Administración de inventarios

Los inventarios constituyen el nexo entre la producción y la venta de un producto. La

empresa manufacturera debe conservar cierta cantidad de inventarios durante la
producción, inventario que recibe el nombre de bienes en proceso. Aunque en rigor no se
necesitan otros tipos de inventario, a saber producción en proceso, materias primas y
productos terminados, permiten a la empresa ser flexible. El inventario de la producción
en proceso (el que se encuentra en varias etapas de producción o almacenamiento),
permite programas eficientes de producción y la adecuada utilización de los recursos.
Sin esta clase de inventario, cada etapa de la producción tendría que esperar que la fase
anterior terminara una unidad. Los retardos y el tiempo ociosos resultantes dan a la
empresa el incentivo para mantener un gran inventario de producción en proceso.

El inventario de materias primas da a la empresa flexibilidad en sus compras. Sin él,

debería vivir al día (por así decirlo): compraría material sólo para que su producción se
ajustara al programa. Por el contrario, el inventario de materias primas puede
incrementarse mucho temporalmente, dado que el departamento de adquisiciones ha
aprovechado los descuentos por cantidad. El inventario de productos terminados permite
a la empresa flexibilidad en sus programas de producción y mercadotecnia. La
producción no está vinculada directamente a las ventas. Los grandes inventarios también
permiten proporcionar un servicio eficiente a la demanda de los clientes. Si el producto se
agota temporalmente, es posible que se pierdan las ventas actuales lo mismo que las
futuras. Así pues, hay un incentivo para conservar grandes existencias de los tres tipos de
inventario.

De lo anterior se deduce que las ventajas del aumento de inventarios son diversas. La
empresa puede hacer ahorros en la producción y adquisiciones, pues está en condiciones
de cubrir los pedidos con mayor rapidez. En suma, es más flexible. Las desventajas más
obvias son el costo total de conservar el inventario (por ejemplo, los costos de
almacenamiento y de manejo) y el rendimiento requerido sobre el capital invertido en el
inventario, una desventaja adicional es el peligro de la obsolescencia, Precisamente por
los beneficios, los gerentes de ventas y de producción tienden a conservar inventarios
relativamente grandes. Más aún, el gerente del departamento de adquisiciones a menudo
logra descuentos por cantidad si hace pedidos de grandes volúmenes, y éste es otro
motivo de esa tendencia. Compete al gerente financiero moderar la tentación a mantener
grandes inventarios. Y esto se hace haciéndoles ver el costo de los fondos que se
necesitan para mantener inventarios y, quizá, los costos de manejo y almacenamiento.
(Estos últimos costos interesarán sin duda al gerente de producción y al de
adquisiciones.)

A semejanza de las cuentas por cobrar, conviene aumentar los inventarios mientras los
ahorros sean mayores que el costo total que implica mantener el inventario adicional. El
equilibrio al que se llega al final depende de las estimaciones de los ahorros reales, el
costo de conservar inventario adicional y la eficiencia de su control. Sin duda para este
equilibrio se requiere coordinar las áreas de producción, mercadotecnia y finanzas en la
consecución del objetivo global. Aquí examinaremos varios principios del control de
inventario con los cuales puede alcanzarse el equilibrio satisfactorio.
Cantidad económica de orden
(Lote económico)

La cantidad económica de orden (EOQ del inglés, economic, order quantity), es un

concepto muy importante en la compra de materias primas y en el almacenamiento de
productos terminados e inventarios de producción en proceso. En nuestro análisis,
determinaremos la cantidad óptima de orden de un elemento del inventario, si conocemos
la proyección de su uso, el costo de orden y el costo de mantenimiento del inventario. La
orden puede significar tanto la compra de un artículo como su producción, Supongamos
por un momento que el uso de determinado elemento del inventario se conoce con
certeza. Este uso es estacional o constante durante el periodo que se está analizando. En
otras palabras, si el uso es de 2,600 elementos por un periodo de 6 meses, cada semana
se emplearán 100 elementos. Aunque el modelo de EOQ puede modificarse para que
incluya el uso creciente y decreciente, no nos adentraremos en este grado mayor de
complejidad.

Suponemos que los costos de orden 0, son constantes, sin importar el tamaño de la
orden. En la compra de materias primas o de otros elementos, estos costos representan
los costos administrativos de formular el pedido y otros costos de recibir y verificar los
bienes una vez que llegan. En el caso de los inventarios de productos terminados, los
costos de ordenar incluyen la programación de un período de producción. Para los
inventarios de producción en proceso, esos costos suelen incluir sólo el de llevar los
archivos. Los costos totales de orden de un periodo son simplemente el número de
pedidos hechos en él por el costo de cada uno.

Los costos de mantenimiento de inventario por periodo, C, representan el costo del

almacenamiento, el manejo y el seguro de inventario, junto con la tasa requerida de
rendimiento sobre la inversión en inventario. Se supone que dichos costos son constantes
por unidad de inventario, por unidad de tiempo. Por tanto, los pedidos de inventario se
llenan sin retraso. Como es posible reponer de inmediato los artículos agotados, no hay
necesidad de conservar inventarios de seguridad. Si bien los supuestos hechos hasta
ahora parecen restrictivos en extremo, son indispensables para conocer el marco
conceptual de referencia que se da a continuación. Más tarde haremos flexibles algunas
de ellas.

Si el uso de un elemento del inventario es perfectamente estable en un periodo y no hay

inventarios de seguridad, el inventario promedio (en unidades), puede expresarse como

Inventario promedio = Q
2

donde Q es la cantidad (en unidades), pedidas y se supone que es constante durante el

periodo. Este problema se muestra en la figura Nº 1. Aunque la cantidad demandada es
una función en escala, suponemos en el análisis, puede aproximarse mediante una línea
recta. Vemos que el inventario cero siempre indica que hay que pedir un inventario
posterior.
 Cantidad económica del pedido
INVENTARIO (en unidades)

Inventario
promedio
Q/2

TIEMPO

El costo de mantenimiento del inventario es el costo de mantenimiento por unidad

multiplicado por el número promedio de unidades del inventario, o CQ/2. El número total
de pedidos en un periodo es simplemente el uso total (en unidades), de un artículo del
inventario para ese periodo, S, dividido entre Q. En consecuencia, los costos totales de
formular un pedido (orden), los representa el costo por orden multiplicado por el número
de pedidos, o sea SO/Q. Así pues, los costos totales del inventario son los costos de
mantenimiento más los costos de formular el pedido (orden).

T = CQ + SO
2 Q
 2SO
C

En la ecuación anterior vemos que, cuanto más grande sea la cantidad del pedido Q,
mayores serán los costos de mantenimiento de inventario, pero menor será el costo total
de formular el pedido. Nos interesa conocer el compromiso entre las economías de un
mayor tamaño del pedido y el costo adicional de mantener el inventario adicional.

Para determinar la cantidad óptima del pedido Q*, distinguimos la ecuación siguiente
respecto a Q y hacemos que la derivada sea igual a cero, obteniendo:

Q=
2SO
C

Esta ecuación se conoce como la fórmula del tamaño de lote económico. Para dar un
ejemplo de su uso, supongamos que el uso de un artículo del inventario es 2,000
unidades durante un periodo de 100 días, los costos de formular el pedido son $100 por
orden y los costos de mantenimiento de inventario son $10 por unidad por 100 días. La
cantidad económica óptima de pedido será entonces

Q = = 200 unidades

Con una cantidad de pedido de 200 unidades, la empresa ordenará (2,000/200) o 10

veces durante el periodo en consideración o cada lo días. En la ecuación anterior vemos
que Q* varía directamente con el uso total S, y un costo de pedido 0, e inversamente con
el costo de mantenimiento de inventario C. La relación está moderada por el signo de raíz
cuadrada en uno y otro caso. Al aumentar el uso, el tamaño óptimo de pedido y el nivel
promedio del inventario se elevan en un porcentaje menor. Dicho de otra manera, son
posibles las economías de escala.

En nuestro ejemplo, hemos supuesto que el inventario puede ordenarse y conseguirse sin
retraso. Generalmente, transcurre tiempo entre la colocación de una orden de compra y la
recepción del pedido o bien en el tiempo que se tarda en fabricar un producto luego de
formular el pedido. Este tiempo de espera ha de ser considerado. Si es constante y se
conoce con certeza, no influye en la cantidad óptima del pedido. En el ejemplo anterior, la
empresa seguirá ordenando 200 unidades a la vez y colocará 10 pedidos durante el
periodo especificado o cada 10 días. Si el tiempo de espera en la entrega fuera de 3 días,
la empresa se limitaría a hacer su pedido 7 días después de que le surtan el pedido
anterior.

La función ECIQ se muestra en la figura siguiente. En la figura Nº 2, graficamos los

costos de formular el pedido, los costos de mantenimiento de inventario y los costos
totales (la suma de los dos primeros costos). Advertimos que, a diferencia de los costos
de mantenimiento del inventario que cambian directamente con el tamaño del pedido, los
costos de formular el pedido lo hacen en forma inversa. La línea del costo total desciende
al inicio, a medida que los costos fijos de formular el pedido se distribuyen en más
unidades. La línea del costo total comienza a aumentar cuando la disminución en el costo
promedio de formular el pedido es compensado con creces por los costos adicionales del
mantenimiento de inventario. Así, el punto X representa la cantidad económica de orden,
que minimiza el costo total del inventario. La fórmula EOQ presentada en esta sección es
un recurso valioso para el control de inventarios. En la compra de materias primas u otros
artículos para inventarios, nos indica la cantidad del pedido y la mejor calendarización de
los mismos. Para artículos terminados, permite tener mejor control del tiempo y de la
producción. En general, el modelo (EOQ) nos da normas para decidir cuándo reponer

Costos totales
COSTOS

Costo de mantenimiento

Costos totales
del inventario

Relación de la cantidad
económica del pedido
X
TAMAÑO DEL PEDIDO (Q)
inventarios y la cantidad por reponer.

Incertidumbre e inventarios de seguridad

En la práctica, no se conoce con certeza la demanda o utilización de los inventarios; por lo

general fluctúa durante un determinado periodo. Es normal que la demanda de inventarios
de productos terminados esté sujeta a la mayor incertidumbre. En general, es más
previsible el uso de los inventarios de materias primas y de producción en proceso, los
cuales dependen del programa de producción. Además de la demanda, el tiempo de
espera requerido para recibir la entrega de inventarios una vez que se ordena el pedido,
generalmente está sujeto a variaciones. Debido a estas fluctuaciones, por lo general no es
factible permitir que el inventario esperado baje hasta cero antes de ordenar un nuevo
pedido, como podría hacer la empresa cuando se conocieran con seguridad el uso y el
tiempo de espera. Es necesario mantener inventarios de seguridad.

Punto de ordenar inventarios de seguridad

Antes de definir los inventarios de seguridad, es necesario considerar en qué punto se

deben ordenar inventarios. Suponga que se conoce con seguridad la demanda de
inventarios, pero se necesitan 5 días antes de que se reciba el pedido. En el ejemplo
anterior de la fórmula de la cantidad económica de orden (pedido), se determinó que en el
caso de la empresa del ejemplo eran 200 unidades, dando como resultado que se
ordenará un pedido cada lo días. Si el uso es constante, la empresa ahora necesitaría
pedir 5 días antes de quedarse sin inventario, o sea mantener en inventario 100 unidades.
Por consiguiente, el punto de ordenar es de 100 unidades. Cuando se recibe el pedido 5
días más tarde, la empresa habrá agotado sus inventarios. En la figura Nº3 se presenta
un ejemplo del punto de ordenar.

200
UNIDADES

Cantidad
Económica del
Punto pedido
De 100
pedido

0 5 10 15 20 25

DIAS
Tiempo de espera

Cuando permitimos la incertidumbre al ordenar el inventario, así como en el tiempo para

su reabastecimiento, es recomendable tener un inventario de seguridad. La figura Nº 4
ilustra este concepto. En la sección superior de la figura mostramos qué sucedería si la
empresa tuviera un inventario de seguridad de 100 unidades, y se espera una demanda
de 200 unidades cada diez días, además de cinco días para reabastecer inventarios.
Nótese que con un inventario de seguridad de 100 unidades, el punto de ordenar debe
fijarse en 200 unidades de inventario disponible a diferencia de las 100 unidades de
antes. En otras palabras, el punto de ordenar determina la cantidad de inventario de
seguridad que se tiene.

La parte inferior de la figura muestra la experiencia real de nuestra empresa hipotética. En

el primer segmento de la demanda, observamos que la utilización real es menor que la
esperada. (La pendiente de la línea es menor que la línea de la demanda esperada en la
sección superior).

En el punto de ordenar de 200 unidades de inventario disponibles se coloca un pedido

por 200 unidades de inventarios adicionales. En lugar de necesitar los 5 días esperados
para la reposición de inventarios, vemos que sólo se necesitan 4 días. La segunda
sección de la utilización es mucho mayor de lo esperado y, como resultado, los
inventarios se agotan rápidamente. Al llegar a 200 unidades de inventarios se ordena de
nuevo un pedido por 200 unidades, pero en este caso se necesitan 6 días para recibir los
inventarios. Como resultado de estos dos factores, se utilizan fuertes existencias de
seguridad.

En el tercer segmento de la demanda, el uso es alrededor el mismo que se esperaba; es

decir, las pendientes de las líneas de uso esperado y real son casi las mismas. Debido a
que los inventarios se encontraban muy bajos al término de utilización de la sección
anterior, se coloca un pedido casi de inmediato. El tiempo de espera resulta ser de 5 días.
En el último segmento de la demanda, el uso es ligeramente mayor de lo esperado. El

Figura 4. Inve nt ari os de seguridad cuando no se

conocen la demanda ni el tie mpo de espera.

tiempo de espera necesario para recibir el pedido es de 7 días, mucho mayor de lo

previsto. La combinación de estos dos factores de nuevo provoca que la empresa utilice
sus inventarios de seguridad. El ejemplo muestra la importancia de los inventados de
seguridad para absorber fluctuaciones al azar en el uso y en los tiempos de espera. Sin
estos inventarios, la empresa se hubiera quedado sin inventarios en dos ocasiones.

La cantidad de inventamos de seguridad:

La cantidad apropiada de inventarios de seguridad que se debe mantener depende de

varios factores. Cuanto más grande sea la incertidumbre relacionada con la demanda de
inventarios proyectada, será mayor el inventario de seguridad que la empresa deseará
mantener, si todos los demás factores permanecen iguales. Dicho con otras palabras, el
riesgo de quedarse sin inventarios es mayor cuando son mayores las fluctuaciones
imprevisibles en el uso. De igual forma, cuanto mayor sea la incertidumbre del tiempo de
espera para reponer inventarios, será mayor el riesgo de quedarse sin inventarios y será
mayor el inventario de seguridad que deseará mantener la empresa si todos los demás
factores permanecen iguales.

Otro factor que influye sobre la decisión de los inventarios de seguridad es el costo de
quedarse sin inventados El costo de quedarse sin materias primas y sin inventarios de
producción en proceso es una demora en la producción. ¿Cuánto cuesta cuando la
producción se detiene en forma temporal? Cuando los costos fijos son grandes, este
costo será bastante alto, como se puede imaginar en el caso de una planta de aluminio
por extrusión. El costo de quedarse sin productos terminados es el descontento del
cliente. No sólo se perderán las ventas inmediatas sino que peligrarán las ventas futuras
si los clientes compran a otros proveedores. Aunque este costo de oportunidad resulta
difícil de medir, tiene que ser tomado en cuenta por la administración e incluido en la
decisión de los inventarios de seguridad. Cuanto más alto sea el costo de quedarse sin
inventarios mayor será el inventario de seguridad que la administración estará dispuesta a
mantener, si todos los demás factores permanecen sin cambios.

El costo de mantener inventarios adicionales es crucial. Si no fuera por este costo, una
empresa podría mantener cualquier inventario de seguridad que fuera necesaria para
evitar cualquier posibilidad de quedarse sin inventarios. Cuanto más alto sea el costo de
mantener inventarios, más costoso será mantener inventarios de seguridad, si los demás
factores permanecen sin cambios. La determinación de la cantidad adecuada de
inventarios de seguridad incluye equilibrar la probabilidad y el costo de quedarse sin
inventarios contra el costo de mantener suficientes inventarios de seguridad para evitar
esta eventualidad. En definitiva, el asunto se reduce a la probabilidad de quedarse sin
inventarios que la administración esté dispuesta a tolerar.

En años recientes, los sistemas de administración de inventarios se han vuelto muy

complejos. En ciertas industrias, el proceso de producción los obliga a llevar un
control -justo a tiempo de inventarios. Como su nombre lo dice, la idea es adquirir e
intercalar en la producción los inventarios cuando se necesitan. Esto requiere sistemas de
producción y de información sobre inventarios muy precisos, compras altamente
eficientes, proveedores muy confiables y un sistema de manejo de inventarios eficiente.
En tanto no es posible reducir los inventarios de materias primas y de producción en
proceso a cero, el concepto -justo a tiempo- es un control muy estricto para minimizar los
inventarios. El grado en que se acerque la empresa al ideal depende de la clase del
proceso de producción y de la naturaleza de las industrias proveedoras, pero es un
objetivo valioso para todas las empresas.
El gerente financiero y el inventario:

Los métodos de control del inventario descritos en el presente capítulo nos dan un medio
para determinar el nivel óptimo de inventario, cuánto hay que pedir y cuándo hacerlo.
Estos instrumentos son, indispensables para administrar el inventario eficientemente y
comparar las ventajas de un inventario adicional con el costo de conservarlo. La
computadora ha abierto nuevos horizontes en el control del inventario; la investigación de
operaciones tiene multitud de aplicaciones en la administración del inventario. Todas ellas
rebasan el ámbito de este libro.

Aunque la administración del inventario no suele ser una responsabilidad operativa directa
del gerente financiero, la inversión de fondos en él constituye aspecto importante de su
trabajo. En consecuencia, debe estar familiarizado con los métodos que permiten un
eficaz control del inventario, para poder asignar bien el capital. Cuanto mayor sea el costo
de oportunidad de los fondos invertidos en el inventario, más bajo será el nivel óptimo de
los inventarios promedio y también la cantidad óptima de orden en igualdad de
circunstancias. Esta afirmación puede verificarse incrementando lo costos de
mantenimiento de inventario C, en la ecuación correspondiente. El modelo de ECIQ
también puede ser de utilidad para el gerente financiero al planear el financiamiento del
inventario.

Cuando la demanda o utilización del inventario no son seguras, el gerente financiero

puede tratar de aplicar políticas que reduzcan el intervalo requerido para recibir el
inventario, una vez que se hace el pedido. A un menor intervalo promedio corresponde
un número más reducido de inventario de seguridad y un costo menor de la inversión
total en inventario, en igualdad de circunstancias. Cuanto mayor sea el costo de
oportunidad de los fondos invertidos en inventario, más fuerte será el incentivo para
reducir ese intervalo. El departamento de compras tratará de encontrar nuevos
proveedores que prometan su entrega más rápida o presionar a los actuales para que
reduzcan su tiempo de entrega. El departamento de producción puede estar en
condiciones de entregar más pronto los productos trabajando en lotes menores. En uno y
otro caso, hay un compromiso entre el aumento del costo que implica reducir el intervalo y
el costo de oportunidad de los fondos invertidos en el inventario.

Al gerente financiero le interesan también los riesgos que supone mantener un inventario.
El principal es que el valor de mercado de determinados inventarios sea menor que el
valor al que se adquirieron. Ciertos tipos de inventario son susceptibles de obsolescencia,
tanto en el gusto del público como en el aspecto tecnológico. Un adelanto tecnológico
puede privar de su valor a un componente electrónico. Un cambio de estilo puede hacer
que un detallista venda vestidos a precios muy rebajados. Otros inventarios, entre ellos
los productos agrícolas, están sujetos a deterioro físico. Si hay deterioro, deberán
venderse a precio cada vez más bajo, si las demás circunstancias no cambian. Algunos
componentes del inventario, como el cobre, pasan por amplias fluctuaciones de precios.
El gerente financiero se halla, posiblemente, en una situación excelente que le permite
hacer un análisis objetivo de los riesgos relacionados con la inversión de la empresa en
inventarios. Esos riesgos deberán tenerse presentes al establecer el nivel adecuado de
inventario para ella.

El costo de oportunidad de los fondos es el nexo mediante el cual el gerente financiero

vincula la administración del inventario al objetivo global de la empresa. En este aspecto,
el inventario puede tratarse como un activo al cual se destina capital, lo mismo que en
cualquier proyecto de presupuesto de capital. Los elementos del inventario entrañan un
riesgo distinto, y estas diferencias pueden incorporarse a un análisis de riesgo, semejante
al del presupuesto de capital. Según explicamos anteriormente, la diferencia esencial
entre un activo de capital y el inventario consiste en que el primero suele referirse a una
inversión discreta, mientras que el segundo representa un continuo de posibles
inversiones. En este capítulo nos hemos concentrado en determinar un nivel óptimo de
inversión. Sabemos que, cuanto mayor sea la eficiencia con que una empresa administra
su inventario, más pequeña será la inversión requerida y más grande la riqueza del
accionista, a condición de que las demás circunstancias permanezcan inalteradas.