Módulo 4

4.1 Herramientas para la comunicación digital

Introducción
A medida que el mundo del trabajo se mueve hacia las modalidades remotas e híbridas,
surge la necesidad de mejorar las formas de interacción y comunicación entre las personas.
Al mismo tiempo, se vuelve imprescindible simplificar los entornos digitales de trabajo para
evitar utilizar constantemente distintas herramientas y espacios virtuales, ya que esto
conllevaría el riesgo de incomunicación, pérdida de información o poca visibilidad del
trabajo para otros.

Con este fin de simplificar y unificar el espacio de trabajo virtual, y, al mismo

tiempo, mejorar las formas de comunicación, fueron surgiendo distintas
aplicaciones capaces de responder a necesidades como:

• Comunicación por voz o video, ya sea entre dos personas o entre varias.

• Enviar mensajes instantáneos, a modo del chat, para comunicaciones

rápidas que no requieren de llamados o reuniones.

• Compartir presentaciones de diapositivas, videos u otro tipo de archivos.

• Crear canales o espacios de comunicación restringidos a un grupo de

personas.

A continuación, veremos algunas de estas herramientas.

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Microsoft Teams

Se trata de una herramienta que ayuda a que las personas de una organización se
comuniquen y colaboren en distintas tareas.
Su funcionamiento es bastante simple:

1. Las personas se suman a la plataforma a través de un usuario y contraseña. Pueden

hacerlo mediante un programa para PC, una app para celular o un navegador web.

2.Se arman distintos equipos de trabajo entre los usuarios de la organización.

3. Se crean "canales" o espacios para tener reuniones virtuales o chatear, entre variadas
prestaciones.

La herramienta Teams permite:

 Crear reuniones virtuales, agendarlas y compartirlas con otras personas.

 Chatear con una persona o en grupos (canales) y trabajar de manera
colaborativa dentro de la Suite Office 365.
 Hacer reuniones por videoconferencia.
 Enviar archivos, consultar, compartir y editar documentos de Word,
presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel.
 Organizar los mensajes y archivos por equipos de trabajo y/o por temas.

Cabe destacar que al ingresar a trabajar a una organización que usa Teams, los equipos y
los canales generalmente ya están creados. La empresa envía a la nueva o nuevo
integrante una invitación para sumarse y de ese modo, la persona puede comenzar a
interactuar con compañeros y compañeras.

¿Para qué sirve crear equipos?

En Teams o herramientas digitales similares, los equipos son grupos de personas que
trabajan juntas en la plataforma. Por ejemplo, una empresa puede tener un equipo de
marketing, uno de ventas, uno de desarrollo web, entre distintas posibilidades. Todos
pertenecen a la misma organización, pero integran distintos equipos. Los equipos permiten:

1. Mantener separadas algunas comunicaciones y materiales de trabajo entre los

equipos, de forma que las personas solo reciban la información que necesitan y no la
del resto de la organización.

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 2. Contar con todos los mensajes, tareas y documentos necesarios para trabajar en un
solo espacio al que pueden acceder los diferentes miembros del equipo en lugar de
enviar y recibir cientos de correos electrónicos y de buscar archivos en decenas de
carpetas.

3. Contar con equipos facilita la creación de reuniones virtuales y comunicaciones, ya

que todos se encuentran en el mismo espacio. Ya no es necesario buscar una por una
a las personas para transmitir un mensaje, como si tuviéramos que enviar un correo
electrónico.

Organizar y sumarse a reuniones

Teams, del mismo modo que muchas herramientas en plaza, permite realizar reuniones en
forma virtual. Una reunión es un encuentro pautado con fecha y horario en el que las
personas se pueden encontrar y conversar mediante videoconferencia (con imagen y audio)
o mediante llamada grupal (solo con audio). En las reuniones, por lo general una o varias
personas exponen un tema y luego pueden intervenir todos los asistentes de acuerdo a las
necesidades específicas de la reunión. Una persona del equipo es la responsable de
organizarla, es decir, de establecer el día y horario y enviar las invitaciones a los
participantes. Las invitaciones contienen la información de la reunión y un enlace (en
inglés, link) para sumarse. Estas invitaciones llegan por mail a las personas seleccionadas
para participar, pero también se puede compartir dicho enlace mediante un chat.

Slack
De manera similar a Teams, esta aplicación de mensajería permite a los distintos equipos
colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo
(canales).

Zoom
Es una herramienta que permite realizar llamadas de video y audio para hasta 1000
participantes, compartir archivos en pantalla, crear salas de reunión para sub-grupos, entre
sus principales funciones. Es muy útil para mantener reuniones de trabajo o dar
clases. Como en la mayoría de las herramientas de videoconferencia, una persona crea la
reunión (cumple entonces el rol de presentador/a o host, en inglés) y envía invitaciones a
los demás asistentes. El host puede compartir la pantalla de su computadora para mostrar
presentaciones de diapositivas, videos o archivos. El chat integrado permite que las
personas envíen mensajes durante la reunión. El host puede coordinar la reunión dando la

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palabra persona o solicitando que quien quiera participar “levante la mano”, es decir,
comparta un ícono de mano levantada que ofrece la aplicación, indicando que quiere
realizar una intervención. También puede traspasar la función de host a otra persona.

Google chat
Google Chat permite enviar mensajes directos y organizar salas de chat de equipo y realizar
reuniones virtuales. Permite compartir archivos y se integra con las aplicaciones de Google
Drive. Otras aplicaciones permiten programar reuniones y asignar tareas.

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Recursos utilizados en este módulo, disponibles para consultar:
Guía de inicio rápido de Microsoft Teams
Guía de inicio para nuevos usuarios - Zoomsoporte

En síntesis
En este módulo vimos:

 Las prestaciones que ofrecen las herramientas digitales destinadas a la

comunicación entre las personas que integran un equipo de trabajo.

 Distintos ejemplos de las herramientas más utilizadas en la actualidad.

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