Las 5 aplicaciones durante el coronavirus más eficaz para trabajar

Hay una gran variedad de aplicaciones durante el coronavirus que pueden facilitarte el teletrabajo.
Aquí encontrarás 5 imprescindibles para mejorar tu productividad y permitir una buena comunicación
con la empresa y el resto de compañeros.

1 - Evernote
Evernote es una de las mejores aplicaciones durante el coronavirus que puedes descargar. Su gran
cantidad de funcionalidades te permitirán organizar todo tu trabajo y mejorar tu rendimiento. Y es
que Evernote no es una simple aplicación para guardar notas, enlaces o documentos. Sus
posibilidades van mucho más allá, aunque pocos sabes sacarle todo el provecho y el potencial que
tiene.

La razón es que te permite acceder a tus documentos y notas desde múltiples plataformas gracias a
que está basada en el almacenamiento en la nube. Además, constantemente está implementando
nuevas funcionalidades. Por ejemplo, la posibilidad de añadir notas a mano alzada o de editar
documentos escaneados mediante OCR.

Algunas funciones son:

Hacer listas de tareas

Guardar información desde navegador de internet
Guardar correos desde tu servicio de email (gmail por ejemplo)
Escanear facturas
Encriptar información delicada
Trabajar en equipo
Grabar audios
Crear y Organizar Capturas de Pantalla

2 - G Suite

La plataforma G Suite de Google es un paquete imprescindible de aplicaciones durante el

coronavirus. Su gran ventaja es que solo es necesario tener una cuenta de correo electrónico de
gmail para acceder a todas sus funcionalidades:

Gmail. Esto no es una sorpresa, ya que Gmail ha estado presente desde 2004 y ahora cuenta con
más de 1,200 millones de usuarios. Una de las mejores cosas de G Suite es que básicamente usted
obtiene una versión mejorada y sin publicidad del cliente de email online que probablemente ya está
usando. G Suite, esencialmente, permite a sus empleados tener sus propias cuentas de Gmail con
direcciones de email, que usen el nombre de dominio de su empresa (ejemplo:
john@yourbusiness.com). Una empresa muy pequeña con uno o dos usuarios podría arreglárselas
con cuentas gratuitas de Gmail y algunas reglas de alias + reenvío. Pero una vez que empieza a
contratar dos o tres empleados extras, notará que necesita cuentas que puedan administrarse por
separado.

•Google Drive. Es especialmente útil para almacenar y compartir documentos con el resto de
compañeros de trabajo. Use unidades compartidas para almacenar el trabajo de su equipo en
espacios compartidos seguros y fáciles de administrar. Los miembros comparten la propiedad de
todos los archivos que se agregan a las unidades compartidas, por lo que todos se mantienen
informados.

•Google Docs. Gracias a sus programas de procesador de textos o sus hojas de cálculo etc. es
posible editar documentos de forma colaborativa y cuyos cambios aparecen en tiempo real. Google
Docs y Google Sheets prácticamente se explican a sí mismos y de nuevo, son herramientas que
usamos todos los días. Estos le permiten crear y editar documentos de texto y hojas de cálculo
directamente en su navegador. Puede importar sus documentos para hacer que sean editables al
instante, incluyendo Microsoft Word, Excel y archivos PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html,
.ods). A partir de febrero de 2018 puede incluso colaborar y comentar en los archivos de Microsoft
Office sin tener que convertirlos automáticamente al formato de Google.

También puede exportar a formatos comunes de terceros. Esto facilita la colaboración con otras
personas o empresas y el enviar y recibir archivos, sin tener que instalar o comprar software
adicional.

Nota: Los documentos y hojas de cálculo de Google creados directamente en G Suite no cuentan
incluyen en su límite de almacenamiento.

•Hangouts. Esta es otra de las funcionalidades más útiles durante estas crisis. Gracias a ella se
puede realizar chats para mantener una comunicación constante. De la misma forma, la reunión por
vídeo conferencia son otra de sus mejores posibilidades para evitar los contagios.
Sin duda, esta suite es una de las mejores opciones para el teletrabajo colaborativo. Además, es
principalmente gratuita. Aunque presenta una modalidad de pago con servicios más avanzados. Sin
embargo, durante la epidemia de coronavirus Google está ampliando de forma gratuita algunas
herramientas.
3 -

ZOOM

Esta es una plataforma para realizar conferencias y video llamadas, enfocada a un entorno laboral.
Ofrece las opciones de organizar salas de reuniones, chats y llamadas telefónicas.
Zoom es una herramienta muy completa, pues no solo cuenta con la opción de video llamada sino
con la posibilidad de compartir pantalla y escribir y dibujar sobre una pizarra virtual. La versión
gratuita permite reuniones de hasta 100 usuarios, aunque la limitación en estas video llamadas
grupales es a nivel de tiempo con 40 minutos.
Además, es una gran aplicación le mostramos cómo profesores, administradores y alumnos de todo
el mundo pueden acceder a aulas virtuales, participar en clases en línea y usar Zoom para la
educación a distancia

Ventajas:
1. Excursiones virtuales:
¡traslada a tus alumnos a cualquier parte del mundo sin que ellos abandonen sus asientos! La
facilidad en la configuración de Zoom y su compatibilidad móvil hace que sea muy claro y sencillo
trasladarte donde quieras directamente desde tu teléfono.

2. Conferencias de invitados de profesionales del mundo real:

Ahora comunicarse con profesionales para conferencias con invitados y así complementar el plan de
estudios ¡es muy fácil! Y con la función de preguntas y respuestas del webinar se gestiona la
participación de los estudiantes.

3. Conectar con otras aulas:

¡Sin ningún límite geográfico! El aprendizaje en colaboración y en otras culturas puede ser una
experiencia enriquecedora para tus estudiantes.
4. Conecta con nativos de idiomas extranjeros:
para las clases de idiomas, ofrece a tus estudiantes la oportunidad de tener una experiencia de
primera mano del idioma y la cultura al conectar con un hablante nativo.

5. Celebrar sesiones de tutoría:

En lugar de tener que bloquear un período de tiempo, cuando los estudiantes no pueden asistir,
Zoom te permite programar sesiones cuando sea más conveniente para ti y tus estudiantes.

6. Enseña desde casa:

¿Estás enfermo? ¿Por qué no enseñar desde casa y hacer que todos se unan a Zoom? Las
funciones de reunión de Zoom, como salas de video, son formas perfectas para que los estudiantes
puedan participar en los mismos entornos de aprendizaje virtual dinámico.

7. Conecta con amigos por correspondencia:

los amigos por correspondencia son una forma intemporal para que los jóvenes amplíen sus
horizontes. Con una experiencia mucho más significativa al poder encontrarse cara a cara en Zoom
con sus amigos por correspondencia.

Microsoft Teams
Otras opciones incluyen a la plataforma Teams de Microsoft, que forma parte de Office 365.

La versión gratuita de Teams admite hasta 300 participantes y ofrece acceso a invitados, llamadas
de audio y video individuales y grupales, y permite compartir archivos y pantallas, y colaboración en
documentos en línea.

Y para las empresas que requieran más servicios, Microsoft también ha respondido a la epidemia
actual ofreciendo una prueba gratuita de seis meses de la versión de pago, que incluye todas las
herramientas que tiene para reuniones, colaboración y flujo de trabajo.

Ventajas de Microsoft Teams

1 - Acceso a las herramientas de comunicación

Activando Microsoft Teams en Office 365, se dispone de una interfaz de comunicación optimizada
para la colaboración. La función de chat de Microsoft Teams permite tener conversaciones
entrelazadas, lo que le ayuda a almacenar sesiones de brainstorming, videoconferencias y otras
reuniones en un solo lugar fácil de encontrar.

Así se evita tener que revisar cientos de páginas de notas o miles de correos electrónicos en busca
de una conversación determinada: con Microsoft Teams, todo está a mano. También le permite
elegir entre discusiones privadas y de equipo, así como integrar chats de audio y video.

2 - Mayor productividad y colaboración

Al usar Microsoft Teams para trabajar en proyectos, aumenta la productividad y la colaboración. Si
se utiliza el correo electrónico tradicional para trabajar en un proyecto, se puede perder información
crucial en los hilos y ciertas personas pueden perder puntos clave porque alguien olvidó presionar
"Responder a todos". Con la plataforma basada en chat de Microsoft Team, todos reciben el mismo
mensaje al mismo tiempo. Como resultado, las personas pueden colaborar y mantener una
discusión fluida, ayudando a alcanzar soluciones más rápido y desarrollar planes de acción más
eficientes. No solo eso, cuando un nuevo miembro del equipo se une a un proyecto, tiene acceso a
las conversaciones anteriores y acceso instantáneo a los archivos relacionados con el proyecto.

3 - Ayuda a centrarse en el trabajo

Con Teams, se puede centrar más fácilmente la atención en temas relacionados con el trabajo y
priorizar mejor el tiempo. En lugar de pasar tiempo revisando una bandeja de entrada que contiene
mensajes de todos, sobre todo, Teams divide la información en canales. El canal solo contiene
conversaciones, reuniones y documentos relacionados con el tema de ese canal específico. Por lo
tanto, en lugar de desviarse con un correo electrónico aleatorio o quedarse atascado tratando de
limpiar su bandeja de entrada, puede concentrar su valiosa atención y dedicar su tiempo a los
canales en los que realmente hace su trabajo.

4 - Aumento de la transparencia.
Un gran desafío para muchas organizaciones es mantener a todos informados y hacer que todos
sientan que saben lo que está sucediendo. Con Teams, esto se vuelve mucho más fácil. Ya no tiene
que preocuparse a quién poner en copia en un correo electrónico o a quién invitar a una reunión.
Con Teams, publica su mensaje en el canal relevante, @ menciona a las personas que desea recibir
notificaciones y deja que todos lo lean si lo desean, y al tener reuniones visibles para todos en el
canal, aumenta la transparencia al permitir que todos en el canal lo vean.

5 - Espacios de trabajo personalizables

Office 365 comprende que es posible que deba integrar diferentes herramientas de terceros en su
interfaz; por ejemplo, las actualizaciones de Twitter podrían ser tan importantes para su equipo de
marketing como un mensaje del director del departamento.

Por ello, Microsoft Teams permite integrar la plataforma con una lista cada vez mayor de servicios de
terceros. Se puede personalizar el espacio de trabajo a gusto de su equipo, ayudándole a
mantenerse al tanto de las tareas relacionadas con el equipo.

6 - Integración de otras aplicaciones de Office 365

Microsoft Teams, además, no solo se limita a la funcionalidad de chat o comunicación: puede
incorporar cualquier aplicación de Office 365 a la mezcla para aumentar la productividad de su
equipo. Todos pueden ver el mismo documento de Word, hoja de cálculo de Excel, presentación de
PowerPoint o documento de OneNote mientras se comunican en torno al contenido. No más tener
que ir y venir entre aplicaciones y perder partes de la discusión: su equipo puede revisar y cambiar
documentos de manera rápida y eficiente al iniciar una conversación sobre ese contenido en Teams.

5 – Toggl
Toggl: control de horarios y tareas

De todas las aplicaciones durante el coronavirus más efectivas para la productividad, Toggl destaca
en muchos sentidos. Esta aplicación está pensada especialmente para controlar el horario de trabajo
y el tiempo dedicado a cada una de las tareas que se realizan durante el día.

Funciona básicamente como un cronómetro. Cuando comienza una nueva tarea hay que pulsar play,
y darle al stop una vez finalizada. Así, en la sección de dahboard puedes ver el tiempo que has
invertido en cada tarea o proyecto.

De la misma manera, es muy interesante para empresas pequeñas. Toggl permite saber qué
miembro del equipo ha trabajado en cada proyecto. Su versión gratuita tiene bastantes
funcionalidades y permite hasta 5 miembros. Con la versión Pro se accede a opciones más
avanzadas. Por ejemplo, da la posibilidad de sacar informes sobre cada cliente o proyecto y
sincronizar los datos con la G Suite.