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42.

- NUEVAS TÉCNICAS ORGANIZACIÓN,


PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE STOCKS

Contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 2
2. TÉCNICAS ORGANIZACIÓN, PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE STOCKS ................. 2
EL MOVIMIENTO DEL STOCK......................................................................................... 3
STOCK MEDIO ................................................................................................................. 4
FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE STOCKS ................................... 6
EL PUNTO DE PEDIDO .................................................................................................... 8
SISTEMAS DE REAPROVISIONAMIENTO ...................................................................... 8
CONTROL DE INVENTARIO: EL SISTEMA ABC............................................................10
5. CONCLUSIONES .........................................................................................................12
6. BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................12

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1. INTRODUCCIÓN
Stock es aquella cantidad de materiales o productos almacenada en espera de ser
utilizada o vendida.
Así, la necesidad de los stocks en la empresa se produce tanto en el aprovisionamiento
como en la distribución. En el primer caso, los materiales deben estar disponibles para
incorporarse al proceso de fabricación en el momento que son requeridos. Normalmente, la
fabricación de un producto conlleva la necesidad de almacenar materias primas,
componentes, envases, etc. Cuando la empresa utiliza tecnología y procesos JIT (Just in
Time), dichas existencias se tratan de reducir lo máximo posible o incluso se busca que no
exista almacenamiento de las mismas. En el segundo caso, la necesidad de
almacenamiento surge porque el ritmo al que se producen los bienes en la empresa y el
ritmo de la demanda de estos bienes en el mercado son diferentes, y los stocks actúan
como un mecanismo regulador entre ambos.

Además, existen otras razones que justifican la existencia de stocks. Entre ellas se pueden
destacar las siguientes:

 Las empresas obtienen descuentos al realizar pedidos más grandes, por lo que la
compra de productos o materiales por encima de las necesidades implica el
almacenamiento de mayor cantidad de stock. Estos descuentos en determinados
casos compensan los mayores gastos de almacenaje al aumentar el stock.
 Ante la previsión de una subida de precios, se acumulan stocks para disminuir los
costes de los productos. Al igual que ocurre con el caso anterior, este ahorro debe
compensar el incremento de los costes que supone almacenar un mayor volumen
de stock.
 Un posible retraso en los suministros de los proveedores.
 Oscilaciones en la demanda.
 La gestión de los stocks trata de garantizar que los costes derivados de la tenencia
de los mismos sean los mínimos, almacenando la menor cantidad posible de cada
referencia y, a la vez, trata de garantizar el servicio al cliente procurando evitar
situaciones indeseadas de roturas de stock.

Por ello, debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

 El nivel de stock presente en el almacén de cada una de sus referencias.


 El momento de realizar los pedidos para reponer stocks.
 La cantidad de producto solicitada en cada pedido.

Un sistema de reaprovisionamiento permite a la empresa fijar estas variables de la mejor


manera posible.

2. TÉCNICAS ORGANIZACIÓN, PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN


DE STOCKS
Para controlar los costes de la gestión de stocks, uno de los objetivos de toda empresa, es
necesario primero determinar el stock, esto es, saber cuánto stock tenemos. Esto, que a
primera vista parece sencillo, entraña su dificultad, debido, por un lado, a las distintas
clases de stock que podemos considerar al hacer el cálculo y, por otro, a las variaciones
que éste experimenta.

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EL MOVIMIENTO DEL STOCK

El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en función de las ventas y las
compras o adquisición de nuevas existencias. Para estudiar esa variación se parte de un
nivel de stock dado en un momento del tiempo. Ese nivel de stock incluye lo que hemos
llamado stock de ciclo, además del stock de seguridad previamente establecido.
Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente. Lo normal es que
esta disminución de los stocks no se realice de forma constante, es decir, no venderemos
la misma cantidad todos los días, con lo cual la curva tendrá forma de escalera.

No obstante, imaginemos que las ventas son constantes. En tal caso, si representáramos
gráficamente la variación del stock, tendríamos en un eje de coordenadas una recta
descendente. En un momento dado, el stock será demasiado escaso y tendremos que
volver a aprovisionarnos.

Cuando el stock llega al punto donde es necesario hacer un nuevo pedido para
reaprovisionar el almacén, se dice que estamos en el punto de pedido

Si representamos gráficamente la nueva adquisición, tendremos una recta vertical. A


medida que este ciclo se repita, el gráfico del movimiento de stock en almacén irá
adquiriendo la forma de unos dientes de sierra.

Llamamos periodo de reaprovisionamiento al plazo de tiempo que transcurre entre dos


entregas de nuestro proveedor

El momento de hacer un pedido es aquél en el que el nivel de stock llega al llamado punto
de pedido (PP). ¿Y qué cantidad es la que debemos de pedir? La del lote de pedido, que
en el esquema viene representado por una Q.
Una vez que hacemos el pedido, hay un plazo de entrega, que es el tiempo que pasa
desde que el pedido está hecho hasta que nos sirven la mercancía. Durante ese periodo

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nuestros clientes nos siguen haciendo pedidos, y, por tanto, el nivel stock sigue
descendiendo.
Cuando los artículos llegan al almacén, el nivel de stock debe subir lo suficiente para
alcanzar de nuevo un nivel óptimo, que debe coincidir al menos con la suma del stock de
seguridad más el stock de ciclo.

STOCK MEDIO

Uno de los objetivos principales de la gestión de stock es minimizar los costes que tiene la
empresa.
Para calcular costes, necesitamos conocer la cantidad de stock que hay en almacén, pero
como esa cantidad fluctúa, trabajaremos sobre el stock medio.

El stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un


periodo de tiempo. Expresa la inversión en existencias que, por término medio, realiza la
empresa

El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de
un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks justo antes de que
tenga lugar el nuevo aprovisionamiento.
El stock medio es la media aritmética entre ambos extremos para un solo plazo de
aprovisionamiento (tiempo que media entre dos entradas consecutivas de almacén).

Para calcular el stock medio, tenemos distintas posibilidades en función de las cantidades
y de los periodos de reaprovisionamiento, como veremos a continuación.

Pedidos de cantidades iguales en fechas fijas

Suponiendo que las ventas son constantes y que los plazos de reaprovisionamiento son
los mismos, para calcular el stock medio basta con conocer el de un plazo para saber el
del resto. El de un plazo será el lote de pedido o cantidad que pedimos cada vez divido
entre dos:

Pedido en cantidades iguales y fechas fijas

Por ejemplo, imagina una copistería que recibiese todos los lunes 500 paquetes de 500
folios y los fuese gastando a razón de 100 paquetes diarios.
En este caso, la demanda es constante, el periodo de reaprovisionamiento es fijo y la
cantidad de producto que llega al almacén es siempre la misma. El stock medio de folios
de la copistería es fácil de calcular: 250 paquetes.
Q = 500 ; SM = 500/2 = 250

Pedidos con cantidades iguales en fechas variables

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En este caso los niveles máximos son iguales, ya que la cantidad que se pide es siempre
la misma, y los niveles mínimos se consideran igual a cero.

Las zonas A son iguales a las B en cada plazo de reaprovisionamiento. De ahí que el stock
medio se calcule también dividiendo la cantidad recibida entre dos.

Pedidos con cantidades variables y en fechas fijas

Cuando en cada pedido llega una cantidad distinta de producto pero éstos llegan con una
periodicidad fija, el nivel máximo de stock variará en el momento de recibir el pedido. Por
otra parte, existirán distintos niveles mínimos en función de la demanda. De esta manera,
nos encontramos que el stock medio es distinto en cada periodo. En este caso, para
calcular el stock medio de un periodo amplio necesitamos calcular la media aritmética,
teniendo en cuenta que los periodos son iguales.

Matemáticamente, lo expresaremos de la siguiente forma:

Pedidos de cantidades variables en fechas variables


Con pedidos en fechas variables y de cantidades variables, los niveles máximos y mínimos
varían. Es preciso calcular la media aritmética ponderada para cada periodo de
reaprovisionamiento:

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El stock medio viene dado por la siguiente expresión:

Una vez adquiridos, los materiales que componen el stock se utilizan en la fabricación o se
venden, de manera que se hace necesario reponerlos. Existen diversos sistemas para
optimizar estas entradas teniendo en cuenta las salidas que se van produciendo, esto es,
el reaprovisionamiento. Pero, antes de entrar a estudiarlos, vamos ver cómo se calcula el
punto de pedido.

FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE STOCKS

A la hora de gestionar las existencias hay que tener en cuenta distintos factores: hay que
tener suficiente stock para cubrir la demanda, pero, por otro lado, el coste de gestionar el
stock debe ser el más bajo posible, siempre y cuando resulte rentable.

A. La demanda
Toda gestión de stocks está fundamentada en un conocimiento lo más real posible de la
demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y, en función
de cómo sean esas ventas, tendremos una gestión de stock u otra. No es lo mismo
gestionar el stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo largo del año
que para cubrir una demanda estacional, donde todas las ventas se concentran en ciertas
épocas del año.
Recordemos que la demanda, a su vez, depende de múltiples factores, entre ellos el precio
(hay menor demanda cuanto más caro es el producto), la competencia, el marketing (habrá
más demanda cuanto más se promocione el producto) o la situación económica de los
consumidores.
A la hora de gestionar los stocks, para evitar que quede demanda insatisfecha hay que
hacerse preguntas del tipo: ¿la demanda es creciente o decreciente?, ¿existe
estacionalidad?, o ¿qué stock de seguridad debemos tener? Uno de los métodos consiste
en prever cómo se comportará la demanda este año considerando que lo hará igual que el
año anterior.

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B. Nivel de servicio
También la gestión de stock influye en el servicio al cliente. Si, a causa de una rotura de
stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que esos consumidores
busquen ese mismo producto en la competencia.
Al hablar de nivel de servicio nos referimos a la satisfacción que proporciona la empresa a
sus clientes.
Tener un buen nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artículo que buscan
en el momento en que lo buscan. Dicho indicador se expresa en porcentaje, según la
fórmula:

Esto también se puede formular en sentido negativo, es decir, calcular la rotura de stock:

Un nivel de servicio del 85% indica que de 100 artículos que nos demandan nuestros
clientes, 15 no son encontrados.
Es lo mismo que tener una rotura del 15%. La decisión de qué nivel de servicio dar estará
en función de la imagen que pretendamos tener. Es obvio que un nivel de servicio alto
conlleva unos mayores costes de almacenamiento y de pedidos.
Pongamos por ejemplo el negocio de una ferretería. ¿Qué nivel de servicio debe tener?
Quizá no le compense tener un 100% de servicio (es decir, tener siempre en existencias
todos los artículos que demanden sus clientes), por los altos costes de gestión de stock
que esto supondría.
Pero si este esfuerzo le permite subir los precios, tal vez las ventas compensen la
inversión.
Esto, indudablemente, dependerá también de lo que haga la competencia, de cómo sean
los proveedores, de cuál sea la demanda de este negocio, etcétera.

C. Los costes
Tener gran cantidad de producto en el almacén, si bien aseguraría un buen nivel de
servicio, lleva asociados unos costes. Para que la gestión de stock sea la adecuada, estos
costes deben ser óptimos, de tal manera que nos garanticen la máxima rentabilidad.
Los costes asociados a la gestión de stocks son varios. Por un lado, está lo que cuesta
poner los artículos en el almacén. Este coste viene a ser la suma del coste de adquisición
(es decir, el monto que figura en la factura) más el coste de emisión de pedidos. Por otro
lado, hay que tener en cuenta lo que cuesta mantener los artículos almacenados: el coste
de almacenaje, que incluye los gastos que genera el local (alquiler, limpieza,
mantenimiento), las instalaciones y elementos de manipulación (estanterías, maquinaria),
la mano de obra, etcétera. También se consideran costes de gestión lo que se deja de

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ingresar a causa de una rotura, aunque, como ya hemos visto, estos resultan difíciles de
calcular.

EL PUNTO DE PEDIDO

El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo
pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock.
Para calcularlo, hay que partir de una cantidad mínima: nunca debe quedar en el almacén
una cantidad menor que el stock de seguridad. Así, al punto de pedido hay que sumarle la
cantidad prevista para cubrir el stock de seguridad (SS).
Por otro lado, es muy importante hacer cada pedido con tiempo suficiente para que el
proveedor reponga antes de que se produzca una rotura de stock.
Para esto hay que tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor (PE) y la media de las
ventas previstas, esto es, la demanda media (DM). De este modo, el punto de pedido se
calcula según la siguiente fórmula:

Como es fácil deducir de esta fórmula, el punto de pedido debe aumentar siempre que
aumente el plazo de entrega del proveedor o cuando aumente la demanda media.
Como se ve, el punto de pedido depende del stock de seguridad. Para calcular el valor de
este último debemos considerar el plazo máximo de entrega (PME), es decir, cuánto
tardarían en llegar las mercancías en caso de que se produjera un retraso. El stock de
seguridad deberá ser lo bastante grande para cubrir la demanda media (DM) en esos días;
de este modo, el stock de seguridad se calculará según la siguiente fórmula:

SISTEMAS DE REAPROVISIONAMIENTO

Así pues, antes de que se acaben las existencias hay que hacer una reposición o
reaprovisionamiento del almacén y adquirir nuevas unidades para no quedar
desabastecidos. Existen dos sistemas de aprovisionamiento, como veremos a
continuación.

 Sistema de revisión simple


En este sistema, el estado del stock se actualiza de forma inmediata cada vez que se
produce una recepción o una venta. Hay un conocimiento perfecto del nivel de existencias
en cada momento. La frecuencia del pedido estará determinada por el ritmo de las ventas,
y el pedido se generará automáticamente cada vez que el nivel de stock llegue al punto de
pedido. La cantidad que se pida será siempre la misma, es decir, la del tamaño óptimo del
pedido (Q*).

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Hoy en día, los avances tecnológicos permiten que este sistema sea el más utilizado. Los
terminales de radiofrecuencia de los almacenes informan de cada movimiento en el mismo
momento en que éste se produce; por tanto, los datos contenidos en la red informática
referentes a inventario, ubicación de referencias, situación de pedidos, etc., son un reflejo
preciso del estado del almacén en tiempo real.
Esto permite rebajar el stock de seguridad, reducir los stocks en general y responder
rápidamente a cualquier demanda de información (estado de un pedido, por ejemplo).
Además, facilita el mantenimiento del mapa de almacén.

Algunos ejemplos son los siguientes:

 Regla del uno por uno. La venta de una unidad de producto supone la reposición
de esa unidad.
 Sistema de doble cesta. Se pide todo un contenedor de producto cuando uno de
los dos existentes se queda sin existencias.
 Sistemas de reposición a nivel. Se reaprovisiona periódicamente con la cantidad
que falta hasta alcanzar un determinado nivel de stocks, fijado con anterioridad.

Los sistemas de aprovisionamiento que tienen en cuenta la previsión de la demanda


suponen que esta se comporta de un modo constante.

 Sistema de revisión continua, modelo de Wilson.


Según este sistema, se fija la cantidad (Volumen Óptimo de Pedido) que se solicita en
cada pedido de un producto a lo largo de cada año. El momento de realizar el pedido es
aquel en el que el stock del almacén alcanza un determinado nivel de existencias, que se
denomina punto de pedido.
Para que el modelo proporcione una solución óptima desde el punto de vista de los costes
logísticos, se tiene que cumplir lo siguiente:

 La demanda anual de producto debe ser constante.


 Los costes de adquisición de cada producto no deben depender del número de
unidades solicitadas. El precio de los mismos debe permanecer constante.

El Volumen Óptimo de pedido (VOP) o lote económico se obtiene calculando aquel que
hace mínimos los costes logísticos derivados de efectuar los pedidos y almacenar la
mercancía.

Siendo D la demanda media a lo largo del año de dicho producto, Cp el coste de emisión
de un pedido y Ca el coste de almacenamiento del mismo.
El punto de pedido es el stock que permitirá cubrir la demanda mientras llega el pedido
solicitado a los proveedores. Se calcula teniendo en cuenta el plazo de envío de los
proveedores y el stock de seguridad fijado por la empresa.

Siendo Pe el plazo normal de envío de los proveedores (días) o plazo de suministro y de la


demanda media (diaria). Ss es el stock de seguridad.

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Sistema de reaprovisionamiento continuo Rotura de Stock

Para calcular el stock de seguridad se tiene en cuenta que los proveedores pueden
retrasarse en su envío. El posible retraso se calcula como la diferencia entre el plazo
máximo de envío de los proveedores (Pme) y el plazo normal de envío de los mismos (Pe).
Stock de seguridad:

CONTROL DE INVENTARIO: EL SISTEMA ABC

Para decidir sobre el grado de control que se presta a los diversos tipos de productos,
muchas empresas suelen recurrir al método ABC, que deriva de la ley de Pareto. Según
ésta, en muchas situaciones económicas se observa que a un pequeño número de
elementos de un conjunto (aproximadamente el 20%) le corresponde la mayor parte del
valor de otro conjunto (en torno al 80%).
Así, por ejemplo, el 80% de la riqueza mundial está en manos del 20% de la población; el
80% de las ventas de una empresa corresponden a un 20% de los productos que la
empresa comercializa, etc. Como se comprenderá, esta correspondencia (20-80) no es
exacta. Viene a indicar, más bien, la desproporción que con frecuencia se da en el reparto
de un determinado conjunto entre un grupo de elementos.
Esta desproporción también suele presentarse en el caso de los inventarios. La
constatación de esta realidad en un gran número de empresas impulsó la aplicación del
método ABC para decidir el grado de atención que se iba a prestar a los diferentes
productos. Este método consiste en dividir las existencias totales en tres grupos:

• Grupo A. Está formado por un número reducido de artículos (un 5-20%), pero que
representa un gran porcentaje en cuanto al valor total del stock (un 60- 80%).
• Grupo B. Suponen un número mayor de artículos (un 20-40%) y representan un 30-
40% del valor total.
• Grupo C. Representa el mayor número de artículos almacenados (sobre un 50-
60%), pero sólo representan un 5-20% del valor total del stock.

El método ABC permite diferenciar los productos que necesitan una mayor atención en
términos de tiempo y control.
Los del grupo A necesitan un control máximo, y por tanto requieren un sistema de revisión
continua, además de la elaboración de inventarios periódicos para buscar posibles
diferencias. Sin embargo, para los del grupo B y C la atención disminuye, y C se convierte
en el grupo al que menos importancia hay que darle. Es posible que para el grupo B el
sistema de revisión sea continuo o periódico.

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Para utilizar el método ABC, se deben seguir, en orden, los siguientes pasos:

a) Colocar los productos de mayor a menor valor.


b) Calcular el porcentaje que ocupa cada artículo sobre
el total de artículos y sobre el total de la inversión.
c) Obtener los porcentajes acumulados de los artículos y de la inversión.
d) Establecer los grupos A, B y C.
e) Representarlo gráficamente, poniendo los porcentajes acumulados de artículos en
el eje de abscisas (X) y el porcentaje acumulado de inversión sobre el eje de
coordenadas (Y).

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5. CONCLUSIONES

 La gestión de los stocks trata de garantizar que los costes derivados de la tenencia
de los mismos sean los mínimos, almacenando la menor cantidad posible de cada
referencia y, a la vez, trata de asegurar el servicio al cliente procurando evitar
situaciones indeseadas de roturas de stock.

 Los modelos de situaciones de stock se basan en los movimientos de stocks y en el


stock medio. Para calcular el stock medio, tenemos distintas posibilidades en
función de las cantidades y de los periodos de reaprovisionamiento distinguiéndose
entre:

 Pedidos de cantidades iguales en fechas fijas


 Pedidos con cantidades iguales en fechas variables
 Pedidos con cantidades variables y en fechas fijas
 Pedidos de cantidades variables en fechas variables

 Los sistemas de reaprovisionamiento que se pueden adoptar son los de revisión


simple y el sistema de revisión periódica o modelo de Wilson

 El sistema ABC de control de inventario se basa en la ley de Pareto, el cual


estableció que cada empresa puede identificar un reducido número de artículos que
proporcionan la mayor parte de las ventas, la demanda o la inversión. El método
ABC permite diferenciar los productos que necesitan una mayor atención en
términos de tiempo y control.

6. BIBLIOGRAFÍA

o Hervas Exojo, A.; Aurea Campo, V.; Revilla Rivas MªT.; Operaciones de
Almacenaje, Editorial McGraw Hill

o http://assets.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448199316.pdf

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