 Procedimiento para trabajos de Concreto Nº 3, del proyecto “La Videna

2 – Juegos Panamericanos 2019”.

Comentario: Las áreas de proyecto que generan estos documentos deben mantener un
control responsable de los documentos emitidos por su área.

5.2 Codificación de Formatos y Anexos

Los manuales, procedimientos generales y específicos, incluyendo los instructivos de
trabajo poseen formatos que se utilizan durante la ejecución del proceso. Para identificarlos
como formatos y que guarden uniformidad con el código del documento al cual pertenecen
se aplica la siguiente codificación:

XX-YYY-NN-Z00

Donde:

XX-YYY-NN : Código del documento del cual proviene el anexo o formato (Ver
Sección 5.1)

Z00 : En caso sea un formato se empleará “F”, de ser un anexo será “A”; siendo
“00” el número secuencial del documento.
Ejemplo:
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Documentos y Registros

PG-SG-014-F01 formato1 del Procedimiento para la Elaboración y Control de la Información

Documentada de los Sistemas de Gestión
El anexo y formato se diferencia en que el primero no es un modelo de algún registro que
posteriormente será usado en el proyecto. Un ejemplo de anexo son los diagramas de flujos
que acompañan a los procedimientos.

5.2.1 Codificación de Formatos y Anexos de Proyecto

Los planes, procedimientos e instructivos de trabajo poseen formatos que se utilizan
durante la ejecución del proceso. Para identificarlos como formatos y que guarden
6
uniformidad con el código del documento al cual pertenecen se aplica la siguiente
codificación:
CR-XX-YYY-NN-Z00
Donde:
CR-XX-YYY-NN : Código del documento del cual proviene del anexo o formato
(Ver Sección 5.1.1)

Z00 : En caso sea un formato se empleará “F”, de ser un anexo será “A”;
siendo “00” el número secuencial del documento.

Ejemplo:
30590-PC-003-F01 formato1 del Procedimiento para trabajos de Concreto Nº 3, del
proyecto “La Videna 2 - Juegos Panamericanos 2019”.

5.3 Generación de Registros

Los registros son documentos que se elaboran repetidas veces durante la ejecución del
proyecto; estos documentos poseen las mismas características, pero el contenido es único
en cada elaboración por lo que es necesario asignarle un número correlativo.

El registro se genera usualmente a partir de la utilización de un formato, y al contener

información se convierten en registros. La codificación debe realizarse según lo establecido
en la Sección 5.4.

5.4 Codificación de los Registros

5.4.1 Codificación Tipo 1: Documentos de Comunicación

Aplicación: Documentación emitida y/o recibida relacionada al stakeholder.

Ejemplos:

- Requerimientos de información (RFI)

- Transmittals (TRM)
- Reporte de No Conformidad
- Aviso de Cambio al Contrato
- Submittal (SBM)
- Actas de Reunión
- Cartas (en este caso se agrega el año, ver el ejemplo)

Estructura del código:

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Documentos y Registros

CR-DOC-X##-[AAAA]-000
Donde:

CR : CR del proyecto / gerencia / área de Cosapi que genera el documento. Para

los proyectos se emplea los 5 dígitos del CR, el último dígito será 0 cuando sea
el proyecto principal; o se emplea otro dígito para el caso de subproyectos.

DOC : Código del documento. (Ver Cuadro 4)

X## : Tipo de stakeholder y su respectivo código correlativo (del 01 al 99). La X puede

tomar los valores:

C: Cliente y Supervisión
S: Subcontratistas (número correlativo con 03 dígitos)
P: Proveedores de bienes y servicios
V: Varios (terceros u otros)

[AAAA] : Año del documento, se utiliza exclusivamente en cartas

000 : Nº correlativo del registro (del 001 al 999).

Ejemplos:

30020-CAR-C01-2015-002
Carta Nº02 emitida el año 2015 por el proyecto “Clínica Internacional” hacia el Supervisor.
Nota: La numeración de cartas se reinicia cada año por lo cual se incluye el AAAA = 2015

29840-ARP-S001-015
Acta de Reunión Nº15 del proyecto “Rehabilitación y Mejoramiento de la Carretera Imperial
- Pampas” con el Subcontratista N°001. (El proyecto tiene identificado a sus subcontratistas
en la Matriz de Control de Subcontrato PG-AC-05-F1)

29970-TRM-P01-024
Transmittal Nº24 enviado al Proveedor N°01 del proyecto “Peracidox Gas Scrubber Plant
And Mercury Renoval – Cajamarquilla” (El proyecto tiene identificado y codificados a sus
proveedores)

5.4.2 Codificación Tipo 2: Documentos de Gestión

Aplicación: Documentación con emisión única, periódica y/o de posible actualización. Estos
documentos son empleados generalmente en proyectos / gerencias, y en algunos casos
también se envían como reportes de proyectos a Sede Central.

Ejemplos:

- Resumen Ejecutivo Semanal (RES)

- Informe Semanal de Producción
- Registro de Cambios y Reclamos
- Resultado Operativo
- Curva S
- Cronogramas
- Informes Mensuales
- Otros registros con periodicidad
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Documentos y Registros

Estructura del código:

CR-DOC-AAAAMM [DD]-Ri
Donde:

CR : CR del Proyecto / Gerencia / Área de Cosapi que genera el documento. Para

los proyectos se emplea los 5 dígitos del CR, el último dígito será 0 cuando sea
el proyecto principal; o se emplea otro dígito para el caso de subproyectos.

DOC : Código del documento. (Ver Cuadro 4)

AAAA: Año calendario al cual corresponde el documento.

MM : Mes calendario al cual corresponde el documento.

DD : Día al cual corresponde el documento, aplica para documentos de frecuencia

. Semanal o diaria
No aplica para documentos de frecuencia mensual.

Ri : Revisión del documento, compuesto por dos dígitos, por ejemplo: R1.

Ejemplos:

28870-ISP-20090615-R0
Informe Semanal de Producción del proyecto Casa de Celdas Obras Electromecánicas
correspondiente al corte del 15 de junio de 2009, revisión 0.

28660-RO-200908-R1
Resultado Operativo del mes de agosto de 2009 del proyecto Obras Civiles – Melchorita,
revisión 1.

5.4.3 Codificación Tipo 3: Valorizaciones

Aplicación: Documentación técnica para el Cliente/Supervisor (Valorizaciones Principales y
para Subcontratos)

CR-VAL-X##-[AAAAMM]-000-Ri

CR : CR del Proyecto / Gerencia / Área de Cosapi que genera el documento. Para

los proyectos se emplea los 5 dígitos del CR, el último dígito será 0 cuando sea
el proyecto principal; o se emplea otro dígito para el caso de subproyectos.

DOC : Código del documento. (Ver Cuadro 4)

X## : Tipo de stakeholder y su respectivo código correlativo (del 01 al 99). La X puede

tomar los valores:

C: Cliente y Supervisión
S: Subcontratistas
P: Proveedores de bienes y servicios
V: Varios (terceros u otros)

AAAA: Año calendario al cual corresponde el documento. Aplicable para documentos

que se reinician cada año, ejemplo: Cartas.
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MM : Mes calendario al cual corresponde el documento. Aplicable para documentos

que se emiten bajo frecuencia mensual, ejemplo: Valorizaciones.

000 : Nº correlativo del registro (del 001 al 999).

Ri : Revisión del documento, compuesto por dos dígitos, por ejemplo: R1

Ejemplo:

29980-VAL-C01-201509-002-R0
Valorización Nº 2 R0 del proyecto “Edificio El Parque” con el Supervisor, correspondiente al
periodo de Setiembre 2015.

5.4.4 Codificación Tipo 4: Documentos Técnicos

Aplicación: Documentación técnica de proyectos de construcción y/o ingeniería

Ejemplos: Planos, Sketch, Estimación, Memoria de cálculo

Estructura del código:

CR-WBS-DOC-DSC-000-Ri

Dónde:

CR : CR del Proyecto / Gerencia / Área de Cosapi que genera el documento. Para

los proyectos se emplea los 5 dígitos del CR, el último dígito será 0 cuando sea
el proyecto principal; o se emplea otro dígito para el caso de subproyectos

WBS : Código según el WBS del proyecto. El EDP determina estos códigos.

DOC : Código del documento (Ver Cuadro 4)

DSC : Código de la disciplina (Ver Procedimiento de Ingeniería PG-ING-02)

0000 : Número correlativo. Para el caso de los planos, este correlativo se define según
lo establecido en el Procedimiento de Ingeniería PG-ING-02

Ri : Representa la revisión del documento, en caso es necesario; en donde “i” es el

número de la revisión.

Ejemplos:

29030-S001-PL-C-0301-R1
Plano de especialidad civil del sector 01 del proyecto Hospital Guillermo Almenara

29170-E01-MC-G-0056-R1
Memoria de Cálculo N° 56 del entregable 01 del Proyecto Remodelación Integral del BBVA
Banco Continental.

Nota:
Los RFI´s son considerados documentos de comunicación.
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5.4.5 Codificación Tipo 5: Documentos Fotográficos

Aplicación: Archivos de fotografías
Estructura del código: para carpetas

CR-FOT-YYY-AAAAMMDD-0000

Donde:

CR : Representa el CR del proyecto o gerencia de Cosapi S.A., se aplica este código

para identificar a qué proyecto o a qué gerencia pertenece el documento.

FOT : Representa la abreviatura de fotografía.

YYY : Para proyectos representa el código según el WBS, el EDP determina estos
códigos. para gerencias o áreas de Cosapi es un identificador determinado por
ellos.

AAAA: Representa el año en que se tomó la fotografía.

MM : Representa el mes en que se tomó la fotografía

DD : Representa el día en que se tomó la fotografía.

0000 : Representa el número correlativo de foto.

5.4.6 Codificación Tipo 6: Documentos Varios

Para aquellos documentos y/o registros no contemplados o demasiado específicos dentro
de un proyecto deben ser codificados tomando en consideración los tipos de codificación
anteriormente descritos. Debe tomarse en cuenta los siguientes elementos:

CR : Todos los registros de un documento inician con el CR del proyecto para

identificar a qué proyecto pertenece.

WBS : Si el registro está relacionado a un entregable, el código del WBS ayudará en

la codificación del registro y si el documento no está relacionado a un
entregable no se agrega el WBS.

DOC : Si en caso no se ha contemplado un código para el tipo de documento que se

quiere codificar, los proyectos pueden emplear y/o crear otros códigos siempre
y cuando no entren en conflicto con los anteriormente establecidos.

0000 : Los seriales o números correlativos permiten mantener un orden por cada
registro que se genera.

5.5 Revisiones de Documentos y Planos

La emisión de todos los documentos y planos se efectuara de acuerdo con el siguiente
6 detalles.
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Documentos y Registros

Indicador de Revisión Tipo de Emisión

A, B, C Emitido para Revisión Interna
(En el caso de los planos; en proceso de desarrollo de ingenieria).

0 Emitido para Construcción

1, 2, 3, etc Revisiones subsiguientes a emisiones externas, luego de la Revisión 0

X Planos o documentos anulados o eliminados (ANULADO)

Revisión A: Corresponde a la emisión para Revisión Interna. Si el documento o plano debe

ser re-emitido para coordinación interna, debera emitirse en Revisión A, B, C y asi
sucesivamente.
Revisión 0: Corresponde a la emisión final del documento o plano, y tiene el objetivo de
indicar que ha sido aprobado para su uso. Si un documento debe volver a emitirse despues
de una Revisión 0, deberá emitirse en Revisión 1,2, etc. La Revisión 0 o superior deberá ser
firmada por el responsable del proceso y Gerente del Area previo a su emisión.
Revisión X: Corresponde a la emisión para anular algun plano o documento. En este caso,
el plano o documento se emitirá con un timbre que indique “ANULADO” en el centro del
documento o plano, indicando el plano o documento que lo reemplaza (si corresponde).

5.6 Codificación de Documentos Electrónicos

Todos los documentos y planos deben ser renombrados con su respectiva codificación y revisión
en el servidor y su carpeta correspondiente. Para ello se debe tomar en consideración los tipos
6
de codificación anteriormente descritos, como se indica en el ejemplo a continuación:

30590-PC-EST-003-R0

Si el documento se encuentra en dos idiomas, también deberá especificarse. Por ejemplo:

30590-PC-EST-003-R0_Esp.
30590-PC-EST-003-R0_Ing.

5.7 Formato de Lomo de Archivadores para Almacenamiento

Durante la ejecución del proyecto, se emitirán documentos; por ello debe establecerse la forma
de almacenamiento de dicha información enviada al cliente, supervisión, subcontratista u otros.
6 Estos documentos deben contar con la codificación descrita en el presente procedimiento y a su
vez deben estar guardados en archivadores.

Los documentos físicos deberán ser almacenados de una forma ordenada y de fácil ubicación.

La información mínima que debe tener el lomo de los archivadores deberá ser de acuerdo con el
formato PG-OT-35-F3 Formato de Lomo para Archivador:

- CR del proyecto
- Nombre del proyecto
- Nombre de área
- Nombre de los documentos que contiene, en algunos casos se debe colocar el
correlativo de los documentos que contiene el archivador.
- Número del tomo del archivo
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Documentos y Registros

- Año, corresponde al año del documento archivado.

- Código de ubicación del estante donde se encuentra el archivador.

Ejemplo de lomo:

Logo

CR del Proyecto

Nombre del
Proyecto (negrita)

Área Funcional
(negrita)

Tipo de
Documento
(incorporar el
correlativo)

N° de Tomo
(negrita)

Ubicación en Año de los

Estante documentos

5.8 Almacenamiento y Codificación para Documentos Recibidos

Durante la ejecución del proyecto, se reciben documentos externos; por ello debe
establecerse la forma de almacenamiento de la información recibida del cliente, la
supervisión, subcontratista u otros. Estos documentos por lo general traen una codificación
propia por eso se toma dos acciones:

- Los documentos físicos deberán ser almacenados de una forma ordenada y de fácil
ubicación.
- Los documentos que se reciban en digital o se escaneen para su almacenamiento,
deberán conservar su codificación inicial y almacenarse de acuerdo con el
procedimiento: PG-OT-35 Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en los
Proyectos.
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Documentos y Registros

6. Responsabilidades

Rol Responsabilidad

Administrador de la • Difundir y hacer inducción del presente procedimiento a nivel de

Información de Sede empresa y todos los proyectos de Cosapi S.A
Central • Dar soporte a los proyectos, para el cumplimiento del presente
procedimiento en las obras
Equipo de Dirección de Implementar el presente procedimiento en los proyectos
Proyecto
Gerentes de Áreas
Implementar el presente procedimiento en sus áreas funcionales.
Funcionales

7. Cuadros para la Codificación de Documentos y Registros:

7.1 Cuadro 1: Tipos de Documentos Generales (XX)
Tipo
Ítem Disciplinas Código
Codificación
1 Manual de Gestión MA General
2 Manual de Usuario MU General
3 Informe INF General
4 Instructivo de Trabajo IT General
5 Política PLT General
6 Plan de gestión (Documento de Gestión) PL General
7 Plan de Puntos de Inspección PPI General
8 Procedimiento de Construcción PC General
9 Procedimiento de Gestión PG General
10 Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro PETS General
11 Programas PRG General
12 Estándares de Trabajo EST General
13 Objetivos OBJ General
14 Reglamento RE General
15 Lineamiento LIN General

7.2 Cuadro 2: Gerencias o Áreas: (YYY2)

Tipo
Ítem Disciplinas Código
Codificación
6 1 Administración de Contratos AC General
2 Administración de Obra ADM General
3 TI Arquitectura/Soluciones TI General
4 Asesoría Legal ASL General
5 Building Information Modeling BIM General
6 Contabilidad CNT General
7 Costos COS General

2 En caso del que no se haya contemplado otros procesos generales necesarios en la tabla, se creará el código nuevo
y se comunicará al Área de Oficina Técnica de la GGO para actualizar el procedimiento.
YYY: Puede ser entre 2 y 5 caracteres
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Documentos y Registros

Tipo
Ítem Disciplinas Código
Codificación
8 Facturación FAC General
9 Gerencia de Administración y Finanzas GAF General
10 Gerencia de Asesoría Legal LEG General
11 Gerencia Gestión de Operaciones GGO General
12 Gestión de Almacenes de Proyecto ALM General
13 Gestión de la Calidad CAL General
14 Gestión del Talento Humano y Sostenibilidad GTHyS General
15 Innovación INNV General
16 Marketing MKT General
17 Oficina Técnica OT General
18 Planeamiento PLN General
19 Posventa POS General
20 Procura COM General
21 Producción PDC General
22 Productividad PRD General
23 Propuestas y Licitaciones PRO General
Seguridad Salud Ocupacional y Medio
24 SSOMA General
Ambiente
25 Seguridad y Salud Ocupacional-Abrev. SSO General
26 Medio Ambiente MA General
27 Unidad de Negocios de Edificaciones UNE General
28 Unidad de Negocios de Infraestructura UNI General
29 Unidad de Negocios de Ingeniería ING General
30 Unidad de Negocios de Plantas Industriales UNPI General
31 Sistemas de Gestión SG General
32 Gestión de Cumplimiento GCUM General

7.3 Cuadro 3: Tipo de Proceso o Actividad

Tipo
Ítem Disciplinas Código
Codificación
1 Acabados ACB General
2 Aire Acondicionado AAC General
3 Albañilería y Mampostería ALB General
4 Armadura de Refuerzo ARM General
5 Arquitectura ARQ General
6 Cimentaciones CIM General
7 Civil CIV General
8 Commissioning CMM General
9 Concreto CON General
10 Control Topográfico TOP General
11 Drenaje DRN General
12 Electricidad ELC General
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Documentos y Registros

Tipo
Ítem Disciplinas Código
Codificación
13 Encofrado ENC General
14 Equipos EQP General
15 Estructura Metálica ESM General
16 Instrumentación INS General
17 Mecánico MEC General
18 Movimiento de Cargas MVC General
19 Movimiento de Tierra MVT General
20 Pavimento Asfáltico PAV General
21 Pintura PNT General
22 Protección Catódica PCA General
23 Revestimiento REV General
24 Sanitario SAN General
25 Soldadura SOL General
26 Soportaría SOP General
27 Tubería TUB General

7.4 Cuadro 4: Tipos de Documentos por Áreas:

Ítem Documentos por Áreas Código Tipo Codificación

Gerencia del Proyecto

1 Informe Final del Proyecto IF Tipo 2
2 Ratios de Retroalimentación RR Tipo 2
3 Ratios de Procesos Constructivos RT Tipo 6
Administración de contratos
1 Listado de Requerimientos del Contrato LRC Tipo 2
2 Cuadro de Status de Fianzas y Seguros FyS Tipo 2
3 Plan de Gestión de las Comunicaciones PGCO Tipo 2
4 Plan de Gestión de Riesgos PGR Tipo 2
5 Matriz de Gestión de Riesgos MGR Tipo 2
6 Plan de Gestión de Cambios PGC Tipo 2
7 Registro de Cambios y Reclamos RCyR Tipo 2
8 Plan de Subcontratación PSC Tipo 2
9 Cuadro de Control de Subcontratos CSC Tipo 2
10 Informe del Área INF.AC Tipo 2
11 Contrato CTO Tipo 2
12 Subcontrato SC Tipo 2
Control de Proyectos
1 Cronograma CRO Tipo 2
2 Curva S S Tipo 2
3 Informes (general) INF Tipo 2
4 Informes Diarios IND Tipo 2
5 Informes Mensuales IM Tipo 2
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Documentos y Registros

Ítem Documentos por Áreas Código Tipo Codificación

6 Informes Semanales IS Tipo 2

7 WBS WBS Tipo 2
Plan de Adquisición y Uso de Equipos y AUR Tipo 2
8 Materiales
9 Curva S de Seguimiento Interno SS Tipo 2
10 Control de Facturación CF Tipo 2
11 Catálogo de Depreciación de Equipos CDE Tipo 2
12 Control de Reserva de Equipos CRE Tipo 2
13 Detalle de Facturación y Gastos DFG Tipo 2
14 Compatibilización DFG vs. RO DvR Tipo 2
15 Informe Mensual Presentaciones PRE Tipo 2
16 Informe Semanal de Producción ISP Tipo 2
17 Reporte de Costo de Supervisión RCS Tipo 2
18 Reportes (general) REP Tipo 2
19 Reportes de Last Planner LPS Tipo 2
20 Resultado Operativo RO Tipo 2
21 Resultado Operativo Consolidado ROC Tipo 2
Resultado Operativo Consolidado Acumulado - ROCA Tipo 2
22 Equipos
23 Resumen Ejecutivo Semanal RES Tipo 2
24 Resumen Ejecutivo Semanal de Cierre RESC Tipo 2
25 Solicitud de Costo de Supervisión SCS Tipo 2
26 Informe del Área INF.CP Tipo 2

Calidad
1 Plan de Puntos de Inspección PPI Tipo 1
2 Reporte de No Conformidad RNC Tipo 1
3 Organigrama ORG Tipo 2
4 Matriz de Calidad MTX Tipo 2
5 Dossier de Calidad DOSS Tipo 2
6 Ensayo de Materiales ENS Tipo 2
7 Ensayo No Destructivos END Tipo 2
8 Resistencia del Concreto RC Tipo 2
9 Informe del Área INF.CAL Tipo 2

Oficina Técnica
Aviso de Cambio en Campo / Notificación de ACC / CCN Tipo 1
1 Cambio en el Contrato
2 Cartas CAR Tipo 1
3 Control de Valorizaciones CVAL Tipo 1
4 Cuaderno de Obra CO Tipo 1
5 Instrucciones de Trabajo INT Tipo 1
6 Memorando MEM Tipo 1
7 Presupuestos Adicionales PAD Tipo 1
8 Requerimiento de Información RFI Tipo 1
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Codificación de

Código: PG-GGO-07 Revisión: 6 Página: 17 de 18
Documentos y Registros

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9 Submittal SBM Tipo 1

10 Transmittal TRM Tipo 1
11 Valorizaciones VAL Tipo 3
12 Acta de Reunión de EDP ARE Tipo 2
13 Acta de Reunión del Proyecto ARP Tipo 2
14 Metrados MT Tipo 2
15 Documentación Técnica de Proveedores DTP Tipo 4
16 Especificación Técnica ET Tipo 4
17 Memoria Descriptiva MD Tipo 4
18 Memoria de Cálculo MC Tipo 4
19 Criterio de Diseño CD Tipo 4
20 Estudio Especial EE Tipo 4
21 Informe Técnico INF.TEC Tipo 4
22 Listado LT Tipo 4
23 Planos de Ejecución PL Tipo 4
24 Vendor Print VP Tipo 4
25 Sketch SK Tipo 4
26 Informe del Área INF.OT Tipo 2
27 Orden de cambio / adicional
Procura
1 Solicitudes OS --
2 Órdenes de Compra OC --
SSOMA
1 Reportes: Actos y Condiciones Subestándares RACS Tipo 2
Informe de Investigación de Accidentes
2 /Incidentes IIAI Tipo 2
3 Acta de Reunión de SSOMA ARS Tipo 2
4 Reporte Semanal de Actividades RSA
5 Informes Mensuales de SSOMA INF.SSOMA Tipo 2
6 Informe de Simulacro de SSOMA INF-SI Tipo 2
7 Reporte Ambiental R-AMB Tipo 2
8 Estadísticas Mensuales EM Tipo 2
9 Ratio SSOMA RSSOMA Tipo 2
10 Reporte Preliminar de Accidentes / Incidentes RP-AI Tipo 2
11 Acta de Reunión SSOMA ARSSOMA Tipo 1
12 Acta de Reunión del Comité SST ARCSST Tipo 1
Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgo y
13 Controles. IPERC Tipo 2
Matriz para la Identificación y Evaluación de
Aspectos e Impactos Ambientales, Riesgo y
14 Oportunidades MAIRO Tipo 2
15 Programa de Actividades de Liderazgo PAL Tipo 2
16 Reporte de No Conformidad RNC Tipo 2
17 Boleta de Amonestación BOLA Tipo 2
18 Capacitaciones CAP Tipo 2
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Codificación de

Código: PG-GGO-07 Revisión: 6 Página: 18 de 18
Documentos y Registros

Ítem Documentos por Áreas Código Tipo Codificación

19 Equipo de Protección Personal EPP Tipo 2

20 Análisis de Seguridad del Trabajo AST Tipo 2
21 Informes de Monitoreo Ocupacional INF.MO Tipo 2
22 Informe de Monitoreo Ambiental INF.MA Tipo 2

Comercial
1 Proyección Comercial PROYCOM Tipo 2

Otros
1 Capacitaciones CAP Tipo 6
2 Anotación NOTA Tipo 6
3 Servidor de Obra SRV Tipo 6
4 Matriz de Servidor MSRV Tipo 6
4 Reglamento RE Tipo 6
5 Programa PRG Tipo 6
6 Lista Maestra LTM Tipo 6